Nota informativa sobre la distribución y

Nota informativa sobre la distribución y

NOTA INFORMATIVA SOBRE LA DISTRIBUCIÓN Y NUMERACIÓN DE LOS
DOCUMENTOS DE LOS ÓRGANOS RECTORES DE LA OIM
Tras la entrada en vigor, a finales de 2013, de las enmiendas a la Constitución que trajo consigo la
consiguiente supresión del Comité Ejecutivo, se ha procedido a una revisión del sistema de
documentos de los órganos rectores.
Distribución
Durante las consultas informales sobre cuestiones relativas al CPPF, celebradas el 13 de febrero de
2014, la OIM aprovechó la oportunidad para informar a los participantes de sus continuos esfuerzos
a efectos de racionalizar la producción y la distribución de documentos de los órganos rectores de la
OIM.
Entonces se destacó que durante el último año, los documentos del Comité Permanente de
Programas y Finanzas (CPPF) y del Consejo fueron enviados a las Misiones Permanentes y puntos
focales de los Estados Miembros tanto por correo postal como por correo electrónico. Además,
todos los documentos se publicaban en el sitio web de la OIM en la sección de órganos rectores
correspondiente (www.iom.int/cms/governingbodies).
En un empeño destinado a mejorar y racionalizar aún más estos procesos para asegurar la eficacia en
función de los costos y a promover una mayor sostenibilidad, y reducir sus repercusiones negativas
en el medio ambiente, la OIM tiene la intención de disminuir la cantidad de documentos impresos
enviados por correo postal a los Estados Miembros.
Por consiguiente, los documentos cortos (de menos de 30 páginas) se enviarán exclusivamente por
correo electrónico, mientras que los documentos más largos —incluidos el Programa y Presupuesto,
el Informe Financiero anual, la Revisión del Programa y Presupuesto, y la Memoria del Director
General sobre la labor realizada por la Organización para el ejercicio correspondiente— seguirán
enviándose tanto por correo postal en su versión impresa como por correo electrónico.
Ello no obstante, es posible que este nuevo procedimiento plantee problemas a las pequeñas
Misiones Permanentes en Ginebra. Por ello, a fin de garantizar una distribución adecuada de la
información, las Misiones Permanentes que deseen seguir recibiendo las copias impresas por correo
postal de los documentos más cortos ya sea del CPPF o del Consejo pueden hacer una solicitud a la
Secretaría de Reuniones de la OIM a la siguiente dirección: [email protected].
Nuevo sistema de numeración
En este contexto, también se ha procedido a una revisión del sistema de códigos de documentos
existente, a efectos de simplificar el proceso de identificación y búsqueda de los documentos
preparados para cada reunión de los órganos rectores de la OIM.
Headquarters:
17 route des Morillons • C.P. 17 • CH-1211 Geneva 19 • Switzerland
Tel.: +41.22.717 91 11 • Fax: +41.22.798 61 50 • E-mail: [email protected] • Internet: www.iom.int
2
Por tanto, se ha decidido que en los próximos meses se introducirán los siguientes cambios:
•
•
•
La primera parte del código de referencia consistirá en C/ para los documentos del Consejo y
en S/ para los documentos del Comité Permanente de Programas y Finanzas (en lugar de
MC/ para el Consejo y SCPF/ para el Comité Permanente);
A este código de referencia se añadirá el número de la reunión correspondiente;
La numeración de los documentos de cada reunión comenzará por el 1.
Por consiguiente, el código de referencia comprenderá los siguientes componentes:
•
El Primer componente indica el órgano al que se presenta el documento:
C/ para el Consejo
•
S/ para el CPPF
El segundo componente indica el número de la sesión, por ejemplo:
105/ para una reunión ordinaria del Consejo
104S/ para una reunión extraordinaria del
Consejo
14/ para el número de reunión del CPPF
•
•
Según el tipo de documento, podrán añadirse otros componentes adicionales:
RES/ para una resolución
INF/ para un documento de información
CRP/ para un documento de sesión
L/para un proyecto de resolución
Finalmente, se incluirá el número del documento (además de cualquier revisión, etc.):
X/ número del documento más
Rev.1 cuando se trate de una revisión
Amdt.1 cuando se trate de una enmienda
Corr.1 cuando se trate de una corrección
Por ejemplo, en el marco del nuevo sistema de códigos, el primer documento de referencia
preparado para la Centésima cuarta Reunión (Extraordinaria) del Consejo será el C/104S/1 (en lugar
de MC/2400, número que se le hubiera atribuido utilizando el antiguo sistema).
Cabe destacar que todos los documentos publicados para las reuniones privadas contendrán la
mención “DISTRIBUCIÓN LIMITADA” bajo el número del documento.
7 de abril de 2014