Instructivo Ejemplo de Codificación

La diferencia con el sistema
alfabético es que en el sistema
numérico comenzaremos a
etiquetar por la parte baja de la
costilla, de tal manera que
estando el folder dentro de el
mueble el dígito más bajo ira en
la primera posición en el caso de
el número 10, el cero irá en la
segunda y así sucesivamente.
El número de el ejemplo es el
5420.
La etiqueta nombre no es
indispensable como en el caso
del sistema alfabético, aquí la
etiqueta nombre se puede
utilizar para poner una breve
ALGUNAS GUIAS DE UTILIDAD
*REVISE ALTERNATIVAS
La compañía Juan Pérez S.A. puede
aparecer en el directorio como PÉREZ
JUAN, S.A.
*EVITE ARTÍCULOS
Si el nombre es “La Lupita”, archive
como “Lupita La”.
* INICIALES PRECEDEN NOMBRES
Por ejemplo KyM S.A., debe ir antes de
Kaatz J.
* E V I T E PA L A B R A S C O M O
CONSTRUCTORA
Utilice el nombre propio, por ejemplo:
Constructora García:
García Constructora.
Primera
posición
Segunda
posición
Tercera
posición
5
4
2
0
Cuarta
posición
A
Contrato 5420
Jeter Sistemas S.A.
SISTEMA NUMERICO
explicación sobre la
clasificación en el ejemplo se
menciona que el contrato 5420
pertenece a Jeter Sistemas.
Las siguientes etiquetas pueden
ser variables utilizando letras,
colores, años o meses para
subclasificar el expediente.
Por ejemplo, la letra puede
sugerir el ejecutivo que atiende a
Jeter o si fuera etiqueta de año,
menciona en que año ingresó el
cliente.
Recuerde el sistema Jeter es
flexible por lo tanto usted puede
organizar su archivo a sus
necesidades.
*LOS NÚMEROS SE ESCRIBEN CON
LETRA.
2 MUNDOS: DOS MUNDOS
*NOMBRES PROPIOS CON LETRAS
Cuando el nombre se compone de
letras como en el caso de una estación
de radio, éstos deberán de ir al inicio de
la sección que se trate. ZEW WARD.
* NO ESCRIBAABREVIATURAS
Por ejemplo: Sn Juan, debe ser San
Juan.
Jeter Sistemas México S.A. de C.V.
Av. División del Norte #526 Col. del Valle 55-43-60-14 56-87-54-85
Instrucciones
del Sistema
de Codificación
Mes
96
MAY
Color solido
Año
Etiqueta
Nombre
1)Apellido
2)Nombre
3)Coloque Etiqueta mylard
Primera letra
del Apellido
Segunda letra
del Apellido
J
E
T
Tersera letra
del Apellido
Jeter Sistemas S.A.
Sistema Jeter de
Codificación por Color
reglas generales que a
continuación se
mencionan.
La ilustración aquí
presentada muestra las
posiciones exactas de
las etiquetas en el folder,
para lograr una
excelente codificación
por color.
No seguir estas reglas
implicará una forma
irregular en el mueble, lo
cuál eliminaría las
ventajas del concepto
Jeter.
EL SISTEMA JETER
El sistema Jeter de
codificación por color
resuelve los problemas
de búsqueda y
c o l o c a c i ó n d e
expedientes, ahorrando
tiempo y espacio, que se
traducen en mayor
productividad de la
oficina.
Para lograr un mayor
p r o v e c h o
e s
recomendable seguir las
INSTRUCCIONES
1.- Archive en secuencia
alfabética, de la misma
manera que antes de
utilizar su sistema Jeter.
Coloque las primeras dos o
tres letras del apellido
(dependiendo del volumen
de su archivo) . Si se trata
de nombre de una
compañía considere las
primeras letras del nombre
completo de la misma.
Cada vez que tenga dudas
consulte el directorio
telefónico y siga las reglas
del mismo. Utilizar el
directorio como guía
permite lograr un sistema
uniforme y exacto.
2.- Etiquetas para
nombres.- Mecanografíe
las etiquetas de nombre,
colocandolas en el sentido
de la ilustración. Se
recomienda mecanografiar
los apellidos en mayúscula
y en el nombre solo la
primera letra. Una vez
colocada la etiqueta, séllela
con la etiqueta de
p r o t e c c i ó n m y l a r. E s
importante observar que
las etiquetas de nombre se
deben mecanografiar y
colocar doblemente, en el
frente y por detrás del
folder.
3.- Una vez colocadas las
etiquetas de nombre, es
tiempo de iniciar la
codificación por color.
Coloque las primeras letras
del apellido como se
muestra en la ilustración,
exactamente debajo de la
etiqueta nombre.
4.- Otras posiciones para
codificar por color son las
marcadas encima de la
etiqueta nombre. Estas
deben de utilizarse siempre
en orden. La primera
posición es para etiquetas
de años, la inmediata para
meses o colores sólidos o
etiquetas especiales.
La experiencia de Jeter
muestra que cada posición
debe ser usada por cada
tipo de código.
5.- UN CONSEJO: Siempre
a p l i q u e l a s e t i q u e ta s
buscando su posición
correcta y justo a la mitad
que esta indicada.
Presiónelas firme y
uniformemente en toda el
área de las mismas.
6.- Conserve las etiquetas
en un lugar fresco y seco, y
rote sus inventarios.