O JUN 20 7 - Municipalidad Provincial de Tacna

O JUN 20 7 - Municipalidad Provincial de Tacna

DECRETO DE ALCALDIA
MU?1CIPALIDAD PROVINCIAL
DE TACNA
410cna,
No
'O JUN 20
iLCALDE DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE TACNA
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lnforme NO 380-2015-OAJ-MPT, la Oficina de Asesoria Juridica de la MunicipaUdad Provincial de Tacna, propone
la Aprobaciôn de la DIIECTIVA NO 01-2015-OAJ-MPT, Procedimiento para La Reconstruccion y Reposición de
Expedientes o Documentos Administrativos que se tramiten ante la Municipalidad Provincial de Tacna".
.111
CONSIDERANDO:
G.Micipa1.
*
7
" Que, el numeral 153.4 del Articulo 153 de la Ley N O 27444, Ley del Procedimiento Adminisfravo General, establece
la obligaciOn de la administraciôn de reconstruir aquellos expedientes que se hubieran extraviado, bajo
responsabilidad, independientemente de la solicitud del interesado, apilcando pare tel electo, en lo que le fuera
aplicable, las disposiciones contenidas en el Articulo 140 del Texto Unico Ordenado del Código Procesal Civil,
aprobado por Resolucion Ministerial NO 010 93 JUS,
'\\ Que , de la revision y anãlisis de la precitada norma se observe que no se establece un procedimiento especifico ni
determine las instancias a las cuales corresponderâ disponer la reconstrucciOn y en su case, declarar reconstruido
el expediente, siendo necesarlo que cada institucián establezca los mecanismos más adecuados en resguardo de
los derechos de los administrados.
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Qua, el referdo Articulo 140 dispone que en caso de pérdida a extravio de un expediente, el Juez ordenara una
investigaciOn sumaria con conocimiento de Ia Oficina de Control de la Magistratura del Poder Judicial. De ser el
as o, ordenarã su recomposiciOn a pedido de parte o de oflcio, quedando las panes obligadas a entregar, dentro del
; . rcer die, copias de los escritos y resoluciones que obren en su poder, vencido el plaza y con las copies de los
ctuados que tenga en su poder, el Juez [as pondrá de manifesto par un plaza de dos dlas, luego del cual declarará
recompuesto el expediente. Si apareciera el expediente, será agregado al rehecho;
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Que, de acuerdo a los principios del procedimiento administrativo, el procedimiento administrativo se sustenta
fundamentalmente en los pnincipios, de legalidad, por el cual , las autoridades administrativas deben actuar con
respeto a la ConstituciOn, la ley y al derecho, dentro de las facultades que le estén atribuidas y de acuerdo con los
fines para los qua las fueron conferidas, el principio del debido procedimiento, por el cual los administrados gozan
de todos los derechos y garantias inherentes al debido procedimiento administrative, que comprende el derecho a
exponer sue argumentos, a ofrecer y producir pruebas y a obtener una decisiOn moilvada y fundada en derecho, Ia
instituciOn del debido procedimiento administrativo se rige par los pnincipios del Derecho Administrativo. La
regulaciOn propia del Derecho Procesal Civil es aplicable solo en cuanto sea compatible con el regimen
administrative, y no se le opongan ni las desnaturalicen.
Que, en este contexto, la Oficina de Asesonia Juridica, en cumplimiento de sus funciones, previstas en el Acticulo 55
numeral e) del Reglamento de OrganizaciOn y Funciones aprobado por Ia Ordenanza Municipal NO 006-2014-MPT, y
las tareas programadas en el Plan Operafivo Instituclonal 2015, ha presentado el proyecto de la Directiva N°01201 5-OAJ-MPT, "Procedimiento para la ReconstrucciOn y ReposiciOn de Expedientes y Documentos Administredvos
qua se tramitan ante la Municipalidad Provincial de Tacna, en caso de perdida, extravio o destrucciOn, aplicable a
todas las unidades orgânicas de la Municipalidad Provincial de Tacna, a efecto de coadyuvar a la consecuciOn de
]as peticiones de los administrados.
Que, asimismo Articulo 39, de las Nonmas Municipales de Ia Lay Organica de Municipalidades NO 27972, establece
que los concejos municipales ejercen sus funciones de gobierno mediante Ia aprobaciOn de ordenanzas y acuerdos.
Los asuntos administrativos concemientes a su organizaciOn interna, los resuelven a través de resoluciones de
concejo. El alcalde ejerce ]as funciones ejecutivas de gobierno senaladas en la presente ley mediante decretos de
alcaldia. Por resoluciones de alcaldla resuelve los asuntos administrativos a su cargo. Las genencias resuelven los
aspectos administrativos a su cargo a través de resoluciones y directivas.
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DECRETO DE ALCALDIA
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MUNICIPALIDAD PROVINCIAL
DETACNA
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Que, de conformidad con to previsto an el numeral 73.3 del Articulo 73 de la Ley NO 27444, Ley del Procedimiento
Administrativo General, para efectos del Procedimiento de Reconstrucci6n y Reposici6n del Expediente, Gerente
mediante memorandum, podra delegar Ia firma de las Resoluciones que correspondan expedirse an dicho
f 'c Procedimiento, a los titulares de los 6rganos o unidades administrativas que de ellos dependan. Quien flume por
m delegaciOn fo hara con Ia anotaci6n "por", seguido del nombre y cargo del delegante, asimismo, si no as designado
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GHI~ titular o suplente, el cargo as asumido transitoriamente por quien le sigue an jerarqula an dicha unidad; y ante la
1_ . existencia de mas de uno con igual nivel, por quien desempelte el cargo con mayor vinculaci6n a la gesti6n del area
que suple; y, de persistir la equivalencia, el de mayor antiguedad; an todos los casos con caracter de interino,
conformer al ordenamiento establecido an la Ley del Procedimiento Administrativo General.
mss; '\Que, estando a las atribuciones conferidas an el Articulo 20° y Articulo 42° de Ia Ley Organica de Municipalidades
\7g72, y a la Ley NO 27444 Ley del Procedimiento Administrativo General, con la visacidn de Ia Oficina de
-~ ns }1:N ' laneamiento, Presupuesto y Racionalizacion, Oficina de Secretaria General a lmagen lnstitucional y Gerencia
Municipal y la aprobacian de este despacho;
SE DECRETA:
ART[CULO PRIMERO : Aprobar la DIRECTIVA N °01-2015-OAJ-MPT, "Normas para el Procedimiento para is
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Reconstruccion y Reposici6n de Expedientes y Documentos administrativos que se tramiten ante Ia Municipalidad
Provincial de Tacna, Ia que forma parte integrante del presente Decreto de Alcaldia.
ARTICULO SEGUNDO .- Encargar a is Oficina de Secretarla General a Imagen Institucional, la reproducci6n de Ia
presente disposici6n, y la supervision de Ia correcta aplicaci6n y [a difusi6n an el portal electrbnico de la entidad.
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° ARTICULO TERCERO .-El Equipo de Racionalizacidn de is Oficina de Planeamiento, Presupuesto y
F) Racionalizaci6n, efectuara las coordinaciones correspondientes, a fin que se incorpore el procedimiento de
Reconstruccibn y Reposici6n de Expedientes y Jo documentos, como parte del Manual de Procesos del Sistema
Documentario Municipal.
REGISTRESE, PUBLIQUESE Y CUMPLASE.
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DirethaAdunta.
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M(JNC1PALTDAD PROVINCIAL
DETACNA
DECRETO DE ALCALDIA
00I3
DIRECTIVA NO 001-2015-OAJ-MPT
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PROCEDIMIENTO PARA LA RECONSTRUCCION Y REPOSICION DE EXPED!ENTES
9OMINlSTRATIVOS Y DOCUMENTOS QUE SE TRAMITEN ANTE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL
.
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DETACNA.
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Zi0 Objetivo.
EStablecer [as normas para el procedimiento de ReconstrucciOn y ReposlciOn de Expedientes a Documentos, en
as las Gerencias Sub Gerencias, Equipos Funcionales, areas y demâs dependencias de la Municipalidad
Provincial de Tacna, en caso de pérdida, extravlo a destrucciOn de los mismos.
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II.- Finalidad.
Implementar Ia normailva aplicable al Procedimiento de Reconstrucción y Reposiciôn de Expedientes a Documentos
par parte de ]as dependencias de la Municipalidad Provincial de Tacna, señaladas en el articulo precedente, a fin de
atender sin mayor demora los req uerimientos de reconstrucciôn par perdida extravla a destrucciOn de documentos y
dar respuesta en tiempo oportuno a las solicitudes de los administrados sin peijuiclo de las acciones que permitan
identificar los autores de la perdida extravio a destrucciOn de los mismos par la instancia competente.
7
111.-Base Legal.
.Ley del Procedimiento Administrativo General (Articulo 153 inciso 4, 73.3)
Código Procesal Civil, Articulo 1400.
Reglarnenta de Organización y Funciones de la MPT.
Texto Unico de Procedimiento AdministraUvos de la MPT.
/.-AIcance.
presente DirecUva es de obligatorio cumplimiento en todas las Gerencias, Oficinas, Sub Gerencias, Equipos
ncionales, Areas y demás dependencias cia la Municipalidad Provincial de Tacna.
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V.- Definiciones.
Para efectos del presente procedimiento, se entenderá par:
a) Procedimiento Administrativo: Al conjunto de actos y diligencias tramitados en las enUdades, conducentes a la
emisián de un acto administraUvo que produzca efectos juridicos individuales o individualizables sabre intereses,
obligaciones a derechas de los administrados.
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b) Expediente: Al conjunto de documentos, actuaciones, solicitudes, recursos o escritos, vinculados a un
procedimiento administrativo a cargo de las dependencias de la Municipalidad Provincial de Tacna, en ejercicio de
sus facuitades, conforrne a Jo previsto en las normas procedimentales respecUvas. Este término comprende además
a aquellos documentos y actuacianes qua son objeto de custodia o archivo.
a) Extravlo: A la pérdida total o parcial del Expediente.
ci) Siniestro: Al daño o destrucción del Expediente par caso fortuito o fuerza mayor.
e) Robo a Hurto: Al apoderamiento ilegitimo de un Expedierite, habiéndose sustraido del lugar que se encuentra con
violencia o sin ella.
f) Deterioro: Al menoscabo parcial o total del contenido del expediente, debido al desgaste u otras circunstancias.
g) Administrado: Se considera a toda persona que en algn Procedimiento AdministraUvo concreto, o a quienes Jo
promuevan como titulares de derechos a intereses Iegltimos individuales o colecUvos, o a aquellos que, sin haber
iniciado el procedimiento, posean derechos 0 intereses legitimos que pueden resultar afectados par Ia decision a
adoptarse.
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MUNCU'ALLDAD I'ROVINCJAL
DETACNA
DECRETO DE ALCALDIA
001
h) Gerente: Directivo, que fiene la competencia para tramitar y resolver el expediente o quién es responsable de la
custodia del mismo, a a quien se le haya delegado la firma para efectos de la resalución que declara el extravia,
siniestro, robo a hurto de los expedientes, asi coma su reconstrucciôn.
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I) Encargado: Sub Gerente a Especialista asignado para Ta reaiización do las invesgaciones y acciones de
\ reconstrucción de expedientes.
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j) Servicio Civil: Es el conjunto de personas que estAn al servicio del Estado, Damados servidores civiles, Servicio
civil también son las medidas insfitucionales por las cuales se articula y gestiona el personal al servicio del Estado,
quo debe armanizar los intereses de Ta sociedad y los derechos de las personas al servicio del Estado.
k) Servidor Civil: Funcionario püblico, direcUvo püblico, servidor civil de carrera y servidor de actividades
complementarias, cuyos derechos se regulan par los Decretos Legisiativos NO 276, Ley de Bases de la Carrera
Administrativa y de Remuneraciones del Sector Pbiico, NO 728, Ley de Productividad y Compe(ividad Laboral, a
los contratados baja el regimen del Decreto LegislaUvo NO 1057, asi coma bajo la modalidad de contrataciôn directa
a que hace referenda el D.S.N°040-2014-PCM, quo so encontraba en uso o a cargo del Expediente al momenta
de su extravlo, siniestro, robo a hurto.
VI.- Procedimiento Previo Al Inicic del Procedimiento de Reconstruccion del Expediente.
I Si luego de un requenmiento del administrado o de oficio el servidor constata el extravlo del expedrente, debera
poner el hecho en conocimiento del Jefe mediante un Informe.
El Jefe a través de memorandum designará al encargado para el caso especifico, el cual deberá inidar
inmediatamente [as investigaciones pertinentes, par un plaza maxima de siete (7) dlas hâbiles contados desde su
z designación, las que consistirán en la revision fisica y documentaria de archivos, en el sistema do trámites
documentarios de La entidad desde el Registro del Sistema de Trámite y Control Administrativo de Documentos
Central ubicada en soda administrativa calle Inclân N 0404 (STD-MPT) que administra la Oficina do Secretaria
General e Imagen Institucional, (Mesa de Partes), y el registro y control del seguimiento de cada gerencia u oficina,
efecto de determinar Si el Expediente ha sldo remitido a otras areas, sI so encuentra adjunto a los papeles do
.
trabajo de otro Expediente, si ha sido remitido al archivo en cumplimiento al Plan Anual de Eliminación y
'Transferencias de Documentos que debe desarrollar Ia Oficina de Secretaria General, a a otras instituciones (Poder
Ministerio Püblico o Tribunal Fiscal), entre otras acciones.
SI el Expediente fuera ubicado, el Encargado informarà aL Jefe de oficina o Gerente, segn corresponda, del
hallazgo mediante Informe.
Si realizada Ia investigaciOn no se ubica el Expediente, el Encargado informará ello, documentando tal hecho, de ser
el caso, y to presentara al Jele inmediato el inicio del procedimiento de reconstrucciOn del mismo, con conocimiento
del Organo de control institucional.
En caso de siniestro del Expediente, se seguirâ el mismo procedimiento antes señalado, teniendo en cuenta que: *
En los casos que el siniestro involucre Ia pérdida de no més de cinco (5) expedientes par unidad organizacional, el
Encargado deberã incluir en su informe [as razones y causas que han originado el siniestro y el grado de deteoro
ocasionado al(los) Expediente(s), y deberá adjuntar la constancia policial, La comunicaciOn ante la Sub Gerencia de
Desarrollo del Capital Humano- Conserjeria a cargo de la custodia de las instalaciones de la enildad en la diferentes
areas de trabajo do la entidad incluidas las desconcentradas, a la que corresponda a la naturateza del siniestro,
emitida par la entidad competente y que acredite el caso fortuito o fuerza mayor, as[ como la documentaciOn que
vefique la preexistencia del Expediente y detalles del mismo. Asimismo, deberá adjuntarse el Expediente
siniestrado, de ser posible.
* Cuando se haya afectado mãs de cinco (5) expedientes, par unidad organizacional, a Ia antes señalado se deberâ
añadir un inventario fisico, en el cual se detallará la etapa y condición de los Expedientes incursos en of siniestro,
precisando de ser posibte, el grado de deterioro de los mismos. El inventario constaré en un acta, la misma quo será
suscrita por todos los Trabajadores invotucrados.
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MJZCIPALIDAD PROVINCIAL
DETACNA
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En caso el Trabajador detecte el robo o hurto del Expediente, deberá informar dicha situación al Jefe mediante un
informe en el que precisarâ el estado del expediente, asi como [as circunstancias probables en las quo so habria
producido el robo o el hurto parcial o total. A dicho informe, deberá adjuntarse Ia constancia policial que acredite la
denuncia del robo o hurto parcial o total del Expediente. El trâmite de la respectiva denuncia, asi como lo referente
al procedimiento a seguirse, deberá realizarse previa coordinaciôn con la Oficina de Asesoria Juridica y
Procuraduria PCiblica Municipal, sin perjuicio que se ponga en conocimiento de la Sub Gerencia de Desarrollo del
Capital Humano en caso que dicha inconducta comprometa algn servidor de la entidad para los fines propios de Ia
instrucciOn de la investigacián administrativa y deslinde de la responsabilidad funcional conforme al debido
procedimiento administrativo.
VII.-Delegación.
Para efectos del Procedimiento de Reconstruccián del Expediente, el Jefe, mediante memorandum, podrá delegar Ia
firma de ]as Resoluciones que correspondan expedirse en dicho Procedimiento, a los iltulares de los Organos 0
unidades administrativas que de ellos dependan. Quien firme por delegaciOn 10 hara con la anotación "por", seguido
del nombre y cargo del delegante.
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N.
VIII.-Procedimiento do Reconstrucciôn del Expediente.
El procedimiento de reconstrucciOn del expediente se iniciará con la ResoluciOn emiUda por el Jefe que declara el
extravio, siniestro, robo o sustracciôn del expediente, segUn corresponda, y ordena su reconstrucción. Se emitirá
una resoluciôn par cada expediente salvo que éstos correspondan a un mismo administrado, en cuyo caso podrâ
emitirse una sofa resoluciOn.
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La citada resoluciôn deberá precisar la materia del expediente objeto de reconstrucción, nombre del administrado,
asi coma dispondrâ que los administrados presenten las copias de los escritos, solicitudes, recursos, actas de
audiencias y demás componentes del Expediente que conserven en su poder, debiendo ser notificada a éstos.
La presentaciOn de la documentaciOri deberá realizarse en Ia mesa de partes de la dependencia que emitiO Ia
ResoluciOn, dentro del plazo de tres (3) dias hábiles de notificado el requerimiento.
En el mismo plazo, el Encargado, conforme al estado y necesidad documentaria, deberâ realizer las acciones que
estime necesarias pare la identificacióru y concentraciOn do informaciôn, efectuando la büsqueda interna de
documentación vinculada al Expediente yb al administrado.
Presentadas las copias por parte do los administrados, ci Encargado, dentro del plazo de tres (3) dlas hábi[es,
procederá a compaginarlas en orden estrictamente cronologico, dando cuenta al Jefe. Asimismo, lncorporarâ la
documentacián
que haya sido posible obtener y, en su caso, do la que se pueda dar cuenta de su existencia por
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encontrarse registrada y/o documentada.
Cumplido esto, ci Jefe procederâ a notificar al administrado la puesta a disposiciôn de las copias para que en ci
plazo de tres (3) dias hâbiles procedan a revisarlas y soliciten la adición do otra documentaciôn o formulen las
observaciones par escto quo consideren pertinentes. Dichas observaciones serán resueltas dentro del plazo
máximo de dos (2) dias hábiles.
Vencidos los citados plazas, ci Encargado elaborará un informe denominado "Informe de ReconstrucciOn de
Expediente, en el cual so precisará las acciones desplegadas, la documentaciOn obtenida y, de ser el caso, la
documentaciOn que no habria sido posibie recopilar, asl como la propuesta del texto que supla la documentaciOn
faltante y quo fuera necesaria para la prosecuciOn o resoluciôn del Procedimiento Administrativo, ci mismo quo
pondrá en conocimiento del Jefe 0 Gerente.
Con el Informe y las copias ardenadas y conformidad de los interesados, el Jefe emitirâ Ia Resoluciôn que declara
reconstruido ci Expediente, la misma quo será notificada al administrado.
Si en cualquier momento previo al iruiclo del procedimiento de reconstrucción o a la emisiOn de la ResoluciOn quo
declara reconstruido el Expediente, éste apareciera, la persona que lo encuentre o su jefe inmediato, de ser ci caso,
inforrnarA de tal situaciOn al Jefe, quien evaluará las acciones quo estime pertinentes, emitiendo una Resolución de
hallazgo del Expediente.
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DECRETO DE ALCALDIA
MUNICIPALIDAD PRO VINCL&L
DETACA
No
0013
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IX..Diligencias Pendlentes,
Si a la fecha de emisión de la Resolucián que declara el extravia, siniestro, robo o hurto del Expediente, y hasta la
fecha que se emita la Resoluciôn que declara reconstruido el Expediente, estuviese pendiente alguna diligencia que
de no efectuarse conUeve grave perjuicio at administrado o a la Municipalidad Provincial de Tacna, ôsta se realizarâ
conforme a los témilnos de la documentaciOn existente, dejando expresa constancia de las especiales
circunstancias por las cuales dicha diligencia se realiza.
X.. En Caso de Deterioro.
En caso de deterioro total o parcial de un Expediente se observara, en to que fuese pertinente, el trámte previsto en
los articulos precedentes para el procedimiento de reconstrucciôn de expedientes.
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XI.- Conclusion Anticipada del Procedimiento.
Sin perjuicio de to dispuesto en los numerates anteriores, la unidad instructora, podrá solicitar o emir la constancia
de ConclusiOn ancipada del Procedimiento de ReconstrucciOn, cuando se obtenga la informaciOn fattante para
reconstrucciOn antes del plazo establecido en el numeral VIII, disponiendo la conclusiOn anticipada, si
encontrandose el procedimiento de ReconstrucciOn en trámite, apareciera el expediente o documento serâ agregado
alrehecho.
Conclurdo el procedmiento de ReconstruccOn con la constancia que declara aprobada la ReconstrucciOn se remirá
el documento o expediente a la dependencia o endad que corresponda a fin de proseguir con el trámite
correspondiente.
Xll.-Reposición de Documentos.
No será necesario autorizar Ia reconstrucciOn de un expediente o documento, cuando previamente se cuente con el
ejemplar duplicado proporcionado por el o Ia administrada, correspondiendo en este caso declarar su reposiciOn, y
de contener actos administrativos proceder su validaciOn.
XlI1,-DelosRegistros.
Las Gerencias o dependencias se similar nivel, abrirán un Registro para los Procedimientos do ReconstrucciOn y
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ReposiciOn de Expedientes o Documentos, en el que se consignará los actos de AutorizaciOn do ReconstrucciOn,
AprobaciOn y10 ConclusiOn Anticipada del Procedimiento de ReconstrucciOn. Este Registro deberâ ser visado PCI el
Gerente respective o funcionario de similar nivel.
XIV,-De la Responsabitidad.
La responsabilidad se sujetará al marco normaUvo aplicable a cada caso.
DISPOSICIÔN TRANSITORIA.
Los expedientes que a la fecha de aprobaciOn del presente procedimiento hayan sido sujetos de extravio, deterioro
parcial a total, siniestro, robo o hurto, deberán ser reconstruidos aplicando [as disposiciones del presente Anexo.
D1SPOSICIONES COMPLEMENTARIAS V FINALES.
La Oficina de Secretaria General e Imagen InsUtucional, y el Equipo do RacionalizaciOn de la Oficina de
Planeamiento, Presupuesto y RacionalizaciOn, propondrán ]as normas internas complementarias necesarias para
mejor aplicaciOn de la Presente Directiva
Las Gerencias, progresivamente deberán implementar el escaneo o digitalizaciOn de los expedientes administrailvos
o documen Los iristruidos ep
laseguridad dcumentaria.
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Tacna, Junio 2015.
ALCALDI
IV
-
LUIS
MON TORRES ROBLEDO
ALCALDJ3
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