informe de control interno pasto deporte 2015 actualizacion al

informe de control interno pasto deporte 2015 actualizacion al

INFORME DE CONTROL INTERNO PASTO DEPORTE 2015
ACTUALIZACION AL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO
FASE DE DIAGNOSTICO
PLANEACION Y GESTION
ACUERDOS, COMPROMISOS Y PROTOCOLOS ETICOS
Se cuenta Código de ética construido de manera participativa, acogido mediante acto administrativo resolución. Actualmente no se adelanta ningún
proceso disciplinario ni investigación por violación del Reglamento Interno de Trabajo, No se encontró evidencia de la evaluación del documento.
Hay evidencia de que en el último año se haya efectuado acto de socialización del código de ética o refrendación de los principios, valores y
compromisos éticos.
Se encontró Manual de Funciones y competencias básicas para los servidores públicos que corresponden a 4 entre los cuales está el nivel
directivo, subdirector administrativo y financiero, asesor jurídico, y contabilidad y tesorería; dentro de este manual se determina para cada uno de
los cargos las competencias de educación, formación y experiencia exigidas y coherentes con reglamentaciones legales según el nivel, se
encontró en medio físico en la oficina de control interno, el Manual de Funciones. Para los funcionarios por contratación de servicios no existe
manual de funciones debido a que se rigen por el convenio de voluntades pactado dentro del contrato de trabajo para la entidad autorizada no se
encontró diseño de perfiles con base a las necesidades de diferentes áreas donde se determine la competencia en términos de educación
formación experiencia y habilidades .Para los dos casos de planta de servidores públicos se encontró evaluación de competencias previa a la
incorporación que garantice el cumplimiento de los requisitos del Manual de Funciones y /o perfil requerido
DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO
No obstante de la existencia de un Plan Institucional de capacitación, este no se ajuste a las reales necesidades y no se construye con insumos
provenientes de estudios de necesidades como encuestas, recomendaciones, exigencias legales. Las capacitaciones que se otorgan son
obtenidas de manera gratuita por gestiones de la entidad.
Existen programas de inducción y/o re inducción documentados, para nuevos funcionarios se les da a conocer aspectos básicos de la empresa a
través de conversaciones o charlas informales posteriores a la incorporación
No se encontró programas de bienestar documentado, se conoció de algunos planes deportivos o salidas ecológicas que se efectuaban en el
pasado con el propósito de encontrar espacios de esparcimiento que beneficien el desarrollo humano. Existen planes que tienen que ver con la
salud ocupacional para el personal operativo con riesgo en el desempeño
De acuerdo a la naturaleza de la entidad se podría pensar en acuerdo de gestión para los empleados públicos como referencia de la evaluación de
desempeño y para los empleados privados evaluación de el cumplimento de lo pactado en el contrato de trabajo, a través de informes y planes de
actividades a desarrollar
PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS
La Visión, la Misión, Objetivos Institucionales, Política de Calidad están debidamente adoptados, para un futuro se debería efectuar revisión de la
Visión, Objetivos y Política de Calidad para que sean coherentes con los Planes De desarrollo y Estratégico
Se encontró en cada proceso Planes de Acción, ligado a objetivos estratégicos.
Se encontró evidencia relacionada con la utilización de indicadores para la medición de los objetivos estratégicos de la entidad a través de una
matriz donde se rinde informe de la planeación.
La oficina de Control Interno efectúa en algunos casos y de manera aleatoria, visitas a usuarios para consultar el nivel de satisfacción de los
usuarios, esto sobre todo cuando se trata de nuevos usuarios de los productos y servicios de la empresa. Es conveniente reglamentar esta
actividad y aprovechar los resultados de esta medición para presentar informes consolidados del nivel de satisfacción de los clientes.
Las caracterizaciones se encontraron en medio físico en la oficina de control interno,
Se dispone de mapa de procesos, los procesos misionales son coherentes con la misión de la entidad, los procesos estratégicos son Gestión
gerencial, acordes con la naturaleza de los mismos.
No se encontró ninguna evidencia de medición a través de indicadores de procesos.
MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS
Existen algunas reuniones donde se analizan circunstancias relacionados con las actividades de los procesos, todas informales donde se tratan en
ocasiones de situaciones puntuales como inconvenientes y sus posibles soluciones. Es necesario reglamentar y formalizar estas reuniones donde
se pueden tratar los ajustes o mejoras a los procesos de las cuales se deben dejar registros.
Existen procedimientos documentados de actividades específicas propias de los procesos. Es necesario efectuar un análisis de la pertinencia de
los existentes y de otros que a juicio de los responsables de los procesos sean necesarios documentarlos
No se encontró evidencia de la divulgación eficaz y efectiva de los procedimientos existentes. Se espera que los procedimientos que finalmente se
deciden sean documentados sirvan como fuente de información y no como un siempre cumplimento de requisito.
No se encontró ninguna evidencia, si existen los controles es porque son naturales e inherentes probablemente a cualquier actividad pero no hay
evaluación de la eficacia y efectividad de los mismos.
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
La actual estructura organizacional no favorece la operación por procesos por tener niveles de responsabilidad y autoridad adecuados y un manual
de funciones adecuado a la normatividad aplicable para servidores públicos. La entidad en el pasado desarrollo proceso de sensibilización,
capacitación sobre modelo de sistema integrado de gestión y control el mismo que indica que el modelo de operación de las entidades modernas
desarrollan sus actividades o su operación por procesos y no por funciones.
INDICADORES DE GESTION
No se encontraron evidencias de la utilización de indicadores esto es explicable en razón a que no existen fichas documentadas. Se espera que
una vez diseñados y reglamentados la gestión se la analice a través de la utilización de indicadores que midan el logro de metas y objetivos y
sirvan de base para la toma de decisiones
POLITICAS DE OPERACION
Se encontró evidencias de la existencia compilada y coherente con la misión de la entidad de políticas de operación que incluyan planes,
programas, administración de riesgos, procedimientos, código de ética, reglamento interno de trabajo, manual de funciones y otros instructivos y
documentos que reglamente la actividad interna de la empresa .
No se encontró evidencias consecuentemente con el punto anterior. Se utilizara todos los medios de difusión disponibles en la entidad para difundir
los mapas de riesgos de la entidad a la totalidad de funcionarios.
POLITICA ADMINISTRACION DE RIESGOS
Se encontró evidencias, documentos que contienen definidas las Políticas de Administración del Riesgo.
IDENTIFICACION DEL RIESGO
Existen mapas de riesgos documentados, estos se podría decir que no son conocidos por los responsables de administrarlos, no se han
actualizado.
Existe mapa de riesgos institucional producto del análisis estratégico y situación actual del Instituto.
Utilizara todos los medios de difusión disponibles en la entidad para difundir los mapas de riesgos de la entidad a la totalidad de funcionarios.
CONTROL Y SEGUIMIENTO
ANALISIS Y VALORACION
Dentro de los mapas de riesgos actuales se valoran los controles. Se espera actualizar los mismos utilizando metodología reciente para tal fin.
No se encontró evidencias. Se espera que una vez definidos los controles estos sean evaluados en su pertinencia, eficacia y efectividad.
AUTOEVALUACION INSTITUCIONAL
No se encontró evidencias es consecuentemente con el punto anterior. Se programarán eventos de sensibilización sobre el principio del auto
control y la autoevaluación de procesos
No obstante de la inexistencia de herramientas técnicas de la medición de la gestión los procesos se autoevalúan cuando presentan informe del
plan de acción de cada proceso.
AUDITORIA INTERNA
Se cumple adecuadamente con la normatividad vigente el ultimo informe de avance dio como resultado madurez del sistema satisfactorio a este
hay que adicionar el informe ejecutivo del estado del control interno acide con la realidad institucional
No existe Programa Anual de Auditoria, Es necesario implementarlo para hacerlo con criterios acordes con la planeación estratégica de la entidad,
estableciendo prioridades frente a la programación de auditorías, y su alcance, en consideración de los planes de acción de cada vigencia y la
disponibilidad de recursos sobre todo los humanos.
PLAN DE MEJORAMIENTO
Se encontró evidencias, existe una Matriz con la cual se realiza el Plan de Mejoramiento Institucional.
Se encontró evidencias es consecuentemente con el punto anterior. Los mismos procesos serán capaces de efectuar seguimiento a sus propios
compromisos adquiridos en planes de mejoramiento así mismo control interno efectuará la evaluación al cumplimiento y efectividad de los planes
de mejoramiento.
EJE TRANSVERSAL
INFORMACION Y COMUNICACIÓN EXTERNA
Dentro de la pagina web existe un apartado para que la comunidad exprese sus peticiones, quejas y reclamos, sobre los servicios que presta el
instituto también existe el link de contacto que propicie efectuar sugerencias o recomendaciones para la mejora del servicio.
Se cumple parcialmente, no se ha publicado el plan anual de adquisiciones, el manual de contratación, el presupuesto de la entidad, los procesos
de contratación y toda la información relacionada con el proyecto del gobierno nacional GOBIERNO EN LÍNEA
Si cumple adecuadamente a través de la página web, punto de atención al ciudadano, y vía telefónica.
La entidad rinde cuentas a la ciudadanía junto con el sector central del municipio de Pasto, a traves de una Matriz de informe de Gestión.
No obstante de no encontrar evidencias documentales que demuestren contacto directo con la comunidad se conoció que el instituto efectúa una
importante labor social con los proyectos del gobierno nacional de facilitar y /o mejorar el acceso a los planes de actividad física y recreación.
INFORMACION Y COMUNICACIÓN INTERNA
El contacto directo con el funcionario de la empresa, dado el estilo de dirección de puertas abiertas hacia los funcionarios y ambiente propicio para
aceptar sugerencias verbales o escritas hacia la alta dirección.
Existen TRD no obstante es necesario actualizarlas y divulgarlas de mejor manera entre todos los funcionarios de la empresa porque no todos las
conocen también es cierto que procesos como Control Interno, Gestión financiera hacen un manejo adecuado y conocen las TRD
Existen fuentes de información internas, como manuales procedimientos, estos manuales esta centralizados en sitios adecuados ejemplo
oficina de control interno, el manual de funciones en medio físico, lo más recomendable es compartirlos a través de la red interna de datos.
No se encontró Política documentada de un Plan de Comunicaciones Publica e información interna
SISTEMAS DE INFORMACION Y COMUNICACION
La entidad no cuenta con un aplicativo o software para el manejo de la información documental, ese proceso se lo efectúa de manera manual, pero
se cuenta con Página web, punto de atención al usuario, vía telefónica
La entidad cuenta con software de manejo financiero denominado SYSMAN, el cual se encuentra en proceso de implementación y capacitación a
los funcionarios encargados de manejar el programa.
Página web amigable y accesible a cualquier usuario, es susceptible de mejorar en su contenido y diseño para que cumpla con requerimientos
técnicos y de contenidos del programa GOBIERNO EN LÍNEA.
RESULTADO DE LAS FASES
A. FASE I. CONOCIMIENTO

Analizando

(100%) De acuerdo al Decreto 943/2014 su Entidad cumple con los requerimientos solicitados en cuanto plazos y elementos de la
actualización para la Fase de Conocimiento.
De
acuerdo
al
resultado
obtenido
y
las
respuestas
en
esta
fase,
tenemos
que:
las
respuestas,
se
concluye
que:
Su Entidad determino las herramientas necesarias para profundizar en los conceptos y desarrollos técnicos de la actualización.
Su Entidad consulto la fuente oficial (Manual Técnico MECI emitido por el DAFP) para detallar los aspectos técnicos de la
actualización.
B. FASE II. DIAGNOSTICO
C. Analizando
las
respuestas,
se
concluye
que:
(100%) De acuerdo al Decreto 943/2014 su Entidad cumple con los requerimientos solicitados en cuanto plazos y elementos de la
actualización para la Fase de Diagnostico.
D. De
acuerdo
al
resultado
obtenido
y
las
respuestas
en
esta
fase,
tenemos
que:
Su Entidad utilizo la herramienta sugerida en el Manual Técnico MECI emitido por el DAFP para realizar la autoevaluación del
modelo MECI.
C. FASE III. PLANEACION PARA LA ACTUALIZACION

Analizando

(100%) De acuerdo al Decreto 943/2014 su Entidad cumple con los requerimientos solicitados en cuanto plazos y elementos de la
actualización para la Fase de Planeación para la actualización.
De
acuerdo
al
resultado
obtenido
y
las
respuestas
en
esta
fase,
tenemos
que:
las
respuestas,
se
concluye
que:
Aunque el nivel de madurez del Modelo MECI (2005) facilito la actualización del mismo, hubo la necesidad de intervenir hasta el
50% de los elementos analizados.
E. FASE IV. EJECUCION Y SEGUIMIENTO
 Analizando
las
respuestas,
se
concluye
que:

(100%) De acuerdo al Decreto 943/2014 su Entidad cumple con los requerimientos solicitados en cuanto plazos y elementos de
la actualización para la Fase de Ejecución y Seguimiento.
De
acuerdo
al
resultado
obtenido
y
las
respuestas
en
esta
fase,
tenemos
que:
ALERTA BAJA. Su entidad presenta un incumplimiento entre el 39 y el 20% en la Fase IV- Seguimiento y Evaluación a la
Planeación de la actualización.
D. FASE V. CIERRE

Analizando
las
respuestas,
se
concluye
que:
(0%) De acuerdo al Decreto 943/2014 su Entidad NO cumple con los requerimientos solicitados en cuanto plazos y elementos de la
actualización para la Fase de Cierre.
ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
FORTALEZAS
El instituto posee la normatividad aplicable a la utilización del tiempo libre, la recreación y el deporte, dentro del municipio de Pasto.
El instituto aplica el direccionamiento estratégico que incluye la misión, visión y objetivos institucionales, Para el cumplimiento de sus metas.
El instituto posee planes operativos y plan estratégico coherente con el plan de desarrollo del municipio de Pasto 2012-2015
Existe una mayor interacción entre la comunidad beneficiaria de los programas de recreación y la entidad, mediante la adopción del PQRS,
(Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias.) con seguimiento sistematizado.
La rendición de cuentas a la ciudadanía para dar a conocer los programas y proyectos de la entidad en conjunto con el municipio de Pasto.
Con Resolución No. 003 del 08 de Enero del 2013, La entidad adopto los Plan de Gestión Ambiental e igual manera Higiene y seguridad
industrial.
El instituto dentro de las políticas aplica actividades de evaluación a los diferentes programas y proyectos institucionales con el fin de mejorar su
servicio prestado a la comunidad.
El instituto evalúa permanente por medio de indicadores el PLAN DE ACCION que facilitan el cumplimiento de metas y objetivos.
A través de reuniones y comités de carácter directivo se toman medidas frente a la ejecución de controles, en las aéreas administrativas
financieras y operativas.
DEBILIDADES
El instituto no posee una estructura organizacional adecuada.
Falta de compromiso y sentido de pertenencia hacia el instituto por parte del personal contratado en la modalidad de prestación de servicio.
La pagina web del instituto depende de la oficina de comunicaciones de la administración central, dificultando la publicidad difusión y promoción
de los diferentes programas y proyectos institucionales.
El instituto carece de la oficina de control interno.
El presupuesto destinados para la promoción y publicidad no son suficientes para dar a conocer los programas y eventos que desarrolla Pasto
Deporte durante todo el año, situación que se ve reflejada muchas veces en el desconocimiento de la comunidad en general del trabajo que se
viene desarrollando.
El instituto no cuenta con instalaciones propias ocasionando dificultades para el desarrollo de las actividades laborales administrativas y
misionales.
El instituto no maneja dentro de su presupuesto el rubro de construcción, adecuación, mejora y mantenimiento de escenarios deportivos.
Los recursos presupuestales que le asigna la administración central no son lo suficientemente amplios para cumplir las necesidades que exige la
población tanto del sector urbano como el sector rural. En los diferentes programas y proyectos
El instituto no cuenta con un presupuesto adecuado que satisfaga las actividades.
INSTITUTO MUNICIPAL PARA LA RECREACION Y EL DEPORTE
PASTO DEPORTE
FASE DE DIAGNOSTICO
Elemento
de Control
Productos Mínimos
DIAGNOSTICO
Exist
e
PLANEACIÓN Y GESTIÓN
SI
Evidencia encontrada / Observación
Sí existe
N
O
¿Está en
proceso
?
¿Está
documentado
?
¿Se
aplica
?
Documento con los principios y valores de la
entidad, construido participativamente.
1. Acuerdos, Compromisos y
Protocolos Éticos
Acto administrativo que adopta el documento
con los principios y valores de la entidad.
X
X
X
X
Socialización de los principios y valores de la
organización a todos los servidores.
X
X
¿Es
evaluado
y/o
revisado
?
Código de ética construido de manera participativa,
acogido mediante acto administrativo resolución .
actualmente no se adelanta ningún proceso disciplinario
ni investigación por violación del Reglamento Interno de
Trabajo No se encontró evidencia de la evaluación del
documento.
No hay evidencia.
Hay evidencia de que en el ultimo año se haya efectuado
acto de socialización del código de ética o refrendación
de los principios, valores y compromisos éticos.
Manual de funciones y competencias laborales
X
X
2. Desarrollo del Talento
Humano
Plan Institucional de Formación y Capacitación
Programa de Inducción y re- inducción realizado a
los servidores vinculados a la entidad.
Programa de re- inducción en respuesta a
cambios organizacionales, técnicos o normativos.
X
X
X
Se encontró Manual de Funciones y competencias
básicas para los servidores públicos que corresponden a
4 entre los cuales esta el nivel directivo, subdirector
administrativo y financiero,
asesor juridico, y
contabilidad y tesoreria; dentro des este manual se
determina para cada uno de los cargos las competencias
de educación, formación y experiencia exigidas y
coherentes con reglamentaciones legales según el nivel,
se encontró en medio físico en la oficina de control
interno, el Manual de Funciones. Para los funcionarios
por contratacion de servicios no existe manual de
funciones debido a que se rigen por el convenio de
voluntades pactado dentro del contrato de trabajo para
la entidad autorizada no se encontró diseño de perfiles
con base a las necesidades de diferentes áreas donde se
determine la competencia en términos de educación
formación experiencia y habilidades .Para los dos casos
de planta de servidores públicos se encontró evaluación
de competencias previa a la incorporación que garantice
el cumplimiento de los requisitos del Manual de
Funciones y /o perfil requerido
X
No obstante de la existencia de un Plan Institucional de
capacitación, este no se ajuste a las reales necesidades y
no se construye con insumos provenientes de estudios
de necesidades como encuestas, recomendaciones,
exigencias legales. Las capacitaciones que se otorgan son
obtenidas de manera gratuita por gestiones de la
entidad.
X
Existen programas de inducción y/o reinducción
documentados, para nuevos funcionarios se les da a
conocer aspectos básicos de la empresa a través de
conversaciones o charlas informales posteriores a la
incorporación
X
Se encontró ninguna evidencia
Programa de Bienestar
X
No se encontró programas de bienestar documentado,
se conoció de algunos planes deportivos o salidas
ecológicas que se efectuaban en el pasado con el
propósito de encontrar espacios de esparcimiento que
beneficien el desarrollo humano. Existen planes que
tienen quer ver con la salud ocupacional para el personal
operativo con riesgo en el desempeño
Plan de incentivos
X
No se encontró ninguna evidencia
Mecanismos de evaluación del desempeño
acorde a la normatividad que aplique a la
entidad.
3. Planes, Programas y
Proyectos
Misión, Visión y Objetivos
adoptados y divulgados.
Planes
operativos
responsables.
con
Institucionales
cronogramas
y
De acuerdo a la naturaleza de la entidad se podría
pensar en acuerdo de gestión para los empleados
públicos como referencia de la evaluación de
desempeño y para los empleados privados evaluación de
el cumplimento de lo pactado en el contrato de trabajo,
a traves de informes y planes de actividades a desarrollar
X
X
X
Se encontró en cada proceso Planes de Acción, ligados a
objetivos estratégicos.
X
Fichas de indicadores para medir el avance en la
planeación.
X
Se encontró evidencia relacionada con la utilización de
indicadores para la
medición de los objetivos
estratégicos de la entidad atraves de una matriz donde
se rinde informe de la planeacion.
X
La oficina de Control Interno efectúa en algunos casos y
de manera aleatoria, visitas a usuarios para consultar el
nivel de satisfacción de los usuarios, esto sobre todo
cuando se trata de nuevos usuarios de los productos y
servicios de la empresa. Es conveniente reglamentar esta
actividad y aprovechar los resultados de esta medición
para presentar informes consolidados del nivel de
satisfacción de los clientes.
3. Planes, Programas y
Proyectos
Procesos de seguimiento y evaluación que incluya
la satisfacción del cliente y partes interesadas.
Caracterizaciones de proceso elaboradas y
divulgadas a todos los funcionarios de la entidad.
Mapa de procesos.
4. Modelo de Operación por
Procesos
X
X
Indicadores por proceso para realizar la medición
correspondiente.
Actas de reuniones u otro soporte para revisiones
o ajustes a los procesos.
X
X
La Visión, la Misión, Objetivos Institucionales, Política de
Calidad están debidamente adoptados, para un futuro se
debería efectuar revisión de la Visión, Objetivos y Política
de Calidad para que sean coherentes con los Planes De
desarrollo y Estratégico
X
Las caracterizaciones se encontraron en medio físico en
la oficina de control interno,
X
Se dispone de mapa de procesos, los procesos
misionales son coherentes con la misión de la entidad,
los procesos estratégicos son Gestión gerencial, acordes
con la naturaleza de los mismos.
No se encontró ninguna evidencia de medición a través
de indicadores de procesos.
Existen algunas reuniones donde se analizan
circunstancias relacionados con las actividades de los
procesos, todas informales donde se tratan en ocasiones
de situaciones puntuales como inconvenientes y sus
posibles soluciones. Es necesario reglamentar y
formalizar estas reuniones donde se pueden tratar los
ajustes o mejoras a los procesos de las cuales se deben
dejar registros.
Procedimientos diseñados de acuerdo a las
actividades que desarrollan los procesos.
X
Actas u otro documento que soporte la
divulgación de los procedimientos a todos los
funcionarios.
Documentos u otros soportes que evidencian el
seguimiento a los controles.
5. Estructura Organizacional
6. Indicadores de Gestión
Evidencias que soporten la comunicación a todo
el personal para sensibilizar la relación entre la
estructura y los procesos de la entidad.
existen procedimientos documentados de actividades
especificas propias de los procesos. Es necesario
efectuar un análisis de la pertinencia de los existentes y
de otros que a juicio de los responsables de los procesos
sean necesarios documentarlos
X
X
No se encontró evidencia de la divulgación eficaz y
efectiva de los procedimientos existentes. Se espera que
los procedimientos que finalmente se deciden sean
documentados sirvan como fuente de información y no
como un siempre cumplimento de requisito.
X
No se encontró ninguna evidencia, si existen los
controles es por que son naturales e inherentes
probablemente a cualquier actividad pero no hay
evaluación de la eficacia y efectividad de los mismos.
X
X
La actual estructura organizacional no favorece la
operación por procesos por tener niveles de
responsabilidad y autoridad adecuados y un manual de
funciones adecuado a la normatividad aplicable para
servidores públicos. La entidad en el pasado desarrollo
proceso de sensibilización, capacitación sobre modelo de
sistema integrado de gestión y control el mismo que
indica que el modelo de operación de las entidades
modernas desarrollan sus actividades o su operación por
procesos y no por funciones.
Fichas de indicadores donde se registra y hace
seguimiento a la gestión.
X
No se encontraron evidencias de la utilización de
indicadores esto es explicable en razón a que no existen
fichas documentadas. Se espera que una vez diseñados y
reglamentados la gestión se la analice a través de la
utilización de indicadores que midan el logro de metas y
objetivos y sirvan de base para la toma de decisiones
Cuadros de control para seguimiento a los
indicadores clave de los procesos.
X
No se encontró evidencias consecuentemente con el
punto anterior
Documento que contiene las políticas de
operación.
X
X
7. Políticas de Operación
Actas u otro documento que soporte la
divulgación de las políticas de operación a todos
los funcionarios.
X
Se encontró evidencias de la existencia compilada y
coherente con la misión de la entidad de políticas de
operación
que
incluyan
planes,
programas,
administración de riesgos, procedimientos, código de
ética, reglamento interno de trabajo, manual de
funciones y otros instructivos y documentos que
reglamente la actividad interna de la empresa .
No se encontró evidencias consecuentemente con el
punto anterior. Se utilizara todos los medios de difusión
disponibles en la entidad para difundir los mapas de
riesgos de la entidad a la totalidad de funcionarios
8.Politica Administración de
Riesgos
Definición desde la Alta Dirección de la política de
Administración del Riesgo, donde se incluya la
metodología a utilizar para su desarrollo.
X
X
Se encontró evidencias, documentos que contienen
definidas las Políticas de Administración del Riesgo.
9. Identificación del Riesgo
Mapas de riesgos por proceso, Identificación DE
RIESGOS , diseño de controles
X
X
Existen mapas de riesgos documentados, estos se podria
decir que no son conocidos por los responsables de
administrarlos, no se han actualizado.
Mapa Institucional de Riesgos.
X
X
Existe mapa de riesgos institucional producto del análisis
estrategico y situación actual de la empresa
Actas u otro documento que soporte la
divulgación de los mapas de riesgos a todos los
funcionarios de la entidad.
10. Análisis y Valoración
11. Autoevaluación
Institucional
Valoración de existencia de c controles eficacia y
efectividad de los mismos
X
Dentro de los mapas de riesgos actuales se valoran los
controles.. Se espera actualizar los mismos utilizando
metologia reciente para tal fin.
X
No se encontró evidencias . Se espera que una vez
definidos los controles estos sean evaluados en su
pertinencia, eficacia y efectividad.
Documentos soporte sobre aplicación de
encuestas de autoevaluación de los procesos.
X
No se encontro evidencias.
X
No se encontró evidencias es consecuentemente con el
punto anterior. Se programarán y plaicarna eventos de
sensibilización sobre el principio del auto control y la
autoevaluación de procesos
Informes u otros soportes de informes de
autoevaluación realizados.
CONTROL Y SEGUIMIENTO
X
Documentos u otros soportes que evidencian el
seguimiento a los controles establecidos para los
riesgos.
Documentos soporte sobre realización de talleres
de autoevaluación.
No obstante de la inexistencia de herramientas técnicas
de la medición de la gestión los procesos se autoevalúan
cuando presentan informe del plan de acción de cada
proceso.
X
Informes sobre análisis de los indicadores por
proceso.
X
Informes de gestión por procesos.
X
Informes pormenorizados de la vigencia.
X
Resultados Informe Ejecutivo Anual realizado
ante el DAFP.
12. Auditoría Interna
No se encontró evidencias, Se utilizara todos los medios
de difusión disponibles en la entidad para difundir los
mapas de riesgos de la entidad a la totalidad de
funcionarios
X
Procedimiento para auditoría interna.
Programa Anual de Auditorías aprobado.
X
No se encontró evidencias
Se encontro una Matriz de Gestion
X
Se encontro una Matriz de Gestion
X
Se cumple adecuadamente con la normatividad vigente
el ultimo informe de avance dio como resultado
madurez del sistema satisfactorio a este hay que
adicionar el informe ejecutivo del estado del control
interno acide con la realidad institucional
X
No esta documentado.
X
No existe Programa. Es necesario implementarlo para
hacerlo con criterios acordes con la planeación
estratégica de la entidad, estableciendo prioridades
frente a la programación de auditorías, y su alcance, en
consideración de los planes de acción de cada vigencia y
la disponibilidad de recursos sobre todo los humanos
13. Plan de Mejoramiento
EJE
TRANSVERSAL
Información y Comunicación
Externa
Informes de auditorías realizadas.
X
Herramienta definida para la construcción del
plan de mejoramiento
X
Documentos que evidencien el seguimiento a los
planes de mejoramiento
X
Se cumple adecuadamente con la normatividad
Se encontró evidencias, existe una Matriz con la cual se
realiza el Plan de Mejoramiento Institucional.
No se encontró evidencias es consecuentemente con el
punto anterior. Los mismos procesos serán capaces de
efectuar seguimiento a sus propios compromisos
adquiridos en planes de mejoramiento así mismo control
interno efectuará la evalauucn al cumplieto y efectividad
de los planes de mejoramiento.
X
Dentro de las pagina web existe un apartado para que la
comunidad exprese sus peticiones, quejas y reclamos,
sobre los servicios que presta la empresa. también exites
el link de contacto que propicie efectuar sugerencias o
recomendaciones para la mejora del servicio.
Mecanismos para recepción, registro y atención
de sugerencias, recomendaciones, peticiones,
quejas o reclamos por parte de la ciudadanía.
X
X
Mecanismos de consulta para la obtención de
información requerida para la gestión de la
entidad.
X
X
No se encontro evidencias.
Se cumple parcialmente, no se ha publicado el plan
anual de adquisiciones, el manual de contratación, el
presupuesto de la entidad, los procesos de contratación
y toda la información relacionada con el proyecto del
gobierno nacional GOBIERNO EN LÍNEA
Publicación en página web de la información
relacionada con la planeación institucional.
X
X
Publicación en página web de los formularios
oficiales relacionados con trámites de los
ciudadanos.
X
X
Mecanismos para recepción, registro y atención
de sugerencias, recomendaciones, peticiones,
quejas o reclamos por parte de la ciudadanía.
X
X
Lineamientos de planeación establecidos para
llevar a cabo el proceso de rendición de cuentas.
X
X
X
Si cumple adecuadamente
Si cumple adecuadamente a través de la pagina web,
punto de atención al ciudadano, y vía telefónica.
La entidad rinde cuentas a la ciudadanía junto con el
sector central del municipio de Pasto.
Actas u otros documentos que soporten la
realización de procesos de rendición de cuentas.
X
Se encontro evidencia de una Matriz de informe de
Gestion.
Publicación en página web de los resultados de la
última rendición de cuentas realizada.
X
No se encontro evidencias.
X
No obstante de no encontrar evidencias documentales
que demuestren contacto directo con la comunidad se
conoció que el instituto efectúa una importante labor
social con los proyectos del gobierno nacional de facilitar
y /o mejorar el acceso a los planes de actividad fisica y
recreacion.
Actas u otros documentos que evidencien la
realización de otro tipo de contacto con la
ciudadanía (diferente a la rendición de cuentas).
Información y Comunicación
Interna
Mecanismo para recibir sugerencias o solicitudes
de los funcionarios
X
Tablas de Retención Documental
X
Fuentes internas de información: Manuales,
actas, actos administrativos u otros documentos
necesarios para la gestión de los procesos, de
fácil acceso y sistematizados
X
Política y Plan de Comunicaciones establecido y
divulgado a todos los funcionarios
Sistemas de Información y
Comunicación
Sistema de información
documental institucional.
para
el
X
Existen fuentes de información internas, como manuales
procedimientos, estos manuales esta centralizados en
sitios adecuados ejemplo oficina de control interno, el
manual de funciones en medio físico, lo más recomdable
es compartirlos a través de la red interna de datos.
La entidad no cuenta con un aplicativo o software para el
manejo de la información documental, ese proceso se lo
efectúa de manera manual
X
Sistema de información para la atención de las
peticiones, quejas, reclamaciones o recursos de X
los ciudadanos.
X
Existen TRD no obstante es necesario actualizarlas y
divulgarlas de mejor manera entre todos los funcionarios
de la empresa porque no todos las conocen también es
cierto que procesos como Control Interno, Gestión
financiera hacen un manejo adecuado y conocen las TRD
No se encontró Política documentada de un Plan de
Comunicaciones Publica e información interna
X
proceso
X
El contacto directo con el funcionario de la empresa,
dado el estilo de dirección de puertas abiertas hacia los
funcionarios y ambiente propicio para aceptar
sugerencias verbales o escritas hacia la alta dirección.
X
Pagina web, punto de atención al usuario, vía telefónica
La entidad cuenta con software de manejo financiero
denominado SYSMAN, el cual se encuentra en proceso
de implementacion y capacitacion a los funcionarios
encargados de manejar el programa.
Sistemas de información para el manejo de los
recursos humanos, físicos, tecnológicos y X
financieros.
Página web.
X
X
Pagina web amigable y accesible a cualquier usuario, es
susceptible de mejorar en su contenido y diseño para
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