Informes de Gestión

CBN-1090
INFORME DE GESTION Y RESULTADOS
LOTERIA DE BOGOTÁ
A 31 DE DICIEMBRE DE 2012
1
GERENCIA GENERAL
Los principales logros de la Gerencia General de la a Lotería de Bogotá durante el
año 2012 son:
Transferencias a la salud
La Lotería de Bogotá en cumplimento de su objeto social, por mandato
constitucional y por la normatividad que rige el monopolio de juegos de suerte y
azar, transfiere sus recursos al sector salud de conformidad con lo ordenado en la
Ley 642 de 2011 y la Ley 1393 de 2010, de acuerdo con el siguiente cuadro:
TRANSFERENCIAS AL SECTOR SALUD AÑO 2012
A DICIEMBRE 31 DE 2012
CONCEPTO
POR LOTERIA 12 %
JUEGOS PROMOCIONALES
IMPUESTO A GANADORES
FONDO
FINANCIERO
DISTRITAL DE
SALUD
TOTAL AÑO
TOTAL
5.813.232.240
5.813.232.240
107.477.589
107.477.589
2.169.490.000
2.169.490.000
2.081.202.750
IMPUESTO FORANEO
75% DE LOS PREMIOS CADUCADOS
SECCIONALES DE
SALUD
DEPARTAMENTALES
551.739.662
8.641.939.491
2.081.202.750
551.739.662
2.081.202.750
10.723.142.241
Se constituye como uno de los grandes logros de la gestión de la Lotería de
Bogotá durante el 2012 el giró de $10.723 millones de pesos al Sector Salud,
cumpliendo con la misión constitucional de la entidad.
2
Ingresos por concepto del Contrato de Concesión
La Lotería de
concesión No.
contrato para
Cundinamarca
DE BOGOTÁ.
Bogotá el día 02 de noviembre de 2011, mediante contrato de
157, firmó con la sociedad Grupo Empresarial en Línea S.A., el
la comercialización del juego de apuestas permanentes en
y Bogotá, bajo el control, fiscalización y supervisión de la LOTERÍA
Es así que el concesionario Grupo Empresarial en Línea S.A., canceló por
Derechos de Explotación para la vigencia 2012, la suma de $47.236.192.570.
Sorteo Extraordinario
La Lotería de Bogotá, en aras de satisfacer las expectativas de sus clientes,
loteros y distribuidores; llega con una gran noticia, que traerá alegría y felicidad
a todos, como lo es el relanzamiento del “SORTEO EXTRAORDINARIO DE
NAVIDAD”, liderada por tres importantes Loterías del País: Cundinamarca,
Santander y Bogotá, para ello se asociaron mediante un Consorcio, este tipo de
estrategias permiten que las Loterías puedan encontrar un equilibrio económico y
solidez, trayendo con esto fortuna a todos los Colombianos.
Este sorteo trae un fabuloso premio mayor de $ 8.000.000.000 que será sorteado
el próximo 29 de diciembre de 2012, comenzando así una nueva era para él
“SORTEO EXTRAORDINARIO DE NAVIDAD” el cual ha dejado una huella
importante en todos los Colombianos.
Es por esto que invitamos a todas los colombianos a comprar el Sorteo
Extraordinario de Navidad “El QUE SIEMPRE SE AGOTA”.
3
Convenio Fondo Nacional del Ahorro
Dentro de la política social liderada por la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., se
adopto por La Lotería de Bogotá, suscribir entre el Fondo Nacional de AhorroFNA, el Convenio de Cooperación N° 146 del 01 de agosto de 2012.
Con el fin de facilitar a toda nuestra red de Loteros una solución a las necesidades
de vivienda y educación, mediante la afiliación al FNA, es importante resaltar que
los beneficiarios de este convenio no son únicamente los loteros si no también sus
esposas o compañeras permanentes, hijos, hermanos, nietos, sobrinos y demás
familiares interesados.
Como primera gestión se coordino con el FNA, brindar unas orientaciones a
nuestras Red, con el objetivo de darles de conocer de forma clara los beneficios
de este y subsanar las dudas que tengan en cuento al mismo, como resultado ya
fueron visitadas la ciudad de Medellín y Bogotá.
Certificación ICONTEC
El pasado 6 y 7 de noviembre fue practicado por el ICONTEC la auditoria de
seguimiento al Sistema Integrado de Gestión, como resultado la Lotería de Bogotá
mantiene los certificados otorgados en el año 2011 por cumplir con los requisitos
establecidos en las normas técnicas de calidad ISO 9001:2008 y NTCGP
1000:2009.
Con el mantenimiento de dichas certificaciones, la LOTERIA DE BOGOTA cumple
con los más altos estándares de calidad en cada uno de sus procesos, gracias al
mejoramiento continuo realizado con el liderazgo y compromiso de la Alta
Dirección, apoyo de todos los funcionarios y contratistas de la Entidad.
4
SUBGERENCIA GENERAL
UNIDAD DE LOTERIAS
El comportamiento del mercado de loterías, que a pesar de las dificultades y la
fuerte competencia que debe enfrentar se ha logrado mantener durrante el
transcurso de los años. Sin embargo de no acometerse reformas estructurales en
la normatividad existente, continuará manteniéndose un producto que no se
moderniza, que no brinda posibilidades diferentes a los apostadores y que por la
misma razón tiende a disminuirse cada vez más, amenazando prácticamente su
desaparición en el mediano plazo.
Ninguna lotería escapa a esta amenaza, razón por la cual, es de suma
importancia, que el Gobierno Nacional acoja las propuestas que sobre la materia
se vienen realizando, con el propósito de modificar en principio el Decreto
Reglamentario 2975 de 2004, permitiendo a las loterías estatales dinamizar el
mercado de loterías con propuestas nuevas de planes de premios que permitan
mantener a los compradores y cautiven el interés por comprar lotería a nichos
nuevos de mercado.
La Lotería de Bogotá que venía registrando un crecimiento a partir del año 2008,
lamentablemente disminuyó sus ventas en 1.8% aproximadamente para el 2012,
teniendo en cuenta que fenómenos como la alta acumulación de premios, de
productos sustitutos como el baloto, hacen que los compradores cambien sus
preferencias, mientras pasa el efecto que naturalmente genera este tipo de
fenómenos, que por los meses de agosto, septiembre y octubre de 2012, lograron
acumular un premio superior a los 100 mil millones de pesos.
Este tipo de situaciones, logran impactar el mercado de loterías, durante el tiempo
en que se mantiene el premio acumulado y va creciendo la expectativa de los
compradores, de tal suerte que las loterías sufren bajas en sus ventas como en
efecto ocurrió durante buena parte del segundo semestre del año 2012.
5
En tal sentido la Lotería de Bogotá, ha mostrado el siguiente comportamiento en
las ventas durante los últimos cuatro (5) años.
VENTAS LOTERÍA DE BOGOTÁ
2008 - 2012
AÑO
VENTAS TOTALES
CRECIMIENTO
2008
44.105.310.000
4.85%
2009
46.708.070.000
5.90%
2010
46.740.103.500
0.07%
2011
49.349.040.000
5.58%
2012
48.462.178.000
-1.80%
TOTAL
235.364.701.500
6
COMPARATIVO VENTAS AÑOS (2010 – 2011)
2011 - 2012
VENTAS AÑOS (2010 - 2011)
MES
VENTAS 2011
VENTAS 2012
VARIACIÓN
ENERO
$
3.819.996.000,00
$
3.943.016.000
3.02%
FEBRERO
$
3.843.920.000,00
$
4.133.900.000
7.54%
MARZO
$
4.864.388.000,00
$
4.948.828.000
1.74%
ABRIL
$
2.901.024.000,00
$
2.878.328.000
-0.78%
MAYO
$
3.859.600.000,00
$
4.738.404.000
22.77%
JUNIO
$
5.051.672.000,00
$
3.772.836.000
-25.32%
JULIO
$
3.649.308.000,00
$
3.769.268.000
3.29%
AGOSTO
$
3.832.932.000,00
$
4.686.188.000
22.26%
SEPTIEMBRE
$
4.964.268.000,00
$
3.605.872.000
-27.36%
OCTUBRE
$
3.824.644.000,00
$
3.567.752.000
-6.72%
NOVIEMBRE
$
3.732.648.000,00
$
4.563.972.000
22.27%
DICIEMBRE
$
5.004.640.000,00
$
3.853.814.000
-23.00%
$48.462.178.000
-1.80%
TOTAL
$ 49.349.040.000
VENTAS DEL SECTOR DE LOTERÍAS Y LOTERÍA DE BOGOTÁ
2008 - 2012
AÑO
2008
2009
2010
2011
2012*
VENTAS DEL
SECTOR
$
394.428.883.500
397.613.141.000
409.610.181.500
434.996.605.500
382.740.631.000
VENTAS
LOTERÍA DE
BOGOTÁ $
44.105310.000
46.708.220.000
46.740.103.500
49.349.004.000
44.589.784.000
PARTICIPACIÓN
%
11.18%
11.75%
11.41%
11.34%
11.65%
Fuente Supersalud
*Datos a noviembre de 2012
7
Como se puede apreciar en el cuadro anterior, a pesar de que las ventas en el año
2012, tuvieron un leve descenso con relación al año inmediatamente anterior, la
participación en el mercado total de loterías se mantiene con tendencia al alza.
VENTAS VIRTUALES
La Lotería con el ingreso al canal virtual de la firma GELSA, a mediados del mes
de noviembre de 2012, cuenta con cuatro operadores de venta virtual, los cuales
lograron incrementar sus ventas en el 24.9%, al pasar de $2.491 millones en el
2011 a $3.111 millones para el 2012. En igual sentido la participación del canal
frente a las ventas totales alcanzo el 6.42% en el año 2012, superando el 5.04%
del año inmediatamente anterior.
El en el siguiente cuadro comparativo se observa el comportamiento de las ventas
por este canal durante los años 2011 y 2012, evidenciándose el incremento del
24,9%, debido a la ampliación y el fortalecimiento de los canales electrónicos.
VENTAS VIRTUALES
2011 - 2012
AÑOS
2011
2012
GTECH $
863.932.000
917.520.000
LOTIC $
LOTIR $
GELSA $
1.127.340.000 499.556.000
1.550.548.000
591.368.000
TOTAL $
2.490.828.000
51.580.000
3.111.016.000
8
UNIDAD DE APUESTAS Y CONTROL DE JUEGOS
La Lotería de
concesión No.
contrato para
Cundinamarca
DE BOGOTÁ.
Bogotá el día 02 de noviembre de 2011, mediante contrato de
157, firmó con la sociedad Grupo Empresarial en Línea S.A., el
la comercialización del juego de apuestas permanentes en
y Bogotá, bajo el control, fiscalización y supervisión de la LOTERÍA
EL contrato 157 de 2011, tiene una vigencia de cinco (5) años, desde el 01 de
enero de 2012 hasta el 31 de diciembre de 2016, el GRUPO EMPRESARIAL EN
LÍNEA S.A., deberá cancelar durante la vigencia del mismo $232.573.656.994 por
concepto de Derechos de Explotación y $2.325.736.570 por Gastos de
Administración, para un total de $234.899.393.564.
El mencionado contrato establece en su cláusula segunda, que el concesionario
cancelará cada año por Derechos de Explotación la suma de $46.514731.399 y
por Gastos de Administración la suma de $465.147.314. Donde mensualmente
deberá pagar por concepto de Derechos de Explotación el 12% de las ventas
brutas y anualmente como mínimo el valor que por concepto de Derechos de
Explotación esté pactado contractualmente.
Es así que el concesionario Grupo Empresarial en Línea S.A., canceló por
Derechos de Explotación para la vigencia 2012, la suma de $47.236.192.570, tal
como se observa en el siguiente cuadro:
9
AÑO 2012
VENTAS BRUTAS
DERECHOS DE
EXPLOTACIÓN (según
ley 1393 de 2010) *
DERECHOS DE
EXPLOTACIÓN (12%
DE LAS VENTAS
BRUTAS) *
OTROS PAGOS
$504.640.159,00
TOTAL
ENERO
$30.626.402.458,00
$3.876.227.617,00
$3.675.168.295,00
FEBRERO
$31.071.668.897,00
$3.876.227.617,00
$3.572.646.780,00
$4.179.808.454,00
MARZO
$33.151.977.956,00
$3.876.227.617,00
$3.978.237.355,00
ABRIL
$28.518.970.066,00
$3.876.227.617,00
$3.422.276.408,00
$453.951.209,00
$3.876.227.617,00
MAYO
$31.617.213.029,00
$3.876.227.617,00
$3.794.065.563,00
$82.162.053,00
$3.876.227.616,00
JUNIO
$30.800.712.947,00
$3.876.227.617,00
$3.696.085.554,00
$180.142.062,00
$3.876.227.616,00
JULIO
$31.146.629.430,00
$3.876.227.617,00
$3.737.595.532,00
$138.632.085,00
$3.876.227.617,00
AGOSTO
$32.379.167.247,00
$3.876.227.617,00
$3.885.500.070,00
SEPTIEMBRE
$31.913.742.992,00
$3.876.227.617,00
$3.829.649.159,00
OCTUBRE
$33.019.371.453,00
$3.876.227.617,00
$3.962.324.574,00
$3.962.324.574,00
NOVIEMBRE
$32.640.711.679,00
$3.876.227.617,00
$3.916.885.401,00
$3.916.885.401,00
$3.572.646.780,00
$3.978.237.355,00
$3.885.500.070,00
$46.578.458,00
$3.876.227.617,00
Elaboró: Unidad de Apuestas y Control de Juegos
Teniendo en cuenta el concepto emitido por el Consejo Nacional de Juegos de
suerte y azar, mediante comunicación No. 20121000039841 del 9 de octubre de
2012, y radicado en la entidad con el No. 3117 del 10 de octubre del mismo año,
que establece que era procedente el abono realizado directamente por el
concesionario Grupo Empresarial En Línea S.A. por valor de $303.580.837
correspondiente a la declaración presentada en el mes de enero del año 2012, tal
como se evidencia al expresar que:
"En conclusión sin perjuicio de las consideraciones que sobre la jerarquía de las
normas y sobre las reglas para su interpretación, se considera que la presentación
de la declaración de derechos de explotación y gastos de administración es una
obligación de los operadores del juego de apuestas permanentes que sin
excepción se efectúa utilizando los formularios y observando el procedimiento
establecido por la Superintendencia Nacional de Salud por medio de las
resoluciones 1013 de 2003 y 27 de 2008. Por lo anterior, la compensación directa
del saldo a favor de los concesionarios del juego de apuestas permanentes,
generados en la PRIMERA DECLARACIÓN de derechos de explotación y gastos
de administración del correspondiente contrato de concesión, es permitida por el
régimen propio del monopolio rentístico de juegos de suerte y azar".
10
Adicionalmente, la Ley 1393 de 2010, estableció en el parágrafo del artículo 4, que
“... El Ministerio de Hacienda y Crédito Público compensará anualmente las
eventuales disminuciones en términos constantes del recaudado por concepto de
Derechos de Explotación del juego de las apuestas permanentes o chance que
presenten los departamentos o el distrito capital frente a lo recaudado por este
mismo concepto en el año 2009, sin que el monto total máximo de la
compensación a nivel nacional pueda exceder el equivalente a dos puntos del IVA
aplicable al juego de las apuestas permanentes o chance recaudados en el
respectivo año...”
Por lo anterior, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, expidió la Resolución
No. 4127 del 2012, por medio del cual se determinó el resultado de compensación
de que trata el parágrafo del artículo 4 de la Ley 1393 de 2010, reconociéndose en
favor del Departamento de Cundinamarca y el Distrito Capital la suma de
$10.331.253.016 correspondientes a los años 2010 y 2011, recursos que fueron
solicitados por la LOTERÍA DE BOGOTÁ, tal como se aprecia en el siguiente
cuadro:
AÑO
2010
2011
TOTAL
VALOR A COMPENSAR
$3.706.298.483,00
$6.624.954.533,00
$10.331.253.016,00
Elaboró: Unidad de Apuestas y Control de Juegos
Así mismo y teniendo en cuenta lo estipulado en la Ley 1393 de 2010, el Ministerio
de Hacienda y Crédito Público, mediante el Decreto 2550 del 10 de diciembre de
2012, estableció que la compensación a partir del año 2012, deberá ser
presentada por los Departamentos y el Distrito Capital, a más tardar el 30 de abril
del año siguiente al que se pretende compensar, ya que los ingresos obtenidos
por este concepto en el año 2012 es inferior a lo recaudado en el 2009, año base
de comparación, la compensación correspondiente para la vigencia 2012 será
aproximadamente $1.226.294.400,85, tal como se muestra en el siguiente cuadro:
11
DETALLE
VALOR APUESTAS 2012
VENTAS BRUTAS
VALOR DEL IVA
VALOR
$444.531.720.308,56
$383.217.000.266,00
$61.314.720.042,56
VALOR A COMPENSAR POR AÑO 2012
$1.226.294.400,85
Elaboró: Unidad de Apuestas y Control de Juegos
GASTOS DE ADMINISTRACIÓN
Durante el periodo enero-diciembre de 2012 el concesionario canceló por
concepto de Gastos de Administración la suma de $472.361.926, correspondiente
al 101.55% de lo pactado contractualmente, tal como se observa en el siguiente
cuadro:
2012
GRUPO EMPRESARIAL EN LÍNEA S.A.
PROYECTADO
CANCELADO
ENERO
$38.762.276,00
$38.762.276,00
FEBRERO
$38.762.276,00
$38.762.276,00
MARZO
$39.782.374,00
$39.782.374,00
ABRIL
$34.222.764,00
$38.762.276,00
MAYO
$38.762.276,00
$38.762.276,00
JUNIO
$38.762.276,00
$38.762.276,00
JULIO
$38.762.276,00
$38.762.276,00
AGOSTO
$38.762.276,00
$38.855.001,00
SEPTIEMBRE
$38.762.276,00
$38.762.276,00
OCTUBRE
$38.762.276,00
$39.623.246,00
NOVIEMBRE
$38.762.276,00
$39.168.854,00
DICIEMBRE
$38.762.276,00
$43.596.519,00
$465.147.314,00
$472.361.926,00
TOTAL
Elaboró: Unidad de Apuestas y Control de Juegos
PREMIOS CADUCOS
Dando cumplimiento a la Ley 1393 de 2010, el concesionario consignó durante la
vigencia 2012, por concepto de premios caducos la suma de $1.518.248.744,
consignando al Fondo de Salud Distrital $797.080.605, al fondo de Salud de
Cundinamarca $379.562.179 y a la Lotería de Bogotá la suma de $379.562.179.
12
EL valor por premios caducos consignados a la Lotería de Bogotá según la ley
1393 de 2010, debe ser utilizado para combatir el juego ilegal.
ENERO
GRUPO EMPRESARIAL EN LÍNEA S.A.
VALOR CANCELADO
VALOR CANCELADO
PREMIOS CADUCOS A
PREMIOS CADUCOS A
LA SECRETARÍA DE
LA LOTERÍA DE BOGOTÁ
SALUD DE
(25%)
CUNDINAMARCA (30%)
DEL 75%
$63.935.342,00
$27.400.861,00
$30.445.401,00
$121.781.604,00
FEBRERO
$55.457.783,00
$23.767.621,00
$26.408.468,00
$105.633.872,00
MARZO
$37.049.467,00
$15.878.343,00
$17.642.604,00
$70.570.414,00
ABRIL
$48.331.275,00
$20.713.404,00
$23.014.893,00
$92.059.572,00
MAYO
$117.035.006,00
$50.157.860,00
$55.730.955,00
$222.923.821,00
JUNIO
$55.809.052,00
$23.918.165,00
$26.575.739,00
$106.302.956,00
JULIO
$42.060.010,00
$18.025.718,00
$20.028.576,00
$80.114.304,00
AGOSTO
$41.379.084,00
$17.733.880,00
$19.704.311,00
$78.817.275,00
$113.109.530,00
$48.475.513,00
$53.861.681,00
$215.446.724,00
OCTUBRE
$91.592.682,00
$39.254.006,00
$43.615.563,00
$174.462.251,00
NOVIEMBRE
$58.011.508,00
$24.862.075,00
$27.624.528,00
$110.498.111,00
DICIEMBRE
$73.309.866,00
$31.418.514,00
$34.909.460,00
$139.637.840,00
$797.080.605,00
$341.605.960,00
$379.562.179,00
$1.518.248.744,00
AÑO 2012
SEPTIEMBRE
TOTAL
VALOR CANCELADO PREMIOS
CADUCOS AL FONDO FINANCIERO
DE SALUD DE BOGOTÁ (70%) DEL
75%
TOTAL
Elaboró: Unidad de Apuestas y Control de Juegos
PROMEDIO DE VENTA POR FORMULARIO DE APUESTAS PERMANENTES
Durante el año 2012, se utilizaron $276.794.840 formularios, para la
comercialización de chance en Bogotá y Cundinamarca, para un promedio de
venta de formulario de $1.606, tal como se evidencia el siguiente cuadro:
AÑO 2012
VENTAS BRUTAS
ENERO
$35.526.626.851,28
FEBRERO
$36.043.135.920,52
MARZO
$38.456.294.428,96
ABRIL
$33.082.005.276,56
MAYO
$36.675.967.113,64
JUNIO
$35.728.827.018,52
JULIO
$36.130.090.138,80
AGOSTO
$37.559.834.006,52
SEPTIEMBRE
$37.019.941.870,72
OCTUBRE
$38.302.470.885,48
NOVIEMBRE
DICIEMBRE
TOTAL
$37.863.225.547,64
$42.143.302.177,92
$444.531.720.308,56
FORMULARIOS
UTILIZADOS
23.039.186
23.355.856
24.784.963
21.837.122
24.348.109
23.706.467
21.688.986
22.418.931
22.100.026
22.888.318
22.487.980
24.138.896
276.794.840
PROMEDIO
VENTA*
$1.542,01
$1.543,22
$1.551,60
$1.514,94
$1.506,32
$1.507,13
$1.665,83
$1.675,36
$1.675,11
$1.673,45
$1.683,71
$1.745,87
$1.606,00
13
PROMOCIONALES Y RIFAS
La Unidad de Apuestas y Control de Juegos durante el año 2012, realizó 280
conceptos de excepción, 31 autorizaciones para que diferentes gestores
adelantaran actividades promocionales en el Distrito Capital, recaudando
$16.136.358 y $119.695.094 respectivamente, ver el siguiente cuadro
Adicionalmente, autorizó la realización de una rifa en el Distrito Capital percibiendo
ingresos por este concepto por valor de $1.664.835 y a 18 empresas del orden
Distrital y Nacional para que utilizaran los resultados del premio mayor de la
Lotería de Bogotá y por este concepto se recibieron ingresos por valor de
$15.804.922, tal como se evidencia en el siguiente cuadro:
JUEGOS PROMOCIONALES 2012
EXCEPCIÓN
AUTORIZACIÓN
UTILIZACIÓN RESULTADOS
RIIFAS
280
31
18
1
DERECHOS DE
EXPLOTACIÓN
$0
$ 118.106.080
$0
$ 1.050.000
TOTAL
329
$ 119.156.080
TIPO
CANTIDAD
RECAUDADO
GASTOS DE
UTILIZACIÓN
ADMON
RESULTADOS
$ 14.813.536
$ 1.322.822
$ 1.035.351
$ 553.663
$ 545.125
$ 15.259.797
$ 10.500
$ 604.335
$ 16.404.512
$ 17.740.617
TOTAL
$ 16.136.358
$ 119.695.094
$ 15.804.922
$ 1.664.835
$ 153.301.209
Elaboró: Unidad de Apuestas y Control de Juegos
En conclusión por los producto Promocionales y rifas, la Lotería de Bogotá
percibió ingresos durante el 2012 por valor de $153.301.209.
COMUNICACIONES Y MERCADEO
La Lotería de Bogotá dentro del Plan de Desarrollo “BOGOTA HUMANA 20122016”, está ubicado en el Eje N° 3 con el Proyecto de Inversión “Generación de
recursos para la Salud Pública”. Con el cual se busca incrementar la generación
de los recursos con destino al sector Salud, esto gracias a la gestión comercial
efectiva y al fortalecimiento de la capacidad operativa de la Entidad. Para la
ejecución de dicho proyecto le ha sido asignada una partida presupuestal de
$1.667 millones de pesos.
14
PRESIDENCIA DE FEDELCO
La Gerencia General de la Lotería de Bogotá, asumió en la XLII ASAMBLEA
GENERAL DE ASOCIADOS – FEDELCO, la Presidencia de este Ente, el cual
agremia las Lotería del País, a fin de hacer objeto un acercamiento entre el
Gobierno, las Loterías y el Público.
Dentro de las gestiones adelantadas, actualmente se ha logrado unas mesas
trabajo entre COLJUEGOS y la Federación, a fin de llegar a un acuerdo para
modificar el Decreto N° 2975 de 2004, que permita flexibilizar la modalidad del
juego de lotería tradicional.
El objetivo es que las Loterías puedan ofrecer otras opciones dentro del mercado
de los juegos de suerte y azar, entre ellas la figura de la Lotería Instantánea y
Lotto Pre-Impreso, siendo así más competitivas para penetrar nuevos nichos de
mercado.
LA LOTERIA DE BOGOTA PARTICIPO EN LA 25ª FERIA INTERNACIONAL
DEL LIBRO DE BOGOTÁ-ECOPETROL
La LOTERÍA DE BOGOTÁ, no podía estar ausente de esta
actividad emblemática que promueve la formación de
lectores y afianza el nivel cultural más incluyente de la
familia bogotana motivo de transformación, crecimiento y
educación, elementos cruciales para el progreso del país y
del ser humano.
Fecha:
18 de Abril de 2012 al 01 de mayo de 2012
Valor de la patrocinio:
$30.000.000.oo
Invitado Especial de la Feria: Brasil
15
SORTEO PROMOCIONAL DE RASPE Y GANE “MAMÁ Y PAPÁ SE MERECEN LO
MEJOR”
Con el propósito de reconocer la constancia y fidelidad de nuestros clientes, para
generar una motivación entre ellos y buscar un incremento en las ventas del
producto lotería, se decidió exaltar el día de la madre y del padre, llevando a cabo
un sorteo promocional de raspe y gane con el eslogan “Mamá y Papá se merecen
lo mejor”.
Fecha:
18 del mayor de 2012 al 21 de mayo de 2012
LA LOTERIA DE BOGOTA APOYA A LOS COMUNICADORES SOCIALES EN
LA ENTREGA DEL PREMIO DE PERIODISMO “ALVARO GÓMEZ HURTADO”
Este año nuevamente la Lotería de Bogotá, se hizo presente en la tradicional
Ceremonia del premio al periodismo “Álvaro Gómez Hurtado”,
Como reconocimiento a la invaluable labor de los que tienen la importante labor
de comunicar e informar, se hizo entrega de dos (2) Televisores con el fin que
fueran entregados a los homenajeados de este Acto.
Fecha:
Lugar:
Convenciones
08 de mayo de 2012
Centro Empresarial de Compensar – Salón de
16
LOTERIA DE BOGOTA Y LIGA DE FUTBOL DEL 22 DE JUNIO AL
21 DICIEMBRE DEL 2012
La LOTERIA DE BOGOTA, seguirá posicionando
su marca e imagen corporativa en los campos la
Morena como medio estratégico de difusión y venta
de nuestro producto.
Valor del Patrocinio:
$9.000.000.
LA LOTERÍA DE BOGOTÁ SE HACE PRESENTE EN EL FESTIVA DEL
VERANO 2012
LOTERIA DE BOGOTA, estuvo presente en el “FESTIVAL DE VERANO 2012”,
con una gran exposición de la marca promocionando y vendiendo el producto
Lotería de Bogotá.
Fecha:
4 al 12 de agosto de 2012
Valor del Patrocinio:
$10.000.000
17
VINCULACIÓN ENCUENTROS BOYACENSES
La Lotería de Bogotá, se vincula con los
tradicionales
“Encuentro
Boyacenses”,
identificándonos con este departamento vecino a
la Capital, como una plataforma para capturar nuevos clientes, dar a conocer
nuestro producto y buscar posicionamiento en el departamento.
Fecha:
Lugar:
Valor del Patrocinio:
29 y 30 de Septiembre de 2012
Sede Social de Marsella (Carrera 69 Nº 8 – 28)
$5.000.000
LOTERIA DE BOGOTA FACILITADORA DE VIVIENDA Y EDUCACIÓN PARA
NUESTROS LOTEROS Y SUS FAMILIAS
18
Dentro de la política social liderada por la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., se
adopto por La Lotería de Bogotá, suscribir entre el Fondo Nacional de AhorroFNA, el Convenio de Cooperación N° 146 del 01 de agosto de 2012.
Con el fin de facilitar a toda nuestra red de Loteros una solución a las
necesidades de vivienda y educación, mediante la afiliación al FNA, es importante
resaltar que los beneficiarios de este convenio no son únicamente los loteros si no
también sus esposas o compañeras permanentes, hijos, hermanos, nietos,
sobrinos y demás familiares interesados.
Como primera gestión se coordino con el FNA, brindar unas orientaciones a
nuestras Red, con el objetivo de darles de conocer de forma clara los beneficios
de este y subsanar las dudas que tengan en cuento al mismo, como resultado ya
fueron visitadas la ciudad de Medellín y Bogotá.
COPA LOTERIA DE BOGOTÁ
COPA LOTERIA DE BOGOTÁ, tiene como misión fortalecer el desarrollo del
deporte - fútbol en la categoría UNICA; premiando a los equipos con mejores
rendimientos de la capital,
Para el desarrollo de este torneo, se adelanto una alianza entre la Liga de Futbol
de Bogotá, dejando como requisito adquirir un cupo mínimo de 150 Billetes al
momento que una de los Equipos formalicen su inscripción para participaran en
esta Copa.
Como se pueda observar, se está fortaleciendo a través de otros canales la
comercialización del producto y aprovechando el espacio del deporte para el
posicionamiento de la marca.
Valor del Patrocinio:
$11.250.000
19
ICONTEC MANTIENE CERTIFIACADOS DE CALIDAD A LA LOTERIA DE
BOGOTA
El pasado 6 y 7 de noviembre fue practicado por el ICONTEC la auditoria de
seguimiento al Sistema Integrado de Gestión, como resultado la Lotería de
Bogotá mantiene los certificados otorgados en el año 2011 por cumplir con los
requisitos establecidos en las normas técnicas de calidad ISO 9001:2008 y
NTCGP 1000:2009.
Con el mantenimiento de dichas certificaciones, la LOTERIA DE BOGOTA cumple
con los más altos estándares de calidad en cada uno de sus procesos, gracias al
mejoramiento continuo realizado con el liderazgo y compromiso de la Alta
Dirección, apoyo de todos los funcionarios y
contratistas de la Entidad.
SORTEO EXTRAORDINARIO DE NAVIDAD
La Lotería de Bogotá, en aras de satisfacer las
expectativas de sus clientes, loteros y distribuidores; llega con una gran noticia,
que traerá alegría y felicidad a todos, como lo es el relanzamiento del “SORTEO
EXTRAORDINARIO DE NAVIDAD”, liderada por tres importantes Loterías del
País: Cundinamarca, Santander y Bogotá, para ello se asociaron mediante un
Consorcio, este tipo de estrategias permiten que las Loterías puedan encontrar
un equilibrio económico y solidez, trayendo con esto fortuna a todos los
Colombianos.
Este sorteo trae un fabuloso premio mayor de $ 8.000.000.000 que será sorteado
el próximo 29 de diciembre de 2012, comenzando así una nueva era para él
“SORTEO EXTRAORDINARIO DE NAVIDAD” el cual ha dejado una huella
importante en todos los Colombianos.
Es por esto que invitamos a todas los colombianos a comprar el Sorteo
Extraordinario de Navidad “El QUE SIEMPRE SE AGOTA”.
VISITA A DISTRIBUIDORES DEL VALLE DEL CAUCA Y ANTIOQUIA
20
LA LOTERÍA DE BOGOTÁ´LLEGA CON LA PROMOCIÓN “VENDA Y GANE”
Del 1 de Noviembre al 27 de Diciembre de 2012 la Lotería de Bogotá trae para
sus Loteros la promoción “VENDA Y GANE”.
Con el fin de estimular e incentivar la venta del producto Lotería de Bogotá
dándoles la oportunidad de ganar excelentes premios entre un ellos Carro Aveo
Family 2012.
EN LA PÁGINA WEB DE LA LOTERÍA DE BOGOTÁ, EL CLIENTE PUEDE
CONSULTAR SI ES GANADOR
Atendiendo las sugerencias de nuestros
clientes, la Lotería de Bogotá dispuso de un
nueva opción en la página Web, donde al
ingresar el número del sorteo, serie y número
del billete o fracción que compró puede
consultar si es o no ganador de alguno de los
premios o aproximaciones que la Lotería
ofrece a nuestros fieles compradores.
Este link o botón se denomina: “CONSULTA
SI ERES UN GANADOR ¡AQUÍ! Está ubicado
en la parte central izquierda de la página Web
www.loteriadebogota.com
21
HAGA PARTE DE LA COMUNIDAD DE AMIGOS DE
LA LOTERÍA DE BOGOTÁ EN FACEBOOK
Síganos en: Twitter:
@loteriadebogota
Youtube:
www.youtube.com/user/loteriadebogota
Facebook:
www.facebook.com/loteriade.bogota
22
OFICINA DE ATENCION AL CLIENTE
RECEPCIÓN Y TRÁMITE DE SOLICITUDES:
Durante el año 2012, la oficina de Atención al Cliente recibió un total de 405
solicitudes, discriminadas como aparece en el siguiente cuadro:
Cada una de las solicitudes recibidas fue registrada en el aplicativo integrado
(PAOYER MAC – Atención al Ciudadano) y remitida a las áreas respectivas para
su trámite y respuesta. Igualmente la Oficina de Atención al Cliente lleva a cabo un
proceso semanal de seguimiento, control y verificación de la atención y respuesta
oportuna de todas las solicitudes para efectos de lograr cumplir con las metas
propuestas en cuanto al cumplimiento oportuno en la atención de las mismas.
23
Los canales habilitados de contacto con los clientes para
recibir las solicitudes fueron: personal, telefónico, oficio y
correo electrónico (a través del link de Atención al Cliente
de la página web www.loteriadebogota.com). En este
sentido y haciendo un análisis de los canales más utilizados
se puede concluir que el oficio o cartas con un 46,66% y el
correo electrónico con un 45,18% son los más usados por
el cliente:
Link de Atención al Cliente
24
Uso por parte del cliente de los medios o canales de comunicación para la
recepción de solicitudes año 2012:
No. DE
PERSONAS
ENERO-DICIEMBRE 2012
%
189
OFICIO
46,67%
183
CORREO ELECTRÓNICO
45,19%
17
TELEFÓNICO
4,20%
16
PRESENCIAL
3,95%
405
100,00%
La Lotería de Bogotá cuenta con la Oficina de Atención al Cliente la cual se
encarga de recibir: solicitudes de información, quejas, reclamos, sugerencias,
“otro”, derechos de petición, solicitudes de certificación, reclamos por terceros,
reclamaciones por no pago de premios y denuncias de juego ilegal; éstas se
reciben a través de los siguientes canales de comunicación o recepción: oficio,
correo electrónico (a través del link “Atención al Cliente” de la página web
(www.loteriadebogota.com), teléfono y visita personal a la oficina de Atención al
Cliente.
Todas las solicitudes se ingresan al aplicativo PAOYER MAC de Atención al
Ciudadano y son escaladas a las áreas u oficinas responsables de dar respuesta,
el seguimiento de las mismas lo hace directamente la Oficina de Atención al
Cliente a través de correos electrónicos semanales y mensualmente se debe
remitir un informe de gestión en la atención a las solicitudes a la Dirección Distrital
de Servicio al Ciudadano de la Alcaldía Mayor de Bogotá y así mismo en la
medida que se ingresan al aplicativo de la Lotería se deben ingresar al aplicativo
que para este fin tiene dispuesto la Alcaldía a través de su página web
www.bogota.gov.co
ANÁLISIS TRÁFICO PÁGINA WEB:
En cuanto al análisis del tráfico, visitas y usabilidad de la página web de la Lotería
de Bogotá www.loteriadebogota.com por parte de los usuarios y ciudadanía en
general se puede estimar que dicha página recibió durante el año 2012 un total de
1.055.981visitas provenientes de 84 países / territorios:
25
Los más representativos fueron:










Colombia
No establecido
Estados Unidos
Venezuela
España
México
Argentina
Ecuador
Panamá
Brasil
1.027.820 visitas
18.888 visitas
4.168 visitas
2.127 visitas
614 visitas
261 visitas
235 visitas
187 visitas
183 visitas
155 visitas
Así mismo las páginas internas de la página web de la Lotería de Bogotá fueron
visitadas un total de 1.605.428 veces.
26
Total de usuarios únicos absolutos que visitaron la página web durante el año
2012: 679.146
De los 679.146 usuarios que han visitado la página Web de la Lotería de Bogotá el
61,22% corresponde nuevos visitantes con un registro de 646.448 visitas y el
38,78% a visitantes recurrentes con un registro de 409.533 visitas.
27
Fuentes de tráfico principales:
Nota: De acuerdo con el reporte, el 1.055.981 visitas a la página web de la Lotería
de Bogotá www.loteriadebogota.com se hicieron a través de tres formas:
 Tráfico directo: 916.292 (86,77%). Esto quiere decir, aquellas visitas en
donde ingresaron a Internet buscando y escribiendo directamente
www.loteriadebogota.com
 Motores de búsqueda: 118.114 (11,19%). Aquellas visitas en donde para
llegar a la página de la Lotería tuvieron que utilizar un buscador en Internet,
por ejemplo: Google, Yahoo, entre otros y escribir el nombre: Lotería de
Bogotá.
 Sitios web de referencia: 21.575 (2,04%). Visitas a la página de la Lotería
que se logran a través de links de la Lotería que aparecen en otras páginas
web o sitios de referencia, al dar click en el link lleva a la persona a la
página de la Lotería de Bogotá.
Así mismo las palabras clave que más utilizaron los visitantes para ubicar la
página web fueron: loteria de bogota (44,22%); resultados loteria de bogota
(3,19%); loteria bogota (2,83%); plan de premios loteria de bogota (1,48%);
resultado loteria de bogota (1,32%); loteriadebogota (1,24%); loteria de bogota
resultados (1,15%); www.loteriadebogota.com (0,98%) y resultados de la loteria de
bogota (0,76%).
28
PLAN INTEGRAL DE COMUNICACIONES
Adicionalmente y con el propósito de armonizar los requisitos que en materia de
comunicación interna y externa incluyen las normas de gestión de la calidad y el
MECI, se cuenta con el PLAN INTEGRAL DE COMUNICACIONES que recoge
todos los requerimientos de los clientes (ciudadanos), las partes interesadas
(organismos de control, red comercial, etc) y la empresa, en materia de
comunicaciones y se definen los procedimientos para garantizar la satisfacción de
las necesidades en esta área en particular.
La Lotería de Bogotá igualmente brinda servicios al cliente interno para ello cuenta
con los medios de comunicación al interior de la entidad y que son coordinados
por la Oficina de Atención al Cliente; entre ellos están: los boletines informativos,
carteleras, Intranet a través de éstos se mantiene informado al cliente interno
sobre temas de interés, noticias, novedades, beneficios, resultados relevantes de
las encuestas de satisfacción del cliente, informes del comportamiento de las
solicitudes, quejas y reclamos; entre otros y el Plan Anual de Bienestar Social que
incluye una serie de actividades recreativas, de motivación y de estímulos así
como charlas para los empleados de la empresa.
ENCUESTAS:
Otra actividad realizada en Atención al Cliente tiene que ver con las encuestas de
medición de la satisfacción del cliente. Esta actividad ha permitido verificar las
fortalezas en los servicios y producto y detectar posibles riesgos para prevenirlos,
con la formulación de planes de mejoramiento para las acciones preventivas.
Trimestralmente se elabora un informe a la Gerencia de la Lotería de Bogotá
relacionado con el comportamiento de las diversas solicitudes, así como del
análisis de las encuestas realizadas a nuestros clientes (visitantes de la entidad,
visitantes página web, distribuidores de la Lotería de Bogotá, concesionario de
apuestas permanentes “Grupo Empresarial En Línea S.A. GELSA”, gestores rifas
y juegos promocionales, vendedores de lotería (loteros) y vendedores de apuestas
(chanceros). Igualmente en dichos informes se hacen sugerencias y se proponen
estrategias y soluciones de acuerdo a los resultados de las encuestas y a las
observaciones que hacen los clientes; este material se publica en la Intranet
Corporativa para consulta de todos los funcionarios.
29
Primer trimestre de 2012
Se encuestaron un total de 12 clientes correspondientes a visitantes de la entidad;
así mismo, aunque no se reflejaron en estos datos. Los resultados arrojados
fueron positivos en cuanto a la percepción que los clientes tienen de los servicios y
productos ofrecidos por la entidad; así como la información sobre el sitio al que
debe dirigirse de acuerdo a su necesidad. Del total de clientes encuestados en
este período 3 (equivalentes al 25%) calificaron como regular el tiempo que
tuvieron que esperar para ser atendidos y la calidad de la información brindada y
uno de los encuestados (equivalente al 8%) calificó como regular la calidad de la
atención recibida, la comodidad de la oficina y el servicio en general (también está
dentro de los que calificaron como regular el tiempo que tuvo que esperar para ser
atendido y la calidad de la información suministrada).
Las oficinas más visitadas fueron en su orden: Recepción y Atención al Cliente, el
resto no informa a qué oficina se dirigió. Se recibieron algunas observaciones
como por ejemplo un visitante señala que se debería cambiar a la recepcionista y
otro encuestado anotó que en Gerencia no contestan. Se puede concluir que los
ítems que tuvieron calificaciones como regular por parte de los encuestados
fueron: el tiempo de espera, la calidad de la información suministrada, calidad de
la atención, comodidad de la oficina y servicio en general (estas 3 últimas sólo
fueron calificadas como regular por un encuestado).
Segundo Trimestre de 2012
Se encuestaron un total de 61 clientes correspondientes a visitantes a la entidad.
Los resultados arrojados fueron positivos en cuanto a la percepción que los
clientes tienen de los servicios y productos ofrecidos por la entidad, la información
que les suministraron sobre el sitio al que debía dirigirse de acuerdo a su
necesidad, así como la calidad de la atención recibida y el servicio brindado. Del
total de clientes encuestados en este período 5 (equivalentes al 8%) calificaron
como regular el tiempo que tuvieron que esperar para ser atendidos, de los 5, dos
iban para la Subgerencia General y los tres restantes no informan a dónde se
dirigían; por otro lado 3, uno de ellos hace parte de los 5 que calificaron regular el
tiempo de espera (equivalentes al 5%) calificaron como regular la calidad de la
información brindada, de los 3, dos iban para la Subgerencia General y el restante
no informa y 2 (equivalentes al 3%) calificaron como regular la comodidad de la
oficina o sitio donde fueron atendidos, ellos se dirigían a la Unidad de Apuestas y
Control de Juegos.
30
Las oficinas más visitadas fueron en su orden: Subgerencia General, Unidad de
Apuestas y Control de Juegos y Gerencia General.
Del total de encuestados, nueve (9) equivalentes al 14,75% hicieron las siguientes
observaciones: cuatro visitantes que se dirigían a la Subgerencia General
manifestaron que se debería cambiar la metodología para llegar a una solución de
los problemas sociales basándose en Bogotá Humana Ya; esas personas en el
trámite o servicio que realizaron o solicitaron en la entidad colocaron: Supervisión
Contrato N° 157; un visitante que se dirigía a la Subgerencia General manifestó
que se debería cambiar la puntualidad en la atención de las citas; dos visitantes
que se dirigían a la Unidad de Apuestas y Control de Juegos manifestaron que
debería cambiarse la sala de espera o una sala de espera propia para que el
cliente se sienta satisfecho y cómodo; un visitante que se dirigía a la Subgerencia
General manifestó que se debería inscribir a 50 personas a la carrera de
empresas y un visitante manifestó que en Gerencia no contestan; tres visitantes
dicen que no se debería cambiar nada; un visitante no tiene ninguna objeción; un
visitante dice que no se debería cambiar nada que todo fue excelente el servicio y
la atención y otro visitante escribió que nada se debería cambiar que el servicio es
excelente.
Tercer Trimestre de 2012
Se encuestaron un total de 47 clientes correspondientes a: 20 visitantes de la
entidad; 10 distribuidores; 1 concesionario de apuestas permanentes (Grupo
Empresarial En Línea S.A. “GELSA” antes Apuestas en Línea S.A.) y 16 gestores
de rifas y juegos promocionales. Los resultados arrojados fueron positivos en
cuanto a la percepción que los clientes tienen de los servicios y productos
ofrecidos por la entidad; así como la información y la atención suministrada. Del
total de clientes encuestados se puede concluir que cerca de 10 clientes
(equivalentes al 21,27% del total de encuestados) tuvieron alguna observación en
la calificación.
En cuanto a los encuestas aplicadas a los visitantes, los resultados permiten
deducir que la gente que visita la Lotería de Bogotá queda satisfecha con la
información que le suministran en las diferentes áreas de a entidad a las que se
dirige, la comodidad de la oficina y el servicio brindado en general, en este período
analizado de los 20 visitantes que diligenciaron la encuesta sólo uno que iba para
Unidad de Apuestas y Control de Juegos equivalente al 5% calificó como regular
la información sobre el sitio al que debía dirigirse.
31
Por otro lado cuatro (4) visitantes calificaron como regular el tiempo que debieron
esperar para ser atendidos (de ellos 2 se dirigían a la Tesorería, 1 a la Unidad de
Recursos Físicos y 1 a la Unidad de Apuestas y Control de Juegos). Del total de
encuestados dos (2) calificaron como regular la calidad de la atención (saludo,
respeto, amabilidad) de ellos uno se dirigía a la Unidad de Recursos Físicos y el
otro a Tesorería.
Las oficinas más visitadas fueron en su orden: Unidad de Apuestas y Control de
Juegos y Tesorería.
* Del total de encuestados (visitantes) cinco (5) equivalentes al 25% hicieron las
siguientes observaciones: un visitante que se dirigía a la Tesorería manifestó que
se debería colocar un citófono; un visitante que se dirigía a Talento Humano
manifiesta que se debería cambiar la atención; un visitante que se dirigía a
Tesorería dijo que en la Tesorería deberían poner sillas de espera; un visitante
que se dirigía a la Unidad de Recursos Físicos indica que se deberían cambiar
algunos funcionarios; un visitante que se dirigía a la Tesorería manifestó que se
debería cambiar la atención. Para un visitante que se dirigía a la Unidad de
Apuestas y Control de Juegos no se debería cambiar nada pues atienden hasta
cuando se van a almorzar y para los restantes no hay nada que cambiar.
* Del total de distribuidores encuestados la percepción que ellos tienen de la
entidad, los servicios que brinda y la atención a los requerimientos está entre
excelente y buena; sin embargo, cerca de tres (3) distribuidores equivalentes al
30% del total de encuestados tuvieron alguna observación en la calificación (entre
regular y malo) en relación con la amabilidad, rapidez y efectividad en la atención
de los requerimientos en este punto manifiestan que no contestan las líneas
telefónicas rápido y carnés demorados, así mismo el paso de extensión en
extensión dilata la comunicación y una distribuidora indica que ha solicitado
estados de cuentas o paz y salvo y no le ha llegado. De los encuestados seis (6)
distribuidoras equivalentes al 60% del total hicieron sugerencias como: que haya
una línea habilitada siempre y que contesten para la verificación de la devolución
ojalá sea una línea celular, tener más líneas de comunicación con las áreas de
devolución de premios y despachos, revaluar un nuevo Plan de Premios más
atractivo con un premio mayor más grande, recolección de premios en la
distribuidora e incentivos a los vendedores, que haya una persona al pendiente del
distribuidor y de los requerimientos que necesite es decir una conversación cada
15 días con dicha persona, visitar las agencias de loterías del país e incentivar a
los señores loteros.
32
* Del total de gestores de rifas y juegos promocionales encuestados, la percepción
que ellos tienen de la entidad, los servicios brindados, los trámites y la atención
recibida está entre excelente y buena; sin embargo, dos (2) encuestados
equivalentes al 12,5% del total tuvieron alguna observación en la calificación
(regular) en relación con la rapidez y efectividad en el trámite realizado. De los
encuestados cinco (5) equivalentes al 31,25% hicieron las siguientes sugerencias:
dar a conocer el horario de atención, digitalización de los trámites, mayor agilidad
en el proceso de solicitud, agilidad en los trámites y mayor verificación en la
documentación (que no la pidan dos veces), mayor responsabilidad de su trabajo
– mayor agilidad.
* Para el concesionario de apuestas permanentes – chance encuestado la
percepción que tiene de los servicios, productos, trámites y atención recibida por
parte de la Lotería de Bogotá está entre excelente y buena, no hizo ninguna
sugerencia.
Cuarto Trimestre de 2012
Se encuestaron un total de 71 clientes correspondientes a: 22 visitantes a la
entidad; 20 vendedores de Lotería de Bogotá y 29 vendedores de apuestas
permanentes – chance. Los resultados arrojados fueron positivos en cuanto a la
percepción que los clientes tienen de los servicios y productos ofrecidos por la
entidad; así como la información y la atención suministrada. Del total de clientes
encuestados se puede concluir que cerca de 4 clientes (equivalentes al 5,63% del
total de encuestados) tuvieron alguna observación en la calificación.
En cuanto a los encuestas aplicadas a los visitantes, los resultados permiten
deducir que la gente que visita la Lotería de Bogotá queda satisfecha con la
información sobre el sitio al que debían dirigirse de acuerdo a su necesidad, el
tiempo de espera para ser atendidos, la atención recibida, la calidad de la
información recibida, la comodidad del sitio en el que fue atendido y el servicio
brindado en genera; sin embargo, del total de encuestados (visitantes a la entidad)
sólo uno (1) que se dirigía a la Unidad de Apuestas y Control de Juegos calificó
como malo la información sobre el sitio al que debía dirigirse y calificó como
regular el tiempo que tuvo que esperar para ser atendido, la atención recibida, la
calidad de la información brindada, la comodidad del sitio en el que fue atendido y
el servicio en general y un encuestado calificó también como regular la comodidad
del sitio en el que fue atendido.
33
Las oficinas más visitadas fueron en su orden: Unidad de Apuestas y Control de
Juegos y Tesorería. No se recibió ninguna sugerencia de cambio. Tres
encuestados manifestaron que nada se debería cambiar, un encuestado señaló
que la atención e información fue excelente y otro encuestado dice que todo fue
excelente.
* Del total de vendedores de apuestas permanentes – chance encuestados la
percepción que tienen de los productos, servicios y atención brindada por la
entidad está entre excelente y buena; sin embargo, cerca de dos (2) vendedores
encuestados equivalentes al 6,89% del total de vendedores de chance
encuestados tuvieron alguna observación en la calificación (malo) en relación con
la rapidez de la respuesta dada por la Lotería a los requerimientos y la
transparencia; el encuestado que calificó con 2 la rapidez de la respuesta
manifiesta que las respuestas no han sido efectivas y el encuestado que calificó
con 2 la transparencia manifiesta que no se ha dado respuestas efectivas.
De los encuestados diecisiete (17) vendedores de chance, equivalentes al 58,62%
del total hicieron sugerencias como: como ente regulador de apuestas más apoyo
a sus vendedores, que se otorgaran préstamos al lotero para pagar mensualmente
con los intereses, arreglo a los premios y tener en cuenta al pequeño vendedor,
que los tengan en cuenta su trabajo como una afiliación a una pensión; una
entidad de salud que en todo el tiempo que ha trabajado no ha visto, mejorar el
Plan de Premios, que los tengan en cuenta para salud, pensión y las reuniones
sean más creativas y que no sean tan extensas, hacer presencia los funcionarios
de la Lotería a los vendedores de chance, hacer presencia de los funcionarios en
la empresa de chance y escuchar las inquietudes de los vendedores, hacer
presencia en la empresa de chance para escuchar las reales necesidades de los
vendedores, tener en cuenta a los vendedores de chance, le gustaría que haya
presencia de los directivos en los distintos lugares de trabajo, ayuda para la
vivienda y para la salud; que estén más pendientes de su empleo; que los
escuchen y los valoren como sus trabajadores, mejores ayudas, tener en cuenta al
pequeño vendedor, que den a conocer los funcionarios para hacer cualquier
solicitud, que los ayuden en arreglos del hogar y comisiones, concientización en
las estrategias que mejoren la calidad de vida del vendedor y consumidor y
mejorar la comisión de los vendedores de chance.
El informe detallado de las encuestas se presenta al comité de calidad y a la
Secretaría General para conocimiento y evaluación trimestralmente. Así mismo la
tabulación de las encuestas se sube a la Intranet Corporativa en formato pdf para
conocimiento de todos los funcionarios; así como los informes trimestrales del
comportamiento de las solicitudes.
34
COMPORTAMIENTO DE LAS SOLICITUDES:
En cuanto al comportamiento de las 405 solicitudes recibidas durante el año 2012
se puede concluir que las áreas a las que más se les escalaron solicitudes fueron:
Unidad de Talento Humano con un 27,65%; Unidad de Apuestas y Control de
Juegos con un 19,26%; Gerencia General con un 15,56% y Atención al Cliente
con un 15,06%.
ENERO - DICIEMBRE DE 2012
No.
ÁREA
TRAMITADAS
PENDIENTES
TOTAL
%
1
Gerencia General
63
0
63
15,56%
2
Subgerencia Gral.
46
0
46
11,36%
3
Secretaría Gral.
1
0
1
0,25%
4
U. Loterías
36
0
36
8,89%
5
U. Apuestas
78
0
78
19,26%
6
U. Financiera
2
0
2
0,49%
7
Tesorería
2
0
2
0,49%
8
Talento Humano
112
0
112
27,65%
9
Recursos Físicos
2
0
2
0,49%
10
Control Interno
0
0
0
0,00%
11
Comunicaciones
0
0
0
0,00%
12
Planeación
0
0
0
0,00%
13
Sistemas
2
0
2
0,49%
14
Atención Cliente
61
0
61
15,06%
15
ANULADA
0
0
0
0,00%
405
0
405
100,00%
TOTAL
35
Todas las solicitudes fueron atendidas dentro del término establecido; dentro del
aplicativo (PAOYER MAC – Atención al Ciudadano) se cuantifican quejas,
reclamos por servicios o productos que preste la entidad, reclamaciones por no
pago de premios por parte del concesionario de apuestas permanentes Grupo
Empresarial En Línea S.A. “GELSA” antes Apuestas en Línea, reclamos por
terceros que son aquellos que presenta la ciudadanía por servicios que la entidad
debe supervisar como promocionales y rifas; también se cuantifican derechos de
petición, solicitudes de información, solicitudes de certificación, sugerencias, otros
y juego ilegal.
En su gran mayoría las solicitudes hacen relación a información administrativa,
solicitudes de certificación laboral, envío de resultados de los sorteos al correo
electrónico del cliente, solicitudes de documentos varios, información sobre rifas y
juegos promocionales, reportes o denuncias de presuntos juegoes o rifas ilegales,
envío de resultados de sorteos específicos, algunas reclamaciones por no pago de
premios de chance, información sobre aciertos y aproximaciones, información
sobre el producto “Lotería”, Plan de Premios; entre otros.
36
LISTA DE RESULTADOS:
Semanalmente todos los viernes a primera hora se envía a los impresores de las
listas de resultados de los sorteos la cifra de ganadores del sorteo de la noche
anterior para que lo incluyan en el arte o plantilla de los resultados que se publican
en el periódico de circulación nacional (El Espectador).
RESULTADOS DE SORTEOS:
Todos los viernes antes del medio día y una vez los impresores envíen la plantilla
con los resultados y la cifra de ganadores se revisa detalladamente el arte y si
todo está correcto se envía a los correos de los responsables de la publicación de
la lista de resultados en El Espectador. Igualmente se graban en el pbx de la
empresa los resultados.
OFICINA DE CONTROL INTERNO
ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
Con el fin de fortalecer el apoyo en la construcción y mejoramiento del mapa de
riesgos de la Entidad, se solicitó a la Veeduría Distrital, un ciclo de conferencias en
“Administración del riesgo” sesión realizada el 15 de junio de 2012, adicionalmente
se realizó una conferencia de “Mapa de riesgos de corrupción”.
Dentro del Plan Operativo de la Oficina de Control Interno, se programó un
seguimiento semestral al mapa de riesgos, el cual se verificó de la siguiente
manera: Al primer semestre se realizó seguimiento en octubre de 2012,
obteniendo el siguiente consolidado: Un total de 42 riesgos y 82 controles
distribuidos así: 74 preventivos y 8 correctivos, lo cual permite identificar las
acciones de avance por parte de los diferentes líderes.
El comportamiento del segundo semestre será analizado en el mes de febrero de
2013. El seguimiento se viene realizando a partir de actas.
37
ACOMPAÑAMIENTO Y ASESORÍA
Con el objetivo de aplicar el Control de Gestión e interpretar sus resultados para
presentar recomendaciones a la Alta Dirección de la Entidad, la Oficina de Control
Interno realizó las siguientes asesorías y acompañamientos:
Indicadores de Gestión
La Oficina de Control Interno elaboró un “Informe de seguimiento a indicadores de
Gestión por procesos de los meses de Enero a Septiembre de 2012, cuyo informe
se remitió a la Gerencia General de la Lotería de Bogotá el día 26 de octubre de
2012 según registro No. 6810.
Se adelantó acompañamiento en el tema de indicadores para la Lotería de Bogotá
por medio de capacitación desarrollada en las instalaciones de Compensar a
través de la Firma KWA, a los líderes de los procesos y un profesional de apoyo
por Área.
EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO.
La Oficina de Control Interno evaluó el Sistema de Control Interno, verificando el
cumplimiento de las políticas, normas, procedimientos, planes, programas,
proyectos y metas de la Entidad y de los Procesos, recomendando los ajustes
pertinentes y efectuando el seguimiento a su implementación. Actividad que se
refleja en las auditorías de evaluación y seguimientos que se efectuaron a los
diferentes procesos que se desarrollan en la Entidad, así:
Coordinar el Proceso de Auditoria Interna de Calidad del Año 2012La Oficina participó en el desarrollo de la Auditoria Interna de Calidad,
desarrollada los días 25, 26 y 27 de julio de 2012, el seguimiento se desarrolló
entre agosto y octubre de 2012.
38
Auditoria Integral Interna al Proceso de Unidad de Loterías (Informe
preliminar).
El grupo de Auditores de la Oficina de Control Interno, realizó seguimiento a los
procedimientos de distribución de billetería, conciliación cuentas por cobrar a
distribuidores, contratos de distribuidores y ventas de billetería.
Auditoria Interna Operativa al Proceso de Archivo y Correspondencia SICA
(Informe Preliminar)
De acuerdo a los parámetros establecidos en la Ley General de Archivo, la Oficina
de Control Interno adelantó la verificación del cumplimiento de los mismos.
Seguimiento al Plan Integral de Comunicaciones.
Se realizó seguimiento al cumplimiento del Plan Integral de Comunicaciones en
forma bimensual (Enero - Febrero, según registro No. 1831, el del mes de marzo
se presentó el 27 de abril de 2012, registro No. 2630 y en adelante se realizó en
forma trimestral así: Segundo trimestre (Abril – Mayo - Junio) se presentó el 31 de
julio de 2012, según registro No. 4925, Tercer trimestre (Julio, Agosto y
Septiembre) se presentó el 10 de octubre de 2012 según registro No. 6476, el
seguimiento correspondiente al último trimestre de 2012 se realizará en la vigencia
2013.
Seguimiento al Tablero de Indicadores de Gestión.
Se hizo seguimiento a los indicadores de gestión por procesos correspondientes a
los meses de Enero a Septiembre de 2012 según registro No. 6810.
Seguimiento al Plan de Bienestar de la Lotería de Bogotá.
Se verificó el cumplimiento de la ejecución del Plan de Bienestar para el año 2012
y lo contemplado en la Convención Colectiva de Trabajo.
39
Seguimiento Formularios de Chance 2012.
La Oficina de Control Interno realizó informe de chance de acuerdo a visita
operativa al Grupo Empresarial en Línea S.A. - Gelsa, el cual consistió en verificar
el procedimiento de inventario y distribución de formularios de chance y a los
puntos satélites de ventas de Chapinero, Ferias y Tabora.
Informe Sorteo 2123 – Marzo 8 de 2013.
Se realizó revisión al sorteo 2123 jugado el día 8 de marzo de 2012, en el tema
pertinente a la Devolución de billetería, lo anterior con el fin de verificar el
procedimiento “Control de billetería no vendida”.
Informe Tarjetas ganadoras del Promocional “Mamá y Papá merecen lo
mejor”
Se verificó la información del promocional en mención, cuyo informe se presentó el
13 de agosto de 2012, según registro No. 5189 y se dio alcance y cierre con el
informe presentado el 7 de septiembre de 2012, registro No. 5719.
Informe de seguimiento “Promocionales Lotería de Bogotá año 2012”
La Oficina de Control Interno adelantó un seguimiento a los Promocionales
autorizados por la Lotería de Bogotá para el año 2012, informe presentado con el
registro No. 106.
Informe Decreto 371 de 2010
La Oficina de Control Interno dio cumplimiento al “Informe de seguimiento Decreto
371 de 2010 del primer semestre de 2012” Informe fechado 27 de junio de 2012,
según registro No. 4177, y Diciembre 13 de 2012 según registro No. 7715.
40
Informe de Seguimiento Decreto 371 Atención al ciudadano, sistema de
información y atención a las peticiones quejas y reclamos e Informe de
seguimiento Decreto 371 proceso de la participación ciudadana y control social y
sistemas de control interno (segundo semestre) registro No. 7715 fechado 13 de
diciembre de 2012.
Auditorias Internas.
Se prestó a la Oficina de Planeación Estratégica y de Negocios, asesoría y
acompañamiento a la realización de la Auditoria Interna de Calidad en el mes de
julio de 2012.
Posteriormente, se realizó seguimiento a la Auditoría Interna de Calidad realizada
por los líderes de los procesos de la Entidad los días 26, 27 y 28 de Julio de 2012
(el informe respectivo se presentó a la Gerencia y al representante de la Alta
Dirección el día 26 de octubre de 2012 según registro No. 6808).
De otra parte, se verificó las acciones formuladas ante las “No Conformidades
Menores” detectadas en la Auditoría Interna de Calidad ejecutada en el mes de
Julio (Actas de seguimiento Agosto, Septiembre y Octubre de 2012).
Auditoría Icontec.
Entre Enero 26 de 2012 y Marzo 16 de 2012 se hizo seguimiento a las “No
conformidades” que quedaron pendientes de la auditoría realizada por el
ICONTEC en la vigencia 2011.
Durante los días 6 y 7 de noviembre de 2012 se recibió y suministró la información
requerida por la Auditora del ICONTEC, para actualización del Sistema de Gestión
de Calidad bajo los lineamientos de la norma NTCGP 2009.
El seguimiento a las “No conformidades” encontradas se realizará entre enero y
marzo 31 de 2013, para lo cual se están adelantando mesas de trabajo entre Jefe
Unidad de Talento Humano, Oficina de Atención al Cliente, Oficina de Planeación
Estratégica y de Negocios y Oficina de Control Interno.
41
Control de Advertencia.
Durante el año 2012 se dio cumplimiento a la entrega de “Control de Advertencia”
en forma trimestral junio 28 de 2012, Septiembre 28 de 2012 y 26 de Diciembre de
2012 a la Secretaria de Hacienda.
Seguimiento a la efectividad en la Atención al Cliente
Se realizó seguimiento a la efectividad en la Atención al Cliente a partir de la
información que reposa en la Oficina de Atención al Cliente (Informe de
seguimiento período comprendido entre Octubre de 2011 y Marzo de 2012 según
registro No. 3417 e informe Abril – Octubre de 2012 según registro No. 7715.
fechado el 13 de diciembre de 2013.
Seguimiento al Plan de Mejoramiento Institucional (Contraloría)
Una vez aprobado el Plan de Mejoramiento Institucional resultante de las
observaciones formuladas en la auditoría realizada por la Contraloría de Bogotá a
la vigencia 2010, se hizo seguimiento trimestral al cumplimiento de las acciones
formuladas por cada responsable del proceso. (Los informes respectivos se
presentaron a Gerencia así: Primer trimestre 2012, Abril 26 de 2012 registro No.
2608, Segundo trimestre 2012, Julio 16 de 2012 registro No. 2214 y Tercer
trimestre, el 10 de octubre de 2012 según registro No. 6465).
Seguimiento al Plan de Mejoramiento por procesos
Se llevó a cabo el seguimiento al cumplimiento de los Planes de Mejoramiento
formulados ante las acciones correctivas y preventivas del primer trimestre de
2012 (Mayo 2 de 2012 registro No. 2743), segundo trimestre de 2012 (Agosto 2 de
2012 registro No. 5029), tercer trimestre (Octubre 29 de 2012 registro No. 6826).
42
Seguimiento al Plan Integral de Comunicaciones (partes interesadas u
Organismos de Control)
Se hizo seguimiento al cumplimiento del Plan Integral de Comunicaciones (Partes
Interesadas u Organismos de Control) en forma bimensual (Enero - Febrero según
registro No. 1831, el del mes de marzo se presentó el 27 de abril de 2012 registro
No. 2630 y en adelante se realizó en forma trimestral así: Segundo trimestre (AbrilMayo-Junio) se presentó el 31 de julio de 2012, Tercer trimestre (Julio, Agosto y
Septiembre) se presentó el 10 de octubre de 2012
Seguimiento Sorteo Lotería de Bogotá
Se llevó a cabo la verificación semanal del cumplimiento del Protocolo de
Seguridad en la realización del sorteo. De esta forma, se pudo denotar que se dio
cumplimiento a las actividades establecidas, se siguieron las medidas de
seguridad y se realizaron en presencia de las autoridades competentes, como
resultado de esta actividad se presentó informe a la Gerencia en forma mensual
así:
Enero 2012 informe fechado el 2 de febrero de 2012 registro No. 605, Febrero
2012 informe fechado el 7 de marzo de 2012 registro No. 1471, Marzo 2012
informe fechado el 4 de abril de 2012 registro No. 2136, Abril 2012 informe
fechado el 8 de mayo de 2012 registro No. 2865, Mayo 2012 informe fechado el 8
de junio de 2012 registro No. 3780, Junio 2012 informe fechado el 23 de julio de
2012, registro No. 4709, Julio 2012 informe fechado el 3 de agosto de 2012
registro No. 5074, Agosto 2012 informe fechado el 6 de septiembre de 2012
registro No. 5702, Septiembre 2012 Informe fechado el 8 de octubre de 2012
registro No. 6421, Octubre 2012 informe fechado el 26 de octubre de 2012
registro No. 6809, Noviembre 2012 informe fechado el 4 de diciembre de 2012
registro No. 7507, el informe correspondiente al mes de diciembre se presentará
en la vigencia 2013.
43
Seguimiento Sorteos Dorado Mañana, Tarde y Noche
Mediante la verificación de la información que reposa en las Actas de Sorteo, se
comprobó que se desarrollaron las actividades establecidas y se hizo presencia de
las autoridades competentes (con ausencias excepcionales de los Delegados de
la Secretaria de Gobierno, las cuales se suplieron con el Veedor Ciudadano y de
Delegados de la Lotería de Bogotá) producto de este seguimiento se presentaron
los informes respectivos a la Gerencia y se generaron las comunicaciones
pertinentes a la Secretaria de Gobierno así:
Enero 2012 informe fechado el 2 de febrero de 2012 registro No. 602, Febrero
2012 informe fechado el 9 de marzo de 2012 registro No. 1574, Marzo 2012
informe fechado el 4 de abril de 2012 registro No. 2135, Abril 2012 informe
fechado el 2 de mayo de 2012 registro No. 2709, Mayo 2012 informe fechado el 8
de junio de 2012 registro No. 3781, Junio 2012 informe fechado el 17 de julio de
2012 registro No. 4632, Julio 2012 informe fechado el 3 de agosto de 2012
registro No. 5064, Agosto 2012 informe fechado el 4 de septiembre de 2012
registro No. 5635, Septiembre 2012 Informe fechado el 5 de octubre de 2012
registro No. 6377, Octubre 2012 informe fechado el 31 de octubre de 2012
registro No. 6883, Noviembre 2012 informe fechado el 3 de diciembre de 2012
registro No. 7457, el informe correspondiente al mes de diciembre se presentará
en la vigencia 2013.
FOMENTAR LA CULTURA DE AUTOCONTROL.
La Oficina de Control Interno desarrolló estrategias orientadas a fomentar una
cultura de autocontrol con el objetivo de infundir el mejoramiento continúo de los
procesos desarrollados por la Entidad mediante sensibilizaciones a los
funcionarios a través de la Intranet, Boletín informativo y Carteleras de la Entidad,
así:
44
Cartilla de Autocontrol volúmen No.2 (Marzo 20 de 2012), divulgada por correo
electrónico el 26 de marzo de 2012.
Campaña de tips de auto control divulgada por correo electrónico los días 31 de
julio, agosto 1, 2 y 3 de 2012.
Campaña de autocontrol que se presentó en el periódico de la Entidad en
Lotinotas en el mes de Noviembre de 2012.
Correos de campaña de Autocontrol en el mes de Noviembre (sopa de letras,
concurso y fábula).
RELACIÓN CON ENTES EXTERNOS.
La información de la gestión realizada por la Entidad en la Vigencia 2011 se
reportó en la Rendición de la Cuenta Anual a la Contraloría de Bogotá, de
conformidad con lo establecido en la Resolución 34 de 2009 y a través del
aplicativo SIVICOF (el 15 de febrero de 2012), y la Cuenta Intermedia que fue
remitida el día 1 de agosto de 2012.
Contaduría General de la Nación.
En el mes de Febrero se presentó a la Contaduría General de la Nación, el
Informe Anual de Control Interno Contable con corte a 31 de diciembre de 2011.
Este mismo informe se reportó a la Contraloría de Bogotá (a través del SIVICOF) y
a la Gerencia General (Registro 906 del 14 de febrero de 2012).
La evaluación de control permitió evidenciar que se está dando cumplimiento a las
acciones mínimas de control que deben realizar los responsables de la
información financiera, económica, social y ambiental en los entes públicos, con el
fin de garantizar razonablemente la producción de información contable confiable,
relevante y comprensible.
45
Plan de mejoramiento Veeduria.
La Oficina de Control Interno desarrollo el Plan de Mejoramiento de la Veeduria de
acuerdo a las observaciones registradas por dicho ente de control (Evaluación de
la información Junio 27 de 2012 según registro No. 2008).
Informe de Seguimiento al MECI Fortalecimiento al Sistema de Control Interno –
Veeduría Distrital.
La Oficina de Control Interno ha venido rindiendo el presente informe en forma
trimestral durante el año 2012 así:
Primer informe (Noviembre 11 de 2011 – 13 de marzo de 2012) se presentó el 13
de marzo de 2012.
Segundo informe (Marzo 14 de 2012 – 13 de julio de 2012) se presentó el 13 de
julio de 2012.
Tercer informe (14 de julio de 2012 – 13 de noviembre de 2012) se presentó el 13
de noviembre de 2012.
Departamento de la Función Pública
En el mes de enero de 2012 se llevó a cabo la evaluación del Sistema de Control
Interno y se presentó el Informe Ejecutivo Anual de Control Interno al
Departamento de la Función Pública (Certificado de recepción de la Información
radicado No. 410). Este mismo informe se reportó a la Contraloría de Bogotá (a
través del SIVICOF el 15 de febrero de 2012).
La evaluación reflejó que la Lotería de Bogotá logró un avance del 98.15% del
Subsistema de Control Estratégico, un 97.73% en el Subsistema de Control de
Gestión y un 85.71% en el Subsistema de Control de Evaluación.
La evaluación del Sistema de Control Interno de la Lotería de Bogotá, realizado a
partir del diligenciamiento de las encuestas y de las evidencias documentales,
soportes, hechos y logros que pueden ser verificados por los usuarios internos y
externos de la Entidad permiten concluir que es optimo, toda vez que presenta un
nivel de avance del 94.99%.
46
Igualmente en la evaluación del Sistema de Gestión de Calidad realizado a partir
del diligenciamiento de las encuestas, alcanzó un nivel de avance del 97.16%,
ubicando la gestión del Sistema en una calificación sobresaliente acorde con el
modelo NTCGP 1000:2009 y siendo ejemplo para otras entidades del sector.
Derechos de Autor
El 16 de marzo según registro No. 1754 se llevó a cabo la presentación del reporte
“Informe de verificación, recomendaciones, seguimiento y resultados sobre el
cumplimiento de las normas en materia de derechos de autor sobre software” en la
Lotería de Bogotá.
La verificación permitió denotar la aplicabilidad de las normas sobre uso de
software y hardware existentes, los procesos, procedimientos y metodologías
específicas de seguridad de la información para el adecuado uso y administración
de los recursos informáticos y físicos, asignados a los servidores públicos de la
Lotería de Bogotá.
Secretaría de Hacienda Distrital
Durante el año 2012 se dio cumplimiento a la entrega de “Control de Advertencia”
en forma trimestral junio 28 de 2012, Septiembre 28 de 2012 y 26 de Diciembre de
2012 a la Secretaria de Hacienda.
En el archivo documental que reposa en la Oficina de Control Interno se
encuentran los informes mencionados, los cuales contienen en detalle las
actividades realizadas y los procesos evaluados.
En el archivo documental que reposa en la Oficina de Control Interno, se
encuentran los informes en mención con los que se soporta las actividades de
éste informe.
De otra parte, es preciso aclarar que las actividades ejecutadas corresponden al
Jefe de Control Interno que laboró en la Entidad durante la vigencia de 2012.
47
SECRETARIA GENERAL
CONTRATACIÓN
En el año 2012, se suscribieron 180 contratos:
Estado Actual:




Liquidados: 34
adiciones-prorrogas: 15
adiciones: 3
prorrogas:8
CONTRATACIÓN Y CONTROL DE DISTRIBUIDORES
Se procedió a la revisión en detalle de los documentos que soportan cada contrato.
Permanentemente se efectúan controles de las garantías que respaldan el
cumplimiento de los contratos de Distribución, verificando su cuantía y vigencia
para proceder a aprobarlas. Se estudió la documentación relacionada con la
inclusión de nuevos Distribuidores, para constatar el cumplimiento de los requisitos
establecidos en el reglamento de Distribuidores.
Total 125 contratos elaborados. (anexos pagaré carta de instrucción)
De igual manera se elaboraron 150 contratos de distribución correspondiente al
sorteo extraordinario.
PRÉSTAMOS DE VIVIENDA
El Comité de Bienestar Social de la Lotería de Bogotá, aprobó (1) nuevo crédito
hipotecario, el cual se tramito y legalizo.
RECUPERACIÓN DE CARTERA MOROSA
La recuperación de la cartera morosa se encuentra dentro de los límites normales
de pago.
48
INFORME DE PROCESOS
En la Secretaria General reposan las carpetas contentivas de los procesos
judiciales que en la actualidad cursan en contra de la Entidad o en la que esta es
parte actora, frente a los cuales ejerce permanentemente control y seguimiento e
imparte las instrucciones que sean del caso.
INFORMES:
PUBLICACIÓN INFORME MENSUAL DE CONTRATACIÓN
Para el año 2012, la Lotería de Bogotá, publicó la relación de toda la contratación
efectuada mes a mes a través de la página WEB, allí también se incluyeron
adiciones, prorrogas y adiciones – prorrogas.
Estado actual: se encuentra al día
INFORME MENSUAL DE CONTRATACIÓN A LA CONTRALORÍA DISTRITAL
La Resolución Reglamentaria 020 del año 2006, 034 de 2009, 028 de 2011,
establece la obligatoriedad para las entidades del Distrito Capital de rendir
informes mensuales sobre la contratación celebrada en el respectivo mes y las
novedades generadas.
Dentro de los primeros siete (7) días hábiles de cada mes se rinde el informe de la
contratación del mes anterior y así sucesivamente. Para tal efecto, se diligencian
18 archivos.
Estado Actual: Se encuentra al día el informe con el último reporte sobre la
contratación mes de diciembre 2012.
PLAN INTEGRAL DE COMUNICACIONES
En lo que respecta al plan integral de comunicaciones, la Secretaria General ha
venido informado a la Oficina de Atención al Cliente, con el fin de que se actualice
la página WEB y la INTRANET, en aspectos relacionados con la contratación y lo
referente con las normas jurídicas que rigen nuestra actividad comercial y en
general las actividades relacionadas con la LOTERIA DE BOGOTA.
49
DERECHOS DE PETICION Y DE INFORMACION ELEVADOS POR DIFERENTE
ENTIDADES.
En el 2012 se dio respuesta a cincuenta y cinco (55) derechos de petición
SORTEO LOTERIA DE BOGOTA
Se ha participado en los sorteos ordinarios de la Lotería de Bogotá, levantando las
actas correspondientes y realizando los continuos asesoramientos.
De igual manera se participo en el sorteo extraordinario levantando las actas
correspondientes y realizando asesoramientos.
COMITÉ DE CONCILIACIÓN
Esta Secretaria General hace parte de los miembros del Comité de Conciliación de
la Lotería de Bogotá, participando en la elaboración de la ficha técnica, revisión y
aprobación de la misma. Durante lo corrido del presente año 2012, se realizaron
siete (7), sesiones del Comité de Conciliación de la Lotería de Bogotá en las cuales
se trataron los siguientes temas:

Estudio de políticas sobre prevención del daño jurídico.

Caso distribuidores

Solicitudes de conciliación por procesos judiciales
50
UNIDAD FINANCIERA Y CONTABLE
INFORME DE SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL
LOTERÍA DE BOGOTÁ 2012 vs 2011
INGRESOS
RECUADO DE INGRESOS
COMPARATIVO AÑOS 2012 - 2011
(Millones de pesos)
Concepto
Disponibilidad Inicial
Corrientes
Transferencias
Recursos de Capital
TOTAL
Presupuesto
2012
$760,7
Recaudo a
Dic/2012
% Ejec.
$760,7 100,0%
Recaudo a
Dic/2011
Variación
Anual %
$1.498,80
-49,2%
$57.995,7
$54.428,4
96,0%
$55.602,50
-2,1%
$0,0
$0,0
0,0%
$0,00
0,0%
$1.600,0
$1.668,1
63,0%
$1.724,40
-3,3%
$60.356,4
$56.857,2
95,0%
$58.825,70
-3,3%
51
Ingresos Corrientes
Los Ingresos corrientes disminuyeron un 2,1% con respecto al año 2011 debido a
un menor valor en la venta del producto lotería ordinaria y a un menor recaudo por
concepto de venta de talonarios de apuestas permanentes.
Las ventas de lotería disminuyeron un 1,9% con respecto a la vigencia 2011.
Recursos de Capital
Disminuyeron en el 2012 en un 3,3% debido principalmente a que en la vigencia
2011 la Secretaría de Hacienda Distrital le giró a la Entidad recursos por $1,200
millones de pesos para atender los compromisos derivados de la obra de
reforzamiento estructural del edificio sede, cifra que se disminuyó a $1,000
millones en la vigencia 2012, aportes que se destinaron al proyecto de Inversión
Directa de la entidad.
Los ingresos por rendimientos financieros aumentaron un 27%
Disponibilidad Inicial
La Disponibilidad Inicial con la que se comenzó el año 2012 fue menor que la del
2011 en un 49%, estos son los recursos que la Entidad tenía en tesorería al cierre
de la respectiva vigencia.
GASTOS
52
(Millones de pesos)
Concepto
Presupuesto
2012
Ejecución
Dic./2012
% Ejec.
Ejecución
Dic./2011
Var.
Anual %
Funcionamiento
$8.044,1
$6.895,9
85,7%
$6.369,2
8,3%
Servicios Personales
$5.458,9
$4.901,1
89,8%
$4.471,9
9,6%
Gastos Generales
$1.369,2
$1.184,4
86,5%
$984,1
20,4%
Transferencias Corrientes
$654,0
$347,2
53,1%
$611,1
-43,2%
Cuentas por Pagar
$562,0
$463,2
82,4%
$302,1
53,3%
$44.653,2
$36.889,1
82,6%
$44.021,6
-16,2%
$3.620,7
$3.112,8
86,0%
$3.481,3
-10,6%
$40.131,2
$32.874,9
81,9%
$37.478,7
-12,3%
$901,4
$901,4
100,0%
$3.061,6
-70,6%
Inversión
$7.659,1
$6.951,4
90,8%
$7.707,4
-9,8%
Directa
$1.000,0
$696,7
69,7%
$1.631,0
-57,3%
Transf. de Inversión
$6.325,1
$5.920,7
93,6%
$6.076,4
-2,6%
Cuentas por Pagar
0.0
0.0
0,0%
0.0
0,0%
Aportes de Capital
$334,0
$334,0
100,0%
0.0
100,0%
0.0
0.0
0,0%
0.0
0.%
$60.356,4
$50.736,3
94,0%
$58.098,2
-12,7%
Gastos de Operación
Gastos Comercialización
Gastos de Producción
Cuentas por Pagar
Disponibilidad Final
TOTAL
Funcionamiento
Presentan un aumento del 8.3% con respecto al 2011 ocasionado por un
incremento en los Servicios Personales Indirectos y en Aportes Patronales,
principalmente por el pago de cesantías a funcionarios que tiene retroactividad. En
los Servicios Generales el incremento fue afectado básicamente a que se adquirió
una póliza de infidelidad de riesgos financieros, cuyo valor aumento el rubro de
Seguros.
Las Transferencias Corrientes tuvieron una disminución del 43,2% debido a la
disminución de compromisos del rubro de Servicios Médicos Convencionales y al
menor valor de Préstamos de Bienestar solicitados por los funcionarios.
53
Gastos de Operación
Los Gastos de Comercialización presentan una disminución del 10,6% en la
vigencia 2012, explicado principalmente en la disminución de los gastos de
publicidad.
En los Gastos de Operación se presentó una disminución del 16.2% ocasionado
básicamente porque en la vigencia 2011 cayeron en poder del público seis
premios mayores mientras en la vigencia 2012 tan solo dos premios completos y
dos fracciones.
Las cuentas por pagar de operación disminuyeron un 70.6% debido al menor valor
de los saldos de los contratos de impresión de billetería y de impresión de
talonarios de Apuestas, que quedaron pendientes de ejecución y de pago al cierre
del 2012.
Inversión
La Inversión disminuyó el 9.8% en el año 2012 como consecuencia de que la
transferencia fue menor por la baja en nivel de ventas y en la Inversión Directa, se
recibieron los menores recursos por parte de La Secretaría Distrital de de
Hacienda.
Inversión Directa
PROYECTO DE INVERSION 2012
BOGOTA POSITIVA PARA VIVIR MEJOR
Valor
Valor
Programado
Comprometido
Fortalecimiento Institucional
$55.097.435
$55.097.435
Total Bogotá positiva
$55.097.435
$55.097.435
BOGOTA HUMANA
Generación de Recursos para la $944.902.565
$641.564.150
salud pública
Total Bogotá Humana
$944.902.565
$641.564.150
TOTAL INVERSION DIRECTA
$944.902.565
$641.564.150
%
Ejec
100%
100%
68%
68%
68%
54
La ejecución de la Inversión Directa presentó una disminución del 57,3% en el
2012 con respecto al 2011, explicado en el menor valor que tuvo que comprometer
la Entidad por concepto de las obras de reforzamiento estructural del edificio.
TRANSFERENCIAS AL SECTOR SALUD
La Lotería de Bogotá en cumplimento de su objeto social, por mandato
constitucional y por la normatividad que rige el monopolio de juegos de suerte y
azar, transfiere sus recursos al sector salud de conformidad con lo ordenado en la
Ley 642 de 2011 y la Ley 1393 de 2010, de acuerdo con el siguiente cuadro:
UNIDAD DE TALENTO HUMANO
CAPACITACIÓN, BIENESTAR SOCIAL Y SALUD OCUPACIONAL.
La Lotería de Bogotá durante el 2012, en cumplimiento de las normas legales y en
desarrollo de la política de calidad, adelantó acciones a través de la Unidad de
Talento Humano, con el fin de implementar procesos permanentemente orientados
a crear, mantener y mejorar las condiciones que favorezcan el desarrollo integral
del empleado, el mejoramiento de su nivel de vida y el de su familia, así como para
elevar los niveles de satisfacción eficacia, efectividad e identificación del empleado
con el servicio de la entidad.
Para tal efecto, aprobó los planes anuales de bienestar, capacitación y salud
ocupacional mediante las siguientes actos administrativos:



Resolución No. 0047 de 2012 “Por la cual se aprueba el Programa de
Bienestar Social para la vigencia 2012”
Resolución No. 0046 de 2012 “Por la cual se aprueba el Plan Institucional
de Capacitación para la vigencia 2012”
Resolución No. 0048 de 2012 “Por la cual se aprueba el Programa de Salud
Ocupacional para la Lotería de Bogotá para la vigencia 2012”
55
CAPACITACIÓN
El Decreto 1227 de 2005, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de
2004 y el Decreto Ley 1567 de 1998, establecen que los planes de capacitación de
las entidades públicas deberán responder a necesidades y requerimientos de las
áreas de trabajo y de los empleados y deben orientarse al desarrollo de las
competencias laborales necesarias para el desempeño de los empleos en niveles
de excelencia.
De conformidad con lo anterior, en el 2012 se capacitó a los servidores públicos de
la Loteria de Bogotá, en los siguientes temas: Actualización procedimiento
tributario, Sistema de Información Juríca, Atencion al Cliente, Contratación Estatal,
Actualización normativa en Procesos Disciplinarios, Administración del Riesgo,
Codigo de Procedimiento Administrativo, Construcción de Indicadores de Gestión,
Estatuto Anticorrupción, Sistema de Gstión de Calidad, Técnicas de Redacción y
Ortografía, entre otros temas.
BIENESTAR SOCIAL
De acuerdo con el Decreto Ley 1567 de 1998, el cual dispone que los Programas
de Bienestar deberán organizarse como procesos permanentes orientados a crear,
mantener y mejorar las condiciones que favorezcan el desarrollo integral del
empleado, el mejoramiento de su nivel de vida y el de su familia; así como permitir
elevar los niveles de satisfacción eficacia, efectividad e identificación del empleado
con el servicio de la entidad en la cual labora, la Lotería de Bogotá desarrolló en el
2012, el programa anual de bienestar social, el cual fue diseñado de con base en
lo manifestado por los servidores en una encuesta en donde se le preguntó sobre
las actividades de su preferencia
Las diferentes actividades contaron con la participación de todos los servidores de
la empresa, tales como: salida de integración, celebración del día de la mujer,
celebración del día de la secretaria, celebración del día de la familia, bingo de
integración, fiesta de aniversario de la empresa, fiesta de fin de año, vacaciones
recreativas, celebración de cumpleaños, entre otras actividades.
56
SALUD OCUPACIONAL
La LOTERIA DE BOGOTA, implantó el Programa de Salud Ocupacional, con
acciones específicas de Medicina Preventiva y del Trabajo, Higiene y Seguridad
Industrial y el funcionamiento del Comité Paritario, mediante los cuales se han
mantenido unas condiciones laborales para lograr el bienestar y salud de los
trabajadores y de la empresa.
En este año como actividades de mayor trascendencia dentro de este programa se
actualizó el panorama de riesgos, junto con la ARP se efectuaron valoraciones con
el fin de determinar las causas de riesgo ergonómico, capacitación a los
funcionarios en enfermedad profesional y accidente de trabajo, estudio de
luminosidad, capacitación al COPASO, entre otras actividades
ESTADO DE LOS PROGRAMAS DE CAPACITACIÓN, BIENESTAR Y SALUD
OCUPACIONAL
La ejecución de los programas durante el año 2012, fue la siguiente:
Salud ocupacional
Capacitación
Bienestar
91%
89%
100%
CLIMA ORGANIZACIONAL.
Las relaciones laborales en la empresa, se reflejan en los resultados de la
encuesta de clima organizacional practicada en el mes de noviembre de 2012, en
la cual se evidenció que los funcionarios tienen un amplio sentido de pertenencia a
la entidad y un alto nivel de satisfacción con la calidad de vida laboral, que supera
un nivel del 95%, lo cual se refleja en el compromiso de mejora continua de los
servidores para la prestación de un mejor servicio y el logro de los objetivos
institucionales.
57
CONVENCIÓN COLECTIVA DE TRABAJO.
Para la vigencia 2012, en cumplimiento de la actual Convención Colectiva de
Trabajo, se otorgaron créditos y subsidios a los Trabajadores Oficiales así:
CONCEPTO
NÚMERO DE
FUNCIONARIOS
BENEFICIADOS
VALOR TOTAL
Créditos de vivienda
1
$ 68.358.567
Créditos de libre inversión
15
$ 146.368.543
Creditos educación
1
$ 17.614.230
Subsidio Educativo para hijos de trabajadores
21
$ 31.168.500
Subsidio Educativo para trabajadores oficiales
3
$ 25.915.200
VALOR TOTAL
$ 289.425.040
ESTUDIO REDISEÑO ORGANIZACIONAL
Las circunstancias actuales de desarrollo del entorno económico, social y técnico
sugieren una constante revisión de los objetivos y funciones de las instituciones
públicas, así como de las formas organizacionales adoptadas para la prestación
de bienes y servicios, conforme a los preceptos de la función pública. Así, dentro
de un proceso de modernización, la Lotería de Bogotá debe mejorar su
desempeño a nivel territorial, nacional e internacional, atendiendo los lineamientos
establecidos en el plan de desarrollo distrital.
Por esta razón era perentorio adelantar en la Lotería de Bogotá, un estudio técnico
de rediseño institucional que en cumplimento de sus políticas, objetivos y misión,
permita reformar y mejorar la prestación de sus servicios, así como abordar un
proceso de de transformación institucional encaminado a mejorar su estructura
administrativa, redefinir los procesos, mejorar los niveles de eficacia, eficiencia,
economía y celeridad, así como determinar la cantidad de cargos que se requieren
para el cumplimiento de sus fines institucionales, identificando claramente las
funciones y competencias para el ejercicio de tales cargos.
58
Por otra parte, mediante Circula Externa 004 de 2012 del Departamento
Administrativo del Servicio Civil Distrital, entidad encargada de establecer las
directrices técnicas de la gestión del recurso humano para el Distrito Capital y
atendiendo la coyuntura de la actual de administración distrital que demanda la
urgente necesidad de identificar la planta de empleos para el desarrollo
institucional de la entidades, a través de estudios técnicos en total armonización
con lo establecido en el programa de gobierno “BOGOTA HUMANA YA”, en su
componente de estratégicas y programas para la política pública que establece la
institucionalización y laborización del trabajo decente, digno y garantizando el
sistema de mérito para la vinculación de los servidores públicos con respeto de
sus derechos laborales, impartió precisas instrucciones a las entidades distritales
para que se desarrollaran los estudios de rediseño institucional de conformidad
con lo establecido en el Decreto 1227 de 2005, que en su artículo 95 dispone: “
Las reformas de las plantas de empleos de las entidades de la Rama Ejecutiva de
los órdenes nacional y territorial deberán motivarse, fundarse en necesidades del
servicio o en razones de modernización de la administración y basarse en
justificaciones o estudios técnicos que así lo demuestre”..
De conformidad con lo expuesto, la Lotería de Bogotá suscribió con la Universidad
Nacional de Colombia, el contrato 132 del 7 de septiembre 2012, el cual tenía por
objeto: “Realizar un diagnóstico legal y organizacional de la Lotería de Bogotá que
permita generar la propuesta de modernización, fortalecimiento organizacional y
rediseño institucional de la entidad, el cual debe ser avalado por el Departamento
Administrativo del Servicio Civil”.
El informe final de dicho estudio, fue suministrado a esta entidad por la
Universidad Nacional de Colombia en diciembre de 2012 y fue puesto en
consideración del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital, con el fin
de obtener el concepto técnico favorable y posteriormente adelantar los ajustes a
que haya lugar al interior de la entidad durante la vigencia 2013.
59
UNIDAD DE RECURSOS FISICOS
El presente informe resume las principales actividades y gestiones desarrollada
durante el año 2012 por la Unidad de Recursos Físicos que es la unidad
encargada de proveer los elementos necesarios para el cumplimiento de la misión
institucional
ELABORACION DEL PLAN DE COMPRAS
El Plan de Compras se convierte en el documento más importante de esta unidad,
teniendo en cuenta que se encarga de reunir cada una de las necesidades de
todas las dependencias de la entidad, y así mismo, sustentar la adquisición de las
mismas.
Un buen Plan de Compras ejecutado al 100%, no solo garantiza el normal
funcionamiento de la entidad, sino que permite tener una visión aproximada de los
valores para compras en el periodo fiscal.
CONTRATAR LA INTERVENCION DEL FONDO DOCUMENTAL ACUMULADO
la elaboración de la Tabla de Valoración Documental y la organización del fondo
documental acumulado, del archivo central de la Lotería de Bogotá, en una
cantidad de seiscientos (600) metros lineales de documentos (revisados y
certificados por los funcionarios de la Lotería de Bogotá) , de conformidad a los
artículos 6°, 13 y 14, sus Parágrafos 1, 2 y 3 de la Ley General de Archivos 594
de 2000, a los acuerdos 02 de 2004 y 037 de 2002, proferidos por el Archivo
General de la Nación, y el Archivo General del Distrito como lo establece el
artículo 24 del Decreto Distrital 514 de 2006. Las fechas a intervenir hacen
referencia desde la creación de la Lotería de Bogotá, hasta el 31 de Diciembre de
2006 según lo estipulado por la dirección del Archivo de Bogotá.
La LOTERÍA DE BOGOTÁ siguiendo los lineamientos de la Ley 594 de 2000 y
teniendo en cuenta que los fines esenciales de los archivos son los de disponer de
la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea
recuperable para su uso de la Administración en el servicio al ciudadano y como
fuente de la Historia.
60
CONTRATAR LA INSTALACIÓN, CONFIGURACIÓN, PARAMETRIZACIÓN Y
PUESTA EN PRODUCCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN, DOCUMENTAL Y DE
PROCESOS – ORFEO.
Para dar cumplimiento a la Directiva Presidencial 04 de Abril de 2012 que exige a
las empresas públicas implementar la sustitución de memorandos y
comunicaciones internas en papel por soportes electrónicos dando un manejo
más ágil y seguro a la documentación producida y recibida por la LOTERÍA DE
BOGOTÁ se requiere la implementación de un aplicativo que brinde la solución a
estas necesidades.
La Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos y las disposiciones constitucionales
que establecen el carácter público de la información y el funcionamiento eficiente
de las Entidades del Estado, establecen en conjunto la obligatoriedad de la
conformación y sostenimiento de archivos que acojan todos aquellos documentos
que son patrimonio cultural y de igual forma, aquellos que contienen información
producida o recibida por una Entidad Pública en razón de sus actividades y
funciones. De fondo, el establecimiento de un archivo dentro de la esfera estatal
busca la conservación y la retención de documentos de interés público,
documentos necesarios para las actividades de control del Estado, y otros bienes
culturales pertenecientes a todos los colombianos.
El Programa de Gestión Documental para Archivos que debe tener toda Entidad,
debe buscar generar las herramientas y los procedimientos para establecer un
proceso continuo de Gestión Documental, para lograr un conjunto de actividades
administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de
la documentación producida y recibida por las Entidades, desde su origen hasta su
destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación, de acuerdo con
los lineamientos de la Ley 594 de 2000. Así mismo, se busca avanzar en la
política de “Eficiencia administrativa y lineamientos de la política cero papel en la
Administración Pública”, establecida en la Directiva Presidencial Número 04 del 3
de abril de 2012.
61
El Sistema de Gestión D ocumental-ORFEO, software de licenciamiento libre
GNU/GPL (General Public License), aplicativo desarrollado por la
Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios SSPD, permite registrar,
radicar, digitalizar y tramitar en forma electrónica los documentos que son
recibidos por la Entidad. Así mismo, el sistema permite realizar el control y
seguimiento a los documentos, constituyéndose en una herramienta de apoyo
fundamental para el cumplimiento de la misión de la Entidad.
LA POLÍTICA DE AUSTERIDAD EN EL GASTO:
Por parte de la Lotería de Bogotá ha venido manifestándose como un propósito de
la administración, en aras de fortalecer por una parte la cultura del ahorro y por la
otra las finanzas de la Entidad con miras al cumplimiento de su propósito
comercial y constitucional.
CONCERTACION E IMPLEMENTACION DEL PLAN INSTITUCIONAL DE
GESTIION AMBIENTAL PIGA 2012-2016
Formular e implementar un conjunto de programas de gestión ambiental que
prevengan, controlen y mitiguen los impactos ambientales generados por la
ejecución de las actividades misionales que desarrolla la LOTERÍA DE BOGOTA,
de manera que promueva en forma efectiva el desempeño ambiental y el
cumplimiento de la política ambiental de la institución.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
 Efectuar una evaluación preliminar de las actividades, planes, y servicios que
presta la Lotería de Bogotá a la comunidad, para así identificar la práctica
ambiental que requiere.
 Evaluar el cabal cumplimiento de la normatividad en materia ambiental al
interior de la Entidad.
62
 Identificar y cuantificar los impactos ambientales que generen efectos
relevantes en el Medio Ambiente, para así mismo formular y desarrollar
opciones de prevención, control y mitigación según sea el caso, y que por
ende estén contemplados en los programas de gestión ambiental a desarrollar.
 Crear y/o fortalecer prácticas de gestión para el manejo y aprovechamiento de
los residuos sólidos, uso eficiente del agua y energía, incluyendo criterios tales
como ahorro, eficiencia, eficacia y equidad.
 Desarrollar indicadores ambientales, de seguimiento y monitoreo para el plan
institucional de gestión ambiental (PIGA), que permitan identificar su
actualización y funcionamiento.
AREA DE PLANEACION ESTRATEGICA Y DE NEGOCIOS
PLAN DE DESARROLLO “BOGOTÁ POSITIVA”
Del Plan de Desarrollo “Bogotá Positiva:Para Vivir Mejor”” durante el periodo
enero-mayo de 2012 se ejecutó, el 100% del saldo de dicho Plan.
PLAN DE DESARROLLO “BOGOTÁ HUMANA”
La inversión directa de la Lotería de Bogotá está dirigida al fortalecimiento
institucional, durante el mes de junio de 2012 se realizó el proceso de
armonización presupuestal debido a la finalización del Plan de Desarrollo “Bogotá
Positiva:Para Vivir Mejor” y al comienzo del nuevo del Plan de Desarrollo “Bogotá
Humana”, dentro del cual se formulo e inscribió en el Banco de Programas y
Proyectos el proyecto de inversión de “Generación de Recursos Para la Salud
Pública”, asociado al Tercer Eje de Plan de Desarrollo, específicamente al
Programa “Fortalecimiento de la Función Administrativa y Desarrollo Institucional”,
el cual comenzó a ejecutarse a partir del mes de junio de 2012.
63
De un presupuesto aprobado de $945 millones de inversión directa para el 2012, a
diciembre 31 de 2012 se ejecuto el 68% correspondiente a $642 millones de
pesos.
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
Luego de la auditoría de seguimiento, el ICONTEC otorgó el certificado de gestión
de la calidad bajo la norma la norma ISO 9001:2008 y NTCGP1000: 2009.
SISTEMAS
El presente informe resume las principales actividades y gestiones desarrolladas
durante el año 2012 por la Oficina de Sistemas que garantiza el cumplimiento y el
correcto desempeño de las labores institucionales.
Adquisición de software y hardware
Durante el año se adquirieron: 18 cómputadores, 4 portátiles, 5 Switches y 4
Impresoras que eran necesarias para mejorar el desempeño de las actividades
diarias de los funcionarios de la Lotería y así mejorar la infraestructura técnica de
la entidad.
Con estas adquisiciones la Lotería de Bogotá queda con el 79% de los equipos de
última tecnología. Las impresoras que se adquirieron cuentan con un sistema de
impresión segura, es decir, se le asigna una clave a cada funcionario que debe ser
ingresada para que la impresión salga, adicionalmente se tiene impresión por
doble cara, que ayuda con el Plan Institucional de Gestión Ambienal –PIGA.
Se contrato con la firma ADESYSTEM INGENIERIA LTDA el mantenimiento
preventivo y correctivo a las UPS de la entidad, para que realizará el 2
mantenimientos en el semestre.
Para el mantenimiento preventivo de los equipos de cómputo se contrato al Ing.
Jorge Hernan Jaramillo, quien nos ayuda a realizar esta labor de forma inmediata,
brindando una atención oportuna a los usuarios.
64
APLICACIONES
De acuerdo a las directivas de la Ala Consejería Distrital de TIC y la Comisión
Distrital de Sistemas de utilizar herramientas de software libre, se tomó la decisión
de instalar el Libre Office como herramienta ofimática en los nuevos equipos como
una prueba piloto. Los resultados no han sido los esperados ya que se han
presentado varios inconvenientes con el soporte, las macros en las hojas de
cálculo y las presentaciones.
A principios del próximo año se hace la evaluación final y se tomará una decisión
sobre el software que más le conviene a la Entidad.
Por otra parte, la Lotería de Bogotá adelantó el proceso para la contratación de un
Sistema Administrativo y Financiero que fuera 100% Web, sin embargo, al evaluar
las 2 propuesta presentadas no fueron admitidas jurídicamente, por lo tanto se
declaró desierta la invitación.
La oficina de sistemas realizó el proceso de evaluación y protocolo de pruebas
para la venta de Lotería en línea y tiempo real al distribuidor GELSA, el cual fue
satisfactorio y en este momento está vendiendo.
Con el nuevo Contrato de Concesión del juego de Apuestas Permanentes se
realizaron los protocolos de pruebas de venta a cada uno de los operadores
tecnológicos y se realizaron las visitas a los Datacenter Principal y de Respaldo de
cada uno, los cuales están funcionando correctamente.
Así mismo se realizaron visitas de inspección a diferentes puntos de venta para
recolectar información y validarla con los reportes entregados por cada uno de los
operadores tecnológicos del Concesionario.
La Lotería de Bogotá solicitó al Concesionario Gelsa, mejorar la entrega de la
información por parte de los operadores tecnológicos a la Lotería de Bogotá. Se
obtuvo como resultado implementar un Web Services en las instalaciones de la
Lotería, y así poder tener en línea y tiempo real toda la información
correspondiente al juego de Apuestas Permanentes. Es así que al finalizar el año
2012 Gelsa entregó, instaló y configuró un servidor en donde se instaló el Web
Service para que lleguen todas las ventas de los dos operadores de forma
inmediata..
65
REDISEÑO DE LOS MEDIOS INFORMATIVOS
Los medios informativos dispuestos por la Lotería de Bogotá y supervisados
constantemente por las oficinas de Sistemas, Comunicaciones y Atención al
Cliente son:
INTRANET
Se realizó el rediseñada para que fuese un pagina dinámica, ágil, novedosa a
todos los funcionarios convirtiéndose en una herramienta de constante consulta de
los sistemas de gestión de calidad, MECI, noticias y toda la información de la
empresa y sus procesos. Dentro de este rediseñe se implemento un buzón para
lograr una interacción permanente permitiendo que sea un sistema funcional,
interactivo, de mejoramiento y actualización continua.
PÁGINA WEB
La Lotería de Bogotá cuenta con una página web moderna, actualizada, a la
vanguardia de la tecnología y de la innovación, a través de la cual el ciudadano
puede encontrar toda clase de información de la empresa (información comercial,
noticias, resultados de los sorteos, videos de los sorteos, informes de gestión,
indicadores, marco legal, información sobre nuestros productos, entre otros); así
mismo en el portal web se cuenta con el link de Atención al Cliente a través del
cual los ciudadanos pueden dejar sus solicitudes de información, quejas,
reclamos, inquietudes y requerimientos; todos estos son atendidos de manera
rápida y oportuna atendiendo la necesidad del cliente.
También se cuenta con un link denominado ¿Sabe de un Juego Ilegal?
Infórmenos Aquí, es específico para recibir denuncias de los ciudadanos que
tienen conocimiento de la práctica de Juego Ilegal; esto con el fin de poder actuar
y tomar las medidas pertinentes para atacar estas actividades ilegales.
Adicionalmente, se tiene un link denominado “Consulta si eres un Ganador Aquí”,
con este acceso los clientes pueden validar las fracciones de cada sorteo y
verificar si fue ganador y el valor correspondiente al premio obtenido.
66
SEGURIDAD DE LA RED
En cuanto a la seguridad perimetral de la red, se tienen las licencias actualizadas
del firewall y antivirus Kaspersky para el servidor como para las estaciones de
trabajo, protegiendo así los computadores de la red contra amenazas como virus,
ataques de red, correo no deseado, software espías y otros programas maliciosos.
CUSTODIA, ALMACENAMIENTO Y TRANSPORTE DE MEDIOS MAGNETICOS
Durante este periodo se ha contratado con la empresa de Manejo Técnico de
Información “MTI”, para la custodia de las copias de seguridad que nos permite
tener segura nuestra información en el caso de una contingencia.
REPORTE A LOS ENTES DE CONTROL
La oficina de sistemas reporta semanalmente la información de cada sorteo a la
Superintendencia Nacional de Salud, de acuerdo a los parámetros de Circular
Única y mensualmente se envía la información de la Contratación, Presupuesto y
estado de tesorería a la Contraloría Distrital.
67