Checklist para la observación de inventarios físicos Nombre de la

Checklist para la observación de inventarios físicos Nombre de la

Checklist para la observación de inventarios físicos
Nombre de la compañía
Subsidiaria o división
Localización o departamento
Fecha(s) de toma de inventario
Fecha(s) de observación
Representante(s)
Representantes del cliente a cargo del
inventario (o departamento)
XXXXXX
Contacto para los asuntos surgidos
durante la observación (nombre y
teléfono)
Descripción de consideraciones
específicas sobre planificación (p.ej.
diferencia tolerable para los ítems que
se miden por peso, nivel de diferencias
en los recuentos que podría no
considerarse significativo vs. solicitud
para que la compañía realice un
nuevo recuento, etc.)
XXXXXXXXXXXX.
Senior de Auditoría
Patio de rollos fabrica de cajas
28 y 29 de Agosto de 2010
28 y 29 de Agosto de 2010
XXXXXX
XXXXXX
No hay diferencia tolerable para los ítems que se miden por peso.
No hay nivel de diferencias para segundo conteo.
Objetivos: La observación del inventario físico tiene como objetivo determinar que (1) el inventario existe
realmente, (2) los métodos de toma de inventario son efectivos para obtener conteos exactos y (3) el inventario
está en condiciones de ser utilizado y vendido en el curso normal de los negocios (es decir, no está dañado ni es
obsoleto).
Aserciones: E/O (Existencia/Ocurrencia), C (Integridad), V/A (Valuación/Imputación), CO (Corte)
Instrucciones
Este checklist se refiere a la información obtenida y las técnicas de auditoría habitualmente empleadas durante
la observación del inventario físico, incluyendo pruebas de los registros de inventarios permanentes. El checklist
no es una lista exhaustiva de consideraciones para todas las observaciones, sino que debe complementarse con
procedimientos adicionales toda vez que sea apropiado.
Algunas preguntas pueden no ser apropiadas para determinadas observaciones. Las preguntas no
aplicables deberán designarse como N/A. Toda respuesta "no" deberá explicarse en un documento
adjunto referenciado a la pregunta respectiva.
Este checklist deberá ser preparado por el representante responsable por una localización o departamento y ser
completado antes de partir de la localización en la que se realiza el inventario.
Descripción general de los inventarios (marcar aquello que sea aplicable):
Tipos de inventarios
Materias primas
Productos en proceso
Productos terminados
Mercadería mayorista y/o minorista
Otros (p.ej. insumos, repuestos, etc.)
X
Categorías especiales de inventarios (si la respuesta es "sí", obtener los detalles para el seguimiento de
auditoría):
Sí
En el
establecimiento -
Fuera del
establecimiento -
No
Mercaderías facturadas y no despachadas
x
Mercaderías recibidas y no facturadas
Inventarios de propiedad de terceros
Consignaciones
x
x
x
Mercaderías en tránsito a clientes
x
Mercaderías en tránsito de proveedores
Inventarios en poder de terceros
Consignaciones
x
x
x
Clases especiales de inventarios:
Obsoletos
Exceso de existencias (“overstock”)
Lento movimiento
Pedidos especiales
Dañados
Discutir con el personal del cliente y describir los detalles para cualquiera de las clases mencionadas
anteriormente: N/A
2
Instrucciones para la toma de inventario
1.
a.
b.
c.
2.
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
Obtener lo siguiente:
Nombres de las personas que prepararon y aprobaron las instrucciones.
Fecha y hora de la toma de inventario.
Nombres de las personas responsables de supervisar la toma de inventario.
¿Se prepararon instrucciones escritas adecuadas para cada fase de los
procedimientos de inventario físico? (describir los asuntos observados, si
hubiera alguno.) Considerar lo siguiente al evaluar si fueron adecuadas:
Planes para coordinar y segregar el inventario, incluyendo las
precauciones adoptadas para liberar o despejar el inventario de productos
en proceso a los puntos de corte.
Disposiciones para el control de la recepción y despacho durante el
período de toma de inventario y, si la planta no cierra, disposiciones para
el manejo de los movimientos del inventario.
Instrucciones para registrar la descripción de los ítems y la manera en que
se determinarán las cantidades (p.ej. recuento, peso, grado de avance de
los productos en proceso, u otra medida).
Instrucciones para identificar los ítems obsoletos, dañados y de lento
movimiento.
Instrucciones para el uso de tarjetas de inventario o planillas de recuento
(incluyendo su distribución, recolección y control).
Planes para determinar las cantidades en localizaciones externas.
Instrucciones para la revisión y aprobación de los recuentos de inventario
por los jefes de departamento u otro personal de supervisión.
Instrucciones para determinar que el contenido empaquetado coincide con
la descripción del inventario.
Instrucciones para que los ítems de inventario sean recontados por
personas distintas de las que efectúan los conteos originales.
XXXXXXXXXXXX
28 y 29 de Agosto de 2010- Inicia
a las 7:00am.
XXXXXXX
Véase programación del inventario
en Lotus Notes
Evaluado satisfactoriamente
Evaluado satisfactoriamente
Evaluado satisfactoriamente
Evaluado satisfactoriamente
Evaluado satisfactoriamente
Evaluado
Satisfactoriamente
Evaluado satisfactoriamente
Evaluado satisfactoriamente
Evaluado satisfactoriamente
Procedimientos de inventario físico
3.
¿El personal de la compañía siguió las instrucciones para el inventario?
4.
¿Los ítems de inventario fueron dispuestos en forma ordenada antes del
inventario para facilitar el recuento?
¿Se segregaron correctamente los tipos diferentes, categorías y clases
especiales de inventarios a fin de facilitar la adecuada inclusión/exclusión
del recuento físico?
5.
Sí
X
No ∗
N/A
No *
N/A
X
X
Observaciones:
Procedimientos de conteo de inventarios
6.
∗
¿Fueron los equipos de conteo supervisados adecuadamente?
Sí
X
Toda respuesta "no" deberá explicarse en un documento adjunto referenciado a la pregunta respectiva.
3
7.
a.
b.
8.
9.
10.
a.
b.
11.
¿Se asignaron equipos de conteo a ítems por los cuales son responsables
normalmente?
De no ser así, ¿los equipos estaban familiarizados con el inventario?
¿Quienes realizaron el conteo actuaron de manera sistemática y ordenada?
¿Habrá alguna persona que compare posteriormente los conteos con los
registros permanentes e investigue las diferencias?
¿Fueron los recuentos controlados o fueron los ítems de inventario
recontados por personas distintas de las que efectuaron los conteos
originales?
¿Se les negó la referencia a los conteos originales?
¿Fueron todas las cantidades determinadas mediante conteos físicos
reales? (De no ser así, describir el método utilizado para estimar las
cantidades.)
12.
¿Fue el grado de avance de los productos en proceso determinado y
registrado de manera apropiada?
Comentarios:
13.
Si se realizó un conteo preliminar de parte del inventario, ¿fueron las altas
y bajas posteriores indicadas en las tarjetas, o fueron controladas de
manera efectiva mediante otros procedimientos?
¿Se utilizaron y contabilizaron tarjetas de inventario o planillas de conteo
prenumeradas? De no ser así, contactar inmediatamente a un miembro
más experimentado del equipo de trabajo (senior o gerente) para
determinar cómo se obtendrá el control de la tarjeta o planilla de conteo el
contenido empaquetado con la descripción del inventario?
¿Se cotejó el contenido empaquetado con la descripción del inventario?
14.
15.
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Procedimientos de corte
16.
17.
¿Incluyeron los procedimientos del cliente la acumulación de información
de corte?
¿Se suspendió la producción durante la toma de inventario? (De no ser así,
describir los procedimientos utilizados para controlar el movimiento de
materiales.)
Sí
X
N/A
X
18.
¿Se suspendieron las operaciones de despacho y recepción durante la toma
de inventario? (De no ser así, describir los procedimientos empleados por
la compañía para asegurar que haya un corte exacto.)
X
19.
¿Se segregaron adecuadamente los ítems en las áreas de despacho y
recepción entre aquellos que estarán sujetas al inventario y los que no lo
estarán?
X
4
No *
20.
Si la compañía posee más de una localización de inventarios, describir los
procedimientos para contabilizar la recepción y despacho entre los
distintos sitios durante el período del inventario.
X
Obsolescencia y salvaguarda
Sí
21.
¿Fueron los ítems obsoletos, discontinuados, dañados, excedentes o de
lento movimiento designados en las tarjetas/planillas de conteo? Describir
brevemente los procedimientos de la compañía para identificar dichos
ítems
¿Se observó algún asunto en la salvaguarda física de los ítems de
inventario por parte de la compañía? Describir brevemente cualquier
asunto identificado (ver documento adjunto).
22.
No *
N/A
X
X
Procedimientos de recuento
23.
24.
25.
a.
b.
c.
26.
27.
∗
¿Se observaron efectivamente los procedimientos de conteo y registro?
¿Se realizaron recuentos independientes y fueron enumerados en los
papeles de trabajo? Referencia cruzada a los recuentos.
¿Se identificaron diferencias como resultado de nuestros recuentos? De ser
así, debemos determinar y documentar la naturaleza y causa de cada
diferencia y el efecto de dicha diferencia en la naturaleza, oportunidad y
alcance de nuestros procedimientos de auditoría.
Si se observaron diferencias considerables de recuento, o diferencias
menores en una cantidad que es más que relativamente escasa, debemos
determinar si será necesario que realicemos recuentos adicionales, o si el
personal de la compañía deberá recontar las áreas involucradas. En estas
situaciones, el miembro responsable por el inventario físico deberá
considerar contactar al senior, gerente o líder del trabajo mientras se
encuentre en la localización donde se efectúa el inventario físico a fin de
acordar un curso de acción apropiado.
De ser aplicable, ¿revisamos posteriormente el o las áreas recontadas antes
del cierre del inventario?
¿Se realizaron pruebas para determinar si se registraron correctamente la
descripción del inventario, el grado de avance y la unidad de medida?
Describir brevemente.
¿Se realizó una revisión para verificar que todos los ítems habían sido
identificados con tarjetas o contabilizadas de otro modo? (Describir
brevemente nuestros procedimientos si la compañía no utilizó tarjetas.)
Sí
X
X
No ∗
N/A
X
X
X
X
X
Toda respuesta "no" deberá explicarse en un documento adjunto referenciado a la pregunta respectiva.
5
28.
Si se utilizaron planillas de conteo de inventario, ¿seleccionamos algunos
de nuestros recuentos “desde el piso” y algunos desde las planillas de
conteo?
Si había existencias en cantidades considerables de materiales
empaquetados y sellados, ¿eran empaquetados por el proveedor?
¿Comparamos el contenido con la descripción de algunos paquetes (por lo
menos para los ítems más valiosos)? Contactar al gerente de auditoría
inmediatamente si estamos limitados en nuestros procedimientos de prueba
de los materiales empaquetados por el proveedor.
En caso de productos empaquetados por la compañía, ¿comparamos el
contenido con la descripción para algunos paquetes (por lo menos para los
ítems más valiosos)? Contactar al gerente de auditoría inmediatamente si
estamos limitados en nuestros procedimientos de prueba de los materiales
empaquetados por la compañía.
NOTA: Se identificaron dos referencias que no tenían visible la referencia.
Si toda o parte de nuestra observación representa una prueba de los
registros permanentes de la compañía, describir brevemente los
procedimientos y controles de la compañía que aseguran la exactitud e
integridad de dichos registros y completar lo siguiente:
29.
30.
31.
a.
b.
c.
d.
32.
33.
34.
X
X
X
¿Hemos seleccionado algunos de nuestros recuentos “desde el piso” y
algunos desde los registros permanentes?
¿Fueron todos nuestros recuentos conciliados con los registros
permanentes?
De no ser así, ¿existe suficiente información en nuestros papeles de trabajo
para permitir que se realice dicha conciliación en una fecha posterior?
¿Hemos revisado los registros permanentes e investigado los ajustes por
cantidades importantes?
¿Se comparó la información de corte enumerada en este checklist con la
registración correspondiente en los registros permanentes?
¿Comprendió nuestra observación todos los inventarios de los cuales es
responsable esta localización? (De no ser así, comentar acerca de los ítems
mantenidas en otras localizaciones y los montos estimados, incluyendo las
consignaciones.)
X
Describir nuestros procedimientos para determinar que no se agregan ítems
de inventario con posterioridad a nuestros procedimientos de observación
(p.ej. obtener un listado de los números de tarjetas de inventarios
utilizadas, obtener una copia de las planillas de conteo de inventarios o
indicar la cantidad de ítems en cada planilla de conteo). Realizar la
referencia cruzada a nuestra documentación y pruebas de control de
tarjetas (o de planillas de recuento).
¿Hemos discutido el tema de la obsolescencia, los ítems de lento
movimiento o dañados y otros ítems invendibles con los empleados de
producción de la compañía?
X
6
X
X
X
X
X
X
35.
¿Hemos preparado una lista de todos los ítems significativos de inventarios
obsoletos o de lento movimiento identificados durante nuestra observación
(incluyendo los nombres o empleados con quienes se discutió acerca de
esos ítems)?
NOTA: Ver reporte anexo de los inventarios obsoletos
X
Información de compilación
Sí
36.
37.
38.
Si las cantidades recontadas se convertirán a una unidad de medida
diferente en el listado final de inventarios, ¿hemos obtenido suficiente
información para probar la conversión?
¿Estarán disponibles los detalles de los conteos combinados de la
compañía al momento de comparar nuestros recuentos con el listado final
de inventarios? (De no ser así, describir cómo podemos conciliar nuestros
recuentos con el listado final.)
¿Hemos obtenido o efectuado arreglos para obtener todos los informes
necesarios para el seguimiento?
Otros
39.
Documentar cualquier asunto de control identificado relacionado con los
procedimientos de inventario físico de la compañía (ver documento
adjunto).
7
No *
N/A
X
X
X
Conclusión
Basado en los resultados de mis observaciones, pruebas e indagaciones, estoy satisfecho de que los métodos de toma de inventario de
la compañía son efectivos y que podemos depositar confianza en las aserciones de la compañía sobre las cantidades y condición física
de los inventarios.
Firma
8
XXXXXXXXXXXXX
/29 de Agosto de 2010
Datos sobre el corte
Nombre del
proveedor o
cliente
Fecha
N° de referencia o
1
descripción
¿Se incluyó
material en el
2
inventario?
Monto de la
factura (de estar
disponible)
¿La transacción
de las
mercaderías se
registró en el
3
período correcto?
Recepción4
1
2
Describir la fuente de referencia.
Para las recepciones, tratar de localizar el material enumerado en este checklist y verificar que haya sido
adecuadamente identificado con tarjetas (o adecuadamente segregado, en caso de no estar sujeto al inventario) a
fin de responder esta pregunta. Su respuesta no debe basarse exclusivamente en las fechas de recepción tal
como aparecen en los informes de recepción.
Para los despachos, examinar los documentos de despacho, p.ej. conocimientos de embarque.
3
Con posterioridad a la observación del inventario, obtener la factura del proveedor (recepciones) o la copia de
la factura de la compañía (despachos) y comparar los documentos con los registros de la compañía a fin de
responder esta pregunta.
4
Cuando se utilizan tickets prenumerados de recepción o despacho, tomar nota del último número y de cualquier
número anterior no utilizado. Cuando no se utilicen tickets prenumerados, obtener información acerca de los
diversos despachos y recepciones inmediatamente antes de la fecha del inventario.
Deberá hacerse una lista de los camiones en el establecimiento y los vehículos en las plataformas de flete que
contienen materiales entrantes o salientes, indicando el número de camión o vehículo, si está lleno o vacío, y si
su contenido está incluido o no en el inventario.
Nota:
Véase corte de documentos en la documentación del inventario en Lotus Notes.
9
Documentación de los recuentos realizados y la evaluación de las diferencias (Template básico: puede
modificarse para agregar cualquier información que sea apropiada, p.ej. localización, tipo de inventario,
información del recuento, etc.)
Instrucciones:
• Hacer doble click en el archivo adjunto.
• Cargar la información y al finalizar, hacer click sobre el botón Save en la planilla.
• Hacer click sobre la X roja para cerrar o sobre “File” y luego "Close & Return" en el archivo de
trabajo. Cualquiera de estas opciones grabará toda la información del documento Excel en el
archivo Word.
• Hacer click en el botón Save en el archivo Word al finalizar.
10
Control de tarjetas o planillas