Operaciones Aereas Importacion

OPERACIONES AEREAS IMPORTACIÓN
OPPD004
Versión: 0
Fecha de creación: 15/10/2014
Fecha de aprobación: 05/11/2014
1. Alcance
Empresa / Sucursal
INTERMODAL
Agente de Carga
FREIGHTNET
Agente de Carga
BUN YUM BOG MQR MAD MED SMR BAQ CTG
X
X
X
X
2. Objetivo:
Establecer la metodología de atención al cliente y la ejecución de las operaciones aéreas de
importación dando cumplimiento a las normas que lo regulan.
3. Definiciones:
3.1. HAWB: Guía aérea Documento de transporte hijo que viene consignada al cliente.
3.2. MAWB: Guía aérea Documento de transporte master que viene consignada a la agencia de
carga.
3.3. RO: Routing Orden – Instrucción de Embarque, condiciones de los clientes y valores a
cobrar.
3.4. DO: Carpeta de Orden – Digito de la Operación.
3.5. CNEE: Consignatario en Colombia
3.6. AIR FREIGHT COLLECT: Flete Aéreo pagadero en Destino
3.7. AIR FREIGHT PREPAID: Flete Aéreo pagadero en Origen.
3.8. FREE HAND: Negocio cerrado en origen.
3.9. AEROLINEA: Empresa administradora del Medio de transporte aéreo.
3.10. POL: Aeropuerto de Llegada
3.11. POD: Aeropuerto de Destino
3.12. ETD: Fecha estimada de Salida
3.13. ETA: Fecha estimada de Llegada
3.14. Códigos IATA: Código de tres letras que designa a cada aeropuerto en el Mundo
3.15. DESCARGUE DIRECTO: Entrega de la carga en lugar de Arribo donde debe tener
levante de la mercancía dentro de las siguientes 24 horas hábiles de su llegada a
Colombia.
3.16. CERTIFICACIÓN DE FLETES: Documento donde se especifica los gastos relacionados
con el embarque aéreo, tales como fletes aéreos y cargos locales en destino.
3.17. LIBERACIÓN ANTE A LA NAVIERA: Pago de los gastos generados por el servicio de
transporte marítimo internacional (Flete y/o gastos en destino) a la línea naviera.
3.18. LIBERACIÓN DEL CLIENTE ANTE INTERMODAL / FREIGHTNET: Pago de los
gastos generados por el servicio de intermediación de transporte marítimo internacional
(Flete y/o gastos en destino) a Intermodal / Freightnet.
3.19. PRODUCTO NO CONFORME: Producto o servicio que no cumple con el requisito
especifico o que no cumple con el valor esperado de un proceso.
3.20. PROPIEDAD DEL CLIENTE: Son los documentos, datos personales, propiedad
intelectual y facturas que el cliente ha emitido o son de su propiedad.
4. Normas:
4.1. El File debe estar marcado de la siguiente manera:
Aéreo
ETD
ETA
HAWB
MAWB
POL
POD
Aerolínea
Cliente
RO
DO
4.2. El File debe contener:
4.2.1. HAWB
4.2.2. MAWB
4.2.3. Mail de Tarifa de Compra
4.2.4. Cotización de cargas cerradas por los Ejecutivos Comerciales
4.2.5. Todas las facturas de los proveedores involucrados en la operación.
4.2.6. Las facturas generadas al cliente.
Nota: Mail de tarifa de compra.
4.2.7. Cotización enviada al cliente.
4.3. Se debe enviar vía mail al área de Facturación apenas se tenga la información de las
tarifas de flete, la siguiente información:
INSTRUCCIÓN DE FACTURACIÓN
Numero de DO
Cliente a quien se le factura
Total Valor a Facturar
Concepto
Valor
Observaciones:
4.4.
En el asunto de los correos a generar de una operación se debe colocar:
4.4.1. Tipo de correo DO-CLIENTE-VUELO-ETA
4.4.2. Tipo de correos:
4.4.2.1. Instrucción de Facturación
4.4.2.2. Status de la carga a los clientes
4.4.2.3. Indica cualquier novedad
4.5. Se debe notificar al cliente los siguientes status de la carga:
4.5.1. Fecha estimada de llegada de la carga
4.5.2. Confirmación de la fecha de llegada
4.5.3. Llegada de la Carga
4.5.4. Liberación de la Guía Aérea
4.5.5. Entrega de la Guía Aérea
4.6. Se considera Producto No Conforme a los ítems relacionados a continuación, para lo cual
se debe realizar el procedimiento ESPD006 Producto No Conforme:
4.6.1. La no confirmación de los datos del documento de transporte
4.6.2. Información errada o ausencia de Status de la Carga al cliente
4.6.3. Liberación de la carga a destiempo en máximo 24 horas en horario de oficina
4.6.4. Enviar la carga sin ser prealertada por origen
4.7. Se considera propiedad del cliente los siguientes documentos:
4.7.1. HAWB
4.7.2. Lista de Empaque
4.7.3. Documentos Comercial
4.7.4. Los documentos que son propiedad del cliente se debe conservar de manera
organizada y en buen estado en la carpeta correspondiente al cliente.
4.7.5. Los documentos del cliente que por error se extravíen o se deterioren se debe
informar al cliente lo acontecido.
5. Responsables:
5.1. Ejecutivo Comercial
5.1.1. Diligencia el RO de manera oportuna y con la información total y clara del
embarque
5.1.2. Creación de cliente en el software de NVOCC cuando el negocio es cerrado por el
Ejecutivo Comercial
5.1.3. Informar a Pricing y Operaciones el cierre de un negocio, el número del RO creado
para la operación.
5.1.4. Enviar al Operaciones la documentación completa de los clientes.
5.2. Jefe de importaciones
5.2.1. Realizar seguimiento a las operaciones.
5.2.2. Verificar el estado de las operaciones.
5.3. Customer Service Operation
5.3.1. Enviar instrucción de embarque a origen en el caso de cargas cerradas en Colombia
5.3.2. Realizar apertura de DO
5.3.3. Verificar la información de MAWB y HAWB
5.3.4. Enviar documentos al cliente para confirmar su aceptación.
5.3.5. Realizar seguimiento a la Confirmación de reserva - Booking oportunamente.
5.3.6. Enviar mail de Instrucción de Facturación cumplimiento los conceptos del numeral
4.8 del presente procedimiento
5.3.7. Enviar los status de la carga al cliente según lo establecido en el ítem 4.9 del
presente procedimiento
5.3.8. Solicitar las facturas a los proveedores
5.3.9. Creación de cliente en el software de NVOCC cuando la operación es Freehand.
6. Desarrollo:
El número [#] al final de cada actividad indica la secuencia en la que se desarrolla las
actividades
Responsable
Customer Service
Operation
OPERACIÓN IMPORTACIÓN AEREA
Ítem
Actividad
2
Agente en origen
Gestión Comercial
Recepción de la notificación de la Recepciona
por
parte
del
carga, factura Comercial, el Ejecutivo Comercial el RO, los
Listado de Empaque, HAWB y datos del cliente y el agente en
MAWB. [3]
Origen. [3]
3
4
5
Customer Service
Operation
6
7
8
9
10
Coordinadora de
facturación
11
12
13
14
15
Customer Service
Operation
16
17
Asistente de
Operaciones
18
Contacta al cliente enviando los documentos enviados por el agente
para la aprobación. [4]
Si Aprueba
No Aprueba
Se informa al Agente en Origen Se informa al agente en origen
que el CGNEE Autorizo, si se que el CGNEE no autorizo el
requiere de alguna descripción embarque. [Fin]
especial en la guía aérea. [5]
Si la Guía esta Correcta
Si la Guía presenta errores
Solicita la confirmación de los Se solicita la corrección de la Guía
detalles del vuelo. [7]
y la confirmación del ETA. [6]
Recepciona la corrección de la Guía Aérea y verifica que los cambios
solicitados se hayan realizado acorde a los requerimientos del cliente.
[8]
Collect
Freehand
Se solicita la factura de venta al Realiza la apertura del RO y se
agente en origen. [8]
solicita la factura de venta al
agente en origen. [7]
Envía al cliente la Guía Aérea y la confirmación de fecha de la llegada
de la carga. [9]
Realiza la apertura del DO. [10]
Realiza la plantilla de factura y envía al área de facturación con la
información del cliente. [11]
Realiza el procedimiento APPD010 Facturación. [12]
Realiza tracking y confirma el arribo de la carga. [13]
Solicita confirmación a la aerolínea los valores de liberación. [14]
Envía la información a contabilidad y gerencia para el pago al
proveedor. [15]
Recepciona el comprobante de la transferencia, solicita al proveedor
mediante una carta de autorización a la aerolínea proceder con la
liberación de la guía. [16]
Enviar confirmación de disponibilidad de documentos al proveedor.
[17]
Diligencia el formato OPFT017 Check List File y revisa que el File de
Do contenga todos los documentos contemplados en el ítem 4.6 del
presente procedimiento y hace entrega al Asistente de Operaciones.
[18]
Realiza el procedimiento del cierre de DO. [Fin]
7. Documentos Relacionados
7.1. DO
7.2. Instrucción de Radicación
7.3. Instrucción de Facturación
7.4. Formato OPFT014 Shipping Instrution
7.5. Formato OPFT015 Tracking
7.6. Formato OPFT016 Certificación de Fletes
7.7. Formato OPFT017 Check List File