Tecnología de la Información

Tecnología de la Información
Guía de Trabajos Prácticos
Universidad de Buenos Aires
Facultad de Ciencias Económicas
Jorge Clemente - Pablo Corral - Pablo Gil - Daniel Piorun Pablo Rota Daniel Sanguinetti - Enrique Szybisz
Guillermo Tricoci
Primera Parte: Ejercicio y Casos de Estudio
1 – DAXTOR SA
Enunciado del caso (Pablo Rota)
Los inicios:
Todo comenzó hace unos 7 años cuando Juan Rolón, experimentado vendedor de una importante
fábrica de papel, y uno sus clientes Abel Gómez encargado de una librería del micro centro de la
ciudad, convierten sus cotidianas charlas respecto a las dificultades de su negocio en un
emprendimiento en común y resuelven crear lo que en principio se llamó Distribuidora Rogo
empresa dedicada a proveer a librerías de todos la gama de artículos.
Abel Gómez, de 56 años desde los 19 años trabajó en este gremio, pasó de cadete a vendedor en
una librería de barrio, luego obtuvo un trabajo como vendedor en uno de las más tradicionales
negocios de artículos de oficina, por su proverbial buen trato en pocos años fue responsable de
ventas y finalmente llegó a encargado del salón teniendo entre otras las responsabilidades de
atender a los proveedores donde conoció a su actual socio.
Juan y Abel compartieron la visión de que la mayoría de los proveedores del rubro se agrupaban en
dos categorías: grandes empresas que venden directamente a las librerías a través de su fuerza de
ventas con condiciones de entrega muy desventajosas para sus clientes o distribuidores en los
cuales siempre había alguna línea o producto a buen precio pero que el resto de artículos o tenían
precios muy superiores a los de la competencia o directamente no tenían existencia.
Así fue como gestaron la idea de una distribuidora orientada a brindar el mejor servicio a los clientes
asegurando disponibilidad de toda la línea de productos y márgenes de precio homogéneos para
toda la lista de productos. La consigna central fue que nunca una venta no se pudiera concretar por
falta de producto. Idearon incluso un servicio de entregas urgentes para que todo cliente que se
quedase sin mercadería fuese reaprovisionado en forma inmediata utilizando los servicio de una
empresa de mensajería por moto conocida de Abel.
Distribuidora Rogo comenzó con una cartera de clientes de 28 librerías de distinto tamaño
diseminadas entre la Capital y el gran Buenos Aires las cuales surgieron entre los anteriores clientes
de Juan y algunos contactos de Abel. A los primeros proveedores los contactó Abel y en un principio
no tuvieron incluso inconveniente de comprar algunos productos a otros distribuidores más grandes
para alcanzar la consigna de tener productos siempre.
El comienzo fue en un depósito de 450 m2 alquilado y contrataron a 5 personas para tareas
generales y de distribución.
La primer dificultad fue la de obtener fondos más allá de sus ahorros y préstamos personales.
El desarrollo del negocio:
A dos años de iniciada la actividad se incorporó como una actividad colateral el taller para el copiado
de libros contables al detectarse que las librerías comerciales o no brindaban este servicio o lo
derivaban a terceros con los cuales siempre tenían inconvenientes en el cumplimiento de los plazos
de entrega.
Distribuidora Rogo se estaba ganando fama de ser un proveedor confiable y con la incorporación de
Tomás Sánchez, un ex empleado de un taller de copiado de libros, más la inversión en la
maquinaria necesaria y tres nuevos empleados se comenzó con esta nueva área de negocios de
Distribuidora Rogo que a partir de ese momento pasó a llamarse Daxtor S.A.
Toda la gestión administrativa estaba encargada al Estudio del Dr. González y Asociados clientes
directos de la Distribuidora quienes mediante canje de mercaderías se encargaban de todas las
gestiones contables y administrativas.
También para esa época se compraron las primeras dos unidades de pequeñas pickups para la
entrega de mercaderías las cuales fueron asignadas al incipiente departamento de Despacho a
cargo de Roberto Cáceres familiar de Juan Rolón y persona considerada muy meticulosa y
responsable y que se encargaba de preparar personalmente cada despacho teniendo especial
cuidado en registrar en prolijos libros todos los pedidos, entregas, receptores de cada venta, horarios
y condiciones de entrega estipulados por cada cliente, incluso llevaba un registro de todo
inconveniente en las entregas por lo cual ante un reclamo de un cliente era difícil que el mismo no
fuera respondido satisfactoriamente consultando las meticulosas anotaciones de Roberto. De hecho
no eran pocos los clientes que, valorando la precisión y confiabilidad de Roberto, le hacían
directamente a él los pedidos para reponer sus stocks. De hecho el área de Despacho fue junto con
la de Ventas la que más se desarrolló en cantidad de personal.
Los vendedores comandados por Juan Rolón rápidamente fueron cada vez abarcando áreas
geográficas más importantes. Cada vendedor atendía a su cartera de clientes en forma
personalizada había algunos que habían logrados ventas en el interior del país las cuales se
despachaban por encomienda para cobrar contra rembolso o por acreditación bancaria previa
asegurando siempre la forma más rápida de proveer a sus clientes la cual siempre se mantuvo como
la premisa fundamental del negocio.
Abel Gómez se encargó desde el primer momento en las compras buscando nuevos proveedores y
manteniendo siempre actualizado los precios y condiciones de los mismos. Es el propio Abel quien
llevaba un registro de los proveedores así como la estimación de compras necesarias a efectos de
lograr concentrar las mismas a la menor cantidad de compras posibles para asegurar los mejores
precios concentrando compras y ahorrando en costos de transporte.
El negocio hoy:
En la actualidad Daxtor S.A. con su política de comercialización y servicio al cliente ha logrado
desarrollarse significativamente.
Cuenta con 15 vendedores. Cada uno de ellos lleva la ficha de la totalidad de los clientes que
atienden y se puede estimar un promedio de 35 clientes por vendedor, excepto en el caso de Juan
Rolón que según su fichero atiende actualmente a 48 clientes.
Según los datos de la facturación en el año pasado se han realizado un promedio de 280 ventas
mensuales y el monto facturado duplicó al alcanzado tan sólo un año anterior.
Ha tenido mucho éxito un modelo de “orden de compra abierta” implementado por uno de los
vendedores (y rápidamente asimilado por el resto) en el cual algunos clientes importantes pactan
precios preferenciales por niveles compra significativos a realizar en períodos de 3 meses con el
compromiso de Daxtor S.A. de entregar a las 24 horas del pedido el cual es registrado y facturado a
fin de mes en base a las compras efectuadas en el mismo a los precios pactados a principio del
trimestre.
Los vendedores además de una remuneración básica mensual cobran un porcentaje de 5% de
comisión por ventas y otro 5 % de comisión por cobranzas de forma que Daxtor S.A. los compromete
en la gestión de la misma para lo cual cada vendedor mantiene actualizadas las fichas de las ventas
y cobranzas de sus clientes. Una copia de las notas de pedidos que realizan los vendedores se
entrega a Despacho para su preparación, otra copia se mantiene en el sector administrativo para
remitir al estudio del Dr. González y Asoc. para su facturación. Una vez realizada la facturación se
devuelve al sector administrativo para su remisión a los clientes. Los vendedores también entregan
al sector administrativo copia de los recibos por cobranzas entregados a los clientes junto con los
valores cobrados los cuales en su totalidad son depositados en cuentas bancarias.
Los pagos a los proveedores los realiza cualquiera de sus dos socios únicamente con cheques ya
que por norma de seguridad la empresa no maneja dinero en efectivo. Los pagos menores se
realizan mediante el cobro de un cheque por medio de la Sra. Nora Gilman, ya jubilada y de máxima
confianza de ambos socios y que es la mayor y más antigua de las empleadas administrativas, en su
ausencia la reemplaza su marido también empleado administrativo de Daxtor S.A.
La liquidación de sueldos y de comisiones la realiza el estudio del Dr. González y Asoc. Los pagos
correspondientes se hacen en cheque.
Por el copiado de libros Tomás Sánchez realiza una nota de pedido la cual se factura como el resto
de la operatoria. La cobranza por copiado de libros la realizan los responsables del sector. En lugar
de las comisiones por venta y cobranza se otorga un 5% sobre el total cobrado por este servicio el
cual se distribuye como un premio a la productividad entre los empleados del sector según los
criterios que mes a mes establece Tomás Sanchez.
El depósito original debió mudarse a un galpón de 1200 m2 en dos plantas. En la planta superior del
mismo está el taller de copiado de libros. y el sector administrativo. En la planta inferior se almacena
la mercadería en estanterías y se encuentra el sector que prepara los pedidos para despacharlos.
La preparación de los despachos la realizan 12 personas en 2 turnos mientras que el despacho
hasta la casa de clientes la realizan 32 personas en dos turnos en dotaciones de 2 personas por
cada una de las 8 unidades que actualmente dispone la empresa.
Junto con Abel Gómez trabajan en dos turnos un total de 8 personas para asistir en la compra,
recepción de mercadería y almacenamiento en depósito. En el sector administrativo trabajan en total
7 personas incluyendo dos telefonista en dos turnos y una secretaria recepcionista.
Desde hace unos años algunos empleados utilizan PCs para llevar distintas planillas de cálculo y
procesadores de texto para la presentación de presupuestos. En total se han identificado a 8 PCs.
Se han detectado que algunos vendedores llevan la ficha de cuenta corriente de sus clientes en
estas planillas, otros por comodidad (pasan la mayor parte del tiempo visitando clientes) prefieren
registros manuales. También hay algunos clientes que llevan el registro de ventas por “orden de
compra abierta” así como planillas con información comparativa de precios de distintos proveedores.
También se lleva en planillas el registro de la mercadería recibida en el depósito.