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TABLE OF CONTENTS TABLA DE CONTENIDO Letter from President of the Board Carta del Presidente de la Junta Directiva Convocation Agenda Agenda de la convocatoria Minutes of September, 24, 2012 Meeting Acta de la asamblea del 24 de Septiembre, 2012 2012 Balance Sheet La hoja de balance del 2012 2012 Profit & Loss Statement La hoja del estado de Ganancias y Pérdidas del 2012 Board’s Recommendation Recomendación de la Junta Directiva 2014 Summary Budget Resumen del presupuesto 2014 Proposed changes to the Articles of Association. Cambios propuestos a los Estatutos de la Asociación. Proposal to extend the duration of the Association for an additional thirty (30) years. Propuesta para extender la duración de la Asociación por treinta (30) años más. Article 20 Artículo 20 Voting Sheet (Proxy) Formulario de poder de voto para la Reunión General Anual. CONVOCATION For the Annual General Meeting of Members of COOPERATIVE ASSOCIATION LA CABANA BEACH & RACQUET CLUB The Board of the COOPERATIVE ASSOCIATION LA CABANA BEACH & RACQUET CLUB (The Association), established in Aruba, Dutch Caribbean, herewith convenes the Annual General Meeting of the Association, to be held at the resort on September 23, 2013 at 10:00 a.m. AGENDA 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. Opening. Establishment of Quorum. Approval of Minutes of Annual General Meeting of September 24, 2012. Approval of Balance Sheet and Profit & Loss Statements of the year ending December 31, 2012. Board’s account of the proposed Budget for 2014 and proposed 2014 Maintenance Fees. Approval of the Budget and Maintenance Fees for the year 2014. Approval of the proposed changes to the Articles of Association. Approval of the extension of the duration of the Association for an additional thirty (30) years. Approval of any items under Article 20 section 4 of the Articles of Association. Free Word. Closing. ************************************** CONVOCATORIA Para la Reunión General Anual de Miembros de ASOCIACIÓN COOPERATIVA LA CABANA BEACH & RACQUET CLUB Junta de la ASOCIACIÓN COOPERATIVA LA CABANA BEACH & RACQUET CLUB (La Asociación), establecido en Aruba, Caribe Holandés, por la presente convoca la Reunión General Anual de la Asociación, que se celebrará en el resort el 23 de septiembre del 2013 a las 10:00 a.m. ORDEN DEL DÍA 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. Apertura Establecimiento de Quórum. Aprobación de las notas de la Reunión General Anual del 24 de septiembre de 2012. Aprobación de la hoja de Balance y Estados de pérdidas y ganancias del año cerrado el 31 de diciembre 2012. Resumen de la Junta Directiva del presupuesto para 2014 y cuotas de mantenimiento propuestas para el 2014. Aprobación del presupuesto y cuotas de mantenimiento para el año 2014. Aprobación de cambios en los Estatutos de la Asociación. Aprobación de la extensión de la duración de la Asociación por treinta (30) años más. Aprobación de cualquier punto del artículo 20 punto 4 de los Estatutos de la Asociación. Palabra Libre. Cierre. Cooperative Association La Cabana Beach & Racquet Club Subject: Annual General Meeting of Members Date/Time: Monday, September 24, 2012; 10:00 a.m. Place: Board Room, La Cabana Beach & Racquet Club In Attendance: Co-op Board of Directors: B&R Club Operations: Atlas auditors: Association members: William Mosconi, president & chairperson Carl Hultman, vice president Randy Pozniak, treasurer Gil Cooper, director Brenda Hodges, director Joe Najjar, resort general manager Rudger Boom, auditor 24 Meeting Minutes Prepared by: Doreen Kralick 1.0 Opening 1.01 WM greets membership, opening the AGM at 10:02 a.m. He requests all ballots, if not already turned in -- RB states that two ballots are still pending -- and asks for completion of the form from those members who have yet to submit their vote. He asks if there are any Spanish-speaking owners represented among the members who are present, and not finding any, continues meeting without the assistance of a translator. He re-introduces all board members individually and explains the absence of two board members -- Anthony Wever, who is off island, and Marty Doctrow, who, as a result of illness, cannot be present. 2.0 Establishment of Quorum 2.01 WM confirms quorum with RB, who notes that 15,114 votes have been received, which represent more than the required amount of 20% of membership. 3.0 Approval of Minutes from AGM of September 19, 2011 3.01 RB reports that the 2011 AGM minutes were approved by a majority vote of 14,692 in favor, 56 opposed, 199 abstained and 167 judged invalid, out of a total number of 15,114 votes. Motion to approve presented by Carl Hultman, seconded by Gil Cooper, and passed unanimously. 4.0 Approval of Balance Sheet and P&L Statements for the Year, ending December 31, 2011 RP provides an overview of the documents, presented on Pages 14 through 15 of the convocation booklet. Regarding the Balance Sheet, he notes that operations closed with 8.4M in cash. At the same time last year, cash was at 8.3M, so there has been an improvement. In the Renovation column, he notes reserve funds ($1.8M), which continues to build to ensure coverage of future replacements. Every five years, replacements are needed. A five-year reserve study was accomplished to track what is needed, and when. By 2017, the forecast is that the resort will have 3.5M in reserve, which will protect membership from future special assessments. As demonstrated in the P&L, Operations netted a total revenue of $17M, with expenses at about $16M. Resort is operating in the black, and is enjoying a surplus (with a total ending fund balance of $1.6M). In regard to a question posed by member (Bob Connell) about the renovation schedule: RP notes that, without the special assessment, renovations would have taken until 2015 to complete. There was urgency in completing roof repairs, but with the special assessment it also enabled the resort to accomplish other work at the same time, i.e. painting, corridors and exterior work, which would have otherwise taken much longer to accomplish. JN confirms that that work is on schedule, except for painting, which might be slightly delayed Member (Lorraine Oltedal) asks about quality control, noting an issue with the shower as an example. JN responds that the resort is working off a ‘punch list’, with visual inspections done as work is in process and when accomplished. He states that the issue she mentions has not come up as a concern, but other items have been noted and addressed. Member (Mr. Bursky) states that he finds lighting is not sufficient and it is too dark in the rooms. A circumstance on which fellow member (Paul Dutra) is in agreement. JN notes that an additional lamp can be provided on request. He further notes that lighting will undergo a change, with the resort switching over to LED lighting in an effort to conserve energy and realize a savings of about 15% in energy costs. CH clarifies that the lower wattage is what the bulb consumes, but not in what light is emitted. Member (Ernie Silvia) asks for explanation on revenue generated from the casino: RP explains that the casino operator was paying 50% of the monthly rent (12,500) during negotiation period. For five months, during construction, no rent was paid. However, that circumstance has ended and the operator is now being billed the full amount of 25,000. Once the casino is open, operator will pay rent as well as a percentage of the casino profit. The revenue from the casino will help to feed the reserve and stabilize operating fees. 4.01 RB reports that the Balance Sheet and Profit & Loss Statement from the year ending December 31, 2011 were approved by a majority vote of 14,596 in favor, 87 opposed, 252 abstained and 179 invalid, out of a total number of 15,114 votes. 5.0 Board’s account of the proposed Budget for 2013, and proposed 2013 Maintenance Fees 5.01 RP remarks that renovations are coming to an end and that operation is stabilized. The Board recommends that MFs are lowered by one (1) dollar, with the proposal of a decrease possible for the very first time. MFs would be reduced by one (1) dollar on all units -- A,C,F: 607; Studio, B: 564; D: 868, and E: 1,242. (The proposal is met by applause by members.) 6.0 Approval of the Budget and Maintenance Fees for the year 2013 6.01 RB reports that the 2013 Budget and Maintenance Fees were approved by a majority vote of 14,495 in favor, 253 opposed, 200 abstained and 166 invalid, out of a total number of 15,114 votes. 7.0 Approval of any items under Article 20, section 4, of the Articles of Association RB explains that there is a restriction on both expenses and of revenue exceeding $100,000. He does not foresee that expenses will exceed that limit (as it once did in an emergency action to purchase computers instead of continuing with a costly rental agreement, which thereby ultimately created a huge savings for the resort). However, the resort may exceed that amount in revenue with the award on the casino likely (resort is waiting on the judge’s decision). Without approval from the membership, the resort will not be able to accept the amount of the judgement. 7.01 RB reports that action on items under Article 20, section 4, was approved by a majority vote of 14,253 in favor, 271 opposed, 400 abstained and 190 invalid, out of a total number of 15,114 votes. 8.0 Election of two board members: 8.01 RB reports a majority vote for the top five candidates (out of a total of 30,228 votes, with each member afforded a vote for two different candidates): Brenda Hodges received 13,062 votes; Gary Ehrlich received 12,614 votes; William Dubrow received 353 votes; William E. Nutter received 352 votes; and Robert Brunelli received 351 votes. The breakdown of votes received by other candidates are noted as follows: Dennis Etzkorn at 120; David Ezra at 168; Thomas Fraioli at 211; Raymond Gallison Jr. at 44; Ruth Gillen at 77; Harry Mautte at 147; Micheal McMahon at 219; Willard Moore at 303; Renee Mosely at 74; Curtis Nave at 8; Alan J. Phair at 74; Gwendolyn Philips at 27; Henry R. Quintero at 62; Charles A. Reichheld, III at 209; Kim G. Rossman at 103; Steve Scott at 68; Wayne A. Smith at 115; Ellan H. Spring at 148; Charles E. Tempio at 157; Hernando Velasquez at 50; John White at 48; Thomas M. White at 174; Peter V. Williams at 73; and Cynthia J. Yard at 272. Total number of invalid votes: 545. 8.02 CH presents a motion to approval the standing of voting results, despite the exclusion of John White from the printed ballots (he was, however, listed on website and from the amount of votes he received, it was determined he would not have reached the level of votes received by the top two), seconded by GC, and passed unanimously. 9.0 Freeword 9.01 JN provides members a 2012 GM overview: He notes the following circumstances: Resort is forecasting to finish 2012 with a deficit of less than 1% of the total budget ($75K). - Increases in energy costs, delay in Casino opening (reducing rental income) and unexpected out-of-order rooms as a result of the interior corridors renovation, have affected this year’s bottom line. - As per Audited Financial Statements: In 2006, the resort ran a deficit of 3.3M; and in 2007, improvement was made, but operations was still in the red by 845,370. Since 2008, the resort has been operating in the black, registering a surplus of $1.4M in 2008, $1.4M in 2009; $857.503 in 2010 and $1.4M in 2011. - In regard to Resort Occupancy (Actual and Forecast) for 2012, there was a decrease as a result of the limited amount of inventory available because of the renovation. This limited the amount of exchangers and other guests which also negatively impacted F&B revenue. Board of Directors/Consultant Accomplishments and Initiatives: - - Worked with Baker Tilly Aruba and directed onsite accounting to complete 2011 audit. Continue to provide risk management coverage and support for insurance premiums and claims processing. Decreased annual audit report fees due to on-going financial oversight. Continue to produce monthly cash flow reports, year-end forecasts to budget with variance reports and on time monthly financial statements. Oversaw Casino plans and execution of detail in construction. Completed Roof Renovation, majority of building exterior and south side OF suites. Planned for balance of pending Projects through 2013. Supported local arts through year round Lobby painting exhibits. Increased Room Rental Revenues by $335K + in 2011 vs 2010. - On-going involvement by the Board in all the legal cases. On-going Energy Efficiency Investment. Upgraded Health Club equipment. Continued equipment replacement program. Increased security measures @ property. Sold over 260 units in the last 12 months (since Aug 2011) from the foreclosed inventory. Collected over US $ 48,035.36_ from collection agency in the last three months. Continuous involvement of the Board’s Renovation Committee in all aspects of property renovation. Earth Check GOLD Certification for 2011/2012 -- shooting for Platinum. Not only good for resort environmentally, but also for marketing purposes Interval International Scores: resort achieved an overall score of 88 in 2012, YTD. Operations is working to ensure scores remain high as value in exchanging is based on numerical score. Unifocus Guest Survey: Inched up half a point from last year. Operations is always looking for ways to improve and provide better delivery of product and services at every opportunity. La Cabana B&R Club Guest Comments: Overall satisfaction is up over last year’s numbers. Maintenance Fee Comparisons: In comparison to other timeshare properties on the island, La Cabana’s MFs for the one bedroom unit (which is the majority of its inventory) fall in the lower range. For its two bedroom units, MFs are in the higher range. But JN explains that it is not ‘apples to apples’ comparison. La Cabana offers more ocean views and what has not been included in this comparison is the upgrades at other resorts, such as the Playa Linda penthouse and the Divi duplexes. JN attributes achievements at the resort as the result of a team effort. 9.02 RP reiterates that the resort had suffered great losses under OHEM management, and it had spurred the changeover. He credits Bluegreen with helping the resort out of the hole and in aiding the progress the resort has made since. 9.03 In response to the issue of free drinks at the casino impacting revenue at the resort’s F&B outlets, JN states that the resort will undertake activities and promotions in order to help maintain the flow of customers to the resort’s bar. He will also look at price point. The challenge is in covering expenses with fixed costs, such as salaries. Regarding Tropicana’s plans for its casino, WM notes that its Co-op is working to start things up, but other details are not yet known. 9.04 JN recognizes his Executive Team for their contributions: Assistant General Manager Jessica Franken, F&B Director Pierre Kock, HR Director Tessy Koolman, Financial Director Marc Anthony and Chief Engineer Stanley De Cuba. He also recognizes Bluegreen’s Barney Barber and Gary Ehlrich for their contributions, and introduces them again to membership. 9.05 WM, on behalf of the Board, thanks Joe and his team in successfully working to reduce expenses as much as possible. 10.0 Closing 10.01 WM adjourns the AGM at 10:51 a.m. with a motion presented for adjournment by RP, and seconded by GC, and passed unanimously. Asociación Cooperativa La Cabana Beach & Racquet Club Asunto: Asamblea General Anual de Miembros Fecha/hora: el lunes, 24 de septiembre de 2012; a las 10.00 a.m. Lugar: sala de reuniones, La Cabana Beach & Racquet Club Presentes: Junta Directiva de la Cooperativa: William Mosconi, presidente de la Junta Directiva y de la Asamblea Carl Hultman, vicepresidente Randy Pozniak, tesorero Gil Cooper, director Brenda Hodges, directora Operaciones del Club B&R: Joe Najjar, gerente general del resort Atlas auditores: Rudger Boom, auditor Miembros de la Cooperativa: 24 Acta de la asamblea redactada por: Doreen Kralick 1.0 Apertura 1.01 WM saluda a los miembros y abre la AGA a las 10.02 a.m. Solicita que se entreguen todas las papeletas de votación, a no ser que ya fueran entregadas -- RB indica que dos papeletas de votación aún están pendientes -- y pide que aquellos miembros que aún no han presentado su papeleta de votación rellenen el formulario. Pregunta si figuran propietarios de habla hispana entre los miembros presentes, y, puesto que no está presente ninguno, continúa con la Asamblea sin la asistencia de un traductor. Reintroduce a todos los miembros de la Junta Directiva de forma individual y explica la ausencia de dos miembros de la Junta Directiva -- Anthony Wever, quien está fuera de la isla, y Marty Doctrow, quien, a causa de una enfermedad, no puede estar presente. 2.0 Comprobación del quórum 2.01 WM confirma el quórum con RB, quien señala que se han recibido 15.114 votos, los cuales representan más de la cantidad requerida del 20% de los miembros. 3.0 Aprobación del acta de la AGA del 19 de septiembre de 2011 3.01 RB comunica que el acta de la AGA de 2011 fue aprobada por la mayoría de los votos, con 14.692 a favor, 56 en contra, 199 abstenciones y 167 considerados inválidos, de un número total de 15.114 votos. Propuesta para aprobar presentada por Carl Hultman, apoyada por Gil Cooper y aprobada por unanimidad. 4.0 Aprobación del balance y la cuenta de pérdidas y ganancias sobre el año terminado el 31 de diciembre de 2011 RP proporciona un resumen de los documentos presentados en las páginas 14 hasta 15 inclusive de la libreta de convocatoria. En lo que se refiere al balance, señala que se cerraron las operaciones con 8,4 millones en efectivo. Al mismo tiempo el año pasado, el efectivo ascendía a 8,3 millones, entonces ha habido una mejora. En lo que se refiere a la columna relativa a la renovación, señala fondos de reserva (US$ 1,8 millones), que siguen acumulando para garantizar la cobertura de repuestos futuros. Cada cinco años, se necesitan repuestos. Se finalizó un estudio de reserva de cinco años para controlar lo que se necesita y cuándo. Para el año 2017, se prevé que el resort contará con 3,5 millones en reserva, lo que protegerá a los miembros contra cuotas especiales en el futuro. Como se demuestra en la cuenta de pérdidas y ganancias, las operaciones generaron ingresos totales de US$ 17 millones, y los gastos ascendían a aproximadamente US$ 16 millones. El resort está funcionando en el negro, y está disfrutando de un superávit (con un saldo de fondos de cierre total de US$ 1,6 millones). Con respecto a una pregunta formulada por un miembro (Bob Connell) sobre el calendario de renovación: RP señala que, sin la cuota especial, la finalización de las renovaciones hubiera durado hasta el año 2015. Había urgencia en lo que se refiere a la finalización de las reparaciones del techo, pero, gracias a la cuota especial, el resort también pudo llevar a cabo otras tareas al mismo tiempo, es decir, la pintura, los pasillos y el trabajo exterior, lo que hubiera tomado mucho más tiempo para finalizar sin la cuota especial. JN confirma que el trabajo se está llevando a cabo según lo previsto, salvo la pintura, lo que podría sufrir un breve retraso. Un miembro (Lorraine Oltedal) pregunta por el control de calidad, señalando un problema con la ducha como ejemplo. JN contesta que el resort está trabajando en base a una ‘lista de trabajos pendientes’, y que se realizan inspecciones visuales mientras el trabajo esté en proceso y cuando se finalice. Señala que el problema mencionado por ella no ha surgido como una preocupación, pero otros asuntos han sido observados y tratados. Un miembro (Sr. Bursky) señala que considera la iluminación insuficiente y que es demasiado oscuro en las habitaciones. Una circunstancia en la que otro miembro (Paul Dutra) está de acuerdo. JN señala que se puede proporcionar una lámpara adicional a solicitud. Además, señala que la iluminación se cambiará, puesto que el resort ha empezado a utilizar la iluminación LED en un esfuerzo por conservar la energía y realizar un ahorro de aproximadamente el 15% de los gastos de energía. CH explica que la potencia menor es lo que consume la bombilla, pero no el tipo de luz emitida. Un miembro (Ernie Silvia) pide una explicación sobre los ingresos generados por el casino: RP explica que el operador del casino estaba pagando el 50% del alquiler mensual (12.500) durante el período de negociación. Durante cinco meses, durante la construcción, no se pagó el alquiler. Sin embargo, esta circunstancia ha terminado y ahora se está facturando al operador el importe total de 25.000. En cuanto el casino esté abierto, el operador pagará alquiler, así como un porcentaje de las ganancias del casino. Los ingresos del casino ayudarán a alimentar la reserva y estabilizar las cuotas de explotación. 4.01 RB comunica que el balance y la cuenta de pérdidas y ganancias del año terminado el 31 de diciembre de 2011 fueron aprobados por la mayoría de los votos, con 14.596 a favor, 87 en contra, 252 abstenciones y 179 inválidos, de un número total de 15.114 votos. 5.0 La rendición de cuentas de la Junta Directiva con respecto al presupuesto propuesto para el año 2013 y las cuotas de mantenimiento propuestas para el año 2013 5.01 RP señala que las renovaciones están llegando a su fin y que las operaciones se han estabilizado. La Junta Directiva recomienda que se rebajen las cuotas de mantenimiento con un (1) dólar, con la propuesta de una posible disminución por primera vez. Las cuotas de mantenimiento se disminuirían en un (1) dólar para todas las unidades -- A, C, F: 607, Studio, B: 564, D: 868 y E: 1242. (La propuesta fue recibida con aplausos por los miembros). 6.0 Aprobación del presupuesto y las cuotas de mantenimiento para el año 2013 6.01 RB informa que el presupuesto y las cuotas de mantenimiento para el año 2013 fueron aprobados por la mayoría de los votos, con 14.495 a favor, 253 en contra, 200 abstenciones y 166 inválidos, de un número total de 15.114 votos. 7.0 Aprobación de algunos asuntos en virtud del artículo 20, inciso 4, de los estatutos RB explica que hay una restricción con respecto a tanto los gastos como los ingresos de más de US$ 100.000. No prevé que los gastos exceden ese límite (como alguna vez lo hicieron durante una acción de emergencia para comprar computadoras en vez de continuar con un contrato de alquiler costoso, lo que, a fin de cuentas, generó un gran ahorro para el resort). Sin embargo, el resort podría exceder tal importe de ingresos con la probable indemnización con respecto al casino (el resort está a la espera de la decisión del juez). Sin la aprobación de los miembros, el resort no será capaz de aceptar el importe de la sentencia. 7.01 RB informa que la acción con respecto a los asuntos en virtud del artículo 20, inciso 4, fue aprobada por la mayoría de los votos, con 14.253 a favor, 271 en contra, 400 abstenciones y 190 inválidos, de un número total de 15.114 votos. 8.0 Elección de dos miembros de la Junta Directiva: 8.01 RB comunica que se ha obtenido una mayoría de votos para los cinco principales candidatos (de un total de 30.228 votos, mientras cada miembro votó a favor de dos candidatos diferentes): Brenda Hodges recibió 13.062 votos, Gary Ehrlich recibió 12.614 votos, William Dubrow recibió 353 votos, William E. Nutter recibió 352 votos, y Robert Brunelli recibió 351 votos. La distribución de los votos recibidos por otros candidatos es como sigue: Dennis Etzkorn 120, David Esdras 168, Thomas Fraioli 211, Raymond Gallison Jr. 44, Ruth Gillen 77, Harry Mautte 147, Michael McMahon 219, Willard Moore 303, Renee Mosely 74, Curtis Nave 8, Alan J. Phair 74, Gwendolyn Philips 27, Henry R. Quintero 62, Charles A. Reichheld III 209, Kim G. Rossman 103, Steve Scott 68, Wayne A. Smith 115, Ellan H. Spring 148, Charles E. Tempio 157, Hernando Velásquez 50, John White 48, Thomas M. White 174, Peter V. Williams 73 y Cynthia J. Yard 272. Número total de votos inválidos: 545. 8.02 CH presenta una propuesta para la aprobación de resultados de la votación, a pesar de la exclusión de John White de las papeletas de votación impresas (sin embargo, él sí apareció en el sitio web, y en base a la cantidad de votos que recibió, se determinó que no habría alcanzado el nivel de votos recibidos por los dos primeros), apoyada por GC y aprobada por unanimidad. 9.0 Ruegos y preguntas 9.01 JN proporciona a los miembros una visión general del año 2012 de la gerencia: Señala las siguientes circunstancias: - El resort prevé que se terminará el año 2012 con un déficit de menos del 1% del presupuesto total (US$ 75.000). - Los aumentos en los gastos de energía, el retraso en la apertura del casino (reduciendo los ingresos por concepto de alquiler) y habitaciones fuera de orden inesperadas como resultado de la renovación de los pasillos interiores, han afectado a los resultados finales de este año. - Como consta de los estados financieros auditados: en el año 2006, el resort tuvo un déficit de 3,3 millones, y en el año 2007, se realizó una mejora, pero las operaciones aún demostraron resultados negativos con un importe de 845.370. Desde el año 2008, el resort está funcionando en el negro, registrando un superávit de US$ 1,4 millones en 2008, US$ 1,4 millones en 2009, US$ 857.503 en 2010 y US$ 1,4 millones en 2011. - En lo que se refiere a la ocupación del resort (real y prevista) para el año 2012, se registró una disminución como consecuencia de la cantidad limitada de inventario disponible debido a la renovación. Esto limitó la cantidad de huéspedes de intercambio y otros huéspedes. lo que también afectó negativamente a los ingresos de F&B. Logros e iniciativas de la Junta Directiva/consultor: - - Se trabajó con Baker Tilly Aruba y se ordenó una auditoria en las instalaciones para finalizar la auditoría relativa al año 2011. Se seguirá ofreciendo cobertura y apoyo de administración de riesgo para primas de seguro y tramitación de reclamaciones. Cuotas disminuidas por el informe de auditoría anual como resultado de la revisión financiera continúa. Se seguirá produciendo informes de flujos de caja mensuales, pronósticos de fin de año con respecto al presupuesto con informes de variaciones y estados financieros mensuales oportunos. Supervisión de los planes del casino y ejecución de los detalles en la construcción. Se finalizó la renovación del techo, la mayoría de la construcción exterior y la parte sur de los suites. Se elaboró un plan para el resto de los proyectos pendientes hasta el año 2013. Se apoyó el arte local a través de exposiciones de pintura en el lobby durante todo el año. Ingresos aumentados del alquilar de habitaciones en un importe de US$ 335.000+ en 2011 comparecido con 2010. Participación continúa por la Junta Directiva en todos los casos legales. Inversión continúa en el rendimiento de la energía. Se mejoró el equipo del gimnasio. Programa de reemplazo continúo de equipo. Más medidas de seguridad en las instalaciones. Se vendieron más de 260 unidades durante los últimos 12 meses (desde el mes de agosto de 2011) del inventario ejecutado. Se cobró más de US$ 48.035,36 de la agencia de cobros durante los últimos tres meses. Participación continúa del Comité de Renovación de la Junta Directiva en todos los aspectos de la renovación de las instalaciones. Certificación de ‘Earth Check GOLD’ para 2011/2012 -- esforzándonos por el platino. No sólo es bueno para el medio ambiente del resort, sino también para fines de marketing. Puntuación de ‘Interval International’: el resort obtuvo una puntuación global de 88 en el año 2012 a la fecha. El Departamento de Operaciones está trabajando para garantizar que la puntuación sigue siendo alta, puesto que el valor durante el intercambio se basa en la puntuación numérica. Encuesta de Huéspedes de Unifocus: subió medio punto comparecido con el año pasado. El Departamento de Operaciones siempre está buscando maneras para mejorar y ofrecer un mejor suministro de productos y servicios en cada oportunidad. Comentarios de los huéspedes de La Cabana B&R Club: satisfacción general es más alta que las cifras del año pasado. Comparaciones cuota de mantenimiento: en comparación con otras empresas de tiempo compartido en la isla, las cuotas de mantenimiento de La Cabana para una unidad de un dormitorio (lo que representa la mayoría de su inventario) se encuentran en la gama más baja. En lo que se refiere a sus unidades de dos dormitorios, las cuotas de mantenimiento se encuentran en la gama más alta. Pero JN explica que no es una comparación de “manzanas con manzanas”. La Cabana ofrece más vistas al océano y lo que no se ha incluido en esta comparación es las mejoras en otros resorts, como el ático de Playa Linda y los dúplex de Divi. JN atribuye los logros en el resort a los esfuerzos del equipo. 9.02 RP reitera que el resort había sufrido grandes pérdidas durante la gestión por parte de OHEM, y había impulsado el cambio. Él da las gracias a Bluegreen por haber ayudado al resort salir del hoyo y por haber ayudado al progreso del resort desde entonces. 9.03 En respuesta a la cuestión de las bebidas gratis en el casino que afectarían a los ingresos de los puntos de venta de F&B, JN indica que el resort realizará actividades y promociones, con el fin de ayudar a mantener el flujo de clientes en el bar del resort. También estudiará el precio. El desafío consiste en cubrir los gastos mediante los gastos fijos, como sueldos. En cuanto a los planes de Tropicana con respecto a su casino, WM señala que su Cooperativa está trabajando para comenzar las cosas, pero otros detalles aún no se conocen. 9.04 JN reconoce a su equipo ejecutivo por sus contribuciones: la Directora General Adjunta Jessica Franken, el Director de F&B Pierre Kock, el Director de Recursos Humanos Tessy Koolman, el Director Financiero Marc Anthony y el Ingeniero Jefe Stanley De Cuba. También reconoce a Barney Barber de Bluegreen y a Gary Ehlrich por sus contribuciones, y los introduce de nuevo a los miembros. 9.05 WM, en nombre de la Junta Directiva, da las gracias a Joe y su equipo por haber trabajado con éxito en reducir los gastos lo más posible. 10.0 Cierre 10.01 WM pospone la AGA hasta las 10:51 a.m., y RP presenta una propuesta de aplazamiento, la cual es apoyada por GC y aprobada por unanimidad. Cooperative Association La Cabana Beach & Racquet Club Financial Statements Balance Sheet Assets Cash and Cash Equivalents Accounts Receivable - Members - Allowance for Doubtful Debts Accounts receivable - renovations - Allowance for Doubtful Debts Accounts Receivable - Repossessed Weeks Available for Sale - Allowance for Doubtful Debts Accounts Receivable - Other Prepaid Expenses Inventory Food and Beverage Equipment Due from Renovations Fund Due from Replacement Fund Total Assets Liabilities and Fund Balance (Deficit) Accounts Payable Accrued Expenses Deferred Revenues Owner Advanced Payments Note Payable Total Liabilities Fund Balance (Deficit) Total Liabilities and Fund Balance December 31, 2012 Operating in USD 8,231,031 2,668,374 (61,454) - 31 December 2012 Replacement Renovations in USD in USD 2,288,422 - Total in USD 2011 Total in USD 235,816 462,373 (61,594) 10,755,269 2,668,374 (61,454) 462,373 (61,594) 10,361,300 2,584,968 (61,212) 163,553 (9,256) 5,607,633 (1,803,261) 1,330,476 336,178 96,113 64,458 - 6,299,565 (2,900,824) 3,351,231 345,783 97,837 144,942 - 19,394,565 20,377,887 Total in USD 2011 Total in USD 1,515,770 243,984 12,850,618 51,685 4,931,499 19,593,556 1,519,036 285,032 12,874,857 28,713 4,879,462 19,587,100 4,038,799 (1,625,228) 1,330,476 336,178 96,113 64,458 1,252,168 28,002 (28,002) 1,568,834 (178,033) (1,252,168) - 16,358,917 2,260,420 775,228 Operating in USD 1,515,770 243,984 12,850,618 51,685 14,662,057 31 December 2012 Replacement Renovations in USD in USD - 4,931,499 4,931,499 1,696,860 2,260,420 (4,156,271) 16,358,917 2,260,420 775,228 (198,991) 19,394,565 790,787 20,377,887 Cooperative Association La Cabana Beach & Racquet Club Statement of Revenues, Expenses and Changes in Fund Balances Financial Statements December 31, 2012 2012 Replacement Renovations in USD in USD Operating in USD Revenues Maintenance Fees Renovation Special Assessment Utility, Late and Other Fees Food Beverage Telephone Health Club Member Relations Rental Shops Room Rental Housekeeping Interest and Other Financial Income Contribution in Remodeling Expenses Other Total Revenues 11,047,297 828,022 1,643,202 1,572,935 220,405 174,645 210,017 681,778 833,865 65,999 9,756 59,407 17,347,328 1,873,587 1,873,587 5,525,750 79,463 1,389 5,606,602 12,920,884 5,525,750 907,485 1,643,202 1,572,935 220,405 174,645 210,017 681,778 833,865 65,999 9,756 1,389 59,407 24,827,517 12,810,507 914,824 1,503,600 1,552,484 184,682 162,322 183,910 624,856 946,854 61,270 24,748 498,611 120,507 19,589,175 Expenses Front Office, Housekeeping and Telephone Food Expenses Beverage Expenses Pool and Beach, Health Club and Activities Administrative and General Member Relations Expenses Repair and Maintenance Utilities Long Lease and Ground Tax BBO Tax Depreciation Provision for Doubtful Accounts Legal Settlements Other Expenses Interest Relocation/Remodeling Building/Equipment Total Expenses 3,156,190 1,937,378 1,360,195 578,947 3,785,877 467,163 1,771,562 2,957,690 274,989 82,607 109,219 (974,027) 1,784,773 220,841 17,513,404 1,503,240 1,503,240 415,032 6,385,619 6,800,651 3,156,190 1,937,378 1,360,195 578,947 3,785,877 467,163 1,771,562 2,957,690 274,989 82,607 109,219 (974,027) 1,784,773 220,841 415,032 6,385,619 1,503,240 25,817,295 3,108,467 1,847,359 1,375,911 553,578 3,938,711 493,254 1,776,941 2,821,760 249,518 79,970 106,658 (796,757) 207,990 214,463 5,425,830 1,005,325 22,408,978 (166,076) 1,862,936 1,696,860 370,347 1,890,073 2,260,420 (1,194,049) (2,962,222) (4,156,271) (989,778) 790,787 (198,991) (2,819,803) 3,610,590 790,787 Changes in Fund Balances Excess of Revenues over Expenses Beginning Fund Balance (Deficit) Ending Fund Balance (Deficit) Total in USD 2011 Total in USD Statement of Revenues, Expenses and Changes in Fund Balances Proposed changes to the Articles of Association of COOPERATIVE ASSOCIATION LA CABANA BEACH & RACQUET CLUB 1. Article 4: 449 units to be combined at the most to four-bedroom apartments – should be: threebedroom apartments. 2. Article 13: The total shares authorized to be issued and outstanding for the Association are forty-six thousand nine hundred and seventy one (46,971)– should be: forty-eight thousand two hundred ninety seven (48,297). 3. Article 17; 2: Voting shall be done by written ballot – should be: Voting shall be done by written ballot or online. 4. Article 17; 3: Only members in good standing, that have timely fulfilled their financial obligations towards the Association, are eligible to vote. – should be: Only members in good standing, that have timely fulfilled their financial obligations towards the Association, are eligible to vote and/or postulate themselves for a position on the board of directors. 5. Article 17; 8: A proposal should be submitted in writing in time – should be: A proposal should be submitted in writing two weeks prior to the set date of the June Board meeting. ************************************** Cambios propuestos a los Estatutos de ASOCIACIÓN COOPERATIVA LA CABANA BEACH & RACQUET CLUB 1. Artículo 4: 449 unidades a combinarse a lo más por apartamentos de cuatro dormitorios – debería ser: apartamentos de tres dormitorios. 2. Artículo 13: El total de las acciones autorizado a ser emitidos y pendientes para la asociación es cuarenta y seis mil novecientos setenta y uno (46.971) – debe ser: cuarenta y ocho mil doscientos noventa y siete (48.297). 3. Artículo 17; 2: La votación se hará por votación escrita – debe ser: la votación se hará por votación escrita o en línea. 4. Artículo 17; 3: Sólo los miembros de buena reputación, que hayan cumplido oportunamente sus obligaciones financieras hacia la Asociación, son elegibles para votar. – debe ser: sólo los miembros de buena reputación, que hayan cumplido oportunamente sus obligaciones financieras hacia la Asociación, son elegibles para votar o para postularse por un cargo en la Junta de directores. 5. Artículo 17; 8: Una propuesta debe ser presentada por escrito a tiempo – debe ser: una propuesta debe ser enviada por escrito dos semanas antes de la fecha estipulada para la reunión en junio de la Junta Directiva. Proposal to extend the duration of the Association for an additional thirty years COOPERATIVE ASSOCIATION LA CABANA BEACH & RACQUET CLUB Fixed Week Owner Association Proposal: To extend the duration of the Cooperative Association La Cabana Beach & Racquet Club (“Association”) subject to the current terms and conditions and as specified in the Amended Articles of Incorporation Amendment of September, 2010, for an additional thirty (30) years. Resolved: Members of La Cabana Beach Resort and Casino (La Cabana) Fixed Week Owners Association urge the Board of Directors to seek owner approval at the 2013 Annual General Meeting to extend the duration of the Association from the existing 2019 expiration date to the year 2049. Supporting Statements: The Articles of Incorporation clearly authorize the thirty (30) year extension of the Association before the current Article lapse as quoted from the Amended Articles of Incorporation dated September 2010 below: Article 3: In accordance with the State Ordinance Cooperative Associations, the initial duration of the Association lasts for a period of thirty years. Before the period lapses, the General Meeting of Shareholders, if so desired, can extend the duration of the Association for another thirty years. Such extension can be renewed each time. ************************************** Propuesta para extender la duración de la asociación durante treinta años COOPERATIVA ASOCIACIÓN LA CABANA BEACH & RACQUET CLUB Propuesta de Asociación de propietario de semana fija: Para extender la duración de la Cooperativa Asociación La Cabana Beach & Racquet Club ("Asociación") bajo los actuales términos y condiciones y como se especifica en los Artículos Modificada de Incorporación Enmienda de septiembre de 2010, por treinta (30) años adicional. Resuelto: Los miembros de La Cabana Beach Resort y Casino (La Cabana) Asociación de propietarios de semana fija urge a la Junta Directiva para buscar la aprobación de propietario en el Asamblea Anual 2013 para extender la duración de la Asociación de la expiración existente de 2019 al año 2049. Declaraciones de sostenimiento: Los artículos de incorporación claramente autorizan la prórroga de treinta (30) años de la Asociación antes del actual lapso del artículo como citado de los artículos de incorporación modificada fechada septiembre de 2010 a continuación: Artículo 3: Según la Ordenanza Nacional de las asociaciones cooperativas, la duración inicial de la Asociación dura por un período de treinta años. Antes de caducar el periodo, la Junta General de accionistas, si así lo desean, pueden extender la duración de la Asociación por otros treinta años. Dicha prórroga podrá ser renovada cada vez. MANAGEMENT AND REPRESENTATION Article 20 Sub. 4 The Board requires previous authorization or approval of the General Meeting: a. to alienate or to encumber immovable properties; b. to perform legal acts of whatever nature of which exceed the value of ONE HUNDRED THOUSAND UNITED STATES DOLLARS (US$100,000); c. to enter into agreements which bind the Association for a period longer than one year; d. to guarantee debts of third parties, either by security bond or either in any other way; e. to apply for an official moratorium or bankruptcy of the association; ADMINISTRACIÓN Y REPRESENTACIÓN Artículo 20 Inciso 4 La junta directiva requiere la autorización o aprobación previa de la Asamblea General: a. para enajenar o gravar bienes inmuebles; b. para realizar actos legales de cualquier índole, cuyo valor exceda la cantidad de CIEN MIL DOLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE AMERICA (US$ 100.000); c. para aceptar contratos que comprometan a la Asociación por un período de más de un año; d. para garantizar deudas de terceros, sea mediante boletos de empeño o de cualquier otra forma; e. para declarar una moratoria legal o la declaración de quiebra de la Asociación;