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ASAMBLEA DE BOYACÁ NIT: 800054743-8 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCESO PRESIDENCIA FORMATO GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PÁGINA 2016 VERSIÓN CÓDIGO ASAMBLEA DEPARTAMENTAL BOYACÁ PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO (PAAC) TUNJA 2016 NOMBRE ELABORÓ JENSY PAOLA NANDAR BEJARANO 1 CARGO CONTRATISTA Tunja, Calle 19 Nº 9-35 Primer Piso Edificio Lotería de Boyacá. PBX: 7438648 - 7 439989 Ext 102 Web: http://asamblea-boyaca.gov.co E-mail: [email protected] y [email protected] 01 RG-TH-33 001 ASAMBLEA DE BOYACÁ NIT: 800054743-8 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCESO PRESIDENCIA FORMATO GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PÁGINA 2 2016 VERSIÓN CÓDIGO 01 RG-TH-33 002 RESOLUCIÓN No. 0132 DE 2016 (Marzo 30 de 2016) Por medio de la cual se adopta el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano de la Asamblea Departamental de Boyacá, para la vigencia 2016 EL PRESIDENTE DE LA ASAMBLEA DEPARTAMENTAL DE BOYACÁ en uso de sus facultades constitucionales y legales, y en especial las conferidas por el art 299 de la C.P, el decreto 1222 de 1996 y los artículos 73 y 76 de la Ley 1474 de 2011 y el Decreto 2641 de 2012. CONSIDERANDO: Que el artículo 73 de la Ley 1474 de 2011, determina que en cada entidad del orden departamental se deberá elaborar anualmente un Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. A la vez que le asigna el Programa Presidencial de Modernización, Eficiencia, Transparencia y Lucha contra la Corrupción, la función de señalar una metodología para diseñar y hacerle seguimiento al Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. Que de la misma forma el artículo 76 de la Ley 1474 de 2011, establece que en toda entidad pública, deberá existir por lo menos una dependencia encargada de recibir, tramitar y resolver las quejas y reclamos que los ciudadanos formulen y que se relacionen con el cumplimiento de la misión de la Entidad. Igualmente asignado al Programa Presidencial de Modernización, Eficiencia, Transparencia y Lucha contra la Corrupción, la función de señalar los estándares que deben cumplir las Entidades Públicas para dar cumplimiento a lo allí establecido. Que el Decreto 2641 de 2012, señalo como metodología para diseñar y hacer seguimiento a la estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano, la contenida en el documento “Estrategias para la construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano”. Y a su vez señaló los estándares que deben cumplir las entidades públicas para dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 76 de la Ley 1474 de 2011. Que para dar cumplimiento a lo establecido en los artículos 73 y 76 de la Ley 1474 de 2011 y el Decreto 2641 de 2012, la Asamblea de Boyacá elaboró el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano para la vigencia 2016, en concordancia con lo establecido en el Sistema de Gestión y Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno, los cuales contemplan acciones que buscan desarrollar una gestión integra y transparente al servicio del ciudadano y de la sociedad civil. NOMBRE ELABORÓ JENSY PAOLA NANDAR BEJARANO CARGO CONTRATISTA Tunja, Calle 19 Nº 9-35 Primer Piso Edificio Lotería de Boyacá. PBX: 7438648 - 7 439989 Ext 102 Web: http://asamblea-boyaca.gov.co E-mail: [email protected] y [email protected] ASAMBLEA DE BOYACÁ NIT: 800054743-8 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCESO PRESIDENCIA FORMATO GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PÁGINA 3 2016 VERSIÓN CÓDIGO 01 RG-TH-33 003 Que la Asamblea de Boyacá debe adoptar el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano para la vigencia 2016, el cual constituye una estrategia anticorrupción y de atención al ciudadano para la Asamblea de Boyacá, como un instrumento de tipo preventivo, correctivo y de control de la gestión. Que en mérito de lo expuesto, RESUELVE: ARTICULO PRIMERO: ADOPTESE EL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO DE LA ASAMBLEA DEPARTAMENTAL DE BOYACÁ PARA EL AÑO 2016, el cual hace parte integral de esta Resolución. ARTICULO SEGUNDO: ALCANCE. Las medidas, acciones y mecanismos contenidos en el Plan Anticorrupción y de Atención al ciudadano, deberán ser aplicadas por todas las dependencias de la Asamblea de Boyacá. ARTICULO TERCERO: La actualización del Plan Anticorrupción y de atención al Ciudadano de la Asamblea de Boyacá se hará cada año, debiéndose publicar en un medio de fácil acceso al ciudadano a más tardar el 31 de enero de cada año. ARTICULO CUARTO: La actualización del Plan Anticorrupción y de atención al Ciudadano, estará a cargo de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces. ARTICULO QUINTO: El seguimiento al cumplimiento de las orientaciones y obligaciones derivadas del presente acto administrativo, estará a cargo de la Oficina de Control Interno de la Asamblea, o quien haga sus veces. ARTICULO SEXTO: La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación. Dado en Tunja a los, quince (15) días del mes de Abril de dos mil dieciséis (2016). PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE JAIME RAUL SALAMANCA Presidente Asamblea de Boyacá NOMBRE ELABORÓ JENSY PAOLA NANDAR BEJARANO CARGO CONTRATISTA Tunja, Calle 19 Nº 9-35 Primer Piso Edificio Lotería de Boyacá. PBX: 7438648 - 7 439989 Ext 102 Web: http://asamblea-boyaca.gov.co E-mail: [email protected] y [email protected] ASAMBLEA DE BOYACÁ SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCESO PRESIDENCIA FORMATO GESTIÓN DE TALENTO HUMANO NIT: 800054743-8 PÁGINA 4 2016 VERSIÓN CÓDIGO 01 RG-TH-33 004 CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN 2. OBJETIVO 2.1 OBJETIVO GENERAL 3. OBJETIVOS ESPECIFICOS 4. ALCANCE 5. MARCO LEGAL 6. INFORMACIÓN INSTITUCIONAL 6.1 MISIÓN 6.2 VISIÓN 6.3 POLITICA DE CALIDAD 6.4 PRINCIPIOS 6.5 VALORES 6.6 OBJETIVOS INSTITUCIONALES 7. MAPA DE PROCESOS 7.1 MACRO PROCESOS MISIONALES 7.2 MACRO PROCESOS ESTRATÉGICOS 7.3 MACRO PROCESOS DE APOYO 7.4 MACRO PROCESOS DE EVALUACIÓN 8. COMPONENTES DEL PLAN 8.1 METODOLOGIA PARA LA IDENTIFICACIÒN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN Y ACCIONES PARA SU MANEJO. 8.2 MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN 8.3 MATRIZ DOFA DIAGNÓSTICO PARA LA FORMULACIÓN DEL PLAN 8.4 ESTRATEGIA ANTITRAMITES 8.5 RENDICIÓN DE CUENTAS NOMBRE ELABORÓ JENSY PAOLA NANDAR BEJARANO CARGO CONTRATISTA Tunja, Calle 19 Nº 9-35 Primer Piso Edificio Lotería de Boyacá. PBX: 7438648 - 7 439989 Ext 102 Web: http://asamblea-boyaca.gov.co E-mail: [email protected] y [email protected] ASAMBLEA DE BOYACÁ NIT: 800054743-8 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCESO PRESIDENCIA FORMATO GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PÁGINA 2016 VERSIÓN CÓDIGO 8.6 MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO 8.7 SEGUIMIENTO, CONTROL Y EVALUACIÓN 8.8 MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN NOMBRE ELABORÓ JENSY PAOLA NANDAR BEJARANO 5 CARGO CONTRATISTA Tunja, Calle 19 Nº 9-35 Primer Piso Edificio Lotería de Boyacá. PBX: 7438648 - 7 439989 Ext 102 Web: http://asamblea-boyaca.gov.co E-mail: [email protected] y [email protected] 01 RG-TH-33 005 ASAMBLEA DE BOYACÁ SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCESO PRESIDENCIA FORMATO GESTIÓN DE TALENTO HUMANO NIT: 800054743-8 PÁGINA 6 2016 VERSIÓN CÓDIGO 01 RG-TH-33 006 1. INTRODUCCIÓN La Asamblea Departamental de Boyacá, comprometida con el control político, la planeación y la proyección del Departamento, a través del estudio de Proyectos de Ordenanza, con fundamento en la Norma Técnica de Calidad NTCGP1000:2004 y las demás que le sean aplicables, para garantizar el cumplimiento del Plan de Desarrollo, la mejora continua de sus procesos y la satisfacción de las necesidades de los Boyacenses. En cumplimiento de los mandatos legales, la Corporación elabora el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano con el fin de prevenir los riesgos que se pueden presentar en el desarrollo de cada uno de los procesos institucionales; plan que estará sujeto a la verificación, evaluación, seguimiento y control necesarios determinando así el avance de la gestión institucional. De acuerdo a los parámetros diseñados por la Secretaria de Transparencia de la Presidencia de la Republica, el presente documentos contara con los siguientes componentes: - Metodología para la identificación de riesgos de corrupción y acciones para su manejo. - Estrategia antitrámites. - Rendición de cuentas. - Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano. NOMBRE ELABORÓ JENSY PAOLA NANDAR BEJARANO CARGO CONTRATISTA Tunja, Calle 19 Nº 9-35 Primer Piso Edificio Lotería de Boyacá. PBX: 7438648 - 7 439989 Ext 102 Web: http://asamblea-boyaca.gov.co E-mail: [email protected] y [email protected] ASAMBLEA DE BOYACÁ SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCESO PRESIDENCIA FORMATO GESTIÓN DE TALENTO HUMANO NIT: 800054743-8 PÁGINA 7 2016 VERSIÓN CÓDIGO 01 RG-TH-33 007 2. OBJETIVO 2.1 OBJETIVO GENERAL: Generar mejores prácticas de gestión en la Asamblea Departamental, previniendo y evitando la comisión de acciones de corrupción y fortaleciendo la credibilidad de la ciudadanía hacia la Administración Departamental, a través de la formulación de estrategias de gestión de los riesgos de corrupción, el fortalecimiento de los mecanismos de atención a los ciudadanos y el acceso a la información de los mismos. 3. OBJETIVOS ESPECIFICOS 1. Definir las acciones necesarias para optimizar la atención al ciudadano en la Asamblea. 2. Promover y facilitar al ciudadano, medios que permitan la participación ciudadana. 3. Publicidad de las acciones en materia de lucha contra la corrupción. 4. A través de los procesos con que cuenta la Entidad, identificar los riesgos potenciales de Corrupción. 5. Fortalecer el acceso a la información por parte del público a través de herramientas tales como el Internet, entre otros. 6. Optimizar los recursos económicos, humanos y tecnológicos para garantizar la oferta de servicios por medios electrónicos y aplicar las normas anti-tramites. 4. ALCANCE Las medidas, acciones y mecanismos contenidos en el Plan Anticorrupción y de Atención al ciudadano, deberán ser aplicadas por todas las dependencias de la Asamblea de Boyacá. 5. MARCO LEGAL Constitución Política de Colombia LEY 1437 DE 2011 Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Decreto N° 019 de 2012 Ley 1474 de 2011 “Estatuto Anticorrupción” Decreto 2641 de 2012 Por el cual se reglamentan los artículos 73 y 76 de la Ley 1474 de 2011. Resolución N° 551 de 2008 por la cual se adopta el manual de procesos y procedimientos en la Asamblea de Boyacá. Norma técnica de la calidad en la gestión pública NTCGP 1000:2004, que establece EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD PARA LA RAMA NOMBRE ELABORÓ JENSY PAOLA NANDAR BEJARANO CARGO CONTRATISTA Tunja, Calle 19 Nº 9-35 Primer Piso Edificio Lotería de Boyacá. PBX: 7438648 - 7 439989 Ext 102 Web: http://asamblea-boyaca.gov.co E-mail: [email protected] y [email protected] ASAMBLEA DE BOYACÁ NIT: 800054743-8 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCESO PRESIDENCIA FORMATO GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PÁGINA 8 2016 VERSIÓN CÓDIGO 01 RG-TH-33 008 EJECUTIVA DEL PODER PÚBLICO Y OTRAS ENTIDADES PRESTADORAS DE SERVICIO. Ley 782 de diciembre 30 de 2003, por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la rama ejecutiva del poder público y en otras entidades prestadoras de servicios. Resolución N° 373 del 31 de agosto de 2006, por la cual se establece el manual especifico de funciones y requisitos y competencias laborales para la planta administrativa de la Asamblea de Boyacá. Ordenanza N° 29 de noviembre de 2007, por la cual se establece el Reglamento Interno de la Asamblea de Boyacá. Resolución N° 646 del 30 de diciembre de 2004, por la cual se determina la estructura orgánica de la Asamblea del Departamento de Boyacá, las funciones de sus dependencias y se dictan otras disposiciones. Resolución N°1022 del 31 de diciembre de 2002, por medio de la cual se adopta el código de ética, principios y valores corporativos de la Asamblea de Boyacá. CONPES 3654 DE 2010. POLITICA DE RENDICION DE LA RAMA 6. INFORMACIÓN INSTITUCIONAL 6.1 MISIÓN: La Asamblea del Departamento de Boyacá es una Corporación Administrativa de elección popular que ejerce sus atribuciones por medio de actos administrativos llamados ordenanzas; y le corresponde reglamentar el ejercicio de las funciones y la prestación de servicios a cargo del Departamento y expedir las disposiciones relacionadas con la planeación, el desarrollo económico y social, buscando ante todo administrar en forma articulada el desarrollo integral del mismo. 6.2 VISIÓN: La corporación administrativa de elección popular ejerciendo un efectivo control político con participación ciudadana sobre las actuaciones de los servidores públicos responsables del manejo de los recursos del departamento, donde presentan los diputados proyectos de ordenanza de su iniciativa y efectuando un estudio minucioso de los presentados por el ejecutivo, evaluando a través de indicadores su impacto socioeconómico, cultural, ambiental, además de garantizar el desarrollo regional sostenible, contando para ello con talento humano idóneo y profesional e implementando procesos modernos de automatización de la información, con el fin de dar un mayor respaldo a la comunidad. NOMBRE ELABORÓ JENSY PAOLA NANDAR BEJARANO CARGO CONTRATISTA Tunja, Calle 19 Nº 9-35 Primer Piso Edificio Lotería de Boyacá. PBX: 7438648 - 7 439989 Ext 102 Web: http://asamblea-boyaca.gov.co E-mail: [email protected] y [email protected] ASAMBLEA DE BOYACÁ SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCESO PRESIDENCIA FORMATO GESTIÓN DE TALENTO HUMANO NIT: 800054743-8 PÁGINA 9 2016 VERSIÓN CÓDIGO 01 RG-TH-33 009 6.3 POLITICA DE CALIDAD: La Asamblea Departamental de Boyacá, está comprometida con el control político, la planeación y la proyección del Departamento, a través del estudio de Proyectos de Ordenanza, con fundamento en la Norma Técnica de Calidad NTCGP1000:2004 y las demás que le sean aplicables, para garantizar el cumplimiento del Plan de Desarrollo, la mejora continua de sus procesos y la satisfacción de las necesidades de los Boyacenses. 6.4 PRINCIPIOS - RESPETO Y TOLERANCIA: es la capacidad de preocuparse por los derechos de los demás, incluso cuando estos infringen los de los otros. El servidor público debe tener consideración por los sentimientos de otras personas, entenderlas y respetarlas, tanto, como a las actividades que están realizan, igualmente, comprender su posición, sus diferencias y sus similitudes. - HONESTIDAD: el servidor público debe ser incapaz de engañar a alguien de tomar cosa ajena. Ser honesto es una responsabilidad consigo mismo y con los demás, en relación con la calidad de su trabajo, el compromiso con la corporación y el desarrollo de sus funciones. - RESPONSABILIDAD: es tener sentido del deber, es estar consciente de las obligaciones y obrar de acuerdo con ellas. El servidor público responsable realiza las funciones inherentes al cargo y cumple los deberes y compromisos asignados, obteniendo los resultados esperados y asumiendo las consecuencias que se deriven de su trabajo. Ser servidor público implica una responsabilidad importante frente a la ciudadanía y el país. Debe reflejar con su trabajo el desempeño el compromiso institucional y aceptar la obligación de actuar en forma tal que sirva al interés público, recupere la confianza la ciudadanía por las instituciones públicas y que demuestren su profesionalismo. - ENERGÍA: es la habilidad básica de un servidor público para crear y mantener un nivel de actividad apropiadamente dirigido. Impulso, capacidad para trabajar duro, en diferentes situaciones cambiantes, con interlocutores muy diversos, en jornadas de trabajo prolongadas. - INICIATIVA: el servidor público busca soluciones y alternativas que conducen a resolver diferentes situaciones en el desempeño de sus funciones, propone, desarrolla y mejora los procedimientos de trabajo. - RELACIONES INTERPERSONALES: el servidor público establece y mantiene comunicación con usuarios, superiores, compañeros y colaboradores generando un ambiente de cordialidad y resto. - MOTIVACIÓN: es la fuerza interior que mueve a una persona para realizar algo que desea. Un servidor público motivado tiene un conjunto de reglar y limites o metas para alcanzar en la Entidad. NOMBRE ELABORÓ JENSY PAOLA NANDAR BEJARANO CARGO CONTRATISTA Tunja, Calle 19 Nº 9-35 Primer Piso Edificio Lotería de Boyacá. PBX: 7438648 - 7 439989 Ext 102 Web: http://asamblea-boyaca.gov.co E-mail: [email protected] y [email protected] ASAMBLEA DE BOYACÁ SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCESO PRESIDENCIA FORMATO GESTIÓN DE TALENTO HUMANO NIT: 800054743-8 PÁGINA 10 2016 VERSIÓN CÓDIGO 01 RG-TH-33 0010 - IGUALDAD: velar porque las actividades de la corporación orientadas efectivamente hacia el interés general. - MORALIDAD: acatando las normas constitucionales y legales, y los principios éticos y morales que rigen nuestra sociedad. - EFICIENCIA: obliga a velar por que la provisión de bienes y/o servicios se haga en igualdad de condiciones de calidad y oportunidad. - EFICACIA: velar porque los resultados se logren de manera oportuna y en relación con los objetivos propuestos. - EQUIDAD: busca identificar y analizar la distribución de costos y beneficios entre los sectores económicos y sociales. - ECONOMÍA: velar porque la asignación de los recursos sea la más adecuada en función de los objetivos y metas de la Asamblea. - CELERIDAD: velar porque la Asamblea de Boyacá, mejora su capacidad de respuesta oportuna a las necesidades sociales dentro de su competencia. - IMPARCIALIDAD Y PUBLICIDAD: velar por la transparencia en las actuaciones de la corporación, para que nadie se sienta afectado. 6.5 VALORES: - INTEGRIDAD: el servidor público está obligado a actuar conforma a las normas éticas y sociales en las actividades relacionadas con su trabajo. La integridad puede medirse en función de lo que es correcto y justo, exige que los funcionarios se ajusten tanto a la forma como al espíritu de las normas que los guían. - SOCIABILIDAD: habilidad del servidor público para interactuar sin esfuerzo con otras personas, facilidad para hacer contactos con otros y desarrollar actividades sociales. - TRABAJO EN EQUIPO Y COOPERACIÓN: el servidor público participa activamente en la consecución de una meta común incluso cuando la colaboración conduce a una meta que no está directamente relacionada con el interés propio. Tiene la capacidad para cooperar en el logro de los objetivos comunes, subordinando los propios intereses y considerando con más relevante el objetivo de todos que las circunstancias personales se han de sacrificar y posponer. - ORIENTACIÓN AL USUARIO: el servidor público demuestra sensibilidad hacia las necesidades o demandas que un conjunto de usuarios potenciales de la Entidad, puede requerir en el presente o en el futuro y es capaz de darles satisfacción desde cualquier ámbito de la misma. NOMBRE ELABORÓ JENSY PAOLA NANDAR BEJARANO CARGO CONTRATISTA Tunja, Calle 19 Nº 9-35 Primer Piso Edificio Lotería de Boyacá. PBX: 7438648 - 7 439989 Ext 102 Web: http://asamblea-boyaca.gov.co E-mail: [email protected] y [email protected] ASAMBLEA DE BOYACÁ SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCESO PRESIDENCIA FORMATO GESTIÓN DE TALENTO HUMANO NIT: 800054743-8 PÁGINA 11 2016 VERSIÓN CÓDIGO 01 RG-TH-33 0011 - ATENCIÓN AL USUARIO: el servidor público demuestra efectividad ante la demanda de un usuario real y concreto del servicio de la Entidad. 6.6 OBJETIVOS INSTITUCIONALES: 1. Ejercer el Control Político en la gestión de la Administración Departamental, mediante el debate público anual. 2. Divulgar la gestión de la Corporación, a fin de generar espacios de participación ciudadana en problemáticas de impacto social y conocer las inquietudes de la comunidad. 3. Crear conciencia de la importancia del fortalecimiento institucional de la Asamblea Departamental de Boyacá, a través del Sistema de Gestión de Calidad. 4. Coadyuvar en el cumplimiento de los fines del Estado, con el estudio y la aprobación de Proyectos de Ordenanza. 5. Diseñar e implementar estrategias que garanticen la optimización de los recursos financieros, físicos y tecnológicos de la Institución. 6. Fortalecer los procesos que contribuyan al mejoramiento y desarrollo del Talento Humano y del Ambiente Organizacional. 7. Establecer una relación de confianza con nuestros clientes, mediante una excelente atención, basada en la transparencia, la confianza y el buen servicio, a fin de mejorar la imagen institucional. 8. Buscar la excelencia, con la aplicación del mejoramiento continuo en nuestros procesos y procedimientos institucionales. 9. Establecer, documentar, implementar y mantener los procesos de gestión documental de la Asamblea de Boyacá, de acuerdo con la normatividad que le sea aplicable. 10.Garantizar el seguimiento, evaluación y medición de los procesos, actividades, operaciones y actuaciones de la Corporación, en función del Sistema de Control Interno y del Sistema de Gestión de la Calidad, bajo la Norma NTCGP1000:2004. 7. MAPA DE PROCESOS Se tomó como referencia, para reestructurar el mapa general de los procesos de la Asamblea de Boyacá, lo establecido en la Norma técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCCGP1000:2004, base fundamental para establecer el Sistema de Gestión de la Calidad con miras a obtener la certificación, en el cumplimiento de lo establecido la ley 872 de 2003. Cada entidad define los tipos de procesos con los que cuenta, típicamente pueden existir, según sea aplicable, los siguientes: NOMBRE ELABORÓ JENSY PAOLA NANDAR BEJARANO CARGO CONTRATISTA Tunja, Calle 19 Nº 9-35 Primer Piso Edificio Lotería de Boyacá. PBX: 7438648 - 7 439989 Ext 102 Web: http://asamblea-boyaca.gov.co E-mail: [email protected] y [email protected] ASAMBLEA DE BOYACÁ NIT: 800054743-8 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCESO PRESIDENCIA FORMATO GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PÁGINA 12 2016 VERSIÓN CÓDIGO 01 RG-TH-33 0012 - PROCESOS ESTRATÉGICOS: incluyen procesos relativos al establecimiento de políticas y estrategias, fijación de objetivos, provisión de comunicación, aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios y revisiones por la dirección. - PROCESOS MISIONALES: Incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por la Entidad en cumplimiento de su objeto social o razón de ser. - PROCESOS DE APOYO: Incluyen todos aquellos procesos para provisión de los recursos que son necesarios en los procesos estratégicos, misionales y de medición, análisis y mejora. - PROCESOS DE EVALUACIÓN: Incluyen aquellos procesos necesarios para medir y recopilar datos destinados a realizar el análisis del desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia. Son una parte integral de los procesos estratégicos, de apoyo y los misionales. 7.1 MACRO PROCESOS MISIONALES NOMBRE ELABORÓ JENSY PAOLA NANDAR BEJARANO CARGO CONTRATISTA Tunja, Calle 19 Nº 9-35 Primer Piso Edificio Lotería de Boyacá. PBX: 7438648 - 7 439989 Ext 102 Web: http://asamblea-boyaca.gov.co E-mail: [email protected] y [email protected] ASAMBLEA DE BOYACÁ NIT: 800054743-8 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCESO PRESIDENCIA FORMATO GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PÁGINA 2016 VERSIÓN CÓDIGO 7.2 MACRO PROCESOS ESTRATEGICOS 7.3 MACRO PROCESOS DE APOYO NOMBRE ELABORÓ JENSY PAOLA NANDAR BEJARANO 13 CARGO CONTRATISTA Tunja, Calle 19 Nº 9-35 Primer Piso Edificio Lotería de Boyacá. PBX: 7438648 - 7 439989 Ext 102 Web: http://asamblea-boyaca.gov.co E-mail: [email protected] y [email protected] 01 RG-TH-33 0013 ASAMBLEA DE BOYACÁ NIT: 800054743-8 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCESO PRESIDENCIA FORMATO GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PÁGINA 14 2016 VERSIÓN CÓDIGO 01 RG-TH-33 0014 7.4 MACRO PROCESOS DE EVALUACIÓN 8. COMPONENTES DEL PLAN 8.1METODOLOGIA PARA LA IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN Y ACCIONES PARA SU MANEJO Para la elaboración del presente plan la Asamblea Departamental sigue los procesos linéales establecidos por el artículo 73 de la ley 1474, que establece: “… Artículo 73. Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. Cada entidad del orden nacional, departamental y municipal deberá elaborar anualmente una estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano. Dicha estrategia contemplará, entre otras cosas, el mapa de riesgos de corrupción en la respectiva entidad, las medidas concretas para mitigar esos riesgos, las estrategias antitrámites y los mecanismos para mejorar la atención al ciudadano. El Programa Presidencial de Modernización, Eficiencia, Transparencia y Lucha contra la Corrupción señalará una metodología para diseñar y hacerle seguimiento a la señalada estrategia. Parágrafo. En aquellas entidades donde se tenga implementado un sistema integral de administración de riesgos, se podrá validar la metodología de este sistema con la definida por el Programa Presidencial de Modernización, Eficiencia, Transparencia y Lucha contra la Corrupción.” NOMBRE ELABORÓ JENSY PAOLA NANDAR BEJARANO CARGO CONTRATISTA Tunja, Calle 19 Nº 9-35 Primer Piso Edificio Lotería de Boyacá. PBX: 7438648 - 7 439989 Ext 102 Web: http://asamblea-boyaca.gov.co E-mail: [email protected] y [email protected] ASAMBLEA DE BOYACÁ SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCESO PRESIDENCIA FORMATO GESTIÓN DE TALENTO HUMANO NIT: 800054743-8 PÁGINA 15 2016 VERSIÓN CÓDIGO 01 RG-TH-33 0015 Siguiendo las orientaciones de la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República y el DAFP, y el decreto 2641 de 2012 y la herramienta “Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano”; el plan se construirá convalidando los riesgos que la Entidad ya tiene identificados en Sistema de Gestión de Calidad: En este sentido el plan contendrá en su orden: - Mapa de Riesgos de Corrupción. - Matriz DOFA diagnóstico para la formulación del plan. - Estrategia antitrámites. - Rendición de cuentas. - Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano. 8.2 MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN Presidencia La negativa por parte de la presidencia en forma injustificada frente a la función de imprimir su firma en todos los documentos que oficialmente expide la asamblea. No realizar en debida forma las citaciones a los diputados para que concurran puntualmente a las sesiones plenarias y a las diferentes reuniones. No ejercer control al inicio y en el desarrollo de las sesiones ordinarias y reuniones de la asamblea frente a la asistencia de los diputados. Sustraerse de conformar y nombrar las comisiones accidentales cuando los asuntos de trascendencia puestos a consideración de la asamblea así lo requieran. Imposibilidad de poner en discusión o consideración las objeciones en los proyectos de ordenanza. El no sancionar las ordenanzas que el gobernador no haya sancionado dentro del término legal generaría incertidumbre legal en cuanto a la aplicabilidad y ejecutoria que deben tener los actos administrativos emitidos por la asamblea. La generación de incertidumbre frente a la imparcialidad que el presidente debe generar en el manejo de las diferentes sesiones y reuniones que dirige. Imposibilidad de controvertir las decisiones tomadas por el presidente con el agotamiento de los recursos que los diputados tienen a disposición para tal fin. No velar porque los empleados de la asamblea desempeñen cumplidamente sus deberes y funciones. El desconocimiento por parte de la asamblea de las comunicaciones y documentos que lleguen a la misma. No hacer los correctivos necesarios en el caso de que se presenten faltas disciplinarias o incumplimiento de deberes y funciones por parte de los funcionarios de la asamblea. NOMBRE ELABORÓ JENSY PAOLA NANDAR BEJARANO CARGO CONTRATISTA Tunja, Calle 19 Nº 9-35 Primer Piso Edificio Lotería de Boyacá. PBX: 7438648 - 7 439989 Ext 102 Web: http://asamblea-boyaca.gov.co E-mail: [email protected] y [email protected] ASAMBLEA DE BOYACÁ NIT: 800054743-8 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCESO PRESIDENCIA FORMATO GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PÁGINA 16 2016 VERSIÓN CÓDIGO 01 RG-TH-33 0016 No realizar la compulsa de copias a los diferentes entes de control cuando algún funcionario de la asamblea incurra en alguna situación que amerite tal disposición. No velar por el estricto cumplimiento de las funciones en materia de contratación delegadas a otros funcionarios. No realizar la contratación que requiera la asamblea teniendo en cuenta los principios establecidos para tal fin y con el cumplimiento de los requisitos de ley. No justificar su negativa para firmar y avalar los informes de orden fiscal que emita la entidad con destino a los entes de control. Vencimiento en la presentación de informes a los diferentes entes de control. Desatención de los procesos en los estrados judiciales. Vicepresidencia No asumir las funciones inherentes al cargo de presidente cuando las situaciones así lo ameriten. No firmar los documentos dentro de los cuales según la normatividad y el reglamento interno de la asamblea se requiera de su intervención. Secretaria ejecutiva No llevar el consecutivo de la correspondencia recibida y enviada genera pérdida de la información. Pérdida de la información registrada en el computador. Lectura de oficios e invitaciones posterior a la fecha de asistencia. Vencimiento de los derechos de petición sin dar respuesta alguna. Inasistencia injustificada a las diferentes sesiones y reuniones que requieren su presencia. La desatención en cuanto al envío para estudio de los diferentes proyectos de ordenanza. No realizar seguimiento al trabajo que con relación a las ordenanzas realicen las diferentes comisiones. Desatender la recepción de informes de las comisiones y el archivo de las actas y demás documentos que soporten el cumplimiento de las funciones de la asamblea. No hacer un control efectivo de los bienes devolutivos que estén a su cargo. No elaborar, publicar o distribuir oportunamente la información de las actividades desarrolladas por la Asamblea. No estar permanentemente informada sobre los proyectos que son objeto de estudio y debates programados. No garantizar la oportuna entrega de informes de la dependencia a las solicitudes de entidades de control. Oficina de Talento Humano No presentar oportunamente los planes de bienestar y capacitación para los empleados de la asamblea. No adelantar acciones necesarias para mantener actualizada la planta de personal y el manual de funciones, y los procedimientos de la dependencia. No desarrollar programas de seguridad social y salud ocupacional. No actualizar de forma permanente las situaciones administrativas de los funcionarios de la Asamblea. NOMBRE ELABORÓ JENSY PAOLA NANDAR BEJARANO CARGO CONTRATISTA Tunja, Calle 19 Nº 9-35 Primer Piso Edificio Lotería de Boyacá. PBX: 7438648 - 7 439989 Ext 102 Web: http://asamblea-boyaca.gov.co E-mail: [email protected] y [email protected] ASAMBLEA DE BOYACÁ NIT: 800054743-8 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCESO PRESIDENCIA FORMATO GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PÁGINA 17 2016 VERSIÓN CÓDIGO 01 RG-TH-33 0017 No implementar programas de modernización institucional que permitan cumplir con los principios de eficiencia y eficacia de la gestión. No hacer la correcta disposición del material bibliográfico para su adecuada conservación. No realizar seguimiento al préstamo de documentos sometidos a su custodia. No sistematizar el material bibliográfico. No mantener el actualizado el inventario de material bibliográfico existente. Adoptar procedimientos inadecuados para el manejo de la biblioteca, hemeroteca y de los archivos de documentos. Hacer una planeación inadecuada de los elementos a adquirir por parte de la asamblea. Recomendación de adquisición de elementos no acordes con las necesidades. Falta de control sobre los inventarios. No Mantener los inventarios reales existentes en cada Oficina. No elaborar actas de entrega de elementos. No actualizar bases de datos de los diferentes proveedores de bienes y servicios que requiera la asamblea. No hacer entrega oportuna de los bienes de consumo y devolutivos que requieran las dependencias. No actualizar permanentemente el kardex de entrada y salida de elementos de consumo y devolutivos. No llevar estadística anual de los elementos de consumo de cada una de las dependencias. No implementar los mecanismos técnicos legales para dar de baja a los elementos inservibles en la corporación. NOMBRE ELABORÓ JENSY PAOLA NANDAR BEJARANO CARGO CONTRATISTA Tunja, Calle 19 Nº 9-35 Primer Piso Edificio Lotería de Boyacá. PBX: 7438648 - 7 439989 Ext 102 Web: http://asamblea-boyaca.gov.co E-mail: [email protected] y [email protected] MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN Entidad: Misión: ASAMBLEA DEPARTAMENTAL DE BOYACÁ La Asamblea del Departamento de Boyacá es una corporación administrativa de elección popular que ejerce sus atribuciones por medio de actos administrativos llamados ordenanzas; y le corresponde reglamentar el ejercicio de las funciones y la prestación de servicios a cargo del Departamento y expedir las disposiciones relacionadas con la planeación, el desarrollo económico y social, buscando ante todo administrar en forma articulada el desarrollo integral del mismo. ANÁLISI S IDENTIFICACIÓN MEDIDAS DE SEGUIMIENTO MITIGACIÓN Riesgo Proceso y Objeto VALORACIÓN Causas Acciones No. Desarrollar las sesiones o reuniones de la corporación las cuales se desarrollan con la existencia del quórum decisorio o deliberatorio, para estudiar y determinar asuntos de la competencia de la Asamblea de Boyacá dentro del cronograma establecido por tal fin. 1 Transcribir textualmente las actas de las sesiones ordinarias y extraordinarias de la Corporación, para dejar evidencia escrita del ejercicio de sus 2 funciones tanto administrativas como de control político. Convocar a diferentes funcionarios del gobierno departamental para que asistan a una o varias sesiones plenarias, con el fin de atender los requerimientos de la Asamblea de Boyacá, dentro de su función de control político. 3 Descripción Indicador Tipo de Control Incumplimiento disposiciones legales ley 617 de 2000. No ejercer control al inicio y en el desarrollo de las sesiones ordinarias y reuniones de la asamblea frente a la asistencia de los diputados. Actualizar y aplicar en su totalidad el Reglamente Interno de la Asamblea. N° veces que se aplica el Régimen Disciplinario de la Asamblea, contemplado en el Reglamento Interno. Incumplimiento disposiciones legales ley 617 de 2000 Cumplir lo establecido en las normas especialmente en la Ley 1551 de 2012, respecto a la publicación de las actas y ponerlas en conocimiento a los Honorables Diputados antes de cada sesión. Actas publicadas. Ineficiente Control Político Citar conforme a la Ley y los Reglamentos Internos a funcionarios del Gobierno Departamental y Diputados con la debida antelación. N° de sesiones de Control Político realizadas en debida forma. Estudiar y aprobar los proyectos de ordenanzas en desarrollo de las funciones constitucionales de la asamblea de Boyacá, para reglamentar, expedir y adoptar los actos administrativos con el objeto de determinar el arreglo de algunos de los asuntos que son de su competencia. Ver artículo 300 de la Constitución política de Colombia. 4 Imposibilidad de poner en discusión o consideración las objeciones en los proyectos de ordenanza. El no sancionar las ordenanzas que el gobernador no haya sancionado dentro del término legal generaría incertidumbre legal en cuanto a la aplicabilidad y ejecutoria que deben tener los actos administrativos emitidos por la Asamblea. Elegir al Contralor general del departamento de Boyacá, en virtud de la competencia legislativa y la función electoral de la asamblea de Boyacá. 5 Conflicto de intereses, amiguismo y clientelismo. Elección transparente Control Fiscal eficiente en el Departamento. Incumplimiento de normas en materia presupuestal. 1. Formular el Manual de Presupuesto de la Asamblea y dar aplicación efectiva al Decreto 111 de 1996 en Etapa de Aprobación Presupuestal. 2. Capacitar a los funcionarios responsables en la aprobación y adopción del presupuesto. Manual Presupuestal, N° de sesiones de capacitación. Elaboración y ejecución irregular del presupuesto por razones de desconocimiento de la ley de presupuesto, falta de acompañamiento en la aprobación del presupuesto. Falta de planeación en la actividad contractual debido a la no elaboración del plan anual de adquisiciones, o no elaboración de estudios previos. Autorizaciones de gastos no autorizados. Inversiones de dineros públicos e entidades de dudosa solidez financiera, a cambio de beneficios indebidos para servidores públicos encargados de su administración. 6 Aplicar las normas al respecto. N° Actos Administrativos y Ordenanzas debidamente discutidas y sancionadas Radica solicitud del suministro de un bien o la prestación de servicios en presidencia. Estudia conveniencia y solicita certificado de disponibilidad presupuestal. Expide certificado presupuestal y devuelve a presidencia. Expide orden de suministro a solicitud de servicio. Verifican información comercial y tributaria del proveedor. Hace el registro presupuestal, creándolo en el catálogo de terceros si fuera necesario. Reúne soportes de a cuenta si la orden es de prestación de servicios Reciben los bienes o servicios y se expide certificado a satisfacción. Verifica documentos soportes adjuntos y elabora la resolución de àgo. Si es de prestación de servicios la oficina de personal elabora la resolución. Registra la acusación contable en el sistema y genera orden de pago a tesorería. A final de mes hace cierres de presupuesto y de las cuentas de planeación y presupuesto, genera información consolidada. Modifica el presupuesto según sea necesario en la ejecución del presupuesto. Elaborar informes anuales para la Contraloría General. Concentración de labores de supervisión de múltiples contratos en poco personal.• No adelantar acciones necesarias para mantener actualizada la planta de personal y el manual de funciones, y los procedimientos de la dependencia No presentar oportunamente los planes de bienestar y capacitación para los empleados de la Asamblea. 7 Incumplimiento de normas en materia presupuestal y de contabilidad Establecer el Manual de Tesorería de la Entidad. Manual de Tesorería implementado de de 8 9 Deficientes herramientas y escases de personal en la Entidad. Sanciones contra la Entidad Implementación de un Sistema de Administración de Personal Sistema Administración Personal Formular el Plan de Capacitación y Bienestar social de la Entidad. Plan de Capacitación e incentivos implementado No desarrollar programas de seguridad social y salud ocupacional. No implementar programas de modernización institucional que permitan cumplir con los principios de eficiencia y eficacia de la gestión. No realizar seguimiento al préstamo de documentos sometidos a su custodia. Recomendación de adquisición de elementos no acordes con las necesidades Ausencia de controles en el manejo de certificaciones y documentos. Sanciones contra la Entidad Formular el Plan de Emergencia y asegurar la Política de Salud Ocupacional en la Entidad. Plan de Emergencia Implementado 11 Sanciones contra la Entidad Implementación de programas de modernización institucional y reestructuración administrativa, SISTEDA, MECI. N° de programas de modernización implementados 12 Ocasionar daño por perdida de expedientes y documentos que deba tramitar la Entidad Establecer Manuales y Procedimientos para el manejo de expedientes y documentos. Manual para el manejo de expedientes y documentos aplicado 10 Atraso pensional, PASIVOCOL, FONPET. 13 Riesgo patrimonial y déficit fiscal por pensiones. Extralimitación de funciones 14 Extralimitación de funciones Establecer los valores reales que la asamblea de Boyacá adeuda a los fondos privados de pensiones, entidades promotoras de salud y el instituto de seguro social, por concepto de aportes en salud, pensiones y fondo de solidaridad pensional de los funcionarios y ex funcionarios de la Corporación Capacitación, reglamentos y cumplimiento de normas. PASIVOCOL de la Asamblea actualizado. Cumplimiento normas de Irregularidades en los procesos de: Compra y suministro de bienes, almacenamiento y conservación de bienes, usos de bienes, equipos de oficinas, muebles y enseres 15 Incumplimientos legales de los términos establecidos para atender la petición. Incumplimientos legales al proyectar una respuesta que no sea acorde con el objeto de la petición y no la absuelva de fondo. Incumplimientos legales de los términos establecidos para atender la queja, reclamo o sugerencia. Incumplimientos legales al proyectar una respuesta que no sea acorde con el objeto de la queja, reclamo o sugerencia y no la absuelva de fondo. No llevar el consecutivo de la correspondencia recibida y enviada genera pérdida de la información. Pérdida de la información registrada en el computador. Vencimiento de los derechos de petición sin dar respuesta alguna. No realizar seguimiento al trabajo que con relación a las ordenanzas realicen las diferentes comisiones. No elaborar, publicar o distribuir oportunamente la información de las actividades desarrolladas por la Asamblea. No garantizar la oportuna entrega de informes de la dependencia a las solicitudes de entidades de control. 16 17 Ausencia de Controles de seguridad e la entrada y salida de personal externo a la Entidad. Daño patrimonial a la Entidad Aplicar las herramientas de Control y la normatividad vigente en contratación y almacén N° de controles realizados, informes periódicos, rendición de cuentas. INCUMPLIMIENTO DE NORMAS Y POSIBLES SANCIONES A LA ENTIDAD, Y FUNCIONARIOS. Cumplimiento de normas N° de peticiones y requerimientos atendidas en debida forma Inseguridad personal de los Diputados y demás funcionarios de la Asamblea Establecer el Plan de Seguridad de la Entidad. Plan de Seguridad implementado. Deficiente gestión documental. Falta de medios efectivos de recepción de quejas, reclamos y peticiones. Incumplimiento de las disposiciones legales. 18 19 Daño de archivos al trasladarlos para su entrega. Hurto de bienes luego de la verificación física de existencias. Deficiente capacidad tecnología Organizar, controlar y resguardar los archivos originales de la Asamblea de Boyacá. Capacitar al personal de la Entidad en el tema de organización y administración de archivos. Ley 594 de 2000 implementada en la Entidad. Incumplimiento normativo. Establecer una política eficiente de atención al cliente y de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias. Oficina de recepción, peticiones, quejas, reclamos y sugerencias. Exceso de trámites y requisitos. Soporte tecnológico inaccesible. 20 Escasa participación ciudadana. Aplicar la ley 1437 de 2011. Falta o inobservancia de mecanismos de evaluación de personal. Falta de seguimiento del cumplimiento de los objetivos y metas de la entidad. No velar porque los empleados de la Asamblea desempeñen cumplidamente sus deberes y funciones. 21 Sanciones por incumplimiento de normas de personal Aplicación de la Ley 909 de 2004, Acuerdos, Formatos, Resoluciones, de CNSC, DAFP. N° de sesiones abiertas, foros, descentralización de sesiones, sugerencias e iniciativas de la comunidad. N° de evaluaciones del desempeño Incumplimientos legales al calificar la actuación a seguir. Incumplimientos legales en los términos establecidos por la ley 734 de 2002. No hacer los correctivos necesarios en el caso de que se presenten faltas disciplinarias o incumplimiento de deberes y funciones por parte de los funcionarios de la asamblea. 22 Incumplimiento normativo. La revisión programada por la dirección no se lleva a cabo por cambio de Presidente. Que las tareas de mejoramiento asignadas por parte de la presidencia después de la revisión no sean ejecutadas por los funcionarios y que la presidencia no le haga el seguimiento correspondiente, perdiéndose así la efectividad del proceso. 23 Incumplimiento de normas internas de la entidad. Que el funcionario responsable de la auditoría interna no lo realice, incumpliendo así el cronograma establecido. Que los funcionarios a auditar ni se presenten a trabar ese día. 24 Incumplimientos legales. Establecer una acción disciplinaria con base en el análisis de una queja interpuesta contra algún funcionario de la Asamblea Departamental, realizando las respectivas investigaciones de acuerdo con el tipo de proceso disciplinario. Capacitar al funcionario responsable de Control Interno en el procedimiento disciplinario de la ley 734 de 2000 y la ley 1474 de 2011, revisar carga laboral de este funcionario y definir la conveniencia o no de mantener esta función delegada. Revisar el Sistema de Gestión de la Calidad, de la Asamblea de Boyacá por parte de la dirección, para asegurar el cumplimiento de los requisitos, la policía y los objetivo; su conveniencia a la Entidad y el mejoramiento continuo, a partir de la conformación requerida por el numeral 5,6 de la norma NTCGP1000-2004 considere el comité de calidad de la corporación. Cumplimiento de normas N° de actuaciones y sanciones y disciplinarias SISTEM DE GESTION DE CALIDAD ACTUALIZADO Y APLICADO. SISTEMA DE AUDITORIA INTERNA ACTUALIZADO Y APLICADO. 25 DESORDEN EN COMISIONES, INCUMPLIMIENTO REGLAMENTO INTERNO DE LA ASAMBLEA ACTUALIZAR Y APLICAR EL REGLEMTNO INTERNO DE LA ASAMBLE ORGANIZACIÓN INSTITUCIONAL Y NORMTIVA. IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE DEFNESA JUDICIAL DE LA ENTIDAD. Entidad asistida en temas relacionados con demandas y demás pretensiones contra la entidad. DOCUMENTACIÓN INCOMPLETA, FALTA DE FIRMAS. RIESGO PATRIMONIAL POR SANCIONES CONTRA LA ENTIDAD. Deficiente defesa judicial 26 8.3 MATRIZ DOFA DIAGNÓSTICO PARA LA FORMULACIÓN DEL PLAN FORTALEZAS OPORTUNIDADES - Nuevas normas en materia de control de la corrupción. - Renovación de la plataforma tecnológica. - Credibilidad confianza de ciudadanía. AMENAZAS - Cambios constantes en la legislación. - Cambios de la estructura administrativa por la rotación de periodos de gobierno. - Disposiciones del Orden Nacional que reduzcan los recursos para funcionamiento y control, asignación de nuevas competencias sin recursos. DEBILIDADES - Idoneidad y experiencia del - Cambio de personal por personal directivo. transición administrativa. - Se tiene acceso a gobierno en - Desactualización del manual línea y se cuenta con página web. de contratación. ESTRATEGIAS FO ESTRATEGIAS DO - Modernizar la entidad y ajustar su estructura acorde con los nuevos retos institucionales. - Convenios y capacitación a todo el personal de la entidad. ESTRATEGIAS FA - Implementación de proceso de capacitación en transparencia y en la nueva normatividad en materia en materia de contratación. - Establecer un sistema de administración de personal acorde con la ley, para evitar improvisación y riesgos. Adoptar el principio de buen gobierno en la entidad. - Actualizar manuales y procedimientos. ESTRATEGIAS DA - Implementación de las jornadas de inducción y re inducción del personal, incursionando en la cultura de la transparencia. - Ajustes en los manuales de funciones y procedimientos y mapa de procesos de la Asamblea. Fortalecimiento de los procesos contractuales por el ajuste y revisión del manual de contratación. 8.4 ESTRATEGIA ANTITRAMITES: - Programa de sensibilización y difusión sobre alcances del marco legal de fortalecimiento del sistema Anticorrupción, Ley 147 de 2011. - Programas de educación, información y comunicación, accesibles, sencillo y claros, que proporcionen a la ciudadanía toda la información necesaria para realizar un trámite o solicitar un servicio, poniendo énfasis en los estándares éticos que la dependencia o Entidad se compromete a cumplir, además de incluir formas de participación ciudadana. - - La gestión antitrámites será una gestión permanente y continua de la Asamblea, por lo que una vez entre en vigencia el presente plan la Entidad realizará una evaluación de cada uno de sus trámites buscando racionalizarlos y ajustarlos a las necesidades de los usuarios de la Entidad. Para ello se nombrará una persona responsable de administrar El SUIT de la Entidad en coordinación con el DAFP con el fin de inscribir y registrar los trámites requeridos y si es el caso eliminar trámites innecesarios ajustando esta estrategia a lo reglado en el Decreto 019 de 2012. La metodología para esta actividad será la guía establecida por el DAFP y la CNSC para la racionalización de trámites. Establecer el Gobierno en línea 8.5 RENDICIÓN DE CUENTAS: En cumplimiento con el CONPES 3654 DE 20101, que establece que la rendición de cuentas es una expresión de control social, que comprende acciones de petición de información y de explicaciones, así como la evaluación de la gestión y que busca la transparencia de la gestión de la administración pública para lograr la adopción de los principios de Buen Gobierno. Con esta herramienta la Asamblea de Boyacá busca acercase más a la comunidad, brindado contempla claridad respecto al mecanismo que utiliza la entidad para rendir cuentas de manera transparente, adoptando los principios de buen gobierno y afianzando la relación entre la Administración y la comunidad en general. Los componentes de la rendición de cuentas son: Visibilidad de los Diputados: el sitio de Internet de la Asamblea contendrá de manera permanente y con un diseño claro que facilite su consulta, toda información relacionada con la hoja de vida, el ejercicio de las funciones y las actividades relacionadas de los Diputados. Visibilidad de la Asamblea: Visibilidad de la Asamblea: El sitio de internet de la Asamblea contendrá de manera permanente a disposición del público toda la información pública sobre la misma. Como mínimo deberán publicarse: 1. Las proposiciones aprobadas en la Plenaria anotando su estado de tramitación. 2. Las respuestas escritas a los cuestionarios por parte de las personas citadas a debates de Control Político. 3. Los proyectos de Ordenanza discutidos en el respectivo periodo. 4. Las ponencias sobre los proyectos de Ordenanza. 1 POLITICA DE RENDICIÓN DE CUENTAS DE LA RAMA EJECUTIVA A LOS CIUDADANOS. DNP-DEPP.DDTS,DJSG, PROGRAMA PRESIDENCIAL DE MODERNIZACIÓN, EFICIENCIA, TRANSPARENCIA Y LUCHA CONTRA LA CORRUPCION. Bogotá D.C., 2010 5. Las Actas de las sesiones. 6. Las Ordenanzas aprobadas. 7. Las observaciones u opiniones presentadas por escrito por las personas que hagan ejercicio del derecho a opinar sobre los Proyectos de Ordenanza. 8. Las resoluciones y demás actos administrativos proferidos en el periodo. Grabación Digital de las sesiones: El audio y el video de las sesiones de la plenaria de la Asamblea se grabarán en medios digitales para garantizar que puedan ser consultados de manera permanente a través del sitio de Internet de la Corporación. Transmisión en Directo vía Internet: En el sitio Web de la Asamblea se trasmitirá en directo vía internet las sesiones de la plenaria y de las comisiones permanentes, cuando los medios tecnológicos disponibles para la Corporación así lo permitan. 8.6 MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO La Asamblea de Boyacá de Boyacá para brindar una óptima y oportuna atención a las quejas, reclamos y denuncias de todos los ciudadanos - - - - - - Página WEB www.asambleaboyaca.gov.co: la cual contará con actualización permanente sobre la información relacionada con los proyectos de ordenanza de la Asamblea. Atención al público: para atender los requerimientos y necesidades de los ciudadanos, la atención al público por parte de los funcionarios de Asamblea mediante el establecimiento de Horarios e información previa del cronograma de sesiones de la Entidad. Establecer la estrategia de transparencia en todas las Entidades del Departamento de Boyacá, realizando control político periódico a todos los funcionarios del Departamento Objeto del respectivo control. Celebrar convenios de transparencia con Entidades Internacionales del Gobierno Nacional, los municipios y las demás entidades de control. Publicar todos los actos administrativos, ordenanzas, procesos contractuales, procesos electorales y procesos de control en la página de la Entidad de fácil acceso o buscar otro medio de divulgación que permita que los ciudadanos del Departamento De Boyacá se enteren y participen de la actuar diario de la Entidad y de cada uno de sus funcionarios y Diputados. Establecer una estrategia que permita conocer los resultados del Plan Anticorrupción y de atención al ciudadano formulado y publicado por las Entidades y funcionarios objetos de control de la Entidad, solicitando los informes correspondientes y realizando el respectivo control, seguimiento y evaluación. Fortalecer la comisión de ética de la Asamblea y asignar funciones de seguimiento, control y evaluación en el tema anticorrupción y transparencia en el Departamento. - Adelantar jornadas permanentes de capacitación, foros, chat, cabildos abiertos y todas las estrategias que permitan a la Entidad contar con la participación de la ciudadanía boyacense en el quehacer de la Asamblea Departamental. - Descentralizar las sesiones ordinarias y si el Gobernador así lo acepta las sesiones extraordinarias de la Entidad buscando hacer presencia en todas las regiones del Departamento. - De ser posible y en coordinación con el departamento se buscara la opción de que en el departamento de Boyacá cuente con un canal regional de televisión, que permita hacer visible las actuaciones de esta entidad; contemplando modelos de otras regiones del país. 8.7 SEGUIMIENTO, CONTROL Y EVALUACIÓN El seguimiento al presente plan estará a cargo de la dependencia de control interno de la entidad o quien haga sus veces, la cual deberá informar trimestralmente de las acciones realicen en del plan y del avance del mismo. El control del plan estará a cargo de todos y cada uno de los funcionarios de la entidad, en una política de autocontrol y de reducción o erradicación del riesgo todo ello en cumplimiento del artículo 6 constitucional. La evaluación de resultados y las estrategias para el cumplimiento del plan serán responsabilidad de la presidencia de la Asamblea del Departamento, para ello se realizaran reuniones periódicas con todo el personal de la entidad informando y publicando lo correspondiente. 8.8 MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN En cumplimiento del derecho fundamental de Acceso a la información Pública regulado por la Ley 1712 de 2014 y el Decreto Reglamentario 1081 de 2015, según el cual toda persona puede acceder a la información pública en posesión o bajo el control de los sujetos obligados de la ley; la Asamblea de Boyacá ha fortalecido sus mecanismos de acceso y divulgación de la información, es así como en aras de consolidar la transparencia en su gestión se publica de manera periódica la información referente a su estructura, funciones, servicios que presta a los ciudadanos, funcionamiento planes, proyectos, presupuesto, fuentes de financiación,; lo que permite al ciudadano tener información de primera mano de la gestión de la entidad y facilita el acceso a de los usuarios a los servicios prestados. JAIME RAUL SALAMANCA Presidente Asamblea de Boyacá