Autoridad: Dir. Administración y Finanzas Responsable: Jefe de

Autoridad: Dir. Administración y Finanzas Responsable: Jefe de

UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DEL NORTE DE
AGUASCALIENTES
Dir. Administración y Finanzas
Responsable:
CÓDIGO: PR-CP-02
REF. NORMATIVA: 6.1
PROCEDIMIENTO DE CONTROL PRESUPUESTAL
Autoridad:
REVISIÓN: 5
HOJA 1 DE 6
Jefe de Programación y
Presupuesto
I.- OBJETIVO
Registro y control de los gastos operativos y de inversiones que se realizan a favor de la Universidad,
que deriven en la administración eficaz y eficiente de los recursos financieros.
II.- ALCANCE
Todos los recursos financieros recibidos y generados por la Universidad Tecnológica del Norte de
Aguascalientes.
III.-TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Anteproyecto Presupuestal: Documento de trabajo donde se establece la asignación presupuestal
de cada dirección, en base a las necesidades de operación y equipamiento y a la estimación de los
recursos financieros generados por la institución y ministrados por las Autoridades para el ejercicio
inmediato posterior.
Autoridades: Gobierno Federal y Estatal.
CGUTyP: Coordinación General de Universidades Tecnológicas y Politécnicas.
Capítulo 1000: Servicios Personales
Capítulo 2000: Materiales y Suministros.
Capítulo 3000: Servicios Generales.
Capítulo 5000: Bienes Muebles.
Capítulo 6000: Bienes Inmuebles.
Direcciones: Rectoría (REC), Dirección de Planeación y Evaluación (DPyE), Dirección de Vinculación
(DV), Dirección Académica del Económico Administrativo (DAEA), Dirección Académica de ingeniería
(DAI), Dirección de Administración y Finanzas (DAF) y Dirección de Promoción, Difusión y Extensión
Universitaria (DPDEU).
ELABORÓ:
REVISÓ:
VALIDÓ:
AUTORIZÓ
PUESTO:
JEFE DE PROGAMACIÓN Y
PRESUPUESTO
DIRECTOR DE
ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
JEFE DE CALIDAD
RECTORA
FECHA:
27 DE MAYO DE 2015
27 DE MAYO DE 2015
27 DE MAYO DE 2015
27 DE MAYO DE 2015
LIC. MARÍA DEL REFUGIO DÍAZ
TORRES
MTRO. PABLO PÉREZ RAMÍREZ
LIC. ZULEICA DENISE ROMO
PALACIOS
NOMBRE Y
FIRMA:
MTRA. JOVITA
MARTÍNEZ RODRÍGUEZ
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HOJA 2 DE 6
FAM: Fondo de Aportaciones Múltiples. Recursos financieros extraordinarios que se reciben del
Gobierno del Estado destinados al capítulo 5000 y 6000.
Presupuesto: Estimación programada, en forma sistemática, de las condiciones de operación y de los
resultados a obtener por un organismo, en un periodo determinado.
Presupuesto estimado: Son los presupuestos determinados sobre experiencia.
POA: Programa Operativo Anual.
Presupuesto Público Real: Son aquellos que realizan los Gobiernos, Estados, Entidades, para
controlar las finanzas.
Gasto Aprobado: Refleja las asignaciones presupuestarias anuales comprometidas en el Presupuesto
de Egresos.
Gasto Modificado: Refleja la asignación presupuestaria que resulta de incorporar en su caso, las
adecuaciones presupuestarias al presupuesto aprobado.
Gasto Comprometido: Refleja la aprobación por autoridad competente de un acto administrativo, u
otro instrumento jurídico que formaliza una relación jurídica con terceros para la adquisición de bienes
y servicios o ejecución de obras.
Gasto Devengado: Refleja el reconocimiento de una obligación de pago a favor de terceros por la
recepción de conformidad de bienes, servicios y obras oportunamente contratados.
Gasto Ejercido: Refleja la emisión de una cuenta por liquidar certificada o documento equivalente
aprobado por la autoridad competente.
Gasto Pagado: Refleja la cancelación total o parcial de las obligación de pago, que se concreta
mediante el desembolso de efectivo o cualquier otro medio de pago.
PROFOCIES: Programa de Fortalecimiento de la Calidad en Instituciones Educativas.
PRODEP: Programa para el Desarrollo Profesional.
IV.- JUSTIFICACIÓN
Permite conocer oportunamente la disponibilidad de los recursos económicos de la operación dentro de
un ejercicio fiscal, para la realización del producto y la operación eficaz del SGC.
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HOJA 3 DE 6
V.- DIAGRAMA DE FLUJO
CONTROL PRESUPUESTAL
JEFATURA DE PROGRAMACIÓN Y
PRESUPUESTO
DIRECCIONES
DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES
DIRECCIÓN DE
ADMINISTRACIÓN Y
FINANZAS
Inicio
2.- Elaboran requisición
solicitando bienes o servicios.
De acuerdo al procedimiento de
Adquisiciones de Bienes y
Servicios.
1.- De acuerdo a la Asignación
Presupuestal, a inicio de año
descarga el presupuesto asignado
para cada área, al software
correspondiente.
4.- Verifica si la solicitud
¿tiene presupuesto?.
NO
3.- Entrega al departamento de
programación y presupuesto
requisiciones para afectación
presupuestal
A
SI
5.- Plasma sello de control
presupuestal y afecta presupuesto
de acuerdo a lo solicitado por
partidas y capítulos
C
B
NO
6.-Informa al área solicitante y
con autorización de DAF se realiza
el aumento y disminución y solicita
autorización a la DAF para
efectuar aumentos y
disminuciones entre partidas de
un mismo capítulo con el formato
FM-ARF-02/01.
7.- ¿Procede la justificación
del aumento y disminución?
A’
SI
8.- Autoriza el formato
FM-CP-02/01.
DIAGRAMA DE FLUJO
9.- Informa mensualmente la
disponibilidad presupuestal de
cada área, dentro de la segunda
semana del mes siguiente al
ejercido. FM-ARF-02/02.
10.- Regresa las requisiciones al
departamento de adquisiciones
FIN
B’, C’
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HOJA 4 DE 6
VI.- DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Responsable
Departamento de
Programación y
Presupuesto
Sec.
1
Actividad
De acuerdo a la Asignación Presupuestal (generado en el
procedimiento PR-ASP-01), a inicio de año
descargar el
presupuesto asignado para cada área, al software
correspondiente.
Elaboran requisición solicitando bienes o servicios. De acuerdo
al procedimiento de Adquisiciones de Bienes y Servicios.
Direcciones
2
Departamento de
Adquisiciones
3
Entrega al departamento de Programación y Presupuesto
requisiciones para afectación presupuestal.
Departamento de
Programación y
Presupuesto
4
Recibe y verifica si la solicitud del bien o servicio tiene
presupuesto. En caso de tener presupuesto pasa a la secuencia
5 en caso de no tener presupuesto pasa a la secuencia 6.
Departamento de
Programación y
Presupuesto
5
Departamento de
Programación y
Presupuesto
6
Plasma en sello de control presupuestal en la requisición y
afecta presupuesto de acuerdo a lo solicitado por partida(s) y
capítulo(s) y se regresan las requisiciones al departamento de
Adquisiciones.
En caso de que no se tenga presupuesto, se informa al área
solicitante y con su autorización y la de DAF, se realiza el
aumento y disminución.
Solicita autorización a la DAF para efectuar aumentos y
disminuciones entre partidas de un mismo capítulo con el
formato FM-ARF-02/01.
Si procede la justificación de aumento y disminución, pasa a la
secuencia 8, en caso de no ser autorizado el formato FM-CP02/01, se finaliza el procedimiento y se cancela la requisición
en físico
Autoriza el formato FM-CP-02/01.
Dirección de
Administración y Finanzas
7
Departamento de
Programación y
Presupuesto
Departamento de
Programación y
Presupuesto
8
Departamento de
Programación y
Presupuesto
10
9
Al inicio de cada mes dentro de los 10 primeros días hábiles el
Responsable del Procedimiento informará la disponibilidad del
presupuesto de cada Dirección mediante archivo electrónico a
los correos institucionales de cada Director.
Regresa la(s) requisición(es) al Departamento de Adquisiciones.
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HOJA 5 DE 6
VII.- POLÍTICAS DE OPERACIÓN
1.- Cada Dirección es responsables del ejercicio presupuestal de su área y pueden realizar
modificaciones entre las partidas entre los capítulos, siempre y cuando sea autorizado por la DAF y
deberá informar de los cambios al Departamento de Adquisiciones.
2.- La Administración del capítulo 1000 la realizará la Subdirección de Servicios Administrativos.
3.- Las contingencias de operación que se originen en el ejercicio serán resueltas por la DAF y podrán
modificar la asignación presupuestal original del área en cuestión, avisando la DAF al área afectada a la
brevedad posible.
4.- El gasto y ejercicio del presupuesto será siempre del conocimiento de las Direcciones.
5.- Los recursos financieros se administran de acuerdo a las Leyes, Manuales, Lineamientos, Políticas,
establecidos por el Gobierno Federal y Estatal; así como por la Normatividad Interna.
6.- Los recursos financieros asignados a la UTNA se manejan en cuentas de cheques e inversión
bancarias sin riesgo alguno.
A) Capítulo 1000, 2000 y 3000 en cuenta de operación.
B) Capítulo 5000 y 6000 en cuenta de Ingresos Propios.
C) Capítulo 5000 para recursos extraordinarios se asignará una cuenta por proyecto específico
según la convocatoria vigente del ejercicio del gasto.
7.- Del producto financiero obtenido de la cuenta de cheques y de inversión de la provisión para
contingencias se capitalizará en el mes de diciembre de cada año, en dicho fondo.
8.- El uso de la provisión para contingencias estará sujeto a los lineamientos establecidos y a la
autorización previa del Consejo Directivo de la Universidad.
9.- Los recursos extraordinarios tales como: PRODEP, PROFOCIES, FAM entre otros, serán ejercidos de
acuerdo al anexo de ejecución que forma parte integrante del Convenio de Apoyo financiero entre el
Gobierno Federal por conducto de la Secretaría de Educación Pública, el Ejecutivo del Estado de
Aguascalientes y la Universidad.
VIII.- CONTROL DE REGISTROS
CÓDIGO
FM-CP-02/01
NOMBRE
Formato de Aumento y
Disminución de
Presupuesto.
RETENCIÓN
ALMACENAJE
1 año
Departamento de
Programación y
Presupuesto
DISPOSICIÓN
FINAL
Archivo Histórico
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PROCEDIMIENTO DE CONTROL PRESUPUESTAL
FM-CP-02/02
Formato Informe Mensual
del control Presupuestal.
1 año
HOJA 6 DE 6
Departamento de
Programación y
Presupuesto
Archivo Histórico
IX.- PROCESOS EXTERNOS
Proceso Externo
Autorizaciones
Tipo de Control
Emitir una Circular
Grado de
Control
General del
Monto total
Representante
Institucional
Departamento de
Programación y
Presupuesto
Fecha-Periodicidad
Anual
X.- FORMATOS EXTERNOS
Proceso Externo
1
Tipo de Control
Convenios de Apoyos
Financieros
Grado de
Control
Anual
Representante
Institucional
Área Jurídica
Fecha-Periodicidad
1
XI.- ÚLTIMOS CAMBIOS DOCUMENTALES:
Se deberán mantener los últimos 3 cambios realizados o los generados en el transcurso de un año, (lo
que suceda primero).
Secc.
Dcto.
VI
En la revisión anterior decía:
Informa mensualmente la disponibilidad
presupuestal de cada área, dentro de la
segunda semana del mes siguiente al
ejercido. FM-ARF-02/02.
Ahora dice:
Fecha del
Cambio
Se actualizó el procedimiento por cambio
de responsable.
Al inicio de cada mes dentro de los 10 28/05/2015
primeros días hábiles el Responsable del
Procedimiento informará la disponibilidad
del presupuesto de cada Dirección
mediante archivo electrónico a los
correos institucionales de cada Director.