INFORME DE CONSULTORIA

INFORME DE CONSULTORIA
Proyecto FOMEC Nro. 740
Título del Proyecto: Modernización del Área de Biblioteca de la Facultad de Humanidades y Ciencias de la Educación de la Universidad Nacional de La Plata y optimización del desarrollo educativo mediante el mejoramiento del soporte tecnológico y la implementación de programas abiertos y a distancia.
Ing. S.C. Ernesto Spinak Consultoria realizada entre setiembre y noviembre de 1998
Resumen ejecutivo
El Proyecto FOMEC 740 presenta un plan de remodelación edilicia, equipamiento, capacitación, y modernización de servicios, adecuado a las posibilidades reales de la FAHCE a fin de obtener un servicio de Biblioteca moderno, lo que será un salto cualitativo importante para la institución.
En el marco de este Proyecto se realiza un diagnóstico del Área Biblioteca de la FAHCE para determinar el grado de desarrollo alcanzado en las actividades en curso, y si las actividades emprendidas cumplirán con los objetivos esperados.
A los efectos de la evaluación se realizaron cuatro visitas técnicas y se entrevistaron a 17 personas (autoridades, personal académico y personal técnico) durante los meses de setiembre y octubre de este año.
El Proyecto de Modernización del Área de Biblioteca de la FAHCE es un proyecto bien conceptualizado, que analiza varios de los puntos claves para lograr una biblioteca universitaria moderna de acuerdo a los parámetros internacionales, y presenta soluciones adecuadas dentro de lo posible. Sin embargo, del análisis y las entrevistas se detectaron los siguientes problemas:
• No existe ubicación orgánica de la Biblioteca dentro la FAHCE
• El Organigrama del Área Biblioteca no es adecuado
• Falta de coordinación con el Área académica
• El Presupuesto es claramente insuficiente
• El horario de servicio no es adecuado a las necesidades de los usuarios
• El equipamiento y en especial la bibliografía es insuficiente
• El uso por parte de los estudiantes es bajo A los efectos de resolver los problemas mencionados se sugiere un plan estratégico que comprenda las siguientes líneas de acción:
1. Aprobar una Carta Organica de la Biblioteca dentro de la FAHCE
2. Crear una Comision de Biblioteca
3. Obtener un Presupuesto mínimamente realista con las necesidades expresadas
4. Extensión de horario
5. Capacitación y refuerzo de personal
6. Promoción del servicio y estudio de demanda y perfiles de usuarios
7. Diseñar Planes de acción estratégicos de corto plazo con metas y evaluación
I. Marco Conceptual
Esta consultoría está propuesta en el marco del Proyecto de "Modernización del Área de Biblioteca de la de Humanidades y Ciencias de la Educación (FAHCE) de la Universidad Nacional de La Plata y optimización del desarrollo educativo mediante el mejoramiento del soporte tecnológico y la implementación de programas abiertos y a distancia", cuyos objetivos específicos en el Área de Biblioteca son:
1. Mejorar y ampliar los accesos a la información existente en el Área mediante la culminación de la formación del Catálogo de Libros en Línea (OPAC).
2. Incrementar la eficiencia del Área en su conjunto (servicios y procesos) mediante la integración gradual de los fondos bibliográficos de las bibliotecas periféricas en un único espacio físico, mejorando de este modo la calidad del servicio al usuario final.
3. Ampliar, mejorar y diversificar los servicios de información, mediante la incorporación de equipamiento necesario para agilizar los procesos bibliotecarios y fortalecer el autoservicio.
4. Ampliar, mejorar y diverisifcar los servicios de información, mediante la capacitación adecuada y permanente del personal de Área de Biblioteca según sus distintas necesidades.
5. Fortalecer el autoservicio de los usuarios para el adecuado uso y aprovechamiento de los recursos bibliográficos existentes en el Área y las nuevas tecnologías disponibles para la recuperación y obtención de información.
6. Optimizar el uso del espacio físico disponible mediante la adecuación de sectores inutilizados para la instalación del equipamiento adquirido.
7. Actualizar y modernizar el fondo bibliográfico.
8. Fortalecer la relación existente entre el Departamento de Bibliotecología y el Área de Biblioteca mediante la implementación de Programas conjuntos de desarrollo.
II. Objetivos de la Consultoría
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Realizar un diagnóstico y evaluación del Área de Biblioteca de la FAHCE de la UNLP.
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Conocer el estado actual del Área de Biblioteca de la FAHCE abarcando todos sus aspectos: las colecciones, su organización y accesos a la información existente (OPAC), los servicios que se prestan, la infraestructura edilicia e informática, el aprovechamiento de las nuevas tecnologias de información, el registro de actividades, el personal, el presupuesto disponible, el compromiso institucional con el Área y con el Proyecto.
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Determinar el grado de desarrollo alcanzado con respecto a los estándares internacionales establecidos para las bibliotecas universitarias.
III. Estado de avance del Proyecto
El Área de Biblioteca de la FAHCE se compone de una Biblioteca Central y, hasta el momento, nueve Bibliotecas Departamentales que están en vías de fusionarse con la Biblioteca Central. Los fondos bibliográficos consisten en unos 95.000 documentos, los cuales se encuentran ingresados en su mayoría al sistema automatizado con una catalogación mínima. La colección de revistas dispone de poco más de 2.000 títulos, de los que unos de 350 son colecciones abiertas, la mayoría de los cuales se obtienen por canje o donación. Pocos de estos títulos de revistas son de corriente principal (mainstream) y en su mayoría no responden a las listas de títulos más importantes de acuerdo a la selección que hicieron los Departamentos Academicos por solicitud de la Biblioteca.
Los usuarios potenciales (estudiantes, docentes, investigadores, etc.) superarían los 14.0001, sin embargo sólo se encuentran registrados al sistema de préstamo la tercera parte de éstos. No se disponen de estadísticas que identifiquen cuántos de éstos son usuarios reales, ni con qué frecuencia usan los servicios. Tampoco se tienen análisis del grado de satisfacción/insatisfacción de los usuarios respecto al servicio recibido.
Los egresados de la FAHCE no se consideran usuarios potenciales pues, al parecer, los egresados pierden contacto con la institución y no requieren los servicios de apoyo de información que podría prestar la Biblioteca. El espacio físico actualmente disponible para el Area Biblioteca es claramente insuficiente. Existe un proyecto de adecuación edilicia e incorporación del “patio ingles” que podria resolver el problema en gran medida por varios años en el futuro. De momento la limitante de espacio genera un sistema confuso para acceder y seleccionar el material, falta de lugares para estudio en sala, e impedimentos para crear nuevos servicios. La dispersión física de los servicios no permite el mejor aprovechamiento de los escasos recursos humanos disponibles.
El horario de atención es limitado. Por insuficiencia de personal de apoyo la Biblioteca atiende de lunes a viernes hasta las 18 horas. No hay atención para los estudiantes vespertinos ni hay atención los dias sábados. La cantidad de estudiantes de la FAHCE no es fácil de determinar pues varía según el criterio con que se cuenten: los inscriptos, los que votan, etc. En las distintas entrevistas se ofrecieron diversas estimaciones que variaron entre seis y doce mil.
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El Proyecto presenta un plan de remodelación edilicia, equipamiento de mobiliario, e iluminación, adecuado a las posibilidades reales de la FAHCE para un servicio de Biblioteca moderno que, si bien no alcanzará los estándares internacionales de espacio/alumno y espacio/servicio, permitirá el crecimiento por un tiempo. El crecimiento de la demanda previsto podrá ser absorbido en los primeros tiempos por una ampliación de horarios de los servicios. De todos modos no debe perderse de vista que no existe un estudio de mercado ni de demanda contenida por el que pueda preverse cuál será el impacto del crecimiento de usuarios y de sus demandas, luego de las acciones que seguirán en este proyecto, las que de tener el éxito esperado podrían desbordar los recursos existentes y los inmediatamente previsibles.
El grado de automatización de los procesos de la biblioteca es importante y razonablemente bueno para el modesto equipamiento de hardware existente, que es antiguo y limitado. El Proyecto contempla la incorporación de una buena cantidad de equipamiento de útlima generación, parte de los cuales han comenzado a recibirse. La ampliación de los recursos automatizados mejorará sustancialmente la calidad de los servicios a los usuarios y los procesos técnicos de la Biblioteca. Sin embargo, debe indicarse, que para el real aprovechamiento del parque informático que se está instalando se requerirá el apoyo de personal idóneo adicional, o con mayor dedicación horaria, para las tareas de soporte y para desarrollo de aplicaciones nuevas.
La Biblioteca usa mayoritariamente programas en IsisPascal desarrollados sobre la plataforma CDS/ISIS de la UNESCO. El uso de la plataforma CDS/ISIS para los desarrollos de los programas de computación es una elección correcta dados los recursos económicos y la capacitación de los recursos humanos de la biblioteca. Podría ser importante para la FAHCE coordinar los esfuerzos de automatización con el proyecto SIU del FOMEC a los efectos de aprovechar posibles sinergias. De todos modos se recomienda enfáticamente mantenerse dentro de los programas en ISIS, pero bajo las plataformas Windows y las interfaces para Internet. Se sugiere considerar como modelos los desarrollos realizados por BIREME/OPS/OMS sobre el software ISIS para cliente­servidor.
El nivel de capacitación de los funcionarios es adecuado a los servicios que actualmente se prestan y a los procesos técnicos de la Biblioteca. A los efectos de la actualización profesional necesaria según las necesidades detectadas, y de los nuevos servicios que se prevé incorporar, el Proyecto considera un componente de capacitación continua y visitas seleccionadas a bibliotecas modelo en el exterior.
Se ha tenido a la vista la versión preliminar de la propuesta de la consultora Susana Souto, también contratada por este Proyecto, para diseñar un plan de capacitación para el personal del Área de Biblioteca. Dicha propuesta plantea un plan de capacitación para las Áreas de Servicios al Usuario, Área Instrumental y de Tecnologías, Área de Servicios Técnicos y Área Teórica General. La propuesta se considera adecuada y oportuna para los fines generales del plan de desarrollo de la Biblioteca de la FAHCE.
Respecto a las visitas se recomienda en particular ver el sistema automatizado instalado sobre una red metropolitana en la Universidad Católica de Valparaíso y los programas de actualización continua para el personal técnico y profesional. La UC de Valparaíso es una universidad de similares dimensiones a la FAHCE, que tenía problemas análogos y pudo superarlos en pocos años.
El Área Biblioteca cuenta con 26 personas trabajando, de las cuales 19 son profesionales (14 bibliotecarios, cuatro de otras disciplinas, y un informático a tiempo parcial), cinco estudiantes y dos idóneos. Existen problemas desde el punto de vista de la distribución de tareas y de la estructura del organigrama que se analizan más abajo.
La cantidad de profesionales es adecuada a los servicios que se dan, pero el personal administrativo y becarios para tareas de apoyo es insuficiente, por lo que buena parte del tiempo los profesionales están siendo sub­utilizados al tener que realizar tareas administrativas en desmedro de las tareas técnico­profesionales. Este problema puede agudizarse en la medida en que los servicios y/o los horarios de atención aumenten, lo que recargará las tareas administrativas sobre el cuerpo profesional si no se aumenta en forma sustantiva el apoyo por parte de administrativos y becarios.
IV. Entrevistas realizadas
A los efectos de conocer las opiniones de los Departamentos Académicos de la FAHCE sobre la Biblioteca, en lo que tiene que ver con su grado de inserción y coordinación con el sistema docente, se visitaron a 10 personas seleccionadas: autoridades de la FAHCE y la mayoría de los directores de Departamentos. Además se entrevistó a siete profesionales y técnicos que trabajan en la Biblioteca. La lista de las personas entrevistadas se presenta en el Anexo.
En las conversaciones se plantearon una gran cantidad de visiones, necesidades y pareceres respecto a las funciones que realiza actualmente y las que debería tener la Biblioteca. Se analizaron las carencias, sus potencialidades, y qué se esperaría de ella como Biblioteca moderna por parte del cuerpo académico. En la lista que sigue se reseñan algunas de las frases (en muchos casos textuales) que repetidamente se expresaron en las entrevistas y que reflejan una opinión mayoritaria de parte de los responsables académicos de la FAHCE.
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Existe gran desconocimiento por parte de los docentes de los Institutos sobre qué revistas se disponen en biblioteca, y en general de sus fondos bibliográficos. Esto es una responsabilidad compartida entre la falta de recursos de la Biblioteca y la falta de "cultura" de biblioteca por parte del cuerpo docente.
"Es un lugar vetusto y no acogedor para ir a estudiar".
Dispone de poco horario de atención.
Debería asegurarse la permanencia de las suscripciones para tener colecciones largas, con fondos de varios años.
"Existe falta de relacionamiento personal entre los docentes del instituto y la biblioteca".
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Deberían crearse Bases de Datos de tesis e investigaciones y proyectos en curso de la facultad.
Debería tenerse acceso a las Bases de Datos internacionales en CD­ROM o en Internet.
Es necesario tener acceso a e­mail e Internet en el instituto o en la bibioteca, "hay problemas con la baja velocidad de la conexión".
Sería conveniente compilar las listas bibliográficas de apoyo para los cursos.
Es necesario tener mayor integración entre los equipos que hacen investigación y la Biblioteca para recibir soporte por parte de ésta. Por otra parte, el material bibliográfico adquirido con los fondos de las investigaciones, debería destinarse a la Biblioteca al finalizar la investigación.
V. Problemas detectados
Por las entrevistas realizadas tanto a académicos como a funcionarios, por las visitas a las distintas unidades de la Biblioteca, por la lectura del abundante material suministrado por la Directora Marcela Fushimi, así como por las prolongadas conversaciones e intercambio de correo electrónico que con ella se mantuvo por los pasados tres meses, se tiene la convicción de que el Proyecto en curso es adecuado, realista, y las personas que lo dirigen tienen la capacitación profesional adecuada para llevarlo a cabo.
Sin embargo, se entiende por el suscrito, que existen algunos problemas que no están claramente identificados en el Proyecto en curso y a los que debería atenderse con especial atención. Algunos de ellos sí estan indicados dentro del Proyecto, pero se estima que deberían ser resueltos con la mayor premura, pues de otro modo podría verse perjudicado el logro de los objetivos centrales de éste.
Se presenta una relación de estos problemas, los que fueron explicados en detalle personalmente, en las entrevistas que se tuvo con las autoridades de la FAHCE.
Problema: No existe ubicación orgánica de la Biblioteca en la FAHCE
Históricamente la Biblioteca de la FAHCE nació el 30 de mayo de 19142 y, si bien existen algunas resoluciones en el tiempo que le asignan responsabiblidades y funciones3, hasta donde se pudo averiguar, no existe un reglamento que describa la ubicación orgánica del Área de Biblioteca dentro de la FAHCE, ni un acta de fundación que establezca mandatos claros y una definición de su estructura funcional. No pudo obtenerse un organigrama de la FAHCE, pero al parecer, la Dirección de Biblioteca dependería de la Secretaría Administrativa No se conoce que existan en forma institucionalizada relaciones con los Departamentos Académicos, sino más bien Boletín Bibliográfico de la Plata. (2):20, 1981/82
Por ejemplo Res 841/91, Res 599/97
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éstas han surgido de forma espontánea y variable gracias a las relaciones personales y la voluntad de las partes, cuando han existido.
Esta imprecisión o carencia administrativa trae como consecuencia que la definición, perfiles y cantidad de los cargos, así como la vinculación orgánica que tiene la Biblioteca con las demás Áreas, tanto administrativas como académicas, no son bien percibidas ni entendidas en general por el resto de los funcionarios y docentes. Los alumnos actúan tan sólo como usuarios finales, los que al parecer no tienen participación alguna sobre las políticas de la biblioteca.
La percepción general que se obtuvo de las entrevistas es que de alguna manera la Biblioteca forma parte de la FAHCE, pero nadie sabe muy bien cómo es que funciona ni a quién responde4.
Esta situación se traduce en una capacidad de negociación muy débil a la hora de solicitar recursos, tanto bibliográficos como de personal de apoyo, que en definitiva serán destinados al uso de los Departamentos Académicos.
Problema: Organigrama del Área Biblioteca
Se tuvo a la vista un organigrama tentativo, no oficial, realizado por la Directora Marcela Fushimi, que refleja la situación de funcionamiento en las condiciones actuales, así como un borrador de la descripción de los cargos que actualmente se disponen.
En el organigrama tentativo se percibe un desequilibrio entre las funciones gerenciales y las funciones técnicas, con una gran cantidad de tareas que responden directamente al Director, y muy pocas áreas en el Vice­director. Se considera que sería conveniente que hubiera una mayor delegación de funciones y una separación más clara entre las tareas gerenciales y las técnicas, de manera de liberar al Director del Área Biblioteca para las funciones estratégicas de su cargo.
La descripción de los cargos debería establecer los requisitos mínimos, o perfil profesional mínimo, a los efectos de la selección de personas, sea por la vía de concursos o contratos directos. Tanto el Organigrama de la Biblioteca como la descripción de cargos debería ser aprobado por las autoridades de la FAHCE e incluido dentro del organigrama general de la FAHCE.
La Biblioteca dispone de una buena cantidad de profesionales, muchos de buen nivel, pero se carece de personal de apoyo para tareas administrativas. Por ejemplo: realizar préstamos, ordenar libros en los estantes, atender solicitudes de usuarios, asistencia a los Procesos Técnicos (sellado, inventario, control, etc.), lo que resulta que en muchos casos es el personal profesional quien termina realizando las tareas primarias Algunas expresiones en la entrevista fueron: "la biblioteca está ahí, no se entiende bien cómo ni de quién depende, pero está...y... bueno... es lo que siempre tuvimos...no?."
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en desmedro de las tareas sustantivas de apoyo al personal docente y estudiantil, así como el desarrollo de los nuevos servicios de información previstos en el Proyecto.
Una estrategia que ha dado buenos resultados en otras universidades5 ha sido, mediante convenio, solicitar a los Departamentos de Sistemas que realicen como tema para tesis de grado el análisis de OyM del servicio de Biblioteca. El costo ha sido mínimo y ha servido para la integración entre las carreras de sistemas y las de bibliotecología.
Problema: falta de coordinación con el Área académica
De las entrevistas surge claramente que existe una falta de coordinación entre las Direcciones Académicas y la Biblioteca. También existe de parte de las Direcciones Académicas un gran desconocimiento de los recursos que existen en Biblioteca y de cómo pedirlos. La falta de una coordinación adecuada resulta en que las políticas de servicios y de adquisición de materiales de la Biblioteca responde parcialmente a las solicitudes explícitas del aparato académico pero no refleja adecuadamente las reales necesidades de la FAHCE, lo que puede llamarse "demanda contenida". Esto último puede verse, por ejemplo, comparando la lista de las revistas científicas más importantes por Área (de acuerdo a lo que cada Área manifestó6) con las revistas que de hecho recibe la Biblioteca, en su mayor parte por donación e intercambio.
En general estos problemas de descoordinación pueden resolverse mediante el funcionamiento de una Comisión de Biblioteca. La FAHCE, por Resolución 659/89, estableció una Comisión pero, al parecer, ésta no funcionó. Entre las causas podría establecerse que no estuvo adecuadamente institucionalizada, posiblemente porque la Biblioteca misma no está adecuadamente institucionalizada todavía dentro de la FAHCE.
Una Comisión de Biblioteca, con clara designación de sus miembros, facultades, capacidad de tomar decisiones y garantizar su cumplimiento, es decir, con un funcionamiento orgánico dentro de la institución, es el mecanismo idóneo para que la Biblioteca funcione como se espera.
Problema: Presupuesto y colección insuficiente
No existe un presupuesto anual fijo. Los montos para compra de libros y revistas se vienen manteniendo más o menos iguales para los últimos tres años. En el 5
Un ejemplo reciente se dio en la Biblioteca Central de la Universidad Nacional de Colombia, Santa Fé de Bogotá.
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A cada Director de Departamento entrevistado se le pidió que enviara la lista de las 10 o 15 revistas que ellos consideraban como de corriente principal (mainstream) y como colección "núcleo" de su disciplina, y que la Biblioteca debería tener para apoyo de su área de estudios. La lista de revistas se presenta en el Anexo.
año 1997 se compraron libros por valor de $ 8.300 y suscripción de revistas por valor de $ 2.000.
Esta cifra es menos de $1 por estudiante al año, lo que a todas luces y bajo cualquier parámetro de comparación es clara y absolutamente insuficiente. No alcanza ni siquiera para reponer el material que se deteriora cada año, mucho menos para mantener bibliografías actualizadas mínimamente compatibles con los contenidos de los cursos y, aún mucho menos, para disponer de suficientes ejemplares para préstamo a domicilio.
La lista mínima de títulos de revistas, que los Directores Académicos consideran de importancia fundamental y prepararon a solicitud de esta consultoría, requiere de una inversión anual en el orden de los $15.000 (vea Anexo). A esta cifra debería agregarse la compra de libros, suscripción a Bases de Datos en Internet y CD­ROM, y otros servicios.
Como consecuencia de la falta de libros los alumnos gastan cifras considerables en fotocopias, mucho mayores que si compraran algunos libros y los donaran a la biblioteca. Por otra parte, al no disponer el almuno de los ejemplares completos sino sólo las fotocopias de los capítulos señalados por el profesor, el aprendizaje se vuelve parcial y sesgado. Esto no es lo que se espera de un verdadero sistema de educación universitaria.
Visto la insuficiencia de recursos para la compra del material básico en los soportes tradicionales de papel, no parece posible, en las actuales circunstancias de presupuesto, pensar en ofrecer bases de datos en CD­ROM, información en texto completo, o suscripción de servicios en Internet para los profesores e investigadores, lo que deja anclada a la FAHCE en los antiguos paradigmas de información surgidos a mediados del siglo que termina, en vez de impulsarla a los nuevas tecnologías de información del siglo que empieza.
Se reconoce que la situación financiera de la FAHCE obliga a grandes restricciones, pero no puede suponerse que la calidad de la enseñanza se mantenga sin un mínimo de inversión adecuada en material bibliográfico. Una solución sería obtener la aceptación de parte del estudiantado de entregar voluntariamente a la biblioteca una cierta cifra a lo largo de la carrera con destino a la compra de libros, sin que esto impida el uso gratuito en sala para aquéllos que no lo hicieren. Resoluciones de este tipo, por su carácter político, deberán ser aceptadas por la asociación de estudiantes en negociaciones abiertas y francas con las autoridades, donde los docentes y en particular la Biblioteca deberán tener una presencia fundamental.
Problema: Horario de servicio inadecuado
El horario de atención actual es de lunes a viernes, de 8 a 12 y de 13:30 a 18 horas, lo que no se compadece con los horarios en que se dictan clases y deja fuera del servicio a los estudiantes del horario vespertino, perjudicando especialmente a los estudiantes que trabajan.
La restricción de horario, junto con lo limitado del espacio y la falta de "cultura de biblioteca" hace que el uso registrado (las estadísticas no son completas) esté muy por debajo de lo esperado y necesario en una Universidad. Si el Proyecto tiene una cierta medida de éxito (lo que es de esperar) seguramente el primer cuello de botella se planteará en este punto y determinará en buena medida el resultado del resto de las acciones.
La extensión del horario debería llevar el servicio de lunes a viernes de 8 a 20 horas y los sábados hasta mediodía. Esta extensión requerirá un refuerzo muy importante de personal asistente, no técnico. El apoyo administrativo podría suplirse por estudiantes avanzados de bibliotecología para algunas tareas, y estudiantes o becarios en general para tareas de apoyo, como retornar libros a los estantes, vigilancia, préstamo, etc.
Problema: falta de información sobre los usuarios
Las estadísticas disponibles de los servicios son incompletas, y en su mayor parte se refieren a la productividad de los servicios técnicos que se desarrollan internamente, y la cantidad de préstamos a domicilio que se efectúan. No es posible planificar servicios sin una información oportuna, completa, y confiable, de la población objetivo, lo que es una regla básica de cualquier estudio de mercado de acuerdo a las técnicas modernas de administración.
Se recomienda hacer estudios por encuestas a los usuarios para medir el grado de satisfacción obtenido por los servicios, y el relevamiento de perfiles de interés. Esto deberá ser complementado con una buena publicidad de los servicios mediante folletería, paneles para despliegue de novedades, y otras formas de promoción, como por ejemplo talleres o demostraciones programadas.
Problema: Catálogo automatizado (OPAC) incompleto
Los acervos de la biblioteca no están completamente ingresados al sistema automatizado, en particular los libros más antiguos no están fichados ni siquiera en tarjetas. De la mayor parte de los registros en el catálogo electrónico sólo se dispone de la información mínima necesaria para administrar los préstamos, pero no permite resolver consultas adecuadas a los que buscan información. Por otra parte se detectan problemas por el registro de duplicados.
La tarea de descripción catalográfica es una de las específicamente técnicas por lo cual no puede ser realizada por los administrativos. Los profesionales que dispone la biblioteca y que atienden las tareas sustantivas del servicio no pueden completar la catalogación en las horas normales de trabajo, y menos lo podrán hacer si se atienden los nuevos servicios previstos.
Se entiende que una vía óptima de resolver el problema es realizar un contrato de servicios (tercerizar) para completar el OPAC.
Problema: falta de reglas claras del servicio
El reglamento de préstamo vigente está desactualizado. Se recomienda realizar una nueva versión, que incorpore los nuevos tipos de información que se suministrará, y que sea aprobado por las autoridades de la FAHCE.
VI. Estrategias recomendadas
En opinión del suscrito, el Proyecto de Modernización del Área de Biblioteca de la FAHCE es un proyecto bien conceptualizado, que analiza varios de los puntos claves para lograr una biblioteca universitaria moderna, de acuerdo a los parámetros internacionales, y presenta soluciones adecuadas dentro de lo posible. Es correcto el análisis de situación, la propuesta de remodelación edilicia es buena, el equipamiento informático y de mobiliario en vías de adquisición es importante, el plan de capacitación es pragmático y funcional.
Las personas responsables de la supervisión del Proyecto demuestran ser profesionales capaces y actualizados. Las autoridades de la FAHCE exhiben un grado de compromiso positivo hacia el Proyecto y, por último, las personas entrevistadas mostraron una disposición favorable de participación, en particular, el personal técnico de la Biblioteca.
Si bien los conceptos expuestos más arriba son positivos y favorables, en opinión de este consultor sería necesario que, para el buen éxito del Proyecto, se tomaran las acciones que se detallan a continuación y se entienden son necesarias.
La estrategia se divide en siete grandes líneas de acción.
1. Carta Organica del Área Biblioteca
Aprobar a nivel de las autoridades la institucionalización del Área Biblioteca e incluirse dentro del organigrama de la FAHCE. La Carta Orgánica establecerá con claridad las funciones y relaciones jerárquicas del Àrea Biblioteca con las otras dependencias de la FAHCE. Aprobar un Organigrama de Biblioteca con descripción de cargos.
2. Comisión de Biblioteca
Crear una Comisión de Biblioteca, integrada por un representante de cada Departamento Académico y el Director de la Biblioteca Central.
La Comisión de Biblioteca se reunirá al menos dos veces al año, y será el ámbito institucional donde se coordinarán los servicios de apoyo bibliográfico para cada semestre. Se analizarán y evaluarán los servicios prestados, se evaluarán las colecciones y se harán las recomendaciones de compras. Se preparán las propuestas de presupuesto a las autoridades de la FAHCE.
3. Presupuesto
Dotar de un presupuesto mínimo que garantice la continuidad de las suscripciones de los títulos de revistas que conforman el núcleo temático mínimo recomendado por los Departamentos Académicos.
Establecer un mínimo aceptable de colección circulante de libros adecuado al volumen de estudiantes.
Garantizar el personal de apoyo suficiente para los servicios previstos.
4. Extensión de horario
Extender el horario de atención hasta las 20 horas los días de semana, y medio día los sábados. Esto requerirá el refuerzo de personal de apoyo. Analizar la posibilidad de recibir becarios, y tareas voluntarias por parte de los estudiantes.
5. Capacitación de personal
Establecer un programa de capacitacion continua en servicio para técnicos y asistentes.
6. Promoción del servicio
Hacer un estudio de mercado de usuarios que determine:
Mercado actual y potencial
Demanda insatisfecha
Nivel de satisfacción de usuarios
Cursos de capacitación para usuarios
Especial para docentes
Programático en el primer semestre para todos los nuevos estudiantes.
Preparar estanterías con nuevas adqusiciones de publicaciones
Hacer folletería adecuada y volantes con la explicación de cada servicio
Establecer nuevos servicios
Diseminación selectiva de información por tablas de contenido
Suscripción por perfiles de interés a proveedores de fotocopias (Ej. Uncover)
Preparación de bookmarks en forma programática o a pedido
Suscripción a bases de datos (Online o CD­ROM)
7. Realizar Planes de Acción, con metas anuales cuantificables
El Área Biblioteca debe desarrollar planes estratégicos anuales con objetivos, metas e indicadores. Los planes serán presentados cada año a la Comisión de Biblioteca, y ésta evaluará los resultados a fin de negociar con las autoridades los recursos necesarios para su cumplimiento. La planilla que se presenta en el Proyecto, bajo el punto 4.1.1 Modernización tecnológica del Area Biblioteca, es un excelente modelo.
ANEXO
• Lista de personas entrevistadas
Prof. Guillermo Obiols
Prof. Adriana Boffi
Prof. Jose Luis De Diego
Prof. Carlos Prego
Prof. Elsa Compagnucci
Prof. Beatriz Cagnolati
Ing. Marisa Di Giusti
Ing. Jean Ruibruigeant
Prof. Héctor Dupuy
Prof. Juan Carlos Dominguez Lostalo
Cesar Archuby
Bibga. Marcela Fushimi
Norberto Manzanos
Lic. Cecilia Rozemblum
Mariana Pichinini
Mónica Pene
Nélida Aliaga
AGREGAR LISTA DE REVISTAS
Decano de la Facultad
Vicedecana de la Facultad
Director del Depto. de Letras
Director del Depto. de Sociologia
Directora del Depto. de Ciencias de la Educación
Directora del Depto. de Lenguas Modernas
Directora ejecutiva del PREBI­UNLP
Secretario de Ciencia y Tecnologia de la UNLP
Director del Depto. de Geografia
Director del Depto. de Psicologia
Jefe del Área de Bases de Datos Documentales de la UNLP
Directora de la Biblioteca Central
Soporte técnico del sistema informático
Responsable de hemeroteca
Responsable de Procesos Tecnicos
Clasificación e indización
Responsable del Desarrollo de Colecciones e intercambio