REFERENCIAS COMPUESTAS
Transcripción
REFERENCIAS COMPUESTAS
REFERENCIAS COMPUESTAS Instructivo Capítulo 1. Referencias Compuestas Opción que define todos y cada uno de los productos que se compran y se venden , que ingresan y salen del Inventario, produciendo una utilidad. Una referencia compuesta es aquella que se compone de diversas referencias simples, ejemplo de ellas, puede ser una ancheta que se compone de diferentes referencias simples como puede ser vino, galletas, enlatados, entre otros. TEMAS: 1. Adicionar una referencia compuesta 2. Buscar una referencia compuesta 3. Editar una referencia compuesta 4. Eliminar una referencia compuesta VIDEOS EN: www.vimeo.com/apolosoft 5. Trucos de manejo Sección 1 Adicionar una referencia compuesta compuesta ADICIONAR UNA REFERENCIA COMPUESTA Para crear una nueva referencia compuesta ingrese por la opción parámetros/referencias, oprima la tecla [INSERT] o el botón [+] que se encuentra en la barra de navegación y configure los siguientes campos según las necesidades de la empresa: Código Código Código Alterno Descripción Código opcional utilizado como otra forma de identificar la referencia, este código puede emplearse para adicionar el código de fábrica del producto. Descripción detallada de la referencia. Nombre Corto Descripción abreviada de la referencia, especialmente utilizado para realizar reportes ó configuraciones de las tirillas. Localización física de la referencia, en este campo se podrá especificar el número de stand o bloque donde se encuentra ubicado el producto. Descripción Tiempo Define la cantidad de días que se demora el producto en llegar a las bodegas después de realizar el pedido, útil para la rutina de rotación de inventarios. Costo Valor de compra de la referencia, útil para crear las primeras listas de precios. Precio Precio de venta de la referencias, útil para crear las primeras listas de precios. Peso Campo donde se indica el peso del producto. Alto Campo opcional que define otra característica del producto, indicando su longitud. La empresa elige la unidad de medida que más se le adecue para manejar un estándar. Ancho Campo opcional donde se adiciona la medida o tamaño a lo ancho u horizontal del producto. Fondo Campo donde se indica la profundidad del producto. Es el identificador único de la referencia Nombre de la Referencia Ubicación Código 2 Campo Descripción Medida Rastreo Unidad de tiempo que el sistema tomará para realizar el rastreo y facturación correspondiente al alquiler de equipos y maquinaría. Esta unidad puede ser: hora, minutos, segundos, día o unidad. En caso de no manejar la rutina de rastreo, se debe asignar a dicha referencia la opción ‘NO’. Valoriza Se activa para las referencias de tipo producto, el cual indica al Sistema que puede Valorizar el Inventario con el fin de obtener el promedio ponderado según el costo de la mercancía, para ello es indispensable que no existan cantidades negativas. Para el caso de las referencias, de Gastos ó Servicios este campo debe ir inactivo. Costea Se activa para las referencias de tipo producto, dicho campo, permite que el sistema realice el Juego de Inventarios; es decir, la transacción contable mediante la cual se realiza un débito a la cuenta del costo de venta acreditando el inventario por el valor del costo de la mercancía vendida, siempre y cuando el documento en el que se esté realizando el movimiento tenga activado el atributo ‘Costea’ y ‘Afecta’. Saldos Define que la Referencia debe afectar saldos de Inventario, con el fin de controlar sus movimientos de entrada y salida. En caso contrario, significa que la Referencia es un Servicio o un Gasto y por consiguiente no se debe tener un control de existencias. Alterna Representa la unidad de medida adicional de un producto, su función es proporcionar otro tipo de control de inventario. Campo Descripción Ensamble Define si la referencia se compone o no de productos simples, esta es una de las condiciones que requiere el sistema tener activo si se necesita emplear la opción de ensamble ó despiece. Para las referencias compuestas este atributo debe estar activo. Lote Al activar este campo se le está indicando al sistema que al momento de realizar una transacción, solicite el código del Lote de vencimiento al cual corresponde la referencia. Serial Código físico único que está implícito por cada producto y que tiene como finalidad identificar la Referencia para efectos de Garantía. Al realizar el movimiento con una referencia que tenga el atributo seriales activo, el sistema activará la opción de Seriales donde se ingresa: el Serial, que es un código que trae el producto, y los días de garantía, que son el plazo para el cubrimiento de la misma. Categoría Utilizada para los productos donde son la misma Referencia con igual costo y precio; pero posee otras características o clasificación, como ejemplo están las prendas en un almacén de ropa donde se pueden definir categorías por color y por talla. En Movimiento Gestión, cuando se realice una transacción con una Referencia que maneje “Categorías”, el sistema mostrará una casilla adicional para digitar el código de dicha categoría. 3 Campo Bloquea Esquema Descripción Si la referencia ya tiene asignado el esquema de impuestos, retención y contabilización, al tener activa esta opción y ejecutar la rutina de histórico de esquemas, el sistema conservará los esquemas ya asignados manualmente, de lo contrario, el sistema permitirá asignar automáticamente los esquemas a un grupo de referencias. Nota Descripción detallada de la Referencia donde libremente se puede escribir información de ésta u otros datos que no se tengan predefinidos. Foto Archivo en formato imagen tipo *.jpg y *.jpeg; que identifica al producto y puede emplearse en un catálogo ó portafolio. Para adicionar una fotografía a la Referencia ubíquese en la ficha y en modo de edición o modificación (F2); dar contra click en el campo y seleccionar la opción “Cargando” para subir el archivo. Con ayuda del explorador de archivos se carga la foto y se da click en abrir para incluir la foto en la información. Línea Medida Esq Impuesto Código de la Línea a la cual pertenece la referencia según su clasificación o características. Las líneas se deben crear previamente en el módulo Parámetros / Referencias / Líneas. Código de la unidad de medida de la Referencia tomada por el sistema al momento de registrar las cantidades de entrada y salida del Inventario. Las unidades de medida se deben crear previamente en el módulo Parámetros / Referencias / Medidas. Código del Esquema de impuestos que debe calcular automáticamente la referencias en el momento de realizar una transacción de Compra o Venta. Debe crearlo previamente en el módulo Esquemas / Esquema impuestos. Campo Descripción Esq Retención Código del Esquema de retención que debe calcular automáticamente la referencia en el momento de realizar una transacción de Compra o Venta. Debe crearlo previamente en el módulo Esquemas / Esquema retenciones. Esq Contable Código del esquema contable que el sistema tiene en cuenta para realizar los movimientos contables propios de la referencia relacionados con la compra, venta, costeo y ajuste. Debe crearlo previamente en el módulo Esquemas / Esquema Contable. Esq Alterno Código del esquema contable alterno que el sistema toma para realizar la contabilización de la referencia cuando en el movimiento se usa la bodega parametrizada con esquema 2, así el sistema no contabilizara por el esquema principal sino por el esquema secundario (Ejemplo: contabilización a realizar en la bodega de mercancía en consignación, donde afecta una cuenta diferente a la 14 de inventario). Debe crearlo previamente en el módulo Esquemas / Esquema Contable. Activa Define como su nombre lo indica si la referencia esta o no disponible para realizar transacciones. CRM Método de Prorrateo Define como su nombre lo indica si la referencia esta o no disponible para realizar transacciones. Campo que sólo puede contener dos valores: Cantidad o Valor, es la configuración que tomará el sistema para realizar el respectivo análisis de costos, con esta característica el sistema define la forma como calculara el % de participación de dicha referencia. Lo ideal es usar el mismo método por todos los productos. 4 Finalmente guarde la referencia con la tecla [F3] o el botón de aceptar cambios. Después de tener creada la referencia de ensamble pase a configurar las referencias simples que componen el producto de ensamble. Ingrese por Parámetros/Ensambles, donde encontrará todas las referencias que tienen activo el atributo ensamble, al momento de ingresar a esta ventana el sistema cargará aquellas referencias que tienen activo dicho atributo. Con clic derecho ubicado en la pestaña referencias encontramos dos funciones claves que se describen a continuación: Función Imagen 1.1 Funciones Descripción Reconstruir El sistema valida que las referencias que tienen activo el atributo ensamble tengan asignados componentes válidos, es decir, que tenga asignado referencias simples que componen el producto de ensamble. Validar El sistema verifica que no existan referencias circulares, es decir, que una referencia de ensamble no se esté llamando a si misma o si se maneja ensamble multinivel, es decir, cuando una referencia de ensamble contenga otras que también son ensambladas no se llamen en el mismo ensamble. Imagen 1.2 Maestro de productos con ensamble 5 Después de tener creadas las referencias simples y la referencia compuesta que maneja el atributo ensamble, pase a definir las referencias simples que componen el producto ensamblado. Estando ubicado en parámetros/ensambles/pestaña productos, ubíquese en el producto al cual se le van a adicionar sus componentes y a mano izquierda ubíquese en la opción ‘Materiales’ y configure los siguientes campos: Código Descripción Referencia Es el identificador único de la referencia compuesta. Despiece Es el identificador único de la referencia simple que compone el producto de ensamble. Descripción del Descripción detallada de la referencia simple que despiece compone el producto de ensamble. Cantidad Unidades de la referencia simple que compone el producto de ensamble. Finalmente guarde los componentes del producto de ensamble con la tecla [F3] o el botó de aceptar cambios. Imagen 1.3 Materiales que componen el producto de ensamble 6 Sección 2 Buscar una referencia compuesta BUSCAR UNA REFERENCIA Para buscar una referencia se puede realizar de dos maneras: Desde la pestaña filtro dígite mínimo 5 caracteres bien sea el código o el nombre de la referencia. Imagen 1.2 Buscar una referencia 7 O haga uso de la búsqueda incremental, estando ubicado en el campo código ó nombre y digitando el mismo, hasta encontrar la coincidencia completa. Imagen 1.3 Ejemplo búsqueda incremental 8 Sección 3 Editar una referencia compuesta EDITAR UNA REFERENCIA Para editar una referencia utilice la tecla [F2], ubíquese en el campo que se requiere modificar, cambie el atributo correspondiente, si es el caso con el mouse o la barra espaciadora para marcar y desmarcar. Una vez realizado el cambio guarde con la tecla [F3]. Recuerde si la referencia ya tiene movimiento, el sistema no permitirá modificar sus atributos. Imagen 1.4 Editando el nombre de una referencia 9 Sección 4 Eliminar una referencia compuesta ELIMINAR UNA REFERENCIA Para eliminar una referencia utilice la tecla [SUPR] o el botón [-], ubíquese en la referencia que se requiere eliminar. Es importante resaltar que el sistema solo permite eliminar aquellas referencias que NO se hayan parametrizado en cualquier otra opción del sistema. Imagen 1.5 Eliminando una referencia 10 Sección 5 Trucos de manejo TRUCOS DE MANEJO • Las referencias pueden ser productos, servicios ó gastos. • La ventana de referencias puede ser moldeada con los campos requeridos por el usuario. • A cada una de las referencias se le debe asignar un esquema de impuestos, esquema de retención y esquema contable. • Sólo se pueden borrar referencias que no estén configuradas en otra opción del sistema o que no tengan movimiento. 11