F.E. 01 Guía Procedimientos para Inscripción en la Base de Datos

Transcripción

Servicio Fitosanitario del Estado
Departamento de Certificación Fitosanitaria
Tel: 25-49-34-70
F.E. 01
Guía Procedimientos para Inscripción en la Base de
Datos de Exportadores de Productos No Tradicionales
2012
POR UNA AGRICULTURA MÁS COMPETITIVA Y SOSTENIBLE
Servicio Fitosanitario del Estado, MAG • cédula 3-007-521568 •Teléfono: (506) 2549-3400 • www.sfe.go.cr
1
Tel: 25-49-34-70
GLOSARIO
Acta de Inspección ocular: Documento donde se registra el resultado de una Inspección
Ocular.
Anotación Marginal: Documento oficial que se utiliza para modificar la información original
de la Base de Datos de un registrante.
Base de Datos: Información técnica y legal que conforma la inscripción y registro con el que
se establece el control de lo relacionado con los envíos de plantas y productos vegetales No
Tradicionales.
Boleta de Recepción de Documentos: Fórmula en donde se consignan las condiciones de
aceptación o rechazo de la documentación para el registro; que se confecciona en el
momento.
Certificado Fitosanitario de Exportación: Documento oficial otorgado por la Gerencia,
según el diseño o modelo establecido por la CIPF (Convención Internacional de Protección
Fitosanitaria), en el que se atestigua sobre la situación fitosanitaria de cualquier envío sujeto a
reglamentaciones fitosanitarias.
Certificado Fitosanitario de Operación: Documento oficial otorgado por la Gerencia a toda
persona física o jurídica que se dedica al procesamiento o empaque de plantas y productos
vegetales no tradicionales para la exportación.
2
Tel: 25-49-34-70
Cierre Temporal: Inhabilitación de la operación por un período indefinido de un
establecimiento donde se empaquen o procesen plantas o productos vegetales no
tradicionales para la exportación, por incumplimiento de recomendaciones técnicas o por
falsedad en la información suministrada al momento de la inscripción en la Base de Datos.
Comercializador: Persona física o jurídica cuya actividad económica es la compra o venta de
plantas o productos vegetales no tradicionales para la exportación que provienen de fincas o
empacadoras debidamente inscritos en la Base de Datos del Exportadores. Se exceptúan los
casos en que se justifique y compruebe técnicamente que no procede.
Decreto de Tarifas: Listado oficial de los montos correspondientes a cada uno de los
servicios que brinda el Servicio, establecido en la Ley de Protección Fitosanitaria Nº 7664.
Empacador: Persona física o jurídica que se dedica al proceso de empaque de plantas o
productos vegetales no tradicionales para la exportación, debidamente autorizado mediante
el Certificado Fitosanitario de Operación.
Exportador: Persona física o jurídica cuya actividad comercial es el envío de plantas o
productos vegetales no tradicionales.
Inspección Ocular: Acción de observar las condiciones relacionadas con un envío, lugar; en
un momento determinado y ejercida por un Oficial Fitosanitario.
Oficial Fitosanitario: Funcionario del Servicio Fitosanitario del Estado.
3
Tel: 25-49-34-70
Libro de Inspección: Bitácora oficial para consignar recomendaciones técnicas o información
relativa al Servicio.
Productor: Persona física o jurídica que se dedica a la producción de plantas o productos
vegetales.
Producto Tradicional: Café en grano, fruta de banano, azúcar de caña, cacao en grano,
granos básicos (maíz, arroz, frijol, soya, sorgo).
Producto No Tradicional: Todo producto vegetal excepto los productos tradicionales.
Registrante: Persona física o jurídica que tramita la inscripción ante el departamento de
Exportaciones.
Resolución de Cancelación: Documento oficial emitido por la Gerencia mediante el cual se
excluye de la Base de Datos a un exportador o empacador.
Resolución de Cierre Temporal:
Documento oficial que emite el Departamento de
Exportaciones mediante solicitud formal del registrante cuando suspenderá temporalmente
las labores de empaque.
Resolución de Inscripción: Documento oficial que emite el Departamento de Exportaciones
una vez cumplidos los requisitos establecidos para conformar la Base de Datos.
Resolución de Reanudación de Labores: Documento oficial que emite el Departamento
de Exportaciones mediante solicitud formal del registrante cuando considere oportuno
reanudar las labores de empaque.
4
Tel: 25-49-34-70
Resolución de Renovación:
Documento
oficial
que
emite
el
Departamento
de
Exportaciones para renovar la información en la Base de Datos, transcurrido el plazo
establecido para su vigencia.
Servicio: Servicio Fitosanitario del Estado.
Solicitud de Inscripción o Renovación: Formulario que se debe llenar como parte de los
requisitos establecidos para conformar la Base de Datos.
5
Tel: 25-49-34-70
Trámites de inscripción o renovación de registro
Fundamento Legal
De acuerdo con la Ley de Protección Fitosanitaria Nº 7664, en su Artículo Nº 59:
Certificados Fitosanitarios “quien procese o empaque vegetales para exportarlos, deberá
contar previamente con un Certificado Fitosanitario de Operación, otorgado por ese Servicio,
y deberá cumplir con los requisitos que se definan en el reglamento respectivo”, además en
su Artículo Nº 60: Información para Base de Datos, establece que “los exportadores,
empacadores, productores y comercializadores de vegetales para la exportación estarán
obligados a suministrar al Servicio Fitosanitario del Estado toda la información necesaria, que
se definirá en el reglamento respectivo, para establecer una Base de Datos”. También en su
Artículo Nº 62: Cierre temporal de empacadoras; establece que “el Servicio
Fitosanitario del Estado podrá cerrar temporalmente las empacadoras de vegetales para
exportación por las siguientes causas: a) incumplimiento de los requisitos fitosanitarios de
protección, conservación y seguridad establecidos en el reglamento respectivo, así como por
el incumplimiento de las recomendaciones técnicas emitidas por las autoridades
fitosanitarias. b) ausencia del Certificado Fitosanitario de Operación otorgado por el Servicio.
El cierre se mantendrá mientras no subsane el incumplimiento”.
6
Tel: 25-49-34-70
Con base en lo antes mencionado, se detalla a continuación los procedimientos a
seguir:
Solicitud de Inscripción o Renovación
1. Todo exportador, comercializador, empacador debe estar registrado en la base de datos
del Servicio fitosanitario del Estado.
El exportador debe conocer los requisitos fitosanitarios que solicita el país importador,
(certificación de ausencia de plagas, tratamientos, etc.)
La inscripción o renovación estará sujeta a visita previa del inspector fitosanitario a la planta
empacadora para verificar el cumplimiento de los requisitos.
2. Llenar en su totalidad el formulario de01.08-F10 “Solicitud de Inscripción o
Renovación en la base de datos”. Se puede solicitar vía fax o acceder en la dirección
www.sfe.go.cr en el icono de Exportaciones. Esta consta de los siguientes puntos:
2.1
Nombre completo de persona física o jurídica, número de cédula de identidad o
jurídica según corresponda; domicilio (oficina o habitación), apartado postal, teléfono,
fax, celular, correo electrónico, categoría (s) de la empresa; a saber; productor,
exportador, comercializador o empacador (indicar cada una de las categorías a las que
pertenece), nombre y calidades del representante legal de la sociedad, cuando sea una
persona jurídica, acreditando su personería mediante certificación notarial.
7
Tel: 25-49-34-70
2.2
Si dentro de las categorías de empresa, se reporta como productor; indicar la
dirección exacta de la (s) finca (s) en donde se cultivan las plantas o productos vegetales a
exportar.
2.3 En adición al punto anterior indicar el programa fitosanitario por cultivo.
2.4 Indicar nombre científico y común (en español) de todos los productos a exportar
2.5
En caso de ser comercializador de producto empacado; detallar la información de la
siguiente manera: producto (s), empacador (es) suplidor (es) y número de registro de
este en la Base de Datos de la Gerencia. Se debe considerar que todo suplidor de
productos vegetales empacados para la exportación, debe a su vez; estar inscrito en la
mencionada Base de Datos del Departamento de exportaciones y estar al día con sus
obligaciones, tanto de la actualización de su información; como del pago por concepto de
anualidad.
2.6
En caso de ser empacador, indicar la ubicación exacta de su (s) empacadora (s).
Cumplir con los requisitos establecidos en la Guía FE. G03.
2.7
Detallar el tratamiento del material vegetal a empacar; indicando nombre genérico
de los productos, dosis, tiempos y métodos de aplicación.
2.8
Detallar la lista de cada uno de los países de destino. (Especificar por países y NO
por continentes).
2.9
El representante legal o portador del documento de identidad deberá firmar en
original la Fórmula de Solicitud de Inscripción o Renovación; confirmando que acepta el
cumplimiento de sus responsabilidades. (NO SE ACEPTAN COPIAS NI FAX PARA
TRAMITES).
8
Tel: 25-49-34-70
Documentos Requeridos
2. Aportar los documentos que se establecen en la fórmula de Solicitud de Inscripción o
Renovación y que se desglosan a continuación:
2.1 Original y fotocopia o bien fotocopia certificada de la cédula jurídica o fotocopia de la
cédula de identidad según corresponda.
2.2 Personería jurídica de la empresa.
2.3 Croquis de la (s) dirección (es) de cada instalación para empaque. Aplica únicamente
a la categoría de empacador.
2.4 Una vez presentado la documentación el Servicio Fitosanitario del Estado cuento con
ocho días hábiles para emitir la resolución.
Pago de Anualidad
3.
Efectuar el pago por concepto de anualidad, de acuerdo con el Decreto de Tarifas
vigente. Se debe considerar que el primer pago por este concepto, corresponderá al número
de meses contados a partir de la fecha de inscripción hasta el 15/30 de octubre próximo, fecha
a partir de la cual los pagos se efectuarán en forma anual de octubre a octubre
ininterrumpidamente mientras la empresa forme parte de la Base de Datos del Departamento
de Exportaciones, con excepción de los casos en que el interesado solicite por escrito su
exclusión de dicha Base de Datos.
El exportador, comercializador o empacador no debe de realizar el pago correspondiente a la
anualidad hasta que el Servicio Fitosanitario del Estado le emita la resolución de aceptación
para inscripción o renovación.
9
Tel: 25-49-34-70
La fecha de vencimiento de la anualidad está consignada en la Resolución de Inscripción; por
lo que el Departamento NO asume la responsabilidad de notificar previamente. Asimismo,
el incumplimiento del pago por este concepto, es acumulativo conforme transcurran los
períodos de morosidad. Posterior al vencimiento de la fecha de pago, el interesado cuenta
con 5 días hábiles para cancelar el monto correspondiente, pasado este período; se
procederá a denegar la emisión del Certificado Fitosanitario de Exportación.
El pago oportuno por este concepto no varía automáticamente la fecha de vencimiento de la
información en la Base de Datos (ver punto 10); ya que son trámites independientes.
Recepción de Documentos
4.
Al momento de la entrega de la documentación, la Gerencia emitirá una Boleta de
Recepción de Documentos, en donde se consignará :
4.1 Aceptación de la documentación para su respectivo trámite, para lo cual se establece
un lapso de diez días hábiles contados a partir de la fecha en que se recibe la
documentación para emitir la Resolución de Inscripción, o en su defecto de rechazo.
Cuando el trámite es aceptado deberá efectuarse el pago correspondiente.
4.2 En caso de solicitudes incompletas, el registrante contará con diez días hábiles para
subsanar lo pendiente, de lo contrario se desestimará dicha solicitud y el interesado
deberá iniciar el proceso nuevamente. No se aceptará el pago por concepto de
anualidad en este caso.
4.3 La Gerencia se reserva el derecho de efectuar una Inspección Ocular previa a la
aprobación de la inscripción en la Base de Datos; cuando lo considere pertinente; en
un lapso no mayor de diez días hábiles, a partir de la presentación de la solicitud.
Cuando se presenta esta situación, no se acepta el pago del concepto de anualidad.
4.4 Si durante la Inspección Ocular se determina que se debe cumplir con ciertos
requisitos establecidos, se le otorgará al solicitante un plazo prudencial para realizar
las correcciones que fuesen necesarias; mismo que podrá ser ampliado mediante
solicitud escrita por parte del interesado y estar avalada por el Oficial Fitosanitario.
Este proceso ocasionará la suspensión automática del trámite de inscripción en la
Base de Datos. Para reactivar dicho trámite se deberá notificar del cumplimiento de
las recomendaciones establecidas en el Acta de Inspección Ocular, para lo cual el
10
Tel: 25-49-34-70
Oficial Fitosanitario contará con diez días hábiles para su verificación. Una vez confirmado
el cumplimiento, procederá el pago por concepto de anualidad.
Trámite Administrativo
5. Cuando la condición del registrante sea “productor-exportador-empacador”,
“productor-empacador”, “empacador-exportador” o “empacador”, la Gerencia,
además de la Resolución de Inscripción correspondiente; otorgará y entregará en un lapso
no mayor a 30 días naturales:
5.1 Un Certificado Fitosanitario de Operación, el cual deberá ser colocado en un
lugar visible dentro de las instalaciones de empaque. La validez de este documento
es de cinco años consecutivos a partir de la fecha de inscripción.
5.2 Un Libro de Inspección, que se utilizará para llevar un registro de todas las
actividades relacionadas con la finca, instalaciones de producción o empacadora, en
el momento de la visita.
El Libro de Inspección deberá permanecer en un lugar seguro y de fácil acceso para
cuando los Oficiales Fitosanitarios lo requieran. El registrante es únicamente
depositario y no propietario de éste, por lo que no debe ser extraviado, trasegado,
alterado o sufrir cualquier tipo de manipulación sin autorización del Servicio. En caso
calificado de extravío del mismo, el representante legal cuenta con cinco días hábiles
a partir del momento del incidente, para hacerlo del conocimiento por escrito; a la
Gerencia, y de esta forma solicitar su reposición; además deberá cubrir el costo
correspondiente establecido en el Decreto de Tarifas vigente.
5.3
Cuando la condición del registrante es “exportador-comercializador”, la
Gerencia, emitirá únicamente la Resolución de Inscripción correspondiente.
11
Tel: 25-49-34-70
Actualización de Información
6. Cualquier cambio en la información original de la inscripción de la empresa registrada (ej:
razón social, suplidores, lista de productos autorizados, dirección, teléfono, fax, etc.), debe
comunicarse inmediatamente a la Gerencia, mediante nota firmada por el representante
legal de la empresa o por el portador del documento de identidad en caso de ser persona
física; con base en lo cual; dicha Gerencia emitirá una Anotación Marginal. La omisión de
datos que modifique la información original, podrá ser causal de exclusión de la Base de
Datos mediante Resolución de Cancelación o bien del Cierre Temporal de la Empacadora;
según corresponda.
Anotaciones Marginales en la Base de Datos
7. La Anotación Marginal se realiza cuando:
7.1 Medie solicitud escrita y suscrita por el representante legal (persona jurídica) o por
el portador del documento de identidad (persona física) del registrante por un
cambio de la información original. Dicha solicitud se puede hacer llegar en original
o vía fax a la Gerencia.
7.1.1 La Gerencia emitirá y comunicará la Resolución de Anotación Marginal en un
plazo no mayor a cinco días hábiles después de recibida y aceptada la
solicitud.
Cierre Temporal de Empacadoras
8. El cierre temporal de empacadora procede por:
Ausencia del Certificado Fitosanitario de Operación.
Determinación de incumplimiento de las recomendaciones estipuladas en el Libro de
Inspección; cuyo plazo ha caducado y se haya procedido a la elaboración del Acta de
Inspección Ocular respectiva.
Información desactualizada o carente de veracidad comprobada, para lo cual se le dará al
registrante un plazo máximo de 30 días naturales, a partir de la comprobación de los hechos.
12
Tel: 25-49-34-70
Suspensión del Certificado Fitosanitario de Operación
9. Una empacadora podrá suspender o reanudar el pago de su anualidad y por ende su
condición de registrante por:
9.1 Solicitud escrita del representante legal o portador del documento de identidad o en
el momento de la visita de inspección, en virtud de la suspensión indefinida de las
labores de empaque o exportación; por razones fundamentadas y comprobables
por un período no menor a 2 años . En este caso el Oficial Fitosanitario procederá
a consignar dicha situación en el Libro de Inspección y posteriormente lo retirará de
las instalaciones de empaque, así como el Certificado Fitosanitario de Operación.
Además corroborará que el interesado se encuentre al día en cuanto a sus
obligaciones con el pago de anualidad, la Gerencia emitirá una Resolución de Cierre
Temporal.
9.2 Para reactivar el Certificado Fitosanitario de Operación el interesado deberá
solicitarlo por escrito a la Gerencia; la cual emitirá y comunicará la Resolución de
Reanudación de Labores en un plazo no mayor a diez días hábiles después de
recibida y aprobada la solicitud; se procederá a entregar el Libro de Inspección y el
respectivo Certificado.
Renovación del Certificado Fitosanitario de Operación o de
la Información en la Base de Datos
10. La renovación de la documentación se debe realizar cada cinco años a partir de su
inscripción, fecha que está consignada en la Resolución de Inscripción, por lo cual la
Gerencia NO asume la responsabilidad de notificar su vencimiento previamente:
10.1 Se debe llenar la Fórmula de Solicitud de Inscripción y Renovación y adjuntar la
documentación indicada, tal y como se establece en los puntos 1 y 2 de esta Guía.
En cuanto a trámites y plazos se deben seguir los puntos 4 y 5 (excepto punto
5.2) de esta Guía.
El vencimiento de la información en la Base de Datos, aún cuando la anualidad esté
vigente, ocasiona la denegación del Certificado Fitosanitario, al momento de efectuar
la
exportación.
13
Tel: 25-49-34-70
Anulación del Certificado Fitosanitario de Operación y de la
Información de la Base de Datos
11. La anulación del Certificado Fitosanitario de Operación procede cuando:
11.1 Se incumple con el pago de la anualidad por dos períodos consecutivos.
11.2 La documentación de la Base de Datos se vence y no existe intención manifiesta
del interesado en subsanar su condición después de 90 días post-vencimiento.
11.3 Medie solicitud escrita del representante legal o portador del documento de
identidad.
Se otorgará un plazo de 90 días naturales posteriores a la caducidad de la Base de Datos
para que el administrado pueda realizar el trámite de actualización. Durante este período
sólo podrá exportar como ocasional. Transcurrido dicho plazo sin que se haya efectuado
ningún trámite, se procederá a la anulación y exclusión definitiva sin previo aviso.
Procedimiento para la anulación
12. Cuando se cancela la inscripción de la Base de Datos de una persona física o jurídica, se
debe proceder:
12.1 El registrante o el Oficial Fitosanitario debe entregar o retirar respectivamente el
Certificado Fitosanitario de Operación y el Libro de Inspección. La Gerencia emitirá
y comunicará la Resolución de Cancelación; con lo cual se excluirá de la Base de
Datos y quedará sin efecto el número de inscripción asignado.
12.2 Cuando se anule una inscripción con base en los incisos 11.1 y 11.2 y
posteriormente el mismo registrante se pretenda inscribir por medio de otra
persona física o jurídica con ubicación en las mismas instalaciones cuyo Certificado
Fitosanitario de Operación fue cancelado, la Gerencia se reserva el derecho de no
extenderle uno nuevo, por un período igual al del incumplimiento por el cual fue
cancelado anteriormente. Se exceptúan los casos en que la Gerencia compruebe
que un registrante nuevo no es responsable directo del causal de anulación.
14
Tel: 25-49-34-70
15

F.E. 01 Guía Procedimientos para Inscripción en la Base de Datos

Transcripción

Documentos relacionados

Maracay, (indique la fecha) Ciudadano: Ing. Tibisay Yanette León