Viaje de Estudio

Transcripción

Viaje de Estudio

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“REGLAMENTO Y FUNCIONAMIENTO” "VIAJE DE ESTUDIOS”
ALIANZA FRANCESA DE REÑACA
LYCEE JEAN D’ALEMBERT
(Aprobado por Directorio año 2009)
El Viaje de Estudio se enmarca dentro del proyecto educativo del
Colegio, por lo cual los alumnos que participan de dicho evento deberán ser
alumnos regulares que se encuentran cursando Tercero Medio en el Lycée Jean
d’ Alembert a la fecha de su realización.
La Asociación de Padres y Apoderados en este documento, ha
tratado de verter las instrucciones y procedimientos del Viaje de Estudios que
dicen directa relación con el trabajo que realizan los padres. De este modo la
APA entregará la concesión de los distintos eventos que permitirán la obtención de
fondos pro Viaje de Estudios (Ramada, Bingo, Rifa y Kermesse), los que han sido
reglamentados en los distintos procedimientos que se encuentran a disposición de
quien lo requiera, en la oficina de esta Asociación.
La A.P.A. contará con un Director Delegado el que prestará apoyo a
la comisión Viaje de Estudios y podrá participar en las reuniones realizadas para la
organización de este viaje.
A contar del año 2011, la A.P.A. aportará con 3 UF a aquellos
alumnos que viajen, cuyas familias sean socias de ésta, siendo requisito
indispensable para este aporte el haber cancelado como mínimo los cuatro últimos
años de cuotas sociales del APA.
COMISIÓN VIAJE DE ESTUDIOS
Se deberá conformar una comisión en Segundo Medio, compuesta al
menos por tres apoderados, socios APA y podrán sumarse a estas los presidentes
de cada curso.
Esta comisión será la encargada de velar por la organización de los distintos
eventos a realizar y serán responsables de los fondos que se reúnan.
Dentro de esta comisión se deberá elegir:




Un integrante que los representen ante la Dirección,
Un Coordinador de eventos.
Un Tesorero
Un Encargado del Fondo Solidario Viaje Estudios
Es importante señalar, que el Tesorero deberá llevar los registros de
puntaje obtenido por cada apoderado en los distintos eventos.
El participar en esta comisión no dará puntos ni fondos adicionales a
los integrantes.
Las Perdices 450 Reñaca [email protected] www.apadalembert.cl
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FONDOS VIAJE DE ESTUDIOS
Los fondos obtenidos en cada evento serán depositados en un
Fondo Mutuo a nombre de A.P.A. Estos quedarán debidamente individualizados
por curso en una carpeta para cada evento y sólo son destinados para ser
utilizados en el Viaje de Estudios.
Junto a cada depósito se debe adjuntar el listado de los participantes y la cantidad
de puntos obtenidos, en forma individual, para cada evento.
Los fondos recaudados serán entregados al Tesorero el año que se
realice al viaje y sólo podrán ser ocupados para Viaje de Estudios
En el evento que un alumno no participe en el Viaje de Estudio por
motivos de fuerza mayor, estos valores podrán ser heredables a un hermano
menor, dejándose un depósito individualizado. En caso contrario, estos valores
serán asignados al fondo común debiéndose redistribuir el puntaje obtenido.
Dentro de esta comisión deberá existir un Comité Evaluador de los
casos que postulen al beneficio del 20% del Fondo Solidario Viaje de Estudio, que
surgirá de las distintas actividades.
Este comité evaluador velará por la privacidad de los datos
entregados por cada familia postulante a la Beca y debiera contar con al menos:



Un Delegado de cada curso, designado para este efecto
Un Asistente Social.
Un miembro de la comisión Viaje de Estudios
Para acceder a este beneficio es requisito indispensable:


Ser socio APA y haber cancelado sus cuotas sociales los últimos 4 años.
El monto solicitado no podrá exceder de los valores obtenidos en las
actividades anteriores,
 Los participantes del comité evaluador no podrán acceder a este
beneficio.
 No realizar alargue.
Existirá un Sistema de Postulación, el cual deberá solicitarse al encargado del
Comité Evaluador
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PROCEDIMIENTO VIAJE DE ESTUDIOS
La Comisión Viaje de Estudio, en Tercero Medio, deberá seguir los siguientes
pasos:
En Marzo:
- Citar a reunión de los apoderados para establecer líneas de trabajo y fechas de
las actividades a realizar.
- Los apoderados deberán firmar el Compromiso /Inscripción Viaje de estudios,
completando todos los datos personales solicitados y enviar a la oficina APA la
documentación requerida en la reunión.
En Abril:
- Los representantes ante dirección deben solicitar una reunión con ésta para
coordinar el Itinerario del Viaje.
- Pedir cotizaciones a las diferentes Agencias de Viaje de acuerdo al itinerario
entregado. Importante es preocuparse si se incluye el Bus de traslado al
aeropuerto. Se acompaña las Especificaciones del Viaje de Estudios.
En Mayo:
- Solicitar cotizaciones de albergues a Francia vía rectoría
- Recepción de todas las cotizaciones para la elección de las 3 o 4 mejores
alternativas, considerando los valores y el prestigio de la Agencia. Ver Anexo
En Junio:
- Citar a reunión a todos los apoderados del nivel en la que cual cada Agencia
hace una breve presentación del programa ofrecido. Luego de esto se somete a
votación de todos los apoderados presentes para la elección de la Agencia que
realizará el viaje.
- Informar a los Apoderados de los montos a cancelar, plazos y condiciones tanto
lo relativo a la Agencia como los Albergues.
- Informar a Dirección del colegio el nombre y antecedentes de la Agencia que se
adjudique el viaje.
- Los gastos operacionales, ya sean por transferencias, notariales etc. Serán
recaudados en la oficina de la APA y serán siempre en moneda local.
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En Julio:
- Realizar un contrato entre la Agencia y la Comisión Organizadora y la Dirección
con todos los compromisos que adquiere la agencia de acuerdo al itinerario.
- Solicitar a la Dirección la reserva de los albergues en Francia.
- Cada apoderado, en forma personal y voluntaria, deberá solicitar la devolución a
la Gerencia del Colegio del aporte reembolsable de 26 UF, enviar correo al
siguiente: [email protected]
- Cada apoderado deberá gestionar la obtención de pasaporte de su hijo (a).
- La comisión, por encargo de los apoderados, solicitará al APA el pago del aporte
entregado a sus socios.
En Agosto:
- Pedir a los apoderados el dinero en Euros, para la cancelar los albergues y el
dinero que se entrega a los niños durante el viaje, costo de almuerzos y museos.
- La totalidad del dinero (en Euro) para el viaje se recibirá en la oficina de
recaudación del colegio; debiendo emitir el correspondiente recibo foliado, estos
deben ser retirados periódicamente por el tesorero del viaje de estudios.
- Para la reserva de los albergues, que corresponde app. al 30% del monto a
cancelar, se deberá efectuar en el banco, un depósito en moneda extranjera
(Euros), además se deberán cancelar los costos de transferencia al colegio.
- La comisión solicitará al APA los fondos depositados en Fondos Mutuos por las
distintas actividades, y los entregará a la Agencia con un listado de asignación
individual de aportes en abono o pago del Viaje.
- Cada apoderado negociará en forma individual con la Agencia de Viajes, el pago
de las diferencias que se generen entre los valores previamente recaudados en
las diferentes actividades y el valor final del Viaje de Estudio.
En Septiembre
- Cada alumno deberá entregar una fotocopia de su pasaporte en las oficinas del
APA.
- Fecha tope de confirmación de participación en el viaje de estudios. Informar
alargue del viaje de estudios
- Firmar documentación entregada por colegio.
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En Octubre
- Coordinar reunión con profesores que acompañaran a los alumnos.
- La comisión, por encargo de los apoderados, solicitará al APA el pago del aporte
entregado a sus socios.
En Noviembre
- Los padres deben tramitar la autorización notarial para salir del país, la que debe
extenderse en 3 originales.
- En oficina APA se recibirá:
*Pasaporte original
*2 fotos carnet con nombre y RUT
* Autorización Notarial ( 3 originales)
*Certificados de Nacimiento (Por internet gratuito el de Asignación Familiar)
- El colegio tramitará, para aquellos alumnos que lo requieren, el carnet student
international.
- APA entregara documentación a Vida escolar, a fin de que se requiera la
autorización del Ministerio de Educación.
- Rector debe firmar documentos (copia del pasaporte)
En Diciembre
- Entregar a la Agencia las autorizaciones notariales, pasaportes y certificado de
nacimiento para su revisión.
- Pedir entrega de pasajes para su revisión.
- Entregar a los alumnos seguro de asistencia en viaje
Cada promoción deberá, al término de esta actividad, anexar a este documento
los resultados y comentarios obtenidos, a fin de servir como base para el futuro.
Anexos
:
Compromisos, Fichas de
Postulación a
Becas de ayuda
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COMPROMISO INSCRIPCION VIAJE DE ESTUDIOS
FAVOR COMPLETAR CON LETRA IMPRENTA
I. ANTECEDENTES DEL ALUMNO
Nombre Completo:
Fecha de Nacimiento:
R.U.T:
Domicilio Actual
Ciudad
Teléfono casa
Teléfono celular
Email
ALUMNO PARTICIPARA VIAJE ESTUDIOS
SI ______
NO______
EN CASO DE INFORMAR QUE NO ESPECIFICAR:
II. ANTECEDENTES DEL MADRE
Nombre Completo:
R.U.T:
Teléfono casa
Teléfono celular
Teléfono oficina
Email
III. ANTECEDENTES DEL PADRE
Nombre Completo:
R.U.T:
Teléfono casa
Teléfono celular
Teléfono oficina
Email
IV. INTERLOCUTOR RESPONSABLE VIAJE DE ESTUDIOS
Nombre Completo:
Email
V. OBSERVACIONES
ALUMNO HARÁ ALARGUE VIAJE DE ESTUDIOS :
SI____________ NO____________
FIRMA APODERADO ____________________________________
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(FICHA POSTULACION Y CRITERIOS EVALUACION)
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FORMULARIO POSTULACION BECA
FECHA
ANTECEDENTES PERSONALES ALUMNO
Nombre Alumno(a)
Apellido
Rut.
Domicilio
Ciudad
Teléfono
Paterno
Apellido Materno
Nombre
E-mail
Curso
Edad
Antigüedad
Año ingreso
Hermanos el colegio
Cuantos
Seguro Escolar Vigente
Socio APA
Estado Civil
Desde año
Casado
Separado
Soltero
Viudo
OTROS ANTECEDENTES
Nombre
Sostenedor/Apoderado
Estado Civil
Casado
Separado
Tipo de trabajo
Tipo de vivienda
Gastos Básicos
Soltero
Viudo
Dependiente
Independiente
Ingreso Mensual $
Propia
Arrendada
Dividendo $
Arriendo $
Luz
Agua
Gas
Teléfono
Internet
Cable
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