Productos Weens SRL

Productos Weens SRL
Publicado: Marzo 2003
Microsoft Office XP y Genio Suite: una
solución de gestión comercial para pymes
Con sólo 25 empleados, Productos Weens SRL es una pequeña empresa
con más de 20 años de continua presencia en el mercado. Consciente de
la necesidad de hacerse cada día más competitiva, la empresa decidió
automatizar su gestión comercial, a fin tener un control total sobre sus
operaciones y costos, mejorar su productividad y atender mejor a sus
clientes. Genio Suite, una solución desarrollada en Office XP, es la
opción que la empresa ha preferido sobre muchas, como su nuevo
sistema de gestión comercial.
Resumen ejecutivo
PRODUCTOS WEENS es una pequeña empresa que importa y comercializa productos para
diagnósticos clínicos, además de insumos para prótesis dentales.
La empresa emite un
promedio de 250 facturas mensuales, y atiende a clientes de la magnitud de EsSalud.
Hasta el año pasado, la empresa funcionaba “a la antigua”:
las órdenes se procesaban
manualmente, situación que creaba cuellos de botella operativos. Obtener información de costos
requería de procesos de cálculo manual. Tampoco se tenía información al día de las cobranzas
por efectuar, ni de los gastos realizados.
Esta situación ha cambiado gracias a la adquisición y uso de una solución integrada, basada en
Office XP, denominada Genio Suite.
Gracias a ella, PRODUCTOS WEENS ha conseguido
agilizar sus operaciones, cuenta con información en línea sobre las operaciones y costos, y
puede brindar un mejor servicio a sus clientes. Debido a su tamaño, la empresa no podía invertir
en una solución compleja y cara. Genio Suite ha sido la opción ideal; ha dado a PRODUCTOS
WEENS la funcionalidad que la empresa requería, a bajo costo.
El reto del negocio
Básicamente, la necesidad de PRODUCTOS WEENS consistía en mejorar 4 áreas críticas:
Reseña de la solución
Perfil del cliente
Fundada hace más de 20 años,
PRODUCTOS WEENS comercializa
productos
para
diagnósticos clínicos. Es líder
además en la venta y distribución
de adhesivos para dentaduras
postizas.
Situación
PRODUCTOS WEENS necesitaba una solución de bajo costo
que integrara las operaciones de
la empresa y les diera control e
información en línea sobre las
operaciones y costos.
Productos Microsoft utilizados:
Microsoft Office XP
Visual Basic 6.0
•
Ventas: Hacía falta información al día de la facturación por zonas, por vendedor, por
cliente y por producto.
Era imposible reasignar rápidamente a la fuerza de ventas
según necesidad.
•
Inventarios: No era posible obtener rápidamente información actualizada de costos del
inventario y niveles de stock. Por tanto, era difícil saber qué artículos se encontraban
sobre el máximo, y poder empujar su venta. Por otro lado, hacía falta información
sobre los niveles adecuados de stocks o saldos de artículos, para optimizar la inversión
sin perjudicar el servicio al cliente.
•
Cobranzas: Era preciso reducir los tiempos de cobranza. Para los representantes de
ventas no era posible consultar al momento la deuda vencida y por vencer; difícilmente
podían hacer seguimiento a los cobros.
•
Gastos:
No era posible sacar rápidamente reportes con el detalle de los gastos
incurridos, para analizar y detectar áreas de reducción de costos.
Si la empresa quería ser más competitiva, era preciso modernizar el sistema de gestión
comercial; implementar un sistema integrado, capaz de proveer información y control sobre las
operaciones y costos. Por otro lado, tratándose de una empresa pequeña, era preciso que la
solución no representara una inversión considerable. Finalmente, debía ser fácil de usar para
que fuera adoptado tanto por quienes dominan la tecnología como por los que no están tan
familiarizados con ella.
Por su funcionalidad y la inversión requerida para su puesta en marcha, Genio Suite surge como
una alternativa ideal para las necesidades del negocio. Este sistema fue desarrollado por Juan
Carlos Herrera –consultor independiente–, sobre Office XP, y cuenta en la actualidad con los
siguientes módulos: Ventas, Compras, Cuentas por Cobrar y Pagar, Transacciones, Almacenes,
Pantalla de bienvenida al sistema
Seguridad, Mantenimiento y el módulo de información Gerencial. El sistema está totalmente
integrado, y está diseñado para soportar las actividades propias del ciclo comercial de una
pequeña empresa.
Atributos de Office XP claves para la solución
La solución está desarrollada fundamentalmente sobre Access.
Pero, además, explota
principalmente dos nuevas tecnologías incluídas en Office XP: etiquetas inteligentes y web
components.
Las etiquetas inteligentes son componentes que reconocen ciertos tipos de información en Office
XP; escanean la información al tiempo que el usuario trabaja, y cuando identifican términos o
palabras claves, sugieren al usuario información relacionada o útil para realizar una tarea o
acceder a una fuente de datos.
Puesto que hay diferentes tipos de data, cada tipo tiene
diferentes acciones asociadas a ella; por ejemplo, uno de los reconocedores de etiquetas
inteligentes incluidos con XP reconoce nombres de contactos y permite agendar reuniones o
enviar correo electrónico a contactos.
Las etiquetas inteligentes se pueden personalizar
fácilmente para satisfacer una amplia gama de necesidades específicas. Por ejemplo, en el
Formulario de artículos que invoca
a una etiqueta inteligente para
desplegar saldos de almacén,
precios y costos
Formulario de Consulta de Artículos de Genio Suite, hay un reconocedor de nombres de
artículos. Si se ingresa un nombre de artículo, Office XP lo reconoce y despliega una etiqueta
inteligente con tres opciones: stock en el almacén principal, precio y costo. Al elegir una opción,
el sistema calcula los datos y los despliega en pantalla como un mensaje emergente.
Los web components, por su parte, permiten el uso de hojas de cálculo, gráficos y tablas
dinámicas desde aplicaciones web, como lo es una intranet corporativa. Es posible usar los web
components para publicar data interactiva en la intranet, realizar análisis sofisticados desde un
web browser, o recuperar data desde la intranet para uso local. En el caso de Genio Suite, por
ejemplo, la consulta de movimientos de artículos de almacén y la de transacciones de cuentas se
hizo a través de un componente web que muestra una tabla y gráfico dinámicos, desde una
página web en su intranet..
Cuadro dinámico de transacciones
de cuentas
Solución
Genio Suite se compone de los siguientes módulos: Ventas, Compras, Cuentas por Cobrar y
Pagar, Transacciones, Almacenes, Seguridad, Mantenimiento e información Gerencial.
El sistema ofrece:
a.
Registro de Entidades (Clientes, Proveedores, Entidades Financieras, Empleados y Otros).
b.
Registro de Artículos (Líneas, Sub líneas, Marcas).
c.
Registro de Movimientos de Almacén (Operaciones Logísticas, Almacenes)
d.
Registro de Compras
e.
Registro de Ventas (Facturación)
f.
Registro de Ingresos y Cancelación de cuentas.
g.
Reportes de Entidades (Directorio, Hoja de Registro y Hoja de Datos, Estados de Cuenta)
h.
Reportes de Artículos (Listas de Precios, Reporte de Stocks por almacén y Costos
Promedio, Saldos de Artículos en todos los almacenes, Reporte de Mínimos y Máximos,
Kardex por almacén).
i.
Reportes de Ventas (Ventas por entidad, entre fechas, por línea de artículos, etc).
j.
Reporte de Ingresos y cuentas pendientes, pagos por día y reportes de caja.
k.
Registro con Transacciones con cuentas (Ingresos y Pagos)
La solución ha sido desarrollada fundamentalmente sobre Access.
Cuenta, pues, con la
seguridad integrada de Access, que permite configurar un archivo de seguridad con login y
password y asignar permisos diversos a los diferentes formularios o pantallas del sistema. Se
pueden asignar accesos de lectura, edición, eliminación, registro, etc. Y combinaciones
múltiples. También se pueden establecer permisos por grupos y usuarios en jerarquías.
Registro de Ventas
El resultado final es una solución integrada para pymes con la interfaz familiar de Office XP. El
costo total de desarrollo en tiempo y dinero fueron bajos, puesto que el desarrollo fue muy rápido
gracias a las nuevas tecnologías y componentes preconstruidos que ofrece Office XP.
De hecho por la facilidad y rapidez para desarrollar soluciones empresariales en Office XP,
actualmente Juan Carlos Herrera está trabajando en una nueva versión mejorada de Genio
Suite.
Tiene previsto anexarle próximamente un módulo de planillas, así como nuevas
funcionalidades a los módulos ya existentes.
La solución en Office XP entrega información al día para
administrar mejor el negocio
Desde la implementación de Genio Suite, PRODUCTOS WEENS ha experimentado notables
mejoras en sus 4 áreas críticas.
Por ejemplo, ha conseguido bajar el costo del inventario, en 5%, sin dejar de incrementar
mensualmente sus ventas. Asimismo, ha logrado reducir el tiempo de cobranzas de 60 a 40
días; el sistema entrega información de la cartera vencida y por vencer, lo que permite hoy el
trabajo conjunto de la administración y la fuerza de ventas.
Finalmente, al disponer de
información de transacciones, la empresa ha adquirido un manejo más fino de los gastos y
puede identificar áreas de reducción de costos.
Para los usuarios es sencillo navegar en el nuevo sistema, debido a la amigablidad del entorno
Office. La transición al nuevo sistema ha sido rápida. Genio Suite y Office XP han cambiado la
forma de trabajar de esta empresa, facilitando el trabajo de las personas, y entregándoles
herramientas en las que pueden confiar.
Para más información
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Para mayor información sobre productos y servicios Microsoft, llame al Centro de Información de Ventas de
Microsoft al (800) 426-9400. En Canadá, llame al Centro de Recursos de Microsoft al (800) 563-9048. Los
clientes con discapacidades auditivas pueden acceder a servicios telefónicos de texto a través del (800) 8925234 en los Estados Unidos o al or (905) 568-9641. Fuera de los Estados Unidos y Canadá, sírvase
contactar a su subsidiaria local de Microsoft. Para acceder a información en la Internet, diríjase a:
http://www.microsoft.com/office/
Este caso de estudio ha sido elaborado únicamente con fines informativos.
GARANTIAS, EXPRESAS O IMPLICITAS, EN ESTE RESUMEN.
MICROSOFT NO DA
Microsoft Office XP, el logo de Office XP, Access, y Visual Basic 6.0 son marcas registradas o registros de
Microsoft Corporation en los Estados Unidos y/u otros países. Los nombres de compañías y productos
reales mencionados en este documento pueden ser marcas registradas de sus respectivos propietarios.
“… el desarrollo fue muy rápido
gracias a las nuevas tecnologías
y componentes preconstruidos
que ofrece Office XP”.
Juan Carlos Herrera
Creador de Genio Suite