Office News December, 2015

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Office News
December, 2015
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ANNOUNCEMENT:
CAS has been recruiting for the position of Compliance Officer. The Compliance Officer will work
closely with the CAS Senior Manager, HR Manager and NSF-funded Center management on
compliance matters. The Compliance Officer serves as the focal point for compliance activities
including monitoring and training. In the audit centric environment we work in, the Compliance
Officer will play a vital role in ensuring that AURA is operating in accordance with all applicable
regulations and our risk is minimized.
I am pleased to announce that, effective November 30th, Deborah Gronet has been promoted to this
new position. Deborah´s experience and skills are a perfect fit for this new position and I very much
look forward to working with Deborah in her new role.
Deborah will continue some of her duties in her current position as Contracts Officer focusing on
LSST construction while we find a replacement for her.
Please join me in congratulating Deborah.
Chris Richardson
COMING SOON:
Export Compliance Awareness Training (ECAT)
Upon the New Year AURA will be releasing the Export Compliance Awareness Training (ECAT). The
ECAT will help employees understand how to comply with the legal, ethical and policy-related
aspects of doing business as it associates with export compliance. The training is mandated by the
U.S. Department of Commerce Bureau of Industry and Security. All AURA employees with be
responsible for completing the training.
Any additional questions or input regarding the training can be directed to Orion Wiest, AURA export
control officer, [email protected]
New Leave Request feature in WTS for US Paid staff:
Brief Background – About a year ago, CAS IT developed a module within the Chile WTS which Chile
$CLP paid staff are required to use to request Paid Time Off (PTO). It has long been a requirement for
our $CLP paid staff that a formal request for leave, including sick leave after the fact, must be
approved by a supervisor. This had been accomplished using paper but last year’s WTS enhancement
automated the process.
What is new now – CAS IT has taken this feature and expanded it for $US paid staff to use to
automate requests for Vacation PTO. While the use of this Leave Request module is not a
requirement, it does formalize and track leave requests for better efficiency and information.
Beginning December 1st, when you log into the WTS, you will see a new choice “Leave Requests” on
the top menu bar:
A tutorial on the use of the module is available by clicking on that tab:
The calendar feature blends approved leave requests with any approved travel requests from Reqless:
HOLIDAYS (offices closed):
AURA Anniversaries: DECEMBER
Tucson & Hawaii:
12/25 Christmas Day
Chile:
12/23 – AURA-O Director’s Day
12/24 – Christmas Eve
12/25 – Christmas Day
12/31 – New Year’s Eve (from 1 p.m.)
Enrique Artigas
Yvonne Camacho
Ana Correa
Adeline Craig
Edna Fimbres
Lety Rodriguez
Office News - December 2015 - Page 2
26 yrs.
3 yrs.
5 yrs.
2 yrs.
10 yrs.
26 yrs.
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Noticias de Oficina
Diciembre, 2015
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ANUNCIOS:
CAS ha estado reclutando para el cargo de Oficial de Cumplimiento. El Oficial de Cumplimiento
trabajará en estrecha colaboración con el Administrador Senior de CAS, Gerente de Recursos
Humanos y el Centro de administración financiado por la NSF en cuestiones de cumplimiento. El
Oficial de Cumplimiento sirve como un punto focal para las actividades de cumplimiento, incluyendo
la supervisión y la formación. En el entorno centrado en la auditoría para el cual trabajamos, el Oficial
de Cumplimiento tendrá un papel vital para garantizar que AURA está operando de acuerdo con
todas las regulaciones aplicables y que nuestro riesgo se reduzca al mínimo.
Tengo el placer de anunciar que desde el 30 de noviembre Deborah Gronet será promovida a esta
nueva posición. La experiencia y habilidades de Deborah son un complemento perfecto para esta
nueva posición y espero con interés trabajar con Deborah en su nuevo cargo.
Deborah continuará algunos de sus deberes en su posición actual como Oficial de Contratos
centrándose en la construcción del LSST mientras encontramos un reemplazo para ella.
Por favor, únanse a mí para felicitar a Deborah.
Chris Richardson
PROXIMAMENTE:
Entrenamiento sobre conocimiento y cumplimiento de las exportaciones (ECAT por sus
siglas en inglés)
Al comenzar el Nuevo año AURA iniciará el Entrenamiento sobre conocimiento y cumplimiento de las
exportaciones (ECAT). El ECAT ayudará a los empleados a entender cómo cumplir con los aspectos
legales, éticos y políticos relacionados con hacer negocios y como se asocian estos con el cumplimiento
en la exportaciones. La capacitación es asignada como mandato por el Departamento de Comercio de la
Oficina de Industria y Seguridad de Estados Unidos. Todos los empleados aura serán responsables de
completar este entrenamiento.
Cualquier pregunta adicional o sugerencia con respecto al entrenamiento pueden ser dirigidas a
Orion Wiest, oficial de control de las exportaciones AURA, [email protected]
Nueva aplicación en la solicitud de Ausencia en WTS (Web Timesheets) para trabajadores
remunerados en dólares:
Breve Antecedente - Hace aproximadamente un año atrás, CAS IT desarrolló una aplicación dentro de
Chile WTS en la que al personal chileno pagado en pesos se le requería usar una solicitud de
vacaciones (PTO). Durante mucho tiempo ha sido un requisito para nuestro personal chileno hacer
una solicitud de permiso de ausencia, incluida las ausencias por enfermedad después del hecho,
Office News - December 2015 - Page 3
estas deben ser aprobadas por un supervisor. Esto se llevaba a cabo usando el papel, pero en los
últimos años el WTS automatizó y mejoró el proceso.
Qué es nuevo ahora – CAS IT ha tomado esta aplicación y la ha ampliado para los trabajadores con
pago en $US de manera que puedan usar en forma automática las solicitudes de vacaciones.
Mientras que el uso de este módulo de solicitud de ausencia no es un requisito, este formaliza y hace
seguimiento a las solicitudes de ausencia para una mejor eficiencia e información.
A partir del 01 de diciembre, cuando usted inicie su sesión en WTS, usted verá una nueva opción
"Solicitudes de ausencia" en la barra de menú superior:
Un tutorial sobre el uso del módulo está disponible haciendo clic en esa pestaña:
La aplicación de calendario incorpora las aprobaciones por solicitud de ausencia con las aprobaciones de
solicitudes de viajes en Reqless:
Feriados (Oficinas cerradas):
Aniversarios en AURA: Diciembre
Tucson & Hawái:
12/25 Christmas Day
Chile:
12/23 – AURA-O Día del Director
12/24 – Víspera de Navidad
12/25 – Día de Navidad
12/31 – Víspera de Año Nuevo (desde 1 p.m.)
Enrique Artigas
Yvonne Camacho
Ana Correa
Adeline Craig
Edna Fimbres
Lety Rodriguez
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26 años.
3 años.
5 años.
2 años.
10 años.
26 años.