PRESENTACIÓN - CAPACITACIÓN

GESTION DOCUMENTAL
CONCEPTOS BASICOS
ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha,
forma y soporte material, acumulados en un proceso natural
por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de
su gestión, conservados respetando aquel orden para servir
como testimonio e información a la persona o institución que
los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
ARCHIVO PÚBLICO:
Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y
aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público
por entidades privadas.
ARCHIVO DE GESTIÓN
"Comprende toda la documentación que es sometida a
continua utilización y consulta administrativa por las oficinas
productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite
se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos
iniciados". Ley 594 de 2000.
ARCHIVO CENTRAL
"En el que se agrupan documentos transferidos por los
distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya
consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia
y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares
en general". Ley 594 de 2000.
ARCHIVO HISTÓRICO
"Es aquél al que se transfieren desde el archivo central los
documentos de archivo de conservación permanente". Ley 594
de 2000.
PATRIMONIO DOCUMENTAL:
Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o
cultural.
PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS
ORDEN ORIGINAL:
Ordenación interna de un fondo
documental
manteniendo
la
estructura que ha tenido durante
el servicio activo.
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA:
Conservación de los documentos
dentro del fondo documental al
que naturalmente pertenecen.
ARCHIVO TOTAL:
Concepto que hace referencia al proceso integral de los
documentos en su ciclo vital.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO:
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su
producción o recepción en los archivos de gestión y archivos
administrativos y su conservación temporal, hasta su eliminación
o integración a un archivo permanente.
ELABORACION
O RECEPCION
UTILIZACION
Y
CONSERVACION
ELIMINACIÓN
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
ARCHIVO
DE
GESTION
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
HISTORICO
VALORES
PRIMARIOS
VALORES
SECUNDARIOS
Administrativo
Legal
fiscal
Contable
Técnico
Cultural
Histórico
Científico
DOCUMENTO DE ARCHIVO:
Registro de información producida o recibida por una
persona o entidad en razón a sus actividades o funciones,
que tiene valor :
Valor
Administrativo
Histórico o
Cultural
Debe ser
objeto de
conservación
Fiscal o legal
Valor
Científico
Económico
DOCUMENTO ELECTRÓNICO:
Documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo
electrónico y en el que el contenido está codificado mediante
algún tipo de código digital que puede ser leído o reproducido
mediante el auxilio de detectores de magnetización.
DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO:
Registro de información producida o recibida por una
entidad pública o privada que preste servicios públicos en
razón de sus actividades o funciones haciendo uso de
medios electrónicos.
IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS
Para la
Administración
Para la
Comunidad y
el Estado
Para la
Investigación
Para el
desarrollo
Científico y
Tecnológico
Para el
desarrollo
Económico y
Social
Para el fomento de la Cultura
y la Identidad Nacional
GESTION
DOCUMENTAL:
Conjunto
de
actividades
administrativas y técnicas tendientes a la planificación,
manejo y organización de la documentación producida y
recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino
final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
¿QUE ES UNA TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL?
Listado
de SERIES con sus
correspondientes
TIPOS
DOCUMENTALES, a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del
ciclo vital
de los documentos.
IMPORTANCIA DE LAS TRD
PARA LA ADMINISTRACION:
• Facilitan el manejo de la información.
• Contribuyen a la racionalización de la producción documental.
• Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y
eficiente.
• Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los
tiempos de retención en ella estipulados.
• Garantizan la selección y conservación de los documentos que
tienen carácter permanente.
• Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes
fases de archivo.
• Sirven de apoyo para racionalizar los procesos administrativos.
IMPORTANCIA DE LAS TRD
Desde el punto de vista archivístico:
• Clasificación de la documentación
• Permiten el manejo integral de los documentos.
• Facilitan la organización de los documentos a partir del
concepto de archivo total.
• Ayudan a controlar la producción y trámite documental.
¿QUE ES UNA SERIE DOCUMENTAL
La SERIE esta constituida por unidades documentales que bien
pueden ser simples (un solo tipo documental) o complejas
(tipos documentales diferentes). Las series inventariadas son la
base para verificar y controlar las transferencias documentales.
SERIE DOCUMENTAL SIMPLE
RESOLUCION No. 03
RESOLUCION No. 02
SERIE DOCUMENTAL COMPUESTA
INVITAC
ION
4
3
CDP
PROPUES
TAS
ESTUDIO
S
PREVIOS
Un solo tipo documental
2
1
Varios tipos documentales
SUBSERIE
DOCUMENTAL
Conjunto
de
unidades
documentales que forman
parte de una serie y se
jerarquizan e identifican en
forma separada del conjunto
de la serie por los tipos
documentales que varían de
acuerdo con el tramite de
cada asunto.
TIPO DOCUMENTAL :
Hace referencia a la especie
documental que revela tanto el
contenido como la estructura
física del documento. Pueden
ser
entre
otros
tipos
documentales, actas, contratos y
facturas.
CRITERIOS TECNICOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE
ARCHIVOS DE GESTION
La Ordenación de los expedientes debe realizarse por
carpetas, en forma de libro; es decir, al abrir la carpeta debe
encontrarse el primer documento que generó el trámite y al
final de la carpeta la última actuación del expediente, de
forma tal que se evidencie el desarrollo de los trámites.
FOLIACIÓN
• La foliación se debe realizar a medida que se va generando y
alimentando el expediente, de tal forma que se pueda
evidenciar el desarrollo de los trámites.
• Debe efectuarse en el extremo superior derecho de la hoja,
con un lápiz de mina negra y blanda (HB, B), en forma legible y
sin enmendaduras.
Se debe numerar de manera
consecutiva, es decir, sin
omitir ni repetir números.
FOLIACIÓN
8
9
8
8
7
7
6
5
En la Cara RECTA, escribir
el número en la esquina
superior derecha, en el
mismo sentido del texto.
Si existen errores en la foliación, ésta
se anulará con una línea oblicua,
evitando tachones
FOLIACIÓN
No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel
(casetes, discos digitales –CD´s-, disquetes, videos, etc.) pero si
dejar constancia de su existencia y de la unidad documental a la
que pertenecen, en el área de notas del instrumento de control o
de consulta. Si se opta por separar este material se hará la
correspondiente referencia cruzada
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
Expediente
Laboral
Roberto Rojas
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
Es el traslado de documentos del
archivo central ( o intermedio ) al
permanente ( o histórico ). Estas
transferencias concluyen los
procesos
de
valoración
secundaria en las instituciones y
tienen como fin garantizar la
protección de los documentos
con valor social ( cultural e
histórico ), mas allá de las
necesidades institucionales de
conservarlos.
LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES PERMITEN:
• Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información.
• Evitar la producción y acumulación irracional de documentos.
• Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la
documentación.
• Solucionar, a nivel físico y funcional, el problema de la
acumulación de documentos en las dependencias e
instituciones productoras.
• Concentrar la información útil, ya sea para la toma de decisiones
administrativas o para el conocimiento del desarrollo histórico
institucional.
• Guardar precaucional o definitivamente la documentación, en
las mejores condiciones de conservación.
REQUISITOS PARA EFECTUAR LAS TRANSFERENCIAS
• Existencia del Comité de Archivo
en la entidad, el cual debe
conformarse según lo estipulado
en el Artículo 4° del Acuerdo 12
de 1995 de la Junta Directiva del
Archivo General de la Nación
que modifica la parte I del
Acuerdo 07 de 1994.
• Tablas de Retención Documental debidamente avaladas por
el Comité de Archivo de cada entidad y aprobadas por el
Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, cuando
sea del caso.
INVENTARIO UNICO DOCUMENTAL
El servidor público será responsable de la adecuada
conservación, organización, uso y manejo de los documentos
y archivos que se deriven del ejercicio de sus funciones.
Todo servidor público al ser vinculado, trasladado o
desvinculado de su cargo, recibirá o entregará según sea el
caso, los documentos y archivos debidamente inventariados
para garantizar la continuidad de la gestión pública.
Inventario documental. Las entidades de la Administración
Pública adoptarán el Formato Único de Inventario
Documental – FUID, junto con su instructivo.
FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
CARPETAS DE PROPALCOTE
Para archivar los documentos valorados dentro de la TRD como de
conservación total ejemplo : Expedientes de Extranjeros, se
archivan máximo 200 folios o 210 para no cortar la trazabilidad
del trámite.
CARPETA DE YUTE
Para conservación de documentos que dentro de las TRD no son
considerados como de Conservación Total
DILIGENCIAMIENTO ROTULO CARPETAS
Este rotulo se debe diligenciar en lápiz
GRUPO ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
1523
ACTAS
ACTAS COMITÉ DE ARCHIVO
ACTAS COMITÉ DE ARCHIVO
1
1
x
02
02
2012
28
12
2012
5
200
200
Pendiente
asignación de
código con la
elaboración
de las TRD.
CAJAS PARA USO DE ARCHIVO X200
DILIGENCIAMIENTO ROTULO CAJA DE ARCHIVO
1
5
GRUPO ARCHIVO Y
CORRESPONDENCIA
1523
ACTAS
ACTAS COMITÉ DE ARCHIVO
02
12
2012
20
12
2014
ACTAS COMITÉ DE ARCHIVO AÑOS 2012-2013-2014
Pendiente
asignación de
código con la
elaboración
de las TRD.
BIBLIOGRAFÍA GENERAL
• Ley General de Archivos 594 de 2000.
• Archivo General de la Nación. Acuerdo 39 de 2002.Por el cual se
regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas
de Retención Documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594
de 2000.
• Acuerdo No. 042 (Octubre 31 de 2002). Por el cual se establecen los
criterios para la organización de los archivos de gestión en las
entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se
regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos
21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000
• Jimenez González, Gladys. Ordenación Documental. Bogotá: Archivo
General de la Nación. 2003.
BIBLIOGRAFÍA ESPECIFICA
• ATHG 10 v1 Administración de expedientes de Historias Laborales
• DIRECTIVA 17 DE 2012 (política de seguridad)
• Directiva 49 de 2013. Cero Papel