Activos Fijos: Proceso previo - Gerencia Nacional Financiera y

Activos Fijos: Proceso previo - Gerencia Nacional Financiera y

Gestión de Responsabilidades
PROCESO PREVIO: Registrar/Crear Solicitud
Creamos una solicitud siguiendo la ruta: BIENES Y SERVICIOS/ACTIVOS
FIJOS/OPERATIVO/MOVIMIENTOS/REGISTRAR SOLICITUD.
Ejemplo 1
Seleccionar el delegatario de la Responsabilidad.
Seleccionar el tipo de movimiento de retiro
Registrar los detalles del movimiento
Asociar los bienes requeridos
Seleccionamos los bienes y hacemos clic en el botón Asociar
Finalizamos la solicitud.
PROCESO 1: CÓMO CONSULTAR UNA RESPONSABILIDAD
Condiciones Previas: El sistema debe tener responsabilidades registradas.
Pasos a seguir: Ingresa por la siguiente ruta:
BIENES Y
SERVICIOS
ACTIVOS FIJOS
OPERATIVO
SEGUIMIENTO
CONTROL
GESTION DE
RESPONSABILIDADES
1. Buscar la responsabilidad por alguno de los filtros posibles y oprimir el botón Buscar.
2. Al dar clic en el vínculo Ver de la columna Detalle se obtienen los detalles de la
responsabilidad.
3.
Al dar clic en el vínculo Ver de la columna Voluntad pago se obtienen los detalles de las
voluntades de pago registradas para dicha responsabilidad.
4. Al dar clic en el vínculo Ver de la columna Fallo se obtienen los detalles de los fallos
registrados para dicha responsabilidad.
PROCESO 2: CÓMO MODIFICAR UNA RESPONSABILIDAD
Condiciones previas:
En el sistema debe haber responsabilidades que se encuentren en estado Grabada o
Reportada.
Pasos a seguir:
1. Ingresar por la ruta de acceso: BIENES Y SERVICIOS » ACTIVOS FIJOS » OPERATIVO »
SEGUIMIENTO CONTROL » GESTION RESPONSABILI
2. Buscar la responsabilidad por alguno de los filtros y oprimir el botón Buscar.
3. En el filtro de operaciones de la página Gestión de responsabilidades seleccionar la
opción Modificar y hacer clic en el icono de modificar.
Modificar
4. modificar la responsabilidad y hacer clic en el botón GUARDAR
PROCESO 3: CÓMO CONFIRMAR UNA RESPONSABILIDAD
Condiciones previas:
La responsabilidad que se desea confirmar debe estar en estado Grabada.
Pasos a seguir:
1. Ingresar por la ruta de acceso: BIENES Y SERVICIOS » ACTIVOS FIJOS » OPERATIVO »
SEGUIMIENTO CONTROL » GESTION RESPONSABILI.
2. Buscar la responsabilidad por alguno de los filtros y oprimir el botón Buscar
3. En el filtro de operaciones de la página Gestión de responsabilidades seleccionar la opción
Confirmar.
1. En la columna Detalle, dar clic en el vínculo Ver y hacer clic en botón Confirmar del detalle
de la responsabilidad. La responsabilidad quedará en estado "En Proceso"
PROCESO 4: CONSULTA FALLO
En esta pantalla el usuario puede consultar los fallos sobre la responsabilidad
PROCESO 5: CÓMO REGISTRAR UN FALLO
Condiciones previas:
La responsabilidad a la que se le quiere agregar el fallo debe estar en estado En proceso y no tener
fallo definitivo.
Pasos a seguir:
1. Ingresar por la ruta de acceso: BIENES Y SERVICIOS » ACTIVOS FIJOS » OPERATIVO »
SEGUIMIENTO CONTROL » GESTION RESPONSABILI.
2. Buscar la responsabilidad por alguno de los filtros y oprimir el botón Buscar.
3. En la columna Fallo, dar clic en el vínculo Ver.
4. En la pantalla Fallos de responsabilidad dar clic en el botón Nuevo Fallo.
5. En la pantalla Inserción / Edición / Fallo, registrar la información solicitada y dar clic en el
botón Guardar.
1. Ente Ejecutor: Campo protegido y diligenciado por el sistema que muestra la descripción y
la identificación del ente ejecutor.
2. Transfiere competencia a: Hace referencia a los entes de control público que hagan parte
del tema RESPONSABILIDADES. Por ejemplo, Universidad Nacional, Procuraduría,
Contraloría General De La República, etc. En caso de que se quiera realizar una
transferencia de responsabilidades.
3. Tipo Acto Administrativo: Campo protegido y diligenciado por el sistema que muestra el
tipo de acto administrativo que puede ser Acta o Resolución.
4. Número de acto administrativo: Campo protegido y diligenciado por el sistema que
muestra el número de documento que soporta el fallo
5. Fecha Acto Administrativo: Campo protegido y diligenciado por el sistema que muestra la
fecha en que se registró el acto administrativo.
6. Resultado del fallo: Campo protegido y diligenciado por el sistema que muestra el
resultado del fallo puede ser responsable o exonerado.
7. Fallo definitivo: Campo protegido y diligenciado por el sistema que muestra si el fallo es
definitivo o no.
8. Valor responsabilidad: Campo protegido y diligenciado por el sistema que muestra el valor
de la responsabilidad.
9. Nuevo valor responsabilidad: Campo protegido y diligenciado por el sistema que muestra
un nuevo valor de la responsabilidad si en acto administrativo se acordó modificarlo.
10. Acuerdo de pago: Agrupación de campos que indican la forma de pago que se acordó en el
acto administrativo.
11. Tesorería: Valor que se acordó pagar por tesorería según el acto administrativo.
12. Nómina: Valor que se acordó pagar por nómina según el acto administrativo. Se procede a
indicar el Número de Cuotas pactadas.
13. Reposición: Valor que se acordó pagar por reposición. Se procede a llenar la Descripción
de esta reposición.
14. Aseguradora: Valor reconocido por la entidad aseguradora contratada.
15. Otros: Permite indicar cualquier otro tercero, modo o descripción que se tenga en cuenta
para el recaudo del movimiento.
16. Observaciones: Campo diligenciado en el registro con las observaciones correspondientes.
17. Cerrar: Botón que permite cerrar la ventana de forma adecuada.
Nota: Si se tiene acuerdo de pago y no fallo, la funcionalidad permite asignarle solo estos valores al sistema
creando solo un acuerdo de pago (Ver Acuerdo de pago). Sin embargo si se tiene la información tanto de
fallo como de acuerdo de pago, se sugiere diligenciar el acuerdo de pago en esta ventana. También se puede
registrar sólo el fallo cuando ya ha sido registrado anteriormente un acuerdo de pago.
PROCESO 6: VOLUNTAD DE PAGO
En esta pantalla el usuario puede consultar las voluntades de pago registradas y agregar una nueva
sobre el saldo de la responsabilidad.
Hacer clic en el enlace “Ver” Voluntad de Pago
Haciendo clic en el botón Nueva Voluntad generamos una nueva voluntad de pago:
Diligenciar los campos requeridos para registrar una voluntad de pago, así como la forma de pago
que ya fue explicada en la sección “Fallos”. Presionar posteriormente el botón grabar
La siguiente pantalla nos permite observar el resumen de nuestra Responsabilidad así como las
voluntades de pago registradas.
Valor acordado en las voluntades de pago
Saldo de la Responsabilidad
PROCESO 7: CANCELAR VOLUNTAD DE PAGO
En cualquier momento, el sistema permite cancelar la Responsabilidad, para lo cual seleccionamos
en la pestaña Operaciones la opción Para Cancelar: y luego hacer clic en el enlace Ver Detalle
Para proceder a cancelar nuestra responsabilidad, presionamos el botón Cancelación.
Si mantenemos la intención de cancelar la Responsabilidad, procedemos a confirmarla (una vez
confirmado este paso, no es posible reversar) El sistema cancelará el saldo de la responsabilidad
en caso de tener acuerdos de pago registrados en la sección Voluntades de pago o en la sección
Fallos
CONSULTA DE COMPROBANTES
En cualquier momento o estado, el sistema nos proporciona la oportunidad de revisar la
información contable asociada con la Responsabilidad. En la opción Ver detalle>Comprobantes
Seleccionamos el enlace Ver que corresponda al comprobante que deseamos consultar:
Se presenta entonces el comprobante de la siguiente manera.