Informe Definitivo UNIDAD DE LICORES DEL META
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Informe Definitivo UNIDAD DE LICORES DEL META
CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL META Unidos por la transparencia en el control de la gestión fiscal Informe Definitivo Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Especial Vigencia 2014 UNIDAD DE LICORES DEL META JUNIO 2015 CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL META Unidos por la transparencia en el control de la gestión fiscal INFORME DEFINITIVO AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD ESPECIAL A LA UNIDAD DE LICORES DEL META VIGENCIA 2014 Contralora Departamental del Meta DORIS SEGUNDA GOMEZ RIVEROS Secretaria General NOHORA ROCIO GARNICA LOZADA Contralora Auxiliar de Auditoría y Control Fiscal Participativo. YOLANDA CARDONA AVILA Responsable de Entidad WILLIAM ENRIQUE CABRERA MOLANO Equipo de Auditoría JACQUELINE VIANCHA PEÑUELA Auditoría gubernamental con enfoque integral modalidad Especial a la Unidad de Licores del Meta S.A., vigencia 2014. 2 CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL META Unidos por la transparencia en el control de la gestión fiscal CONTENIDO 1. CARTA DE CONCLUSIONES............................................................................. 4 1.1 ALCANCE DE LA AUDITORIA .................................................................... 5 1.2 CONCEPTO SOBRE EL ANÁLISIS EFECTUADO ........................................... 5 1.3 OPINION SOBRE LOS ESTADOS CONTABLES............................................. 6 1.4 RELACIÓN DE HALLAZGOS............................................................................ 8 1.5 PLAN DE MEJORAMIENTO ............................................................................. 8 2. RESULTADO DE LA AUDITORÍA ................................................................... 9 2.1 PROCESO PRESUPUESTAL.......................................................................... 9 2.1.1 Legalidad de la Aprobación del presupuesto ............................................ 9 2.1.2 Ejecución Presupuestal de Ingresos ......................................................... 9 2.1.2.1 Comportamiento Histórico de los Ingresos en Valores Corrientes ............ 10 2.1.3 Ejecución Presupuestal de Gastos........................................................... 11 2.1.3.1 Comportamiento Histórico de los Gastos en Valores Corrientes............... 13 2.1.4 Análisis Proceso Comercial ...................................................................... 15 2.1.4.1 Ventas Unidad de Licores del Meta........................................................... 15 2.1.4.2 Comportamiento Histórico de las Utilidades.............................................. 15 2.2 SITUACIÓN FINANCIERA .............................................................................. 16 2.2.1 Situación Presupuestal.............................................................................. 16 2.2.2 Situación de Tesorería ............................................................................... 17 2.2.3 Situación Fiscal .......................................................................................... 18 2.3 EVALUACIÓN DEL PROCESO CONTABLE .................................................. 18 2.3.1 Ciclo de Ingresos Operacionales ............................................................. 19 2.3.1.1 Ingresos Operacionales............................................................................. 19 2.3.1.2 Bancos y Corporaciones ........................................................................... 20 2.3.1.3 Inventarios................................................................................................ 21 2.3.1.3.1 Mercancías en existencia ....................................................................... 21 2.3.1.4 Inversiones ............................................................................................... 23 2.3.2 Ciclo de Adquisiciones y Pagos .............................................................. 26 2.3.2.1 Cuentas por pagar – Adquisiciones de Bienes y Servicios y Acreedores. 26 2.3.2.2 Otros pasivos – Recaudo a favor de Terceros ......................................... 27 2.3.2.3 Resultados del Ejercicio ........................................................................... 28 2.3.3 Evaluación del Sistema de Control Interno Contable ............................ 29 3. ANEXOS .......................................................................................................... 30 3.1 TABLA DE HALLAZGOS................................................................................. 30 3.2 BALANCE GENERAL...................................................................................... 32 3.3 ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONÓMICA Y SOCIAL ............... 33 Auditoría gubernamental con enfoque integral modalidad Especial a la Unidad de Licores del Meta S.A., vigencia 2014. 3 CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL META Unidos por la transparencia en el control de la gestión fiscal 1. CARTA DE CONCLUSIONES Doctor WILLIAM ENRIQUE CABRERA MOLANO Gerente Unidad de Licores del Meta Villavicencio - Meta Ref.: Informe definitivo de auditoría Respetado doctor Vargas: La Contraloría Departamental del Meta con fundamento en las facultades otorgadas por el artículo 272 de la Constitución Política y la Ley 330 de 1996, practicó auditoría gubernamental con enfoque integral en la modalidad especial a los Estados Financieros de la Unidad de Licores del Meta, vigencia 2014. Es responsabilidad de la Unidad de Licores del Meta del contenido de la información suministrada, la cual fue analizada por la Contraloría Departamental del Meta. La auditoria incluyó la comprobación de que las operaciones financieras, administrativas y económicas, se realizaron conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con Normas de Auditoría Gubernamental Colombianas NAGC compatibles con las Normas Internacionales de Auditoría NIAS y con políticas y procedimientos de auditoría gubernamental con enfoque integral prescritos por la Contraloría Departamental del Meta, consecuentes con las de general aceptación; por lo tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar nuestro concepto y la opinión expresada en el informe. La auditoría incluyó el examen, sobre la base de pruebas selectivas, de las evidencias y documentos que soportan la gestión de la entidad. El análisis se encuentra documentado en papeles de trabajo, los cuales reposan en los archivos de la Contraloría Auxiliar de Auditoria y Control Fiscal Participativo. Auditoría gubernamental con enfoque integral modalidad Especial a la Unidad de Licores del Meta S.A., vigencia 2014. 4 CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL META Unidos por la transparencia en el control de la gestión fiscal 1.1 ALCANCE DE LA AUDITORIA La auditoría al proceso contable, que se refiere el presente informe, tuvo como alcance el examen de las cuentas del Activo: Bancos y corporaciones, Mercancías en existencia, Inversiones Patrimoniales no Controlantes que en su conjunto sumaron el 78.58% del total del Activo. De las cuentas del pasivo se examinaron: Cuentas por pagar - Adquisición de Bienes y Servicios nacionales, Acreedores y Recaudo a favor de terceros - Impoconsumo, las cuales sumaron un 20.06% sobre el total del pasivo más patrimonio. En el desarrollo de la auditoría no se presentaron limitaciones. 1.2 CONCEPTO SOBRE EL ANÁLISIS EFECTUADO La Contraloría Departamental del Meta como resultado de la auditoria adelantada conceptúa que la gestión al proceso presupuestal es: a) Proceso presupuestal En el análisis presupuestal se evidenció lo siguiente: La Asamblea Departamental del Meta aprobó el presupuesto de ingresos y gastos de la Unidad de Licores del Meta, mediante Ordenanza 822 del 14 de noviembre de 2013, para la vigencia 2014, en la suma de $14.010.000 miles, liquidado mediante Decreto Departamental 0483 del 23 de diciembre de 2013. El presupuesto de ingresos aforado inicialmente en $14.010.000 miles, presentó una adición por $3.351.246 miles, generando un presupuesto definitivo de $17.361.246 miles, de los cuales se recaudó $11.959.184 miles, equivalente al 68.88% del total aforado. La única fuente de ingresos fue la venta de aguardiente Llanero con el 61.61% del total de ingresos consolidados. Los compromisos que la Unidad de Licores del Meta reflejó en la ejecución de gastos fueron de $9.282.314 miles, equivalentes al 53,47% de la apropiación definitiva. Durante el 2014 la Unidad de Licores del Meta, transfirió utilidades a la Gobernación del Meta, producto del monopolio de licores un valor de $3.351.246 miles. En la vigencia 2014 la Unidad de Licores del Meta arrojó superávit presupuestal de $3.629.198 miles. No obstante, dicho valor disminuye debido a errores en el Auditoría gubernamental con enfoque integral modalidad Especial a la Unidad de Licores del Meta S.A., vigencia 2014. 5 CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL META Unidos por la transparencia en el control de la gestión fiscal manejo presupuestal, al pagar compromisos adquiridos en 2013 por valor de $3.366.109 miles con recaudos de 2014, sin que previamente se hubiera reconocido el déficit fiscal de 2013 y en consecuencia, haber afectado el presupuesto de gastos de 2014. En consecuencia, el superávit presupuestal fue de a $263.089 miles. Al cierre de la vigencia 2014, la Unidad de Licores del Meta presentó superávit de tesorería por valor de $857.583 miles, lo que indica que la entidad cuenta con excedentes de tesorería suficientes para cubrir los requerimientos inmediatos. La Unidad Licores, a 31 de diciembre de 2014 presentó superávit fiscal de $810.797 miles, sin embargo la entidad no tuvo en cuenta los compromisos que adquirió durante el 2014 con la Industria Licorera del Valle por $622.974 miles, de los cuales no se constituyó reserva presupuestal, ni se reconoció el déficit fiscal. Por lo anterior, el superávit fiscal disminuiría a $187.823 miles. Preocupa a este Órgano de Control que al cerrar el año 2014, la Unidad de Licores no disponía de los recursos suficientes para girar a la Gobernación del Meta las utilidades de 2014 por valor de $1.821.667 miles, lo cual indica que deberá acudir a los ingresos por ventas de 2015. 1.3 OPINION SOBRE LOS ESTADOS CONTABLES La Contraloría Departamental del Meta como resultado de la auditoría adelantada, emite opinión a los Estados Financieros así: La cuenta de Bancos y corporaciones se encontró sobrestimada en $13.536 miles, debido a tres partidas por conciliar, que vienen desde las vigencias 2003 y 2009. La cuenta 151015 Mercancías en existencia se encontró sobrestimada en $135 mil, correspondiente a menores unidades reportadas en la toma física de inventario efectuado el 31 de diciembre de 2014 y cotejadas con el libro auxiliar Respecto a las existencias de Ron, se observa que las gestiones adelantadas por la Unidad de Licores no han sido eficaces para obtener autorización del Invima para la venta de 49.589 unidades de Ron San Martín Añejo que permanecen en bodega, debido a que el Registro de marca y Sanitario se venció desde el 25 de septiembre de 2012. La cuenta 1280 Provisión para protección de inversiones se encuentra sobrestimada en $32.160 miles, incumpliendo lo preceptuado en los artículos Auditoría gubernamental con enfoque integral modalidad Especial a la Unidad de Licores del Meta S.A., vigencia 2014. 6 CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL META Unidos por la transparencia en el control de la gestión fiscal 2, 3, 4 y 5 de la Ley 1445 de 2011. Aunado a ello la Unidad de Licores no ha recuperado la inversión por valor de $ 40.200.000, efectuada en Centauros Villavicencio Corporación Deportiva, hoy Universitario Popayán S.A., circunstancia que configura un presunto detrimento patrimonial producto de una gestión de cobro ineficaz. En nuestra opinión, los Estados Contables arriba mencionados, presentan razonablemente, en todo aspecto significativo, la situación financiera de la Unidad de Licores del Meta, al 31 de diciembre de 2014, así como los resultados de las operaciones por el año terminado en esa fecha, de conformidad con las normas y principios de contabilidad prescritos por la Contaduría General de la Nación. La opinión sobre los estados contables de la entidad para el año 2015 mejoró con relación a la última vigencia auditada (2007), la cual fue con salvedad. Las observaciones encontradas que afectan la razonabilidad de los estados contables consolidados suman $45.831 miles, valor que representa el 1.57% del activo total de la entidad. Evaluación al control interno contable El sistema de control interno contable de la Unidad de Licores del Meta, durante la vigencia 2014 presenta las siguientes observaciones: Se observó vulnerabilidad en el programa de facturación (Access), al encontrar inconsistencias en la tarifa y en el valor de las facturas de venta y los reportes del sistema, lo cual denota fácil manipulación al momento de facturar, toda vez que mediante factura se observó liquidación de tarifas diferentes a las establecidas por la entidad. Los software de inventarios y facturación no se encuentran en red con las demás aplicaciones (contabilidad, tesorería y presupuesto) La Unidad de Licores no ha actualizado los instructivos para entrega de producto de incentivo, material de promoción y publicidad, y el de salida de almacén de producto terminado, pues en éstos aparece como responsable de la entrega de dichos productos el Asesor Comercial y Auxiliar Administrativo, respectivamente, siendo asignada dicha actividad a la Almacenista General, mediante el Manual de Funciones, modificado por Resolución 017 de febrero de 2015. Auditoría gubernamental con enfoque integral modalidad Especial a la Unidad de Licores del Meta S.A., vigencia 2014. 7 ... -' 1¡ i CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL META Vniáos por fa transparencia en ef contro(áe fa gestión fisca( 1.4 RELACiÓN DE HALLAZGOS En desarrelle de la presente auditería, se establecieron seis (6) hallazges administratives, une (1) disciplinario. y une fiscal per $40.200.000. 1.5 PLAN DE MEJORAMIENTO La entidad debe ajustar el plan de mejeramiente que se encuentra desarrellande, cen accienes y metas que permitan ~elucienar las deficiencias cemunicadas durante el precese auditer y que se] describen en el inferme. El Plan de Mejeramiente ajustado. debe ser ~ntre~ade ,a la Centralería Departamental del Meta dentro de les 15 días hábiles ~iguientes al recibe del inferme, de acuerde cen la Reselución 979 de 2013. Dicho. plan de mejeramiente de9,e cQntener las accio.nes y metas que se implementarán per parte de la entiqad, las cuales deberán respender a cada una de las debilidades detectadas y ce~unic~das per el equipe auditer, el crenegrama para su implementación y les respelJlsabl~s de su desarrolle. Villavicencie, 30 de junio. de 2015 VOLAN CARDO~A AVILA Centr ra Auxiliar d~ Auditería y Ce el Fiscal Participative 1 Integral modalid~d Especial a la Unidad de Licores del Meta SA, vigencia 8 CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL META Unidos por la transparencia en el control de la gestión fiscal 2. RESULTADO DE LA AUDITORÍA 2.1 PROCESO PRESUPUESTAL 2.1.1 Legalidad de la Aprobación del presupuesto Mediante Ordenanza 822 del 14 de noviembre de 2013 se fijó el presupuesto de ingresos y gastos de la Unidad de Licores del Meta en $14.010.000 miles, para la vigencia fiscal del 1 de enero al 31 de diciembre de 2014. Mediante Decreto 0483 del 23 de diciembre de 2013 fue liquidado de acuerdo a lo aprobado. Mediante ordenanza 856 del 31 de octubre de 2014, se adicionó el presupuesto en $3.351.246 miles, con el fin de incorporar el superávit fiscal de la vigencia fiscal 2013. 2.1.2 Ejecución Presupuestal de Ingresos En el siguiente cuadro se aprecian los recursos que la Unidad de Licores percibió durante la vigencia 2014. Cuadro 1. Presupuesto de Ingresos 2014 Miles de $ Concepto Aforo Inicial 13.900.000 13.900.000 Adiciones INGRESOS CORRIENTES Tributarios Venta de Licores y 13.900.000 Alcoholes RECURSOS DE CAPITAL 110.000 3.351.246 Recursos del Balance 3.351.246 Rendimientos Financieros 110.000 TOTAL 14.010.000 3.351.246 Fuente: Ejecución Presupuestal de Ingresos 2014 Aforo Definitivo 13.900.000 13.900.000 Total Recaudo 8.564.248 8.564.248 % Recaudo 61,61 61,61 % Particip. 71,61 71,61 13.900.000 8.564.248 61,61 71,61 3.461.246 3.351.246 110.000 17.361.246 3.394.936 3.351.246 43.690 11.959.184 98,08 100,00 39,72 68,88 28,39 28,02 0,37 100,00 La Unidad de Licores del Meta recaudó por ingresos corrientes, que corresponden en su totalidad a la venta de licores, la suma de $8.564.248 miles, lo que equivale al 71,61% del total de sus ingresos, representados en la venta de 957.464 unidades (750 c.c) de aguardiente llanero. El recaudo alcanzó el 61,61% del aforo. Los recursos de capital por $3.461.246 miles representan el 28,39% del total recaudo. Por concepto de utilidades del ejercicio anterior se presentó un recaudo Auditoría gubernamental con enfoque integral modalidad Especial a la Unidad de Licores del Meta S.A., vigencia 2014. 9 CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL META Unidos por la transparencia en el control de la gestión fiscal $3.351.246 miles. Los rendimientos financieros por $43.690 miles representan un 0,37% de participación en el total. Gráfico 1. Ingresos 2014 2.1.2.1 Comportamiento Histórico de los Ingresos en Valores Corrientes A continuación se muestra el crecimiento histórico entre el 2012 y 2014. Las cifras contenidas en el cuadro se deben interpretar a modo de cambios en valores corrientes. Cuadro 2. Histórico de Ingresos Precios Corrientes Miles de $ Concepto 2012 2013 2014 % Variación % Crecimiento Histórico real Ingresos Corrientes 10.688.017 12.608.900 8.564.248 -32,08 -10,48 Venta de Licores y Alcoholes RECURSOS DE CAPITAL 10.688.017 1.541.176 12.608.900 2.092.713 8.564.248 3.394.936 -32,08 62,23 -10,48 48,42 1.432.037 2.012.012 3.351.246 66,56 0,00 109.139 80.701 43.690 -45,86 -36,73 TOTAL INGRESOS 12.229.193 14.701.613 Fuente: Ejecución de ingresos 2012 a 2014 ULM 11.959.184 -18,65 -1,11 Recursos del Balance Rendimientos Financieros En las tres últimas vigencias, los ingresos de la ULM reflejan un leve crecimiento negativo del 1,11% al pasar de $12.229.193 miles en 2012 a $11.959.184 miles en 2014, ocasionado, según informe de gestión, por el efecto de la Ley 1696 de 2013, donde se dictan disposiciones penales y administrativas para sancionar la conducción bajo el influjo del alcohol, en la venta de licor especialmente en la vigencia 2014, la cual refleja una variación negativa del 32,08% frente a la vigencia inmediatamente anterior. Auditoría gubernamental con enfoque integral modalidad Especial a la Unidad de Licores del Meta S.A., vigencia 2014. 10 CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL META Unidos por la transparencia en el control de la gestión fiscal Gráfico 2. Comportamiento Histórico de los Ingresos 2012-2014 Los recursos de capital en su conjunto mostraron un crecimiento histórico 48,42%, al pasar de $1.541.176 miles en el año 2012 a $3.394.936 miles en el 2014, debido a las utilidades del año 2013 por $3.351.246 miles, destinadas al sector salud del Departamento. Con relación a los rendimientos financieros estos vienen presentando descenso desde la vigencia 2013 en un 36,73%. 2.1.3 Ejecución Presupuestal de Gastos Para la vigencia 2014, el presupuesto inicial ascendió a $14.010.000 miles. De acuerdo con las modificaciones presupuestales, la Unidad de licores comprometió recursos por $9.282.314 miles, equivalentes al 53,47% de la apropiación definitiva. Cuadro 3. Ejecución Presupuestal de Gastos Miles de $ Concepto Apropiación Inicial Modific. Apropiación Definitiva Compromisos % Ejecución % Part. FUNCIONAMIENTO 4.888.608 3.351.326 8.239.934 4.974.230 60,37 53,59 Gastos de Personal 982.940 60.780 1.043.720 930.537 89,16 10,02 Servicios Personales Asociados a la Nómina 546.950 5.780 552.730 504.852 91,34 5,44 Servicios Personales Indirectos 229.615 41.000 270.615 244.935 90,51 2,64 Contribuciones a la Nómina - Sector Privado 173.808 -3.000 170.808 136.582 79,96 1,47 Contribuciones a la Nómina - Sector Público 32.567 17.000 49.567 44.168 89,11 0,48 1.575.668 -60.700 1.514.968 637.559 42,08 6,87 Adquisición de Bienes 552.038 -25.700 526.338 124.768 23,70 1,34 Adquisición de Servicios 937.630 -70.000 867.630 394.544 45,47 4,25 86.000 35.000 121.000 118.247 97,72 1,27 Transferencias 2.330.000 3.351.246 5.681.246 3.406.134 59,95 36,69 Sector Público 2.245.000 3.351.246 5.596.246 3.376.625 60,34 36,38 Gastos Generales Impuestos y Multas Auditoría gubernamental con enfoque integral modalidad Especial a la Unidad de Licores del Meta S.A., vigencia 2014. 11 CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL META Unidos por la transparencia en el control de la gestión fiscal Sector Privado 45.000 - 45.000 29.509 65,58 0,32 Otras transferencias/sentencias y conciliaciones GASTOS DE COMERCIALIZACIÓN Y OPERACIÓN 40.000 - 40.000 29.509 73,77 0,32 9.121.392 - 9.121.392 4.308.084 47,23 46,41 Adquisición de Bienes 6.000.000 - 6.000.000 1.483.704 24,73 15,98 Adquisición de Servicios 3.121.392 3.121.392 2.824.380 90,48 30,43 17.361.326 9.282.314 53,47 100,00 TOTAL 14.010.000 Fuente: Ejecución Presupuestal de Gastos 2014 ULM 3.351.326 Los gastos de funcionamiento ascendieron a $4.974.230 con participación del 53,59% del total del presupuesto. Se destaca en este componente del gasto, las transferencias con compromisos por $3.406.134 miles y una participación del 36,69% del total ejecutado. Es pertinente anotar, que en este ítem se encuentran las transferencias de utilidades a la Gobernación del Meta, producto del monopolio de licores que para la vigencia 2014 alcanzó un valor de $3.351.246 miles y por cuota de auditaje $29.509 miles. Los gastos de comercialización y operación constituyen el principal rubro en el presupuesto de gastos con $4.308.084 miles y una participación del 46,41% del total ejecutado. Por concepto de adquisición de bienes $1.483.704 miles, que corresponde en su totalidad a compra de aguardiente para la venta producido en la Industria Licorera de Caldas y del Valle. Gráfico 3. Composición del Gasto 2014 La adquisición de servicios por $2.824.380 miles participa con el 15,98% del total ejecutado. Se destaca en este grupo los recursos destinados a publicidad y gastos de venta con $2.188.135 miles, transporte y seguro de mercancía $494.100 miles y por el Impuesto de consumo a los productos entregados en degustación $142.145 miles. Auditoría gubernamental con enfoque integral modalidad Especial a la Unidad de Licores del Meta S.A., vigencia 2014. 12 CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL META Unidos por la transparencia en el control de la gestión fiscal Es de aclarar que los compromisos por $1.483.704 miles en la adquisición de bienes por compra de maquila, pertenecen al convenio 001 de 2014, con la Industria Licorera del Valle para ejecutarse durante la vigencia 2014, sin embargo no fue así, dado que solo ejecutaron en esa vigencia $860.730 miles, quedando un saldo por ejecutar de $622.974 miles para el 2015, sin que se haya constituido reserva presupuestal en 2014, ni tampoco se incorporó al presupuesto de 2015 como déficit fiscal, como hubiera correspondido, si se tiene en cuenta que dicha suma se está ejecutando y pagando con recursos de 2015. Considera este Órgano de Control que la entidad no está aplicando el artículo 52 de la Ordenanza 467 de 2001 o Estatuto Orgánico de Presupuesto, al no incluir partida para atender el déficit fiscal en el presupuesto de la vigencia 2.1.3.1 Comportamiento Histórico de los Gastos en Valores Corrientes Los gastos de la Unidad de licores del Meta reflejan una disminución histórica del 8,53% en las vigencias analizadas. Cuadro 4. Histórico de los Gastos – Precios Corrientes 2012-2014 Miles de $ Descripción FUNCIONAMIENTO 2012 2013 2014 % Variación % Crecimiento Histórico Real 3.588.897 4.236.340 4.974.230 17,42 17,73 Gastos de Personal 734.965 892.542 930.537 4,26 12,52 Gastos Generales 734.532 776.493 637.559 -17,89 -6,83 Transferencias GASTOS DE COMERCIALIZACIÓN Y OPERACIÓN 2.119.400 2.567.305 3.406.134 32,67 26,77 7.506.511 9.120.332 4.308.084 -52,76 -24,24 Adquisición de Bienes 5.286.352 6.238.699 1.483.704 -76,22 -47,02 Adquisición de Servicios 2.220.159 2.881.633 2.824.380 -1,99 12,79 11.095.408 Fuente: Ejecución de Gastos 2012-2014 ULM 13.356.672 9.282.314 -30,50 -8,53 TOTAL Auditoría gubernamental con enfoque integral modalidad Especial a la Unidad de Licores del Meta S.A., vigencia 2014. 13 CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL META Unidos por la transparencia en el control de la gestión fiscal Grafico 4. Comportamiento histórico de gastos Los gastos de funcionamiento reflejan un crecimiento histórico del 17,73% influenciado principalmente por las transferencias efectuadas a la Gobernación de Meta por concepto de utilidades, las cuales crecieron un 26,77% al pasar de $2.119.400 miles en el año 2012 a $3.406.134 miles en el 2014. Respecto a los gastos de comercialización y operación se observa una significativa disminución del 52,76% frente a la vigencia anterior, debido a que la Unidad adquirió compromisos en 2014 con cargo a cuatro registros presupuestales de 2013 en la suma de $2.565.965 miles, sin que hubiera constituido reserva presupuestal al finalizar en esa vigencia, de conformidad al artículos 91 y 92 de la Ordenanza 467 de 2001 o declarado el déficit fiscal, como lo señala el artículo 52 de la citada Ordenanza. Ver cuadro. Cuadro 5. Compromisos de 2013 Miles de $ Proveedor Industria Licores del Valle Convenio 002-2013 003-2013 001-2013 2013 Valor Convenio Industria Licorera de Caldas Transporte Cóndor Ltda. TOTALES Fuente: Información suministrada por ULM 1.295.759 1.510.166 3.454.200 486.000 6.746.125 Pagos 1.042.586 1.731.318 186.300 2.960.203 Cuentas Por Pagar a 31/12/2013 Facturas 2013 176.422 515.026 366.509 162.000 1.219.956 Compromisos sin Reserva Presupuestal 31/12/2013 76.752 995.140 1.356.373 137.700 2.565.965 Auditoría gubernamental con enfoque integral modalidad Especial a la Unidad de Licores del Meta S.A., vigencia 2014. 14 CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL META Unidos por la transparencia en el control de la gestión fiscal 2.1.4 Análisis Proceso Comercial 2.1.4.1 Ventas Unidad de Licores del Meta Con base en la información aportada por la Dirección de Ingresos de la ULM se analizan las tendencias en el comportamiento de las ventas de aguardiente llanero durante los años 2012 al 2014. Cuadro 6. Comportamiento Total Ventas ULM 2012 – 2014 Unidades 750 ml 2012 Departamento Unidades de Aguardiente 750º Fuente: Informe de gestión 1,216.122 2013 2014 1.453.828 957.464 % Variación 2014/2013 34,14 El cuadro muestra una marcada disminución del 34,14% en las ventas de aguardiente llanero, que equivale a 496.364 unidades, pues de 1.453.828 unidades vendidas en 2013 pasó a 957.464 en 2014. Gráfico 5. Ventas productos ULM 2012-2014 2.1.4.2 Comportamiento Histórico de las Utilidades En la vigencia 2014 la ULM, presentó utilidades por $1.821.667 miles, por venta de licor, cifra que disminuyó en la última vigencia, así: Cuadro 7. Comportamiento Histórico de las Utilidades Miles de $ Departamento 2012 2013 2014 Variación % Variación Histórica Auditoría gubernamental con enfoque integral modalidad Especial a la Unidad de Licores del Meta S.A., vigencia 2014. 15 CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL META Unidos por la transparencia en el control de la gestión fiscal Utilidad 2.512.613 3.351.246 1.821.667 Fuente: Balance General - informe de Gestión Unidad de Licores. 45,64 -14,85 Como se puede observar, las utilidades muestran una tendencia decreciente del 14,85% entre 2012 y 2014 y frente a 2013 una marcada disminución del 45,64%. Según informe de gestión esta disminución obedece principalmente al efecto de la Ley 1696 de 2013, que entró en vigencia el 23 de diciembre de 2013 y ha hecho que la venta de licor tenga un freno inmediato al consumo, debido a que los consumidores dejan de asistir a los sitios de consumo por el temor a las multas y sanciones elevadas que conlleva esta ley. Gráfico 6. Utilidades ULM 2012-2014 2.2 SITUACIÓN FINANCIERA 2.2.1 Situación Presupuestal La situación presupuestal tiene como objetivo establecer los factores determinantes del déficit o superávit generado por la diferencia entre los ingresos efectivamente recaudados y los gastos comprometidos con cargo a la respectiva vigencia. Cuadro 8. Situación Presupuestal Miles de $ Detalle INGRESOS Valor 11.959.184 Ingresos Corrientes 8.564.248 Recursos de Capital 3.394.936 GASTOS 8.329.986 Pagos Efectivos de la vigencia 7.914.674 Cuentas Por Pagar de la Vigencia SUPERÁVIT PRESUPUESTAL 415.312 3.629.198 Auditoría gubernamental con enfoque integral modalidad Especial a la Unidad de Licores del Meta S.A., vigencia 2014. 16 CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL META Unidos por la transparencia en el control de la gestión fiscal Fuente: Ejecución Presupuestal 2014 ULM La Unidad de Licores del Departamento del Meta presentó al cierre de la vigencia 2014 un superávit presupuestal de $3.629.198 miles. Esta situación no debe entenderse como favorable a las finanzas de la Unidad de Licores, sino a errores en el manejo presupuestal que consistieron en pagar compromisos adquiridos en 2013 por valor de $3.366.109 miles con recaudos de 2014 (ver siguiente cuadro), sin que previamente se hubiera reconocido el déficit fiscal de 2013 y en consecuencia, haber afectado el presupuesto de gastos de 2014. Con las anteriores precisiones se tiene que el superávit presupuestal a 31 de diciembre de 2014 ascendió a $263.089 miles. Cuadro 9. Compromisos de 2013 pagados en 2014 Miles de $ Proveedor Nº convenio Industria de Licores del Valle Industria Licorera de Caldas Transportes el Cóndor Ltda. Total Valor convenio con RP en 2013 002-2013 003-2013 001-2013 073-2013 1.295.759 1.510.166 3.454.200 486.000 6.746.125 Pagos 2014 176.422 1.360.750 1.717.157 111.780 3.366.109 2.2.2 Situación de Tesorería El objeto de establecer la situación que presenta la tesorería a 31 de diciembre de 2014 y examinar los determinantes del déficit o superávit real permite establecer los requerimientos inmediatos de recursos con base en las exigibilidades que deberán ser cubiertas en la vigencia que inicia. Cuadro 10. Situación de Tesorería Miles de $ Concepto Valor Bancos 1.506.397 Total Disponible 1.506.397 Cuentas por pagar 648.814 Total Exigible 648.814 SUPERÁVIT DE TESORERÍA Fuente: Balance general ULM 2014 857.583 La Unidad de Licores presentó superávit de tesorería en $857.583 miles, lo que indica que cuenta con recursos suficientes para cubrir los requerimientos inmediatos. Auditoría gubernamental con enfoque integral modalidad Especial a la Unidad de Licores del Meta S.A., vigencia 2014. 17 CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL META Unidos por la transparencia en el control de la gestión fiscal 2.2.3 Situación Fiscal Tiene como objetivo establecer con qué recursos adicionales se cuenta para cubrir los requerimientos totales durante el año fiscal que inicia, los compromisos adquiridos en vigencias anteriores y los que se generen en la vigencia. Cuadro 11. Situación Fiscal Miles de $ Concepto Valor Disponibilidad 1.506.397 Bancos 1.506.397 Exigibilidad 695.600 Cuentas por pagar 618.661 Obligaciones Laborales Ingresos recibidos de terceros SUPERÁVIT FISCAL Fuente: Balance general ULM 2014 46.786 30.153 810.797 La Unidad de Licores presentó superávit fiscal de $810.797 miles, lo cual indica que los recursos disponibles son suficientes para el pago de las obligaciones adquiridas en la vigencia. Sin embargo, debe tenerse en cuenta compromisos adquiridos en 2014 con la Industria Licorera del Valle por valor de $622.974 miles, de los cuales no se constituyó reserva presupuestal, ni se ha reconocido el déficit fiscal en 2015. Por lo anterior, el superávit fiscal disminuiría a $187.823 miles. Preocupa a este Órgano de Control que al cerrar el año 2014, la Unidad de Licores no disponía de los recursos suficientes para girar a la Gobernación del Meta las utilidades de 2014 por valor de $1.821.667 miles, lo cual indica que deberá acudir a los ingresos por ventas de 2015. 2.3 EVALUACIÓN DEL PROCESO CONTABLE El objetivo de la evaluación es dictaminar los estados contables de la Unidad de Licores del Meta, con corte a 31 de diciembre de 2014 y conceptuar sobre el sistema de Control Interno Contable. Es así como se seleccionaron las cuentas de mayor representatividad o impacto en dichos Estados, con el fin de establecer si ellos reflejan razonablemente el resultado de las operaciones, para lo cual se desarrollaron los procedimientos contemplados en los respectivos programas de auditoría. El Balance General presenta la siguiente ecuación patrimonial: Cuadro 12. Composición del Balance General a 31 de Diciembre de 2014 Auditoría gubernamental con enfoque integral modalidad Especial a la Unidad de Licores del Meta S.A., vigencia 2014. 18 CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL META Unidos por la transparencia en el control de la gestión fiscal Miles de $ Código Cuenta 1 Activo 2 Pasivo 3 Patrimonio Saldos 2.927.010 752.270 2.174.740 Sumas Iguales 2.927.010 2.927.010 Fuente: Estados Contables Lotería del Meta, cuenta anual 2014 2.3.1 Ciclo de Ingresos Operacionales Con el fin de verificar los ingresos y el recaudo de los mismos registrados en la cuenta deudores se revisará el ciclo de ingresos operacionales, donde participan las cuentas más representativas del activo: Bancos y Corporaciones (51,47%), inventarios – mercancías en existencia (25.75%) e Inversiones patrimoniales no controlantes (1.37%), que sumados alcanzan el 78,58% del total del activo. 2.3.1.1 Ingresos Operacionales La cuenta 421015 venta de bienes al cierre de la vigencia presentó un saldo de $8.564.247 miles, correspondiente a la comercialización de licores, disminuidos en $4.044.653 miles, respecto a la venta del año 2013 equivalente al 32.08%. Para verificar los ingresos operacionales se seleccionaron todas las ventas de 2014, al Consorcio Llanero, en virtud del contrato 140 celebrado el 31 de diciembre de 2012, despachados a diferentes ciudades del país, así: Cuadro 13. Ventas al Consorcio Llanero único comprador Miles de $ Concepto Antioquia Casanare Cundinamarca Guaviare Meta venta Vaupés Vichada TOTAL VENTA Valor Producto 45.150 72.692 28.841 23.916 7.920.336 309.476 163.839 8.564.250 impoconsumo 44.349 74.834 30.151 25.724 7.357.887 293.890 155.277 7.982.111 Fuente: Soportes de las facturas 2014 La Unidad de Licores entregó a título de degustación 17.088 botellas (750 ml) durante la vigencia 2014, equivalentes a $149.191 miles (precio venta). Dentro de la degustación fue partícipe el Consorcio Llanero, único comprador del aguardiente llanero, con el 1% sobre el total de las unidades facturadas, conforme a lo estipulado en el contrato Nº140 de 2012, suministrado con destino a Auditoría gubernamental con enfoque integral modalidad Especial a la Unidad de Licores del Meta S.A., vigencia 2014. 19 CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL META Unidos por la transparencia en el control de la gestión fiscal actividades publicitarias, promocionales y de mercadeo. Cuadro 14. Valor de la degustación Miles de $ Concepto Meta degustación Bolívar Degustación Total degustación Valor Producto 145.664 3.527 149.191 Fuente: Soportes de las facturas 2014 La revisión de los ingresos incluyó la liquidación del valor del producto facturado, conforme a las tarifas establecidas en la Resolución 007 de 2014, emitida por la Unidad de Licores y el Ipoconsumo, de cuyo procedimiento se observó: La factura 3121 fue liquidada por un mayor valor de $217 mil, debido a que dos de los cuatro ítems no se aplicó el 10% de descuento, al que tenía derecho el comprador por ser venta fuera del Departamento. La factura 3086 fue impresa por $379.800 miles, mientras que el reporte de sistemas arrojó $402.465 miles. Similar situación ocurrió con la factura 3184 la cual fue anulada, pero en sistemas arrojó un valor facturado de $370.296 miles. Esta situación denota vulnerabilidad en el programa de facturación (Access) De otra parte, las ventas se realizaron en estricto contado: cheque de gerencia, cheque certificado o transferencia electrónica, conforme a la cláusula decima primera del contrato 140 de 2012, celebrado con el Consorcio Llanero, lo cual es requisito indispensable para la entrega del producto. Los ingresos por venta de licores están debidamente soportados con facturas impresas donde se estipula el valor del Ipoconsumo y conservando el número consecutivo. El valor facturado es consignado en las cuentas bancarias de la Unidad de Licores. Por lo anterior se puede concluir que la cuenta 421015 bienes comercializados es razonable. 2.3.1.2 Bancos y Corporaciones Esta cuenta presenta un saldo de $1.506.397 miles a diciembre 31 de 2014, con una participación del 51.47% del total del activo de la entidad. Dichos valores se encuentran depositados en 2 cuentas corrientes con sus respectivas paralelas de ahorros, así: Auditoría gubernamental con enfoque integral modalidad Especial a la Unidad de Licores del Meta S.A., vigencia 2014. 20 CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL META Unidos por la transparencia en el control de la gestión fiscal Cuadro 15. Cuentas bancarias Miles de $ Ítem Código 1 1110050102 2 1110050103 Cuenta Nº Saldo en libros Banco de Bogotá 364-37084-1 1.467.539 Banco de Bogotá 364-37085-8 38.858 TOTAL 1.506.397 Fuente: Libros auxiliares y Balance General a 31 diciembre de 2014 Se observó que dichas cuentas bancarias se encuentran conciliadas a diciembre 31 de 2014, sin embargo, existen tres partidas por conciliar que suman $13.536 miles, desde las vigencias 2003 y 2009, de las cuales no se encontró procedimientos, ni gestión en la identificación de dichas partidas. Cuadro 16. Partidas por conciliar Miles de $ Código Cuentas Banco Bogotá 1110050102 364-37084-1 1110050103 364-37085-8 Partidas por conciliar Fecha Observación en conciliación - 514 28/02/2003 Cheque girado en enero y anulado en febrero - 1.061 27/10/2009 Diferencia mayor valor pagado se giró menos en libros 15.111 01/12/003 Impuesto generado 13.536 Fuente: Conciliaciones bancarias a 31 diciembre de 2014 Por la anterior razón el saldo en bancos se considera sobrestimado en $13.536 miles. Se revisó la información rendida en la cuenta anual 2014 formato F_03 Cuentas bancarias, se observó que los saldos de los libros auxiliares de bancos se encuentran debidamente conciliados y es coherente con la información reportada en el Balance General. 2.3.1.3 Inventarios El grupo de inventarios presenta un saldo de $753.584 miles, con una participación del 25.75% del total del activo, refleja un incremento del 55.72% respecto al año 2013, integrado por mercancías en existencia. 2.3.1.3.1 Mercancías en existencia Esta cuenta representa el total de producto disponible para la venta y para degustación, con un saldo de $753.584 miles. Auditoría gubernamental con enfoque integral modalidad Especial a la Unidad de Licores del Meta S.A., vigencia 2014. 21 CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL META Unidos por la transparencia en el control de la gestión fiscal Cuadro 17. Licores a Diciembre 31 de 2014 Miles de $ CODIGO DESCRIPCION TOTAL 151015 Licores y bebidas 15101501 En el departamento 592.063 15101502 En otros departamentos 161.511 15101503 Para degustación 9.881 TOTAL MERCANCIAS EN EXISTENCIAS Fuente: Balance de prueba a diciembre 31 de 2014 753.584 La Unidad de Licores, durante la vigencia 2013, celebró 2 convenios interadministrativos: el 001 de 2013 con la Industria Licorera de Caldas y el 003 de 2013 con la Industria de Licores del Valle, con el objeto de producir y envasar aguardiente llanero, los cuales se encuentran en ejecución. Durante el 2014, la Unidad de Licores adquirió 1.598.613 unidades de Aguardiente Llanero, en presentaciones de 375, 750 y 1.750 ml. Al cierre de la vigencia, la entidad elaboró conteo físico de los productos de Aguardiente Llanero que se encontraban en almacén, el cual arrojó la suma de $641.385 miles, cuyo saldo corresponde a los movimientos de mercancías del año, así: Cuadro 18. Inventario de Aguardiente llanero a diciembre 31 de 2014 Miles de $ Nº de Unidades cajas por caja Meta y otros departamentos Presentación 375 11.301 24 Total Unidades Valor Unitario Valor Total 271.252 1.818 493.136 750 3.682 12 44.221 1750 1.247 6 7.484 Subtotal 16.230 322.957 Degustación 375 37 24 900 750 75 12 903 Subtotal 112 1.803 Total 16.342 324.760 Fuente: Inventario físico a diciembre 31 de 2014 2.690 3.914 118.954 29.292 641.383 1 1 1 1 2 641.385 El inventario de Ron San Martin Añejo arroja 49.589 unidades de existencia por valor de $112.064 miles, sin embargo, no está para la venta, debido a que el Auditoría gubernamental con enfoque integral modalidad Especial a la Unidad de Licores del Meta S.A., vigencia 2014. 22 CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL META Unidos por la transparencia en el control de la gestión fiscal Registro de marca y Sanitario se venció desde el 25 de septiembre de 2012 y aún no se dispone de autorización del Invima. Cuadro 19. Inventario de Ron San Martín Añejo a diciembre 31 de 2014 Miles de $ 375 750 750 1.074 1.842 7 unidades por caja 24 12 12 1750 266 6 Presentación Nº cajas 25.784 22.121 84 Valor Unitario 2.058 2.410 2.527 Valor Total 53.059 53.312 212 1.600 3.425 5.481 Total Unidades Subtotal 3.189 Fuente: Inventario físico a diciembre 31 de 2014 49.589 112.064 La verificación del inventario físico se aplicó el método de juego de inventarios, tomando en cuenta el inventario a 31 de diciembre de 2013, entradas y salidas de producto, no obstante, del cotejo del inventario físico ($753.449 miles) frente al valor reportado en el balance ($753.584 miles) se encontró una sobrestimación de 135 miles, al cierre del ejercicio 2014. De otra parte, se observó que la Unidad de Licores no ha actualizado los instructivos para entrega de producto de incentivo, material de promoción y publicidad, y el de salida de almacén de producto terminado, aprobados mediante Resolución 133 de 2014, pues en éstos aparece como responsable de la entrega de dichos productos el Asesor Comercial y Auxiliar Administrativo, respectivamente, pese a que dicha actividad fue asignada al Almacenista General, mediante Manual de Funciones, modificado por Resolución 017 de febrero de 2015. La anterior situación conlleva a que en Almacén no quede trazabilidad de las salidas de productos. 2.3.1.4 Inversiones Este grupo presenta en el balance general un saldo de $8.040 miles a 31 de diciembre de 2014, que corresponde al valor invertido de $40.200 miles por la Unidad de Licores del Meta en la Corporación Deportiva Centauros Villavicencio, hoy Sociedad Universitario Popayán, menos una provisión de $32.160, así: Cuadro 20. Saldo Inversiones Miles de $ Código Descripción 12 Inversiones Inversiones Patrimoniales no 1207 Controlantes Valor Porcentaje 8.040 20% 40.200 100% Auditoría gubernamental con enfoque integral modalidad Especial a la Unidad de Licores del Meta S.A., vigencia 2014. 23 CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL META Unidos por la transparencia en el control de la gestión fiscal Provisión para Protección de 1280 Inversiones Fuente: Documentos soportes -32.160 80% La Unidad de Licores del Meta, realizó inversión por $40.200.000 repartidos en 1.340 cuotas sociales a $30.000 valor nominal (Titulo 0002122), en Centauros Villavicencio Corporación Deportiva, en la vigencia 2003, es preciso informar que no se encuentra documento alguno que indique la fecha exacta de constitución de la inversión, ya que el Titulo 0002122, fue reexpedido el 6 de diciembre de 2007, porque el anterior fue declarado como perdido según constancia 26801 de la Inspección de Policía del 6 de diciembre de 2007. El 20 de septiembre de 2011, Centauros convocó a Asamblea General extraordinaria, para el día 23 de septiembre de 2011, con el fin de reformar los artículos 1, 2 y 5 de los Estatutos, así: Naturaleza Jurídica: De Centauros Villavicencio Corporación Deportiva a Universitario Popayán Corporación Deportiva. Domicilio: De la ciudad de Villavicencio a la ciudad de Popayán. También se convocó para cambio de colores distintivos de la Corporación, Derecho de preferencia en la cesión de Títulos de aportación, Discrepancia sobre las condiciones de la cesión de Títulos, entre otros. Al parecer en dicha reunión de Asamblea se aprobó la naturaleza jurídica y domicilio, porque la siguiente convocatoria fue realizada por Universitario Popayán Corporación Deportiva, convocando a los afiliados el 18 de octubre de 2011, para Asamblea General Extraordinaria para el día 10 de noviembre de 2011, en cuyo orden del día en el ítem 5 indicaba: “5. Oportunidad para que los afiliados disidentes expresen la intención de ejercer su derecho de retiro…” Al respecto se observó escrito del 25 de septiembre de 2012, de Universitario Popayán Corporación Deportiva, donde informa a la Unidad de Licores: “Luego en su artículo 4, DE LA CONVERSION DE LOS CLUBES PROFESIONALES, en su inciso cuarto habla que “Los aportes hechos por los asociados de los clubes se les regresarán a solicitud de sus aportantes dentro de los dos (2) meses siguientes de realizada la conversión”, la ULM no presentó o solicito al RESPRESENTANTE LEGAL DEL CLUB, una comunicación escrita donde pidiera la aplicación de lo dicho en este artículo. Ahora como no se dio Auditoría gubernamental con enfoque integral modalidad Especial a la Unidad de Licores del Meta S.A., vigencia 2014. 24 CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL META Unidos por la transparencia en el control de la gestión fiscal dicha figura, de inmediato el representante legal de la Corporación u asociación deportiva que se convirtiera en sociedad anónima, daba a conocer al público la decisión aprobada mediante aviso publicado en un diario de amplia circulación nacional, como en nuestro caso se realizó en el periódico QHUBO el día 26 y 27 de Noviembre de 2011, dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la adopción de la decisión por la Asamblea General. Posteriormente dentro de los treinta (30) días calendarios siguientes a la fecha de publicación del aviso, cualquier persona podría dirigirse al representante legal de la corporación deportiva para hacer valer el monto de sus aportes o derechos indicando claramente la decisión de continuar perteneciendo a la nueva sociedad anónima o retirarse. Tampoco en este caso se presentó escrito por parte de ustedes, razón por la cual la Ley faculto a los Comité Ejecutivos de los Clubes con deportistas profesionales, para que en los casos en que no se hubiese conocido el consentimiento del asociado de continuar o retirarse, se les debería entregar el valor que tenían en derechos hasta esa fecha, tal como se había pagado por ustedes…” (Subraya Fuera de Texto) Ante la carencia de Actas de reunión de Asamblea, para corroborar lo aprobado, a través de las convocatorias anteriores, se observó que la Unidad de Licores no se hizo presente en la reunión convocada por Universitario Popayán Corporación Deportiva, donde otorgaba a sus afiliados la oportunidad de decidir si continuaban o se retiraban. En oficio del 12 de abril de 2013, el Representante Legal de Universitario Popayán S.A., informó a la Unidad de Licores del Meta que no poseía acciones en dicha sociedad, por cuanto ésta no manifestó su voluntad de hacerse parte dentro de la nueva sociedad anónima, pese a que la entidad deportiva le informó oportunamente que debía expresar su voluntad respecto de ese punto, motivo por el cual los aportes efectuados por la Unidad de Licores mutaron y se trasladaron a una “prima por conversión”, la cual se encuentra disponible para su devolución. Por lo anterior se pudo concluir: 1. De acuerdo a lo señalado por parte de la sociedad Universitario Popayán S.A., la Unidad de Licores para el año 2012 ostentaba un derecho patrimonial equivalente a sus aportes o inversión, es decir, la suma de $40.200.000, razón por la cual la provisión que disminuyó el valor de la inversión se encuentra sobre estimada. Auditoría gubernamental con enfoque integral modalidad Especial a la Unidad de Licores del Meta S.A., vigencia 2014. 25 CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL META Unidos por la transparencia en el control de la gestión fiscal 2. La Unidad de Licores desde el año 2011, fecha en la cual Centauros Villavicencio Corporación Deportiva inició el cambio de naturaleza jurídica a Universitario Popayán S.A., no efectuó gestiones de cobro efectivas que permitieran recuperar el valor de la inversión, denominada actualmente “prima por conversión”. 3. Del análisis de los hechos relacionados, se logra inferir que existe un presunto detrimento patrimonial en la Unidad de Licores del Meta, puesto dicha entidad no ha efectuado de manera eficaz el cobro de los dineros invertidos en la organización deportiva, pese a que Universitario Popayán S.A conminó a la Unidad de Licores a reclamar los dineros adeudados. En consecuencia se colige que a 30 de mayo de 2015, la Unidad de Licores no ha recuperado la inversión por valor de $ 40.200.000, circunstancia que configura un presunto detrimento patrimonial producto de una gestión de cobro ineficaz. Aunado a lo anterior, se observa que la Unidad de Licores mantiene una provisión para protección de inversiones por un menor valor al de la inversión, desconociendo lo preceptuado en los artículos 2, 3, 4 y 5 de la Ley 1445 de 2011. Lo cual significa que la cuenta 1280 Provisión para protección de inversiones se encuentra sobreestimada en $32.160 miles. 2.3.2 Ciclo de Adquisiciones y Pagos Para evaluar el registro y pago oportuno, se seleccionaron las facturas con saldo a 31 de diciembre de 2014 de las Adquisiciones de bienes y servicios, Acreedores y recaudos a favor de terceros – Ipoconsumo, mediante el ciclo de adquisiciones y pagos. 2.3.2.1 Cuentas por pagar – Adquisiciones de Bienes y Servicios y Acreedores Las cuentas por pagar por adquisición de bienes y servicios y los Acreedores de la entidad ascendieron a $557.033 miles, que representan el 19.03% del total del pasivo más patrimonio. Se efectuó cruce de las cuentas por pagar contenidas en la Resolución 001 de enero 2 de 2015 en la cual se ordenó el reconocimiento y pago de las cuentas por pagar a 31 de diciembre de 2014, por valor de $557.033 miles, frente al valor presentado en el balance y el reportado en el Formato 15 CDM Cuentas por pagar en la cuenta anual 2014 y se comprobó su conciliación. Además, se revisaron los comprobantes de pago y demás documentos que soportan los giros de Cuentas por Pagar a 31 de diciembre de 2014, donde se Auditoría gubernamental con enfoque integral modalidad Especial a la Unidad de Licores del Meta S.A., vigencia 2014. 26 CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL META Unidos por la transparencia en el control de la gestión fiscal observó oportunidad en el pago de las acreencias (32 días en promedio) debidamente soportadas. Beneficiario Industria Licorera del Valle Industria Licorera del Valle Industria Licorera del Valle Industria Licorera del Valle Industria Licorera del Valle Peña López Jesús Baudilio Peña López Jesús Baudilio Peña López Jesús Baudilio Peña López Jesús Baudilio Casa Baquero Ltda. Concepto Compra de licor Prestación de Servicios- Radiales Fecha Obligación Compro bante Egreso Cuadro 21. Cuentas por pagar a 31 diciembre de 2014 Miles de $ fecha de giro Valor pagado Días 15 23/01/2015 16 23/01/2015 14 23/01/2015 90.686 55.326 21.426 333.286 3.444 1.500 1.500 1.500 1.500 14.404 23 23 23 23 23 23 23 23 23 23 13 23/01/2015 1.067 24 56 18/02/2015 126 27/03/2015 2.800 2.800 1.500 37 68 28 18 23/01/2015 2.800 31 17 20 23/01/2015 23/01/2015 21 23/01/2015 1.295 450 450 300 25 31 31 31 157 07/04/2015 13.000 97 19 23/01/2015 1.000 50 22 23/01/2015 1.000 29 553.033 32 30/12/2014 30/12/2014 30/12/2014 29/12/2014 30/12/2014 30/12/2014 30/12/2014 30/12/2014 30/12/2014 30/12/2014 Suministro cocteles y refrigerios Gómez Martínez Michel Stiven Servicios Área 30/12/2014 Comercial Organización Radial Olímpica 11/12/2014 Prestación de Servicios- Radiales Organización Radial Olímpica 10/11/2014 Rodríguez Duarte Luis Emilio Prestación de 30/12/2014 Servicios- Radiales Grupo Editorial Periódico del Meta Prestación de 22/12/2014 servicios publicitarios impresos Torres Bernal e hijos Combustible 29/12/2014 Beltrán Diana Rossy 22/12/2014 Prestación de servicios diseño, Beltrán Diana Rossy 22/12/2014 fotografía y Beltrán Diana Rossy 22/12/2014 diagramación Moreras Luz Elena Prest servicios 30/12/2014 Alquiler logístico Alemán Chávez Gustavo Prestación de 03/12/2014 Servicios- Radiales Rodríguez Duarte Luis Emilio Prestación de 24/12/2014 Servicios- Radiales TOTAL GIRADO Fuente: Comprobantes de pago Unidad de Licores. Por la anterior, el saldo de las cuentas por pagar por adquisición de bienes y servicios de la entidad por $557.033 miles, es razonable. 2.3.2.2 Otros pasivos – Recaudo a favor de Terceros Esta cuenta presentó un saldo de $30.153 miles, equivalente al 1,03% del valor del pasivo más patrimonio de la entidad. Para constatar la oportunidad del pago de este impuesto se verificaron todas las facturas de la vigencia 2014, las cuales sumaron por este concepto $8.124.264 miles y representaron el 100% del total de los recaudados. Auditoría gubernamental con enfoque integral modalidad Especial a la Unidad de Licores del Meta S.A., vigencia 2014. 27 CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL META Unidos por la transparencia en el control de la gestión fiscal El saldo de $30.153 miles corresponde al impuesto al consumo producto de las ventas realizadas al departamento de Cundinamarca, en la segunda quincena de noviembre ($10.106 miles) y la primera quincena de diciembre ($20.045 miles) de 2014, valores que fueron girados el 5 y 19 de diciembre respectivamente y consignados en la cuenta del Departamento de Cundinamarca, pero fueron devueltos por error en la cuenta bancaria, sin embargo se pagaron en marzo de 2015. Cuadro 22. Valor Declarado y Pagado por Ipoconsumo Miles de $ Departamento Meta Valor Declarado Valor Pago 7.497.034 7.497.034 Casanare 74.833 74.833 Vichada 155.274 155.274 Vaupés 293.891 293.891 Cundinamarca 30.151 - 3.007 3.007 Antioquia 44.349 44.349 Guaviare 25.725 Bolívar Total 8.124.264 Fuente: declaraciones, comprobantes de egreso 25.725 8.094.113 Se observó que la entidad determina el valor del impuesto al consumo en las facturas expedidas durante la vigencia, conforme a la Certificación Número 08 de 2013 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y Resolución Nº 007 de 2014, donde se establecen los precios de los productos para la venta y el ipoconsumo de la Unidad de Licores del Meta para la vigencia 2014. Además, se pudo verificar concordancia entre el impuesto liquidado en las facturas, según consta en los reportes de la Dirección de Ingresos de la Secretaria Financiera del Departamento, y el valor registrado en el balance. 2.3.2.3 Resultados del Ejercicio Al cierre de la vigencia 2014, la Unidad de Licores del Meta reportó una utilidad de $1.821.667 miles, equivalente al 62.24% del total pasivo más patrimonio, no obstante, significa una disminución de 45.64% respecto al año anterior ($3.351.246 miles). Cuadro 23. Utilidad 2013 y 2014 Miles de $ Auditoría gubernamental con enfoque integral modalidad Especial a la Unidad de Licores del Meta S.A., vigencia 2014. 28 CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL META Unidos por la transparencia en el control de la gestión fiscal Cuenta Variación Absoluta Variación Relativa 2013 2014 Ingresos 12.710.378 8.646.383 4.063.995 31,97% Gastos 9.359.132 6.824.716 2.534.416 27,08% Utilidad 3.351.246 1.821.667 1.529.579 45,64% Fuente: Estado de Actividad Financiera, Económica y Social 2014. Las utilidades de 2014 que ascendieron a ($1.821.667 miles) no se han transferido al Departamento. Por su parte, la utilidad de la vigencia 2013 fue transferida al Departamento el 17 de octubre de 2014, por $3.351.246 miles. Confrontando los saldos del balance con los libros auxiliares se evidencia coherencia, por lo tanto el saldo de esta cuenta es razonable. 2.3.3 Evaluación del Sistema de Control Interno Contable El sistema de control interno contable de la Unidad de Licores, presenta las siguientes observaciones: a) En los libros de bancos se encontraron partidas por conciliar desde las vigencias 2003 y 2009, de las cuales no se encontró gestión en la identificación de dichas partidas ni procedimientos. b) Se presentaron varias inconsistencias entre las facturas físicas y los reportes que arroja el sistema ACCESS, lo cual refleja vulnerabilidad del programa de facturación por cambio no autorizado, además no se encuentra en red con el programa de contabilidad, tesorería y presupuesto. c) Se encontró una factura con doble tornaguía, lo que denota falta de control en la solicitud de mismas. d) No han actualizado los instructivos para entrega de producto de incentivo, material de promoción y publicidad, y el de salida de almacén de producto terminado, aprobados mediante Resolución 133 de 2014, pues en éstos aparece como responsable de la entrega de dichos productos el Asesor Comercial y Auxiliar Administrativo, respectivamente, pese a que dicha actividad fue asignada al Almacenista General, mediante Manual de Funciones, modificado por Resolución 017 de febrero de 2015. La anterior situación conlleva a que en Almacén no quede trazabilidad de las salidas de productos. Auditoría gubernamental con enfoque integral modalidad Especial a la Unidad de Licores del Meta S.A., vigencia 2014. 29 CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL META Unidos por la transparencia en el control de la gestión fiscal 3. ANEXOS 3.1 TABLA DE HALLAZGOS CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL DEL META CÓDIGO: 600.02.195 TABLA DE HALLAZGOS DE AUDITORIA VERSIÓN 2.0 ENTIDAD AUDITADA: UNIDAD DE LICORES DEL META VIGENCIA: 2014 CLASIFICACIÓN DE HALLAZGOS № A D F 1 X P DESCRIPCIÓN PRESUNTO DETRIMENTO PATRIMONIAL CONTROL INTERNO CONTABLE La Unidad de Licores no ha actualizado los instructivos para entrega de producto de incentivo, material de promoción y publicidad, y el de salida de almacén de producto terminado, aprobados mediante Resolución 133 de 2014, pues en éstos aparece como responsable de la entrega de dichos productos el Asesor Comercial y Auxiliar Administrativo, respectivamente, pese a que dicha actividad fue asignada al Almacenista General, mediante Manual de Funciones, modificado por Resolución 017 de febrero de 2015. PAGINA DEL INFORME 11 La anterior situación conlleva a que en Almacén no quede trazabilidad de las salidas de productos. ESTADOS CONTABLES 2 X 3 X Se observó vulnerabilidad en el programa de facturación (Access), debido a que los reportes del sistema de facturación no coinciden con el físico de las facturas, además la factura 3121 no tomó el descuento al que tenía derecho el comprador, denotando manipulación en las tarifas, al momento de facturar. La cuenta 1110 Bancos y Corporaciones presentó al cierre de la vigencia 2014, tres (3) partidas por identificar que suman $13.536 miles, las cuales no han sido acreditadas de la cuenta 1110 y debitadas de la Auditoría gubernamental con enfoque integral modalidad Especial a la Unidad de Licores del Meta S.A., vigencia 2014. 8 9 30 CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL META Unidos por la transparencia en el control de la gestión fiscal subcuenta 324505 Utilidad o perdida de ejercicios anteriores, razón por la cual se presenta sobrestimación en estas cuentas, en dicho valor. 4 X 5 X En la cuenta 151015 Mercancías en existencia, se encontró una diferencia de $135 miles, al cotejar el inventario físico y el inventario en libros, razón por la cual se presenta sobrestimación en las cuentas 151015 inventarios y en 621013 Bienes comercializados. Las gestiones adelantadas por la Unidad de Licores no han sido eficaces para obtener autorización del Invima para la venta de 49.589 unidades de Ron San Martín Añejo que permanecen en bodega, debido a que el Registro de marca y Sanitario se venció desde el 25 de septiembre de 2012. En la vigencia 2003, La Unidad de Licores del Meta invirtió $40.200.000, en Centauros Villavicencio Corporación Deportiva, repartidos en 1.340 cuotas sociales a $30.000 valor nominal (Titulo 0002122). 11 11 En noviembre de 2011, Centauros Villavicencio Corporación Deportiva, cambió su naturaleza jurídica convirtiéndose Universitario Popayán S.A., motivo por el cual se requirió a la Unidad de Licores para que se hiciera presente en las decisiones a tomar por parte de la asamblea de socios, citación a la que no compareció la Unidad de Licores, lo cual generó que la inversión efectuada por la Unidad se convirtiera en una prima por conversión que no ha sido reclamada de manera eficaz por parte de la entidad. X X 6 X En consecuencia se colige que a 30 de mayo de 2015, la Unidad de Licores no ha recuperado la inversión por valor de $ 40.200.000, circunstancia que configura un presunto detrimento patrimonial producto de una gestión de cobro ineficaz. 40.200.000 12 Aunado a lo anterior, se observa que la Unidad de Licores mantiene una provisión para protección de inversiones por un menor valor al de la inversión, desconociendo lo preceptuado en los artículos 2, 3, 4 y 5 de la Ley 1445 de 2011. Lo cual significa que la cuenta 1280 Provisión para protección de inversiones se encuentra sobreestimada en $32.160 miles. A. Presuntos responsables: Gerentes de la Unidad de Licores del Meta, a partir de 2011, doctora Gloria Magdalena González Rojas, doctor Luis Alfredo Arias Marcado, doctora Sonia Patricia Neira y doctor Alejandro Vargas Cuellar.” Hallazgos administrativos 6 D. Hallazgos disciplinarios 1 F. Hallazgos fiscales 1 P. Hallazgos penales 0 TOTAL HALLAZGOS 6 DP. VALOR HALLAZGOS FISCALES 40.200.000 Auditoría gubernamental con enfoque integral modalidad Especial a la Unidad de Licores del Meta S.A., vigencia 2014. 31 CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL META Unidos por la transparencia en el control de la gestión fiscal 3.2 BALANCE GENERAL Auditoría gubernamental con enfoque integral modalidad Especial a la Unidad de Licores del Meta S.A., vigencia 2014. 32 CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL META Unidos por la transparencia en el control de la gestión fiscal ANEXO No.2 U.A.E. UNIDAD DE LICORES DEL META NIT. 822.004.982-8 BALANCE GENERAL A 31 DE DICIEMBRE DE 2014 (Cifras en m iles de pesos) Cód igo Códi go Diciem bre Diciem bre 2013 2014 ACTIVO CORRIENTE (1) 4.861.973 2.267.106 11 1105 1110 1125 Efectivo Caja Bancos y corporaciones Fondos especiales 4.373.313 1.506.397 4.373.313 1.506.397 14 1420 1422 1470 Deudores Avances y anticipos entregados Antic. o saldos a favor por imp. y Otros deudores 4.714 7.125 873 4.714 1.538 15 1505 1510 1525 Inventarios Mercancías procesadas Mercancías en existencia En transito CUENTA 4.714 483.946 753.584 483.946 753.584 ACTIVO NO CORRIENTE (2) 374.456 659.904 12 Inversiones 1207 Inversiones Patrimoniales no Con 1280 Provisión para Protección de Inve 8.040 40.200 -32.160 8.040 40.200 -32.160 16 1635 1650 1655 1665 1670 1675 1685 1695 19 1905 1910 1950 1955 1960 1965 1970 1975 350.828 466.478 20.218 174.487 303.774 162.312 99.628 -291.391 -118.200 15.588 8.825 20.218 249.307 419.197 162.312 99.628 -365.984 -118.200 185.386 13.236 146.079 Propiedades, planta y equipo Bienes Muebles en Bodega Redes, lineas y cables Maquinaria y Equipo Muebles, enseres y equipos de o Equipo de Comunicación y Comp Equipo de Transportes Depreciación Acumulada Otros activos Gastos pagados por anticipado Cargos diferidos Responsabilidades Provisión para responsabilidades Bienes de Arte y Cultura Provisión Bienes de Arte y Cultura Intangibles Amortización Acumulada de Intan TOTAL ACTIVO (3) 27.053 -20.290 28.212 -2.141 5.236.429 2.927.010 ALEJANDRO VARGAS CUELLAR Gerente CUENTA Diciem bre Diciem bre 2013 2014 PASIVO CORRIENTE (4) 1.532.110 752.270 1.248.466 1.095.613 152.853 - 618.661 498.007 59.014 - 23 Operaciones de Financiam iento e Inst 2306 Operaciones de Financiamiento Internas 24 2401 2403 2425 2436 Cuentas por pagar Adquis. Bienes y Servic. Nacionales Transferencias Acreedores Retención en la fuente e impuesto de timbre 2440 Impuestos, contribuciones y tasas por pagar 2445 Impuesto al valor agregado 61.640 25 Obligaciones Laborales 2505 Salarios y Prestaciones Sociales 27 2705 2710 2790 Pasivos Estim ados Provision para Obligaciones Fiscales Provision para Contingencias Provisiones Diversas 29 Otros pasivos 2905 Recaudos a favor de terceros 2910 Ingresos recibidos por anticipado TOTAL PASIVOS PATRIMONIO (5) 32 3203 3208 3225 3230 74.765 74.765 46.786 46.786 208.879 75.654 133.225 56.670 56.670 30.153 30.153 1.532.110 752.270 3.704.319 2.174.740 3.704.319 2.174.740 Patrim onio Institucional Aportes Sociales Capital fiscal Resultados de ejercicios anteriores Resultados del Ejercicio 353.073 353.073 3.351.246 1.821.667 TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO (6) 5.236.429 2.927.010 LUIS GABRIEL MENDEZ BAQUERO Contador Público T.P. No. 145339-T 3.3 ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONÓMICA Y SOCIAL Anexo No. 3 Auditoría gubernamental con enfoque integral modalidad Especial a la Unidad de Licores del Meta S.A., vigencia 2014. 33 CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL META Unidos por la transparencia en el control de la gestión fiscal U.A.E. UNIDAD DE LICORES DEL META NIT. 822.004.982-8 ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONÓMICA Y SOCIAL PERÍODO ENERO 1 A DICIEMBRE 31 DEL 2014 (Cifras en miles de pesos) Diciembre Diciembre Cuentas Código 2013 2014 12.608.900 8.564.247 INGRESOS OPERACIONALES (1) 42 12.608.900 8.564.247 Venta de bienes 44 Transferencias 5.195.553 3.359.664 COSTO DE VENTAS (2) 62 5.195.553 3.359.664 Costo de Ventas de Bienes 4.138.450 3.461.995 GASTOS OPERACIONALES (3) 51 1.576.149 1.431.739 Administración 52 2.250.703 1.946.760 Operación 53 311.598 83.496 Provisiones, Agotamiento, Depreciación y Amortización 3.274.897 1.742.588 EXCEDENTE (DÉFICIT) OPERACIONAL (4) 101.478 82.136 OTROS INGRESOS (5) 48 101.478 82.136 Otros ingresos 58 SALDO NETO CONSO.CUENTAS RESULTADO (DB) (6) * OTROS GASTOS (7) Otros gastos EXCEDENTE (DÉFICIT) ANTES DE AJUSTES POR INFLACIÓN (8) 3.351.246 1.821.667 EXCEDENTE (DÉFICIT) DEL EJERCICIO (9) 3.351.246 1.821.667 25.129 25.129 3.057 3.057 ALEJANDRO VARGAS CUELLAR Gerente LUIS GABRIEL MENDEZ BAQUERO Contador Público T.P. No. 145339-T Auditoría gubernamental con enfoque integral modalidad Especial a la Unidad de Licores del Meta S.A., vigencia 2014. 34