Análisis y representación de datos experimentales

Transcripción

MAESTRÍA EN ENSEÑANZA DE LAS CIENCIAS EXACTAS Y NATURALES
UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA - SEDE MEDELLÍN
CURSO TICs
MÓDULO: ANÁLISIS Y REPRESENTACIÓN DE DATOS
Realizado por:
Tatiana Cristina Muñoz Hernández
UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA
SEDE MEDELLÍN
2011
Contenido
Análisis y representación de datos experimentales ...................................................................5
Microsoft Excel .....................................................................................................................8
1.
Escribir fechas y horas en Excel ................................................................................ 14
2.
Auto-rellenar y autocompletar................................................................................. 15
3.
Formato a las celdas ............................................................................................... 18
4.
Tabulación de datos: Tablas de datos....................................................................... 19
5.
Insertar fórmulas ..................................................................................................... 37
6.
Gráficos y diagramas................................................................................................ 45
7.
Compatibilidad con versiones anteriores ................................................................. 53
Bibliografía ............................................................................................................................. 55
Lista de tablas
Tabla 1. Referencias a celdas (tomada de (Microsoft Corporation, 2011 )) .............................. 37
Tabla 2. Operadores matemáticos ........................................................................................... 39
Tabla 3. Tipos de referencias a celdas (Información tomada de (Microsoft Corporation, 2011 ))
............................................................................................................................................... 42
Tabla 4. Valores de error cuando se ingresa mal una fórmula ( (Universidad de Navarra, 2002)
(Microsoft Corporation, 2011 )) .............................................................................................. 44
Lista de figuras
Figura 1. Funciones de la hoja de cálculo para las matemáticas (Figura tomada de (EDUTEKA,
2010)) .......................................................................................................................................6
Figura 2. Aspecto general de una hoja de cálculo (concretamente una hoja de cálculo de Excel)
.................................................................................................................................................7
Figura 3. Pasos para ejecutar el programa Excel ........................................................................8
Figura 4. Características generales de la hoja de cálculo de Excel ..............................................9
Figura 5. Cambiar el nombre de las Hojas de trabajo y agregar una nueva hoja ....................... 10
Figura 6. Forma alternativa para realizar el cambio de nombre de una Hoja............................ 10
Figura 7. Entorno de Microsoft Excel ....................................................................................... 11
Figura 8. Iniciador de cuadros de diálogo del grupo Fuente de la Ficha Inicio .......................... 12
Figura 9. Última celda de la hoja de cálculo de Excel 2007 ....................................................... 13
Figura 10. Celdas y Cuadro de nombres ................................................................................... 13
Figura 11. Escribir fechas y horas en Excel ............................................................................... 15
Figura 12. Autorellenar. Ejemplo con los meses del año .......................................................... 15
Figura 13. Autorrellenar. Ejemplo múltiplos de 2..................................................................... 16
Figura 14. Pasos para habilitar la función de Autocompletar valores de celda ......................... 17
Figura 15. Ajustando el tamaño de las celdas de acuerdo a su contenido ................................ 18
Figura 16. Formato de celdas .................................................................................................. 19
Figura 17. Creación de una Tabla en Excel ............................................................................... 20
Figura 18. Elección del tamaño de la Tabla y vista del resultado final al insertar una Tabla ...... 20
Figura 19. Insertar el botón formulario de datos en la barra de acceso rápido ......................... 21
Figura 20. Comando Formulario de datos ............................................................................... 22
Figura 21. Cuadro de dialogo del comando Formulario de datos ............................................. 22
Figura 22. Insertando datos en la tabla desde el cuadro de dialogo del Formulario de datos ... 23
Figura 23. La ficha de Diseño permite modificar la estructura de la tabla ................................ 24
Figura 24. Insertar filas o columnas ......................................................................................... 25
Figura 25. Convertir en rango (quitar el formato de tabla)....................................................... 25
Figura 26. Cambiándole el estilo a la tabla............................................................................... 26
Figura 27. Opciones de estilo de tabla ..................................................................................... 27
Figura 28. Ordenación simple de una tabla de datos ............................................................... 27
Figura 29. Otra opción para realizar la ordenación simple ....................................................... 28
Figura 30. Ordenar la tabla por más de un criterio de ordenación ........................................... 29
Figura 31. Autofiltro ................................................................................................................ 30
Figura 32. Aplicando un autofiltro ........................................................................................... 31
Figura 33. Filtro de número ..................................................................................................... 32
Figura 34. Deshaciendo un filtro.............................................................................................. 33
Figura 35. Filtro de texto ......................................................................................................... 34
Figura 36. Icono que indica la presencia de un filtro ................................................................ 34
Figura 37. Filtros avanzados .................................................................................................... 35
Figura 38. Rango de lista y Rango de criterios .......................................................................... 36
Figura 39. Resultado de la aplicación de un Filtro avanzado .................................................... 36
Figura 40. Referencias a celdas, operadores y visualización de fórmulas ................................. 38
Figura 41. Barra de fórmulas ................................................................................................... 39
Figura 42. Función suma ......................................................................................................... 39
Figura 43. Actualización automática de cálculos con el uso de referencias a celdas ................. 40
Figura 44. Insertar funciones en Excel ..................................................................................... 41
Figura 45. Ejemplo aplicación de funciones ............................................................................. 42
Figura 46. Descripción grafica de los diferentes tipos de referencias a celdas. 1) las referencias
relativas cambian cuando se copian. 2) Las referencias absolutas permanecen iguales cuando
se copian (Imagen tomada de (Microsoft Corporation, 2011 )). ............................................... 43
Figura 47. Mostrar fórmulas.................................................................................................... 44
Figura 48. Insertando un gráfico en Excel ................................................................................ 45
Figura 49. Paso 1 para la creación de un grafico tipo Dispersión .............................................. 46
Figura 56. Cambiándole el formato al gráfico .......................................................................... 49
Figura 57. Modificación del nombre de los ejes del gráfico...................................................... 50
Figura 58. Agregando la línea de tendencia ............................................................................. 51
Figura 59. Formato de línea de tendencia ............................................................................... 52
Figura 60. Resultado final ........................................................................................................ 53
Figura 61. Formatos disponibles para guardar archivos en Excel 2007 ..................................... 54
Lista de ecuaciones
Ecuación 1. Velocidad del MUV ............................................................................................... 50
Ecuación 2. Posición del MUV ................................................................................................. 50
Análisis y representación de datos experimentales
En la actualidad es posible obtener una gran cantidad de información de un sistema gracias a
la capacidad de adquisición de datos de diferentes instrumentos de medida entre los cuales se
pueden incluir los sistemas de cómputo, que permiten realizar la toma de un gran número de
datos a partir de los cuales, a menudo, es necesario realizar conclusiones. El análisis de datos
consiste en la búsqueda sistemática de información y de relaciones a través de conjuntos de
datos (Serrano Gallego, 2003).
En general, la estadística, se ocupa de desarrollar métodos que permiten el tratamiento de
dichos datos, permitiendo extraer la máxima cantidad de información relevante contenida en
un conjunto de datos obtenidos a lo largo de un experimento (Serrano Gallego, 2003). Sin
embargo, para saber elegir y aplicar la técnica adecuada e interpretar los resultados obtenidos,
es inevitable tener una base de conocimiento necesarios.
No obstante, actualmente, existen diversas herramientas que incluyen los diferentes métodos
estadísticos disponibles para el análisis de datos, facilitándole al usuario el tratamiento y
manipulación de información. Entre las herramientas existentes se encuentran las hojas de
cálculo, las cuales son programas o aplicaciones informáticas que permiten la manipulación de
datos numéricos y alfanuméricos almacenados en filas y columnas. En general, éstas permiten
realizar cálculos complejos a través de fórmulas que pueden relacionar diferentes datos, la
elaboración de gráficos, es decir, la representación grafica de estos, y mas ampliamente,
proveen un ambiente para el estudio de la representación o modelado de problemas, para el
uso de fórmulas en cálculos matemáticos y para la solución de diversos problemas que pueden
provenir de campos diversos tales como negocios, la ciencia, la ingeniería y de otras disciplinas
académicas (EDUTEKA, 2010). Éstas también son ampliamente usadas debido a su habilidad
para re-calcular toda la hoja automáticamente después de realizar un cambio en un único
dato.
VisiCalc (Bricklin, 1999-2010) se considera la primera hoja de cálculo electrónica desarrollada;
fue inventada por Dan Bricklin en 1979 y funcionaba en un computador Apple II. VisiCalc
permitía, en ese entonces, a quienes realizaban proyecciones financieras la posibilidad de recalcular automáticamente toda la hoja de trabajo en el momento en que se cambiaba
cualquier valor. Esta aplicación de la tecnología en los negocios representó grandes economías
en tiempo y dinero para los departamentos financieros quienes ahora podían, sin tener que
hacer miles de cálculos manuales, explorar varias alternativas cuando modificaban o
intentaban realizar pronósticos (EDUTEKA, 2010).
En Spreadsheet Magic (Lewis, 2006) se destacan algunas de las habilidades que ayuda a
desarrollar en un estudiante la utilización de las hojas de cálculo, entre las cuales están las
capacidades de ordenar, categorizar, generalizar, comparar y resaltar elementos claves,
además, a partir de la realización de diferentes tipos de gráficas, agregar significado a la
información ayudando en la interpretación y análisis (EDUTEKA, 2010).
Por ejemplo, en la Figura 1, se muestran cinco tipos de funciones de la hoja de cálculo que
hacen contribuciones en el área de Matemáticas (organizar, visualizar, generar gráficos, usar
fórmulas algebraicas y funciones numéricas) (EDUTEKA, 2010).
Figura 1. Funciones de la hoja de cálculo para las matemáticas (Figura tomada de (EDUTEKA, 2010))
En general, una hoja de cálculo, es un documento informático formado por filas (ver Figura 2
línea verde - horizontales) y columnas (ver Figura 2 línea roja - verticales), donde cada
intersección entre ambas (entre una fila y una columna), recibe el nombre de celda y un grupo
de celdas, recibe el nombre de rango.
Figura 2. Aspecto general de una hoja de cálculo (concretamente una hoja de cálculo de Excel)
Todo aquello que sea cuantificable puede ser tratado, medido, ordenado y controlado,
mediante una hoja de cálculo. Las hojas de cálculo son una herramienta multiuso que sirven
tanto para actividades de oficina, que implican la organización de grandes cantidades de datos,
como para actividades académicas e incluso de actividades de carácter personal, como por
ejemplo, para llevar un registro de los gastos mensuales.
Entre las hojas de cálculo mas conocidas se encuentran:
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Microsoft Excel de Microsoft.
StarOffice Calce del paquete StarOffice de la Sun Microsystems.
OpenCalc integrada al paquete OpenOffice (código libre).
IBM/Lotus 1-2-3 de SmartSuite.
Corel Quattro Pro integrada al paquete Corel WordPerfect Office.
KSpread paquete KOffice, paquete gratuito de Linux.
A continuación se realizara una explicación del uso de Excel para el análisis y tratamiento de
datos en general. A pesar de que es un programa con licencia, se trata del software para
elaborar hojas de cálculo más extendido del mercado y es referencia para los demás
desarrolladores.
Microsoft Excel
Como se menciono anteriormente, Excel es una hoja de cálculo en la cual se pueden construir
planillas, cuadros estadísticos, registros de asistencias, de notas, etc., y además, se puede
realizar el análisis y representación de datos experimentales.
Para ejecutar el programa, se da clic en Inicio → Todos los programas → Microsoft Office →
Microsoft Office Excel (Ver Figura 3)
Figura 3. Pasos para ejecutar el programa Excel
Una vez realizados los pasos anteriores, el programa se ejecuta y se puede visualizar una gran
cuadrícula vacía. En la parte superior de dicha cuadricula hay letras, que identificaran las
columnas, y a lo largo del lado izquierdo de la tabla hay números, que identificaran las filas.
Además, en la parte inferior de la ventana, hay fichas con la denominación Hoja1, Hoja2, etc.,
en un archivo nuevo llamado Libro 1, en el caso que sea el primer libro abierto, el cual aparece
en la barra de título, situada en la parte superior de la ventana hasta que se guarda el libro con
su propio nombre (ver Figura 4).
Figura 4. Características generales de la hoja de cálculo de Excel
Por defecto cada libro tiene 3 hojas de cálculo dentro de las cuales se pueden especificar
diferentes tipos de datos. Para visualizar la información contenida en cada una de éstas, se
debe dar clic en el nombre correspondiente o desde el teclado presionado las teclas Ctrl +
Avpag. Es recomendable cambiar el nombre de las hojas para identificar más fácilmente la
información contenida en cada una de ellas. Por ejemplo, puede tener fichas denominadas
Enero, Febrero y Marzo para las notas obtenidas por los estudiantes en estos meses.
Para cambiar el nombre de las Hojas, se da clic derecho sobre el nombre de la hoja que se
desee cambiar, por ejemplo “Hoja1”. Allí se despliega un menú donde se ofrecen diferentes
opciones, entre las cuales se encuentran Insertar, Eliminar, Mover o Copiar, Cambiar nombre,
etc. En este caso, se selecciona la opción Cambiar nombre, se escribe el nuevo nombre de la
hoja y se pulsa la tecla ENTER (ver Figura 5).
Como se menciono anteriormente, este mismo menú ofrece otras opciones entre las cuales
están agregar más hojas de cálculo en caso de que sea necesario o eliminar aquellas que no se
estén usando, aunque no es necesario. También se le puede poner color a la etiqueta con la
opción Color de etiqueta, lo que podría ayudar a su vez distinguir los diferentes tipos de datos
contenidos en cada hoja.
Figura 5. Cambiar el nombre de las Hojas de trabajo y agregar una nueva hoja
Una forma más rápida para realizar el cambio de nombre de una hoja, es dar doble clic sobre
el nombre de la hoja y una vez aparezca resaltada, se procede a escribir el nuevo nombre de
ésta (ver Figura 6).
Figura 6. Forma alternativa para realizar el cambio de nombre de una Hoja
Nota: Se debe tener en cuenta que cada libro tiene que tener al menos una hoja de cálculo.
La banda situada en la parte superior de la ventana de Excel 2007 es la cinta de opciones o
Ribbon, en ingles, la cual es una interfaz gráfica de usuario compuesta de una banda (cintas)
donde se exponen todas las funciones que puede realizar un programa en un solo lugar, es
decir, esta se compone de un conjunto de barras de herramientas. La cinta de opciones está
formada por diferentes fichas, las cuales está relacionada con un tipo de trabajo específico que
los usuarios pueden realizar en Excel. Para ver los diferentes comandos de cada ficha, se debe
hacer clic en las etiquetas de éstas, las cuales están situadas en la parte superior de la cinta de
opciones (Inicio, Insertar, Diseño de pagina, Fórmulas, Datos, Revisar, Vista). Dentro de cada
uno de éstas se pueden encontrar los comandos, los cuales a su vez están organizados en
pequeños grupos relacionados y pueden ser botones, cuadros en los que se escribe
información o menús. En la Figura 7 se muestra el entorno general de Microsoft Excel.
Figura 7. Entorno de Microsoft Excel
Por ejemplo, en la ficha Inicio, se pueden encontrar los comandos usados con mayor
frecuencia como por ejemplo, los comandos Pegar, Cortar y Copiar aparecen en primer lugar
en la ficha Inicio, dentro del grupo Portapapeles. Los comandos para el formato de fuentes
aparecen después, dentro del grupo Fuente. Los comandos que centran o alinear texto a la
derecha o a la izquierda están en el grupo Alineación y los comandos que insertan y borran
celdas, filas, columnas y hojas de cálculo se encuentran en el grupo Celdas.
Los grupos aglutinan todos los comandos que se necesitan para realizar una tarea concreta, y
se mantienen a la vista y disponibles para su uso mientras se trabaja en la tarea, en lugar de
permanecer escondidos en los menús. Estos comandos esenciales están a la vista en la parte
superior del área de trabajo.
En la parte inferior derecha de los diferentes grupos, es posible encontrar una flecha
denominada iniciador de cuadros de diálogo, lo cual indica que hay más opciones dentro del
grupo. Si se da clic en la flecha, se mostrará un cuadro de diálogo o panel de tareas.
Por ejemplo, en la ficha Inicio, en el grupo Fuente, se encuentran todos los comandos que más
se utilizan para efectuar cambios en las fuentes: cambio de fuente, cambio del tamaño de
fuente y formato de negrita, cursiva o subrayado, etc. (ver Figura 8).
Figura 8. Iniciador de cuadros de diálogo del grupo Fuente de la Ficha Inicio
Como se había mencionado anteriormente, las hojas de cálculo se dividen en columnas, filas y
celdas. Las columnas se extienden de arriba abajo en la hoja de cálculo, es decir,
verticalmente. Las filas se extienden de izquierda a derecha en la hoja de cálculo, es decir,
horizontalmente. Las celdas son el espacio donde se encuentran columnas y filas.
Cada columna tiene un título alfabético en la parte superior. Las primeras 26 columnas tienen
las letras de la A a la Z. Cada hoja de cálculo contiene 16384 columnas en total, por lo que, a
continuación de la Z, las letras comienzan de nuevo en parejas, es decir, de AA a AZ,
finalizando en XFD. Cada una de las filas también tiene un título. Los títulos de las filas son
números de 1 a 1048576.
Los títulos alfabéticos de las columnas junto con los títulos numéricos de las filas indican en
qué celda de la hoja de cálculo se está situado cuando se hace clic en una de ellas. Los títulos
se combinan para formar la dirección de celda, también denominada referencia de celda.
Para verificar rápidamente el número de filas y de columnas de Excel, es decir, para llegar
desde la primera fila a la última o en su defecto de la primera columna a la última (ver Figura
9), se oprimen las teclas Ctrl + → o Ctrl + ←, en el caso de las filas, y Ctrl + ↓ o Ctrl + ↑, en el
caso de las columnas.
Figura 9. Última celda de la hoja de cálculo de Excel 2007
Las celdas son el espacio designado para el ingreso de datos en la hoja de cálculo y
básicamente se pueden ingresar dos tipos de datos: números y texto. La celda activa, es decir
aquella celda donde se mostraran los datos que se están ingresando, aparece resaltada con un
borde en negro y los títulos de la columna y de la fila donde se encuentra la celda se muestran
resaltados también. Cuando se abre un libro nuevo, por defecto, aparece activa la celda A1
(Columna A – Fila 1) en la esquina superior izquierda de la hoja de cálculo (Ver Figura 10).
Se pueden ingresar datos en cualquier celda, simplemente se da clic en la celda deseada de la
hoja de cálculo para seleccionarla y se procede a ingresar los datos. En la mayoría de los casos,
la primera celda (o una celda próxima) es un buen lugar para empezar a especificar datos.
Figura 10. Celdas y Cuadro de nombres
La celda bordeada y los títulos resaltados de columna y fila facilitan la localización de la celda
activa. Además, el nombre de la celda aparece en el Cuadro de nombres situado en la esquina
superior izquierda de la hoja de cálculo.
Este cuadro de nombres permite desplazarse dentro de la hoja de cálculo, colocando
simplemente en él el nombre de la celda que se desea poner activa y posteriormente
presionando la tecla ENTER. Otra forma de activar una celda concreta, es presionado la tecla
F5 y en el cuadro de dialogo que se activa, escribir el nombre de la celda deseada,
posteriormente dar clic en Aceptar.
Para modificar los datos de una celda, inicialmente nos posicionamos sobre la celda y se
presiona la tecla F2 o se hace doble clic sobre ella. Automáticamente se activa la celda para
poder editar la información contenida en ella. Para borrar los datos de una de ellas, se
selecciona la celda y se presiona la tecla suprimir.
Para desplazarse entre las celdas se presiona la tecla Tab para moverse hacia una celda a la
derecha y la tecla ENTER para moverse una celda hacia abajo o simplemente haciendo uso de
las flechas del teclado (↑, ←, ↓, →).
Los datos numéricos aparecen alineados a la derecha de las celdas, mientras que los datos de
tipo texto se encuentran alineados a la izquierda.
1. Escribir fechas y horas en Excel
Para escribir una fecha en Excel, se debe utilizar una barra diagonal o un guión para separar las
partes, por ejemplo, para ingresar la fecha 27 de diciembre de 2010, se debe escribir en la
celda 17/12/2010 o 17-12-2010. Excel reconocerá esto como una fecha.
Si necesita escribir una hora, escriba los números, un espacio y "a" o "p" si es para indicar am o
pm respectivamente. Por ejemplo, si se ingresa 9:00 p, Excel automáticamente pondrá 09:00
pm. Si sólo pone el número seguido de la letra, 9 a, Excel también lo reconocerá como una
hora y la escribe como 09:00 a.m.
Para escribir la fecha actual, se presionan las teclas CTRL + ; (tecla punto y coma) y para
escribir la hora actual, CTRL + shift + : (tecla dos puntos) (ver Figura 11).
Figura 11. Escribir fechas y horas en Excel
2. Auto-rellenar y autocompletar
A continuación se muestran dos funciones que permiten ahorrar tiempo en el uso de Excel, ya
que permiten escribir datos en este de forma rápida.
Autorrellenar: Esta es una forma rápida de escribir datos que siguen un modelo que Excel
reconoce. Por ejemplo, para escribir los meses del año, los días de la semana, múltiplos de 2 o
de 3, u otros datos de una serie, basta con escribir una o más entradas y, a continuación,
extender la serie ubicándose en la celda donde se escribió la entrada y colocando el puntero
sobre la esquina inferior derecha de esta celda hasta que aparezca una cruz negra (+) (NO una
cruz blanca gruesa). Asegúrese de que está en la esquina inferior derecha; es muy importante.
Figura 12. Autorellenar. Ejemplo con los meses del año
Una vez aparezca la flecha negra, presione el clic izquierdo y desplácese con el mouse hacia
abajo. A medida que arrastre el mouse, aparecerá información en la pantalla para indicar los
datos que se van a especificar en cada una de las filas (ver Figura 12). Cuando aparezca
"Diciembre" en la fila 12, suelte el botón del mouse (ratón). De este modo, la lista se rellenará.
Para algunos datos, es necesario escribir dos entradas para establecer un modelo que Excel
pueda reconocer. Por ejemplo, para escribir los múltiplos de 2, se ingresa en la celda A1 el
número 2 y en la celda A2 el número 4, de esta forma se ha establecido un modelo para Excel.
Posteriormente, se seleccionan ambas filas y se coloca nuevamente el puntero del mouse
sobre la esquina inferior derecha de la ultima celda, en este caso A2, hasta que aparezca una
cruz negra (+). Una vez aparezca la flecha negra, presione el clic izquierdo y desplácese con el
mouse hacia abajo y cuando se tengan los valores deseados, se suelta el botón del mouse y
Excel colocara los valores, en este caso los múltiplos de 2 (ver Figura 13).
Figura 13. Autorrellenar. Ejemplo múltiplos de 2
Autocompletar: Si las primeras letras que se escriben en una celda coinciden con las de una
entrada que ya se ha realizado en esa columna, Excel escribirá automáticamente los caracteres
restantes, sólo se debe presionar la tecla ENTER cuando vea que se han agregado. Esto
funciona para texto o para texto con números. No funciona sólo para números, ni para fechas
u horas.
En algunos casos la opción de Autocompletar de Excel no esta activada. Para activarla se da clic
en el Botón de Office en la parte superior izquierda, luego clic en Opciones de Excel en la parte
inferior derecha del menú y luego en Avanzadas. En las Opciones de edición, se debe activar la
casilla Habilitar Autocompletar para valores de celda, aparece un chulito verde al lado
izquierdo (ver Figura 14).
Figura 14. Pasos para habilitar la función de Autocompletar valores de celda
Nota: Cuando el texto es demasiado largo respecto del tamaño de una celda a simple vista no
se podrá ver todo el contenido de ésta. Sin embargo, si se selecciona la celda, en la barra de
fórmulas aparecerá todo el contenido que ésta tiene. El ancho de la columna se puede
aumentar para poder ver todo el contenido señalando el borde derecho del sitio donde
aparece el nombre de la columna, es decir el espacio entre los títulos de la columna que se
desea ampliar y la siguiente, hasta que el puntero se convierta en una cruz negra con dos
puntas de flecha. Cuando aparece esta flecha, se da doble clic en el borde derecho de la
columna y el ancho de esta se ajustara al tamaño del texto (ver Figura 15).
Figura 15. Ajustando el tamaño de las celdas de acuerdo a su contenido
También ocurre con frecuencia que cuando los números y las fechas ocupan un espacio grande
y no caben en una celda, se ve lo siguiente: ########. De forma análoga, se da doble clic en el
borde derecho de la columna y el tamaño de esta se ajustara al texto.
3. Formato a las celdas
Dando clic derecho sobre cualquiera de las celdas, es posible modificar su formato (ver Figura
16). Por ejemplo, en el caso de que el contenido de la celda sean números, es posible variar el
número de cifras decimales que se mostraran. También es posible variar la alineación del
texto, el tipo de fuente, la forma del borde de la celda, su color relleno, etc.
Figura 16. Formato de celdas
4. Tabulación de datos: Tablas de datos
Tablas de datos
Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la
primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos), y las demás
filas contienen los datos almacenados.
Las tablas son muy útiles porque además de almacenar información, incluyen una serie de
operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cómoda.
Entre las operaciones más interesantes que podemos realizar con las tablas tenemos:
- Ordenar los registros.
- Filtrar el contenido de la tabla por algún criterio.
- Utilizar fórmulas para la tabla añadiendo algún tipo de filtrado.
- Crear un resumen de los datos.
- Aplicar formatos a todos los datos.
Para crear una tabla, se da clic en la ficha de Insertar y posteriormente, en el grupo de Tablas,
se da clic en el comando Tabla (Figura 17). Allí se despliega un cuadro de dialogo, Crear tabla,
y además, se resalta la celda activa con un borde punteado “móvil”. Con el mouse, dentro de la
hoja de cálculo, se puede seleccionar el tamaño deseado de la tabla con el clic izquierdo
sostenido y además, en el cuadro de dialogo, se tiene la opción de crear una tabla con
encabezados de ser requeridos (ver Figura 18). Una vez realizado esto, se da clic en aceptar.
Figura 17. Creación de una Tabla en Excel
Al cerrarse el cuadro de diálogo, podemos ver que en la banda de opciones aparece la pestaña
Diseño, correspondiente a las Herramientas de tabla y en la hoja de cálculo aparece la nueva
tabla (Figura 18).
Figura 18. Elección del tamaño de la Tabla y vista del resultado final al insertar una Tabla
Para modificar o introducir nuevos datos en la tabla, se pueden teclear directamente los
nuevos valores sobre ella, o bien se puede utilizar un formulario de datos, el cual es un cuadro
de diálogo que permite al usuario escribir o mostrar con facilidad una fila entera de datos (un
registro). Esta segunda opción viene muy bien sobre todo si la lista de datos es muy grande.
Nota: Como se puede observar en la Figura 18, en la parte superior de la tabla (primera fila)
aparecen los espacios asignados a los encabezados o nombres de los valores de las diferentes
filas, ya que se escogió la opción de tabla con encabezados. Esto permite tener un mayor
orden sobre los diferentes tipos de datos que se ingresaran y además facilita la entrada de
datos desde el formulario de datos. Para cambiar el nombre de los diferentes encabezados, se
procede de la misma forma que para cambiar el dato dentro de una celda determinada.
Por ejemplo, se desea ingresar las notas finales de los alumnos de los cursos noveno y decimo.
Para abrir el formulario de datos, se debe agregar la opción en la cinta de opciones, ya que no
se encuentra disponible directamente. Para agregarlo, se da clic en el Botón Office →
Opciones de Excel → Personalizar. En la lista de Comandos disponibles en:, se despliega la
lista de la fechita y se selecciona Comandos que no están en la opciones y posteriormente, se
busca en la lista que se despliega en la parte inferior el comando Formulario. Se da clic sobre
él y se da clic en el botón agregar (ver Figura 19).
Figura 19. Insertar el botón formulario de datos en la barra de acceso rápido
Una vez realizado esto, el icono de formulario de datos aparece en la parte superior de la
ventana de Excel, dentro de la barra de acceso rápido (ver Figura 20).
Figura 20. Comando Formulario de datos
Ahora, si se da clic sobre el icono de formulario de datos, se despliega un cuadro de dialogo
que contiene los diferentes campos creados en la tabla y desde el cual se puede proceder a
realizar el ingreso de datos (ver Figura 21). En el formulario, se dispone de los siguientes
botones:
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

Nuevo: Sirve para introducir un nuevo registro.
Eliminar: Eliminar el registro que está activo.
Restaurar: Deshace los cambios efectuados.
Buscar anterior: Se desplaza al registro anterior.
Buscar siguiente: Se desplaza al siguiente registro.
Criterios: Sirve para aplicar un filtro de búsqueda.
Cerrar: Cierra el formulario
Figura 21. Cuadro de dialogo del comando Formulario de datos
Para cambiar los datos de un registro, primero se posiciona sobre el registro y luego se
rectifican los datos que se deseen modificar, si el ingreso ha quedado mal hecho y no se quiere
guardar el registro, se da clic en el botón Restaurar, con el cual se borraran los campos del
formulario y si se desean guardar los cambios se pulsa la tecla ENTER o simplemente se da clic
en el botón Nuevo (ver Figura 22).
Figura 22. Insertando datos en la tabla desde el cuadro de dialogo del Formulario de datos
Para buscar un registro y posicionarse en él se pueden utilizar los botones Buscar anterior y
Buscar siguiente o ir directamente a un registro concreto introduciendo un criterio de
búsqueda pulsando el botón Criterios, con lo cual se pasa al formulario para introducir el
criterio de búsqueda (es similar al formulario de datos pero encima de la columna de botones
aparece la palabra Criterios). Por ejemplo, si buscamos un registro con el valor Alejandro
en el campo Nombre, escribimos Alejandro en Nombre y pulsamos el botón Buscar Siguiente,
Excel vuelve al formulario de datos y nos posiciona en el registro de nombre Alejandro.
Nota: se debe tener en cuenta que para acceder al formulario de datos, se debe estar situado
dentro de una de las celdas de la tabla.
Para modificar la estructura de la tabla, se puede ingresar a la Ficha Diseño, la cual aparece
cuando se esta posicionado en una de las celdas de la tabla (ver Figura 23).
Por ejemplo, para cambiar el tamaño de la tabla, se selecciona del conjunto de Propiedades el
icono Cambiar tamaño de la tabla, donde se puede seleccionar un nuevo rango de datos. Pero
si la tabla contiene encabezados, estos deben permanecer en la misma posición, así que sólo
se podrán aumentar y disminuir filas.
Para modificar directamente el rango de filas y columnas, se puede estirar o encoger la tabla
desde su esquina inferior derecha.
Figura 23. La ficha de Diseño permite modificar la estructura de la tabla
Cuando se requiera añadir una fila al final de la tabla para continuar introduciendo datos, sólo
se deberá pulsar la tecla Tab desde la última celda y aparecerá una fila nueva.
Si se requiere insertar filas y columnas entre las ya existentes de la tabla, se debe posicionar en
la primera celda que se quiere desplazar y en la ficha Inicio, en el grupo Celdas, se da clic en la
flecha del comando Insertar. En el menú que se muestra, se da clic en Insertar columnas de
hoja, con la cual se insertará una nueva columna en blanco donde se podrán escribir los datos
nuevos (ver Figura 24). También se puede dar clic derecho sobre una de las columnas y en el
menú que se despliega, se da clic en insertar y posteriormente en Columnas de tabla a la
izquierda.
Desde el mismo conjunto de comandos del grupo Celdas se pueden eliminar columnas o filas y
además, se le puede dar formato a las celdas ajustando el alto de columna, el ancho de fila, así
como para mostrar u ocultar filas, columnas y hojas.
Figura 24. Insertar filas o columnas
Para eliminar la tabla completa, se selecciona toda la tabla y se pulsa la tecla Supr. Si se desea
eliminar la estructura de la tabla pero conservar los datos en la hoja, se pulsa el comando
Convertir en rango del grupo Herramientas de la ficha Diseño (se debe recordar que esta ficha
solo esta disponible cuando se encuentra como celda activa una de las correspondientes a la
tabla) (ver Figura 25).
Figura 25. Convertir en rango (quitar el formato de tabla)
A las tablas creadas se les puede dar un estilo diferente, es decir, se les pueden cambiar los
colores y la forma. En el grupo Estilos de Tabla de la ficha Diseño, se selecciona el comando
Estilos rápidos. Allí, se pueden encontrar varios estilos predefinidos o inclusive se pueden
crear estilos nuevos dando clic en la opción Nuevo estilo de tabla (ver Figura 26).
Figura 26. Cambiándole el estilo a la tabla
En Opciones de estilo de la tabla (ver Figura 27), se pueden marcar o desmarcar otros
aspectos, como por ejemplo, que las columnas o filas aparezcan remarcadas con bandas o se
muestre un resaltado especial en la primera o última columna.
Las bandas y resaltados dependerán del estilo de la tabla. Por lo demás, a cada celda se le
podrán aplicar los colores de fuente y fondo, fondo condicional, etc. que a cualquier celda de
la hoja de cálculo.
Figura 27. Opciones de estilo de tabla
Para ordenar una tabla de datos, Excel puede hacerlo de forma simple, es decir, ordenar por
un único campo u ordenar la lista por diferentes campos a la vez.
Para hacer una ordenación simple, por ejemplo ordenar la lista de estudiantes por el primer
apellido, se accede a la pestaña de la ficha Datos y se da clic en el comando Ordenar y se
escoge la columna que se desea ordenar y el criterio de ordenación y se da aceptar (ver Figura
28). También se puede hacer uso de los botones ubicados al lado del comando Ordenar (Ver
cuadro rojo en la Figura 28), los cuales realizar la ordenación ascendente o descendente
respectivamente.
Figura 28. Ordenación simple de una tabla de datos
Estos botones también están disponibles al desplegar la lista que aparece pulsando la pestaña
junto al encabezado de la columna (ver Figura 29).
Figura 29. Otra opción para realizar la ordenación simple
Para ordenar la tabla por más de un criterio de ordenación, por ejemplo ordenar la lista por el
primer apellido más el grado del estudiante, en la pestaña Datos, se da clic nuevamente sobre
Ordenar y en el cuadro de dialogo que aparece dando clic en Agregar Nivel, es posible agregar
otro factor de ordenación, los cuales se aplicaran de acuerdo al orden en que se han agregado
(ver Figura 30).
Figura 30. Ordenar la tabla por más de un criterio de ordenación
Filtrar el contenido de una Tabla
Filtrar el contenido de la tabla no es ni más ni menos que seleccionar algunos datos que
correspondan con algún criterio fijado por nosotros.
Excel ofrece dos formas de filtrar una tabla.
1. Utilizando el Filtro (autofiltro)
Para utilizar el Filtro nos servimos de las listas desplegables asociadas a las cabeceras de
campos. Se puede mostrar u ocultar el autofiltro marcando o desmarcando el botón Filtro en
la ficha Datos.
Si pulsamos, por ejemplo, sobre la flecha del campo Grado, nos aparece un menú desplegable
como el mostrado en la Figura 31, donde nos ofrece una serie de opciones para realizar el
filtro.
Figura 31. Autofiltro
Por ejemplo, si sólo marcamos el grado 10º, Excel filtrará todos los registros que tengan 10º en
el campo Grado y las demás filas “desaparecerán” de la lista (ver Figura 32).
Figura 32. Aplicando un autofiltro
Otra opción es usar los Filtros de texto o de número, dependiendo del tipo de datos que se
encuentren en los campos que se deseen filtrar. Por ejemplo, si en este caso se desean filtrar
las notas inferiores a 4,0, se da clic sobre la flecha ubicada en el encabezado de Nota final y allí
se da clic en la opción Filtros de número y se escoge el filtro deseado, en este caso, Menor o
igual que. En el cuadro de dialogo que se despliega, Autofiltro personalizado, se selecciona el
valor de la nota de referencia, en este caso 4,0, y se da clic en aceptar. Una vez realizado esto,
como resultado del filtro aplicado, en la tabla solo se muestran los datos de los estudiantes
con notas menores o iguales a 4,0 (ver Figura 33).
Figura 33. Filtro de número
Para quitar el filtro, se vuelve a desplegar la lista y se elige la opción Seleccionar Todo y
reaparecerán todos los registros de la lista (ver Figura 34). También se puede quitar el filtro
pulsando en Borrar en ficha Datos.
Figura 34. Deshaciendo un filtro
En el caso de filtros de texto, se procede en forma análoga. Sin embargo, como quizá se pudo
haber observado, en el cuadro de dialogo que se despliega, Autofiltro personalizado, se
pueden elegir dos condiciones de filtro y exigir que se cumpla una condición o las dos. Excel
evaluará la condición elegida con el texto que escribamos y si se cumple, mostrará la fila. El
carácter “ ? ” se usa para determinar que en esa posición habrá un carácter sea cual sea y el
asterisco “ * ” para indicar que puede haber o no un grupo de caracteres (ver Figura 35).
En el caso del ejemplo de la Figura 35, solo se mostrarán los registros cuyo Apellido tenga una
“u” en el segundo carácter y no contenga la letra “e”. Las diferentes opciones de filtrado se
pueden escoger desplegando las flechas.
Figura 35. Filtro de texto
Para indicarnos que hay un filtro activo, la flecha de la lista desplegable cambia de icono (ver
Figura 36).
Figura 36. Icono que indica la presencia de un filtro
2.
Utilizando filtros avanzados
El filtro avanzado es de gran ayuda cuando se tienen tablas de datos con información muy
variada y se necesita ver exclusivamente datos que cumplan con ciertos criterios. En este caso,
filtrado de registros de la tabla por una condición más compleja, se utiliza el cuadro de diálogo
Filtro avanzado.
Para la aplicación de filtros avanzados, previamente se deberá tener en la hoja de cálculo
unas filas donde indicaran los criterios del filtrado (ver Figura 37). Los criterios son aquellas
condiciones con las cuales se realizara el filtro y especifican las características de los registros
que se incluyen en el resultado. Estos criterios deberán ser tomados de los campos de la
misma tabla de datos, incluso se pueden usar todos, se pueden poner en cualquier parte de la
hoja y solo se necesita que debajo de los campos de criterio quede por lo menos una línea
vacía para introducir los criterios.
Los encabezados de los campos de criterios deben tener los mismos nombres que los campos
de la tabla que se van a filtrar.
Para abrir el cuadro de diálogo Filtro avanzado, se da clic en la opción Avanzadas del grupo
Ordenar y filtrar de la ficha Datos (Figura 37).
Figura 37. Filtros avanzados
En la opción Rango de la lista, se especificaran los registros de la tabla a los que queremos
aplicar el filtro. En Rango de criterios, se seleccionara la fila donde se encuentran los criterios
de filtrado (la zona de criterios) (ver Figura 38).
También se puede optar por guardar el resultado del filtrado en otro lugar, seleccionando la
opción Copiar a otro lugar. En este caso se llenara el campo Copiar a: con el rango de celdas
que recibirán el resultado del filtrado.
Si se marca la casilla Sólo registros únicos, las repeticiones de registros (filas con exactamente
los mismos valores) desaparecerán.
Figura 38. Rango de lista y Rango de criterios
En la Figura 39 se muestra el resultado de la aplicación de un filtro avanzado.
Figura 39. Resultado de la aplicación de un Filtro avanzado
Para volver a visualizar todos los registros de la lista, acceder a la ficha Datos → Filtro.
5. Insertar fórmulas
Como se ha venido mencionando a lo largo de este documento, en las celdas de Excel se
pueden ingresar al menos 2 tipos de datos, texto o números.
Respecto a los campos numéricos, estos pueden ser valores constantes, es decir valores que
permanecerán invariables independientemente del contenido de otras celdas, o fórmulas, que
son combinaciones de operadores y operandos que arrojan un resultado, el cual puede llegar a
cambiar si cambia el contenido de otras celdas.
Los operandos son los elementos con los cuales se realizan cálculos en las fórmulas y estos
pueden ser: constantes (numéricas, de texto o de fecha dependiendo de la fórmula),
referencias a celdas, referencias a rangos o fórmulas. Respecto a los operadores, estos
pueden ser de tipo aritmético (suma, resta, multiplicación, división o exponenciación), de texto
(concatenación - &), de comparación (igual a, distinto de, mayor que, mayor o igual que,
menor ó menor o igual que) y lógicos (AND, OR, NOT).
Las referencias a celdas dependiendo de la forma como sean escritas, pueden hacer referencia
a diferentes tipos de valores. En la Tabla 1 se encuentran descritas las diferentes formas de
realizar la referencia a celdas.
Una de las ventajas de utilizar referencias de celdas como operandos de fórmulas, es que el
resultado de estas se actualizara en forma automática cuando se cambia el contenido de la
celda que se ha utilizado como operando.
Tabla 1. Referencias a celdas (tomada de (Microsoft Corporation, 2011 ))
Referencias de celdas
A10
A10,A20
A10:A20
B15:E15
A10:E20
Hacen referencia a los valores de:
la celda de la columna A y la fila 10
la celda A10 y la celda A20
el rango de celdas de la columna A desde
la fila 10 a la 20
el rango de celdas de la fila 15 desde la
columna B a la E
el rango de celdas desde la columna A a la
E y desde la fila 10 a la 20
Para introducir una fórmula en Excel se debe comenzar siempre por un signo igual (=). Dentro
de cada fórmula se puede utilizar más de un operador matemático y se debe tener siempre
presente que las fórmulas no se calculan sencillamente de izquierda a derecha. En el caso que
una fórmula tenga más de un operador, existen unas reglas de prioridad de operadores y
estas son:


Primero se efectúan las operaciones entre paréntesis, de adentro hacia fuera
Después, se realizan las operación con exponenciación



En tercer lugar, las multiplicaciones y divisiones, de izquierda a derecha
Luego, la suma y la resta, de izquierda a derechas
Finalmente, la concatenación (&)
En el caso de que los operadores tengan el mismo nivel de prioridad, Excel utiliza los
operadores de izquierda a derecha.
Si se desea saber como se obtuvo el resultado derivado de las fórmulas escritas en las
diferentes celdas, la fórmula se puede visualizar en la barra de fórmulas cerca de la parte
superior de la hoja de cálculo cada vez que haga clic en la celda correspondiente (ver Figura 40
recuadro verde).
En la Figura 40 se ilustra el uso de las referencias cruzadas en el caso de una resta. En la celda
E3 (recuadro azul) se efectuó la resta de los datos de las celdas C3 y C4 (recuadros rojos),
insertando la fórmula =C3-C4.
Figura 40. Referencias a celdas, operadores y visualización de fórmulas
Si la barra de fórmulas no está visible, ésta se puede activar dando clic en la casilla de
verificación Barra de fórmulas del grupo Mostrar u ocultar en la ficha Vista de la cinta de
opciones (ver Figura 41).
Figura 41. Barra de fórmulas
Para hacer realizar las demás operaciones, se usan los otros operadores matemáticos dentro
de las fórmulas, según sea el caso (ver Tabla 2).
Tabla 2. Operadores matemáticos
Operadores matemáticos
Sumar (+)
=20+5
Restar (-)
=20-5
Multiplicar (*)
=20*5
Dividir (/)
=20/5
En el caso que se requieran sumar los campos de varias celdas, no es necesario seleccionar
celda por celda, en este caso, se puede hacer uso de una fórmula ya escrita en Excel
denominada función. En pocas palabras, una función es una fórmula predefinida.
Figura 42. Función suma
En la Figura 42 se muestra el uso de la función Suma (Σ), la cual suma todos los valores de un
rango de celdas. Esta función se encuentra en la ficha Inicio en el grupo Modificar o en la ficha
Fórmulas en el grupo Biblioteca de funciones. Como se puede observar en la imagen, una vez
se da clic en dicha función, en la celda destinada para la suma total, aparece especificada la
función de la forma =SUMA() y dentro de los paréntesis se encuentra el rango de celdas a
sumar, en este caso especifico, A2:A27. Esta información, denominada argumento, indica a la
función SUMA qué se debe sumar y permite, como se había mencionado anteriormente, que
Excel puede actualizar automáticamente los resultados si cambian los valores más adelante.
Este es un ejemplo claro del uso de las referencias a celdas.
Nota:


Los paréntesis son obligatorios para separar el argumento del nombre de la función.
Si los resultados de las celdas no se actualizan automáticamente cuando se usan
referencias a celdas, en la ficha Fórmulas, en el grupo Cálculo, se da clic en Opciones
de cálculo y en Automático para seleccionar esa opción (ver Figura 43).
Figura 43. Actualización automática de cálculos con el uso de referencias a celdas
En las mismas fichas, Inicio y Fórmulas, se pueden encontrar otras funciones como por
ejemplo, el promedio, Máx, Min, etc. Si se da clic en la opción Mas funciones…, se despliega
un cuadro de dialogo (ver Figura 44) donde es posible, a través de categorías, elegir las
funciones que se necesiten. En este cuadro de dialogo, también se da una breve descripción
del resultado que arroja la aplicación de dicha función a un determinado conjunto de datos.
También, dando clic en Ayuda sobre esta función, en la parte inferior del cuadro de diálogo,
se puede obtener más información acerca de ellas.
Las categorías de funciones se agrupan por tipos. La categoría Todas incluye todas las
funciones que están agrupadas en las demás categorías. En un caso particular, en la categoría
Matemáticas y trigonométricas se encuentran todas las funciones relacionadas con dichas
áreas, como por ejemplo, las funciones seno, coseno, valor absoluto, etc.
Figura 44. Insertar funciones en Excel
Las diferentes funciones también pueden ser escritas en forma manual en las celdas de la hoja
de calculo, es decir, directamente sobre una celda se coloca el signo igual (=) y el nombre de la
función requerida. A medida que se escriba la función, puede aparecer información sobre esta
(herramientas de funciones). Por ejemplo, SUMA(número1,[número2],...). La información
sobre herramientas indica qué escribir en la fórmula.
En la Figura 45 se muestran los datos obtenidos de la realización de la práctica de la Ley de
Malus en el laboratorio de Física de oscilaciones, ondas y óptica. En dicha práctica, se toman
datos de la variación de la intensidad de la luz (mV) al atravesar 2 polarizadores y además, la
relación de dicha intensidad respecto al ángulo formado por los ejes de transmisión de éstos.
En la Columna C, se realiza la normalización de la medida de la intensidad dada en voltios, la
cual se realiza con base a la función y  V
Vmáx
.
Según la relación dada anteriormente, es necesario dividir cada valor de intensidad, es decir
cada voltaje V, entre el valor máximo de V y además, debido a efectos prácticos, es necesario
restarle a cada medida el valor del voltaje mínimo. Para encontrar los máximos y mínimos,
basta con usar las funciones MIN y MAX de Excel, las cuales en este caso, son aplicadas al
rango de celdas de la columna B desde la fila 4 a la 27, devolviendo los valores mínimos y
máximos de dichas columnas respectivamente.
La fórmula ingresada es de la forma:
=(B7-(MIN($B$4:$B$27)))/(MAX($B$4:$B$27)-(MIN($B$4:$B$27)))
Figura 45. Ejemplo aplicación de funciones
Como se menciono anteriormente, Excel cuenta con la función de autorrelleno (ver apartado 2
página 15), la cual permite extender la fórmula a las demás celdas sin necesidad de volverla a
copiar.
Sin embargo, se debe tener en cuenta que se pueden tener diferentes tipos de referencias a
celdas, las cuales son descritas en la Tabla 3.
Tabla 3. Tipos de referencias a celdas (Información tomada de (Microsoft Corporation, 2011 ))
Tipo de referencia a celda
Relativas
Absolutas
Mixtas
Descripción
Las referencias de celdas relativas de una
fórmula cambian automáticamente cuando la
fórmula se copia en toda una columna o en
toda una fila. Las referencias son relativas de
forma predeterminada.
Una referencia de celdas absoluta es fija. Las
referencias absolutas no cambian al copiar
una fórmula de una celda en otra. Las
referencias absolutas tienen signos de dólar
($) como por ejemplo $D$9.
Una referencia de celdas mixta tiene bien una
columna absoluta y una fila relativa, o bien
una fila absoluta y una columna relativa. Por
ejemplo, $A1 es una referencia absoluta a la
columna A y una referencia relativa a la fila 1.
Cuando una referencia mixta se copia de una
fila en otra, la referencia absoluta permanece
igual pero la referencia relativa cambia.
En la Figura 46 se muestra una descripción grafica de lo que ocurre al aplicar el autorrelleno
con los diferentes tipos de referencias a celdas.
Figura 46. Descripción grafica de los diferentes tipos de referencias a celdas. 1) las referencias relativas cambian
cuando se copian. 2) Las referencias absolutas permanecen iguales cuando se copian (Imagen tomada
de(Microsoft Corporation, 2011 )).
Retomando el ejemplo anterior, Ley de Malus, se puede apreciar que los valores máximos y
mínimos de los voltajes, son referencias absolutas, ya que este valor se buscara siempre en las
mismas celdas y no nos interesa que cambie al copiar la fórmula a las demás celdas.
Nota: Para corregir una fórmula de una celda determinada, se pueden realizar los cambios e
en la barra de fórmulas o directamente en la celda, según lo mencionado anteriormente en
este documento.
Fórmulas visibles en la hoja de cálculo
En general, las fórmulas aparecen en pantalla como resultados y no la fórmula en sí. Para
imprimir fórmulas y ponerlas en pantalla, es necesario mostrarlas en la hoja de cálculo. Para
ello, se da clic en la ficha Fórmulas y, en el grupo Auditoría de fórmulas, clic en Mostrar
fórmulas (ver Figura 47). Al mostrar las fórmulas también es más fácil detectar los errores.
Para ocultar las fórmulas en la hoja de cálculo, se realiza el mismo procedimiento que para
mostrarlas.
Figura 47. Mostrar fórmulas
Cuando una fórmula no se ingresa correctamente, Excel no puede realizar los cálculos y
aparecerá en la celda un valor de error en lugar de un resultado. Los valores de error comunes
se muestran en la Tabla 4.
Tabla 4. Valores de error cuando se ingresa mal una fórmula ((Universidad de Navarra, 2002) (Microsoft
Corporation, 2011 ))
Error
#####
#¡REF!
#¿NOMBRE?
#¡VALOR!
Descripción y posible solución
La columna no es lo suficientemente ancha para
mostrar el contenido de esta celda. Aumente el
ancho de columna, reduzca el contenido para que
se ajuste a la columna o aplique un formato de
número diferente.
Una referencia de celda no es válida. Es posible
que las celdas se hayan eliminado o se hayan
pegado mal.
Es posible que no haya escrito correctamente el
nombre de una función o que haya utilizado un
nombre que Excel no reconoce. En las celdas con
valores de error como #¿NOMBRE? se podría
mostrar un triángulo de color con un signo de
admiración en su interior, si se da clic en dicho
botón, se muestran algunas opciones de
corrección de errores.
Es posible que se hayan incluido en la fórmula
algunos caracteres de texto, o bien, se ha hecho
referencia a una celda en la que no hay un valor
numérico sino de texto.
Se refiere a que se ha elegido un denominador en
una celda donde el valor no existe, es cero o es
una casilla en blanco.
#¡DIV/0!
6. Gráficos y diagramas
Los gráficos ofrecen una representación visual de los datos y a través de ellos es posible
interpretar el significado de los datos en lugar de tener que analizar columnas de valores de la
hoja de cálculo. Con un gráfico, se pueden transformar los datos de hoja de cálculo para
mostrar comparaciones, patrones y tendencias.
Para crear un grafico en Excel, se da clic en la ficha Insertar y en el grupo Gráficos (ver Figura
48), se elige el gráfico deseado de acuerdo a los datos que se deseen analizar. Si se posiciona el
mouse sobre cada uno de los tipos de grafico SIN dar clic, se desplegara en forma automática
una descripción sobre que tipo de grafico crea y para que se usa ese tipi de grafico. Por
ejemplo, los gráficos de Dispersión, insertan un grafico XY, el cual se utiliza para comparar
pares de valores.
Figura 48. Insertando un gráfico en Excel
Una vez seleccionado el tipo de grafico que se va a crear (ver Figura 49), en este caso particular
un grafico de dispersión, se da clic sobre este e inmediatamente sobre la hoja de cálculo
aparece un recuadro blanco, el cual, es el espacio que Excel ha destinado para dibujar el
grafico (ver Figura 50). Para seleccionar los datos que se graficaran, se da clic derecho sobre
dicho recuadro y en el cuadro de dialogo que aparece, se selecciona la opción Seleccionar
datos….
Figura 49. Paso 1 para la creación de un grafico tipo Dispersión
Posteriormente, en el cuadro de dialogo que aparece, Seleccionar origen de datos, como su
nombre lo indica, es el lugar donde se seleccionaran los datos a graficar (ver Figura 51). Se da
clic en agregar y aparece el cuadro de dialogo mostrado en la Figura 52, Modificar serie, en el
cual es posible ingresar el nombre del grafico, ya sea escribiendo directamente sobre el
espacio destinado para ello o seleccionando una celda dentro de la hoja de calculo dando clic
en el botón resaltado con el cuadro amarillo. En este cuadro de dialogo, también se
seleccionan los datos del eje x y del eje y. Simplemente, se da clic sobre el botón resaltado con
el cuadro rojo o con el cuadro verde respectivamente y dentro de la hoja de calculo, con el clic
izquierdo sostenido, se seleccionan las celdas que contienen los datos que van en cada uno de
los ejes (ver Figura 53) y finalmente se da clic en el botón marcado con el ovalo verde de la
Figura 53.
Una vez agregados todos los datos (ver Figura 54), se da clic en aceptar y aparece la nueva
serie que acabamos de crear en el cuadro de dialogo Seleccionar origen de datos (ver Figura
55), finalmente se da aceptar y en la hoja de calculo, en el espacio destinado para el grafico,
aparece ahora la representación grafica de nuestros datos (ver Figura 56Figura 55).
Al crear un gráfico, en la cinta de opciones aparecen las Herramientas de gráficos, que
incluyen las fichas Diseño, Presentación y Formato, en la cuales se podrán encontrar los
comandos necesarios para trabajar con los gráficos. Se debe tener en cuenta que dichas
herramientas solo estarán visibles cuando se de clic dentro de un grafico, es decir, cuando se
tenga activo un grafico.
En la ficha Diseño de dichas herramientas, es posible escoger el tipo de grafico, los datos, los
diseños de gráfico, diferentes estilos para el gráfico y determinar la ubicación del mismo.
En un caso particular, en el grupo Diseños de gráfico (ver Figura 56), es posible seleccionar
diferentes estilos predeterminados de presentación del grafico que cambian la distribución de
los elementos contenidos en éste, por ejemplo, el Diseño 1, pone el nombre de la serie, el
título del gráfico y de los ejes en el gráfico (ver ¡Error! No se encuentra el origen de la
eferencia.)
Figura 56. Cambiándole el formato al gráfico
Es imprescindible ponerle los títulos a las gráficas, ya que estos además de ofrecer
información descriptiva de los gráficos evita ambigüedades sobre la información contenida en
él, evitando que los lectores tengan que adivinar de qué trata.
Para modificar los títulos, basta con seleccionarlos e ingresar el nuevo nombre (ver Figura 57)
Figura 57. Modificación del nombre de los ejes del gráfico
Nota:


Los cambios que se realicen en los datos de la hoja de cálculo después de crear el
gráfico se reflejarán inmediatamente en el mismo, es decir, el gráfico se actualiza
automáticamente.
El tipo del gráfico siempre se puede cambiar después de haber creado el mismo,
dando clic dentro del gráfico y en la ficha Diseño, en el grupo Tipo, se da clic en
Cambiar tipo de gráfico y seleccione otro tipo.
Para el análisis gráfico, es común utilizar los análisis de regresión o las líneas de tendencia. Un
análisis de regresión, es una forma de análisis estadístico utilizada para pronósticos, es decir, a
partir de este se busca encontrar un modelo que calcule la relación entre una variable
dependiente y las variables independientes, de tal forma que pueda predecirse la variable
dependiente a partir de las independientes.
Por ejemplo, en los apartados anteriores de esta sección (Gráficos y diagramas), se ha venido
trabajando con los datos de la practica de caída libre, obtenidos en el laboratorio de Física de
oscilaciones, ondas y óptica.
Si se estudia en forma detallada el comportamiento físico de la caída de la regla, tenemos un
Movimiento Uniformemente Variado (MUV) con aceleración g (valor de la gravedad), el cual
esta descrito por la Ecuación 1y la Ecuación 2.
Ecuación 1. Velocidad del MUV
V y  V0 y  gt
Ecuación 2. Posición del MUV
y  y0  V0 y t 
1 2
gt
2
Como se puede observar con base a la Ecuación 2, el grafico realizado, Posición (m) vs Tiempo
(s), se ajusta a una función polinómica de grado 2 (una parábola) y en Excel es posible hallar la
ecuación que describe dicho movimiento con base a un análisis de regresión (línea de
tendencia) y a partir de esta, por ejemplo, encontrar el valor de la aceleración g.
Para agregar la línea de tendencia, se da clic derecho sobre el gráfico y en el cuadro de dialogo
que se despliega, se da clic en Agregar línea de tendencia… (ver Figura 58)
Figura 58. Agregando la línea de tendencia
Luego, aparece otro cuadro de dialogo, Formato de línea de tendencia, en el cual se escoge el
tipo de ajuste que se desea realizar. Además, es posible presentar la ecuación en el grafico, el
valor del R2 y modificar el estilo de la línea de tendencia (ver Figura 59).
Figura 59. Formato de línea de tendencia
Para este caso en particular, análisis del gráfico de Posición (m) vs Tiempo (s), como se
menciono anteriormente, se debe escoger un ajuste polinómico de grado 2. Además, se
seleccionaron las opciones de presentar la ecuación en el grafico y el valor del R2.
Una vez realizado ésto, se da clic en cerrar. Los resultados obtenidos se pueden observar en la
Figura 60.
Figura 60. Resultado final
En Excel, los tipos de gráficos que admiten líneas de tendencias son: las series de datos en los
gráficos 2D no apilados de áreas, de barras, de columnas, de líneas, de tipo XY (Dispersión) y
de burbujas. No pueden agregarse líneas de tendencia a las series de datos en los gráficos 3D,
de cotizaciones, radiales, circulares, de superficie o de anillos.
7. Compatibilidad con versiones anteriores
Al momento de guardar el documento de Excel en el cual se esta trabajando se debe tener
precaución, ya que si dicho documento va a ser abierto en versiones anteriores de Excel,
puede presentar incompatibilidades y no abrir, a menos que se posea un convertidor.
Por lo general, en las versiones más recientes de todos los programas, los documentos
guardados en versiones anteriores se pueden abrir sin dificultad, como es el caso de Excel
2007.
Excel 2007, además de abrir los documentos de versiones anteriores, también permite guardar
los documentos creados en la versión 97-2003 y otros formatos (ver Figura 61).
Si se abre un archivo creado en una versión anterior, cuando se van a guarda los cambios
realizados en éste, la configuración automática del cuadro de diálogo Guardar como es
guardarlo manteniendo su formato original, es decir, si por ejemplo, el documento inicial
tiene una versión de Excel 2003, Excel 2007 lo guardará con formato 2003 salvo que se
especifique otra opción.
Excel 2007 cuenta con algunas características nuevas que quizá versiones anteriores no
soporten. Cuando se guarda un archivo con el formato de una versión anterior, un
comprobador de compatibilidad indicará si alguna de las características de la versión 2007 no
es compatible con la versión anterior.
Figura 61. Formatos disponibles para guardar archivos en Excel 2007
Nota: Parte de este documento se realizó teniendo en cuenta los tutoriales ofrecidos en la
página de Microsoft (http://office.microsoft.com/es-es/training/?CTT=97), donde además de
Excel, se ofrecen otros recursos de formación a nivel de office.
Bibliografía
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http://www.bricklin.com/visicalc.htm.
EDUTEKA. 2010. LA HOJA DE CÁLCULO: UNA PODEROSA HERRAMIENTA DE APRENDIZAJE. [En
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Lewis, Pamela. 2006. Spreadsheet Magic: Second Edition. 15648422410. s.l. : International
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Serrano Gallego, Roque. 2003. Introduccion a analisis de datos experimentales/ Introduction
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05 de 01 de 2011.] http://www.unav.es/SI/servicios/manuales.html.

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