SIG-P-08 INDICADORES DE GESTIÓN 1. OBJETIVO Describir la

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SIG-P-08 INDICADORES DE GESTIÓN
1.
Versión: 05
2014/11/26
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OBJETIVO
Describir la metodología utilizada para el diseño, formulación, medición, seguimiento de los indicadores del
desempeño de los procesos del Archivo General de la Nación que hacen parte del Sistema Integrado de Gestión de la
Entidad.
2.
ALCANCE
Este procedimiento aplica a todos los procesos del Sistema Integrado de Gestión del Archivo General de la Nación.
3. REQUISITOS LEGALES (NORMOGRAMA) Y/O INSTITUCIONALES
Los siguientes son los requisitos legales, normativos e institucionales que regulan la ejecución de las actividades
asociadas a este procedimiento:
1. Ley 87 de 1993, artículos 8 y 9 del 29 de noviembre de 1993. “Por la cual se establecen normas para el ejercicio
del Control Interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones”.
2. Ley 872 de 2003. “Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y
en otras entidades prestadoras de servicios”.
3. Ley 190 de 1995, articulo 48. “Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la
administración pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa”.
4. Decreto 4110 de 2004. “Por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica de Calidad en
la Gestión Pública”.
5. Decreto 1599 de 2005 de Mayo de 2005. “Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control de Interno MECI
1000:2005”.
6. Decreto 4485 de 2009. “Por medio de la cual se adopta la actualización de la Norma Técnica de Calidad en la
Gestión Pública”.
7. Resolución orgánica 5289 de 2001, articulo 28. “Por la cual se reglamenta la Rendición de Cuenta, su Revisión y se
unifica la Información que se presenta a la Contraloría General de la República”.
8. Norma de Calidad para la Gestión Pública. (NTC GP 1000:2009), numeral 8.2
9. Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano, (MECI 1000:2014), numeral 2.1.4
4. DEFINICIONES
Las siguientes definiciones son tomadas de la norma NTC GP1000:2009 y otras fuentes (Internet):
Efectividad: Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de
los recursos utilizados y disponibles.
Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados.
Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.
Datos: Sucesión de caracteres que describe algo sobre la realidad. Son la conversión de los hechos en cifras o
palabras.
Gestión: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una entidad.
Indicador: La relación entre las variables cuantitativas o cualitativas, que permite observar la situación y las
tendencias de cambio generadas en el objeto o fenómeno observado, respecto de objetivos y metas previstas e
influencias esperadas.
Índice: Coeficiente que expresa la relación entre la cantidad y la frecuencia de un fenómeno o un grupo de
fenómenos. También se define como un indicador que tiene por objeto medir las variaciones de un fenómeno
económico o de otro orden, referido a un valor que se toma como base en un momento dado.
Partes Interesadas: Hace referencia a los grupos de interés (stakeholders), que interactúan con la entidad ej.
Entidades de Control del estado, instituciones de Educación, ciudadanía en general, comunidad, etc.)
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5. CONDICIONES GENERALES
5.1 CARACTERISTICAS GENERALES DE INDICADORES DE GESTIÓN.
Los indicadores se pueden definir como una unidad de medida gerencial que permite evaluar el desempeño de una
organización o proceso, frente a sus metas, objetivos y responsabilidades.
Los indicadores gestión del AGN se dividen en tres tipos:
Indicadores de eficacia o cumplimiento: miden el nivel de cumplimiento de los objetivos propuestos, es decir,
relacionando los objetivos propuestos con los objetivos alcanzados. El qué se debe hacer.
Indicadores de eficiencia o actuación: miden la manera cómo se van realizando o aprovechando los recursos
(financieros, humanos, tecnológicos, logísticos, económicos, etc.), asignados a una meta. El cómo se hicieron o se
están haciendo las cosas.
Indicadores de efectividad o impacto: miden el nivel de satisfacción frente al cumplimiento de los objetivos que se
han propuesto o metas.
Los indicadores deben tener las siguientes características:
1. Participación: Deben ser diseñados por los responsables de los procesos y socializados entre quienes intervienen
en los mismos.
2. Claridad: Deben ser de fácil comprensión, tanto para los que lo elaboran, le hacen seguimiento o lo quieren
consultar.
3. Representación: Deben expresar efectivamente lo que se quiere medir y deben estar relacionados con los
objetivos del proceso.
4. Valor Agregado: Deben permitirle a la Dirección o su Representante evidenciar la mejora de los procesos.
Los indicadores deben estar alineados con la estrategia de la entidad, (Misión Visión, Política de Calidad y Objetivos
Estratégicos), estarán desagregados a todos los niveles de la entidad; y tendrán la siguiente estructura en un solo
documento:
Misión
Visión
Atributo de la Política
Objetivo Estratégico
Proceso
Objetivo del Proceso
Sigla del Proceso
Nombre del Indicador
No. Orden del Indicador por proceso
Clase (Eficiencia, Eficacia Efectividad)
Fórmula de Cálculo (métrica)
Unidad de Medida (resultado de la fórmula)
Glosario (definición de términos necesarios)
Meta del Indicador (Anual)
Rango de aceptación del indicador (S, A, C)
Luz (semáforo indicativo)
Origen de los datos (Fuente de la información)
Responsable del reporte
Periodicidad de la medición
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6. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
No.
1.
2.
3.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Definir la matriz de indicadores de Gestión y sus
componentes.
REGISTRO
Matriz de despliegue
SIG-F-07
Programar reuniones con los líderes de procesos para
identificar dificultades en la gestión interna.
Registro asistencia
interna GDO-F-04
Definir los indicadores y su estructura de medición.
4.
Remitir para su aprobación a la Dirección o Representante
por la Dirección, con copia a control interno.
5.
Divulgar matriz de despliegue definitiva
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
Realizar el reporte de seguimiento y medición de los
indicadores de gestión periódicamente.
Solicitar a los líderes de proceso la entrega de la ficha de
indicador máximo 8 días calendario después de cumplido
el periodo evaluado.
Redactar las acciones correspondientes, en relación al
análisis de causas de la ficha de seguimiento a indicadores.
Punto de control 1.
Presentar Matriz de despliegue del cumplimiento por
periodo evaluado a la Oficina de Control Interno.
Realizar el respectivo seguimiento a las acciones
redactadas hasta su cierre efectivo.
Reportar el cierre efectivo de las acciones a la Oficina
Asesora de Planeación.
Elaborar informe del comportamiento de los indicadores
de Gestión para las decisiones de la Dirección.
Punto de control 2.
Presentar informe semestral sobre el estado de los
indicadores y de acciones inherentes ante el Comité de
Desarrollo Administrativo y/o a la Dirección para la toma
de decisiones.
Nota: En relación al logro de las metas propuestas, el Líder
del proceso, la Dirección o su representante podrán tomar
decisiones de replanteamiento de los indicadores.
Matriz de despliegue
(SIG-F-07)
Matriz de despliegue
SIG-F-07
Matriz de despliegue
SIG-F-07
Hoja de vida indicador
SIG-F-06.
RESPONSABLE
Profesional Oficina
Asesora de Planeación.
Profesional Oficina
Asesora de Planeación.
Líderes de proceso.
Profesional Oficina
Asesora de Planeación.
Líderes de proceso
Profesional Oficina
Asesora de Planeación.
Jefe Oficina Control
Interno.
Profesional Oficina
Asesora de Planeación.
Líderes de Procesos.
Hoja de vida indicador
SIG-F-06.
Profesional Oficina
Asesora de Planeación.
Acciones correctivas,
preventivas y de mejora
SIG-F-04
Líder de Proceso.
Matriz de despliegue
(SIG-F-07)
Profesional Oficina
Asesora de Planeación.
Informe GDO-F-03
Profesional Oficina de
Control Interno.
Acciones correctivas,
preventivas y de mejora
SIG-F-04
Jefe de Proceso.
Informe GDO-F-03
Profesional Oficina
Asesora de Planeación.
Informe GDO-F-03
Representante de la
Dirección
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IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS
Los cambios en este documento se identifican en la siguiente tabla:
VIGENCIA
14-11-08
09-04-10
VERSIÓN
1
2
2010-05-25
3
2011-11-22
4
2014-11-26
5
IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS
Emisión
Actualización del procedimiento
Se cambia el formato de fecha y se incluye frase de
control de documentos del SIG
Se ajustaron los numerales de los pasos de la
descripción de actividades y se incluyo el registro de la
actividad en el paso 7.
Se realiza actualización del procedimiento para mejorar
su implementación.
Se realizan los siguientes cambios:
- Se Modifica el objetivo del proceso.
- Se modifica el alcance.
- El numeral cuatro cambia el titulo de Glosario a
Definiciones y se actualiza el contenido
- Se incluye contenido en el numeral 5 Condiciones
Generales.
- Se actualizan actividades del numeral 6 y se incluyen
Puntos de control.
RESPONSABLE
Jefe OPA
Jefe OPA
Jefe OPA
Jefe OPA
Líder proceso
SIG
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