Gestión de Portafolio

Transcripción

Usando la Gestión de Portafolio para lograr objetivos
estratégicos y maximizar el retorno
Página Web: www.dharmacon.net , contacto: [email protected]
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Gestión de Portafolio
•
•
•
•
¿Porqué últimamente hay tanto énfasis en
lograr mayor valor de los proyectos?
Las empresas tienen grandes presiones
para reducir costos.
Se debe lograr mayor productividad con
menos recursos.
Las expectativas de los stakeholders crecen.
Las presiones competitivas crecen.
Lograr mayor valor de los proyectos
¿Cómo podemos asegurarnos de
que estamos logrando el mayor valor
de nuestro portafolio de proyectos?
• Trabajando
en
los
proyectos
correctos y trabajando los proyectos
correctamente.
Lograr mayor valor de los proyectos
¿Cómo
sabemos
que
estamos
trabajando en los proyectos correctos?
• Tomando decisiones correctas sobre la
conformación del portafolio activo.
Trabajar en los proyectos correctos
¿Qué criterios utilizamos para tomar
estas decisiones?
–
–
–
–
–
–
–
Retorno sobre la inversión (TIR).
Alineamiento con los objetivos del negocio.
Portafolio balanceado.
Proyectos obligatorios.
Ahorro o eliminación de costos.
Incrementar la participación de mercado.
Potencial de crecimiento.
Trabajar en los proyectos correctos
• Menores retornos sobre la inversión.
• Reducción de nuestras ventajas
competitivas.
• Erosión del valor entregado a los
accionistas.
• Insolvencia financiera.
Consecuencias de no hacerlo
• Alineación de los proyectos con los objetivos del
negocio.
• Balance del portafolio de proyectos (Riesgo/Valor).
• Operar con una eficiencia pico (Utilización de los
recursos).
• Lograr consistentemente los objetivos de los proyectos.
• Comunicar la información sobre los proyectos en forma
oportuna y precisa.
• Tomar decisiones en forma oportuna.
• Elevar la satisfacción de los clientes.
¿Qué es lo que se debe perseguir?
“El éxito de las organizaciones será
determinado por el último valor de los
proyectos que seleccionen, y por la
manera en que simultáneamente
integren, gestionen, y controlen sus
múltiples proyectos, los cuales son vitales
para la continuación del éxito”.
Haciendo los proyectos correctos
Haciendo los proyectos correctamente
Premisa
Henry Ford
“El mayor
desperdicio en los
negocios es hacer
bien, las cosas
incorrectas”
Enterprise Project Management
Gestión del Portafolio es un conjunto
integrado de procesos clave, los cuales
cuando son aplicados consistentemente
permiten al negocio seleccionar y ejecutar
inversiones para obtener un mayor valor.
Gestión del Portafolio
Seleccionar
inversiones
Priorizar
iniciativas
Seleccionar
Ajustar
el curso
Ejecutar
Clarificar
objetivos
Comunicar
el estado
Revisar el
portafolio
Seleccionar
inversiones
Priorizar
iniciativas
Seleccionar
Ajustar
el curso
Ejecutar
Clarificar
objetivos
Comunicar
el estado
Revisar el
portafolio
Proceso de selección de
proyectos
Valor
Salud del negocio
Alineamiento
Balance
Restricciones
y dependencias
Riesgo
Criterios de selección de
proyectos
Objetivos clave
Ranking
Comparaciones
binarias
Alineamiento: clarificar objetivos
Proyecto: medición de distorsión de taladrado en el motor
Score de ajuste estratégico = 81
Alineamiento: determinar ajuste
Código verde = proy. recomendado
Grupos de objetivos estratégicos
Objetivos estratégicos individuales
Score por cada objetivo
Score por cada grupo
Proyecto
Score total
Score por grupo de objetivos
Ordenar proyectos por score de ajuste
Evaluación del negocio
Prioridad
Alineamiento estrategico
Producto/Ventaja competitiva
Factibilidad técnica
Atractivo de mercado
Finanzas
Resolución de requerimientos
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Sinergia
Establecer prioridades
Beneficios únicos para cliente
Ventaja competitiva
Producto/Ventaja competitiva
Capacidad de generar dinero
Establecer prioridades
Prioridad
Proyectos con fondos
Línea de Flotación
Ordenar por prioridad - establecer línea de flotación
Cuantificar el riesgo y el valor mejoran las decisiones de
inversión.
Balancear el riesgo y el valor
Proyectos con alta recompensa
y bajo riesgo tienen mayor
potencial de altos retornos
Alto
Medio
Riesgo
Bajo
Baja Media
Mapa riesgo versus recompensa:
Organiza proyectos para determinar mejores retornos
Balancea portafolio para manejar riesgos
Ninguna
Recompensa
Alta
Mapa riesgo vs. recompensa
Análisis de brechas:
• Balance de proyectos soportando todas las estrategias
• Señala problemas sistemáticos en áreas estratégicas
• Produce el mayor valor en un portafolio balanceado
Proyectos que no
apoyan alguna
estrategia
Estrategia sin
proyectos
que la respalden
Estrategias
Análisis de brechas
Línea de productos sin
proyectos que las soporten
Líneas de Productos
Balance de proyectos contra
líneas de productos
Portafolio balanceado final
Seleccionar
inversiones
Priorizar
iniciativas
Seleccionar
Ajustar
el curso
Ejecutar
Clarificar
objetivos
Comunicar
el estado
Revisar el
portafolio
Seleccionar
inversiones
Priorizar
iniciativas
Seleccionar
Ajustar
el curso
Ejecutar
Clarificar
objetivos
Comunicar
el estado
Revisar el
portafolio
Estado de Proyectos:
• Ver rápidamente resumen de proyectos
• Profundizar detalles de proyectos
Monitorear componentes clave de
la salud del proyecto
Revisar problemas
y temas pendientes
Avance por fases del proyecto
Detectar entregables
e hitos atrasados
Revisar portafolio y comunicar estado
Profundizar en el tablero del proyecto:
• Ver perfomance pasada
• Pronosticar y gestionar necesidades futuras
Definir bandas de tolerancia
para la perfomance
Perfomance
Real
Pronóstico de
perfomance
Perfomance
Planificada
Hoy
Tablero de proyecto
Enterprise Project Management
– Convencimiento y compromiso de los líderes de la empresa
para trabajar en las cosas correctas y hacerlo
correctamente.
– Una estructura de pensamiento organizacional que visualice
el trabajo como un portafolio de proyectos:
• El trabajo es visto como un portafolio de proyectos.
• El resultado agregado de los proyectos se convierte en el
resultado final de la empresa.
• Misión, visión, y estrategias se convierten en programas
y proyectos.
– Personal entrenado en Gestión de Portafolio y Gestión de
Proyectos.
– Sólido proceso de Gestión de Portafolio para escoger y
ejecutar proyectos.
– Métricas para medir valor, productividad, y progreso.
Claves para el éxito
Haciendo los proyectos correctos
Haciendo los proyectos correctamente
El éxito de las organizaciones será
determinado por el valor último de los
proyectos que seleccionen y por la manera
en
que
simultáneamente
integren,
gestionen, y controlen sus múltiples
proyectos, los cuales son vitales para la
continuación de su éxito.
Seleccionar
inversiones
Priorizar
iniciativas
Seleccionar
Ajustar
el curso
Ejecutar
Clarificar
objetivos
Comunicar
el estado
Revisar el
portafolio
Gestión del Portafolio: Modelo Simple
Modelo de Madurez de la Gestión
Organizacional de Proyectos OPM3®
• OPM3® teoriza que los grupos de procesos que
aplican a la Gestión de Proyectos de proyectos
individuales, según la Guía de los Fundamentos
para la Dirección de Proyectos (Guía del
PMBOK®) - Cuarta edición, Project Management
Institute, Inc., 2008., también aplica a la Gestión de
Portafolio.
• Ofrece esta estructura de procesos como una
primera iteración a ser refinada por sucesivas
mejoras del estándar.
Gestión de Portafolio:
Iniciación Planeamiento Ejecución
Control
Cierre
1 proceso 21 procesos 7 procesos 8 procesos 2 procesos
39 procesos totales
Modelo de Procesos del OPM3®
Proceso X
Entradas
Herr y Tec
Controles
Salidas
Los controles son actividades, políticas, o
procedimientos que gobiernan la ejecución
del proceso, de manera que el proceso opera
de una manera consistente y predecible
Modelo de Procesos del OPM3®
Recomendamos revisar …
Fabricante
Artemis
Business Engine
Changepoint
Lawson
Mercury Interactive
Microsoft
Niku
Oracle
Pacific Edge
PeopleSoft
PlanView
Primavera
SAP
Solution 6
Producto
Artemis 7
The Business Engine Network (BEN)
Changepoint 8.0
Lawson Services Automation
Mercury IT Governance Suit
Microsoft Office Project 2003
Niku 6
Oracle Enterprise Project Management
Portfolio Edge, Project Office
PeopleSoft Enterprise Services Automation
PlanView
Teamplay
SAP xRPM 2.0
Novient 8.1
Herramientas para la Gestión de
Portafolio
Ejemplo:
Módulos de
Artemis 7
Contenido típico de una herramienta
Recomendamos revisar :
El amplio y rico rango de productos alternativos que están
evolucionando en el espacio de la gestión de portafolio de
proyectos permitirá a las empresas utilizar métricas de
retorno financiero para conformar el portafolio de
proyectos, priorizar recursos para maximizar el
crecimiento, apoyar las oportunidades competitivas, y la generación de valor, mientras se
minimi- zan riesgos inapropiados. Para lograr esto se
requieren altos niveles de madurez organizacional y de
procesos, cuerpos efectivos de gobernabilidad, y soporte
de la gerencia ejecutiva. Aunque la profundidad y
extensión de las capacidades
de las herramientas de Gestión de Portafolio está
aumentando, las herramientas por sí solas son insuficientes
para el éxito.
Conclusión:
Advanced Project Portfolio Management and the PMO: Multiplying ROI at Warp
Speed
By Gerald I. Kendall, Steve C. Rollins
Connecting the Dots: Aligning Projects with Objectives in Unpreditable
By Cathleen Benko
Portfolio Management for New Products
By Robert G. Cooper
Bibliografía
HERRAMIENTAS
• Curso Taller de MS Project 2003.
•MS Project Server 2007.
•Herramientas avanzadas para la Gestión de
Proyectos.
© 2007 Dharma Consulting SAC. Todos los derechos reservados. Prohibida su reproducción total o parcial, o su uso comercial sin permiso del autor.
CONSULTORÍA Y CAPACITACIÓN EN…
SOFT SKILLS
•Habilidades Blandas para la Gestión
de Proyectos.
•Habilidades de Team Building y Team
Work para el Gestor de Proyectos.
•Habilidades de Gestión de Equipos
para el Gestor de Proyectos.
•Habilidades de Facilitación para el
Gestor de Proyectos.
•Habilidades de Liderazgo para el
Gestor de Proyectos.
•Gestión del Cambio Organizacional e
Individual.
GESTIÓN DE PROYECTOS, PROGRAMAS Y
PORTAFOLIOS
•Gestión de Proyectos (Guía del PMBOK®).
•Estándares para la Gestión de Proyectos.
•Taller Práctico de Gestión de Proyectos.
•Taller de Preparación para la Certificación PMP®
•Gestión de Programas (PPgM).
•Gestión de Portafolios (PPfM).
GESTIÓN ORGANIZACIONAL DE PROYECTOS
•Gestión Organizacional de Proyectos (EPM).
•Oficina de Proyectos (PMO).
•Modelo de Madurez de la Gestión Organizacional
de Proyectos (OPM3)®.

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