Buena Práctica

BUENA PRÁCTICA Nº 21: PLATAFORMA VIRTUAL PARA
EMPRESAS INCUBADAS EN EL PARQUE CIENTÍFICO DE MADRID
– LA EXTRANET
UNIV. AUTÓNOMA DE MADRID | UNIV. COMPLUTENSE DE MADRID
PARQUE CIENTÍFICO DE MADRID
ANTECEDENTES
Desde su creación en junio de 2001, más de 200 empresas han pasado por la
Fundación Parque Científico de Madrid (FPCM) en las distintas incubadoras que el
Parque opera en los Campus de la UAM, UCM y entornos colindantes, dando
respuesta a la constante demanda de espacios para el desarrollo empresarial.
El número creciente de empresas innovadoras ha requerido el desarrollo de una
estrategia organizativa, de infraestructuras y de servicios desde la FPCM, capaz de
atender de forma adecuada y eficiente los emprendedores y empresas.
La Extranet (o intranet de empresas) es una solución innovadora que la FPCM ha
implantado con el objeto de facilitar el contacto entre las empresas y el Parque. Se
trata de una plataforma virtual de acceso restringido.
Tal y como en otras herramientas de gestión de la FPCM en las que se manejan datos
de las empresas, es muy importante tener en cuenta la actual ley orgánica de
protección de datos, para la correcta administración de la aplicación.
BUENA PRÁCTICA
La Extranet de empresas del Parque Cienrífico de Madrid
La Extranet es una herramienta dinámica que forma parte del sistema organizativo de
las Incubadoras de la FPCM, que tiene como fin mejorar la capacidad de atención a
las empresas, ya que funciona como vía alternativa de comunicación con las mismas.
Se trata, por lo tanto, de una forma de aumentar la eficiencia de procesos de gestión
de incubadoras, facilitar el contacto de las empresas incubadas con el equipo gestor
de las incubadoras y optimizar la prestación de servicios. La Extranet de empresas del
Parque Científico de Madrid se organiza en distintos apartados que se detallan a
continuación
(avisos
y
noticias,
calendarios,
reservas
de
salas,
directorio,
comunicación de incidencias a todas las áreas de negocio del Parque, gestiones de la
bioincubadora, enlaces, etc.). Sin embargo, la organización de las secciones de la
Extranet se pueden modificar y adaptar a las necesidades de las empresas,
generando una aplicación que sea realmente funcional y útil para las mismas.
A través de los apartados de la sección de noticias, se informa sobre temas de interés
general para las empresas, así como notas de prensa de la FPCM. En el apartado de
avisos las empresas son notificadas respecto a situaciones que normalmente están
relacionadas con el funcionamiento de la incubadora.
La información sobre convocatorias de premios a la innovación, así como de las
principales convocatorias públicas de ayudas y subvenciones figuran en un calendario
específico y en un apartado en el que se guarda toda la información de interés al
respecto.
Asimismo existe un calendario de eventos, en el que se puede consultar las
actividades organizadas por la FPCM, así como otros eventos que pueden resultar de
interés para las empresas incubadas.
Las salas de reuniones de las incubadoras del Parque Científico de Madrid son de
libre disposición para las empresas, y se reservan exclusivamente a través de esta
plataforma, de modo que las empresas pueden consultar la disponibilidad de salas y
organizar su agenda de forma bastante ágil.
La plataforma cuenta también con un directorio de personal de la FPCM, para que las
empresas dispongan de los datos de contacto correspondientes. El directorio indica los
nombres, teléfonos, correos electrónicos y la Unidad en que trabajan todos los
colaboradores de la FPCM. Otra de las principales funcionalidades de la Extranet
consiste en la posibilidad de contactar con la FPCM las 24h del día, ya que existe una
sección dedicada a la comunicación de incidencias y consultas. La empresa puede
enviar sus peticiones a los responsables de cada Unidad de la FPCM, quienes a
través de este apartado pueden hacer un seguimiento de la incidencia o consulta de
cada empresa.
La extranet incluye un repositorio de documentos, cuyo objetivo es poner a disposición
de las empresas todos los ficheros y herramientas que posee la FPCM de una forma
clara y concisa, para favorecer su desarrollo en el ámbito empresarial e informar
también sobre el funcionamiento interno de la FPCM y los servicios que ofrece a las
empresas asociadas. En la citada sección las empresas pueden bajar ficheros como
guías de procedimientos y servicios, presentaciones de interés, documentación
administrativa (ej.: relacionada con licencias de actividad, prevención de riesgos
laborales, etc.), formularios y otros documentos de la FPCM.
Aunque la Extranet es un portal con información principalmente interna, la herramienta
permite también utilizar enlaces a servicios y herramientas complementarias de otras
instituciones. Alunos ejemplos son: (i) el enlace a los servicios de apoyo a la
internacionalización de la Cámara de Comercio e Industria de Madrid; (ii) la búsqueda
de colaboraciones europeas a través de la red de transferencia de tecnología de la
Enterprise Europe Network; y (iii) el acceso al Directorio de Publicaciones de Libre
Acceso (DOAJ).
Otro apartado de gran interés corresponde a los servicios específicos de la
Bioincubadora, del cual forman parte algunas aplicaciones que, de una forma bastante
innovadora, permiten agilizar otras gestiones para las empresas instaladas en los
laboratorios. Entre otras funcionalidades, resaltar el acceso a una tienda online, a
través de la cual las empresas pueden comprar material y servicios de laboratorio, a
precios muy competitivos. La comodidad y rapidez que este servicio ofrece a las
empresas es un factor diferenciador de la Bioincubadora y una herramienta de gran
utilidad para las empresas.
También se ha creado un espacio en este apartado en el que las empresas instaladas
en la Bioincubadora pueden ofrecer sus equipamiento con otras empresas, o soliciten
aquello que necesiten y que otras empresas les puedan ayudar. En definitiva, es un
espacio de anuncios específicos. Asimismo, la sección referente a la Bioincubadora
incluye un calendario de reservas de equipamiento de uso común.
Factores clave de éxito
Los
factores
que
permiten
el
éxito
de
la
Extranet
están
relacionados
fundamentalmente con la facilidad de acceso a la información, con independencia de
la ubicación geográfica y fecha/ hora en la que se solicitan los servicios de apoyo a la
incubación de empresas. Además, la plataforma es un repositorio de información de la
incubadora, donde la empresa puede consultar de forma rápida e inmediata, la
documentación relacionada con distintas áreas.
Además, la extranet es una herramienta flexible cuya estructura se poder ajustar a lo
que demandan las empresas, creando una plataforma funcional y transparentes desde
el punto de vista organizativo.
El uso de la Extranet permite también sacar métricas de funcionamiento y capacidad
de respuesta por parte del equipo gestor de la incubadora a la demanda de las
empresas, dado que la información puede resultar de gran utilidad para medir
indicadores de calidad del sistema de gestión, los cuales juegan un papel fundamental
en la implantación de la norma ISO 9001:2008, sello de certificación de calidad
recientemente obtenido por la FPCM.