Política de Regalos y Entretenimiento

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www.fellowes.com
Nombre de la política: Política de Regalos y Entretenimiento
Responsable de la política: Vicepresidente y Director Jurídico
Propósito: Los regalos y el entretenimiento pueden generar benevolencia en nuestras
relaciones de negocios, pero también dificultar que seamos objetivos respecto a la
persona que los ofrece. En pocas palabras, pueden crear “conflictos de intereses”.
También pueden mermar la confianza de otros en nuestras decisiones de negocios. Es
por ello que Fellowes impone reglas para la aceptación y la entrega de regalos y
entretenimiento.
Aplicabilidad: Esta política se aplica a todos los empleados de Fellowes en todo el
mundo, incluidos los de las empresas y asociaciones en participación bajo el control de
Fellowes, así como sus familiares inmediatos y otros representantes de la Compañía.
Definiciones: “Regalos y entretenimiento” significa algo de valor, p. ej., descuentos,
préstamos, términos favorables para la provisión de un producto o servicio, servicios,
premios, transporte, uso dee vehículos d otra compañía, uso de instalaciones
vacacionales, acciones y otros valores, participación en ofertas de acciones, mejoras a
inmuebles, boletos y certificados de regalos.
Los regalos y el entretenimiento entre empleados de Fellowes y otras personas caen en
las siguientes tres categorías:
-Los usualmente aceptables y que el empleado puede aprobar por sí solo
-Los inaceptables en cualquier caso
-Los que pueden aceptarse si se cuenta con aprobación previa
Usualmente aceptables: Un empleado de Fellowes puede aceptar y conservar regalos
con un valor inferior a US$1001 (el “monto límite”), si ese valor es congruente con las
prácticas empresariales aceptadas y se considera que no influye indebidamente en el buen
juicio de negocios. Un empleado de Fellowes no puede recibir regalos frecuentes o
regulares de una misma fuente. Cada empleado es responsable de determinar en el
momento de aceptación de un regalo si su valor asciende al mínimo permitido. Las
comidas y el entretenimiento que caen dentro del monto límite son aceptables si no
contravienen otros principios de esta política.
Los empleados de Fellowes, antes de ofrecer un regalo o entretenimiento, deben
familiariarizarse con la política de regalos y entretenimiento de la compañía del receptor.
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El monto mínimo de US$100 se aplica a los Estados Unidos y está sujeto a cambios. En consulta con el
Director Jurídico, las subsidiarias pueden establecer un límite alternativo de acuerdo con las normas
culturales y el costo de vida. A falta de disposiciones más restrictivas, regirán los principios de Fellowes relacionados
con regalos y entretenimiento.
Un empleado de Fellowes al que se haya ofrecido un regalo o entretenimiento que rebase
el monto máximo y por lo tanto no sea permisible conforme a la presente política, podrá
aceptarlo en nombre de Fellowes si su rechazo, reembolso al valor justo de mercado o
devolución podría ser motivo de ofensa o bochorno o afectar negativamente de otra
manera la relación de Fellowes con el donador. Si se considera que un regalo tangible que
rebasa el monto máximo fue aceptado en nombre de Fellowes, pasará a ser propiedad de
esta compañía y, si procede, se destinará a un fin caritativo. Si un empleado acepta un
regalo que rebasa el monto máximo, deberá presentar a su gerente un informe al respecto
dentro de los treinta días siguientes.
Necesidad de aprobación previa: En los siguientes casos se requiere aprobación previa
del Vicepresidente Ejecutivo de Recursos Humanos Globales o del Director Jurídico:
-Regalos y entretenimiento con un costo inusual o cuantioso.
-Cualquier viaje importante (incluidos viajes que impliquen días fuera de la oficina y de
fin de semana).
-Pagos de facilitación (véase la Política Anticorrupción y Antisoborno de Fellowes).
Está terminantemente prohibido:
-Dar o recibir dinero como regalo de negocios.
-Dar regalos de cualquier valor a empleados o representantes gubernamentales, incluidas
las muestras de productos a las que se puede dar un uso personal. (Véase la Política
Anticorrupción y Antisoborno de Fellowes).
-Dar o recibir regalos que por su costo o frecuencia son contrarios a las costumbres del
mercado.
-Recompensar a un empleado público con un regalo.
-Dar o recibir regalos que influyan o den la apariencia de influir en el juicio de negocios.
-Dar o recibir regalos vinculados con el monto del negocio generado.
-Ofrecer un regalo cuando se sabe que infringiría la política de la organización del
receptor.
-Ofrecer o recibir entretenimiento, por ejemplo, boletos para un evento deportivo, cuando
el receptor no acudirá al mismo acompañado por un representante de la compañía.
Oportunidad de los regalos y el entretenimiento: Debe considerarse el contexto en que
se ofrezcan o reciban regalos o entretenimiento. Está permitido dar regalos para mostrar
aprecio por una relación de negocios, pero nunca para inducirla. También se permite
ofrecer entretenimiento con la finalidad de consolidar una relación de negocios; pero está
prohibido aceptarlo a proveedores antes de decidir si se va a hacer negocios con ellos. Se
prohíbe TERMINANTEMENTE ofrecer o aceptar regalos o entretenimiento junto con
una propuesta de negocio. Esto debe distinguirse de una junta de negocios (que puede
incluir un servicio de alimentos razonable) cuyo propósito principal es llegar a acuerdos.
Donativos: Es aceptable solicitar o hacer donativos a instituciones benéficas con el
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propósito de fomentar una relación de negocios. Todas las solicitudes de donativos de
Fellowes deben remitirse al administrador del Programa GIVE. Fellowes puede solicitar
a proveedores que hagan donativos a organizaciones benéficas, siempre que los mismos
no se relacionen con oportunidades de negocios presentes o futuras.
Funcionarios públicos: Autoridades gubernamentales. Los tratos con autoridades
gubernamentales locales y nacionales se rigen por reglas especiales. Puesto que es
probable que estas reglas sean más restrictivas que las disposiciones generales de la
presente política, consulte al Departamento Legal antes de ofrecer cualquier regalo o
entretenimiento a autoridades gubernamentales.
Devolución de regalos: Todo empleado que reciba o al que se le ofrezca un regalo,
entretenimiento o un trato preferencial que considere inapropiado, debe rechazarlo si es
posible e inmediatamente informar del asunto a su supervisor o contralor de la unidad de
negocios. Si no tiene oportunidad de rechazarlo, de ser posible debe devolverlo junto con
una explicación de la presente política de Fellowes. Si la devolución no es posible o con
ella ofendería al dador, debe donarlo al Programa GIVE o distribuirlo equitativamente en
su organización.
Prueba de autoaprobación/consejos rápidos: Para decidir si es apropiado que ofrezca o
reciba un regalo de negocios, pondere su valor en comparación con las prácticas normales
aplicables en su sector y país, la suma de regalos que ha dado a la entidad en cuestión o
recibido de ella con el tiempo, la idoneidad del regalo considerando su propio puesto en
Fellowes, el efecto potencial del regalo en la consolidación de sus relaciones de negocios
con el receptor, y qué podría opinar del regalo una persona ajena a la compañía.
Aprobación
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Director Jurídico
Fecha de preparación: septiembre de 2014
Preparado por: Steven L. Carson
Fecha de publicación:
Fecha de entrada en vigor:
Fecha de revisión:
Revisado por:
Fecha límite de revisión:
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