PA-GU-7.2-PR-2 Participación de la Univ. del Cauca en eventos

PA-GU-7.2-PR-2 Participación de la Univ. del Cauca en eventos

División de Gestión de la Cultura
Participación de la Universidad del Cauca en Eventos Artísticos y
Culturales Externos
Código: PA-GU-7.2-PR-2
Versión: 2
Fecha Actualización: 04-09-2015
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1. PROCESO/SUBPROCESO
Gestión de la Cultura y el Bienestar / Gestión de la Cultura.
RELACIONADO:
2. RESPONSABLE(S):
Auxiliar administrativo, Profesional especializado.
3. OBJETIVO:
Promover y organizar la participación de los creadores y
colectivos artísticos y culturales universitarios en
actividades y eventos programados por otras universidades,
organizaciones e instituciones, a nivel local, regional y
nacional en el marco de la política de Proyección Social de
la Universidad
4. ALCANCE:
Inicia con la recepción de invitaciones y termina con el
informe de participación en los eventos artísticos y
culturales programados
Acuerdo 030 de 2015 Por el cual se establece el sistema
de Cultura y Bienestar de la Universidad del Cauca
5. MARCO NORMATIVO:
Resoluciones y acuerdos de Asociación colombiana de
Universidades
6. CONTENIDO:
No.
Actividad / Descripción
1
Recepciona las invitaciones de Universidades,
organizaciones e instituciones regionales y
nacionales
2
Realiza las Convocatorias a los creadores y
grupos artísticos y culturales, mediante circulares
a diferentes Dependencias, utilización de medios
institucionales y citaciones a interesados.
Cargo
Responsable
Auxiliar
Administrativo
Profesional
Especializado
Auxiliar
Administrativo
Punto de Control
Determinar
pertinencia por
Jefe División
Aval Vicerrectoría
de Cultura y
Bienestar
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Participación de la Universidad del Cauca en Eventos Artísticos y
Culturales Externos
Código: PA-GU-7.2-PR-2
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3
Selecciona la Delegación Cultural de la
Universidad para cada uno de los eventos
programados
4
Gestiona ante la Vicerrectoría de Cultura y
Bienestar y Vicerrectoría Administrativa, los
recursos
necesarios
que
garanticen
la
participación de la Universidad en los diferentes
eventos
Auxiliar
Administrativo
Elabora el informe de participación en evento y
se legalizan los gastos.
Profesional
Especializado
5
7. FORMATOS:
N. / A.
8.ABREVIATURAS Y
N. / A.
Profesional
Especializado
Profesional
Especializado
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Aval Vicerrectoría
Cultura y Bienestar
Aval Vicerrectoría
Cultura y Bienestar
Informe
DEFINICIONES:
9. REGISTRO DE MODIFICACIONES:
FECHA
VERSIÓN:
No
CÓDIGO
MODIFICACIONES
18-06-2008
0
PC-PR-002
Construcción procedimiento: Participación en
Eventos Artísticos y Culturales externos
12-02-2010
1
MM-IS-7.2-PR-2
Ajuste en las actividades y codificación del
procedimiento
04-09- 2015
2
PA-GU-7.2-PR-2
Adecuación a nuevo formato, cambio de código
en formato, ajuste a: responsable, objetivo,
alcance, marco normativo, mejora al contenido.
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10. ANEXOS:
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Anexo A: Convenciones de procedimientos.
Anexo B: Diagrama de flujo del procedimiento.
ELABORACIÓN
Gustavo Feris Perdomo
Funcionario Responsable
Cargo: Profesional Especializado
Fecha: 13-04- 2015
REVISION
Zoraida Ramírez Gutiérrez
Responsable Proceso
Cargo: Vicerrector (a.) Cultura y Bienestar
Fecha: 25-08-2015
REVISIÓN
Gustavo Feris Perdomo
Responsable Subproceso
Cargo: Profesional especializado
Fecha: 20-08-2015
APROBACION
Juan Diego Castrillón Orrego
Rector
Fecha: 04-09-2015
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Culturales Externos
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Anexo A: Convenciones de procedimientos.
SIMBOLO
Inicio
SIGNIFICADO
Identifica el inicio del proceso.
Representa la preparación de un documento en original.
Representa la preparación de un documento que se
elabora en original y varias copias.
Representa la toma de decisiones.
Representa una operación.
Conector de páginas.
Conector interno. Permite conectar actividades o
formatos con otras actividades dentro del Flujograma.
Indica el sentido de la información. Las flechas se
utilizan para conectar los diferentes símbolos y con ello
se representa el recorrido de la información entre las
diferentes actividades o dependencias.
N
1
Representa una nota.
Fin
Representa el final del procedimiento/proceso.
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Culturales Externos
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Anexo B: Diagrama de flujo del procedimiento.
UNIVERSIDAD DEL CAUCA
VICERRECTORIA DE CULTURA Y BIENESTAR
DIVISIÓN DE GESTIÓN DE LA CULTURA
PROCEDIMIENTO: PARTICIPACIÓN DE LA UNIVERSIDAD EN EVENTOS ARTÍSTICOS Y CULTURALES
SECRETARIA EJECUTIVA
OFICINA DE PRENSA
EDITOR PÁGINA WEB
PROFESIONAL ESPECIALIZADO
DIVISIÓN DE COMUNICACIONES
COORDINADOR ÁREA DE RADIO
COMITÉ EVALUADOR
GRUPO ARTÍSTICO
INICIO
Recepciona solicitudes e invitaciones a participar
en eventos artísticos y culturales
Entrega solicitud al jefe de la División
Recibe y analiza la solicitud
¿Existe un grupo artístico que cumpla con
lo solicitado?
SI
Verifica y contacta a los grupos artísticos para
participar en el evento, se comunica vía telefónica,
por correo electrónico, o mediante una cita con el
director del grupo
NO
2
Agenda la presentacion del grupo
Realiza convocatoria interna, según el perfil
especificado en la solicitud o invitación de la
dependencia o entidad
Envía solicitud de publicación de convocatoria, vía
correo electrónico, al editor de la página web y a la
División de Comunicaciones
¿Requiere realizar inscripción?
Recibe solicitud de publicación
Recibe solicitud de publicación
Publica convocatoria en la página web de la
universidad
Emite información de la convocatoria a través de la
emisora institucional
1
1
SI
Realiza inscripción de los grupos que se presentan
a la convocatoria
Informa a la secretaria
Formato inscripción y/o confirmación
NO
Entrega al jefe de la división
Recibe formato(s) de inscripción
¿es necesario convocar jurados para
realizar selectivo?
SI
NO
Cita a los jurados para realizar el selectivo, vía
correo electrónico
Recibe citación
Selección de manera discrecional
Realizan selectivo mediante acta de comité
evaluador
Asiste al selectivo
Tramita la inscripción al evento
Solicita avance para los gastos requeridos en la
asistencia al evento, con aval del Vicerrector de
Cultura y Bienestar, adjuntando Acta del Comité
evaluador (Ver procedimiento solicitud de
avance)
Recibe avance solicitado
2
Participa en el evento
Realiza informe de la asistencia al evento
Informe
Recibe informe y documentos de soporte
Entrega informe al Vicerrector de Cultura y
Bienestar
Realiza Legalización de Avances (Ver
procedimiento legalización de avance)
1
FIN
Entrega informe y soportes del viaje y del evento al
Jefe de la División de Gestión de la Cultura