PROTOCOLO DE INSCRIPCIÓN Y RIFA DE MESAS SÁBADO DE

PROTOCOLO DE INSCRIPCIÓN Y RIFA DE MESAS SÁBADO DE

PROTOCOLO DE INSCRIPCIÓN Y RIFA DE MESAS
SÁBADO DE CARNAVAL
Febrero 6 de 2016
Baile en honor a la Reina del Carnaval, Marcela García Caballero
1. GLOSARIO DE TÉRMINOS:
1.1. Socio(a) Principal: Titular de una acción del Country Club de Barranquilla.
1.2. Cónyuge de socio(a): Persona del sexo opuesto al Socio(a) Principal,
debidamente registrado(a) como cónyuge en el club.
1.3. Acompañante de Socio(a) Principal Soltero(a): Persona del sexo opuesto al
Socio(a) Principal Soltero(a).
1.4. Hijo(a) de socio(a): Hijo(a) de Socio(a) Principal debidamente registrado(a) en el
club.
1.5. Acompañante de hijo(a) socio(a): Persona del sexo opuesto al hijo(a) de
socio(a).
1.6. Socio(a) en canje: Socio(a) principal, cónyuge de socio(a) e hijo(a) de socio(a)
miembros de un club con el que el Country Club de Barranquilla tenga convenio
de canje vigente.
1.7. Invitado residente o no en el departamento del Atlántico: Invitado(a) de
Socio(a) Principal residente o no en el departamento del Atlántico.
1.8. Invitado de empresa: Persona invitado(a) de una empresa que haya solicitado
formalmente la reserva de una mesa. En este caso, el Country Club, se reserva el
derecho a aceptar o no la reserva de la empresa y de sus invitados.
1.9. Edad Country: Edad cumplida o por cumplir dentro del año vigente.
1.10. Clases de mesas:
1.10.1. Mesas de socios(as): aquellas cuyos integrantes tengan la calidad de
Socio(as) Principal o Cónyuge de Socio(a) en proporción igual o superior al
60% del total de inscritos para la mesa y el porcentaje restante puede
corresponder a Hijos(as) de Socio(a), Socios(as) en Canje, invitados
residentes o no en el Dpto. del Atlántico y/o acompañantes de Hijo(a) de
Socio(a).
1.10.2. Mesas de socios(as) mayores de 65 años: son aquellas conformadas por
Socios(as) Principales y sus Cónyuges y en las cuales el Socio(a) Principal o
su cónyuge deben tener como mínimo 65 años, Edad Country. Como
mínimo el 80% de los integrantes deben ser Socios(a) Principales y mayores
de 65 años. El porcentaje restante puede estar conformado por Socios(as)
Principales, Socios(as) en Canje, invitados residentes o no en el
departamento del Atlántico, Hijo(a) de Socio(a) y/o acompañantes de
Hijo(a) de Socio(a).
1.10.3. Mesas de hijos(as) de socios(as): aquellas cuyos integrantes tengan la
calidad de Hijo(a) de Socio(a) en proporción igual o mayor al 50% de la
totalidad de inscritos para la mesa. El porcentaje restante puede estar
conformado por Socios(as) Principales, Socios(as) en Canje, invitados
residentes o no en el departamento del Atlántico y/o acompañantes de
Hijo(a) de Socio(a).
1.10.4. Mesas de socios(as) en canje: aquella cuyos integrantes tengan la calidad
de Socio(a) en cualquier club del país con el que el Country Club de
Barranquilla tenga convenio de canje vigente. En esta clase de mesa se
incluyen el cónyuge del socio (a) principal e hijos(as) de éstos, debidamente
registrados en el club de origen.
1.10.5. Mesas de empresas: aquellas cuyos integrantes sean invitados de una
empresa.
1.10.6. Mesas extemporáneas: Cualquier clase de mesa registrada con
posterioridad a la fecha de cierre de inscripciones. Estas mesas se rifarán
después del sorteo general.
1.11.Categorías de mesas: Las categorías establecidas dependen del número de sus
integrantes y en ningún caso podrá haber mesas de más de cuarenta (40) personas:
• 6-8: De seis a ocho personas.
• 10-12: De diez a doce personas.
• 14-16: De catorce a dieciséis personas.
• 18-22: De dieciocho a veintidós personas.
• 24-28: De veinticuatro a veintiocho personas.
• 30-36: De treinta a treinta y seis personas.
• 38-40: De treinta y ocho a cuarenta personas.
1.12.Formato de inscripción: Documento donde se debe diligenciar el nombre de los
integrantes de la mesa, incluyendo en él, la cabeza de grupo. Estará disponible en
el lugar de inscripciones y en el sitio web www.country.com.co
1.13.Rifas de mesas: es el mecanismo mediante el cual se sortea la ubicación de las
mesas previamente inscritas.
1.14.Fiscal: Persona designada por el Club que tendrá a cargo el manejo de la máquina
de las balotas durante la rifa de mesas.
1.15.Representante de mesa: Persona escogida por los integrantes de la mesa, para
representarlos en la rifa de mesas.
1.16.Carta de aceptación de cargos: Formato a través del cual el socio(a) autoriza al
Country Club a realizar el cargo del (los) cover(s) allí anunciado(s).
1.17.Cabeza de Grupo: Socio(a) Principal o Cónyuge de Socio(a) o Hijo(a) de socio(a)
o Socio en canje o Representante de empresas, responsable de la inscripción de la
mesa. Esta persona será el contacto entre el grupo que representa y la
administración del Club y será responsable por la información contenida en el
Formato de Inscripción.
2. ORQUESTAS: Las orquestas que amenizarán la velada son las siguientes:
•
•
•
•
•
Silvestre Dangond
Oscar De León
Gente de Zona
Eddy Herrera
La Nómina del Pin
VALOR COVERS
SÁBADO DE CARNAVAL - 6 DE FEBRERO
SOCIOS
HIJO DE SOCIO
ACOMPAÑANTE H.S.
EMPRESAS
INVITADO
SOCIO EN CANJE
250.000 200.000 250.000 650.000 500.000 450.000 3. INSCRIPCIONES Y RIFA DE MESAS:
3.1. Fecha y horario de inscripciones: Se realizarán del lunes 18 de enero a viernes
29 de enero en el siguiente horario: Lunes a Viernes de 9:00 a.m. a 6:30 p.m.
Sábados de 9:00 a.m. a 4:00 p.m. Los formularios los pueden obtener en nuestro
sitio web www.country.com.co
3.2. Lugar de inscripciones: Lobby principal del club y/o Página web.
3.3. Cierre de inscripciones: viernes 29 de enero de 2016 a las 6:30 p.m.
3.4. Rifa de mesas: se realizará el jueves 4 de febrero de 2016 a las 11:00 a.m en el
Salón Puerta de Oro del Country Club.
4. POLÍTICAS DE LA FIESTA
4.1. La edad mínima para socios(as) e hijos(as) de socios(as) es de 18 años Edad
Country.
4.2. La edad mínima para acompañantes de hijo(a) de socio(a), acompañante de
socio(a) principal soltero(a), invitados residentes o no en el Dpto. del Atlántico,
socio(a) en canje e invitados de empresas, es de 18 años cumplidos a la fecha del
evento.
5. Condiciones para las clases de mesas:
Para todas las clases de mesas, es indispensable haber cumplido con las políticas
establecidas para la conformación de las mesas y adicionalmente en cada caso
particular, cumplir con las siguientes condiciones:
5.1 Mesas de socios: Cada Socio(a) Principal (número de socio) tendrá derecho a
invitar hasta un máximo de dos (2) personas (residentes o no en el Dpto. del
Atlántico). El cupo máximo de invitados es de 400 personas. Al completarse
el cupo máximo establecido de invitados residentes o no residentes en el
Dpto. del Atlántico se cerrarán las inscripciones para esta categoría. Para la
inscripción y entrega de los covers de los invitados, el Socio(a) principal que
invita, debe estar inscrito en una mesa y debe asistir a la fiesta.
5.2 Mesas de Socios(as) mayores de 65 años: Condiciones de conformación
como se determinó en la definición.
5.3 Mesas Hijos(as) de socio(a): Condiciones de conformación como se
determinó en la definición.
5.4 Mesas de Socios(as) en canje: En esta clase de mesas no podrá haber
invitados, tampoco acompañante si se tratare de un hijo(a) de socio(a) en
canje. Este derecho es exclusivo para los Socios(as) principales del Country
Club de Barranquilla. Los socios(as) en canje que deseen abrir una mesa,
podrán hacerlo a través del formato de inscripción, marcando la casilla que
le corresponde como socio(a) en canje y presentar dicha inscripción dentro
del término establecido. Los socios(as) en canje deberán solicitar al club de
5.
origen su tarjeta de canje y presentarla en la oficina del Country Club (garita
de entrada principal) para legalizar el canje y posteriormente adquirir su
cover, el cual deberá ser cancelado con tarjeta de crédito ó débito al
momento de la inscripción.
Mesas de Empresas: Una empresa podrá reservar una mesa, siempre y
cuando el representante de la empresa acepte que ésta se encuentre
ubicada en el segundo piso del salón Jumbo. Deberán hacer la
reservación formal, a través de una carta o mediante correo electrónico
([email protected]), relacionando el nombre y número de
identificación de los invitados a esa mesa.
2. GENERALIDADES:
1.
2.
3.
Con el Formato de inscripción cada socio(a) registrado en la mesa debe entregar
la Carta de aceptación de cargos, autorizando cargar a su cuenta mensual, el valor
correspondiente al (los) cover(s) de la fiesta. También podrá especificar en la
misma, el número de cuotas en que desea que se le cargue dicho valor.
El Formato de inscripción deberá estar completamente diligenciado, con el
nombre de la Cabeza de grupo, número de acción y datos personales. Dentro
del listado de asistentes a la fiesta deberá incluirse el nombre de la Cabeza de
grupo y su cónyuge o acompañante. En el caso de los invitados, deben
registrarse con el número de cupo del socio(a) que está invitándolo y deben
registrar el número de su documento de identidad. Cada nombre debe registrarse
de forma individual. Ejemplo:
Formato que no esté debidamente diligenciado y con la(s) carta(s) de aceptación de
cargos firmada, por el valor del(los) cover(s) correspondientes, no se recibirá. En el
caso del Socio(a) en canje deberá adjuntar el recibo de caja por el valor total del
(los) cover(s) cancelado(s).
La cabeza de grupo deberá registrar una dirección de correo electrónico, para
mantener comunicación, en caso de ser necesario.
4.
La administración del club, revisará el correcto diligenciamiento del formato y
que las personas inscritas, cumplan con las políticas de la fiesta, los estatutos y
reglamentos de la corporación.
5.
Ninguna persona puede aparecer registrada en más de una mesa.
6.
Para la clasificación de mesas por categoría, se tomará el número de personas
inscritas en el formato de inscripción al cierre de inscripciones de mesas.
Después del cierre de inscripciones y antes de la rifa de mesas no se podrá hacer
disminución o aumento en el número de inscritos. Sólo después de la rifa de
mesas podrá solicitarse aumento de inscritos, siempre y cuando la solicitud de
cupos no exceda el límite de la categoría en que fue inscrita la lista y que no
afecte la movilidad del salón. Estos cambios sólo podrán ser autorizados por la
Gerencia del Club.
7. Todos los integrantes de la mesa deben estar a Paz y Salvo con el Club.
8. La cabeza de grupo será responsable de la legitimidad de las firmas que hayan sido
registradas en la(s) carta(s) de aceptación de cargos.
9. Las inscripciones de mesas deben ajustarse a las categorías establecidas. Una vez
rifadas las mesas no podrán ser divididas.
10. Los covers de invitados deben ser firmados por el socio(a) principal responsable
de la invitación, a través de la Carta de aceptación de cargos.
2. MECÁNICA PARA EL SORTEO DE LAS MESAS.
7.1. Las únicas mesas reservadas y no sometidas a sorteo son:
• Mesa de la Junta Directiva del Club.
• Mesa de la Reina del Carnaval.
• Mesa de los padres Reina del Carnaval.
• Mesa de la Capitana de Solteros.
• Mesas de Invitados Especiales u otras que considere la Junta Directiva.
7.2. En la medida que vayan llegando los representantes de las mesas, se les irá
entregando una lista completa de las mesas inscritas, a las que previamente se les ha
asignado un número para participar en el sorteo y donde se indica la categoría a la que
pertenecen.
7.3. Antes de iniciarse el sorteo, el Fiscal procederá a leer la lista de las mesas inscritas,
con el fin de que ninguna haya quedado por fuera.
7.4. Finalizada la lectura se procederá con el sorteo de mesas.
7.5. El Fiscal pondrá a funcionar la máquina de balotas dando inicio al sorteo del orden
de las categorías de las mesas. Se introducirán balotas numeradas del 01 hasta el 07,
que corresponde al número de categorías de mesas (punto 1.11).
7.6. El sorteo para las diferentes clases de mesas se realizará en el siguiente orden:
• Mesas de Socios(as) mayores de 65 años
• Mesas de Socio(as) Principal
• Mesas de Hijos(as) de Socio(a)
• Mesas de Socio(as) e hijo(a) de socio(a) que no cumplieron con los requisitos de
conformación.
• Mesas de Socios(as) en canje.
• Mesas extemporáneas (Si las hubiera)
7.
El club dispondrá del plano del jumbo con las mesas de las diferentes
categorías registradas. Este plano estará sobre un papelografo, a la vista de
todos los asistentes.
8.
Cada categoría de mesa tendrá un color diferente.
7.9 Procediendo con el sorteo, se introducirá en la máquina el número de balotas que
correspondan al total de mesas inscritas en esa clase. Cada balota que se retire de la
máquina se mostrará a los presentes y se leerá el número asignado a cada mesa y el
nombre de la cabeza de grupo correspondiente.
7.10. Cuando salga el número, el Representante de mesa favorecido, pasará al plano a
escoger su mesa.
7.11. El Representante de mesa contará con un periodo máximo de un (1) minuto para
escoger su mesa, si vencido dicho término no ha escogido la misma, pierde su turno y
vuelve a entrar en el sorteo.
7.12. Escogida la mesa por parte del representante de mesa, un funcionario del club
anotará en el plano desplegado sobre el papelografo el nombre de la cabeza de grupo.
7.13. Si no llegase a estar presente el Representante de mesa que saliere favorecido, este
grupo escogerá su mesa al finalizar la rifa de la categoría de mesa a la que corresponde.
Si al final del sorteo de su categoría todavía no estuviere el representante, el Fiscal le
asignará la mesa al finalizar el sorteo de su categoría.
8. INFORMACIÓN IMPORTANTE ADICIONAL:
8.1.
Si el cupo máximo establecido para invitados de socios llega a su límite, se
suspenderá la inscripción de nuevos invitados. Solamente se aceptarán
inscripciones de listas con el 100% de Socios Principales del club, listas de Hijos
de Socio con o sin acompañantes y Socios en Canje.
8.2.
La Junta Directiva estudiaría la posibilidad de ampliar el cupo de invitados,
siempre y cuando no se cope el aforo del salón. De ampliarse el cupo de
invitados, se recibirán y registrarán en lista de espera solicitudes de inscripción de
invitados, sin que esto implique algún compromiso de aceptación de los mismos.
Esta recepción será a partir de las 2:00 p.m. del lunes 2 de febrero y hasta el
viernes 6 de febrero a las 6:30 p.m. en el Lobby del Club.
8.3.
Las nuevas listas que se llegaren a recibir con invitados de socios, deberán
cumplir con el requisito de 80% socios principales y el porcentaje restante con
invitados. Asimismo, si se incluyeran invitados en una lista previamente inscrita,
ésta entrará en la clasificación del 80% Socios Principales y el 20% invitados.
8.4.
Los nuevos cupos de invitados estipulados por la Junta Directiva, serán sorteados
entre las nuevas listas y aquellas previamente inscritas que hubieren incluido
invitados con esta nueva medida. Se tendrán en cuenta solo las listas que hayan
cumplido con el 80%-20% y hasta que se cumpla el límite del nuevo cupo de
invitados estipulado. Este sorteo se llevará a cabo el lunes 9 de febrero a las 11
a.m. en el salón Caribe.
8.5.
Sin excepciones, al momento de ingresar al salón, se exigirá carné a los
Socios(as), hijos(as) de socio(a) que no hayan registrado su huella e ingresen con
boleta y documento de identidad a los invitados, acompañantes de socios(as)
principal soltero(a), acompañantes de hijo(as) de socio(a), Socios(as) en canje,
invitados de empresas, etc. Los socios, hijos de socios, personas a cargo de socios
legalmente inscritas, ingresaran a través del sistema dactilar (Identificación con
huella).
8.6.
El cover es personal e intransferible. Los covers para invitados, acompañantes de
socios(as) principal soltero(a), acompañantes de hijo(as) de socio(a), Socios(as) en
canje, entregarán en el Lobby principal del Club los días 3, 4 y 5 de febrero en
el siguiente horario: 9:00 a.m. a 6:30 p.m. Los que no hayan sido reclamados en
ese período, se entregarán el sábado 6 de febrero a partir de las 9:00 a.m.
8.7.
Los covers de invitados y/o acompañantes, serán entregados directamente al
socio(a) que invita y éste deberá presentar el carné en el momento de reclamar
los mismos.
8.8.
El socio(a) invitante se hace solidariamente responsable de la conducta y gastos
de sus invitados dentro del Club.
8.9. El monto autorizado en la carta de aceptación de cargos, se cargará en la cuenta
del socio(a) a partir del mes de marzo de 2016.
10.
11.
Después de expedido su cover, no se aceptará devolución del mismo.
Los covers para invitados de empresas se entregarán el día jueves 4 de febrero a
partir de las 2:00 p.m. en la oficina de Gestión al Socio, previo envío del listado
de invitados con documento de identidad relacionado. Este listado deberá
enviarse antes del miércoles 3 de febrero al correo: [email protected]
con copia al correo: [email protected]