5`s+1 - Calidad UAN
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5`s+1 - Calidad UAN
¿ CÓMO INICIAR NUESTRO ESFUERZO POR LA CALIDAD? 1.- OBJETIVO GENERAL ¿Para qué estás aquí? ¡AL FINALIZAR LA SESIÓN LOS ASISTENTES RECONOCERÁN LA IMPORTANCIA DE GENERAR UN AMBIENTE LABORAL ADECUADO PARA LOGRAR: • EL BIENESTAR DE LAS PERSONAS, • LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE CALIDAD Y • ¡LA SATISFACCIÓN DE LOS USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS! EL ESTABLECIMIENTO DE LAS 5S’s ES UNA OPORTUNIDAD DE CRECIMIENTO PROFESIONAL PERO SOBRETODO PERSONAL. CONTENIDO 1.- Objetivo del taller. 2.- El concepto de calidad. 3.- Reflexión sobre el trabajo en equipo. 4.- ¿Qué son y para qué sirven las 5S’s más Uno? 5.- Metodología de implementación. 6.- video “¿Quién movió mi queso?” ESCRIBE TU DEFINICIÓN DE CALIDAD Página 1 de 14 2.- CONCEPTO DE CALIDAD LA MAS SIMPLE DEFINICION DE CALIDAD ES UN CLIENTE FELIZ FILOSOFIA DE LA CALIDAD LA CALIDAD LA CONFORMA CADA PERSONA EN CADA UNA DE LAS ACTIVIDADES A LO LARGO DE UN PROCESO PRODUCTIVO O DE SERVICIO PROCESO: Conjunto de actividades mutuamente interrelacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Proveedor - Entrada Actividades Cliente -Salida El resultado de un proceso, frecuentemente, es la entrada de otro proceso. TRABAJO EN EQUIPO PARA ENTENDER EL SIGNIFICADO DE LA GESTIÓN DE LA CALIDAD, ES IMPORTANTE RECORDAR: QUE EN UNA INSTITUCIÓN TODOS Y CADA UNO DE LOS INTEGRANTES SOMOS PARTE DEL EQUIPO DE TRABAJO 3.- REFLEXIÓN SOBRE EL VUELO DE LOS GANSOS La ciencia ha descubierto que los gansos vuelan formando una "V" porque cuando cada pájaro bate sus alas, produce un movimiento en el aire que ayuda al ganso que va detrás de él. Volando en V, toda la banda aumenta por lo menos en un 70% mas por su poder de vuelo que si cada pájaro lo hiciera solo". Conclusión: Cuando compartimos una dirección común y tenemos sentido de comunidad, podemos llegar a donde deseamos más fácil y rápido. Esto es el apoyo mutuo. "Cada vez que un ganso se sale de la formación y siente la resistencia del aire, se da cuenta de la dificultad de volar solo y de inmediato se incorpora de nuevo a la fila para beneficiarse del poder del compañero que va adelante". Página 2 de 14 Conclusión: si tuviéramos la lógica de un ganso nos mantendríamos con aquellos que se dirigen en nuestra misma dirección. "Cuando un líder de los gansos se cansa, se pasa a uno de los puestos de atrás y otro ganso toma su lugar". Conclusión: Obtenemos resultados óptimos cuando hacernos turnos para realizar los trabajos difíciles. "Los gansos que van detrás producen un sonido propio de ellos y lo hacen con frecuencia para estimular a los que van adelante para mantener la velocidad". Conclusión: Una palabra de aliento produce grandes resultados. "Cuando un ganso enferma o cae herido por un disparo, dos de sus compañeros se salen de la formación y lo siguen para ayudarlo y protegerlo y se quedan con él hasta que esté nuevamente en condiciones de volar o hasta que muere". Conclusión: Sólo si tuviéramos la inteligencia de un ganso nos mantendríamos uno al lado del otro ayudándonos y acompañándonos. "Sobre todo, es importante entender que cuando los hombres y las mujeres de bien se unen, solidariamente y altruistamente, por causas dignas y justas, el mundo, avanza mucho mas rápidamente...." ¿Habrá distractores que interrumpan el trabajo en equipo? Menciona algún ejemplo. Página 3 de 14 ¿Observas alguna diferencia en las fotos uno y dos? 1 2 Los resultados de la aplicación de las “5s más uno” benefician de manera directa e inmediata al trabajador y por consecuencia al cliente / usuario de los servicios que ofrecemos. ¿Qué observas en estas fotos? DINÁMICA DESCRIBE LA SITUACIÓN ACTUAL DE UN ÁREA QUE TU ELIJAS UTILIZA LA HOJA 1 DE 6 Página 4 de 14 4.- 5 S´s + 1 CÓMO INICIAR EL ESFUERZO POR LA CALIDAD EN LA UAN ¿Qué son las 5S+1? LAS 5S + 1 Recordar estas palabras en japonés es más difícil por lo tanto les hemos dado la siguiente interpretación aunque no empiecen necesariamente con “s” 1S Seiri Seleccionar 2S Seiton Organizar 3S Seiso Limpiar 4S Seiketsu Estandarizar 5S Shitsuke Seguir +1 Ser + Calidad Personal SOLES + 1 ¡ EN ESPAÑOL SIGNIFICAN: • 1 S ELECCIONAR • 2 O RGANIZAR • 3 L IMPIAR • 4 E STANDARIZAR • 5 S EGUIMIENTO ( MEJORA CONTINUA, DISCIPLINA) • +1 SER += CALIDAD PERSONAL Iniciamos con la primera “S” SELECCIONAR (Seiri) “Mantener sólo lo necesario” •Revisar el área de trabajo y: •Separar lo que sirve de lo que no sirve. •Separar u ordenar por clases, tipos, tamaños, categorías o frecuencia de uso. •De lo que sirve, separar lo necesario de lo innecesario. •Definir un lugar donde poner temporalmente lo que no se necesita pero puede servir a alguien. •Cuidar y optimizar lo necesario y eliminar lo innecesario. Página 5 de 14 1 S Seleccionar ELEMENTOS DE TRABAJO IDENTIFICAR : HERRAMIENTAS PAPELES O MATERIALES MAQUINARIA Y EQUIPO ¿ QUE? NECESARIO NO NECESARIO HERRAMIENTAS PAPELES O MATERIALES MAQUINARIA Y EQUIPO ¿ CUANDO? LOS UTILIZAMOS Una vez seleccionado lo necesario, se puede clasificar por frecuencia de uso: Colocar junto a la persona Colocar en bodega ES POSIBLE QUE SE USE Colocar en bodega o archivo ALGUNAS VECES AL AÑO Colocar en otra área Página 6 de 14 CADA HORA ARCHIVO PAPELES MESAS MATERIALES HERRAMIENTA ETC. ALGUNAS VECES AL MES “Lo óptimo”. VARIAS VECES AL DÍA VARIAS VECES POR SEMANA Colocar cerca de la persona Colocar en el área BENEFICIOS: •Abrir espacio (conseguir el espacio vital). •Evitar invadir el espacio de otro. •Optimizar los recursos. •Eliminar el desperdicio. •Descartar artículos obsoletos. •Reducir inventarios. •Mejorar la distribución de recursos. •Evidenciar el estado de los recursos materiales. •Utilizar las áreas libres para propósitos diversos. DINÁMICA DESCRIBE LAS ACTIVIDADES IMPLEMENTAR LA PRIMERA “S” QUE HARÍAS PARA UTILIZA LA HOJA 2 DE 6 Continuamos con la segunda “S” ORGANIZAR (Seiton) “¡UN LUGAR PARA CADA COSA Y CADA COSA EN SU LUGAR!” ¿Qué es? •Es ordenar un conjunto de objetos, partes o elementos dentro de un conjunto de cosas. •Es tener disposición y una ubicación de cualquier elemento, de tal manera que esté listo para que cualquiera lo pueda usar en el momento en que lo necesite. •Es definir un lugar para cada artículo necesario y mantener cada uno en su lugar siempre. •Pregúntese ¿Cómo encontrar las cosas de manera rápida y sin cometer algún error? ¿CÓMO HACERLO? •Defina un nombre para cada clase de artículo. •Acercar lo que se requiere. •Consolide artículos comunes bajo una nomenclatura. •Decida dónde guardar las cosas, tomando en cuenta la frecuencia de uso. •Determine dónde localizarlos 1 en 1 (un artículo en una posición). •Decida cómo almacenar o acomodar las cosas tomando en cuenta que sea fácil de: ⎝Localizarlo por cualquiera (auto-explicativo). ⎝Identificar dónde está. ⎝Sacar y devolver a su lugar de origen 1ª Entradas, 1ª Salidas. ⎝Detectar faltantes. ⎝Reponer (inventario). ⎝Mantener cada cosa en el lugar que le corresponde. Página 7 de 14 ⎝Evitar zonas grises (donde no hay responsable). Un ejemplo de una forma en que se pueden organizar las cosas de manera auto-explicativa seria el canto de estos recopiladores: PROGRAMAS DE ESTUDIO 2004 AD CO CC EA IN MJ MI MY OF PP TA TE BENEFICIOS: • Eliminar tiempo de búsqueda. • Aumenta la eficiencia. • Eficientar el aprovisionamiento de los recursos. • Prevenir desabasto. • Mejorar seguridad. • Minimizar errores. • Agilizar el tiempo de respuesta. • Modifica la percepción del área de trabajo. • Fortalece la protección civil. DINÁMICA DESCRIBE LAS ACTIVIDADES IMPLEMENTAR LA SEGUNDA “S” QUE HARÍAS PARA UTILIZA LA HOJA 3 DE 6 Proseguimos con la tercera “S” LIMPIAR (Seiso) “¡Crear un lugar impecable de trabajo!” ¿Qué es? •Es el acto de quitar algo sucio de algo. •Es mantener limpia nuestra propia área de trabajo y la UAN en general. Página 8 de 14 •Es eliminar polvo, manchas, mugre, grasa, en pasillos, oficinas, almacenes, escritorios, sillas, estantes, ventanas, puertas, equipo y de todos los demás elementos del sitio de trabajo y mantener permanentemente condiciones adecuadas de aseo e higiene. ¿CÓMO HACERLO? Consiste en cambiar la clase de área de trabajo de: 3a. Gente tirando basura. 2a. Gente tirando basura y gente limpiando. 1a. Gente que no tira basura y que mantiene limpio su espacio laboral. •Son rutinas de no ensuciar. •Son rutinas de limpiar. •Aplican en todas las áreas de la institución. “EL ÉXITO EN LA LIMPIEZA DE UNA OFICINA DEPENDE DE LA ACTITUD DE SU PERSONAL.” Tanto en lo individual como en áreas comunes y en áreas difíciles también BENEFICIOS: • Evitar accidentes • Disminuir reparaciones costosas • Tomar acciones correctivas inmediatas • Tener un lugar impecable de trabajo DINÁMICA DESCRIBE LAS ACTIVIDADES IMPLEMENTAR LA TERCERA “S” QUE HARÍAS PARA UTILIZA LA HOJA 4 DE 6 Continuamos con la cuarta “S” ESTANDARIZAR (Seiketsu) “¡Crear la documentación!” ¿Qué es? •Es definir INSTRUCCIONES para mantener las primeras 3 S’s. •Es regular, normalizar o fijar especificaciones sobre algo, a través de normas, procedimientos, reglamentos o instrucciones. Página 9 de 14 • Esta es la forma de lograr que no sólo se dé el cambio sino que además se mantenga y que se realicen mejoras. ¿CÓMO HACERLO? • Un estándar debe colocarse en un lugar visible, y debe ser fácil de entender. • Use símbolos, colores o letreros para que el estándar se explique por sí mismo. • Delimite y señale las áreas de trabajo. • Etiquete: - Accesorios. - Equipo. - Herramientas. - Refracciones. - Archiveros y archivos. - Salidas de emergencia. - Escaleras. - Baños. - Almacén. - Sala de juntas. ¿CÓMO DEBE DE SER? • Colocar etiquetas visibles y código de colores ( control visual) • Use símbolos, colores o letreros para que el estándar se explique POR SÍ MISMO. • Buscar sistemas auto explicativos • Cada estándar es un compromiso que debe ser satisfecho de manera suficiente y oportuna • Los estándares deben ser supervisados para constatar que se están cumpliendo EJEMPLO νSala de juntas Instrucciones para mantener el nivel logrado: 1.-Dejar limpio el pizarrón. 2.-Retirar las hojas usadas del rota folio. 3.-Devolver el equipo utilizado a su lugar. 4.-Dejar las tazas sucias en su lugar. 5.-Dejar limpia la mesa de trabajo y acomodar las sillas. 6.-Verificar que no quede objeto alguno ajeno a la sala de juntas. 7.-Apagar la luz después de utilizar la sala. BENEFICIOS: • Queda por escrito cómo mantener lo logrado. • Facilita el mantenimiento. • Se tiene evidencia clara y precisa del estándar por cumplir. • Se tiene un control visual. • Son sistemas auto-explicativos. DINÁMICA Página 10 de 14 DESCRIBE LAS ACTIVIDADES IMPLEMENTAR LA CUARTA “S” QUE HARÍAS PARA UTILIZA LA HOJA 5 DE 6 Continuamos con la quinta “S” SEGUIR ESTANDARES (Shitsuke) “¡Cumplir con lo establecido!” ¿Qué es? •Para mantener lo logrado se necesita: “Disciplina y Compromiso” DISCIPLINA: • Es el hábito de usar los estándares establecidos. • Es respeto hacia los demás • Es el apego a los reglamentos de la Institución, es orden y control personal. ¿Cómo podemos promover la disciplina? • Establezca procedimientos de trabajo estandarizados los cuales debe seguir todo empleado. • Facilite las condiciones para que cada empleado ponga en práctica lo aprendido. • En el caso que nos ocupa, cuyo objetivo es mejorar el ambiente de trabajo. No basta con el entusiasmo de hacerlo por unos días, sino que es indispensable hacer de ello un hábito. • Asegurar entendimiento de los estándares • Apoyarse con la técnica de “ APRENDER HACIENDO” • Predicar con el ejemplo COMPROMISO: • Es una obligación contraída; es una palabra dada o empeñada con una idea, con alguna tarea, con alguien o con algo. Es entusiasmo y éste es el motor de la vida. Dentro de la metodología de las 5S + 1, el compromiso se manifiesta cuando se mantiene una actitud positiva y flexible hacia los cambios, se simpatiza con ellos y se transmite el empeño firme de hacer bien las cosas. INVOLUCRAR PARA COMPROMETER DÍMELO Y LO OLVIDARÉ MUÉSTRAMELO Y LO RECORDARÉ INVOLÚCRAME Y LO COMPRENDERÉ Involucramiento vs. Compromiso Página 11 de 14 “Se cuenta que un buen día, la gallina le propuso al cerdo que le dieran al granjero su desayuno favorito para su cumpleaños: Huevos con jamón. El cerdo aceptó gustoso, pero no le gustaba la idea de que para ofrecer ese desayuno, la gallina sólo necesitaba involucrarse mientras que de él se requería un compromiso total” 5S + 1 EQUIPO DE COORDINACION Debe facilitar los medios para lograr un ambiente de trabajo de Calidad. Compromiso TODOS Con sus hábitos y participación pueden hacer la diferencia entre un ambiente en apariencia favorable y uno realmente óptimo. DINÁMICA DESCRIBE LAS ACTIVIDADES IMPLEMENTAR LA QUINTA “S” QUE HARÍAS PARA UTILIZA LA HOJA 6 DE 6 “Mejorar como persona” El ser + significa buscar activamente la calidad personal que nos permita servir mejor a los demás. Calidad como forma de vida Una persona de calidad es aquella que opera con espíritu de servicio y con una mejora continua en todo lo que hace BENEFICIOS DE LA APLICACIÓN DE LAS 5”S” 3Eliminación de desperdicios 3Reducción de materiales en proceso 3Incremento en la productividad personal 3Evitar accidentes 3Optimizar espacios 3Incrementar la velocidad de mejora en los procesos Página 12 de 14 3Mejoras en el ambiente laboral 3Reducción de tiempos muertos en las operaciones 3Crear la Cultura y filosofías de Calidad en todo el personal Menciona: LO POSITIVOJ LO NEGATIVOJ LO INTERESANTEJ 5.- Metodología de implementación Aplicar las 5S + 1 implica un proceso que consta de varias actividades: 1. Establecimiento del compromiso directivo. 2. Concientizar a cada empleado. 3. Actividades promocionales. 4. Analizar la situación actual (fotos). 5. Identificar áreas de oportunidad. 6. Generar plan de trabajo y definir metas. 7. Visita en campo. 8. Aplicar 1S, 2S y 3S. 9. Evaluar (verificar resultados). 10. Aplicar 4S y 5S. 11. Evaluación periódica de resultados. 12. Retroalimentación y reconocimiento. 13. Ir al siguiente proyecto, sin olvidar el SER+ (mejoramiento continuo). "Siempre que intentemos poner en práctica algo nuevo, encontraremos la mayor resistencia dentro de la propia persona y dentro de nosotros mismos; si no somos capaces de vencer a ese enemigo, no habrá progreso" Kaoru Ishikawa ¡LOS EJÉRCITOS GANADORES SE PREPARAN ANTES DE LA BATALLA, LOS PERDEDORES SÓLO VAN CON LA ESPERANZA DE GANAR! ¡Sigue la puesta en práctica! Página 13 de 14 Página 14 de 14