PROCEDIMIENTO EVALUACIONES FINANCIERAS, ECONÓMICAS

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Código: GF-P-08
PROCEDIMIENTO
EVALUACIONES FINANCIERAS, ECONÓMICAS
Y APOYOS FINANCIEROS
Versión: 1
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1. OBJETIVO
Participar en la selección objetiva de proveedores y contratistas según procesos de
contratación, como miembro comité evaluador financiero y económico
2. ALCANCE
El proceso, inicia con la verificación de las condiciones financieras y económicas así como los
estudios de mercado para las invitaciones y/o pliegos de condiciones remitidos por la Oficina
Asesora Jurídica y culmina con la recomendación al ordenador del gasto de la mejor propuesta
económica.
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Capital de Trabajo (CT): Indicador financiero que señala los recursos son los que cuenta una
empresa para operar, se determina restando del Activo Corriente (AC) el valor del Pasivo
Corriente (PC)
Evaluación Económica: Establecer la propuesta más económica recibida.
Evaluación Financiera: Verificar el cumplimiento de los indicadores financieros establecidos
en el pliego de condiciones.
Lance: Oferta económica, mejorando el precio de la oferta base.
Nivel de Endeudamiento (NE): Indicador financiero que señala el la participación que tienen
los acreedores sobre el valor total de la empresa, se determina dividiendo el Pasivo Total (PT),
en el Activo total (AT), y su resultado se expresa en términos porcentuales
Proponentes: Personas naturales o jurídicas interesadas en participar en los procesos de
contratación de la Orquesta Filarmónica de Bogotá.
Porcentaje de Descuento: Proporción que el proponente está dispuesto a disminuir sobre los
precios oficiales.
Propuesta Económica: Oferta de precios de los bienes o servicios requeridos en el proceso
de contratación, que debe ser igual o inferior a los precios oficiales
Precios Oficiales: Precios máximos a pagar por parte de la Orquesta Filarmónica por los
bienes o servicios requeridos.
Revisado por
Leticia Velásquez
Profesional especializado contabilidad
Fecha: Septiembre de 2013
Aprobado por
Paola Ximena Fonseca Caro
Subdirectora Administrativa y Financiera
Fecha: Octubre 18 de 2013
Código: GF-P-08
PROCEDIMIENTO
Versión: 1
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Relación Patrimonial (RP): Indicador financiero que señala el respaldo que ofrece la empresa
con su patrimonio, se determinará restando del Total de los Activos, el Total de los Pasivos.
Subasta Inversa: Modalidad de selección contemplada por la ley, para adquirir bienes o
servicios, a través de un procedimiento que califica el precio ofertado por los proponentes.”1
4. CONDICIONES GENERALES
Todos los procesos de contratación están regidos por las normas de contratación pública.
La Orquesta Filarmónica de Bogotá, como entidad pública, debe generar procesos de
contratación transparente que garanticen la participación a todos los ciudadanos en igualdad de
condiciones.
El área contable de la Orquesta Filarmónica de Bogotá, debe garantizar la evaluación financiera
y económica de los procesos de contratación de acuerdo a lo establecido en las invitaciones
públicas y/o pliegos de contratación.
El área contable de la Orquesta Filarmónica de Bogotá, tiene bajo su responsabilidad la
evaluación financiera y económica de acuerdo con la conformación de los equipos evaluadores
para este propósito y establecida previamente en las invitaciones públicas y/o pliegos de
condiciones.
El área contable de la Orquesta Filarmónica de Bogotá, debe evaluar que tipo de indicadores
financieros son necesarios y realizar revisión o plantear las formulas para la calificación
económica en las invitaciones públicas y/o pliegos de condiciones de acuerdo con los
requerimientos técnicos del proceso de contratación.
5. NORMATIVIDAD – REQUISITOS
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1
Ley, 819 de 2003
Ley 734, de 2012
Circular 26 de 2012
Decreto 101 de 2010
Decreto 111 de 1996
Resolución 1602 de 2001
Decreto, 714 de 1995
Acuerdo 20 de 1996
Decreto 410 de 1971
Las definiciones que contiene este procedimiento fueron extraídos de : Ley 80 de 1993, Ley 1150 de
2007, Wikipedia enciclopedia libre
Revisado por
Aprobado por
Leticia Velásquez
Código: GF-P-08
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Circular 12 de 2011
Ley 1474 de 2011
Ley 873 de 2003
Circular 3 de 2010
Circular 12 de 2010
Directiva 1 de 1990
Circular de 2004
Carta Circular 65 de 2005
Circular 3 de 2010
Ley 1607 de 2012
Ley 1111 de 2006
Ley 1370 de 2009
Ley 1430 de 2010
Ley 1493 de 2011
Ley 1450, de 2011
Decreto 3590 de 2011
Decreto 19 de 2012
Ley 79 de 1993
Ley 80 de 2006
Ley 1150, de 2007
Decreto 61 de 2007
Resolución 1de 2001
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Leticia Velásquez
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6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Documento o
Registro
Puntos de
control
N°
Actividad
Descripción
Responsable
1
Realizar anexo
económico
Con base en los estudios de
mercado recibidos por correo
electrónico,
realizados
previamente por el área que
solicita el bien o servicio, se
elabora el anexo económico, que
contiene los precios oficiales sobre
los cuales el proponente hace una
oferta económica.
Profesional
especializado
de contabilidad
Anexo
económico
Para elaborar
el
anexo
económico,
se debe tener
en
cuenta,
como
va
hacer
la
forma
de
obtener
el
menor precio
por parte del
proponente.
sí es subasta
inversa,
invitación
mínima
cuantía,
o
cualquier otra
forma
de
contratación.
2
Verificar
medio
electrónico
evaluación
financiera
económica
los procesos
contratacion
Una vez recibida(o) por correo
electrónico, la invitación pública y/o
el pliego de condiciones se verifica
que tanto la evaluación financiera
como la económica sean acordes
con los requisitos técnicos.
Profesional
especializado
de contabilidad
Términos
y
condiciones
en los pliegos
o invitaciones
públicas
de
las
Evaluaciones
financiera
y
económica
Se
verifica
antes
de
enviarlo
a
jurídica
Se Responde a las dudas que
tengan los proponentes acerca de
las evaluaciones financiera y
económica, enviar respuesta a
Oficina Asesora Jurídica por
correo
electrónico
y,
posteriormente, se revisa la
adenda al proceso si a ello hubiere
lugar.
Profesional
especializado
de contabilidad
Adenda
3
en
la
y
de
de
Responder
observaciones
a
las
evaluaciones
financieras
y
económicas
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Leticia Velásquez
Aprobado por
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PROCEDIMIENTO
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Documento o
Registro
N°
Actividad
Descripción
Responsable
4
Evaluar
cumplimiento
de
los
indicadores
financieros
(excepto para
invitaciones
públicas)
Con la copia de los documentos
financieros
requeridos,
que
entrega la oficina jurídica después
del cierre del proceso, se verifica
el cumplimiento de los requisitos
financieros establecidos en el
pliego de condiciones.
Profesional
especializado
de contabilidad
Evaluación
Financiera
5
Evaluar
las
propuestas
económicas de
invitaciones
públicas
Se verifica la propuesta más
económica de acuerdo a los
requerimientos
previamente
establecidos en la invitación y se
realiza la calificación económica
estableciendo
un
orden
de
elegibilidad.
Se entrega copia
evaluación oficina jurídica y
además se envía por correo
electrónico archivo.
Profesional
especializado
de contabilidad
Evaluación
económica
6
Evaluar
las
propuestas
económicas de
selecciones
abreviadas por
menor cuantía y
de licitaciones
publicas
En la audiencia de adjudicación se
realiza la evaluación de las
propuestas
económicas,
se
determina
la
oferta
más
económica que cumpla con todos
los requisitos establecidos en el
pliego de condiciones y se
establece un orden de elegibilidad.
Para finalizar se entrega el
resultado de la propuesta más
económica al equipo evaluador en
lo jurídico y técnico para hacer la
recomendación al ordenador del
gasto.
Profesional
especializado
de contabilidad
Evaluación
económica
7
Evaluar
las
propuestas
económicas de
las selecciones
abreviadas por
subasta inversa
En la audiencia de adjudicación se
revisa la oferta económica inicial
estableciendo el menor precio para
dar inicio a la subasta inversa
presencial. En cada lance se
determina y publica el menor
precio para que los proponentes
decidan si continúan o no haciendo
lances. La subasta termina cuando
no hay ofertas, hay más lances, se
publica el resultado incluyendo la
identidad del proponente.
Profesional
especializado
de contabilidad
Evaluación
económica
Revisado por
Leticia Velásquez
Aprobado por
Puntos de
control
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N°
Actividad
Descripción
Responsable
Documento o
Registro
Puntos de
control
El evaluador financiero informa a
los participantes incluyendo al
ordenador del gasto y equipo
evaluador jurídico y técnico. EL
coordinador o jefe del área jurídica
moderador de la reunión informa al
ordenador del gasto si es
procedente adjudicar el proceso al
mayor descuento o menor precio
según el caso.
FIN DE SEGUIMIENTO
Anexo 1. Control de Cambios
Versión
1
Fecha Aprobación
Naturaleza del Cambio
Marzo de 2012
Documento Original
Octubre de 2013
Ajuste de actividades e inclusión de puntos de control
Revisado por
Leticia Velásquez
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