Guia Rapida - Software Estudio Contable

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Definir Modelos de Asientos (O P C I O N A L )
Acceda al menú principal del Sistema
en \Definiciones\Modelos de Asientos
y defina los modelos de asientos que
desea automatizar a la hora de
realizar la carga manual de asientos.
Para agregar un nuevo modelo,
deberá presionar el botón [Agregar] y
aparecerá una pantalla de carga.
Deberá determinar el nombre del
modelo, un comentario aclaratorio y
definir las cuentas que contendrá el
modelo.
Las cuentas que aparecen en la lista de
cuentas son todas aquellas que fueron
declaradas como imputables.
No se
pueden insertar cuentas no imputables en
los modelos de asientos.
Las cuentas definidas en los modelos
serán puestas automáticamente en los
asientos contables que sean cargados en
forma manual.
Cuentas
Asentable
2. Agregar y Modificar Asientos Contables
Acceda al menú principal
del
Sistema
en
\Operaciones\Asientos
Contables para visualizar
los asientos registrados
en el ejercicio. El botón
[Agregar] le permitirá
acceder a la ventana de
carga de un nuevo
asiento. Deberá ingresar
la fecha del asiento, elegir
un modelo de asiento
(opcional),
escribir
el
comentario de cabecera.
Listar el
Libro Diario
Para el detalle del asiento
se debe introducir el
código de la cuenta
asentable (tecla F2 para
consultar
cuentas
asentables), el importe
debito o crédito, el Nro.
de Doc. de referencia
(opcional), la cotización
de moneda extranjera
(opcional), el centro de
costo
(opcional)
y
comentarios adicionales
F2 para
consultar
(opcional). Para concluir
cuentas
la carga del asiento debe
presionar
el
botón
[Aceptar].
Al agregar
nuevos asientos debe
tener en consideración lo
siguiente:
a) El Sistema le asignará e informará el número de asiento en forma automática.
b) La fecha del asiento no puede ser igual o anterior a la fecha de cierre del ejercicio
(Vea fecha de cierre en el menú principal Sistema Establecer Fecha de Cierre).
c) Las cuentas registradas en los asientos deben ser siempre cuentas “imputables”.
d) Se puede consultar las cuentas con la tecla F2
e) El Asiento debe estar balanceado para ser aceptado y guardado.
f) El Doc. Ref. (Documento de Referencia) es un dato opcional
g) La C.M.E. (Cotización Moneda Extranjera) es necesario para traducir la operación
a moneda extranjera. Se toma automáticamente de la cotización del escritorio y
puede ser modificada por el usuario.
h) El Centro de Costo: El sistema asigna automáticamente todas las operaciones a un
centro de costo ficticio denominado <<Ninguno>> y puede ser cambiado por el
usuario si es necesario.
i) Luego de agregar un nuevo asiento, no se requiere de ningún proceso para
visualizar los resultados en listados y balances
j) El asiento que usted introduce podrá ser modificado en su integridad en el futuro,
mientras el ejercicio no está cerrado.
-
3. Definir Tipos de Documentos de IVA
Consiste en la definición de los tipos de comprobantes que serán utilizados para las
operaciones de IVA Compra y Venta. Se ingresa en el menú principal
Definiciones Tipos de Documentos IVA. El Sistema, en su versión actual, tiene la
capacidad de administrar, registrar y generar asientos contables automáticos para los
siguientes casos:
a) Compra al Contado
b) Compra a Crédito
c) Venta al Contado
d) Venta a Crédito
En los casos de Compra al Contado y
Compra a Crédito (Códigos 1 y 2)
solamente es necesario definir la
descripción, el módulo (compras) y el
signo (positivo). La Cuenta Contable no
es relevante para los documentos de
Compras.
Solo se define para los
En los casos de Venta al Contado y Ventas a Crédito
Documentos de Ventas
(Códigos 3 y 4) es necesario definir la descripción, el
módulo (ventas) y el signo (positivo), como así también la
cuenta contable que será acreditada por la venta (Cuenta de Resultados de Ingresos ).
Se puede utilizar la misma cuenta para la venta al contado y la venta a crédito, como
también se podrían utilizar distintas cuentas para cada tipo de venta.
4. Definir Clientes y Proveedores
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Consiste en la definición
de las personas físicas
o jurídicas de
las
cuales se registrarán los
movimientos
de
compra-venta
para
deducir el I.V.A.
Los
Clientes al igual que los
Proveedores
son
identificados por medio
del
RUC
(Registro
Único
del
Contribuyente) y para
su carga y definición,
deberán
tener
en
consideración
los
siguientes puntos:
a) El RUC es la clave por medio del cuál se identifica a la Empresa/Persona. En caso
que no posea RUC podrá introducir un valor numérico o alfanumérico. Ejemplo R1,
R0001, etc.
.
b) El Nombre/Razón Social es un dato obligatorio.
c) La Dirección, Localidad y Teléfono son datos opcionales.
d) Los datos Retener IVA y Retener RENTA son utilizados cuando se tratan de
empresas públicas que retienen parte del IVA y RENTA.
e) La Cuenta Proveedor es aquella que será utilizada para representar a la empresa
como un proveedor (Cuenta Pasiva/Cuentas a Pagar). Puede ser una cuenta
genérica como “Proveedores” o puede ser una cuenta personalizada.
f) La Cuenta Cliente es aquella que será utilizada para representar a la empresa
como un Cliente (Cuenta Activa/Cuentas a Cobrar). Puede ser una cuenta
genérica como “Clientes” o puede ser una cuenta personalizada.
g) El Rubro de Compras es la cuenta Activa o de Gasto que se debita cuando se
realiza una compra contado o crédito. Por ejemplo: por la compra de servicios de
telefonía celular se debita una cuenta de Gasto denominada “Agua, Luz y
Teléfono”.
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5. I.V.A. Compras y Ventas
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Consiste en el registro
de las boletas de
Compras y Ventas con
el fin de obtener los
libros IVA Compras e
IVA Ventas. Se ingresa
en el menú principal y
se accede a
\Operaciones \I.V.A.
Compras y Ventas o
presione el botón
[I.V.A.].
Los movimientos de IVA
(Compras y Ventas) son
registrados por medio
de la aplicación ubicada
en el botón [Agregar]
de la consulta de
movimientos.
Los
registros
introducidos
son
diferenciados por el
Tipo de Movimiento, el
cual indica si se trata
de un movimiento de
Compra
o
Venta.
(Véase
Tipo
de
Movimiento de IVA).
Los
datos a
ser
definidos en la carga
de los Movimientos del
Libro IVA son:
a) RUC/NOMBRE/RAZON SOCIAL: se introduce el número de RUC de la empresa.
En caso de tratarse de una empresa nueva, se puede presionar el botón [RUC] e
introducir los datos de la nueva empresa sin dejar la pantalla de Altas de
Movimientos. También se puede elegir una empresa de la lista de empresas o
presionar la tecla F2 y consultar la lista de empresas.
b) Tipo de movimiento: Deberá elegir de la lista el tipo de movimiento que se registra.
Los tipos de movimientos son registrados con el programa Tipos de Movimientos
IVA. Por lo general los tipos de movimientos suelen ser las Compras Contado y
Crédito y las Ventas Contado y Crédito.
c) Documento: se introduce el número del comprobante (Factura) de Compra / Venta.
d) Fecha: se introduce la fecha del documento.
e) Total Factura: Se introduce el importe total consignado en el documento. Puede
ser el importe bruto gravado más el impuesto o el importe que incluye el impuesto
(IVA incluido).
f) Exentas: Se introduce el importe exento consignado en el documento.
g) Comentario: Puede introducir breves comentarios referentes al documento
registrado.
Una vez completado todos los datos requeridos, presione el botón [Aceptar] y la
operación se guardará en la base de datos. Si la empresa está configurada para
generar asientos automáticos de IVA, será generado correspondiente en el módulo de
asientos contables (Ver punto 5).
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6. Informes Generales
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LIBRO MAYOR
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BALANCE DE SUMAS Y SALDOS
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BALANCE DE RESULTADOS
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BALANCE DE IMPOSITIVO DE 8 COLUMNAS
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LIBRO IVA COMPRAS
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LIBRO IVA VENTAS
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CUADRO DE DEPRECIACION Y REVALUO
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Migrar un Plan de Cuentas
El Sistema permite la creación de una nueva
empresa y la importación del Plan de
Cuenta de una empresa existente en otra
nueva.
Esta utilidad tiene como objetivo
simplificar el trabajo de carga del Plan de
Cuentas.
Esto
puede
obviarse
transportando íntegramente el contenido de
un Plan de Cuentas de una empresa a otra
en forma automática. Para realizar esta migración de cuentas se requiere de las
siguientes condiciones previas:
•
•
•
Debe existir la empresa y el plan de cuenta “origen”. (Desde donde obtener los
datos)
Debe existir la empresa “destino”. (Donde depositar los datos)
Deben ser iguales los formatos de cuentas y las cuentas de resultado
establecidas para las empresas origen y destino de la transferencia.
Se aclara que para la realización de este proceso no resulta importante la empresa que
se encuentra seleccionada en el momento de la migración de datos. La empresa
ORIGEN y DESTINO deberán ser especificados en forma precisa en el momento de
ejecutar el programa de transferencia.
Ubicación en el Menú:
Contabilidad > Procesos Especiales > Copiar Plan de Cuentas.
7. Copias de Seguridad de la Base de Datos
Las copias de seguridad permiten realizar
una copia completa de la base de datos en
un directorio alternativo, determinado por el
usuario. El sistema da la posibilidad –al
realizar el proceso- de crear un subdirectorio que lleva como nombre el año, el
mes y el día de la copia en el formato
aaaa/mm/dd. El sub-directorio es creado en
la siguiente ubicación: C:\Sistemas\Sico\Backup. El usuario también podrá especificar
cualquier otro directorio o unidad de disco válidos para el Sistema Operativo, para la
realización de la Copia de Seguridad.
Con el tiempo se deberá tener cuidado con la cantidad de sub-directorios que sean
creados en el directorio Backup. El tamaño de los mismos podría exceder la capacidad
de almacenamiento del disco duro del computador.
Ubicación en el Menú:
Utilidades > Copia de Seguridad
8. Aspectos técnicos
a) Se requiere un computador con las siguientes características:
Procesador Pentium de 800 MHZ como mínimo.
-
Memoria RAM 256 MB
Espacio en Disco Duro de 100 MB
Monitor con resolución de 800 x 600.
Sistema Operativo Windows® 95/98/ME/NT/2000/XP
b) El uso de la base de datos relacional que acompaña al software está sujeto a la
aceptación de un Contrato de Licencia entre la empresa MCI y el usuario final.
9. Otras Utilidades del Sistema
a) Reenumerar asientos del libro Diario. Menú: \Sistema\Reenumerar Asientos
b) Asiento de Cierre y Reapertura: Menú: \Sistema\Asientos Especiales
c) Establecer Fecha de Cierre de ejercicio. Menú: \Sistema\Establecer Fecha de
Cierre
d) Importar datos de Contasys 2.0: Menú: \Sistema\Importar Datos.
e) Crear Plan de Cuentas Estándar: Menú: \Sistema\Definiciones\Modelos de Plan de
Cuentas Estándares..
Salir del Sistema
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