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UNIDAD DE INFORMACIÓN
COORDINACIÓN DE ARCHIVOS
TRATAMIENTO Y DISPOSICIÓN
DE LOS DOCUMENTOS
PROBLEMATICA
Debido a que en nuestras oficinas tenemos
• Una cantidad enorme de documentos
almacenados.
• Falta de espacios para resguardar
documentos.
• Desconocimiento que se debe resguardar.
Unidad de Información
14 de Junio de 2014
PROBLEMATICA
Unidad de Información
14 de Junio de 2014
PROBLEMÁTICA
Unidad de Información
14 de Junio de 2014
PROBLEMÁTICA
Unidad de Información
14 de Junio de 2014
Baja documental
Identificar inventarios
documentales de
expedientes con plazo
vencido en el Cuadro
General de Clasificación
Una vez valorados los
documentos , a UI envía
la información a CEGAIP
Unidad de Información
Hacer solicitud de baja a
la Unidad de
Información
La UI valora la
documentación
mediante la ficha de
prevaloración hecha por
archivo de tramite
CEGAIP valora los
documentos y emite
autorización para la baja
Autorizada la baja se
procede a firmar Acta
Circunstanciada y se
procede a la destrucción
del documento
14 de Junio de 2014
PROCESO PARA DAR DE BAJA DOCUMENTOS
DE ARCHIVO
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Se identifica en los inventarios documentales los expedientes con plazo
vencido el cual se indica en el Cuadro General de Clasificación.
Se hace la solicitud a la unidad de Información.
La unidad de información valora la documentación, mediante la ficha de
prevaloración hecha por el archivo de tramite y los inventarios
documentales.
La unidad de Información envía la información a CEGAIP
CEGAIP revisa los documentos y emite el documento donde se autoriza
la baja documental.
Una vez autorizada la baja se elabora el acta circunstanciada y se
procede a su firma al momento de la destrucción de los documentos.
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SOLUCIÓN
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COMO LOGARLO
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EXPURGO
Separar o limpiar
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1. PASO. SEPARAR
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TRATAMIENTO Y DISPOCISIÓN DE LOS DOCUMENTOS
En los archivos de tramite así como existen
• Documentos del acervo de archivo,
• Documentos de Comprobación administrativa
inmediata
• Documentos de Apoyo informativo
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DOCUMENTOS
DE
ARCHIVO
DOCUMENTOS DE ARCHIVO
• Es aquel que sin importar su formato o medio
ha sido creado, recibido, manejado y usado
por un individuo u organización en
cumplimiento de obligaciones legales y en el
ejercicio de su actividad, es decir, son
producidos en forma natural en función de
una actividad administrativa.
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CARACTERÍSTICAS
1. Documentos identificados con alguna codificación
del Cuadro General de Clasificación Archivística de
la dependencia.
2. Testimonio y garantía documental del acto
administrativo, es documentación única.
3. Son o pueden ser patrimonio documental.
4. Cumplida su vigencia administrativa pasan al
Archivo de Concentración para su conservación
precautoria o se tramita su baja.
5. Su baja es la que indica en el CGCA y el CADID
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ADMINISTRATIVOS
Unidad de Información
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CONTABLES
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LEGALES
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DOCUMENTOS
DE
COMPROBACION
ADMINISTATIVA INMEDIATA
DOCUMENTOS DE COMPROBACION ADMINISTATIVA
INMEDIATA
Son creados o recibidos por una institución o
individuos en el curso de trámites
administrativos o ejecutivos y amparan la
realización de un acto administrativo
inmediato.
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DOCUMENTOS DE COMPROBACION
ADMINISTATIVA INMEDIATA
CARACTERISTICAS
• Son producidos en forma natural en función de una
actividad administrativa.
• Son comprobantes de la realización de un acto
administrativo inmediato.
• No son documentos estructurados con relación a un
asunto.
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DOCUMENTOS DE COMPROBACION
ADMINISTATIVA INMEDIATA
Características
• No se clasifican conforme al Cuadro General de
Clasificación Archivística.
• No son transferidos al Archivo de Concentración.
• Su baja debe darse de manera inmediata al terminó
de su utilidad o una vez concluida su vigencia,
eliminándose bajo supervisión y levantamiento de
un acta administrativa.
• Su vigencia es de máximo 1 año y mínimo 6 meses
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.
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DOCUMENTOS DE COMPROBACION ADMINISTATIVA
INMEDIATA
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DOCUMENTOS
DE
APOYO INFORMATIVO
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DOCUMENTOS DE APOYO INFORMATIVO
Está constituido por ejemplares múltiples de
origen y características diversas cuya utilidad en
las unidades responsables reside en la
información que contiene para apoyo de las
tareas asignadas.
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DOCUMENTOS DE APOYO INFORMATIVO
CARACTERISTICAS
• Generalmente son ejemplares múltiples que
proporciona información, no son originales.
• No se transfiere al Archivo de Concentración.
• Carecen de conceptos tales como vigencias o
valores administrativos.
• Su vigencia es inmediata al termino de su utilidad
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DOCUMENTOS DE APOYO INFORMATIVO
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PASO 2. ORGANIZAR
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Los documentos deben estar debidamente relacionados
en el formato de baja.
Almacenados en las cajas las cuales deben estar
identificadas con la caratula de caja
No deben tener ningún tipo de Clip, Carpeta ledford, 3
aros, broches bacos, sujeta documentos.
Ordenados con base a la relación que se presenta
Separados de documentos de Comprobación
Administrativa Inmediata de los de Apoyo Informativo
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REQUISITOS PARA LA BAJA DE DOCUMENTOS
DE EXPURGO
1. Los documentos deben estar debidamente inventariados y
relacionados en el formato de baja.
2. Almacenados en cajas debidamente identificadas con la
caratula de identificación.
3. No deben llevar grapas, clip’s, broches mariposa o sujeta
documentos, carpetas ledford o de tres aros, broches bacos.
4. Los documentos ordenados con base al listado que se esta
emitiendo.
5. Separados por Documentos de Comprobación
Administrativa inmediata y Documentos de Apoyo
Informativo.
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2. ALMACENAMIENTO Y/O BAJA
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Se realiza la solicitud a la
unidad de información
para llevar a cabo la baja
mediante memorando
Se procede al a firma
del Acta y a la
destrucción del
documento
Unidad de Información
Especificar que son
documentos de
Comprobación
Administrativa Inmediata
y de Apoyo Informativo
Comunicarse a la UI
para informar del
traslado
Se realiza el Acta
circunstanciada
La UI valora y verifica
que los documentos
correspondan a los
inventarios
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PROCEDIMIENTO PARA LA BAJA DE DOCUMENTOS DE
EXPURGO
Una vez identificados los documentos expurgados a dar de baja
1. Se realiza la solicitud mediante memorándum a la Unidad de Información
1.
2.
3.
4.
5.
Se debe especificar que son documentos de con valor de Comprobación administrativa
inmediata o de Apoyo Informativo.
Se comunica a la UI para el traslado de los mismos.
La unidad de Información valora y verifica que los documentos
correspondan a los inventarios
Una vez valorados los documentos se realiza el Acta Circunstanciada.
Se procede a la firma del Acta Circunstanciada el día de la destrucción del
documento.
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Material de Apoyo
http://www.slpsalud.gob.mx/ui/
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Contacto
LMI Isaac Moreno Flores
Jefe de la Unidad de Información
[email protected]
LBI Gisela Zambrano Gómez
Coordinadora de Archivos
[email protected]
(444) 834-1100 Ext. 21293
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