3. PR OCEDI MI ENT O DE CAJA MENOR 3.1. APERTURA DE

3. PR OCEDI MI ENT O DE CAJA MENOR 3.1. APERTURA DE

3. PR OCEDI MI ENT O DE CAJA MENOR
3.1.
APER T UR A DE CAJAS MENOR ES
La Vice-rectoría Administrativa, autoriza la creación de las cajas menores y
coordina el trámite para contar con la disponibilidad presupuestal y
posteriormente Revisoría Fiscal avala tal creación.
3.2.
FUNCI ONAR I OS ENCAR GADOS DEL MANEJO
El manejo de la cajas menores se harán por parte del ORDENADOR Y EL
RESPONSABLE.
El Vicerector Administrativo podrá designar a cualquier funcionario idóneo para
que sea el ORDENADOR y éste nombrará al RESPONSABLE del manejo de las
cajas menores, excepto a quienes estén desempeñando funciones de
Almacenista, o tengan a su cargo el manejo de bienes o recaudo de dineros
por cualquier concepto.
T odo desembolso que se realice deberá ser aprobado previamente por el
ordenador del gasto correspondiente.
Los pagos deben realizarlos solo los funcionarios que tengan a su cargo el
manejo de las cajas menores; no obstante si por alguna razón las compras del
bien o servicio debieran realizarla otros funcionarios, se les entrega el dinero
necesario y se les hace firmar un recibo provisional, el cual debe ser
reemplazado por el comprobante definitivo a más tardar al día siguiente hábil.
Cuando el responsable de la caja menor se encuentre en licencia, incapacidad
o comisión, el funcionario que haya constituido la respectiva caja menor, podrá
mediante comunicación, encargar a otro funcionario debidamente afianzado,
para el manejo de la misma, mientras subsista la situación; para lo cual se
requiere de la entrega de los fondos y documentos mediante arqueo, al recibo
y a la entrega de la misma, en presencia de Revisoría Fiscal.
De otra parte, cuando se cambie el Responsable de la caja menor, deberá,
hacerse una legalización efectuando el reembolso total de los gastos
realizados, con corte a la fecha.
Cuando se presente cualquiera de estos eventos, se deberá informar a
contabilidad, control de gestión y Revisoría fiscal para actualizar los registros
correspondientes.
3.3.
CONCEPT OS Y MONT OS
El monto máximo se establecerá para cada caja menor de acuerdo a la
Resolución que para la misma emita Rectoría.
3.4.
DOCUMENT OS S OP OR T ES DE L AS T R ANS ACCI ONES
Los funcionarios con atribuciones para el gasto y pago, deben autorizar
previamente con su firma las compras de bienes y servicios susceptibles de
atenderse con los recursos de la caja menor, las cuales deben anexarse junto
con la relación de gastos, la requisición de reembolso, para su correspondiente
trámite de reembolso o legalización ante sindicatura.
Las facturas que se reciban como soporte de cada uno de los desembolsos de
cajas menores, deben cumplir todos los requisitos establecidos en el artículo
617 del Estatuto T ributario.
Ar t ículo 617. Requisitos de la Factura de Venta: Para efectos tributarios, la
expedición de la factura a que se refiere el artículo 615 consiste en entregar el
original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos:
a) Estar denominada expresamente como Factura de venta;
b) Apellidos y nombre o razón y NI T del vendedor o de quien presta el servicio
c) Apellidos y nombre o razón social y NI T del que adquiere de los bienes o
servicios, junto con la discriminación del I VA pagado.
d) Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración
consecutiva de facturas de venta;
e) Fecha de su expedición;
f) Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios
prestados,
g) Valor total de la operación;
h) El nombre o razón social y el NI T del impresor de la factura;
i) I ndicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas;
Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a), b),
d) y h), deberán estar impresos a través de medios litográficos, tipográficos o
de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un
sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la
impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de
impresión previa.
Los comprobantes de pago o comprobantes de egreso por caja menor
utilizados, deben numerarse en forma consecutiva y ascendente.
Si el proveedor es persona natural y no pertenece al régimen común, ni al
régimen simplificado deberá diligenciar y firmar el F OR MAT O DE L A
FACT UR A DE COMPR A POR CAJA MENOR que la UNAB tiene establecido
(Formato en I ntranet).
3.5.
R EEMB OL S OS Y L EGAL I Z ACI ON DE L A CAJA MENOR
Cuando se haya gastado hasta el 70% del monto autorizado se debe presentar
a Sindicatura, una relación totalizada de los gastos efectuados, clasificados por
rubros del Puc, para su correspondiente trámite de reembolso y registro. Para
esta operación deberá registrarse la legalización del fondo en el formato
adjunto, en el cual se registrarán el concepto, nombre, nit o cédula del
beneficiario y el valor total
Cuando se trate de la legalización definitiva de la caja menor por cierre de
vigencia, cambio de responsable del manejo o cancelación de la misma, se
debe realizar un arqueo físico por parte de Control de Gestión o Revisoría
Fiscal con el fin de garantizar que se efectúe el arqueo.
En la legalización de los gastos para efectos del reembolso, se exigirá el
cumplimiento de los requisitos que a continuación se indican:
1. Que los gastos estén agrupados por rubros del PUC, bien sea en el
comprobante de pago o en la relación anexa, y que correspondan a los
autorizados en la resolución de constitución.
2. Que los documentos presentados sean los originales y se encuentren
firmados por los acreedores con identificación del nombre o razón social y el
número del documento de identidad o NI T , objeto y cuantía.
3. Que la fecha del comprobante del gasto corresponda a la vigencia fiscal
que se está legalizando.
4. Que el gasto se haya efectuado después de haberse constituido o
reembolsado la caja menor según el caso.
3.6.
AR QUEOS DE L A CAJA MENOR
Se realizarán arqueos periódicos por funcionarios de Control de Gestión o
Revisoría Fiscal, con el fin de garantizar que las operaciones estén
debidamente sustentadas, que los registros sean oportunos y adecuados y que
los saldos correspondan; constatando los recursos asignados a las cajas
menores, realizando el conteo físico, el control y seguimiento a cada uno de los
rubros presupuestales autorizados en las respectivas comunicaciones de
apertura.
De los resultados que se establezcan en los arqueos se debe dejar constancia
en informe suscrito por el funcionario que los practique y quienes tengan
asignadas las cajas menores.
En caso de presentarse diferencias por sobrantes o faltantes, Control de
Gestión o Revisoría Fiscal informará de ser pertinente, a la Vicerectoría
Administrativa para las investigaciones administrativas a que haya lugar y a
Contabilidad para los registros correspondientes.
En los arqueos se debe tener en cuenta que la suma del efectivo, las
Requisiciones en trámite, los cheques de caja menor y los recibos de caja
menor, debe ser igual al fondo autorizado para la caja menor.
3.7.
P R OHI B I CI ONES
Se establecen las siguientes prohibiciones para el manejo de las cajas
menores:
1. Atender gastos personales o préstamos y cambiar cheques del funcionario
que tenga a su cargo la caja menor, o de cualquier otra persona.
2. Adquirir elementos que existan en el almacén
3. Fraccionar pagos de un mismo elemento o servicio.
4. Atender pagos por conceptos distintos de los autorizados en la creación de
la caja menor.
5. Atender pagos por servicios personales y conceptos inherentes a la nómina.
6. Permitir demoras mayores a dos días hábiles para la legalización de recibos
provisionales
7. T ramitar compras de bienes y servicios a crédito con el compromiso de
cancelarlos con los recursos de la caja menor.
8. Realizar desembolsos para atender gastos ajenos a la entidad.
Cuando por cualquier circunstancia una caja menor quede inoperante, no se
podrá constituir otra o reemplazar hasta tanto la anterior haya sido legalizada
en su totalidad.
3.8.
P OL I Z A GL OB AL DE MANEJO
Con cargo a la empresa, la Vicerectoría Administrativa es responsable de
gestionar ante la Compañía de Seguros respectiva, la inclusión en la Póliza
Global de Manejo vigente de los funcionarios a quienes se designe para el
manejo de las cajas menores.
3.9.
R EI NT EGR OS DEF I NI T I VOS
La ultima semana de trabajo de Diciembre se realizan arqueos de las cajas
menores pero no se reintegra el saldo sobrante, por ser
periodo de
vacaciones, el responsable de la caja será quien responda por la custodia del
dinero hasta la reintegración del periodo de vacaciones.
Cuando se decida la cancelación de una caja menor, su titular la legalizará en
forma definitiva, reintegrando el saldo de los fondos que recibió.
EL RECT OR de la UNI VERSI DAD AUT ONOMA DE BUCARAMANGA, delega el control
y cumplimiento de estas normas a la oficina de CONT ROL DE GEST I ON de la
UNI VERSI DAD quien estará encargado de verificar su cumplimiento y de efectuar
las pruebas de cumplimiento que considere necesarias.
GAB R I EL B UR GOS MANT I L L A
MAR I A VI CT OR I A PUYANA S I L VA
R ect or UNAB
S ecr et ar ia Gener al