instructivo para beneficiarios registro y acceso a servicios en linea

Transcripción

INSTRUCTIVO PARA BENEFICIARIOS REGISTRO
Y ACCESO A SERVICIOS EN LINEA
CONTENIDO
1
¿QUE ES SERVICIOS EN LINEA? ............................................................. 2
2
REQUISITOS PARA ACCEDER A “SERVICIOS EN LINEA” ........................ 2
3
ESTABLECER EL SITIO DE “SERVICIOS EN LÍNEA” ................................. 2
4
REGISTRO DE USUARIO ......................................................................... 5
5
ACCESO DE USUARIOS REGISTRADOS EN “SERVICIOS EN LÍNEA” .......11
5.1 Olvido de usuario y/o contraseña: ............................................................ 11
6
REGISTRO ORDEN DE MATRICULA ........................................................13
6.1 PASOS PARA EL INGRESO DE LA ORDEN DE MATRICULA .......................... 14
6.1.1 PASO 1 DE 5: VERIFICAR Y ACTUALIZAR DATOS ...................................... 14
6.1.2 PASO 2 DE 5: ELEGIR UNIVERSIDAD Y CARRERA ....................................... 15
6.1.3 PASO 3 DE 5: DILIGENCIAR VALORES DE LA ORDEN DE MATRICULA ............ 18
6.1.4 PASO 4 DE 5: ANEXAR DOCUMENTOS EN FORMATO PDF ............................ 23
6.1.5 PASO 5 DE 5: REVISAR DOCUMENTOS E INFORMACION ............................. 25
7. PROCESO DE INFORMACION .......................................................................26
INSTRUCTIVO BENEFICIARIOS
Página 1
INSTRUCTIVO PARA EL INGRESO DE INFORMACIÓN Y CARGUE DE RECIBOS
DE MATRÍCULA
Objetivo
Brindar información suficiente y oportuna que apoye al beneficiario en la actividad de
registro y envío de los recibos de matrícula y archivos adjuntos del proceso de pago de
beneficios.
1
¿QUE ES SERVICIOS EN LINEA?
Es un servicio creado por GLOBAL SEGUROS para todos los usuarios donde pueden
efectuar operaciones por internet en tiempo real.
2
REQUISITOS PARA ACCEDER A “SERVICIOS EN LINEA”
Los requerimientos que debe tener el computador del usuario para acceder a
“Servicios en Línea” son los siguientes:
 Conexión a Internet
 Sistema operativo Windows XP en adelante.
 El navegador de internet debe ser Internet
(Recomendado) o Mozilla Firefox 3 en adelante.
3
Explorer
8
en
adelante
ESTABLECER EL SITIO DE “SERVICIOS EN LÍNEA”
Para establecer “Servicios en Línea” como Sitio De Confianza Y Habilitar Los
Elementos Emergentes Del Navegador De Internet (Se Recomienda Internet Explorer 8
En Adelante)
Digite en su explorador de Internet Explorer (navegador recomendado) la siguiente
dirección:
www.globalseguroscolombia.com (Ver Imagen No. 1)
(Imagen No. 1)
Página 2
En la barra de Opciones de Internet debe hacer clic en el botón “Herramientas”,
seleccionar la opción “Bloqueador de elementos emergentes” y elegir
“Configuración del bloqueador de elementos emergentes”
(Ver Imagen No. 2)
(Imagen No. 2)
Página 3
A continuación aparecerá un cuadro de diálogo, en el cual le solicita la dirección del
sitio web que desea permitir; en el cuadro de diálogo debe escribir
transac.globalseguroscolombia.com y hacer clic en el botón “Agregar”,
posteriormente hacer clic en el botón “Cerrar”. (Ver Imagen No. 3)
(Imagen No. 3)
Página 4
4
REGISTRO DE USUARIO
EL USUARIO UTILIZADO
BENEFICIARIO SIMULADO
EN
LAS
IMÁGENES
DE
ESTE
INSTRUCTIVO
ES
UN
En la parte inferior derecha aparece la sección “Servicios en Línea”, debe hacer clic
en el botón “Entrar” (Ver Imagen No. 4).
(Imagen No. 4)
Página 5
A continuación aparecerá un cuadro de dialogo donde debe seleccionar proceso de
matrícula. (Ver Imagen No. 5)
(Imagen No. 5)
Para crear el usuario debe hacer clic en el botón “Crear usuario y contraseña” en
la opción (Ver Imagen No. 6)
(Imagen No. 6)
Debe diligenciar la información solicitada y hacer clic sobre el botón “Siguiente”:
Página 6
 Tipo Documento: Debe seleccionar el tipo de documento del Tomador de la
póliza, en el caso que el Tomador sea una Persona Jurídica, debe seleccionar
el tipo de documento correspondiente al Acudiente o Tutor.
 Numero Documento: Debe digitar el número de documento correspondiente
al Tomador, en el caso que el Tomador sea una persona Jurídica, debe digitar
el número de documento correspondiente al Acudiente o Tutor.
 Ingrese los caracteres del código de seguridad: Debe digitar los caracteres
que visualiza en el código de seguridad, teniendo en cuenta que el sistema no
hace diferencia entre mayúsculas y minúsculas; una vez diligenciada la
información hacer clic en “Siguiente” (Ver Imagen No. 7)
(Imagen No. 7)
El sistema le mostrará la siguiente pantalla, en donde deberá seleccionar si usted es el
Tomador/Acudiente o Beneficiario de la póliza, debe hacer clic en
el botón
“Siguiente”. (Ver Imagen No. 8)
(Imagen No. 8)
Página 7
Posteriormente el usuario deberá responder cada una de las preguntas a través de las
cuales la compañía realiza el proceso de validación de idoneidad de la persona que se
está registrando, garantizando que el registro del usuario corresponde a la información
del cliente registrada en nuestra base de datos. Una vez haya respondido todas las
preguntas deberá hacer clic sobre el botón “Siguiente”. (Ver Imagen No. 9)
(Imagen No. 9)
Por seguridad del proceso debe responder correctamente las preguntas de validación,
si alguna de ellas no es correcta tiene tres (3) oportunidades más para diligenciarla
correctamente o de lo contrario deberá comunicarse con la Vicepresidencia de
Servicio al Cliente.
Posteriormente el sistema le mostrará la siguiente pantalla (Ver imagen No. 10),
donde debe crear el usuario y contraseña con la que va a identificarse en los
“Servicios en Línea” de la siguiente manera:
(Imagen No. 10)
Página 8

Ingrese su nombre de usuario: Deberá ingresar el nombre de usuario que desea
utilizar, éste debe tener como mínimo cuatro (4) y máximo nueve (9) caracteres.
Se recomienda que valide la disponibilidad del nombre, para esto debe hacer clic en
el botón “Comprobar Disponibilidad”, en caso de no estar disponible (Ver
Imagen No. 11) deberá modificarlo, si no lo modifica el sistema lo validará al final
del proceso.
(Imagen No. 11)

Ingrese su correo electrónico: El sistema le mostrará el correo electrónico que
se tiene registrado en la base de datos, si requiere cambiarlo, deberá hacer clic
sobre el botón “Modifica Correo”; el sistema le solicitará que ingrese su nuevo
correo electrónico y lo confirme (Ver Imagen No. 12). Debe tener en cuenta que
este nuevo correo no debe estar registrado por ningún otro usuario.
(Imagen No. 12)

Ingrese su contraseña: Deberá ingresar la contraseña que desea utilizar, ésta
debe tener como mínimo 6 (seis), máximo 9 (nueve) caracteres incluyendo letras y
números. El sistema no admite caracteres especiales (.,*-/,).
Página 9

Confirme su contraseña: El sistema le solicitará confirmación de la contraseña
digitada, para finalizar el proceso de registro debe hacer clic en el botón “Crear
Usuario”, un mensaje le confirmará su registro en “Servicios en Línea” (Ver
Imagen No. 13)
(Imagen No. 13)
El proceso de Registro de Usuario, que acaba de finalizar, no debe realizarlo cada vez
que utilice “Servicios en Línea.
NO OLVIDE SU USUARIO Y CONTRASEÑA
Página 10
5
ACCESO DE USUARIOS REGISTRADOS EN “SERVICIOS EN LÍNEA”
Si ya se ha registrado anteriormente, es decir ya creó su usuario y contraseña deberá
ingresarlos en la opción “Inicio de Sesión” (Ver imagen No 14 y 15)
(Imagen No. 14)
Ingrese su contraseña: Digite la contraseña que fue asignada.
(Imagen No. 15)
5.1 Olvido de usuario y/o contraseña:
En caso de olvido de sus datos de registro el sistema le permite recuperar tanto el
usuario como la contraseña que se ha registrado. Para ello debe seleccionar la opción
“¿Olvidó su usuario y/o contraseña?”. (Ver Imagen No 16)
Página 11
(Imagen No 16)
Si olvidó su usuario ó contraseña, debe recuperarlos escribiendo el correo electrónico
que registró y posteriormente hacer clic en el botón “Recuperar”.
El sistema le
enviará, a su correo electrónico, un mensaje informándole el usuario y una nueva
contraseña, que debe cambiar en el próximo ingreso.
Página 12
6
REGISTRO ORDEN DE MATRICULA
Una vez haya ingresado con su usuario y contraseña el sistema le mostrara un menú
en la parte izquierda donde aparece los “Servicios Habilitados” para su perfil, haga
clic en el botón “Intención y Orden de Matrícula” y luego seleccione la opción
“Orden de Matrícula”. (Ver Imágenes No. 17 y 18)
(Imagen No. 17)
(Imagen No. 18)
Ubicada la póliza, debe hacer clic en la opción “Seleccionar” para visualizar la
información correspondiente. (Ver Imagen No. 19)
Página 13
(Imagen No. 19)
6.1 PASOS PARA EL INGRESO DE LA ORDEN DE MATRICULA
6.1.1 PASO 1 DE 5: VERIFICAR Y ACTUALIZAR DATOS
Una vez seleccionada la póliza el usuario visualizará la Información General del seguro
educativo: número de póliza, información del Tomador, información del Beneficiario,
tipo de producto y número de beneficios pagados. El sistema habilita la opción para
editar el número de documento si este ha cambiado.
Posteriormente, el sistema habilita una ventana para la actualización de datos (Ver
Imágenes No. 20 y 21)
(Imagen No. 20)
Página 14
(Imagen No. 21)
Una vez validado y actualizado los datos dar clic en “Actualizar Datos”.
6.1.2 PASO 2 DE 5: ELEGIR UNIVERSIDAD Y CARRERA
En el segundo (2) paso el sistema muestra la última universidad y carrera registrada.
(Ver Imagen No. 22)
(Imagen No. 22)
Página 15
En caso que el usuario haya cambiado de universidad o de programa, debe actualizar
la información seleccionando el icono de “Institución Educativa y/o Carrera” (Ver
Imágenes No. 23, 24 y 25)
(Imagen No. 23)
(Imagen No. 24)
Página 16
(Imagen No. 25)
Si la institución educativa a la cual pertenece la orden matrícula se encuentra por fuera
de la cobertura de la póliza debe contactarse con la Vicepresidencia de Servicio al
Cliente.
En el momento en que se ha ingresado toda la información se debe hacer clic en el
botón “Siguiente” el cual remite al usuario al paso tres (3). (Ver Imagen No 26)
(Imagen No. 26)
Página 17
6.1.3 PASO 3 DE 5: DILIGENCIAR VALORES DE LA ORDEN DE MATRICULA
Estando en la pantalla del paso tres (3) el usuario debe hacer clic en el botón
“Agregar valor de matrícula” para que el sistema despliegue el espacio en donde se
debe verificar el valor de matrícula. En caso que el valor que muestra el sistema no
sea el mismo que tiene el recibo de matrícula, el usuario debe modificarlo. (Ver
Imágenes No. 27 y 28)
(Imagen No. 27)
(Imagen No. 28)
Página 18
En este caso el sistema le presentará un flash con elementos de ayuda para
acompañarlo en el diligenciamiento de los valores de la orden de matrícula. (Ver
Imagen No. 29)
(Imagen No. 29)
(Imagen No. 30)
Página 19
Si el recibo de matrícula presenta cargos adicionales (carné, seguro medico, etc.) dar
clic en el botón “Agregar Costos Adicionales” para seleccionar el concepto y
registrar los valores correspondientes. El sistema muestra el número de referencia con
el cual debe diligenciar el recibo de recaudo para efectuar la consignación de estos
valores. (Ver Imagen No. 31)
(Imagen No. 31)
En este caso el sistema le presentará un flash con elementos de ayuda para
acompañarlo en el diligenciamiento del formato de recaudos para pagos adicionales.
(Ver Imagen No. 32)
(Imagen No. 32)
Página 20
(Imagen No. 33)
Si el recibo de matrícula presenta rubros que la póliza contempla como devolución al
Tomador, tales como: Beca, Reserva de Cupo o Subsidio, el usuario debe hacer clic en
el botón “Agregar Devoluciones”, para seleccionar el concepto y registrar los valores
correspondientes. (Ver Imagen No. 34)
(Imagen No. 34)
Página 21
Luego de registrar los valores, el usuario debe digitar el número del recibo y la primera
fecha de pago que se observe en el recibo de matrícula. (Ver Imagen No. 35)
(Imagen No. 35)
En el caso que esta fecha no esté dentro de los límites establecidos para la entrega de
documentos el sistema generará un mensaje al usuario informándole e indicándole el
trámite de una solicitud de autorización por parte de la Vicepresidencia de Valor
Agregado y Servicio al Cliente. (Ver Imagen No. 36)
(Imagen No. 36)
Página 22
El usuario debe “verificar” que los valores registrados en el aplicativo sean los
mismos que se identifican en el recibo de matrícula original y hacer clic en
“Siguiente”.
6.1.4 PASO 4 DE 5: ANEXAR DOCUMENTOS EN FORMATO PDF
Estando en la pantalla del paso cuatro (4) el usuario debe desplegar la lista de los
documentos requeridos, adjuntarlos en PDF. (Ver Imagen No 37)
(Imagen No. 37)
En este paso el usuario debe seleccionar en la ventana “Examinar” el documento que
va a adjuntar y debe hacer clic en el botón “Aceptar”. (Ver Imagen No 38). Los
documentos deben estar en formato PDF y ubicados en una carpeta
de fácil
identificación.
(Imagen No. 38)
Página 23
El sistema SIEMPRE informará que el cargue del documento fue exitoso (Ver Imagen
No. 39) con el siguiente mensaje:
(Imagen No. 39)
Una vez agregado el documento, el aplicativo le indicará al usuario los documentos que
se han adjuntado. (Ver Imagen No. 40). En el momento de finalizar el cargue de todos
los documentos, el usuario debe hacer clic en el botón “Siguiente”.
(Imagen No. 40)
Página 24
6.1.5 PASO 5 DE 5: REVISAR DOCUMENTOS E INFORMACION
Estando en la pantalla del paso quinto (5), en donde el sistema resume los datos que
se ingresaron, el usuario debe verificar y proceder a grabar la información haciendo
clic en el botón “Grabar”. (Ver Imagen No. 41)
(Imagen No. 41)
Página 25
El sistema mostrará al usuario que el proceso se grabó de forma correcta. (Ver Imagen
No. 42)
(Imagen No. 42)
7. PROCESO DE INFORMACION
Una vez grabada la orden de matrícula, el sistema le enviará al usuario un correo
electrónico indicándole que el proceso de grabación se realizó en forma exitosa y que
dicho registro ingresará al proceso de validación a la Vicepresidencia de Valor
Agregado y Servicio al Cliente.
Para dar por finalizado el registro de la orden de matrícula, el usuario que realizó el
proceso deberá recibir un correo electrónico confirmando el proceso de validación en
un plazo no mayor a un día hábil. En caso contrario debe comunicarse con la
Vicepresidencia de Valor Agregado y Servicio al Cliente.
Frente a cualquier inquietud no dude en contactarse con nosotros:
VALOR AGREGADO Y SERVICIO AL CLIENTE
Carrera 9 No. 74 – 62
Bogotá D.C. - Colombia
Teléfono: 3139191
Fax: 3213612
Celular 310 7718035
[email protected]
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