OA-UE-CON-006-05. Confección del COA

Transcripción

CODIGO: OA-UE/CON-006-05
VERSION: PRIMERA
AREA:
OFICINA DE ADMINISTRACION
UNIDAD DE ECONOMIA – AREA DE CONTABILIDAD
TITULO:
CONFECCION DEL COA
RUBRO
Formulado por:
NOMBRE
Equipo de Elaboración del Manual
de Procedimientos (MAPRO) – OPP
Aprobado por:
Oficina de Administración
VºBº por:
Oficina de Planificación y Presupuesto
FIRMA
FECHA
INDECI
Sede Central
1.
PROCEDIMIENTO:
CONFECCION DEL COA
COD: OA-UE/CON-006-05
PAG
FECHA: 17/08/2005
2/12
OBJETIVO
Estandarizar el procedimiento para la confección de la confrontación de
operaciones
autodeclaradas
(COA),
información
solicitada
por
la
Superintendencia Nacional de Administración Tributaria (SUNAT), al INDECI
para realizar el control de que se compró, cuanto se compró y a que proveedores
se compró.
2.
ALCANCE
Este procedimiento es de aplicación en el Area de Contabilidad de la Unidad de
Economía en la Oficina de Administración en la Sede Central del INDECI y en la
Unidad de Administración de las Direcciones Regionales de Defensa Civil.
Describe las actividades desde
lNDECI, el cronograma con los
necesaria para la realización del
dicha información y el archivo
Contabilidad.
3.
que la SUNAT envía a la Sede Central del
plazos para la presentación de la información
COA, hasta el envío a través del sistema de la
del reporte como sustento para el Area de
BASE LEGAL
3.1. Decreto Ley N.° 19338, Ley del Sistema Nacional de Defensa Civil.
3.2. Decreto Supremo Nº 059-2001-PCM, del 21MAY01, que aprueba el
Reglamento de Organización y Funciones (ROF) del INDECI.
3.3. Ley Nº 28112 – Ley Marco de Administración Financiera del Sector Publico.
4.
REQUISITOS DEL PROCESO
4.1. El envío de las facturas de los proveedores que se les pago por una
adquisición o la contratación de un servicio o aquellos que se les pago por
caja chica por parte del Area de Tesorería.
4.2. El envío de la información para la confección del COA por parte de las
Direcciones Regionales de acuerdo al cronograma, los mismos por oficio
adjuntando la información en medio magnético o vía correo electrónico con
los archivos adjuntos.
5.
RESPONSABLES DEL PROCESO
5.1. Area de Tesorería de la Unidad de Economía en la Oficina de
Administración.
5.2. Area de Contabilidad de la Unidad de Economía en la Oficina de
Administración.
INDECI
PROCEDIMIENTO:
Sede Central
6.
CONFECCION DEL COA
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FECHA: 17/08/2005
3/12
CONSIDERACIONES
6.1. El INDECI informa de la adquisición de bienes y servicios para que la
SUNAT pueda cruzar esta información con la proporcionada por los
proveedores.
6.2. Las Direcciones Regionales envían a la Sede Central la información
referente a las operaciones autodeclaradas, para que sea ingresada al
sistema, esta información puede ser enviada por vía correo electrónico o
con un oficio donde se adjuntan los disquetes con la información.
6.3. En las Direcciones Regionales se digita la información de las facturas, para
luego guardarlas en un formato de archivo compatible con el sistema, si no
disponen del ejecutable la información es digitada en formato excel, la que
luego es digitada en el sistema por el contador en el Area de Contabilidad
de la Unidad de Economía de la Oficina de Administración de la Sede
Central.
6.4. Los datos que se ingresa el contador al sistema son tomados de las
facturas de los proveedores, como son; número de RUC, fecha, importe
entre otros.
6.5. Este proceso de Confección de las Operaciones Autodeclaradas se realiza
mensualmente.
7.
SIGLAS
7.1. COA: Confrontación de Operaciones Autodeclaradas.
7.2. DRDC: Dirección Regional de Defensa Civil.
7.3. DDRR: Direcciones Regionales.
7.4. OA: Oficina de Administración de la Sede Central del INDECI.
7.5. RUC: Registro Único del Contribuyente.
7.6. SUNAT: Superintendencia Nacional de Administración Tributaria.
7.7. UE: Unidad de Economía de la Oficina de Administración.
8.
DEFINICIONES
8.1. Cronograma de la SUNAT: Es proporcionado anualmente a determinadas
entidades del sector público, para la presentación de la información sobre
adquisiciones de bienes o servicios.
8.2. Cronograma de Contabilidad: Es realizado por un contador en base al
cronograma de la SUNAT, para presentar la información de la
Confrontación de Operaciones Autodeclaradas (COA), es elaborado tanto
para las Direcciones Regionales como para la Sede Central.
8.3. Sistema: Es el software de adquisiciones y contrataciones de la SUNAT,
disponible en internet el que es utilizado para cargar la información
referente al COA por el contador en la Sede Central.
8.4. Operaciones Autodeclaradas: Son aquellas operaciones donde el
INDECI, declara sobre las adquisiciones de bienes o servicios a la SUNAT,
para que luego esta entidad realice el cruce de la información con la que les
proporciona el proveedor.
INDECI
PROCEDIMIENTO:
Sede Central
9.
CONFECCION DEL COA
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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
UNIDAD
ORGANICA
SUNAT
SGII
OA
RESPONSABLE
Cada inicio de Año
1. Envía oficio al INDECI con cronograma para
Responsable
la entrega de información del COA.
Va al proceso “Administración del Proceso de
MESA DE
Trámite Documentario”, el que finaliza con la
PARTES /
entrega del oficio a la secretaria de la Oficina de
Responsable
Administración.
2. Recibe, firma cargo y entrega al Jefe de la
Secretaria
Oficina de Administración.
Jefe
Secretaria
OA / UE
Jefe
OA
Secretaria
Jefe
OA / UE / AREA DE
CONTABILIDAD
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
Contador
3. Recibe toma conocimiento y deriva.
4. Recibe
documentos
del
Jefe
de
Administración y entrega al Jefe de
Economía.
5. Recibe toma conocimiento, designa y
entrega a la secretaria para que prosiga con
el proceso.
6. Recibe documentos designados, registra en
el cuaderno de cargos y entrega al Jefe del
Area de Contabilidad.
7. Recibe toma conocimiento, firma cargo y
decreta.
8. Recibe documentos decretados, toma
conocimiento.
No es el cronograma de la SUNAT
No es la información para el COA, enviada
de las DDRR
Se da fin al proceso.
Si es la información para el COA, enviada de
las DDRR
Va a la actividad número 26, donde el
contador recibe la información para el COA,
enviada por las Direcciones Regionales, ya
sea vía correo electrónico con los archivos
adjuntos o por medio de un oficio con los
archivos contenidos en disquetes.
Si es el cronograma de la SUNAT
9. Elabora un nuevo cronograma, saca copias
para enviarlas al Area de Tesorería de la
Sede y para las Direcciones Regionales.
No es para las DDRR
Ir a la actividad 20.
INDECI
PROCEDIMIENTO:
Sede Central
CONFECCION DEL COA
OA / UE / AREA DE
CONTABILIDAD
Contador
SGII
Responsable
EMPRESA DE
SERVICIO DE
MENSAJERIA
Responsable
DRDC / APOYO
ADMINISTRATIVO
Mesa de Partes
Secretaria
Ejecutiva
DRDC
Director
DRDC / APOYO
ADMINISTRATIVO
Secretaria
Ejecutiva
DRDC /
UNIDAD DE
ADMINISTRACION
Asistente
Administrativo
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Si es para las DDRR
10. Envía cronograma con oficio, donde
especifica la fecha para la remisión de la
información con el fin de cumplir con el
cronograma.
Ir al proceso “Administración del proceso de
trámite documentario”, donde se entrega los
documentos a transportar a la empresa de
mensajería, para que realice el transporte a
las Direcciones Regionales.
Luego continúa con el proceso de “Manejo
de correspondencia por empresa de servicio
de correspondencia”, el que finaliza con el
transporte y entrega de los documentos a
mesa de partes de la DRDC.
11. Recibe oficio y cronograma adjunto, firma
cargo, registra documentos y entrega.
12. Recibe documentos, firma cargo y
entrega.
13. Recibe documentos, toma conocimiento
y designa.
14. Recibe documentos designados y
entrega.
15. Recibe oficio y cronograma
Ir al proceso “Pago de Remuneraciones y
Proveedores”, el que finaliza cuando recibe
del Area de Tesorería las facturas de los
proveedores a quienes se les pagó por una
adquisición o la contratación de un servicio.
Luego ir al proceso de “Solicitud de Compra
con Fondos para Pagos en Efectivo y Fondo
Fijo para Caja Chica en las DRDC”, el que
culmina cuando recibe las facturas de los
proveedores a quienes se les pagó por caja
chica.
16. Prepara información para el COA,
digitando la información de las facturas,
para luego enviarlas a la Sede Central.
Si es por Internet
17. Envía correo electrónico, adjuntando
los archivos con la información para
la confección del COA., luego va a la
actividad número 26, donde el técnico
contador recibe el correo electrónico
con los archivos adjuntos.
No es por Internet
No es con Oficio
Si es con Oficio
18. Entrega oficio a mesa de partes
INDECI
PROCEDIMIENTO:
Sede Central
CONFECCION DEL COA
DRDC /
UNIDAD DE
ADMINISTRACION
Asistente
Administrativo
DRDC / APOYO
ADMINISTRATIVO
MESA DE
PARTES /
Responsable
EMPRESA DE
SERVICIOS DE
MENSAJERIA
Responsable
OA / UE / AREA DE
CONTABILIDAD
Contador
Secretaria
Jefe
OA / UE / AREA DE
TESORERIA
Técnico
Administrativo
Jefe
OA / UE / AREA DE
CONTABILIDAD
Contador
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adjuntando dos disquetes, para
que se envíe a la Sede Central del
INDECI, previa firma del Director
Regional.
19. Recibe oficio, registra salida de los
documentos y entrega.
Ir al proceso de “Manejo de
correspondencia por empresa de
servicio de correspondencia”, donde se
realiza el transporte y entrega de los
documentos a mesa de partes del
INDECI Luego ir al proceso de
Administración del proceso de trámite
documentario, luego de la actividad 1.
20. Entrega memorándum con copia
del cronograma.
21. Recibe, firma cargo y entrega.
22. Recibe, toma conocimiento y
designa.
23. Recibe cronograma y firma cargo.
Se inicia el proceso “Transferencia de
Fondos y Trámite de Pagos”, donde se
realiza el pago a los proveedores por
una adquisición o la contratación de un
servicio y recolecta las facturas para
enviarlas a contabilidad de acuerdo al
cronograma recibido anteriormente.
Luego ir al proceso “Adquisiciones con
Fondos para Pagos en Efectivo y Fondo
Fijo para Caja Chica”, el que culmina
cuando recibe las facturas de los
proveedores a quienes se les pagó por
caja chica, del encargado de los fondos
para luego enviarlas a contabilidad para
la confección del COA.
24. Entrega las facturas de acuerdo al
cronograma, con un memorándum.
25. Recibe los documentos,
firma
cargo, toma conocimiento y delega.
26. Recibe los documentos o la
información vía correo electrónico.
Si es de la Sede Central
27. Ingresa datos de las facturas al
sistema.
28. Graba información en el módulo
utilitario del sistema. Luego va a la
actividad 32, donde el sistema
recibe la información.
INDECI
PROCEDIMIENTO:
Sede Central
CONFECCION DEL COA
OA / UE / AREA DE
CONTABILIDAD
Contador
OA
Secretaria
SUNAT
Responsable
PAG
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No es de la Sede Central
No es de las DDRR
Si es de las DDRR
Si es vía correo electrónico
29. Descarga archivos adjuntos,
luego va a la actividad 31 para
grabar la información en el
sistema.
No es vía correo electrónico
No es con oficio
Si es con oficio
30. Descarga información de los
disquetes adjuntos al oficio.
31. Graba información en el
módulo centralización.
32. El
sistema
recibe
información y también el
responsable de recolectar la
información en la SUNAT.
33. Imprime reporte y saca dos
copias del reporte.
34. Envía una copia a la Oficina
de Administración y un oficio
a la SUNAT, firmado por el
Jefe de la Oficina de
Administración, adjuntando
una copia del reporte y dos
disquetes.
35. Luego archiva el reporte
original,
dando
fin
al
proceso.
36. Recibe copia de reporte.
37. Archiva copia de reporte
dando fin al proceso.
38. Recibe oficio con la copia de
reporte y la información en
los disquetes. Dando fin al
proceso.
10.
DIAGRAMA DE FLUJO
CONFECCION DE LA CONFRONTACION DE OPERACIONES AUTODECLARADAS (COA)
INDECI
SUNAT
SGII
UNIDAD DE ECONOMIA
Secretaria
Jefe
Jefe
AREA DE CONTABILIDAD
Jefe
Contador
Inicio
Cada inicio de año
c
1
Envía oficio con cronograma de
la SUNAT para la entrega de
información del COA
Administración del
Proceso de Trámite
Documentario
2
Recibe, firma cargo y
entrega
4
Recibe documentos
derivados y entrega
Oficio
6
Recibe, registra y entrega
3
Recibe, toma
conocimiento y deriva
5
Recibe, toma
conocimiento, designa y
entrega
7
Recibe, toma
conocimiento firma cargo
y decreta
8
Recibe documentos
decretados, toma
conocimiento
No
Es la
información para el
COA enviada de
las DDRR
?
Si
Si
a
9
Elabora un nuevo cronograma
en base a cronograma de la
SUNAT, luego lo fotocopia
No
Fin
Es para
las DDRR
?
Si
Administración del
Proceso de Trámite
Documentario
No
10
Envía cronograma con oficio
d
Oficio
α
Es el
cronograma
de la SUNAT
?
INDECI
EMPRESA DE
SERVICIOS DE
MENSAJERIA
DRDC
UNIDAD DE ADMINISTRACION
APOYO ADMINISTRATIVO
MESA DE PARTES
Director
Asistente Administrativo
Secretaria Ejecutiva
α
Manejo de
Correspondencia por
Empresa de Servicios
de Correspondencia
11
Recibe oficio y
cronograma, firma
cargo, registra
documentos y entrega
12
Recibe documentos, firma
cargo y entrega
13
Recibe documentos, toma
conocimiento y designa
14
Recibe documentos
designados y entrega
15
Recibe oficio y cronograma
Pago de
Remuneraciones y
Proveedores
Compras y Servicios con
Fondos para Pagos en
Efectivo y Fondo Fijo para
Caja Chica
16
Prepara información para el
COA y envía
No
Es con oficio
?
Si
18
Firma oficio
c
Manejo de
Correspondencia
por Empresa de
Servicios de
Correspondencia
19
Recibe oficio, registra
salida de documentos
y entrega
No
Fin
18
Entrega oficio a mesa de
partes, adjuntando
disquetes, previa firma
del Director
Es por
internet
?
Si
17
Envía correo electrónico
adjuntando archivos
a
INDECI
UNIDAD DE ECONOMIA
SUNAT
AREA DE TESORERIA
Jefe
Secretaria
Jefe
Técnico Administrativo
Jefe
Contador
d
20
Entrega memorándum
con copia del
cronograma
21
Recibe, firma cargo y
entrega
22
Recibe, toma
conocimiento y designa
23
Recibe cronograma
y firma cargo
Memo
Transferencia de
Fondos y Trámite
de Pagos
Adquisiciones con
Fondos para Pagos en
Efectivo y Fondo Fijo
para Caja Chica
24
Entrega las facturas con
memorándum de
acuerdo al cronograma
a
26
Recibe los documentos
o la información vía
correo electrónico
25
Recibe, toma conocimiento
y entrega
Es de la
Sede Central
?
No
Es de
las DDRR
?
No
Es
con oficio
?
27
Ingresa datos de las
facturas al sistema
Fin
Si
Es vía
correo
electrónico
?
Si
No
Si
28
Graba información en el
módulo utilitarios
29
Descarga archivos
adjuntos
Si
f
30
Descarga información de
los disquetes adjuntos
No
Fin
β
e
INDECI
SUNAT
DRDC
UNIDAD DE ECONOMIA
Secretaria
Jefe
Jefe
Contador
β
32
Reecibe información vía
el sistema
31
Graba información en el
módulo centralización
f
32
El sistema recibe
la información
e
33
Imprime reporte y saca
dos copias
Oficio
Reporte
Reporte
Reporte
38
Recibe ofiico y adjuntos
36
Recibe reporte
34
Envía una copia a la Oficina de
Administración y un oficio a la
SUNAT adjuntando una copia del
reporte y dos disquetes
Fin
37
Reporte
35
Reporte
original
Fin
Fin

OA-UE-CON-006-05. Confección del COA

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