Guía del programa de Guías de Google

Programa para Guías de Google
Asistencia entre pares para el lanzamiento de G Suite
Asista a los usuarios con Guías de Google
Cree un equipo de Guías de Google que brinde asistencia durante la transición de su organización a
G Suite.
Con este programa, les brinda acceso anticipado a G Suite a un grupo representativo de empleados
y les proporciona capacitación y asistencia. Como nuevos expertos en G Suite, los Guías de Google
representan la primera fuente de asistencia para el resto de la organización durante la
implementación de G Suite.
Según las experiencias de nuestros clientes, los Guías de Google pueden hacer que la adopción de
los usuarios sea más rápida y sencilla, y reducir la asistencia que se le solicita al personal del
departamento de TI y del Servicio de Asistencia. Este programa es recomendable para las
organizaciones de mediano y gran tamaño, y funciona mejor si se tiene un departamento de TI y un
coordinador de asistencia designado.
Una gran ventaja para los usuarios y el personal de TI
El traspaso a una plataforma nueva es un cambio importante para los empleados, por lo que es
recomendable que, durante el día de la transición, surjan la menor cantidad de dificultades posible.
Algunos empleados pueden estar nerviosos por el cambio y es posible que necesiten un poco de
ayuda personal, sin importar cuánta documentación y capacitación se les haya brindado
previamente. La asistencia personal de quienes conocen G Suite y también conocen su entorno
puede ser de gran ayuda para la organización y el personal de TI.
Por lo general, los clientes afirman que los Guías de Google son muy efectivos durante el traspaso a
G Suite. Dado que los Guías de Google conocen el flujo de trabajo de sus compañeros, la ayuda que
brindan es personal y está mejor orientada. El personal de TI se puede centrar en los problemas de
asistencia más urgentes en lugar de tener que explicar cómo se realiza la misma tarea una y otra
vez.
A su vez, los Guías de Google también se ven beneficiados. Dado que reciben capacitación y
asistencia antes que el resto, adquieren rápidamente un gran dominio de G Suite. Este programa es
ideal para los empleados que deseen convertirse en "usuarios avanzados". Ser Guía de Google
también les brinda la posibilidad de ayudar a sus compañeros de trabajo y demostrar liderazgo
dentro del equipo.
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Guías de Google: Paso a paso
El programa para Guías de Google comienza antes de que se implemente G Suite para toda la
organización. Le recomendamos que comience con la planificación lo antes posible para que tenga
tiempo para seleccionar y capacitar a los Guías.
Sugerencia​: Consulte
​
la página 43 de la​ ​Guía de administración de cambios para el traspaso a
Google​ para obtener información detallada sobre cómo crear el programa para Guías de Google.
Paso 1: Designe al líder del programa para Guías de Google
El líder del programa administrará la selección de los Guías de Google y garantizará que estén
preparados y capacitados. Este líder también recopila los comentarios que comparten los Guías
sobre G Suite y coordina las actividades de estos empleados durante el día del traspaso.
Paso 2: Seleccione a los Guías de Google
Seleccione a ciertos empleados de diferentes sectores de la organización para que se conviertan en
Guías de Google. Lo ideal es que seleccione a una o dos personas de cada departamento, equipo o
región. Es preferible que los Guías de Google sean voluntarios, ya que esto garantiza que participen
con entusiasmo. También puede pedirles a los administradores o supervisores que nominen a
empleados influyentes.
Para comenzar, personalice la​ ​plantilla de correo electrónico para la selección de los Guías de
Google​.
Sugerencias para la selección de los Guías de Google:
●
Elija una muestra de usuarios representativa de diferentes sectores de la organización y
asegúrese de incluir a las siguientes personas:
○​
○​
○​
○​
​Auxiliares
administrativos.
del departamento de Atención al cliente o del Servicio de Asistencia.
​Empleados de diferentes departamentos o líneas de actividades comerciales.
​Empleados de oficinas ubicadas en otros países que hablen el idioma local.
​Personal
●
Incluya empleados que ​no sean "usuarios avanzados" de su plataforma de correo electrónico
actual. De este modo, puede medir con mayor precisión el nivel de asistencia necesario para
toda la organización. Asimismo, dado que estos empleados se convierten en usuarios
expertos, pueden demostrar la rapidez con la que dominan G Suite.
●
Evalúe seleccionar más Guías de Google de lo necesario, ya que es posible que algunos
participantes abandonen la capacitación debido a otros compromisos eventuales.
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●
Recuerde que los buenos candidatos a convertirse en Guías de Google son aquellos que
suelen participar con entusiasmo. Invite también a empleados que ya usen Gmail, Google
Drive y otros productos de G Suite fuera de la organización. Estos empleados no solo
conocen G Suite, sino también su entorno actual.
Paso 3: Planifique la capacitación de los Guías de Google
Luego de seleccionar a los Guías de Google, es hora de planificar la capacitación. Estos son
algunos recursos y sugerencias:
●
Visite el​ ​Centro de aprendizaje de G Suite​. Encontrará guías del usuario para el traspaso a G
Suite desde IBM Notes y Microsoft Outlook, como también guías de inicio rápido para el
Calendario de Google, Drive y otros productos.
También son recomendables las​ ​sugerencias de expertos​ en G Suite y la​ ​Galería de
transformación​. El personal puede ver ejemplos de diferentes sectores y departamentos que
usan G Suite para realizar sus tareas.
●
Cree un sitio de capacitación interno para su organización por medio de Google Sites. Estos
sitios son fáciles de configurar y no requieren ningún tipo de código. Incluya vínculos al
Centro de aprendizaje de G Suite​, información de asistencia y guías de capacitación
personalizadas.
●
Evalúe conversar con un​ ​socio de capacitación de G Suite​. Estas personas pueden ayudarlo a
brindar la capacitación o a crear un sitio con este fin.
Paso 4: Implemente G Suite para los Guías de Google
Ya es hora de que los Guías de Google realicen el traspaso a G Suite. Para prepararlos para el
cambio, puede usar nuestras​ ​plantillas de correo electrónico personalizables​. Le recomendamos
que implemente G Suite para los Guías de Google entre tres y seis semanas antes de la fecha del
traspaso definitivo a fin de que los Guías adquieran suficiente experiencia para brindarles
asistencia al resto de los empleados.
Paso 5: Capacite a los Guías de Google y bríndeles asistencia
Una vez que los Guías de Google tengan las nuevas cuentas de G Suite, comience a capacitarlos en
el uso de los productos de esta plataforma y los detalles específicos del entorno (como el acceso a
las cuentas y sus políticas de dispositivos móviles).
Además de la capacitación, bríndeles suficiente asistencia a los Guías para que logren convertirse
en usuarios expertos. Algunas empresas usan un "sistema de amigos" en el que cada Guía de
Google trabaja en pareja con un miembro del departamento de TI. De esta forma, estas personas
trabajan juntas para conocer todos los detalles de G Suite en su entorno y prepararse para el
lanzamiento definitivo. Otras empresas crean listas de distribución o comunidades de G+ para que
los Guías de Google puedan compartir preguntas, sugerencias y recomendaciones. A medida que
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se acerque el día del traspaso, capacite a los Guías con respecto a las preguntas comunes que sus
compañeros de trabajo les pueden hacer.
Paso 6: Recopile los comentarios de los Guías de Google
Esta es una buena oportunidad para recopilar los primeros comentarios sobre los diferentes
aspectos de la transición a G Suite que a los usuarios les resultan sencillos o complicados. Puede
usar esta información para actualizar los materiales de capacitación, ajustar el proceso de
implementación y prepararse completamente para el traspaso definitivo.
Paso 7: Ponga a los Guías de Google en acción para el traspaso y sus futuras
actividades
Prepare a los Guías de Google para que asistan a sus compañeros de trabajo durante el día en que
la organización realice el traspaso a G Suite.
●
Prepare a los Guías: Coménteles cuál es la agenda del traspaso, cuáles son sus funciones y
responsabilidades, y cómo deben trabajar con el equipo de asistencia de TI. Aliente a los
Guías a que hablen con sus colegas y recorran el área de trabajo durante el día del traspaso.
●
Deles entidad a los Guías. Por ejemplo, coloque carteles que digan "Guía de Google" en los
escritorios de los Guías. Si su presupuesto lo permite, puede comprar camisetas y artículos
de Google en la Tienda de productos de Google (​USD $​ o​ ​GBP £ y EUR €​). También puede
montar una oficina o un área especial para que los empleados recurran a pedir ayuda (esta
idea puede ser útil para configurar dispositivos móviles con G Suite).
●
Luego del día del traspaso, los Guías de Google pueden participar en la educación continua y
compartir actualizaciones de los servicios para, así, continuar brindando asistencia.
Coménteles a los Guías de Google cuánto tiempo necesitará su asistencia (por ejemplo,
durante las dos semanas posteriores al traspaso). También puede pedirles a algunos Guías
de Google que actúen como contactos para los lanzamientos de productos nuevos, los
comentarios y la capacitación avanzada.
Recomendaciones rápidas
Elija un administrador para el programa para Guías de Google a fin de que gestione la selección,
la capacitación y las comunicaciones.
Envíeles un​ ​correo electrónico sobre la selección​ a los administradores y supervisores.
Busque Guías que deseen participar (los voluntarios son ideales).
Seleccione uno o dos Guías por departamento, oficina o región.
Incluya una muestra de los diferentes tipos de usuarios de su organización.
Bríndeles capacitación y asistencia a los Guías a medida que aprenden a usar los nuevos
servicios.
Use el​ ​Centro de aprendizaje​ de G Suite para capacitar a los Guías.
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Comuníquese con los Guías y prepárelos para el día del traspaso.
Recursos adicionales
●
●
Busque más información sobre los Guías de Google en la página 43 de la​ ​Guía para el
traspaso a Google.
Consulte los recursos para la administración de cambios en el​ ​Sitio de la configuración de G
Suite​.
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