DOCUMENTO DE TRABAJO - Mesa de Ayuda SIAPER
Transcripción
DOCUMENTO DE TRABAJO - Mesa de Ayuda SIAPER
INSTRUCTIVO - ERRORES CARGA MASIVA PRORROGA - SIAPER REGISTRO ELECTRONICO Instructivo Errores CARGA MASIVA PRÓRROGA DE CONTRATO SIAPER REGISTRO ELECTRONICO Contraloría General de la República Actividad Nombre Fecha Versión Elaboración SIAPER NEGOCIO 16/01/2011 1.0 INSTRUCTIVO - ERRORES CARGA MASIVA PRORROGA - SIAPER REGISTRO ELECTRONICO INTRODUCCIÓN Por definición, la carga masiva de los archivos formato (.csv) en la plataforma SIAPER es de naturaleza binaria, es decir, la carga se realiza de forma completa en el sistema, o de lo contrario, se rechaza la carga y ninguno de los datos es ingresado a la resolución exenta creada por su Servicio en Registro Electrónico. Consecuentemente, cuando la carga es aceptada, la información que contiene el archivo (.csv) de carga masiva de su servicio, debe ser validada íntegramente por la plataforma para poder ser ingresada. Debido a esta condición, el usuario del sistema debe asegurarse que la información codificada en su fichero sea la correcta. Con el objetivo de facilitar al usuario la identificación, interpretación y corrección de los errores que arrojan los informes de validación, es que se presenta el siguiente instructivo. 2 INSTRUCTIVO - ERRORES CARGA MASIVA PRORROGA - SIAPER REGISTRO ELECTRONICO INSTRUCTIVO SOBRE ERRORES EN PROCESO DE CARGA MASIVA PRÓRROGAS DE CONTRATAS El proceso de Carga Masiva de Datos correspondiente a actos administrativos de Prórrogas de Designaciones a Contrata puede conllevar a los siguientes dos resultados finales del proceso informados en el “Estado Planilla” de la grilla “Lista de Cargas de Planilla”: 1. CARGA EXITOSA DE DATOS: ESTADO PLANILLA “VALIDADO” La carga exitosa final de los datos del archivo (.cvs) implica que los datos fueron codificados correctamente y serán poblados en la Resolución Exenta creada por su Servicio en Registro Electrónico. Y consecuentemente, el sistema no generará Informe de Validación alguno, puesto que no existieron errores en la carga y la columna Informe de Validación se mostrará vacía. 2. CARGA CON ERRORES: ESTADO PLANILLA “NO VALIDO, POR CONTENER ERROR” Ahora bien, en caso que el archivo cargado por el usuario contuviera algún error, el sistema será capaz de detectarlo informando en la columna “Estado Planilla” la opción “No Valido, por contener error” y emitirá un informe de validación que podrá ser revisado por el usuario a través del icono: (Ver Figura 1). Figura 1. Listado de Cargas de Planillas 3 INSTRUCTIVO - ERRORES CARGA MASIVA PRORROGA - SIAPER REGISTRO ELECTRONICO 2.1 RESULTADOS DEL INFORME DE VALIDACIÓN El usuario deberá acceder al icono mostrado en la columna Informe de Validación para analizar las inconsistencias detectadas en el proceso de Carga Masiva. (Ver Figura 2) Figura 2. Informe de validación 2.1.1 TIPOS DE ERRORES CONTENIDOS EN INFORME DE VALIDACIÓN A continuación, en la Tabla 1, se muestran los tipos de errores y una descripción detallada de lo que el usuario debe realizar cuando el Informe de Validación detecte que una línea del archivo cargado le arroje un error. Tabla 1. Tabla de Errores del Informe de Validación Codigo Tipo de error 0601 Error de código del servicio 0602 Funcionario inexistente en la base de datos 0603 Error de tipo de documento 0604 Error por no encontrar documento en RE Descripción Estudio/Analisis Chequear la lista de Códigos de El código del Servicio incorporado Servicio. Verificar que el código de a su planilla no corresponde a su su servicio sea el mismo código Servicio poblado en la columna “COD SERVICIO” en su archivo csv. Chequear en el submenú “Buscar Funcionario”, si el RUN que incorporó en la columna “RUN” y El funcionario que intenta cargar “DV” de su archivo csv , existe en la no se encuentra registrado en base de datos. nuestra base de datos SIAPER De no encontrar al RUN consultado, contactarse a la mesa de ayuda a fin de averiguar la situación del sujeto o resolución de nombramiento. Chequear en la columna “TIPO” de El tipo de documento que intenta su archivo csv, tenga el valor cargar corresponde a una materia “RESOLUCION EXENTA” o “DECRETO afecta a Toma de Razón EXENTO”. No admite otro valor Chequear las columnas “TIPO”, El documento que intenta tramitar “NÚMERO” y “FECHA”, ya que en la plataforma SIAPER RE no ha conforme estos valores, se buscó en sido creado la plataforma y no se encontró documento. Si no lo tiene creado, 4 INSTRUCTIVO - ERRORES CARGA MASIVA PRORROGA - SIAPER REGISTRO ELECTRONICO 0605 Error por documento tramitado 0606 Error de fecha invalida columna "FECHA" 0607 0608 0609 0610 0611 El documento que intenta prorrogar ya se encuentra tramitado por este Organismo de Control La fecha de su documento no es válida para el sistema; debe tener un formato dd/mm/aaaa La fecha de la prorroga no es Error de fecha invalida válida para el sistema; debe tener columna "FECHAPRO" un formato dd/mm/aaaa La fecha desde de su documento Error de fecha invalida no es válida para el sistema; debe columna "FECHADESDE" tener un formato dd/mm/aaaa La fecha hasta de su documento Error de fecha invalida no es válida para el sistema; debe columna "FECHAHASTA" tener un formato dd/mm/aaaa Error por documento inexistente en base de datos El documento que intenta prorrogar no se encuentra registrado en nuestra base de datos SIAPER (ver video tutorial) La designación que intenta prorrogar tiene una anomalía que puede ser de los siguientes tipos: - La fecha desde de la prorroga no es consecutiva. Error en campo - Tiene distinto el régimen de desempeño/horas/fecha horas al documento que intenta consecutiva prorrogar. - Error en el código en la dependencia de desempeño (Ver video Tutorial) proceda a darle origen como documento en la plataforma SIAPER RE. Chequear las columnas “TIPO”, “NUMERO” y “FECHA”, ya que conforme estos valores, se buscó en la plataforma y este documento se encuentra registrado en la plataforma Chequear las columnas “FECHA” de su archivo csv. Debe tener el formato dd/mm/aaaa. Chequear las columnas “FECHAPRO” de su archivo csv. Debe tener el formato dd/mm/aaaa. Chequear las columnas “FECHADESDE” de su archivo csv. Debe tener el formato dd/mm/aaaa. Chequear las columnas “FECHAHASTA” de su archivo csv. Debe tener el formato dd/mm/aaaa. Chequear las columnas “NUM.PRO” y “FECHAPRO” de su csv, ya que conforme estos valores, se buscó en la plataforma y no se encontró el documento. Contactarse a la Mesa de ayuda a fin de averiguar la situación del documento en comento. La diferencia puede estar en 3 situaciones: 1. Chequear la columna “FECHA DESDE” de su archivo csv y compararlo con la resolución que intenta prorrogar. Esto se realiza ingresando el RUN del sujeto en “Buscar Funcionario”, luego ingresando a la resolución que intenta prorrogar, y finalmente viendo en campo “Fecha Hasta”. El sistema detectó que no existe continuidad de fechas. Por tanto, Ud. debe regularizar dicha situación. 2. Chequear la columna “HORAS” de su archivo csv y compararlo con la resolución que intenta prorrogar. Esto se realiza ingresando el RUN del sujeto en “Buscar Funcionario”, luego ingresando a la resolución que intenta prorrogar, y finalmente viendo en campo “HORAS”. Si existe error en la base de datos, ingrese un caso a la Mesa de ayuda, solicitando con exactitud la modificación a 5 INSTRUCTIVO - ERRORES CARGA MASIVA PRORROGA - SIAPER REGISTRO ELECTRONICO efectuar. (Se recuerda que la información debe estar contenida en la resolución con soporte papel) 3. Chequear la columna “DEPDESEMPEÑO” de su archivo csv y compararlo con la resolución que intenta prorrogar. Esto se realiza ingresando el RUN del sujeto en “Buscar Funcionario”, luego ingresando a la resolución que intenta prorrogar, y finalmente viendo en campo “Dependencia de desempeño”. Si existe error en la base de datos o bien no figura la dependencia, ingrese un caso a la Mesa de ayuda, solicitando con exactitud la modificación a efectuar. (Se recuerda que la información debe estar contenida en la resolución con soporte papel) 0612 Error en el código dependencia desempeño Chequear la lista de Códigos de las dependencias de su Servicio. Se encontró una inconsistencia en Verificar que el código de la la dependencia de desempeño dependencia de su servicio sea el informada. mismo código poblado en la columna “COD SERVICIO” en su archivo csv. 6 INSTRUCTIVO - ERRORES CARGA MASIVA PRORROGA - SIAPER REGISTRO ELECTRONICO 3. SOLICITUD DE ATENCIÓN A MESA DE AYUDA. Una vez que el usuario realiza el proceso de Carga Masiva y el sistema arroja como resultado un Informe de Validación, el usuario deberá analizar la lista de errores que se detectaron en el proceso, su origen y potencial corrección. Fruto de este análisis, el usuario podrá identificar las causas que provocaron la falla en el proceso y verificar, por tanto, si los errores se deben a una falla en los datos ingresados por su Servicio en el archivo “.csv”, o bien, porque existe una inconsistencia en la base de datos SIAPER. Consecuentemente, si el error detectado corresponde a un fallo en el proceso de carga de datos efectuada por el Servicio, se deberá realizar el correspondiente proceso de corrección del archivo. Sin embargo, si el error informado, correspondiese a una inconsistencia con la base de datos del sistema, el usuario deberá ponerse en contacto con Mesa de Ayuda SIAPER. En importante destacar, que en esta solicitud de atención debe detallarse de forma clara y específica los errores detectados hacia la Mesa de Ayuda, de manera de no llevar a malas interpretaciones y/o dobles lecturas. Por ejemplo, se sugiere utilizar la siguiente redacción o formato para sus solicitudes: Ejemplo: Señores Mesa de Ayuda: Por favor se solicita corregir la siguiente información observada en la base de datos de SIAPER Línea Error RUN asociado Dice en SIAPER Debe decir 2 610 13857558-6 Campo horas igual a cero (no hay valor) Debe decir 44 10 610 10026198-7 Campo dependencia de desempeño dice Defensoría Penal Metropolitana Norte Debe decir cero (sin 1 valor) 1 Debe decir 0 cada vez que la resolución en formato papel no señale la información que se pide en SIAPER. 7