INVITACIÓN A PROPONER PARA EL SERVICIO, SUMINISTRO DE

INVITACIÓN A PROPONER PARA EL SERVICIO, SUMINISTRO DE

INVITACIÓN A PROPONER PARA EL SERVICIO, SUMINISTRO DE INSUMOS Y EL
MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FISICAS, DE ASEO Y CAFETERÍA POR MEDIO DEL
SISTEMA DE OUTSOURCING PARA LA FUNDACION UNIVERSITARIA EMPRESARIAL DE LA
CAMARA DE COMERCIO DE BOGOTA - UNIEMPRESARIAL.
Objeto: Prestar el servicio para el suministro de insumos y el mantenimiento de las instalaciones físicas,
de Aseo y Cafetería por medio del sistema de Outsourcing para la Fundación Universitaria Empresarial
de la Cámara de Comercio de Bogotá – Uniempresarial-.
Apertura de la invitación: 18 de Diciembre de 2015
Fecha límite para presentar preguntas: 8 de Enero de 2016. Hora: 3:00 p.m.
Fecha de cierre de la invitación: 22 de Enero 2016. Hora: 05:00 pm.
Área responsable: Dirección Financiera y Contable.
Colaborador Uniempresarial con quien puede establecerse contacto:
David Felipe Garcia Garzón, teléfono: 3808000 Ext. 560
Correo electrónico: [email protected]
SECCIÓN 1. GENERALIDADES DE LA INSTITUCIÓN Y DE LA INVITACIÓN
1.1 Naturaleza, funciones e ingresos de Fundación Universitaria Empresarial de la Cámara de
Comercio de Bogotá. La Fundación Universitaria Empresarial de la Cámara de Comercio de Bogotá Uniempresarial con personería jurídica de institución universitaria y carácter académico. La naturaleza
jurídica de la entidad privada cuya personería jurídica se reconoce es la de la Fundación de utilidad
común, sin ánimo de lucro.
1.2 Régimen legal aplicable. Salvo que en esta invitación se indique lo contrario, el derecho aplicable
a este acto y al contrato que pudiera suscribirse será el consagrado en el ordenamiento jurídico
colombiano.
El presente proceso de contratación y el contrato que se llegare a celebrar se sujetan a las
disposiciones del derecho privado, salvo las excepciones estipuladas en el presente documento y en
la ley. Especialmente, deberán cumplirse las disposiciones que se encuentran relacionadas en el
documento “Código de Ética‟ referidas al régimen de inhabilidades, incompatibilidades y conflictos de
interés.
1.3 Naturaleza del origen de los recursos. Los recursos con los que Uniempresarial pagará las
obligaciones a su cargo, como consecuencia de la ejecución y cumplimiento del contrato objeto de esta
invitación a ofrecer serán de origen privado.
1.4 Naturaleza de esta invitación a proponer. Este documento contiene exclusivamente una
invitación a presentar ofertas a Uniempresarial y en ningún caso podrá considerarse como una oferta
o propuesta de contrato formulada por Uniempresarial, ni un pliego de condiciones. Uniempresarial
decidirá si acepta una propuesta según las reglas generales contenidas en el Código de Comercio.
Uniempresarial no estará obligada a contratar con ninguno de los proponentes que presenten
propuestas en virtud de esta invitación a proponer. No son aplicables a esta invitación a proponer los
artículos 857 ni 860 del Código de Comercio.
Uniempresarial podrá suspender o terminar en cualquier momento el presente proceso de contratación,
pero informará de ello por el mismo medio en que publicó estos términos a los posibles proponentes.
Dada su naturaleza privada, Uniempresarial se reserva el derecho de rechazar cualquiera de las
propuestas que sean presentadas en virtud de la presente carta de invitación. Los interesados invitados
a participar al presentar su propuesta, aceptan las condiciones de la presente carta de invitación y
renuncian a cualquier reclamación sobre estos conceptos.
1.5 Documentos y prelación. Son documentos de la invitación a proponer todos sus anexos (si los
hubiere) y todas las adendas que la Uniempresarial expida con posterioridad a la fecha de publicación
del presente documento.
En caso de existir contradicciones entre los documentos mencionados se seguirán las siguientes
reglas:
a. Si existe contradicción entre un anexo y la invitación a proponer, prevalecerá lo establecido en esta
invitación a proponer.
b. Siempre prevalecerá la última adenda publicada sobre cualquier otro documento.
1.6 Adendas: Uniempresarial podrá adicionar, modificar o aclarar la presente invitación a proponer a
través de adendas que enviara vía electrónica a los proponentes, si se da el caso.
1.7 Exclusión y limitación de responsabilidad precontractual. Uniempresarial no será responsable
por ningún daño causado a los posibles proponentes durante la etapa precontractual.
1.8 Confidencialidad de la información. Los proponentes deberán destinar la información que
conozcan en virtud del presente proceso de contratación única y exclusivamente para la presentación
de la propuesta. Se considera información confidencial:
a. Toda la información relacionada con la prestación de los servicios y el desarrollo de los fines de
Uniempresarial.
b. Las características y especificaciones de los productos, servicios y programas de Uniempresarial
que no sean de público conocimiento.
c. Todos los secretos empresariales que posea Uniempresarial de conformidad con la legislación
vigente.
d. Todos los conocimientos y experiencias de orden técnico, comercial y de economía de empresa que
le permiten a Uniempresarial realizar sus actividades productivas, desarrollar su objeto social y
actividades de organización y administración, usualmente conocidas como know how.
e. Toda la información sobre políticas de ventas, precios, planes de distribución, métodos operativos y
de trabajo, desarrollo de productos, políticas y prácticas comerciales.
f. Toda la información sobre los clientes y potenciales clientes de Uniempresarial, incluyendo pero sin
limitarse a los datos personales de los mismos.
g. Toda la información financiera de Uniempresarial
h. Toda la documentación y demás información sobre el hardware y el software que utiliza
Uniempresarial
Las restricciones respecto de la confidencialidad de la información no se aplicarán a la información que
se describe a continuación:
a. Aquella que sea desarrollada independientemente por los proponentes o que sea recibida legalmente
de otra fuente, libre de cualquier restricción.
b. Aquella que esté disponible generalmente al público o sea de público conocimiento.
Quien incumpla sus obligaciones de reserva o sus obligaciones de garantizar la reserva de sus
potenciales subcontratistas o empleados, pagará a Uniempresarial una suma equivalente al 5% del
valor estimado del contrato. La anterior suma se deberá como multa. Su pago no indemniza los
perjuicios sufridos por Uniempresarial ni limita en nada las posibilidades de reclamación de esta última
por los daños padecidos.
1.9 Cambio de regulación. La normatividad aplicable a esta invitación será la que se encuentra vigente
a la fecha de la invitación, incluso si entre la fecha de la invitación y el plazo máximo señalado para
recibir las propuestas se modifica o deroga alguna disposición normativa aplicable. Sólo se exceptúa
de lo anterior aquello que por expresa e imperativa disposición de la ley nueva deba ser aplicado a las
invitaciones en curso al momento de la entrada en vigencia de la nueva disposición. La Ley aplicable
al contrato será la vigente al momento de su celebración.
1.10 Estructura y etapas del proceso. El texto de esta invitación a proponer se enviara por correo
electrónico a los proponentes y de todas sus adendas está disponible para ser consultado en formato
electrónico. Dentro del proceso se cumplirán las siguientes etapas:
a. Desde la fecha de esta invitación (indicada arriba) hasta el 8 de Enero de 2016 podrán los interesados
formular preguntas por escrito a Uniempresarial sobre esta invitación a proponer, Uniempresarial
enviara por correo una adenda que contenga la respuesta a las preguntas formuladas dentro del
término establecido y las modificaciones a ésta invitación a proponer, si fuere el caso.
b. Cuando Uniempresarial lo considere conveniente, realizará una reunión aclaratoria del contenido de
la invitación a proponer. Como resultado de la reunión podrán expedirse nuevas adendas a esta
invitación.
SECCIÓN 2. DE LA OFERTA O PROPUESTA.
2.1 Objeto de la oferta. Uniempresarial está interesada en recibir ofertas o propuestas para contratar
la prestación del servicio de suministro, por el sistema de outsourcing, de servicios e insumos de aseo
y cafetería para Uniempresarial por el sistema de precios fijos, los cuales se encuentran descritos en
el anexo No. 1 de la presente invitación.
2.2 Términos de referencia técnica
2.2.1 Descripción de los Bienes. Los grupos, categorías y los bienes a ofrecer serán en principio los
relacionados en el archivo de Excel del anexo No. 1, donde se listan los productos y las unidades de
medida requeridas, código del producto, descripción, así como el consumo aproximado realizado en el
año 2014 a efectos de permitir estimaciones. Las cantidades establecidas en el anexo No. 1 podrán
aumentar o disminuir de acuerdo con las necesidades Uniempresarial
2.2.2 Descripción de los Servicios. En la prestación del servicio el proponente o proponentes
seleccionados deberán cumplir las siguientes condiciones o especificaciones técnicas:
1. Suministrar y entregar los productos en Uniempresarial, ubicados en Bogotá, la entrega se hará en
el sitio exacto que indique Uniempresarial: a la dirección, persona, piso y área.
2. La entrega de los pedidos deberá hacerse durante los tres (3) días hábiles siguientes a la
correspondiente solicitud, teniendo en cuenta que de acuerdo con la organización interna de
Uniempresarial tienen asignada la cantidad de insumos que son necesarios para la ejecución de las
labores inmediatas (Uniempresarial tienen las cantidades y los insumos que realmente son necesarios
para el consumo de un mes) y no se cuenta con zonas de almacenamiento para volúmenes adicionales.
3. Ofrecer a Uniempresarial la opción de consultar el estado de los pedidos, para lo cual deberá informar
en la propuesta cuáles serán los medios para obtener dicha información.
4. Designar un funcionario de servicio al cliente para Uniempresarial, quien será la persona que maneje
la relación contractual con el funcionario designado por Uniempresarial para tal fin. El funcionario de
servicio al cliente designado por el proponente no tendrá contacto directo con las diferentes áreas sino
únicamente con el funcionario designado por Uniempresarial.
5. Designar un funcionario durante los primeros quince (15) días del mes de ser necesario o en los
horarios acordados con Uniempresarial, hasta que los pedidos del mes estén atendidos en su totalidad,
este funcionario deberá servir de filtro para que las cantidades de los productos solicitados, estén dentro
de los consumos y presupuestos establecidos. De igual manera, para la entrega y validación de la
factura, deberá permanecer en las instalaciones de Uniempresarial, hasta tanto las facturas queden
totalmente verificadas y radicadas.
6. Adjuntar a la facturación un reporte por correo electrónico [email protected], con la
información consolidada sobre la cantidad y el valor de los productos despachados en el corte
inmediatamente anterior, y una copia de la remisión de entrega con la constancia de recibido,
incluyendo nombre legible, firma y sello de la persona que recibe en Uniempresarial en caso de no
cumplir estas condiciones la factura será devuelta. Ningún producto solicitado puede quedar pendiente
de entrega para el mes siguiente al de la solicitud. El archivo plano que Uniempresarial podrá descargar
en su sistema deberá tener las características establecidas en el anexo No. 2.
7. Mantener existencias de los bienes relacionados en el anexo No. 1 para abastecer las necesidades
de Uniempresarial, en cualquier momento. El proponente debe tener una capacidad de
almacenamiento que permita tener stock para un periodo de dos (2) meses, lo cual permite la
inmediatez en la entrega al no requerirse el proceso de compra para el suministro.
8. Durante el tiempo de ejecución del contrato, Uniempresarial podrá designar un funcionario que se
haga presente en las instalaciones del proveedor o proveedores para verificar la existencia y adecuado
almacenamiento y administración del stock que deben mantener en ejecución del contrato y para
examinar el proceso de alistamiento de los pedidos para su despacho a Uniempresarial.
9. Verificar la total coincidencia de los despachos con los pedidos a Uniempresarial y para constatar
que el empaque se realice según las instrucciones dadas. En caso de que no se esté cumpliendo
efectivamente con este proceso o que se encuentren inconsistencias en el almacenamiento,
alistamiento, empaque o despacho de los pedidos, el proveedor o proveedores subsanarán de manera
inmediata tales situaciones de acuerdo con los requerimientos o indicaciones entregadas por escrito
por Uniempresarial. En caso de que no subsane de forma inmediata, Uniempresarial podrá considerar
la posibilidad de imponer multas y/o de dar por terminado el respectivo contrato de forma inmediata y
sin lugar a ningún reconocimiento de perjuicios.
10. Uniempresarial enviará los pedidos a través de correo electrónico los cuales deben ser cargados
automáticamente por el sistema del proponente para garantizar que no haya errores en cargues
manuales.
11. Entregar el catálogo de productos, a través de correo electrónico, cada vez que Uniempresarial lo
solicite o cuando se presenten cambios, adiciones al mismo a la dirección que Uniempresarial le
indique.
12. Ofrecer productos alternativos de iguales o mejores características y condiciones, cuando se haya
acabado el producto del catálogo aprobado por Uniempresarial o que el proponente ofrezca mejores
alternativas en el mercado de igual o mejor calidad. Los productos alternativos deberán ser probados
y aprobados por Uniempresarial
13. Proporcionar productos por fuera del Anexo No. 1 en casos puntuales, cuando Uniempresarial lo
requiera. Tales productos serán los relacionados en el catálogo del proveedor o proveedores
seleccionado.
14. Recibir los pedidos y requerimientos hechos por Uniempresarial por correo electrónico.
15. Recibir devoluciones de productos por calidad o por error en la entrega, tramitadas por
Uniempresarial y atenderlas como máximo dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la
comunicación recibida.
16. Atender las reclamaciones por faltante en las entregas, máximo dentro de los dos (2) días hábiles
siguientes a la comunicación recibida.
17. Atender solicitudes de pedidos de urgencia que serán entregados a Uniempresarial el mismo día,
siempre y cuando la solicitud se haya hecho antes de la (1:00 p.m.) para ser entregados en las horas
de la tarde hasta las cinco (5:00 p.m.).
18. Asesorar a Uniempresarial para tomar las mejores opciones de productos alternativos no sólo en
calidad sino en productividad y precio, con el objeto de que Uniempresarial pueda reducir sus costos
totales.
19. Presentar con la propuesta la ficha técnica de los productos ofrecidos en donde se pueda establecer
las características, utilización de los productos, así como, si son biodegradables y/o reciclables.
20. Dotar al personal que presta el servicio de aseo con tres uniformes diferentes dos para aseo y otro
para el servicio de cafetera el cual debe ser de color negro con cuello blanco y peto blanco elegante
para cafetería y para aseo uno negro y el otro azul, los uniformes tanto de aseo, cafetería deben estar
marcado con el nombre y logo de la Fundación Universitaria Empresarial de la Cámara de Comercio
de Bogotá – Uniempresarial
21. Dotar al personal de mantenimiento de dos uniformes compuesto de dos pantalones, dos camisetas
(pantalón jean, camiseta azul y camiseta roja), 1 chaleco, con el calzado correspondiente, adicional 2
impermeables rojos, botas plásticas, los chalecos deben estar marcados con el nombre y logo de la
Fundación Universitaria Empresarial de la Cámara de Comercio de Bogotá – Uniempresarial
22. Programar las vacaciones del personal de aseo, cafetería y mantenimiento de
según el cumplimiento de su periodo.
15 días hábiles
23. Contar con el personal suficiente para cubrir remplazos de permiso, por citas médicas,
incapacidades, calamidades y vacaciones los cuales deberán cumplir el horario relacionado en el anexo
No. 1.
24. En el momento de la firma del contrato se deberá adjuntar la fotocopia de afiliación a la EPS Y ARL
de cada una de las personas que prestaran su servicio en el contrato.
25. Entregar los pedidos entre las 8:00 a.m. a 11:30 a.m. y 2:00 p.m. a 4:00 p.m
26. Proporcionar mantenimiento de los dispensadores de agua cada 3 meses y autorizar cambio de los
mismos si Uniempresarial lo solicita.
27. Presentar en papel impreso los siguientes informes:
A. INFORME DE VARIACION DE PRECIOS: Informar a Uniempresarial con al menos quince (15) días
hábiles de anticipación al cierre de cada mes, las variaciones de precios cuando estas se presenten,
respaldadas con cartas de los proveedores. Lo anterior, solamente será aceptable en la medida que un
producto del catálogo sea descontinuado o sacado del mercado por parte del productor. La vigencia de
los nuevos precios, disminuciones o aumentos, se hará efectiva una vez se suscriba la correspondiente
acta de modificación al contrato.
B. INFORMES ADMINISTRATIVOS: Evaluación permanente y oportuna de cómo el programa de
OUTSOURCING a través del tiempo logra la reducción de sus costos totales, mediante la
racionalización del consumo y el manejo de precios con los proveedores al tener una mayor capacidad
de negociación. Los informes a presentar son los siguientes:
I. CONSUMOS:
a. Consumo por producto: mes y acumulado (informe bimensual).
II. CALIDAD DEL SERVICIO
a. Devoluciones (informe bimensual).
b. Cumplimiento de entregas (informe bimensual con número de días y pedidos entregados).
28. En el momento de la firma del contrato se deberá adjuntar la fotocopia de afiliación a la EPS Y ARL
del personal.
29. Las demás contempladas en los presentes términos y sus anexos, y aquellas que en virtud de la
naturaleza de la presente contratación.
El proponente en su propuesta deberá presentar el anexo No. 4 denominado “Actividades”,
suscrito por el representante legal, mediante el cual manifieste, que en caso de resultar
seleccionado, dará cumplimiento a las actividades allí descritas. La propuesta que no contenga
el anexo 4 completamente diligenciado no será tenida en cuenta para la etapa de calificación,
salvo que Uniempresarial considere solicitar aclaración.
2.3 Requisitos mínimos:
2.3.1 Condiciones financieras del proponente. Los proponentes deberán presentar los estados
financieros de interés general o particular que permitan la fácil consulta o determinación de las variables
a tener en cuenta. Sólo se considerarán estados financieros certificados y dictaminados, con
corte a 31 de diciembre de 2014.
La propuesta que no cumpla con la totalidad de las condiciones financieras exigidas podrá ser
considerada por Uniempresarial, siempre que, luego de un análisis integral de la propuesta,
Uniempresarial concluya que el riesgo, en caso de que la propuesta resulte ganadora, no es mayor al
habitual para Uniempresarial. Así mismo, en caso de considerarlo necesario, Uniempresarial podrá
exigir garantías adicionales.
2.3.2 Experiencia.
El proponente debe acreditar experiencia servicio de aseo cafetería e insumos mediante la
presentación de tres certificaciones expedidas por las empresas contratantes sobre contratos
ejecutados o en ejecución, con objeto similar celebrados de 2013 a la fecha, cuyo monto por cada
contrato sea igual o superior a ciento sesenta millones de pesos ($160.000.000). La certificación debe
contener la siguiente información: Nombre del cliente o contratante, objeto de la contratación, fecha de
inicio y fecha de finalización, valor, nombre, cargo y teléfono de la persona de contacto.
En caso que el contrato se encuentre en ejecución el valor ejecutado debe ser igual o superior al 70%
del valor estimado en cada grupo.
La propuesta deberá cumplir con los requisitos mínimos definidos en los numerales anteriores.
En caso contrario, la propuesta no será tenida en cuenta para evaluación, a no ser que
Uniempresarial considere pertinente solicitar alguna aclaración sobre un requisito en particular.
2.4 Ofrecimientos adicionales. Sólo se tendrán en cuenta las variables técnicas indicadas
anteriormente para la evaluación de las ofertas. Sin embargo, si se ofrecen otras ventajas técnicas del
servicio o del producto y se celebra contrato con el proponente respectivo, éste quedará obligado a
cumplir con todo lo ofrecido.
2.5 Precio y forma de pago. Los proponentes indicarán cuál es la remuneración total que exigirán por
la ejecución de todas las obligaciones ofrecidas, teniendo en cuenta el plan de pagos señalado en este
documento. La oferta económica corresponderá a los valores de los productos establecidos en el anexo
No. 1. La oferta deberá incluir la totalidad de costos en los cuales incurre el proveedor para la prestación
del servicio, así como, el valor del respectivo IVA. Si el contrato es de tracto sucesivo, indicarán cuál
es el valor de cada una de las prestaciones periódicas, siempre que ellas sean homogéneas, o indicarán
el modo de determinar el valor total de cada una de las prestaciones, si ellas no son homogéneas en
pesos colombianos. Teniendo en cuenta que el contrato tendrá vigencia de un año, los proponentes en
su propuesta deberán indicar el valor del año de servicio.
Uniempresarial pagará las obligaciones a su cargo mes vencido, dentro de los treinta (30) días
siguientes a la presentación de la respectiva factura. Los pagos estarán sujetos a la verificación que
Uniempresarial haga del cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista.
Los pagos se realizarán mediante giro electrónico a la cuenta del proveedor.
2.6 Multas.
El contratista se hará acreedor de una multa equivalente al 10% del valor total del pedido cuando se
presenten incumplimientos o retrasos en la entrega de los pedidos o en el trámite de las devoluciones.
En este caso la multa se calculará con base en el pedido o devolución respecto del cual se presentó el
retraso o incumplimiento.
El pago de las multas aquí pactadas no indemniza los perjuicios sufridos por Uniempresarial ni limita
en nada las posibilidades de reclamación de esta última por los daños padecidos. Dicha multa será
impuesta previamente agotado el procedimiento que garantiza el derecho de defensa del contratista.
El proponente seleccionado manifiesta y acepta que Uniempresarial compense el valor que resulte de
la multa estipulada con las deudas que existan a su favor y que estén a cargo de Uniempresarial, ya
sea en virtud del contrato o de cualquier otro que se haya suscrito entre las mismas partes, o por
cualquier otro concepto, sin necesidad de requerimiento alguno, judicial o extrajudicial.
Adicionalmente, Uniempresarial se reservará el derecho de terminar unilateralmente y anticipadamente
el contrato que se celebre.
2.7 Lugar de cumplimiento del contrato:
Sede Principal de Uniempresarial: Bogotá D.C., Cra. 33 AN° 30-20.
Sede Administrativa de Uniempresarial: Bogotá D.C., Tv. 34 Bis No. 29 A – 44
2.8 Medio para comunicar la oferta a Uniempresarial. Los proponentes deberán radicar por
separado la propuesta técnica y la propuesta económica de los servicios ofertados, los valores deben
ser expresados en pesos colombianos. Adicionalmente, la oferta deberá presentarse foliada, en
original y copia y podrá radicarse por cualquiera de los dos (2) siguientes medios:
a. Por escrito: Los proponentes deberán radicar por separado la propuesta técnica y la propuesta
económica de los servicios ofertados y deberá dirigirse a la siguiente persona y a la siguiente
dependencia: Alfonso Arango Osorio, Director Financiero y Contable. La oferta deberá presentarse
en copia digital y en original en sobre cerrado, marcado así:
NOMBRE DEL PROPONENTE
ORIGINAL Y COPIA
INVITACIÓN A PROPONER PARA EL SERVICIO, SUMINISTRO DE INSUMOS Y EL
MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FISICAS, DE ASEO Y CAFETERÍA POR MEDIO DEL
SISTEMA DE OUTSOURCING PARA LA FUNDACION UNIVERSITARIA EMPRESARIAL DE LA
CAMARA DE COMERCIO DE BOGOTA-UNIEMPRESARIAL-.
La oferta deberá ser presentada en las instalaciones de Uniempresarial, en la carrera 33ª No. 30-20
tercer piso.
b. Los proponentes deberán enviar de forma separada la propuesta técnica y la propuesta económica
de servicios ofertados y deberá ser enviada a través del link Términos de referencia, Invitación a
proponer para el Servicio de Aseo y Cafetería, en formato .pdf que impida su alteración por parte de
Uniempresarial. Para que el proponente pueda hacer uso de este medio de entrega de la propuesta,
deberá cumplir con las siguientes especificaciones para el envío, so pena de que la propuesta no sea
tenida en cuenta:
(a) En ningún caso se aceptarán archivos enviados en formatos distintos de .pdf.
(b) El archivo .pdf deberá contener la propuesta y todos y cada uno de los documentos exigidos en esta
carta de carta de invitación y sus anexos.
(c) Cada uno de los archivos .pdf o el conjunto de archivos enviados por este medio deberán tener un
tamaño total no mayor de 4 MB, para permitir su recepción de acuerdo con la capacidad del buzón
destinado para ello por Uniempresarial.
(d) Deberá iniciarse el envío de la propuesta con una antelación no menor de 1 hora a aquélla señalada
para el cierre de la invitación, con el fin de prevenir y solucionar posibles fallas técnicas que dificulten,
retrasen o impidan su recepción por parte de Uniempresarial.
(e) El proponente deberá confirmar a Uniempresarial la entrega de la propuesta por este medio, sin
perjuicio de que Uniempresarial confirme su recepción de manera simultánea o posterior a este aviso.
(f) Los archivos adjuntos no deben tener dentro del nombre del archivo doble extensión y no deben
contener caracteres ASCII o caracteres especiales tales como (.,*_-/+)
2.9 Plazo máximo para presentar ofertas: Las ofertas podrán presentarse hasta el 22 de Enero de
2016, a las 05:00 p.m. La modificación de esta fecha se hará mediante adenda.
2.10 Vigencia de la oferta. Todas las propuestas deberán tener una vigencia mínima de 60 días
contados a partir de la fecha de presentación.
2.11 Ofertas alternativas. Una misma persona podrá presentar varias ofertas, siempre que todas ellas
cumplan con las condiciones „técnicas mínimas exigidas‟ indicadas en esta sección. Cada una de las
ofertas será evaluada de manera separada.
2.12 Selección parcial. Uniempresarial, si lo considera conveniente, podrá escoger una o varias
propuestas. Uniempresarial adjudicará cada uno de los grupos definidos en el anexo No. 1, de forma
independiente o en conjunto, por lo que podrá celebrar contratos diferentes e independientes.
2.13 Aclaración y subsanación de la oferta. Los proponentes podrán modificar o aclarar su oferta
como lo consideren pertinente en cualquier momento antes de la expiración del plazo para presentar
propuestas.
Luego de vencido el plazo para presentar propuestas, Uniempresarial podrá pedir a los proponentes
aclaraciones sobre documentos o requisitos de la propuesta. En este caso Uniempresarial informará a
cada proponente el plazo para subsanar lo solicitado por Uniempresarial. En caso de que el proponente
no presente la aclaración en el plazo establecido, Uniempresarial podrá descartar su propuesta y no
tenerla en cuenta para ser evaluada.
2.14Información entregada por el proponente. Uniempresarial queda autorizada por el proponente
para revisar, verificar y considerar toda la información recibida. Así mismo, el proponente acepta y
autoriza que Uniempresarial efectúe consultas de información en cualquier base de datos nacional o
internacional con el fin de determinar la idoneidad y capacidad del proponente y la calidad de los
servicios a prestar. Esto incluye la autorización expresa para consultar el Sistema de Administración de
Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo – SARLAFT.
En caso de que dicha información no corresponda a lo manifestado por el proponente en su propuesta
o que de la información pueda resultar riesgoso para la Uniempresarial la ejecución contractual, el
proponente acepta que UNIEMPRESARIAL podrá abstenerse de tener en cuenta su propuesta. El
proponente acepta que la información que entregue a UNIEMPRESARIAL podrá ser conocida por sus
empleados, por los asesores que ella contrate con cualquier fin relacionado con este proceso o por las
autoridades judiciales o administrativas que la requieran.
2.16 Suficiencia de la información entregada. El proponente declara que ha recibido toda la
información necesaria para elaborar su propuesta y que asume las consecuencias negativas que
puedan seguirse de no haber solicitado información complementaria a UNIEMPRESARIAL en las
oportunidades señaladas en esta invitación. Esta declaración se entiende hecha por el solo hecho de
presentar la respectiva propuesta.
2.17 Aceptación de condiciones y código de ética. Todos los proponentes deberán declarar que
aceptan sin reservas todas las condiciones de esta invitación a ofrecer y las del contrato eventual. El
proponente deberá decir expresamente que ha examinado el contenido del documento denominado
Código de Ética‟ en su versión de abril de 2008, que será entregado vía correo electrónico a los
proponentes. Y que no se encuentra en ninguna de las causales de inhabilidad, incompatibilidad o
conflicto de intereses allí consagradas.
2.18 Revocación de la oferta. La revocación de la oferta por parte del proponente convertirá a este
último en deudor de una suma equivalente al 10% del valor estimado del contrato / propuesta. La
anterior suma se deberá si se revoca la oferta. Esta suma deberá ser pagada Uniempresarial sin
necesidad de requerimiento judicial alguno, constituyendo título ejecutivo la revocación de la oferta.
2.19 Autorización de verificación de información. Al aceptar las condiciones de esta invitación, el
proponente autoriza irrestrictamente a UNIEMPRESARIAL para verificar toda la información que él
suministre.
2.20 Documentos que deben allegarse con la propuesta. Además de los documentos que se
mencionen en otros numerales de esta invitación y que se refieren a diferentes aspectos de la oferta o
de la persona proponente, los interesados deberán anexar los siguientes documentos:
a. Índice en que organice la información que se presente, donde se destaquen claramente los capítulos
y subcapítulos de la propuesta debidamente referenciados con la página que corresponde.
b. Carta de presentación de la propuesta (anexo No. 3) en la que deberá constar inequívocamente
la aceptación de las condiciones de la invitación y las generales del contrato eventual que se señalan
en este mismo documento.
c. Diligenciar y entregar en archivo magnético en Excel el catálogo de productos (anexo No. 1).
Copia o extracto del acta del órgano interno competente, En la que conste la autorización para
presentar la oferta y suscribir el respectivo contrato, en caso de que el representante legal tenga
limitaciones para presentar la propuesta o suscribir el contrato.
d. El Formato de declaración de código de ética. El proveedor deberá leer en su integridad el Código
de ética que será enviado al correo electrónico de los proponentes, y suscribir la declaración mediante
lo cual se entiende que no se encuentra incurso en ninguna causal de inhabilidad, incompatibilidad,
impedimento o en conflicto de intereses para contratar libremente con la Uniempresarial
e. Fotocopia del certificado actualizado del RUT del contratista o proveedor.
f. Para personas naturales, fotocopia de la cédula de ciudadanía.
g. Original firmado del Formato de inscripción de proveedores
h. Original de la Cámara de Comercio de Bogotá
i. Propuesta económica del proveedor: debe incluir todos los costos directos/indirectos en que se
incurra, desagregando: valor neto, porcentaje y valor del IVA, descuento ofrecido, entre otros aspectos.
Esta información deberá remitirla en medio físico y diligenciada en el archivo Excel anexo No. 1.
j. El término o fecha de validez de la cotización.
k. Certificaciones de experiencia solicitadas en el numeral 2.3.2. de la presente invitación a proponer.
Con la propuesta deberán remitirse los documentos anteriormente establecidos. En caso
contrario, la propuesta no será tenida en cuenta para evaluación, a no ser que
UNIEMPRESARIAL considere pertinente solicitar alguna aclaración sobre un documento en
particular.
SECCIÓN 3. DE LOS PROPONENTES.
3.1 Capacidad para presentar ofertas. Podrá presentar oferta cualquier persona natural o jurídica.
Salvo en los casos de representación legal, siempre que una persona vaya a actuar en nombre de otra,
deberá anexar un poder expedido y autenticado de acuerdo con la ley del lugar de su otorgamiento y,
cuando sea del caso, deberá anexarse la prueba de la existencia y representación legal de la persona
poderdante.
Para presentar oferta no es necesario haber retirado formalmente esta invitación de ninguna
dependencia.
3.2 Condiciones particulares, en función de la naturaleza del proponente.
Para presentar propuesta los proponentes deberán por lo menos:




Estar matriculados en la cámara de comercio del domicilio principal y estar al día con las
renovaciones de sus matrículas mercantiles, si fuere del caso, a la propuesta deberán anexar la
constancia respectiva. Así mismo, deberán anexar a su propuesta el certificado de existencia y
representación correspondiente,
Las personas jurídicas extranjeras deberán acreditar su existencia y representación legal con los
instrumentos que en cada caso sean necesarios. Si se presentan documentos públicos extranjeros,
ellos deberán venir apostillados o legalizados de conformidad con la ley.
No encontrarse en liquidación o bajo condiciones financieras o de cualquier otra índole que pudieran
implicar un riesgo no admisible para Uniempresarial
No estar incursos en alguna de las causales de inhabilidad, incompatibilidad o conflicto de intereses
definidas en el código de ética de Uniempresarial.


No encontrarse reportados (socios, miembros de los órganos de administración y representantes
legales) en el boletín de responsables fiscales expedido por la Contraloría, ni en el boletín de
antecedentes disciplinarios de la Procuraduría. UNIEMPRESARIAL podrá verificar lo anterior en su
sistema de registro y con las respectivas entidades.
Conocer y aplicar, la normatividad vigente en cuento a seguridad industrial.
3.3 Proponentes que no podrán presentar propuestas. No podrán presentar propuestas quienes se
encuentren en una cualquiera de las hipótesis señaladas en el “Código de Ética” o en cualquier otra
hipótesis legal que determine la configuración de una inhabilidad, incompatibilidad o de un conflicto de
interés. Así mismo, Uniempresarial se reserva el derecho de consultar cualquier base de datos nacional
o internacional, a fin de determinar la idoneidad de los proponentes para participar en esta carta de
invitación a proponer.
SECCIÓN 4. EVALUACIÓN.
4.1 Primera fase de la evaluación de las ofertas: Verificación inicial de la regularidad de la oferta
presentada. En la primera fase de la evaluación Uniempresarial verificará que la propuesta cumpla con
todas las exigencias mínimas contenidas en esta invitación a ofrecer. El objetivo de esta fase es verificar
la correspondencia de la oferta con esta invitación. Uniempresarial podrá pedir aclaraciones cuando
considere que dicha discrepancia puede ser subsanable.
4.2 Segunda fase de la evaluación de las ofertas.
CRITERIO
DESCRIPCIÓN
Precio
Corresponde a los aspectos
económicos de la oferta
presentada por el posible
proveedor. Obtendrá mayor
puntaje la oferta que
ofrezca un menor precio.
Las demás propuestas
obtendrán el puntaje de
manera proporcional.
95
Certificado de calidad
Corresponde a la tenencia
por parte del proveedor de
un certificado de calidad
vigente sobre el servicio
objeto de esta invitación, el
cual debe ser presentado
junto con su propuesta.
5
TOTAL
100
PUNTAJE