Actuación de seguimiento practicada a la OEA, periodo desde el 21

Transcripción

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
CONTRALORÍA DEL ESTADO BARINAS
RESUMEN EJECUTIVO
ACTUACIÓN DE SEGUIMIENTO PRACTICADA A LA
OFICINA ESTADAL ANTIDROGAS (OEA)
PERIODO AUDITADO DESDE EL 21-07-2014 HASTA EL 30-11-2014
Dirección de Control.
Administración Descentralizada.
Área.
Administración Pública Descentralizada.
Identificación.
Oficina Estadal Antidrogas (OEA)
Tipo y denominación de la Intervención.
Actuación de Seguimiento.
Código de la actuación.
S-04-08-2014.
Alcance.
La presente actuación, estuvo orientada a la evaluación exhaustiva de las acciones
correctivas y/o preventivas emprendidas por la Oficina Estadal Antidrogas (OEA),
en relación a las recomendaciones contenidas en el Informe Definitivo
N° AG-04-08-2013, correspondiente al ejercicio económico financiero 2012,
comunicado según oficio Nº DC-DCAD-2014-00676 de fecha 11-04-2014, las
cuales se detallan a continuación:
1.- Las autoridades de la Oficina Estadal Antidrogas (OEA), deben establecer las
acciones pertinentes para que todas las operaciones administrativas que se
Contraloría del estado Barinas
RESUMEN EJECUTIVO S-04-07-2014
realicen, se registren de manera oportuna en los libros, diario, mayor e inventario,
según sea el caso.
2.- Las autoridades de la Oficina Estadal Antidrogas (OEA), deben establecer
mecanismos de control para realizar seguimiento al cumplimiento de los objetivos y
metas previstas en el Plan Operativo Anual y en caso de existir desviaciones
realizar los ajustes pertinentes para reprogramar dicho POA, los cuales deben estar
debidamente justificados.
3.- Se deben implantar mecanismos de control que aseguren que las operaciones
que se realicen se registren en el presupuesto cumpliendo con los tres momentos
del gasto (compromiso, causado y pagado), con el fin de llevar el control
presupuestario de las operaciones de manera oportuna y transparente.
4.- Las autoridades de la Oficina Estadal Antidrogas (OEA), deben exigir a los
funcionarios cuentadantes que presenten la fianza caución, la cual debe ser
adquirida a través de una institución bancaria o compañía de seguros domiciliada
en el país, de reconocida solvencia, con el fin de resguardar los recursos del ente.
5.- Se insta a las máximas autoridades del ente, realizar las acciones pertinentes,
conjuntamente con la Gobernación del estado Barinas y la Oficina Nacional
Antidrogas (ONA), para renovar el contrato de cooperación existente, el cual se
encuentra vencido, con el fin de garantizar la legalidad y transparencia de los
procesos y operaciones suscritas en el mismo.
6.- Las autoridades de la Oficina Estadal Antidrogas (OEA), deben llevar registros y
estadísticas de los gastos operativos y horas hombres invertidas en el cumplimiento
de cada una de las metas programadas en el Plan Operativo Anual, que les permita
elaborar y aplicar indicadores de gestión para la toma de decisiones oportunas.
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Objetivos de la Intervención.
Objetivo General
Evaluar el cumplimiento de las recomendaciones realizadas en el informe Definitivo
Nº AG-04-08-2013; así como, el Plan de Acciones Correctivas presentado por la
Oficina Estadal Antidrogas (OEA), ante este Órgano de Control Fiscal, durante el
periodo comprendido desde 21-07-2014 hasta el 30-11-2014.
Características Generales del objeto evaluado.
La Oficina Nacional Antidrogas (ONA), es un órgano adscrito al Ministerio del Poder
Popular para las Relaciones de Interiores y Justicia, creada por decreto
presidencial N° 4.220, publicado en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de
Venezuela N° 38.363 del 23 de enero de 2006, cuyo objetivo general radica en
contribuir en el diseño, planificación, estructuración y formulación de las políticas
públicas y estratégicas del gobiernos nacional, en las áreas operativas, de control,
fiscalización, inteligencia, represión, prevención, tratamiento, rehabilitación,
readaptación social y relaciones internacionales en materia de tráfico, consumo y
demás actividades relacionadas con las sustancias estupefacientes y psicotrópicas,
la ONA de acuerdo a lo establecido en el artículo 206 de la Ley Orgánica Contra el
Tráfico Ilícito y el Consumo de Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicos
(LOCTICSEP), es el órgano desconcentrado de la materia en coordinación con las
gobernaciones de los estados, y podrán establecer dependencias, regionales,
estadales, municipales y parroquiales, según lo establecido en el decreto de
creación”, debido a éste fundamento legal se acordó fusionar con las
gobernaciones de cada estado esfuerzos para que los planes, programas y
proyectos en materia de prevención que diseña la Oficina Nacional Antidrogas,
llegue a los espacios comunitarios requiriendo para ello, la creación de las Oficinas
estadales, municipales y parroquiales antidrogas; ahora bien, entre la Oficina
Nacional Antidrogas y la Gobernación del estado Barinas fue suscrito un Convenio
de Cooperación, donde la Gobernación acordó crear la Oficina Estadal Antidrogas
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(OEA), la cual dependerá administrativamente del poder ejecutivo regional, aunado
a lo antes expuesto, cabe destacar que el Convenio de Cooperación tuvo vigencia
hasta el 31 de diciembre de 2008 y hasta la fecha el mismo no ha sido renovado,
recibiendo aun la OEA recursos por parte de la Gobernación del estado Barinas.
Resultados de la actuación
Observaciones relevantes
En relación a las Acciones Correctivas y/o Preventivas implementadas por la
Oficina Estadal Antidrogas (OEA), se observó lo siguiente:
• En relación a la recomendación de realizar de manera oportuna los registros en
de las operaciones en los libros diarios, mayor e inventario, la OEA en su Plan de
Acción Correctiva indico subsanar esta debilidad para el tercer trimestre del año
2014, y esta no se cumplió manifestando en oficio Nº OEA-AD-2014-12/0051 de
fecha 19-12-2014, que sera subsanada para el año 2015. La cual será objeto de
seguimiento.
• En cuanto a la recomendación Nº 2, la oficina corrigió de manera parcial la
acción, debido a que implementó como mecanismo de control un cuadro de
cumplimento de las metas trimestralmente; sin embargo se observó porcentajes por
encima de los programados, lo que demuestra que existe desviación de las metas y
no se observó un ajuste al POA debidamente justificado. La cual será objeto de
seguimiento.
•
Con respecto a la recomendación que los registros presupuestario se registren
cumpliendo con los tres momentos del gasto. Al respecto se examinaron las
tarjetas de control presupuestario (en formatos digital) y se observó que la acción
se corrigió de manera parcial cumpliéndose el compromiso y el causado de los
gastos. La cual será objeto de seguimiento.
• En relación a la recomendación Nº 4, de presentar la fianza caución a los
funcionarios cuentadantes, la Oficina no acató la recomendación contenida en el
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informe definitivo Nª AG-04-08-2013 de fecha abril 2014 ni cumplió con lo
establecido en el Plan de acciones correctivas, manifestando en oficio
Nº OEA-AD-2014-12/0051 de fecha 19-12-2014 corregir la acción a partir de la
primera quincena de enero 2015.
• En cuanto a la recomendación Nº 5, la oficina realizó los trámites pertinentes
para la renovación del convenio Gobernación del estado Barinas y OEA según
oficios OEA-DD-O-06/0118 y S/N de fechas 05-06-2014 y 06-06-2014
respectivamente, el cual se encuentra pendiente por la firma por parte de la
Gobernación del estado Barinas.
• No se observó registro de horas hombres invertidas en el cumplimiento de cada
una de las metas, ni los indicadores de gestión, es por ello que la acción no fue
corregida. La cual será objeto de seguimiento.
DC/JG/BV/JV
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