plan de emergencia institucional - Secretaría de Gestión de Riesgos

Transcripción

GESTIÓN DE RIESGOS
PLAN DE EMERGENCIA INSTITUCIONAL
Rafael Correa Delgado
Presidente Constitucional del Ecuador
Miguel Carvajal
Ministro Coordinador de Seguridad Interna y Externa
M. Pilar Cornejo de Grunauer
Secretaria Nacional de Gestión de Riesgos
Impreso
Publiasesores Cia. Ltda.
Se autoriza la reproducción total o parcial de este documento,
Secretaria Nacional de Gestión de Riesgos:
Guía Institucional de Gestión de Riesgos 2010.
Dirección:
De los Naranjos y De las Azucenas Edif. COEN, Monteserrín
Telf.: 02 - 3343 507 / 02 - 3343 506
e-mail: [email protected]
www.snriesgos.gov.ec
Plan de Emergencia Institucional
Introducción
La Gestión de Riesgos es un proceso complejo dirigido a la reducción de
los riesgos, al manejo de las emergencias y desastres, y a la recuperación
ante eventos adversos que afectan nuestras vidas y recursos.
La Secretaría Nacional de Gestión de Riesgos presenta esta Guía como
una contribución para elevar los niveles de previsión y respuesta en
las instituciones y empresas públicas y privadas, frente a eventuales
riesgos, enfatizando en la importancia del conocimiento, de la
organización y de la acción interna cuidadosamente preparada.
Contar con un Plan de Emergencia Institucional es una responsabilidad
de todas nuestras instituciones públicas y privadas. De poco o nada
sirve un plan de emergencia técnicamente bueno, si reposa en un
cajón. Tanto su elaboración como la puesta en práctica requieren de la
cooperación de los integrantes de las instituciones. Esta Guía sugiere
un proceso para ello.
La participación del personal de la institución es clave para la protección
propia y de los bienes y servicios institucionales. Las personas no solo
son las primeras en ser afectadas, son también las que primero deben
actuar en una emergencia, antes de la llegada de los organismos
especializados de respuesta.
3
Los ejercicios regulares de simulación y simulacro permiten validar y
mejorar el Plan, probar su efectividad, reforzar las conductas deseadas
en el personal, mejorar las acciones y tiempos previstos ante una
emergencia.
Finalmente, como complemento del Plan de Emergencias Institucional
se recomienda implementar acciones para la reducción de riesgos.
Estas estrategias de preparación contribuirán a la reducción de
impactos en el desarrollo, en términos de vidas humanas y pérdidas
económicas por interrupción de las actividades productivas o de los
servicios.
4
Contenido
1.
MARCO CONCEPTUAL................................................................... 6
1.1.
Datos Generales.............................................................................. 6
1.2.
Construcción del Escenario de Riesgos........................................... 6
1.3.
Plan de Acción para la Construcción de Riesgos Institucionales... 11
1.4.
Organización de la respuesta institucional . ................................. 12
1.5.
Brigadas de trabajo....................................................................... 17
1.6.
Mecanismos de alertas institucionales......................................... 27
1.7.
Cadena de llamadas...................................................................... 28
1.8.
Simulaciones y simulacros institucionales ................................... 28
1.9.
Plan de continuidad...................................................................... 32
1.10. Soporte informático ..................................................................... 33
2.
EJEMPLOS....................................................................................36
2.1.
Datos generales: . ......................................................................... 36
2.2.
Construcción del Escenario de Riesgos......................................... 37
2.3.
Plan de Acción para la Construcción de Riesgos Institucionales... 38
2.4.
Organización de la respuesta institucional . ................................. 45
2.5.
Brigadas de trabajo ...................................................................... 45
2.6.
Mecanismos de alerta institucionales . ........................................ 49
2.7.
Cadena de llamadas...................................................................... 51
2.8.
Simulaciones y Simulacros institucionales.................................... 52
2.9.
Plan de continuidad...................................................................... 64
2.10. Soporte informático...................................................................... 68
2.11. Glosario de Términos.................................................................... 69
5
1. MARCO CONCEPTUAL
OBJETIVO
• Salvar vidas, proteger bienes materiales y restablecer la normalidad.
• Alcanzar una eficiente organización, preparación, equipamiento y
práctica personal, para enfrentar eventos adversos.
• Institucionalizar la Gestión del Riesgo, como una actividad inherente
a la labor permanente.
1.1. Datos Generales
Institución:
Razón Social:
Dirección:
Representante:
1.2. Construcción del Escenario de Riesgos
El escenario de riesgos se compone fundamentalmente de la matriz de
Evaluación de Riesgos y del mapa de riesgos.
1.2.1. La matriz de evaluación de riesgos
Permite reconocer eficazmente los riesgos a los que está expuesta
la institución o empresa y según esta información, poder planificar
las acciones que se implementará para reducir los niveles de riesgo
existentes y estar mejor preparados para manejar una emergencia o
desastre.
Para la construcción de una matriz de evaluación de riesgos, se sigue
4 pasos: descripción del área interna y externa de la institución o
empresa, dos evaluaciones, una de amenaza y la otra de vulnerabilidad.
El resultado de estos tres pasos se conjuga en una sola matriz para
construir el primer producto del escenario de riesgos: el Cuadro de
Evaluación de Riesgos, que es el cuarto paso.
6
Es necesario empezar a evaluar la amenaza; es decir responder a
las siguientes preguntas y hacer la ponderación de la frecuencia, la
intensidad y la cobertura, como se explica a continuación.
1.2.2. Elementos para la evaluación de la amenaza:
La evaluación de la amenaza puede realizarse a partir de responder
algunas preguntas básicas y consultar algunas fuentes de información
importantes.
Preguntas básicas:
1. ¿Qué tipo de eventos pueden afectarnos o ponernos en riesgo?
2. ¿Cuál es el origen de dichos eventos?
3. Anteriormente, ¿qué eventos han ocurrido en este sector?, ¿en
esta institución o empresa?, reseña histórica sobre eventos pasados
4. Cómo están relacionados con otras amenazas?
5. ¿Cuál es la frecuencia o recurrencia con que se han presentado en
el pasado?
6. ¿Cuál ha sido su intensidad?
7. ¿Cuáles son los lugares o zonas más expuestos al evento?
Una vez que respondemos las preguntas anteriores, con la ayuda de
las fuentes de información y acudiendo, en caso de ser necesario, a
actores sociales, tales como vecinos dueños de locales alrededor de
la institución o empresa, los funcionarios o empleados más antiguos,
etc., la evaluación de la amenaza sólo queda completa al tomar en
cuenta tres características principales: la frecuencia de la amenaza, la
intensidad de la amenaza y la cobertura de la misma, características
que presentan un nivel de ponderación que determina el grado de
amenaza.
La ponderación se puede efectuar siguiendo estas indicaciones:
Características de la amenaza.
Frecuencia: representa el número de veces en el año que ocurre
determinada amenaza.
7
Magnitud: se refiere a la afectación/suspensión de actividades o
funciones de la institución en relación con la amenaza analizada
pudiendo ser considerada como: baja, media, alta y muy alta.
Intensidad: nos permite estimar la fuerza con la que se manifiesta la
amenaza, además determinar un porcentaje de área física que se vería
afectada por la amenaza analizada.
La identificación de la amenaza se alcanza al analizar la intensidad,
cobertura y frecuencia, de la amenaza y se constituye en la primera
parte para la construcción del escenario de riesgo.
Identificación de
la amenaza
Frecuencia
Magnitud
Intensidad
1.2.3. Evaluación de la vulnerabilidad
Otro insumo para la construcción del escenario de riesgos, consiste en
evaluar la vulnerabilidad. Es importante tener siempre en cuenta que
ésta depende de la amenaza, es decir, se dimensiona en función de la
amenaza.
Para determinar los factores se debe responder a las siguientes
preguntas:
• Frente a una determinada amenaza, ¿qué elementos (físicos,
económicos, ambientales, sociales) representan fortalezas o
debilidades?
• ¿Cuál es la causa (o causas) de que esto sea así?
• ¿De estos factores, cuáles son más importantes?
La evaluación de la vulnerabilidad global puede realizarse a partir de
identificar los principales factores de vulnerabilidad que la componen
y hacer una descripción de la importancia de cada una en las posibles
pérdidas que generaría una amenaza determinada.
8
El Análisis de Vulnerabilidad corresponde a la descripción de cada
una de las condiciones relacionadas con los factores de vulnerabilidad
según el tipo de amenaza.
FACTORES DE VULNERABILIDAD
Factor
Condición
Si No Observación
Conoce cuál es el material de construcción
utilizado en la institución empresa
El lugar donde se encuentra su institución
ha sido afectado anteriormente por eventos
adversos
Conoce cuáles son las características
geológicas, calidad y tipo de suelo donde
está su institución o empresa
FÍSICO
La construcción cumplió con el código de
construcción vigente en el país
En su institución o empresa están definidas
las rutas y salidas de emergencia
En la institución o empresa cuentan con
un área segura en caso de emergencias o
desastres
Las vías principales de acceso a la institución
son seguras
En su institución o empresa realizan
actividades relacionadas con el manejo de
sustancias peligrosas
AMBIENTAL En los alrededores de la institución o
empresa existen industrias
La institución realiza un manejo adecuado
de los desechos sólidos
La institución cuenta con asignación de
recursos para preparación ante desastres
Disponen de un fondo económico para
ECONÓMICO responder ante situaciones de emergencia
La institución implementaría medidas
tendientes a la reducción de riesgos
internos.
9
SOCIAL
La institución dispone de una plan de
emergencias
Han desarrollado ejercicios de simulación y
simulacros durante el último año
Cuentan
con
una
organización
interna en caso de emergencias y
desastres
Existe disposición de los trabajadores para
participar en procesos de capacitación
Realizan coordinación con instituciones
vinculadas con la atención de emergencias
Disponen de espacios para el desarrollo de
programas educativos.
Han
desarrollado
campañas
de
sensibilización ante emergencias y desastres
Los funcionarios conocen sobre desastres y
medidas de autoprotección
Cuentan con brigadas de primera respuesta
Tipo de recurso
Detalle
Cantidad
Observación
Humano
Logístico
1.2.4. Análisis de Riesgos.
Finalmente cuando hemos concluido con el análisis de amenazas,
vulnerabilidad y capacidad podemos analizar cuál es el potencial riesgo
al que se encuentra expuesta la institución o empresa.
10
Identificación de
la amenaza
Factores de
vulnerabilidad
Riesgos
1.2.5. Mapa de riesgos
El mapa de riesgos y recursos es una herramienta útil para la elaboración
del plan de emergencia. No es una obra cartográfica especializada,
sino más bien un dibujo o croquis sencillo que identifica y localiza los
principales riesgos y recursos existentes en una institución.
Para qué sirve
• Parar conocer los riesgos a los que está expuesta la institución
• Como herramienta para la toma de decisiones frente a los riesgos
• Permite la elaboración de los planes y la organización para enfrentar
las amenazas y los riesgos, de esta manera mejorar sus mecanismos
de prevención y mitigación.
Pasos previos para la elaboración de mapas de riesgos y recursos
•
•
•
•
•
•
Análisis de experiencias pasadas
Trabajo de campo
Discusión de riesgos y recursos encontrados
Elaboración del mapa de riesgos y recursos
Plenaria de validación de los mapas de riesgos y recursos
Socialización de los mapas de riesgo
1.3.Plan de Acción para la Construcción de Riesgos
Institucionales
Una vez identificados en la institución sus principales riesgos y recursos, es
planificar la intervención sobre los factores que generan riesgos para prevenirlos,
mitigarlos o, en caso de presentarse un evento, saber responder a éste.
11
El escenario de riesgo, con sus instrumentos, permite identificar y
relacionar entre sí aquellos factores que condicionan el riesgo y que,
al ser reconocidos y modificados, permiten evitar, reducir, mitigar o
eliminar el riesgo.
Esto debe llevar a priorizar las acciones de intervención, tanto desde
el punto de vista de la urgencia de modificarlos, como de los mejores
resultados en el proceso de prevención y mitigación. Por consiguiente,
a establecer una estrategia de acción basada en la modificación de
estos factores más significativos. Dichas acciones pueden organizarse
en una lista según el orden de prioridad establecido.
Riesgo
Medida a implementarse
Tiempo
Responsable
1.4. Organización de la respuesta institucional
1.4.1. El Comité Institucional de Emergencia (CIE)
es quien coordina las acciones de respuesta
interna y externa.
Está dirigido por la máxima autoridad del establecimiento o su
representante y un responsable por cada una las áreas de que dispone
la institución. El CIE dependerá de la naturaleza y capacidad humana
y logística disponible. La presente es una sugerencia de organización
mínima, pero cada institución o empresa puede adecuarla según su
realidad y capacidades.
Comité
Institucional de
Emergencia
Primeros
auxilios
Contra incendios
Evacuación
12
Seguridad
1.4.2. Instrucciones de coordinación
• El Plan entra en vigencia a partir de la fecha de su aprobación.
• Se mantendrá el enlace y coordinación entre las Unidades
Operativas en forma permanente.
• Las Unidades Operativas pedirán asesoramiento y capacitación
a los Organismos Básicos e Instituciones afines.
• Si alguna Unidad no es utilizada en la atención de la emergencia,
apoyará con su personal y recursos a la Unidad que más lo
necesita.
• Toda la información a los medios de comunicación será
proporcionada únicamente por el Comité de Emergencias.
• Toda asignación de recursos para la organización y actividad
de las Unidades, será canalizado a través del Coordinador de
Gestión de Riesgos
• Las acciones contempladas en el presente Plan
serán
ampliamente difundidas por el Coordinador de Gestión de
Riesgos, para conocimiento y práctica de todo el personal de la
Institución.
• El Coordinador receptará los informes de cada Unidad Operativa,
para ser evaluados por el Comité Institucional de Emergencias.
1.4.3. Actividades para el Comité Institucional de
Emergencias
Comité para
Emergencias
Responsables
Funciones de la brigada
Líder:
ANTES DEL EVENTO
a) Definir y señalar lugares que necesitan señaléctica
b) Identificar y definir lugares zonas de seguridad
c) Identificar la naturaleza, extensión, intensidad y
magnitud de la amenaza:
d) Determinar la existencia y grado de vulnerabilidad:
13
Comité para
Emergencias
Responsables
Líder:
e) Establecer las medidas y recursos disponibles
f) Lugar y fecha de la elaboración del Mapa
de Riesgos y Recursos comunitario de la
institución, nombres de quienes participaron en
su elaboración.
g) Elaborar el Plan de Emergencias de la institución,
y no olvidar detallar el lugar, fecha, y nombres de
los participantes.
h) Equipar a las unidades operativas, con lo mínimo
indispensable para el cumplimiento de sus tareas.
i) Capacitar las unidades operativas de la institución
j) Establecer los responsables de dirigir y supervisar
el cumplimiento de las actividades de las
Unidades Operativas
k) Aprobar el calendario de simulaciones y
simulacros de evacuación y coordinar con
(Secretaría Técnica de Gestión del riesgo, Cruz
Roja Ecuatoriana, Policía Nacional, Cuerpo de
Bomberos).
l) Otras:
DURANTE EL EVENTO
a) Activar el Centro Institucional de Emergencias
(CIE), para la toma de decisiones.
b) Poner en ejecución el Plan de Emergencia
institucional ante emergencias y/o desastres.
c) Activar las Unidades Operativas
d) Solicitar y coordinar el apoyo necesario a los
Organismos Básicos y otras instituciones a fin de
reducir al máximo la pérdida de vidas.
14
Comité para
Emergencias
Responsables
Líder:
e) Otras:
DESPUES DEL EVENTO
a) Receptar los informes parciales de cada Unidad
Operativa
1.4.4. Actividades para el Coordinador General de
Emergencias: (anexo nómina)
Comité para
Emergencias
Responsables
Líder:
ANTES DEL EVENTO
a) Definir y señalar lugres que necesitan señaléctica
b) Seleccionar los integrantes que conformarán las
Unidades Operativas de acuerdo a sus destrezas
y habilidades.
c) Participar activamente en la elaboración del Mapa
de Riesgos y Recursos y del Plan de Emergencia
y/o desastre.
d) Revisar y actualizar con los miembros del Comité
Institucional el Plan de Emergencia y/o desastre
de la institución.
e) Organizar y capacitar a los integrantes de las
Unidades Operativas
f) Disponer en forma permanente de materiales de
difusión para su distribución.
g) Tramitar las necesidades de las Unidades
Operativas al Comité de Emergencias.
15
Comité para
Emergencias
Responsables
Líder:
h) En coordinación con los Organismos Básicos y
otras instituciones capacitar a las unidades en
tareas de:
-
-
-
-
-
-
Orden y Seguridad.
Contra Incendios
Primeros auxilios
Evacuación, Búsqueda y rescate
Comunicaciones
Campamentación.
i) Supervisar las actividades a cumplirse por las
Unidades Operativas.
j) Determinar los recursos locales existentes.
k) Determinar las señales de alarma en coordinación
con el Comité de Emergencias, de acuerdo con
los medios disponibles.
l) De acuerdo al calendario establecido realizar y
dirigir las simulaciones y simulacros.
m)Controlar que se realice el mantenimiento de los
servicios básicos e instalaciones.
n) Supervisar la ubicación y localización de los
extintores, depósitos de agua, botiquines de
primeros auxilios, arena, etc.
o) Establecer las amenazas que afecten a la zona
donde está ubicada la Institución.
p) Participar, dirigir y supervisar los ejercicios de
simulación y simulacros.
DURANTE EL EVENTO
16
Comité para
Emergencias
Responsables
Líder:
a) Poner en ejecución el Plan de Emergencia y/o
Desastre.
b) Activar en la zona de Seguridad el Centro
Institucional de Emergencia (CIE).
c) Asesorar y coordinar con el Comité de
Emergencia sobre la toma de decisiones.
d) Disponer que las Unidades Operativas, cumplan
las disposiciones dadas por el Centro Institucional
de Emergencia (CIE).
DESPUES DEL EVENTO
a) Verificar las condiciones en las que se encuentran
las instalaciones
antes de ser ocupadas
nuevamente.
b) Verificar novedades de personal y material de la
Unidad Operativa.
c) Actualizar el Plan de Emergencia y/o desastre.
Elaborar el Informe de las actividades cumplidas
por las Unidades Operativas y otras novedades.
1.5. Brigadas de trabajo
El personal integrante de cada Unidad, utilizará para su identificación
brazaletes de diferentes colores de 10 cm. de ancho en el brazo derecho.
UNIDAD OPERATIVA
BRAZALETE COLOR
Unidad de Orden y Seguridad
Plomo
Unidad Contra Incendios
Rojo
Unidad de Primeros Auxilios
Blanco con Cruz Roja
Unidad de Evacuación, Búsqueda y Rescate
Naranja
Unidad de Comunicaciones
Lila
Unidad de Campamentación
Verde
17
• El Coordinador General usará brazalete amarillo.
• El Jefe de la Unidad Operativa, establecerá la cadena de mando por
ausencia del titular.
• Todos los miembros de la Institución, tienen la obligación de
colaborar y participar con las actividades de las Unidades Operativas.
1.5.1. Unidad de orden y seguridad Anexo (Nómina
de los integrantes)
Orden y
Seguridad
Responsables
Líder:
ANTES DEL EVENTO
• Definir y señalar lugares que necesitan señaléctica
• Solicitar la capacitación al personal de la Unidad
en temas de Orden y Seguridad.
• Facilitar los medios para el cumplimiento de sus
tareas.
• Instruir a los miembros de la Institución
sobre normas de Orden y Seguridad. Realizar
inspecciones periódicas en el interior y exterior
de las instalaciones, detectando riesgos o
amenazas.
• Participar
en ejercicios de simulación y
simulacros.
DURANTE EL EVENTO
• Guiar al personal de la Institución por las vías de
evacuación, hasta la zona de seguridad.
• Mantener el orden en los puntos críticos
del edificio y no permitir el acceso a ellos
especialmente durante la evacuación.
18
Orden y
Seguridad
Responsables
Líder:
• Vigilar que no ingresen personas ajenas a la
Institución.
• Realizar el control del tráfico vehicular interno y
externo.
• Notificar a la Policía las novedades ocurridas
durante el evento.
• Mantener el orden en la zona de seguridad.
• Dar seguridad a las instalaciones, documentos,
equipos, etc., hasta donde sea posible.
• Coordinar las actividades con el resto de
Unidades Operativas.
DESPUES DEL EVENTO
• Dirigir en forma ordenada el retorno del personal
de la Institución a las instalaciones.
• Verificar novedades de personal y material de la
Unidad Operativa
• Elaborar el informe parcial de las tareas
cumplidas por la Unidad Operativa
1.5.2. Contra incendios
Contra
Incendios
Responsables
Líder:
ANTES DEL EVENTO
• Solicitar la capacitación en el combate contra
incendios, para el personal integrante de la
Unidad.
19
Contra
Incendios
Responsables
Líder:
• Revisar constantemente
las instalaciones
eléctricas así como los electrodomésticos
existentes en la Institución.
• Disponer el equipo mínimo indispensable para
combatir incendios, ubicarlos adecuadamente,
revisarlos periódicamente, así como vigilar la
fecha de su caducidad.
• Mantener depósitos de agua, arena y otros
elementos en lugares estratégicos.
• Instruir al personal de la Institución en el combate
de incendios.
• Realizar inspecciones periódicas en el interior y
exterior del edificio para detectar riesgos y amenazas.
• Participar en los ejercicios de simulación y
simulacros.
DURANTE EL EVENTO
• Combatir el incendio en su inicio hasta donde sea
posible, utilizando los medios disponibles.
• Apoyar indirectamente las acciones que realice el
Cuerpo de Bomberos.
• Coordinar las actividades con las otras Unidades.
• Otras
DESPUES DEL EVENTO
Unidad
• Agrupar al personal de la Institución y revisar
novedades.
• Realizar la evaluación de daños y análisis de
necesidades de la Institución.
20
Contra
Incendios
Responsables
Líder:
• Elaborar el informe parcial de las novedades y
tareas cumplidas por la Unidad.
• Otras
1.5.3. Primeros auxilios
Primeros
auxilios
Responsables
Líder:
ANTES DEL EVENTO
• Solicitar la capacitación para el personal de la
Unidad de Primeros Auxilios.
• Disponer del equipo mínimo indispensable de
Primeros Auxilios, botiquín y otros recursos para
cumplir su tarea.
• Conocer debidamente la zona de seguridad y
establecer el sitio a donde llegarán los heridos,
enfermos o extraviados, el mismo que será de
fácil acceso.
• Seleccionar el sitio donde ubicar las camillas,
botiquines y otros implementos para ocupar
durante la emergencia.
• Instruir al personal de la Institución en normas de
Primeros Auxilios.
• Coordinar estrechamente con las otras Unidades.
• Mantener un listado de hospitales, clínicas y
centro de salud más cercanos a la institución.
• Participar en ejercicios de simulación y simulacros.
• Otras:
21
Primeros
auxilios
Responsables
Líder:
DURANTE EL EVENTO
• Proporcionar Primeros Auxilios al personal
que lo necesite, hasta que llegue la ayuda de
especialistas.
• Priorizar la atención de personas afectadas,
dependiendo de su gravedad.
• Coordinar las actividades con las otras Unidades.
• Elaborar la lista de afectados con sus respectivos
signos y síntomas y entregar en forma oportuna
al Comité Institucional para Emergencias.
• Otras
DESPUES DEL EVENTO
• Verificar el estado de salud de las personas
afectadas de la institución
Unidad.
• Elaboración del informe parcial de las novedades
y tareas cumplidas por la Unidad.
• Otras
1.5.4. Evacuación, búsqueda y rescate
Evacuación,
búsqueda y
rescate
Responsables
Líder:
ANTES DEL EVENTO
22
Evacuación,
búsqueda y
rescate
Responsables
Líder:
• Solicitar la capacitación al personal integrante
de la Unidad, en técnicas para ser aplicadas en la
Evacuación, Búsqueda y Rescate de las personas
y bienes materiales que se encuentren en la
Institución y sean posibles evacuarlos.
• Disponer el equipo mínimo indispensable para las
actividades de evacuación, búsqueda y rescate.
• Instruir al personal de la institución en normas de
evacuación, búsqueda y rescate.
• Señalización de vías de evacuación hacia la zona
de seguridad.
• Coordinar las actividades con el resto de Unidades
• Realizar inspecciones periódicas en el interior
y exterior de las instalaciones, a fin de detectar
amenazas.
• Identificar el lugar exacto donde deben llegar
los heridos, enfermos y extraviados que serán
evacuados.
simulacros.
• Otras
DURANTE EL EVENTO
• Realizar la evacuación del personal de la
institución.
• Si la situación lo permite, realizar el búsqueda
y rescate de: personas, animales, documentos
calificados, equipos, etc.
23
Evacuación,
búsqueda y
rescate
Responsables
Líder:
• Realizar las actividades en coordinación con las
otras Unidades.
• Otras
DESPUES DEL EVENTO
Unidad.
tareas.
• Otras
1.5.5. Comunicación
Comunicación
Responsables
Líder:
ANTES DEL EVENTO
• Solicitar la capacitación al personal integrante de
la Unidad.
• Instruir al personal de la institución en normas de
comunicación.
• Revisar continuamente los instrumentos de
alarmas (acústicas y visuales).
• Capacitar al personal, en el tipo de alarmas que
se utilizará en la institución.
24
Comunicación
Responsables
Líder:
• Mantener actualizados los números telefónicos
de: Cruz Roja, Cuerpo de Bomberos, Policía
Nacional, hospitales, casas de salud, médicos, y
del personal que trabaja en la Institución.
• Disponer de señales suplementarias o alternas de
alarmas.
• Mantener una lista de personas o entidades
vecinas a la Institución, que dispongan de medios
de comunicación (radioaficionados).
simulacros.
• Otras
DURANTE EL EVENTO
• Activar la alarma al darse el evento.
• Disponer de los medios de comunicación al
Centro de Institucional de Comité de Emergencia
(CIE) en la Zona de Seguridad.
• Coordinar las actividades con el resto de
Unidades.
• Otras
DESPUES DEL EVENTO
Unidad.
tareas.
• Otras
25
1.5.6. Campamentación
Campamentación
Responsables
Líder:
ANTES DEL EVENTO
• Solicitar la capacitación al personal integrante
de la Unidad, en técnicas de instalación y
mantenimiento de campamentos.
• Ubicar y organizar las zonas de seguridad, en
áreas internas de la Institución o aledañas y
que proporcionen adecuadamente protección y
seguridad a los evacuados.
• Ejercitar en la instalación de carpas u otros
implementos en la zona de seguridad, hasta
lograr que el personal de la Unidad realice la
acción en el menor tiempo posible.
• Mantener una nómina actualizada del personal
de la institución.
• Solicita el equipo mínimo indispensable (carpas,
toldos, etc) para el cumplimiento de su tarea.
• Mantener libres las zonas destinadas a la ubicación
de carpas o similares.
simulacros.
• Otras
DURANTE EL EVENTO
•
•
•
•
Tener una nómina del personal de la institución
Realizar actividades de integración grupal.
Coordinar las actividades con las otras Unidades.
De disponer y de acuerdo a la situación, se
entregará alimentos, agua, etc.
26
Campamentación
Responsables
Líder:
• Enlistar a las personas que llegan
• Otras
DESPUES DEL EVENTO
• Verificar novedades del personal y material de la
Unidad.
• Desmontar el equipo, material y medios utilizados
en la emergencia
tareas realizadas por la Unidad.
• Otras
1.6. Mecanismos de alertas institucionales
Los niveles de alerta se utilizan para amenazas que se pueden
monitorear (como volcanes, tsunamis, inundaciones), y por lo tanto se
puede tener una valoración de su ocurrencia. En el país se ha venido
trabajando con 4 niveles de alertas, dependiendo el nivel básicamente
del estado de la amenaza. En la práctica y para algunas amenazas, se
puede pasar de un nivel blanco o amarillo a rojo directamente (ejemplo
de un tsunami lejano, o de una erupción volcánica).
Nivel de
Alerta
Blanca
Comportamiento
de la amenaza
Existe una
amenaza potencial,
pero no se está
desarrollando un
evento
Acciones a realizar
No hay evento en curso; plan de
emergencia está listo, contiene por
lo menos 1 plan de contingencia
para el tipo de evento
27
Amarilla
Naranja
Roja
Hay un inicio de evento; revisión
Desarrollo anormal de planes de contingencias,
de un evento
presentación de estado de situación
periódica
Hay confirmación del evento, no
Aumento dramático
ha alcanzado su máximo potencial;
de las anteriores
instituciones en estado de
anomalías del
respuesta a emergencias; acciones
evento o fenómeno
de atención han iniciado
Ejecución completa de acciones
Evento en curso y
de atención, instituciones con
eminente desastre
prioridad máxima hacia el evento
potencial
en curso o por llegar
1.7. Cadena de llamadas
Debe plantearse una organización mínima que permita garantizar
una respuesta adecuada ante la emergencia mediante la activación
de la cadena de llamada sea al interior y exterior de la institución. Se
encontrará mayor información en el instructivo.
1.8. Simulaciones y simulacros institucionales
Simulación
La simulación es un ejercicio de escritorio o juego de roles que permite
la práctica de las acciones que se han planificado hacer en caso de una
emergencia o desastre y la toma de decisiones.
Consiste en reunir al comité institucional CIE, u otras personas
íntimamente vinculadas a las acciones de respuesta ante una
emergencia o desastre, donde se les plantean problemas hipotéticos
comunes durante una emergencia o desastre, al cual los participantes
asumiendo un rol supuesto deberán dar soluciones orales o por escrito,
acorde a su función. Este ejercicio es una excelente preparación para la
realización del posterior simulacro.
28
Objetivos de la simulación
Evaluar los mecanismos establecidos en los planes de emergencia de
las instituciones frente a un desastre.
Fortalecer la capacidad de preparación y respuesta de la institución
ante un desastre.
Pasos de la planificación de una simulación
• Definir el o los objetivos específicos del ejercicio. La finalidad última
siempre es evaluar el plan para fortalecer la capacidad de los
primeros respondedores.
• Formular el evento hipotético (incendio, terremoto, otro.) que
afectará a la institución. Si la simulación es parte de la preparación
para un simulacro, deberá tomarse como base el escenario general
del simulacro.
• Definir los personajes que se van a representar en el ejercicio
• Asignar el rol a cada participante o grupos de participantes, excepto
el de los que ya lo tienen asignado como parte de su función dentro
del plan de emergencia del comité institucional-CIE.
• Formular un sencillo escenario general a manera de introducción
con la información general sobre el ambiente, el evento, el impacto
y características de la población afectada.
• Redactar los mensajes que durante el ejercicio se les estará llevando
a los participantes. Estos generalmente son problemas específicos
para personajes específicos para que genere una solución.
• Definir la metodología para la simulación.
Ejecución de la simulación
Siga los siguientes los pasos para realizar la simulación:
a) Colocar a todos los participantes alrededor de una mesa o en mesas
separadas pero cerca una de otra como se observa en el ejemplo.
b) Leer el escenario a manera de introducción.
c) Se entrega a cada participante o grupo de participantes los
mensajes elaborados anteriormente, los cuales incluyen
problemas sencillos al inicio y, mientras avanza el ejercicio se
29
implementan otros más complicados. Si ya tiene elaborado el
guión del escenario o libreto, puede extraer de éste, algunas
situaciones a incluir en los mensajes. Ellos lo leen en voz alta y
luego indican lo que harán frente a ese problema. Es posible que
antes de proponer su solución, necesiten coordinar con otros
personajes, lo cual se permite porque la coordinación es un
elemento importante a la hora de responder ante un desastre.
d) Al finalizar el último mensaje, se provee un tiempo para que los
participantes expresen sus sentimientos sobre lo que sintieron,
aprendieron y compartieron.
e) Luego, el tiempo es para los observadores a efecto de opinar
sobre lo visto, evaluar el ejercicio y dar sus aportes para mejorar
la respuesta. Se hace un listado con todas las conclusiones y
recomendaciones.
Simulacro
Es un ejercicio o ensayo de las acciones que se ha planificado hacer
en caso de una emergencia o desastre, establecidas en el Plan de
Emergencia Institucional, en el cual participarán todos los funcionarios
y personas externas que se encuentren en la institución y que se verían
afectados en una emergencia, sea en condición de actores principales,
personal de apoyo o de víctima; aplican los conocimientos y ejecutan
las técnicas planificadas de respuesta.
Para su realización se necesita tener un escenario y personajes reales.
Esta práctica se realiza en tiempos normales y su ejecución concientiza
a todos los involucrados en la respuesta, sobre la importancia de
estar preparados para actuar adecuadamente durante los desastres
y mejorar las deficiencias o debilidades detectadas durante el
ejercicio.
Objetivos
• Evaluar el funcionamiento de los planes de emergencia institucional
frente a una emergencia o desastre.
• Fortalecer la capacidad de preparación y respuesta ante un
desastre.
30
Acciones a realizar antes de planificar un simulacro:
Previamente a la planificación se deberán realizar las siguientes
acciones, en las que el CIE tiene un papel importante para transferir
el conocimiento sobre la temática y su abordaje a los funcionarios o
empleados. Es importante trabajar en la:
a) Sensibilización
b) Formación básica para el manejo de emergencias (medidas de
autoprotección)
c) Organización del Comité institucional
e) Capacitación del Comité y sus brigadas
f) Diagnóstico básico de riesgo a desastre en la institución
g) coordinación de actividades con los organismos de respuesta u
organismos básicos (cruz roja, cuerpo de bomberos y policía).
Planificación del simulacro
En consideración de que uno de los objetivos del simulacro es evaluar
el plan de emergencia, se necesita tenerlo concluido y que todos lo
conozcan y lo comprendan. Los principales actores del simulacro son
los miembros de cada comisión del CIE y el resto de los funcionarios.
Únicamente los encargados del simulacro son los que proveen el
espacio para que estos actores practiquen lo que deberían hacer en
caso de un desastre. Siga los siguientes pasos para organizar el ejercicio
en su institución o empresa.
Nombramiento de los encargados del simulacro. Se sugiere organizar
un grupo específico para la planificación y ejecución del simulacro con
las siguientes funciones:
a) Grupo específico de coordinación: Coordina, convoca, dirige,
establece el cronograma general de desarrollo, avala y supervisa
b) Escenario: Define el evento a trabajar (terremoto, inundación, otro) y
las condiciones generales en que se desarrollará el supuesto desastre.
c) Guión de escenario o libreto: Establece paso a paso las situaciones
que durante el tiempo que dura el ejercicio se vayan presentando.
31
d) Divulgación del simulacro: Esta comisión define la forma en que va
a divulgar todas las acciones del simulacro.
e) Gestión de fondos o finanzas: Planifica y realiza todas las actividades
para recaudación de fondos, en caso de ser necesario
f) Logística: Gestiona los recursos necesarios
g) Evaluación: Identifica lo que se hizo bien y lo que dejó de hacerse o
se hizo mal, para que pueda ser corregido en el siguiente simulacro.
Ejecución del simulacro: Dos actividades generales son las que se
realizan este día durante el ejercicio: a) Ejecución del plan de respuesta
y supervisión del ejercicio y b) Evaluación del ejercicio. Posteriormente
al ejercicio otra actividad ha realizar es la sistematización debido a que
la experiencia obtenida en el ejercicio es básica para la planificación
de los siguientes ejercicios.
La última actividad del simulacro es la entrega del informe final, el cual
está bajo la responsabilidad del encargado de la evaluación. Con los
resultados de la evaluación, se procede a hacer los cambios necesarios
para corregir las debilidades detectadas y luego repetir todo el proceso
en un período de tiempo que no debería exceder 6 meses.
1.9. Plan de continuidad
El Plan de Continuidad de Actividades es la herramienta con la cual
las instituciones públicas y privadas se preparan para garantizar la
continuidad de sus actividades productivas y de servicios cuando
enfrentan situaciones de emergencia.
Para establecer dicho plan es necesario:
• Identificar las áreas fundamentales y las actividades críticas de
la institución o empresa, según criterios de impacto económico,
de impacto social por ausencia de los servicios que brinda, o de
impacto en la seguridad o salud de los usuarios o beneficiarios.
• Una vez identificadas las áreas fundamentales y sus actividades
críticas, planificar y organizar el personal y recursos necesarios para la
continuidad de las actividades durante un día, una semana y quince días
laborales. Esta planificación debe considerar si habrá cambios entre el
32
•
•
•
•
•
•
horario normal de trabajo y el horario en situación de emergencia.
Definir las instituciones necesarias y complementarias para el desarrollo
de sus actividades críticas (socios, proveedores, clientes, etc.)
En caso de que la institución no pueda continuar sus actividades
críticas dentro de sus instalaciones, considerar la adecuación de un
lugar temporal con servicios básicos, con equipamiento y suministros
indispensables (mesas, sillas, teléfonos, fax, fotocopiadora,
computadoras, suministros de oficina)
Considerar las facilidades de transporte adecuado de los trabajadores
o funcionarios hacia el lugar de trabajo.
Considerar la seguridad de su instalación y/o del lugar temporal
donde dará continuidad a sus actividades críticas.
Contar con un sistema de comunicación operativo.
Contar con responsables claramente identificados.
Para identificar las actividades críticas de su empresa o institución
conviene examinar de manera exhaustiva qué actividades:
• Generan mayor impacto económico o de imagen para la institución
• Implican mayor responsabilidad hacia la ciudadanía (sobre todo si
se trata de servicios públicos)
• Brindan servicios de salud, control sanitario, provisión básica de
alimentos, seguridad para su institución o empresa, y la de sus
usuarios si usted brinda servicios de seguridad, entre otros.
En el Anexo 2.9 se incluye una matriz que sirve de guía para la
elaboración del Plan de continuidad de Actividades.
1.10. Soporte informático
Estas son las recomendaciones para contar con un plan para la
seguridad de la información de la institución o empresa.
•
•
•
•
Recuperación de los respaldos
Movilización de los operadores
Abastecimiento del material necesario
Instalación de un local informático temporal
33
•
•
•
•
Reinstalación de los accesos Internet, teléfono y de mensajes
Reinstalación de las aplicaciones prioritarias para las actividades
Prueba con los usuarios para verificar que todo funciona
Para activar este plan durante una emergencia se debe responder a:
¿Cuál es la información digital o datos críticos?
• ¿Cuáles son los asuntos críticos, información de proveedor / cliente,
directorios telefónicos, dirección electrónica?
• ¿Cuáles son los respaldos informáticos a usar (bandas de respaldo
de los servidores, CD, respaldos de datos de las computadoras de
trabajo, DVD de archivos?)
• ¿Cuáles son los documentos en papel que no fueron archivados en
formato informático o dónde están los datos informáticos que no
fueron guardados?
• En caso de incendio, por ejemplo: podremos restaurar únicamente
los datos guardados al exterior del establecimiento.
• Recomendaciones de materiales básicos para la continuidad de
actividades
• Para poder responder a las primeras necesidades en la continuidad
de las actividades se podrá crear un kit. Este kit deberá contener
todo lo que se necesita en las primeras horas del evento (teléfono,
computador portátil, materiales y respaldos informáticos), prever
uno adentro y otro afuera del establecimiento.
Se podrá juntar materiales como por ejemplo:
Equipamiento
•
•
•
•
•
•
•
CD, USB (memory) con datos importantes
Códigos secretos
Papel, bolígrafos
Celulares con cargador
Máscaras y guantes de protección
Linternas con baterías de repuesto
Cámara fotográfica digital (útil para trámites con la compañía de seguro)
Documentos básicos que se debe asegurar
• El Plan de Emergencia Institucional con su correspondiente Plan de
34
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Continuidad de Actividades.
Listado de los servicios de emergencia, autoridades locales, seguros,
bancos
Listado y datos del personal
Listado y datos de los clientes y proveedores
Listado de los proveedores logísticos (construcción, maquinaria,
electricidad)
Copia de la información (directorio) del celular (en caso de
destrucción o se quede sin batería)
Último inventario del stock y equipamiento
Documentación específica (listado de los productos, formularios,
patentes)
Contrato de seguro, datos bancarios
Medios de pago (cheques, claves para transferencias)
Sellos y papel membretado de la institución o empresa
35
2. EJEMPLOS
Objetivo del plan
En este ítem es necesario que se explicite el objetivo que la Institución
quiere conseguir con la implementación de este Plan.
Ejemplo:
Desarrollar actividades tendientes a reducir riesgos existentes al interior
de la ….; y realizar preparativos para responder adecuadamente en
caso de emergencias.
2.1. Datos generales:
En este ítem la persona o personas responsables de implementar
este plan en su institución deben considerar los siguientes datos:
- Anotar el nombre de la Institución
- Anotar la razón social, es decir, su función, el para qué ha
sido creada esa Institución o Empresa.
- La dirección donde se encuentra ubicada la Institución
- El Representante de la Institución o Empresa.
Por Ejemplo:
Institución: Financiera Regional del Pacífico
Razón Social: CANALIZAR PRODUCTOS FINANCIEROS Y NO
FINANCIEROS ALINEADOS AL PLAN NACIONAL DE DESARROLLO PARA
SERVIR A LOS SECTORES PRODUCTIVOS DEL PAÍS.
Dirección: AMAZONAS N15 – 156 Y AV. 12 DE OCTUBRE
Representante: ING. CAMILO LÓPES GUERRA
36
2.2. Construcción del Escenario de Riesgos
El escenario de riesgos consiste fundamentalmente en construir “el
cuadro de evaluación de riesgos”, el cual permitirá a la empresa
reconocer los riesgos a los que está expuesta; con esta información, la
empresa podrá planificar las acciones que sean necesarias para reducir
los niveles de riesgos existentes.
Para construir el cuadro de evaluación de riesgos es necesario seguir
los siguientes pasos:
- Describir el área de manera contextualizada (ubicar el sitio
en el que se encuentra, sector, barrio, límites con los que
colinda, que hay alrededor de su ubicación, etc.)
Por ejemplo:
La empresa con sede en Quito, está ubicada en el centro norte de
la Ciudad, en una zona altamente turística, comercial y bancaria, por
este motivo tiene una alto grado de circulación vehicular y peatonal,
alrededor de la institución están entidades Bancarias, Hoteleras,
Comerciales y Empresariales
- Evaluación de la amenaza
En este ítem se necesita detallar las amenazas a las que está expuesta
la Institución, se aconseja hacer una memoria histórica para ver las
amenazas que ha enfrentado anteriormente por algún evento de
origen natural o provocado por el ser humano, (ver doc. Elemento para
la evaluación de la amenaza y características de la amenaza).
- Evaluación de la vulnerabilidad
Aquí es necesario evaluar los factores internos que aumentan las
probabilidades de sufrir daños, tomando en cuenta que esta depende
del tipo de amenaza (ver doc. 2.2).
El resultado de estos tres pasos nos ayuda a elaborar el cuadro de
evaluación de riesgos, veamos un ejemplo:
37
2.2.1. Capacidad de respuesta
•
Personal: Listado del personal de la Institución
o Números de los Teléfonos de los Organismos de Apoyo
o Secretaría Nacional de Gestión de Riesgos
o Policía Nacional
o Cuerpo de Bomberos
o Cruz Roja
o Hospitales
•
Recursos: logística
o Anexo: (Mapa de Riesgos y Recursos (equipos de comunicación, informáticos, mobiliario, otros)
o Anexo: (Listado de Recursos disponibles)
2.3. Plan de Acción para la Construcción de Riesgos
Institucionales
El escenario de riesgos me provee de los instrumentos necesarios
para poder priorizar las acciones de intervención para modificar
ciertos factores que condicionan el riesgo y así obtener los mejores
resultados en el proceso de prevención y mitigación.
Por Ejemplo:
38
Medida a
Tiempo
Responsable
implementarse
Cambio de
ubicación de
las estanterías,
cuadros y objetos
susceptibles
a caídas,
reforzamiento, de
Eco. Mauricio
tabiques, enlucidos
Moncada.
Sismo de 6.5°
y muros de
Responsable de
en la escala de
Mediano plazo: de
Gestión de Riesgos
construcción débil
Richter, de origen
6 a 12 meses.
de CFN. Y analistas
tipo D.
tectónico.
encargados de
Realización de
riesgos del trabajo.
simulacros de
evacuación para el
personal que labora
en la Institución,
con instalación de
alarma.
Riesgo
Evaluación de
las instalaciones
eléctricas del
Incendio
edificio, protección
producido por
diferencial y
cortocircuito
termo magnética,
con estallido de
con cables de
tanque de gas, en sección adaptador
hora de almuerzo,
y triples de alta
40 personas
calidad, ductos
afectadas
de ventilación
y ubicación de
tanques de gas en
zonas ventiladas
39
Corto plazo: 3 a 6
meses
Eco. Mauricio
Moncada.
Responsable de
Gestión de Riesgos
de CFN. Y analistas
encargados de
Riesgo
Medida a
implementarse
Tiempo
Responsable
Aparato explosivo
Capacitación
“in situ”
al personal de
Eco. Mauricio
encontrado en el
seguridad para la
Moncada.
9 piso, apertura
utilización de un
Responsable de
de boquete de 10
detector de bombas Mediano plazo de 4
Gestión de Riesgos
m2, gravemente
y explosivos GVD-4
a 12 meses
de CFN. Y analistas
afectadas
y LPB-9000 para
encargados de
el personal
todo tipo de correo,
administrativo y
encomiendas y
autoridades de la
paquetes.
CFN.
2.3.1. Características de la amenaza
Identificación de la
amenaza
Sismo tipo
tectónico
Incendio
Atentado
Frecuencia
Magnitud
Intensidad
Baja
media
media
Media
Media
alta
media
alta
alta
2.3.2. Evaluación de la vulnerabilidad
Factores de Vulnerabilidad
40
ECONÓMICO
AMBIENTAL
FÍSICO
Factor
Condición
Si
Conoce cuál es el material
de construcción utilizado en
x
institución.
El lugar donde se encuentra su
institución ha sido afectado por x
eventos adversos
Conoce
cuáles
son
las
características
geológicas,
calidad y tipo de suelo donde
está su institución.
La construcción cumplió con el
código de construcción vigente x
en el país.
En su institución están definidas
x
las rutas y salidas de emergencia
En la institución cuentan con un
área segura frente a emergencias x
o desastres.
Las vías principales de acceso a la
x
institución son seguras.
En su institución realizan
actividades relacionadas con
manejo de sustancias peligrosas.
En los alrededores de la
institución existen industrias.
La institución realiza un manejo
adecuado de los desechos sólidos.
La institución cuenta con
asignación de recursos para
preparación ante desastres
Disponen de un fondo económico
para responder ante situaciones x
de emergencia
La institución implementaría
medidas tendientes a la x
reducción de riesgos internos.
En caso de accidentes laborales
la institución asume el costo con x
sus funcionarios.
41
No
Observación
x
x
x
x
x
Sector comercial, turístico y
hotelero
Factor
Condición
Si
La institución dispone de una
plan de emergencias
x
SOCIAL
Han desarrollado ejercicios de
simulación y simulacros durante
el último año
Cuentan con una organización
interna para emergencias y de
sastres
Existe disponibilidad de los
trabajadores para participar en
procesos capacitación
Realizan
coordinación
con
instituciones vinculadas con la
atención de emergencias
Disponen de espacios para
el desarrollo de programas
educativos.
Han desarrollado campañas de
sensibilización para desastre.
Los funcionarios conocen los
desastres
Cuentan con brigadas de
primera respuesta
No
Observación
x
x
x
x
x
x
x
x
Es importante saber que la vulnerabilidad ya no es solamente el hecho
de ser más o menos susceptibles de sufrir daños, sino también el de
saber diseñar estrategias, dándoles características particulares para
evitar en la medida de posible, los fenómenos externos (amenazas) que
lo originan o al menos anticiparlos, afrontarlos, reducirlos, resistirles,
mitigarlos y contar con la capacidad de recuperarse de posterior a su
ocurrencia.
42
2.3.3. Análisis de Riesgos. Finalmente cuando
hemos concluido con el análisis de amenaza,
vulnerabilidad y capacidad podemos saber
cuál es el potencial riesgo al que se encuentra
expuesta la institución pudiendo ser este de
origen natural, socio natural y antrópico.
Una vez que tengo esta información pasamos a elaborar el
cuadro de evaluación de riesgos el cual me va a permitir construir
el escenario de riesgos de la empresa, cuya matriz es la siguiente:
Por ejemplo:
- Matriz de evaluación
Identificación de
la amenaza
SISMO
INCENDIO
Factores de
vulnerabilidad
Capacidad de
respuesta
Riesgos
Construcción
del edificio de la
CFN no es sismo
resistente.
Sismo de origen
tectónico de 6.5°, la
4 Salidas de
estructura del edifico
evacuación.
puede presentar
Personal de la
graves daños por las
Inst. Preparado.
ondas de frecuencia
Lugar seguro
sobre todo en los
para en caso
muros de carga de la
de evacuación.
mampostería y muros
de construcción.
Existen numerosas
instalaciones de
energía.
2 extintores
por cada
piso. Personal
técnico
capacitado
contra
incendios.
43
Incendio por
cortocircuito en la
zona del bar de los
empleados, estallido
del tanque de gas;
quedando afectado
el 5, 6,7 pisos,
insuficiente los 2
extintores del piso.
ATENTADOS
Por su razón social,
gran cantidad
de personas que
diariamente
ingresan en la
institución.
4 guardias de
seguridad a
la entrada del
edificio.
Aparato explosivo en
el 9 piso, alto riesgo
de afectación para
las autoridades de la
CFN, difícil evacuación
del edificio, salidas
de emergencia
insuficientes.
- Mapa de riesgos
Una vez que se haya desarrollado la matriz de evaluación de
riesgos, la cual me permite tener una visión analítica y sistemática
de los riesgos a los cuales está expuesta la institución; pasamos a
expresar lo que dice esta matriz en el mapa de riesgos (ver doc.
2.5), de esta manera construimos el Escenario de Riesgos.
Por Ejemplo:
El escenario de riesgo, con sus instrumentos, permite identificar y
relacionar entre sí aquellos factores que condicionan el riesgo y que,
al ser reconocidos y modificados, permiten evitar, reducir, mitigar o
eliminar el riesgo.
44
2.4. Organización de la respuesta institucional
Al interior de la Institución o Empresa se debe conformar el Comité
Institucional de Emergencia, el cual será el responsable de organizar,
dirigir y ejecutar con el personal de la institución la implementación
del PEI, tomando en cuenta que su principal objetivo es coordinar las
acciones de respuesta interna y externa. A continuación tenemos un
ejemplo de un CIE.
Ejemplo:
Comité
Institucional de
Emergencia
Primeros auxilios
Ing. Mario Albuja
Contra incendios
Sr. Diego Armijos
Evacuación
Lcdo. Jaime Ayala
Seguridad
Sr. Juan Carlos
Bastidas
2.5. Brigadas de trabajo
La brigada es un grupo de empleados y/o trabajadores de la empresa o
institución, que han sido capacitados para la atención de la emergencia,
lo cual les permite tener una visión clara de cómo intervenir en caso
de que se presente una situación de emergencia o desastre; habrá
un responsable por cada brigada, cuyas funciones se detallan en el
ejemplo siguiente:
45
Primeros Auxilios
Responsable: Mario Albuja
Integrantes: Rocío Cajas
Elena Miranda
Sebastián López
Actividades para la respuesta durante el evento
Proporcionar primeros auxilios al
personal que lo necesite, hasta que
llegue la ayuda de especialistas y
trasladarlas de una manera adecuada
y segura a las zonas de atención
preestablecidas
• Priorizar la atención de personas
afectadas, dependiendo de su
gravedad.
• Elaborar la lista de afectados
con sus respectivos signos y
síntomas y entregar en forma
oportuna al C.I.E
• Cooperar en la evacuación
de los heridos de gravedad a
los establecimientos de salud
más cercanos y adecuados a la
Institución.
• Coordinar las actividades con
las otras Brigadas.
Actividades para la recuperación
posterior al evento
• Elaborar el informe final
del número de heridos, sus
patologías y lugares donde
fueron transportados.
• Elaborar el informe del material
que se usó, tareas cumplidas.
• Informar al personal de
su Brigada acerca de las
enseñanzas.
46
Contra incendios
Responsable:
Diego Armijos
1) Actividades para la preparación ante el evento
Integrantes:
• Verificar periódicamente que los equipos contra incendios
Juan Pedro
de la institución tengan un mantenimiento adecuado, su
Mármol
validez esté vigente y estén en capacidad de funcionar.
Guillermo
• Solicitar la capacitación en el combate contra incendios,
Vascones
para el personal integrante de la Brigada.
Conocer el manejo de equipos como extintores y gabinetes.
Revisar constantemente las instalaciones eléctricas así
como los electrodomésticos existentes en la Institución.
• Disponer el equipo mínimo indispensable para combatir
incendios, ubicarlos adecuadamente, así como vigilar la
fecha de su caducidad.
• Mantener depósitos de agua, arena y otros elementos en
lugares estratégicos.
• Instruir al personal de la Institución en el combate de
incendios.
• Realizar inspecciones periódicas en el interior y exterior
del edificio para detectar riesgos y amenazas.
• Participar en los ejercicios de simulación y simulacros
2) Actividades para la respuesta ante el evento
• Realizar acciones básicas para controlar un conato de
incendio.
• Actuar de inmediato haciendo uso de los equipos contra
incendio.
• Combatir el incendio en su inicio hasta donde sea posible,
utilizando los medios disponibles. En caso de que no se
pueda controlar el incendio, proteger a las partes no
afectadas limitando la propagación del fuego.
• Apoyar y coordinar las acciones que realice el Cuerpo de
Bomberos a su llegada.
3) Actividades para la recuperación ante el evento
• Realizar la evaluación de daños y análisis de necesidades
de la Institución.
• Elaborar el informe de la Brigada sobre las novedades y
tareas cumplidas.
• Informar al personal de su Brigada acerca de las
enseñanzas.
•
•
47
Seguridad
Responsable: Juan
Carlos Bastidas
1) Actividades para la preparación antes del evento
Integrantes:
• Informar a todo visitante sobre los procedimientos de
Carolina Mora
seguridad en caso de activación del sistema de alarma
Lizette Moscoso
de emergencias.
• Realizar inspecciones periódicas en el interior de los
edificios para detectar riesgos, amenazas o peligro.
• Controlar el ingreso y circulación de visitantes en el
interior del edificio.
• Brindar seguridad a las personas y bienes
• Participar en los ejercicios de simulación y simulacros.
2) Actividades para la respuesta durante el evento
• Mantener el orden en los puntos críticos del edificio y
no permitir el acceso a ellos especialmente durante la
evacuación.
• Vigilar que no ingresen personas ajenas a la Institución.
• Realizar el control del tráfico vehicular interno y externo.
• Notificar a la Policía las novedades ocurridas durante el
evento.
• Mantener el orden en la zona de seguridad.
• Dar seguridad a las instalaciones, documentos, equipos,
etc., hasta donde sea posible.
• Coordinar las actividades con el resto de las Brigadas.
3) Actividades para la recuperación posterior al evento
• Dirigir en forma ordenada el retorno del personal de la
Institución a las instalaciones.
• Apoyará en la revisión de las instalaciones internas y
externas.
• Controlará, impedirá el ingreso de personas sospechosas
y/o ajenas a la Institución.
• Custodiará las instalaciones
48
Evacuación
Responsable:
Jaime Ayala
Integrantes:
Andrés Borja
Jacinto
Peñafiel
1) Actividades para la preparación antes del evento
• Capacita al personal de su piso sobre el procedimiento, las
rutas de evacuación y del punto de concentración en caso de
evacuación.
• Participar en los ejercicios de simulación y simulacros.
2) Actividades para la respuesta durante el evento
• Estar identificado con un chaleco o brazalete.
• Llevar un medio de comunicación.
• Consignar que la evacuación se realice en silencio y sin correr.
• Verificar que todas las personas lograron salir del piso.
• Conducir al personal al punto de concentración
predeterminado.
• En la zona de concentración el Jefe de Piso contabilizará a su
personal e informará al (CIE) conjuntamente con el reporte de
novedades.
3) Actividades para la recuperación posterior al evento
• Dirigir en forma ordenada el retorno del personal de la
Institución a las instalaciones.
• Después de todo incidente que amerite la evacuación como
después de todo simulacro, se espera que los jefes de piso
informen al personal de su piso acerca de las enseñanzas u
observaciones que surjan como producto del ejercicio.
2.6. Mecanismos de alerta institucionales
El Sistema de Aviso debe avisar inmediatamente la presencia del evento,
y por lo tanto se debe nombrar todos los días una persona responsable
de su funcionamiento. Para el monitoreo de posibles eventos internos,
se pueden usar detectores de humo, detectores de fugas de gas, etc.
Para los sistemas de aviso, se pueden utilizar: campanas, parlantes,
lucres, sirenas, pitos, etc. Las personas de la localidad deben conocer
correctamente los avisos. Las alertas cuando está ocurriendo un evento
son potestad de las instituciones técnico-científicas (que monitorean el
evento específico) y de las autoridades competentes.
49
Ejemplo:
Alerta: Se utilizará la roja para avisar el desencadenamiento del evento
e inminente desastre.
Se utilizará la blanca para avisar que previo al monitoreo de un volcán,
puede desencadenarse una erupción.
Alarma: Automática, sonora-visual.
Cadena de Llamadas
Simulaciones y Simulacros Institucionales
Plan de Continuidad (Anexo)
Soporte Informático
Anexos
ANEXOS:
Anexo Nº 1
Anexo Nº 2
Anexo Nº 3 Anexo Nº 4 Anexo Nº 5 Anexo Nº 6 Organigrama de Brigada de Gestión de Riesgos de la institución
Nómina de los integrantes de las Unidades Operativas
Listado del personal de la Institución
Mapa de Riesgos y Recursos
Listado de Recursos disponibles
Cronograma de Actividades
Cronograma de las actividades a realizarse
Institución
Nº
1
2
3
4
Instrumentos
Fechas de
inicio
Fecha
termina
Mapa de riesgos y
recursos
Plan de emergencia
Simulación
Simulacro
50
Fecha
rechazo
Observaciones
Anexo Nº 7
Nº
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Cronograma de Seguimiento
Instrumentos
Fechas de
inicio
Fecha
termina
Fecha
rechazo
Observaciones
Mapa de riesgos y
recursos
Plan de emergencia
Simulación
Simulacro
DISTRIBUCION:
Copia N° 1: Autoridad principal de la Institución
Copia N° 2: Coordinador General de Gestión de Riesgos.
Copia N° 3: Secretaría Nacional de Gestión de Riesgos
2.7. Cadena de llamadas
Se necesita una organización mínima que permita garantizar una
respuesta adecuada ante la emergencia, mediante la activación de
la cadena de llamadas sea tanto al interior como al exterior de la
institución.
Ejemplo:
Nº
Nombre
Mauricio Moncada Gerente
1
Nacional de Riesgos.
José Ochoa Subgerente
3 Nacional de Planeación y
Estudios.
Teléfono
Debe llamar a;
022467835
2y3
4y5
51
Iván Paredes Jefe Nacional
5 de Coordinación de
Oficinas
6y7
8y9
10 y 11
2.8. Simulaciones y Simulacros institucionales
Es un ejercicio de escritorio que permite poner en práctica lo que se
ha planificado en el PEI. Para esto es necesario que se reúna el Comité
Institucional de Emergencia con las otras personas vinculadas a
las acciones de respuesta en caso de emergencia o desastre, se
planteen problemas hipotéticos comunes que pueden presentarse
y asumiendo un rol determinado den posibles soluciones.
Para organizar un simulacro debemos explicitar los objetivos del
presente ejercicio para la institución.
Como por Ejemplo:
Objetivos de la simulación
1. Evaluar los mecanismos establecidos en los planes de
emergencia de la empresa frente a un sismo de intensidad de
6.5 en la escala de Richter.
2. Fortalecer la capacidad de preparación y respuesta de la
institución ante un sismo de tipo tectónico de intensidad de
6.5 en la escala de Richter.
Luego se debe seguir los siguientes pasos:
Pasos de la planificación de una simulación
Ejemplo:
Definir los Objetivos específicos del ejercicio:
- Poner en práctica el Plan de Emergencia institucional para
modificar, corregir y operativizar dicho plan con el fin de
optimizar los recursos humanos y logísticos para responder
ante una emergencia de sismo igual o superior 6.5 y evitar un
desastre.
52
- Preparar al personal que labora en la Empresa fortaleciendo
sus capacidades de respuesta frente a un sismo de 6.5 en la
escala de Richter.
- Establecer las acciones y maniobras que ejecutadas
inmediatamente después del terremoto por el personal
involucrado, para minimizar los riesgos para los empleados, el
personal y el restablecimiento de instalaciones y servicios en
el menor tiempo posible.
Formular el evento hipotético que afectará a la Institución.
Es un día miércoles, de mediados de año, siendo las doce y
treinta de la mañana y desarrollando las actividades de forma
normal, se perciben unos tenues movimientos en el interior
del edificio, pero no se le da mayor importancia; a las 12h33
minutos se produce un evento sísmico de 7° en la escala de
Richter, la estructura y en general todo el edificio es sacudido
abruptamente por las ondas sísmicas, produciéndose los
siguientes efectos mayormente visibles:
- Caída de mampostería y parte del mobiliario de las oficinas,
proyección de vidrios rotos, rotura de cañerías de gas, agua y
cortes de electricidad, incendio en la zona del comedor en el
cuarto piso, explosiones de tanques de gas por presión en los
parqueaderos, 8 personas atrapadas en 2 de los ascensores.
- Accidentes Personales
- Eventual contaminación del medio ambiente por gases de
combustión generados por los incendios.
Asignar el rol a cada participante o grupos de
participantes, excepto el de los que ya lo tienen asignado
como parte de su función dentro del plan de emergencia
del comité institucional.
Con los empleados se van a distribuir los siguientes roles: gente en las
oficinas, otras en los corredores, otros en el comedor, otros en el bar y
otras en los ascensores
Formular un sencillo escenario general a manera de
53
introducción con la información general sobre el ambiente,
el evento, el impacto y características de la población
afectada.
TAREAS PARA EL PERSONAL QUE LABORA EN LA INSTITUCIÓN
Preparación en caso de terremoto
1. Deben conocer el estado general del edificio y su probable
comportamiento ante un terremoto, ubicando las zonas seguras e
inseguras del mismo.
2. Deben conocer el Plan de Emergencias preparado para La
Institución.
3. Deben aprender y enseñar las reglas de seguridad adoptadas para
preparación, respuesta y rehabilitación en caso de terremoto.
4. Es necesario el aprendizaje y práctica de los primeros auxilios (RCP,
inmovilización y traslado de víctimas) como así también el uso de
extintores.
5. Se deben conocer los caminos más rápidos y seguros para buscar
refugio dentro y fuera de las oficinas.
6. Se debe formar y verificar el estado del equipamiento de emergencia,
que deberá estar compuesto por los siguientes elementos mínimos:
Botiquín de primeros auxilios.
_ Radio portátil a pilas o dual AM
_ Linterna
_ Pilas
_ Lista de teléfonos y direcciones actualizadas
_ Papel y bolígrafo
_ Herramientas varias
_ Fósforos y velas
_ Plan de Emergencia Institucional
Respuesta:
1. Manténgase en calma, actúe prestamente.
2. Permanezca en las oficinas mientras dure el terremoto.
3. El empleado que labora más cerca de la puerta, sin manifestar pánico,
abrirá la puerta de la oficina al percibir un sismo por débil que sea.
54
4. Deberá apartarse inmediatamente de superficies vidriadas u objetos
pesados.
5. Refúgiese debajo, mesas o escritorios.
6. Si se encuentra en galerías, arrodíllese de espaldas a superficies
vidriadas, cubra el cuello con las manos por la parte superior de la
cabeza, esconda el rostro entre los brazos y cierre los ojos, ejecute esta
maniobra si no ha podido refugiarse.
7. Apague los fuegos que ocasionalmente están a su alcance.
8. Diríjase a la ZONA DE SEGURIDAD prefijada si se encuentra fuera del
edificio.
Rehabilitación:
(Hasta 3 minutos después de cesado el movimiento)
1. Mantenga la calma, no se aterrorice.
2. El brigadista de servicios esenciales cortará los servicios de
electricidad y gas y abrirá las puertas de salida del edificio.
3. El brigadista de orden y seguridad infundirá tranquilidad y ordenará,
según la circunstancia:
_ Silencio
_ No corran
_ Diríjanse a la ZONA DE SEGURIDAD
4. El brigadista de seguridad deberá llevar consigo la lista de empleados
presente en el momento del terremoto.
5. El brigadista de primeros auxilios deberá llevar consigo el botiquín
de primeros auxilios.
Redactar los mensajes que durante el ejercicio se les estará llevando
a los participantes. Estos generalmente son problemas específicos
para personajes específicos para que genere una solución.
-
-
-
-
Temblor
Protéjase
Mantenga la Calma
Evacúe.
55
Definir la metodología para la simulación:
La metodología será vivencial porque rescata la experiencia de otras
instituciones con similares características de riesgo para integrarlas
con los aportes del equipo del proyecto y lograr construir capacidades
orientadas a la preparación, conociendo los derechos de las personas,
promoviendo la equidad de género y revalorando la diversidad cultural
e intergeneracional existente en la institución.
Ejecución de la Simulación
Siga los siguientes pasos para realizar la simulación:
-
-
-
-
Colocar a todos los participantes alrededor de una mesa o en
mesas separadas pero cerca una de otra como se observa en el
ejemplo.
Leer el escenario a manera de introducción.
Se entrega a cada participante o grupo de participantes los
mensajes elaborados anteriormente, los cuales incluyen
problemas sencillos al inicio y, mientras avanza el ejercicio se
implementan otros más complicados. Si ya tiene elaborado el
guión del escenario o libreto, puede extraer de este, algunas
situaciones a incluir en los mensajes. Ellos lo leen en voz alta
y luego indican lo que harán frente a ese problema. Es posible
que antes de proponer su solución, necesiten coordinar con
otros personajes, lo cual se permite porque la coordinación
es un elemento importante a la hora de responder ante un
desastre.
Al finalizar el último mensaje, se provee un tiempo para que los
participantes expresen sus sentimientos sobre lo que sintieron,
aprendieron y compartieron.
Ejemplo: “Nos ha parecido sumamente importante este ejercicio de
simulación porque nos permite estar preparados para un eventual
sismo, y al mismo tiempo estar atentos a los riesgos a los que todos
estamos expuestos.”
56
-
Luego, el tiempo es para los observadores a efecto de opinar
sobre lo visto, evaluar el ejercicio y dar sus aportes para mejorar
la respuesta. Se hace un listado con todas las conclusiones y
recomendaciones.
Ejemplo:
CONCLUSIONES.- El ejercicio es indispensable e importante que se realicen
en la Institución así como el involucramiento en las acciones de todos los
actores de manera responsable.
RECOMENDACIONES.- El apoyo más activo de los empleados y más interés
de los Directivos de la Institución para gestionar fondos que permitan el
desarrollo y la ejecución del presente Plan. Se necesita crear mecanismos de
información y comunicación más efectivo a todo nivel.
SIMULACRO
Es un ejercicio o ensayo de las acciones que se han planificado hacer
en caso de una emergencia o desastre, establecidas en el plan de
emergencia institucional, en el cual participaran todos los funcionarios
y personas externas que se encuentren en la institución en una
emergencia, sea en condición de actores principales, personal de
apoyo o de víctima, se aplica los conocimientos y se ejecuta las técnicas
planificadas de respuesta.
Para su realización se necesita tener un escenario y personajes
reales. Esta práctica se realiza en tiempos normales y su ejecución
concientiza a todos los involucrados en la respuesta, sobre la
importancia de estar preparados para actuar adecuadamente
durante los desastres y mejorar las deficiencias o debilidades
detectadas durante el ejercicio.
Objetivos
• Evaluar el funcionamiento de los planes de emergencia
institucional frente a un desastre.
• Fortalecer la capacidad de preparación y respuesta ante un
desastre.
57
Acciones a realizar antes de planificar un simulacro
- Sensibilización
Ejemplo.- se pueden incluir charlas informativas sobre los últimos
sismos en el Ecuador y sus repercusiones; se pueden dar ejemplos
prácticos y didácticos, así como videos, una exposición fotográfica,
hojas volantes informativas, etc.
- Formación para la inducción al manejo de desastres
Se refiere al orden de activación de todo el personal involucrado en
la respuesta, determinando los factores, los actores, el escenario
en el que van a intervenir, el momento en que se ejecutarán
de acuerdo al plan institucional de emergencias, se revisa las
responsabilidades de cada brigada. Son los pasos lógicos que se
ejecutarán para la activación, desarrollo de actividades y tareas a
seguir en el ejercicio de simulacro.
- Organización del Comité Institucional.
La organización interna debe permitir gestionar diferentes funciones,
dirigida por una estructura del Comité Institucional de Emergencia
(CIE). Cuyo objetivo principal es coordinar las acciones de respuesta
interna y externa.
Esta estructura está dirigida por la máxima autoridad del establecimiento
o su representante, cada responsable de una o varias áreas dispone,
para cada situación o tipo de emergencia. Es importante mencionar
que la organización interna de una institución dependerá de su
naturaleza y la capacidad humana y logística disponible, la presente
es una sugerencia de organización cada una puede adecuarlas acorde
con su realidad.
-
Capacitación del Comité y sus Comisiones
Explicar a los miembros del comité sobre los contenidos del Plan
de Emergencia Institucional, la conformación y actividades de
cada brigada.
58
-
Diagnóstico básico de riesgo a desastre en la institución
Es necesario hacer la evaluación de la amenaza, de la vulnerabilidad,
la capacidad de respuesta, y con estos la posibilidad de riesgo a
enfrentar un desastre en la institución.
Planificación del Simulacro
En consideración que uno de los objetivos del simulacro es evaluar
el plan de emergencia, se necesita tenerlo concluido y que todos
lo conozcan y lo comprendan. Los principales actores del simulacro
son los miembros de cada comisión del CIE y el resto de los
funcionarios. Únicamente los encargados del simulacro son los
que proveen el espacio para que estos actores practiquen lo que
deberían hacer en caso de un desastre. Siga los siguientes pasos
para organizar el ejercicio en su institución.
Nombramiento de los encargados del Simulacro
Se sugiere organizar un grupo específico para la planificación y
ejecución del simulacro con las siguientes funciones:
a) Grupo específico de coordinación: Coordina, convoca,
dirige, establece el cronograma general de desarrollo,
avala y supervisa
b) Escenario: Define el evento a trabajar (terremoto,
inundación, otro) y las condiciones generales en que se
desarrollará el supuesto desastre.
Previo al simulacro, todos en la empresa deben ser
notificados de las conductas que deberán presentar, tales
como esperar órdenes del jefe de piso, colocarse en los
lugares de seguridad, salir en orden y con la rapidez que se
les indique, etc. Deben conocerse los procedimientos que
tiene que ejecutar cada brigada o grupo de respuesta y se
deben indicar las funciones de cada integrante del grupo
59
de respuesta, los equipos de emergencia con los que se
cuenta, las posiciones, conductas y apoyos externos que
pueden ser brindados y a quién acudir para cada uno de
ellos (Bomberos, Cruz Roja, Policía, etc.).
Ej. Escenario de un simulacro
• Es necesario apegarse a las condiciones reales en que
pueda ocurrir un desastre.
• Realizar recorridos de reconocimiento por las áreas de
operación del simulacro, al consultar planos, elaborar
croquis y determinar zonas que representen menores
posibilidades de rescate, etc.
• Establecer áreas de seguridad exteriores e interiores
que puedan ser reconocidas por las personas
participantes.
• Especificar el lugar en dónde se iniciará la actividad,
hacia dónde se dirigirán los ocupantes de esa área y qué
salidas utilizarán.
• Contemplar grados de dificultad en el desarrollo del
simulacro.
Recomendaciones especiales
• Sonidos especiales.
• Suspender energía eléctrica.
• Fuego real de una zona segura y fuera del edificio.
• Rescate real (rapel, tirolesa, helicópteros).
• Traslado en ambulancias.
• Simulación de heridos sin previo aviso (atención
especial a enfermos cardiacos).
• Desplazamiento de personas por escaleras con los ojos
vendados.
• Apoyo a minusválidos.
• Fingir pánico o desmayos.
c) Guión de escenario o libreto: Establece paso a paso las
60
situaciones que durante el tiempo que dura el ejercicio se
vayan presentando.
Ejemplo de Guión:
Mensaje N°1
HORA: 10:15
DE: Responsable del Comité Institucional de Emergencias
Para: Todo el personal de la CFN
Asunto: Descripción de la Institución y reporte de Actividades
Corporación Financiera Nacional banca de desarrollo del Ecuador, es una
institución financiera pública, cuya misión consiste en canalizar productos
financieros y no financieros alineados al Plan Nacional de Desarrollo para
servir a los sectores productivos del país. En Quito está ubicada en la
calle Juan León Mera 130 y Av. Patria. Cuenta con un edificio de 15 pisos
construida hace 40 años, con una carga ocupacional fija de 200 personas.
El edificio no cuenta con una estructura sismo resistente y no han sido
reforzadas sus estructuras en los últimos 10 años.
Mensaje N°2
HORA: 12:30
DE: Comité Institucional de Emergencias
Para: Todo el personal de la CFN
Asunto: Temblor de baja magnitud.
A las 12 y 30 del medio día un grupo de empleados de la CFN que se
encontraban en una reunión en el décimo cuarto piso perciben un
ligero movimiento del edificio.
Mensaje N°3
HORA: 12:33
DE: Comité Institucional de Emergencias
Para: Todo el personal de la CFN y responsables de brigada.
Asunto: Temblor de 7° en la escala de Ritcher
Al momento se percibe un movimiento de gran magnitud e
intensidad, se informa de la presencia de la ruptura de los cristales
de la mayor parte del edificio, la suspensión de la energía eléctrica,
se activa la alarma, se evidencia el desprendimiento de los cubiertas
de las oficinas, se informa que hay gente atrapada en el ascensor.
61
Es el libreto general de ejercicio, la herramienta
metodológica para el desarrollo de las actividades del
simulacro, se lo hace forma secuencial, dependiendo
de los tiempos esperados de ejecución, definiendo los
responsables y suministros necesarios.
d) Divulgación del simulacro: Esta comisión define la forma
en que va a divulgar todas las acciones del simulacro
Ej. Hojas volantes, mails, etc.
e) Gestión de fondos o finanzas: Planifica y realiza todas las
actividades para recaudación de fondos
f) Logística: Gestiona con los recursos necesarios
g) Evaluación: Identifica lo que se hizo bien y lo que dejó de
hacerse o se hizo mal, para que pueda ser corregido en el
siguiente simulacro.
Ejecución del simulacro:
Dos actividades generales son las que se realizan este día durante el
ejercicio:
a) Ejecución del plan de respuesta y supervisión del ejercicio
Se pone en práctica lo que dice el PEI
b) Evaluación del ejercicio. Se lo hará a través de la observación y se
deberá elaborar un formato en el que se registrará el ejercicio del
simulacro.
En este momento se puede hacer los cambios necesarios para que
el PEI se ajuste a la realidad de la institución y a sus necesidades,
tomando en cuenta todos los recursos con los que cuenta la
Institución, se pueden tomar en cuenta los siguientes aspectos a
evaluar:
Ej. 1. El rol de los responsables y miembros del Comité Institucional de
Emergencia.
3. Capacitación y conocimiento de las personas en relación a los
procedimientos del PEI.
4. Medición de la efectividad y operatividad de los equipos y
62
sistemas destinados al control de la emergencia.
5. Verificación de la efectividad de los sistemas de alarma y
comunicaciones.
6. Estado y señalización de las vías de evacuación
7. Verificación de la existencia y empleo de áreas de seguridad.
8. Comprobación del estado de los equipos para atender la
emergencia, tales como: extintores, máscaras de salvamento,
equipos auto-contenidos, etc.
9. Evaluación de la efectividad y vigencia de los planes y
procedimientos.
10.Comprobación de la validez de la utilización de recursos
externos al área.
11.Cuantificación del tiempo y los recursos para el restablecimiento
de las operaciones normales de la institución.
c) Posteriormente al ejercicio otra actividad a realizar es la
sistematización debido a que la experiencia obtenida en el ejercicio
es básica para la planificación de los posteriores ejercicios.
La última actividad del simulacro es la entrega del informe final, el
cual está bajo la responsabilidad del encargado de la evaluación.
Con los resultados de la evaluación, se procede hacer los cambios
necesarios para corregir las debilidades detectadas y luego repetir
todo el proceso en un período de tiempo que no debería exceder 6
meses.
El informe final deberá contener por ejemplo los siguientes puntos
principales:
• Objetivos
• Descripción del simulacro
• Hallazgos detectados y/u observaciones detectadas
• Análisis y conclusiones
• Acciones correctivas
• Anexos
63
2.9. Plan de continuidad
Para llenar esta Matriz, siga las siguientes recomendaciones.
• Escriba la información general relacionada con la institución.
• Transcriba la Misión Institucional.
• Identifique las actividades críticas y qué área las realiza (recordar
los criterios sugeridos anteriormente en CONSIDERACIONES
GENERALES).
• Describa la situación actual.
MATRIZ DE ACTIVIDADES: llenar de acuerdo a las siguientes
instrucciones:
a. Detalle las áreas existentes actualmente en la Institución.
b. Detalle las actividades que no pueden paralizarse o que se
consideran críticas (Ver punto 3).
c. Indique cuáles son las actividades que la Institución, en el marco de
su misión, puede y debe implementar para enfrentar emergencias.
d. Enumere con cuánto personal cuenta actualmente cada área de su
institución para el desarrollo de las actividades cotidianas.
e. Indique cuál es el personal mínimo que se necesita para el adecuado
funcionamiento del o de las áreas fundamentales, a fin de realizar
esas actividades críticas
f. Identifique si hay personal a ser reubicado: Detalle la diferencia
entre el personal existente y el mínimo necesario, si la diferencia es
positiva señale el número de personas que pueden ser reubicadas.
Si no se cuenta con personal suficiente, indique la cantidad
de personas que necesitaría contratar para apoyo en el área
fundamental.
g. Indique el lugar alterno menos vulnerable para el funcionamiento
del área fundamental.
64
MATRIZ DE RECURSOS:
a. Describa todos los recursos existentes en el área fundamental.
b. Marque con una x los recursos que considere recursos mínimos y
básicos para que área o áreas fundamentales puedan responder de
manera adecuada y oportuna.
c. Resalte con otro color u otro formato de letra los nuevos
requerimientos.
d. Registrar las gestiones necesarias para precautelar la salud y
seguridad del personal de la institución o empresa.
MATRIZ PARA REGISTRO Y SISTEMATIZACIÓN
En esta matriz se registrará la ruta que deberán seguir las tareas o
sub actividades de cada una de las actividades críticas en cada área
fundamental. Esto permitirá diseñar la secuencia lógica que mantendrá
el funcionamiento mínimo necesario de su institución o empresa, en
situación de emergencia.
65
PLAN DE CONTINUIDAD DE ACTIVIDADES
1. Información General
NOMBRE
DE LA INSTITUCIÓN
PROVINCIA
CANTÓN
SECTOR
DIRECCIÓN
NÚMEROS
TELEFÓNICOS
REPRESENTANTE
LEGAL
2. Misión institucional
3. Identificación de actividades criticas que realiza la institución y qué areas las realizan
(actividades que no pueden suspenderse a pesar de la situación de emergencia)
1.
2.
3.
4.
5.
4. Breve descripción de situación actual:
66
5. Matriz de actividades
A
Áreas existentes
actualmente
en la institución
B
De las áreas existentes cuáles
considera son fundamentales,
ya que ejecutan las actividades críticas identificadas
anteriormente (ver punto 3)
C
Actividades de
respuesta
frente a
una emergencia
D
Cuántas personas
hay actualmente
en cada
área de la institución
E
Cuál es el
personal mínimo requerido
para el adecuado
funcionamiento de las
áreas fundamentales
F
Personal
que se requiere
reubicar en
otras áreas
G
Lugar alterno y
menos vulnerable
para el funcionamiento
de las
áreas fundamentales
6. Matriz de recursos
J
Atención médica y psicosocial
I
Recursos existentes mínimos y básicos para el adecuado y oportuno
funcionamiento de las áreas fundamentales
H
Recursos existentes en las áreas fundamentales
(equipos, mobiliario, vehículos, etc.)
Marque con X el
recurso básico que
no debe faltar
Indique el bien y la cantidad que se requiere
movilizar
adquirir
7. Matriz para seguimiento y sistematización
AYUDA MEMORIA DE LA CONTINUIDAD DE LAS OPERACIONES
Actividad
1.
Secuencia sub actividades
Recursos/instrumentos/
documentos necesarios
Paso 1
Paso 2
Paso3
Etc.
2.
67
Responsable
Observaciones
2.10. Soporte informático
Adicionalmente es necesario tener un plan general de
emergencias para proteger la información crítica ante la
pérdida o destrucción y otro tipo de riesgos. Se debe prever
de mecanismos de recuperación para los registros vitales
de la empresa, contemplando los planes de emergencia,
backup, recuperación, comprobación mediante simulaciones y
mantenimiento.
Este plan debe ayudar a las empresas a recobrar el control y
capacidades para procesar la información y restablecer la
marcha normal de la institución.
68
2.11. Glosario de Términos
Alarma: Aviso o señal para cumplir instrucciones específicas, debido a
la presencia real y/o inminente de un evento adverso.
Ejemplo: activación de sirenas en caso de tsunami lejano cruzando
el océano Pacífico, y cuya hora de llegada estimada es conocida.
Alerta: Estado que se declara cuando se ha comprobado que un
fenómeno peligroso está en curso. Una vez declarada, los organismos
de socorro activan procedimientos de acción preestablecidos y la
población debe evacuar las zonas previamente delimitadas como
“zonas de amenaza”.
Amenaza: Peligro latente que representa la probable manifestación de
un fenómeno físico de origen natural, socio-natural o antropogénico,
que se anticipa puede producir efectos adversos en las personas, la
producción, la infraestructura, y los bienes y servicios. Es un factor
de riesgo físico externo a un elemento o grupo de elementos sociales
expuestos, que se expresa como la probabilidad de que un fenómeno
se presente con una cierta intensidad, en un sitio especifico y dentro
de un periodo de tiempo definido.
Ejemplos: Amenazas Naturales: Sismos, Volcanes, Tsunamis, etc..;
Amenazas Socio Naturales: Deslizamientos, Incendios forestales,
etc…; Amenazas Antrópicas: Derrames, Explosiones, etc…
Análisis de Riesgo: Análisis que relaciona la amenaza con los factores
de vulnerabilidad de los elementos expuestos, con el fin de determinar
los posibles efectos y consecuencias físicas, sociales, económicas y
ambientales asociadas a una o varias amenazas en un territorio y con
referencia a unidades sociales y económicas particulares. Los análisis
de amenazas y vulnerabilidad componen áreas del componente
análisis de riesgos y deben estar articulados con este propósito y no
comprender actividades separadas e independientes. Las actividades
que se deben realizar para lograr ese análisis son, entre otras:
69
• Identificar el origen, naturaleza, extensión, intensidad, magnitud y
recurrencia de la amenaza.
• Determinar el grado de vulnerabilidad, capacidad de respuesta, y
grado de resiliencia.
• Construir escenarios de riesgos probables.
• Identificar las medidas y recursos disponibles.
• Fijar prioridades en cuanto a tiempos y activación de recursos.
• Determinar niveles aceptables de riesgo y costo – beneficio.
• Contar con sistemas de administración efectivos y apropiados para
implementar y controlar los procesos anteriores.
Desastre: Situación o proceso social que se desencadena como resultado
de la manifestación de un fenómeno de origen natural, socio-natural
o antrópico, que causa alteraciones intensas, graves y extendidas en
las condiciones normales de funcionamiento del país, región, zona, o
comunidad afectada, las cuales no pueden ser enfrentadas o resueltas
de manera autónoma utilizando los recursos disponibles a la unidad
social directamente afectada. Estas alteraciones están representadas
de forma diversa y diferenciada, entre otras cosas, por la pérdida de
vida y salud de la población; la destrucción, pérdida o inutilización
total o parcial de bienes de la colectividad y de los individuos, así como
daños severos en el ambiente. En la mayoría de los casos, existen
importantes efectos secundarios asociados.
Ejemplos de desastres: Haiti 2010; Océano Indico 2004; Zona
costera del Ecuador 2008; etc.
Emergencia: Estado directamente relacionado con la ocurrencia de un
fenómeno físico peligroso o por la inminencia del mismo, que requiere
de una reacción inmediata y exige la atención de las instituciones del
Estado, los medios de comunicación y de la comunidad en general.
Cuando es inminente el evento, pueden presentarse confusión,
desorden, incertidumbre y desorientación entre la población. La fase
inmediata después del impacto es caracterizada por la alteración
o interrupción intensa y grave de las condiciones normales de
funcionamiento u operación de una comunidad, zona o región y las
70
condiciones mínimas necesarias para la supervivencia y funcionamiento
de la unidad social afectada. Constituye una fase o componente de una
condición de desastre pero no es, per se, una noción sustitutiva de
desastre. Puede haber condiciones de emergencia sin un desastre.
Evento (adverso): Es un fenómeno - natural, antrópico o tecnológico que actúa como el detonante del desastre y sus efectos adversos sobre
las vidas humanas, la salud y/o la infraestructura económica y social de
una comunidad.
Gestión de Riesgo: Un proceso social complejo cuyo fin último es la
reducción o la previsión y control permanente del riesgo de desastre
en la sociedad, en consonancia con, e integrada al logro de pautas de
desarrollo humano, económico, ambiental y territorial, sostenibles.
En principio, admite distintos niveles de intervención que van desde
lo global, integral, lo sectorial y lo macro-territorial hasta lo local, lo
comunitario y lo familiar. Además, requiere de la existencia de sistemas
o estructuras organizacionales e institucionales que representan estos
niveles y que reúnen bajo modalidades de coordinación establecidas
y con roles diferenciados acordados, aquellas instancias colectivas de
representación social de los diferentes actores e intereses que juegan
un papel en la construcción de riesgo y en su reducción, previsión y
control.
Mitigación: Planificación y ejecución de medidas de intervención
dirigidas a reducir o disminuir el riesgo (existente). La mitigación es
el resultado de la aceptación de que no es posible reducir el riesgo
totalmente. Las acciones planificadas deben considerar tanto los
aspectos humanos como de infraestructura, producción, bienes y
servicios.
Ejemplos: reforzamiento estructural de hospitales para mejorar
su sismoresistencia; Obras de estabilización de taludes para evitar
deslizamientos; muros de gaviones para reducir inundaciones;
reforestación de zonas con fuerte pendiente para evitar erosión y
crecidas repentinas de ríos en caso de lluvias; etc.
71
Pre - alerta: Estado anterior a la ocurrencia de un posible fenómeno
peligroso que se declara con el fin de que los organismos de socorro
activen procedimientos de acción preestablecidos y para que la
población tome precauciones específicas debido a la inminente
ocurrencia del evento previsible. Además de informar a la población
del grado de peligro, los estados de alerta se declaran con el objeto de
que la población y las instituciones adopten una acción específica ante
la situación que se presenta.
Preparación: Medidas cuyo objetivo es organizar y facilitar los operativos
para el efectivo y oportuno aviso, salvamento y rehabilitación de la
población en caso de desastre. La preparación se lleva a cabo mediante
la organización y planificación de las acciones de alerta, evacuación,
búsqueda, rescate, socorro y asistencia que deben realizarse en caso
de emergencia.
Ejemplos: preparación de planes de contingencias; realización de
simulacros; capacitación y equipamiento de cuerpos básicos de
socorro; etc.
Prevención: Medidas y acciones dispuestas con anticipación que
buscan prevenir nuevos riesgos o impedir que aparezcan. Significa
trabajar en torno a amenazas y vulnerabilidades probables. Visto de
esta manera, la prevención de riesgos se refiere a la Gestión Prospectiva
del Riesgo, mientras que la mitigación o reducción de riesgos se refiere
a la Gestión Correctiva. Dado que la prevención absoluta rara vez es
posible, la prevención tiene una connotación semi-utópica y debe ser
vista a la luz de consideraciones sobre el riesgo aceptable, el cual es
socialmente determinado en sus niveles.
Ejemplos de medidas preventivas: Ordenamiento Territorial
incluyendo análisis de riesgos; uso de código de construcción con
normas de sismo resistencia; etc.
Reconstrucción: Es el proceso de recuperación a mediano y largo
plazo, del daño físico, social y económico, a un nivel de desarrollo
igual o superior al existente antes del desastre. Los efectos de un
72
desastre repercuten tanto social, económica como ambientalmente.
Por ello las acciones en reconstrucción buscan activar las fuentes de
trabajo, reactivar la actividad económica de la zona o región afectada;
reparar los daños materiales en especial en materia de vivienda y de
infraestructura, incorporar las medidas de prevención y mitigación
del riesgo en el proceso de desarrollo. Una meta importante de la
reconstrucción será la de no volver a generar el mismo riesgo.
Ejemplos: reconstrucción de viviendas con nuevas normas de sismo
resistencia; financiamiento de actividades productivas con enfoque
de gestión de riesgos;
Recuperación: Conjunto de acciones de la Rehabilitación y
Reconstrucción
Reducción de Riesgos: Medidas compensatorias dirigidas a cambiar
o disminuir las condiciones de riesgo existentes. Son medidas de
prevención – mitigación y preparación que se adoptan con anterioridad
de manera alternativa, prescriptiva o restrictiva, con el fin de evitar
que se presente un fenómeno peligroso, o para que no se generen
daños, o para disminuir sus efectos sobre la población, los bienes y
servicios y el ambiente.
Ejemplos: Planificación del desarrollo con enfoque de riesgo
(tomando en cuenta las amenazas y vulnerabilidades); reforzamiento
de estructuras físicas vulnerables; instalación de sistemas de alerta;
capacitación a la población para enfrentar emergencias; etc
Rehabilitación: Proceso de restablecimiento de las condiciones
normales de vida mediante la reparación de los servicios vitales
indispensables interrumpidos o deteriorados por el desastre.
Ejemplo: instalación de puentes baileys; apertura de vías derrumbadas;
instalación de sistemas de agua potable temporales; etc.
Resiliencia: Capacidad de un sistema, comunidad o sociedad
potencialmente expuestas a amenazas a adaptarse, resistiendo o
cambiando con el fin de alcanzar y mantener un nivel aceptable en
73
su funcionamiento y estructura. Se determina por el grado en el cual
el sistema social es capaz de auto-organizarse para incrementar su
capacidad de aprendizaje sobre desastres pasados con el fin de lograr
una mejor protección futura y mejorar las medidas de reducción de
riesgo de desastres.
Respuesta a emergencia o desastre: Etapa de la atención de
emergencias o desastres que corresponde a la ejecución de las acciones
previstas en la etapa de preparación y que, en algunos casos, ya han sido
antecedidas por actividades de alistamiento y movilización, motivadas
por la declaración de diferentes estados de alerta. Corresponde a la
reacción inmediata para la atención oportuna de la población.
Ejemplos: Búsqueda y Rescate; Evacuación de afectados; Alojamiento
en refugios temporales o albergues; etc.
Riesgo: Es la probabilidad de ocurrencia de consecuencias económicas,
sociales o ambientales en un sitio particular y durante un tiempo de
exposición determinado. Se obtiene de relacionar la amenaza con la
vulnerabilidad de los elementos expuestos.
Ejemplos: viviendas construidas sin códigos de sismo resistencia
en una zona sísmica; producciones agrícolas no resistentes a
inundaciones en zonas inundables; etc.
Vulnerabilidad: Factor de riesgo interno de un elemento o grupo de
elementos expuestos a una amenaza. Corresponde a la predisposición
o susceptibilidad física, económica, política o social que tiene una
comunidad de ser afectada o de sufrir efectos adversos en caso de que
se manifieste un fenómeno peligroso de origen natural, socio natural
o antrópico. Representa también las condiciones que imposibilitan
o dificultan la recuperación autónoma posterior. Las diferencias de
vulnerabilidad del contexto social y material expuesto ante un fenómeno
peligroso determinan el carácter selectivo de la severidad de sus efectos.
Ejemplos: viviendas sin pilotes en zonas inundables; cultura fatalista
o percepción errónea del riesgo existente; falta de organización en
la comunidad; etc.
74
Financiado con recursos del proyecto BID 1707/OC-EC
Dirección:
Quito: Colina y San Ignacio N26-16 Esq.
Telf.: (02) 2549119 (02) 2558-064 (02) 2528-232 / Fax: (02) 2235-497
De los Naranjos y De las Azucenas Edif. COEN, Monteserrín
Telf.: 02 - 3343 507 / 02 - 3343 506
e-mail: [email protected]

plan de emergencia institucional - Secretaría de Gestión de Riesgos

Transcripción

Documentos relacionados

El Accionar del Sistema Nacional de Protección Civil