INSTRUCTIVO PARA DIGITALIZACIÒN DE DOCUMENTOS

INSTRUCTIVO PARA DIGITALIZACIÒN DE DOCUMENTOS

INSTRUCTIVO PARA DIGITALIZACIÒN DE DOCUMENTOS
1. Objetivo
Producir y almacenar imágenes en blanco y negro tipo TIFF grupo 4, a color, o
en escala de grises (JPEG), 200 DPI, agrupadas en un archivo multipágina por
cada expediente.
2. Actividades
 Hacer el
proceso de digitalización de los documentos por lotes,
expedientes o documentos individuales.
 Identificar la tipología documental, la composición documental y orden
interno del expediente mediante una tabla parametrizada, que se anexa (V.
anexo1)
 Guardar y marcar el espacio de la imagen faltante en el expediente, de
acuerdo con la composición documental y el orden en el que debe estar el
documento.
 Identificar el documento con el cual inicia el expediente y el documento con
el cual se cierra.
 Asociar todos los documentos que componen un expediente, de manera
que se controle su composición y se pueda anexar la imagen de un
documento a otra imagen componiendo un multitiff.
 Crear, actualizar, eliminar una imagen y redigitalizar un documento
 Marcar los documentos digitalizados
3. Indexar
 Permitir la indexación de expedientes o documentos individuales, asociando
a cada uno de ellos los índices entregados por la Secretaría. de manera
totalmente parametrizada y dinámica, con base en campos asociados a
cada documento. (V. anexo2)
 Controlar los documentos pendientes de indexar.
 Validar y actualizar los campos capturados.
 Identificar imágenes ilegibles
4. PUBLICACIÓN DE LA DOCUMENTACION
El software debe garantizar la publicación en línea de los documentos digitalizados
y producir un reporte de las imágenes procesadas. Dicho reporte debe ser enviado
diariamente, vía correo electrónico, al supervisor.
Dirección de Gestión Corporativa - Subdirección Administrativa y Financiera
Calle 11 No. 8 – 49 PBX. 344 6400 Ext. 1357 www.integracionsocial.gov.co
La Secretaría otorgará a la entidad contratista los permisos para acceder a la base
datos de las imágenes de historias sociales de vejez con el fin de que actualice vía
red, los expedientes.
En caso de que el contratista lo requiera la secretaría podrá entregarle reportes
desde la base de datos del SIRBE.
El contratista debe garantizar la migración de los documentos digitalizados a la
base de datos de imágenes de Historias sociales administradas por la Secretaría.
Al hacer esto, se crea un archivo maestro que puede utilizarse en el futuro. El
valor a largo plazo se debe definir por el contenido y la utilidad intelectual del
archivo de imagen, sin estar limitado por decisiones técnicas tomadas en el
momento de la conversión.
ANEXOS
Anexo 1: Formato de inventario de documentos entregados parara
digitalizar
Estado
Número
expediente
Tipo
fecha del
Cedula nombres Apellidos
de
(reservado
documental documento
orden
Gestión
Localidad Documental)
índices de documentos
Cédula
Fecha para documento de apertura
(ver tabla de retención)
Fecha para documento de cierre
Tipo de documento según tabla de
retención
Índices de expediente
Cédula
Nombres
Apellidos
Fecha de inicio apertura
Fecha de cierre
Localidad
Centro de desarrollo social
Estado
No topográfico
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Número
topográfico
(reservado
Gestión
Documental)