descripción resumen del proceso de evaluacion

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RESUMEN PROCEDIMIENTO GENERAL PARA LA
CERTIFICACION DE PRODUCTOS Y EVALUACION DE LA
CONFORMIDAD
GUIA DE PROCEDIMIENTOS
PRCGC07
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DESCRIPCIÓN RESUMEN DEL PROCESO DE EVALUACION
“El valor de la certificación es el grado de confianza que se estable mediante una demostración imparcial y
competente por una tercera parte del cumplimiento de los requisitos especificados”.
Posterior a hacer una evaluación de la documentación Inicial y confirmación del pago inicial correspondiente al
60% del valor del servicio, como se menciona en el INSPRCGC0701, la Gerencia informa al Director de
Certificación la conformidad de los procedimientos preliminares para programar la realización de la auditoria,
inspección o verificación en sitio, también denominada evaluación. El Director de Certificación asigna un inspector
para llevar a cabo la visita de Auditoria/Inspección en sitio (según el tipo de evaluación a realizar), para esta
asignación del Inspector, Auditor, Verificador, Evaluador (AIVE), a través de la Orden de Evaluación FOCPRCGC0702, núm. 7.4.2 ISO 17065, el Director cuenta con 15 días de antelación antes de informarle al
Operador y enviarle el Plan de Evaluación (auditorias o inspección).
1. El Inspector debe revisar la documentación preliminar y conforme a su experticia, extraer elementos
esenciales para realizar la actividad de evaluación o evaluación en sitio, núm. 7.4.3 ISO 17065.
1.1. Elaborar un Plan de Evaluación- FPCPRCGC0702 (auditoria/inspección), que debe enviar 10 días antes de la
fecha programada para la auditoria / inspección, núm. 7.4.1 ISO 17065.
1.2. El Inspector, auditor, verificador, evaluador (AIVE), debe tener a su disposición Recursos para la evaluación,
sean económicos, técnicos, infraestructura, herramientas para un muestreo en sitio o los formatos indispensables
y demás elementos para cumplir con la actividad programada, numeral 6.2.1 de la Norma ISO 17065/IEC:2012.
1.3. Reunión de apertura: El Inspector, auditor, verificador (AIV) en sitio debe saludar y presentarse (nombre
completo, Oficio, Función en la empresa Certificadora, competencia técnica para realizar la labor), presentar la
Certificadora Biotropico (sus alcances en procesos de certificación), presentar la norma objeto de evaluación (si
son varias, se deben presentar una por una), recordar los acuerdos y compromisos firmados de confidencialidad,
agradecer a la empresa contratante y a los presente su atención y el tiempo que han dispuesto para atender la
Auditoria/Inspección en sitio, poner nuevamente en consideración el plan de evaluación enviado previamente, si
es un grupo de productores establecer las rutas de inspección y productores seleccionados. El Inspector, auditor,
verificador (AIV) debe hacer énfasis en el horario de las actividades establecidas en el Plan de Evaluación, con el
fin de hacer una actividad eficiente y objetiva.
1.4. Generalmente el AIVE inicia con la auditoria documental, buscando establecer el Sistema Implementado y
la trazabilidad del producto en todo el proceso objeto de Certificación. Durante esta auditoria documental tiene la
potestad de revisar documentación y además entrevistar a los responsables de registrar dichos documentos,
verificando la información que le corresponde dentro del alcance establecido para la Certificación, recogiendo las
evidencias que requiere y estime conveniente para su proceso y los hallazgos necesarios para su informe.
1.5. Terminada la Auditoria documental, el AIV inicia la inspección en cada sitio objeto de Evaluación, conforme
al Plan, si por alguna circunstancia causada por una no conformidad, o incumplimiento de los requisitos por parte
del operador, el AIV puede aumentar la inspección en sitio, y cubrir el área que estime suficiente para verificar la
no conformidad o incumplimiento, dicha excepción debe ser notificada al Operador para su información y
continuidad de la inspección. Generalmente las inspecciones en sitio cubren todas las instalaciones del Operador,
incluyendo donde el producto se almacena, se procesa, se lava, se seca, igualmente donde se guardan las
herramientas, insumos, abonos, maquinaria referente al proceso objeto de la certificación; el AIV debe recoger
evidencias, tomar fotografías, y si es necesario tomar muestras según el caso.
1.6. Los AIV en sitio, tienen la responsabilidad de continuar con el Plan de Evaluación en sitio, de acuerdo a lo
previsto por la Orden de Evaluación Asignada - FOCPRCGC0702. Los criterios tenidos en cuenta en el momento
de decidir sobre la ejecución de la actividad de evaluación estimando el protocolo conforme a lo indicado en la
Norma ISO 19011:
Elaborado: William Florez
Fecha 1ra. Emisión: 3.08.2015
Verificación: Luis A. Sarmiento
Fecha Actualización:
Aprobado: Maria G. Vescance
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a) La visita de Auditoria/Inspección en sitio anunciada se realiza conforme a los requerimientos de la norma,
establecidos en el esquema de certificación y los acuerdos establecidos en las relaciones contractuales entre
BIOTROPICO S.A. y el Operador.
b) La visita de evaluación sin anunciar, se realizaran fundamentalmente conforme a los requerimientos analizados
según el factor de riesgo o indicaciones expresas del Responsable de Certificación.
c) La visita de Auditoria/Inspección en sitio por denuncia previa se realiza tras la investigación que realiza el Comité
Interno de Certificación - Director de Certificación, para abrir un expediente y dar trámite a la denuncia recibida en
las oficinas de BIOTROPICO, telefónicas, por correo electrónico, comunicadas verbalmente o comunicación
escrita, por una persona natural o jurídica que cumpla con lo estipulado en la legislación nacional vigente, es decir:
un ciudadano con condiciones legales aptas para realizar la denuncia.
2. La culminación de las inspecciones en sitio o visitas a diferentes productores agrupados, el AIV, debe tener
un tiempo disponible para completar las listas de chequeo que generalmente se diligencian en el sitio y con el
operador acompañante, se debe anexar las evidencias y hallazgos encontrados.
2.1. Se culmina la inspección y auditoria en sitio, con la reunión de cierre, con la presentación de la lista de
chequeo diligenciada de conformidad con la Categoría del producto, las evidencias y hallazgos. Esta presentación
se realiza con el operador y todos los entrevistados o participantes de la auditoria e inspección, se hace firmar
dicha documentación al operador, garantizando así la transparencia e imparcialidad de la actividad de evaluación
en sitio, y además informando al Operador o cliente de las Inconformidades núm. 7.4.6 ISO 17065.
2.2. El AIV debe entregar el informe final y tomarse un tiempo no superior a 10 días para analizar las evidencias,
hallazgos encontrados en la auditoria y esperar algunas acciones correctivas o de mejoramiento pendientes que
pueda tener el Operador y para lo cual se le ha dado un tiempo estimado en la reunión de cierre, tiempo que el
Operador se ha responsabilizado previamente en dicha reunión de cierre a cumplir. Atendiendo aquí al núm. 7.4.7
de la norma ISO 17065. Entregada toda la información con respecto a las labores de evaluación adicionales
necesarias para verificar que las inconformidades se han corregido, el AIV procede a enviar el informe final al
Asistente de Certificación quien hace revisión del estado completo del Informe, y entrega al director de Certificacion
para Evaluación técnica del informe.
3. Con la Evaluación técnica denominada en la norma ISO 17065 como Revisión (núm. 7.5) del Informe se
procede a la siguiente etapa de Toma de decisiones, notificaciones de los resultados, entrega de certificados si
amerita, o condicionamiento de la certificación, etapa en la que el Responsable de Certificación es el encargado
de realizarla, se denomina Etapa de Resultados y Certificación. Dicha actividad está contemplada en el
INSPRCGC0703.
3.1. La Evaluación técnica del informe o Revisión, (FETIPRCGC0702) es realizada por el Director de
Certificacion, que debe ser diferente al AIVE que realizo la actividad de auditoria o inspección en sitio, y/o en su
ausencia esta actividad será realizada por la Gerente, este procedimiento genera la Decisión de Certificacion.
3.2. Si la Decisión de Certificacion es positiva se otorga el certificado que tiene una vigencia de un año, es
mantenido en función de evaluaciones mínimo cada 12 meses y del cumplimiento de las normas, esquemas de
Certificacion y categoría del producto, conforme al servicio contratado para el que está aplicando el titular.
Nota: la Certificadora BIOTROPICO S.A., tiene un Comité interno de certificación, que garantiza la imparcialidad
de la actividad de evaluación técnica y la toma de decisiones y certificación.
4. Emisión de la Decisión de Certificación que aplaza o suspende la Certificacion: En caso de que en una
evaluación anual o sin anunciar se compruebe una inconformidad o un incumplimiento con efectos prolongados,
La Certificadora Biotropico prohíbe inmediatamente al operador en cuestión la comercialización de productos con
referencia al método de producción ecológico en el etiquetado y la publicidad durante un período que se
determinará de acuerdo con la Norma y la autoridad competente.
4.1. Desaprobación de la Decisión de Certificación. Si el operador desaprueba la Decisión de Certificacion
recibida, debe emitir su reclamación formalmente con la debida justificación y pruebas, para lo cual envía una carta
de apelación.
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La decisión que resuelve la queja o la apelación se debe tomar, revisar y aprobar por personas que no estén
involucradas en las actividades de certificación relacionadas con la queja o la apelación.
El tiempo para hacer esto es de 10 días hábiles después de recibida la Decisión de Certificación.
Una vez se resuelva la apelación, se envía una carta al operador informando la decisión tomada, de la cual va una
copia al archivo del operador y otra al archivo de apelaciones.
4.2. Seguimiento de mejoramiento y de acciones correctivas. Después de exponer las acciones correctivas, el
operador tiene tres meses para corregir las inconformidades y ser evaluado nuevamente por la certificadora
BIOTRÓPICO quien decidirá si se emite o no el certificado.
5 Resoluciones del Operador. El productor debe resolver los incumplimientos que le fueron comunicados en las
fechas descritas o, en su defecto, presentar una apelación por escrito a CBT expresando su desacuerdo con los
incumplimientos imputados y explicando las razones de tal apelación.
Si los incumplimientos para nada se resuelven dentro de los plazos permitidos, la sanción es incrementada según
se explica en el manual de sanciones.
5.1. Levantamiento de Sanciones. Si un productor notifica a CBT que el incumplimiento ha sido resuelto antes
del plazo establecido, la sanción correspondiente se levanta, sujeta a la presentación de pruebas a satisfacción de
CBT y a la cancelación del incumplimiento.
6. Conformidad de la Decisión de Certificación Desaprobada.
Si el Operador aprueba la documentación del proceso de evaluación, firma y envía las paginas firmadas de los
documentos a Biotropico, esta documentación se archiva en el expediente del operador.
Si es conforme a la Norma aplicada nacional / internacional, el Director de Certificación emite el Certificado de
Conformidad de acuerdo a lo estipulado en el contrato de Biotropico y el Operador, bajo la condición de
cumplimiento de las acciones de mejoramiento estipuladas en la Decisión de Certificación.
6.1. El Director de Certificacion, es el responsable del otorgamiento, mantenimiento, extensión, reducción
suspensión, retiro y anulación de un Certificado, teniendo en cuenta que esto no afecte el cumplimiento de la
acreditación y de la Norma ISO 17065.
7. Comunicación con la autoridad competente: La Certificadora BIOTROPICO comunica a la autoridad
competente y Organismo de Acreditación (MADR – Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, ONAC, IOAS, CFIA
de Canadá), de manera periódica los resultados de los controles llevados a cabo cada seis (6) meses y siempre
que los resultados de la evaluaciones revelen o hagan sospechar un incumplimiento, la Certificadora BIOTROPICO
informará inmediatamente del posible incumplimiento. Esta información se encuentra actualizada y disponible en
la página web.
8. Manual de uso de Logos e Insignias. Los Titulares de Certificados que utilicen el Sello de la Certificadora
BIOTROPICO y la Denominación de Producto Ecológico y/o Producto Orgánico – Sello Único Nacional de Alimento
Ecológico (Res. 00187/2006 MADR de Col.), Logotipo Ecológico de la UE mencionado en el art. 57 (r. 889 / 2008
CE), Logotipo de Canadá orgánica; El sello de USDA, deben tener en cuenta las disposiciones para el uso
apropiado y protegido (MUMLMGC0701) considerando su ubicación, tamaño, desarrollo tipógrafo y que es la
herramienta que regula su uso correcto. Se recomienda utilizarlo de manera precisa en cualquier escenario de
comunicación para asegurar una implementación adecuada del sello en las Etiquetas.
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