Programa de guías de Google

Programa de guías de Google
Asistencia a cargo de compañeros de trabajo para el lanzamiento
de G Suite
Ofrece asistencia a tus usuarios con los guías de Google
Forma un equipo de guías de Google para ayudar a los empleados de tu organización a
realizar la transición a G Suite.
Con este programa, ofreces acceso anticipado a G Suite a un grupo representativo de tus
empleados, y les proporcionas formación y asistencia sobre la solución. Como nuevos expertos
en G Suite, tus guías de Google se convertirán en la primera línea de ayuda durante la
implementación de la plataforma en el resto de la organización.
Por las experiencias anteriores de nuestros clientes, sabemos que los guías de Google pueden
hacer que la adopción de la nueva solución por parte de los usuarios se realice de forma más
rápida y sencilla, y contribuyen a reducir la carga de trabajo que recae sobre el personal de TI y
el centro de asistencia. Este programa se recomienda para organizaciones de tamaño medio y
grande, y resulta más adecuado cuando estas cuentan con un departamento de TI y un
coordinador de formación dedicado.
Una solución ideal para los usuarios y para el personal de TI
Pasarse a una plataforma nueva supone un cambio importante para los empleados, y es lógico
que quieras que todo se lleve a cabo con la máxima eficacia el día de la implementación. Es
posible que algunos empleados se sientan inquietos por el cambio y necesiten ayuda de
alguna persona, aunque de antemano se les haya facilitado documentación y formación. La
asistencia personal a cargo de alguien que conoce tanto el entorno de trabajo como G Suite
puede ayudar a la organización y al personal de TI.
La opinión más frecuente de los clientes es que sus guías de Google resultaron muy eficaces
durante el proceso de transición a G Suite. ya que, al entender los flujos de trabajo de sus
compañeros, pueden proporcionar una ayuda personal más específica. Como resultado, el
personal de TI puede concentrarse en atender problemas de asistencia más importantes, en
lugar de tener que responder continuamente a las mismas preguntas sobre cómo
desenvolverse con la plataforma.
Este sistema también beneficia a los guías de Google. Gracias a la formación y las directrices
preliminares que se les facilitan, en muy poco tiempo pueden adquirir un buen dominio de G
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Suite. Este programa es ideal para los que disfrutan siendo usuarios avanzados. Además,
convertirse en guías de Google también les brinda la oportunidad de ayudar a sus compañeros
de trabajo y de demostrar liderazgo dentro del equipo.
Guías de Google: pasos detallados
El programa de guías de Google se debe iniciar antes de implementar G Suite en toda la
organización.
Te recomendamos que empieces a planificarlo con la mayor antelación posible para que
tengas tiempo suficiente para encontrar a los guías y proporcionales formación.
Consejo:​ Consulta la página 43 de la guía de gestión del cambio para pasarse a Google
Going Google Change Management Guide​ para obtener información detallada sobre cómo
implementar el programa de guías de Google.
Paso 1: Selecciona al responsable del programa de guías de Google
La persona responsable del programa se encargará de seleccionar a los guías de Google y se
asegurará de que reciban la preparación y la formación necesarias. El responsable también se
ocupará de recopilar las opiniones de los guías sobre G Suite y de coordinar sus actividades el
día de la implementación de la solución.
Paso 2: Selecciona a los guías de Google
El paso siguiente consiste en identificar dentro del conjunto de la organización a los empleados
que pueden actuar como guías de Google. Lo ideal es que sean una o dos personas de cada
departamento, equipo o ubicación. Una forma de contar con participantes motivados es pedir
que se ofrezcan voluntarios. También puedes solicitar a los administradores o supervisores que
elijan a individuos influyentes.
En primer lugar, personaliza la​ ​plantilla de correo electrónico de selección de guías de Google​.
Consejos para seleccionar a los guías de Google:
●
Elige una muestra representativa de empleados de tu organización en la que se
incluyan:
○ Auxiliares administrativos
○ Personal de asistencia
○ Empleados de distintos departamentos o unidades de negocio
○ Empleados de oficinas en otros países que hablen el idioma local
●
Incluye a empleados que ​no sean usuarios avanzados de la plataforma de correo
electrónico que utilizas actualmente. De este modo, podrás evaluar con mayor
precisión el nivel de asistencia que se necesita en toda la organización. Además, el
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hecho de que estos empleados se conviertan en usuarios expertos demostrará lo
fácil que es utilizar G Suite.
●
Intenta contar con un número de guías de Google superior al que consideres
necesario. Podría ocurrir que algunos participantes se retirasen debido a otros
compromisos posteriores.
●
Recuerda que los buenos candidatos a guías de Google normalmente son los que
tienen muchas ganas de participar. Invita también a empleados que ya utilicen
Gmail, Google Drive y otros productos de G Suite fuera del trabajo. Estarán
familiarizados con G Suite y con el entorno de tu organización.
Paso 3: Planifica la formación de los guías de Google
Una vez que ya tengas una lista de guías de Google, es el momento de planificar su formación.
Aquí tienes algunas sugerencias y recursos:
●
Visita el​ ​Centro de Aprendizaje de G Suite​. En él encontrarás guías de usuario para
realizar el cambio de Microsoft Outlook e IBM Notes a G Suite, además de guías de
inicio rápido de Google Calendar, Drive y otros productos.
Otras referencias populares son los​ ​consejos de los expertos​ y la​ ​Galería de Transformación
(en inglés) de G Suite. Tu personal podrá ver ejemplos de cómo se utiliza G Suite en diferentes
sectores y departamentos para el desarrollo de su actividad empresarial.
●
Crea un sitio web interno de formación para tu organización mediante Google Sites.
Resulta muy fácil de configurar y no requiere ninguna programación. Incluye enlaces
al​ ​Centro de Aprendizaje de G Suite​, a información de asistencia y a cualquier guía
de formación personalizada que sea pertinente.
●
Considera la posibilidad de hablar con un​ ​partner de formación de G Suite​. Te podrá
ayudar tanto a desarrollar el sitio web de formación como a impartirla.
Paso 4: Implementa G Suite para los guías de Google
Ahora es el momento de que tus guías de Google cambien a G Suite. Para ayudarles a
prepararse para la transición, puedes utilizar nuestras​ ​plantillas de correo electrónico
personalizables​. Te recomendamos que el cambio a G Suite de los guías de Google se haga
entre tres y seis semanas antes de la fecha de implementación para que puedan adquirir
experiencia suficiente para ayudar a otros empleados.
Paso 5: Ofrece formación y asistencia a los guías de Google
Cuando tus guías de Google ya tengan sus nuevas cuentas de G Suite, empieza a formarlos
en el uso de los productos de la solución y los pormenores del entorno de tu organización (por
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ejemplo, el inicio de sesión en sus cuentas y las políticas de la empresa en cuanto a
dispositivos móviles).
Además de la formación, facilita a los guías la asistencia necesaria para eliminar cualquier
obstáculo en su camino a convertirse en usuarios expertos. Algunas empresas utilizan un
sistema denominado "de compañeros" que une a cada guía de Google con un miembro del
departamento de TI. Los dos empleados aprenden juntos todos los pormenores de G Suite en
el entorno específico y preparan el camino para el día de la implementación. Otras empresas
han creado listas de correo o comunidades de Google+ donde sus guías de Google pueden
intercambiar preguntas, sugerencias y consejos. A medida que se acerque la fecha de la
implementación, instruye a tus empleados sobre las preguntas más frecuentes que pueden
formularles sus compañeros.
Paso 6: Pide opinión a los guías de Google
Esta es tu oportunidad de conocer con antelación los aspectos que los usuarios encuentran
más sencillos y más complicados de la transición a G Suite. Puedes utilizar esta información
para actualizar los materiales de formación, modificar el proceso de implementación y
prepararte por completo para la migración a gran escala.
Paso 7: Pon a trabajar a tus guías de Google el día de la implementación y
posteriormente
Prepara a los guías de Google para que ofrezcan asistencia a sus compañeros el mismo día en
que la organización realice la transición a G Suite.
●
Prepara a los guías: infórmales sobre la agenda de implementación, su papel y
responsabilidades, y cómo colaborar con el equipo de asistencia de TI. El día de la
implementación, anímales a que consulten con sus compañeros y a que recorran las
zonas de trabajo​.
●
Da visibilidad a tus guías. Por ejemplo, puedes colocar un cartel en sus mesas de
trabajo que indique que son guías de Google. Si tu presupuesto lo permite, puedes
conseguir camisetas y artículos de Google en la tienda Google Merchandise Store
(en​ ​dólares estadounidenses​ o en​ ​libras esterlinas y euros​). También puedes dedicar
una oficina o espacio que los empleados puedan visitar para solicitar ayuda (esta
opción se suele utilizar para configurar G Suite en los dispositivos móviles).
●
Después del día de la implementación: los guías de Google pueden ayudar
participando en la formación que se imparta y compartiendo novedades sobre los
servicios. Indícales durante cuánto tiempo necesitarás su ayuda (por ejemplo,
durante dos semanas después de la fecha de implementación). También podrías
pedir a algunos guías de Google que hicieran las veces de contacto para
lanzamientos de nuevos productos, comentarios y formación avanzada.
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Recomendaciones rápidas
​Elige a un administrador del programa para que se encargue de la selección, la
formación y las comunicaciones con los guías de Google.
​Envía un​ ​correo electrónico de selección​ a los administradores y supervisores.
​ ncuentra a guías que estén interesados en participar; lo ideal es que se ofrezcan
E
voluntarios.
​Selecciona a uno o dos guías por departamento, región u oficina.
I​ ncluye guías que sean una muestra representativa de los diferentes tipos de
empleados de tu organización.
​ roporciona formación y asistencia a los guías mientras se familiarizan con los
P
nuevos servicios.
​Utiliza el​ ​Centro de Aprendizaje​ de G Suite como ayuda para formar a los guías.
​Comunícate con tus guías y prepáralos para la fecha de implementación.
Recursos adicionales
●
●
En la página 43 de la guía de gestión del cambio para pasarse a Google​ ​Going
Google Change Management Guide puedes encontrar más información sobre los
guías de Google.
Consulta los recursos para la gestión del cambio disponibles en el​ ​sitio web de
configuración de G Suite​.
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