VICERRECTORÍA PROCESO GESTI VICERRECTORÍA
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VICERRECTORÍA PROCESO GESTI VICERRECTORÍA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y CONTROL VICERRECTORÍA ACADÉMICA PROCESO GESTIÓN DOCENCIA Fuente Directa: Estudiantes y Docentes en el campus universitario UDEC, Fusagasugá, 2010 SENSIBILIZACIÓN PROCESO GESTIÓN DOCENCIA COMUNIDAD UNIVERSITARIA: DOCENTES, ESTUDIANTES, FUNCIONARIOS DIRECTIVOS Y ADMINISTRATIVOS . BOLETIN INFORMATIVO, PRIMERA PARTE VERSIÓN 1 Septiembre de 2010 PROCESO: GESTIÓN DOCENCIA PRESENTACIÒN La Universidad de Cundinamarca desde el año 2006, viene adelantando el proceso gestión de la calidad capacitando a un grupo de docentes y funcionarios administrativos con el fin de organizar “ El sistema de gestión de calidad” referenciado en la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000: 2004 , Modelo Estándar de Control Interno para el estado Colombiano, MECI 1000:2005, NIC-ISO 190011 de 2002, y en la normatividad interna de la UDEC. Fuente directa: Estudiantes en actividad académica UDEC, 2009. En 2007, mediante Resolución Rectoral No. 182 de septiembre 13, se conforma el equipo de calidad y se designa al representante de la dirección para hacer parte del proyecto de implementación del Sistema de la Calidad UDEC. En el 2008, se establece el “Sistema Integrado de Gestión y Control, SIGC y se conforma el “Comité del Sistema Integrado de Gestión y Control de la Universidad de Cundinamarca” (Resolución 236 de septiembre 22 de 2008); posteriormente a través de la Resolución 212 de 2008 se designa el Equipo de Líderes de Procesos de acuerdo con el Mapa Institucional establecido; esta disposición es modificada por la Resolución Rectoral No. 00084 de junio de 2009. Igualmente, en el año 2008 se inicia el proceso clasificación y agrupación de los procesos y procedimientos que en cumplimiento de su misión y objetivos institucionales desarrolla la Universidad de Cundinamarca, como se establece en el Mapa de Procesos, (ver portal UDEC). PROCESOS INSTITUCIONALES La Tabla 1, presenta la clasificación de los Procesos Institucionales de acuerdo con la categoría, así como su denominación y número total de los mismos. Tabla 1. Clasificación de los Procesos CATEGORÍA DEL PROCESO PROCESOS ESTRATEGICOS PROCESOS MISIONALES PROCESOS DE APOYO PROCESO DE EVALUACION, SEGUIMIENTO Y MEJORA Denominación Gestión de Alta Dirección Gestión Planeación Institucional Gestión Docencia Gestión Investigación Gestión Extensión Universitaria Gestión del Talento Humano Gestión Admisiones, Registro y Control Académico Gestión Bienes y Servicios Gestión Jurídica Gestión Financiera Gestión de la Calidad Gestión Recursos Educativos Gestión Bienestar Universitario Gestión de Sistemas Gestión Documental Gestión Comunicación e Información Gestión de Control Disciplinario Gestión Evaluación Interna y Seguimiento Total Procesos Fuente Documental: Mapa de Procesos, Portal UDEC, 2009. Fuente Directa: Campus universitario UDEC, Girardot. 2010 No. 2 3 11 2 18 Figura 1. MAPA DE PROCESOS En el segundo periodo académico 2009 el señor Rector de la Universidad hace pública, LA POLITICA DE CALIDAD y el SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y CONTROL, haciendo explicito el respaldo total de la Alta Dirección, por lo cual se difunde a todo el personal que conforma la institución, a fin de que sean conocidos, entendidos y aplicados correctamente, por lo que es compromiso de todos los actores de la organización, tenerlos en cuenta durante la ejecución de sus actividades, por ello declara y da a conocer la siguiente Política de Calidad. La Universidad de Cundinamarca a través de un enfoque por procesos y una estructura organizacional flexible, busca satisfacer las expectativas y necesidades de los usuarios en materia de docencia, investigación y proyección social, así como el mejoramiento continuo de la eficacia, eficiencia y efectividad de los procesos para lograr la excelencia académica. Objetivos de Calidad Implantar una cultura corporativa de calidad y de excelencia académica que permita la implementación de una estructura organizacional flexible y la aplicación de un modelo de gestión institucional por procesos. Asegurar la calidad de los programas académicos de la Universidad de Cundinamarca, a través del cumplimiento de los requisitos exigidos por el Consejo Nacional de Acreditación–C.N.A. para alcanzar la acreditación i n s t i t u c i o n a l. Hacer de las tecnologías de comunicación y de información Tic’s, las herramientas que viabilicen el desarrollo sistémico que caracteriza el modelo de gestión basado en procesos. Diseñar estrategias encaminadas a identificar el grado de satisfacción de los beneficiarios en los servicios de docencia, investigación y extensión universitaria. Gestionar y administrar los recursos disponibles y asegurar la medición, análisis y mejora de los procesos para demostrar la conformidad del producto y/o servicio que se ofrece en la búsqueda de la excelencia académica. (Fuente documental portal UDEC). La Vicerrectoría Académica enmarca el Proceso Gestión Docencia, según parámetros normativos del Ministerio de Educación Nacional e Institucionales, específicamente la Política de Calidad UDEC, y acuerdos reglamentarios, para tal fin hace visible la Caracterización del Proceso Docencia, enunciado a continuación: TIPO DE PROCESO: ESTRATÉGICO____ MISIONAL X APOYO____ EVALUACIÓN____ OBJETIVO ALCANCE Tabla 2. Caracterización Proceso Docencia NOMBRE PROCESO: Proceso Gestión Docencia Formar integralmente profesionales y tecnólogos en el marco de las diversas áreas del conocimiento, mediante la realización de actividades académicas y de desarrollo humano para satisfacer las expectativas, necesidades y requerimientos de la sociedad en materia de docencia, en las modalidades de pregrado y posgrado, con excelencia académica. Inicia con la identificación de las expectativas, necesidades y/o requerimientos de servicios educativos pasa por la ejecución de actividades encaminadas a la oferta y desarrollo de los programas académicos, continúa con la autoevaluación y finaliza con la formación integral de profesionales, de tecnólogos y posgraduados mediante la ejecución de procesos con eficacia, eficiencia y efectividad para el aseguramiento de la calidad. Fuente Documental: Archivo Vicerrectoría Académica, ver portal UDEC, 2010. CORRELACION DEL PROCESO GESTION DOCENCIA CON LOS OBJETIVOS DE LA POLITICA DE CALIDAD El proceso docencia tiene correlación con la política de calidad y sus objetivos en la esencia del quehacer académico que determina la excelencia académica, utilizando las tecnologías de comunicación y de información TIC´s, en el desarrollo de los procedimientos y en el aseguramiento de la calidad de los programas académicos que ofrece la Universidad a través del cumplimiento de los requisitos exigidos por el Consejo Nacional de Acreditación-C.N.A. para alcanzar la acreditación institucional. Además, busca satisfacer las expectativas y necesidades de los usuarios en materia de docencia, investigación y proyección social, así como el mejoramiento continuo. Fuente Documental: Archivo Vicerrectoría Académica, ver portal UDEC, 2010 Procedimientos del Proceso Docencia: 1. 2. 3. 4. 5. Creación y Extensión de Programas Académicos Modificación y Actualización de Programas Académicos Formación Integral de los Estudiantes Planeación de la Actividad Académica Autoevaluación de Programas Académicos Política de Calidad de la Vicerrectoría Académica La Academia acorde a la Política de Calidad Institucional y el Sistema Integrado de Gestión y Control, desarrolla los Procesos Misionales: Docencia, Investigación y Extensión Universitaria, como parte integral del ejercicio de la formación integral de los estudiantes, donde los estamentos (Directivo, docente, administrativo y estudiantil) que conforman la comunidad universitaria se articulan para construir un todo desde el quehacer académico. . Fuente Directa: Quehacer Académico UDEC, 2009 Siguiendo los parámetros de la Política de Calidad de la Universidad de Cundinamarca, desde su misión y visión Institucional, proyecto educativo institucional, modelo pedagógico pero en la misma medida la normatividad nacional partiendo de la Constitución Política, Ley 30 de 1992, Ley 1188 de 2008, Decreto 1295 de 2010, Lineamientos del Consejo Nacional de Acreditación CNA, entre otros; además de los Acuerdos y Resoluciones institucionales, como en el caso del Acuerdo 008 de 2003, créditos y flexibilidad curricular; Acuerdo 003 de 2009, (el cual modifica al Artículo 3 del Acuerdo 008 de 2003), horas de acompañamiento; Reglamento Estudiantil, Estatuto Docente; Consejerías Estudiantiles; Acuerdo Sistema de Investigación, Acuerdo Extensión Universitaria, entre otra reglamentación de la Universidad, en referencia a lo académico se pretende contribuir en la construcción de conocimiento, la transferencia social del mismo, la participación en la solución de la problemática de las comunidades y el aprovechamiento de las oportunidades que permitan mejorar la calidad de vida soportados en procesos efectivos, eficientes y efectivos para alcanzar la excelencia académica. Es decir; se gestiona una organización académica que responda a las necesidades, intereses y requerimientos del usuario/beneficiario-estudiante, docente, graduado, comunidad en general, organizaciones comunitarias y sociedad. Para ello interactúa con los demás procesos determinados por la Institución: Estratégicos; de Apoyo; Evaluación, Seguimiento y Mejora. (Como figura en la Tabla 1.) La Académica está desarrollando estrategias para cumplir con los objetivos de la política de calidad Institucional: “Asegurar la calidad de los programas académicos de la Universidad de Cundinamarca, a través del cumplimiento de los requisitos exigidos por el Consejo Nacional de Acreditación-C.N.A. para alcanzar la acreditación institucional” e “Identificar el grado de satisfacción de los beneficiarios en los servicios de docencia, investigación y extensión universitaria”. ( Cita textual el portal Universidad, Declaración Política de Calidad UDEC, Septiembre 2009) referenciada en La Vicerrectoría Académica de la Universidad de Cundinamarca, en concordancia con la misión, política y objetivos de calidad institucionales, fundamenta su quehacer en docencia, investigación y extensión universitaria en el compromiso con la formación integral del ser humano, el fomento de la investigación para la solución de problemas y la expansión de la extensión universitaria para contribuir en el desarrollo regional, departamental y nacional; prioriza la satisfacción de sus usuarios/beneficiarios basada en la gestión ética, con eficacia, eficiencia y efectividad, así como en el mejoramiento continuo de sus procedimientos en interacción con los procesos institucionales, para lograr la excelencia académica. Fuente Directa: Campus universitario UDEC, Ubaté, 2010 Tabla 3. Ciclo PHVA-Proceso Gestión Docencia PLANEAR Proyectar la creación o extensión, y/o la modificación de programas académicos de pregrado y/o posgrado referenciados en el contexto socio económico y cultural. Plantear las actividades de desarrollo académico ACTIVIDADES PROCESO DOCENCIA HACER VERIFICAR Diseñar el proyecto curricular de pregrado y/o postgrado de acuerdo con la normatividad interna y externa vigente. Proponer la modificación de programas académicos de pregrado y posgrado acorde a las necesidades del contexto. Desarrollar actividades de formación académica integral, autoevaluación y acreditación, además del plan de mejora continua. Armonizar docencia con investigación y extensión o proyección social. ACTUAR Estudio de necesidades del contexto académico, social y laboral. Actas e informes del Comité de Currículo y Consejo de Facultad. Acuerdo de creación del programa de pregrado y/o posgrado. Análisis de la coherencia del programa (s) con los requisitos establecidos por el MEN, lineamientos CNA y la Universidad. Registro del programa académico en la plataforma SACES. Informe de actualización del programa en referencia a lo científico y tecnológico. Actas e informes del Comité de Currículo y Consejo de Facultad. Acuerdo del Académico. Consejo Informe MEN sobre modificación sustancial en coherencia con la normatividad vigente Efectuar seguimiento de las actividades programadas y de los productos o servicios ofrecidos. Análisis de indicadores. Fuente Directa Documental: Caracterización Proceso de Gestión Docente, 2010. los Realizar seguimiento a los procedimientos, control y valoración. Implementar acciones preventivas, correctiva, y de mejora. Medición de indicadores. Estudio de la satisfacción de los usuarios/beneficiarios. Administrar los riesgos en los procedimientos académicos. Identificar e intervenir no conformidades en el proceso docencia. Tabla 4. Codificación de Guías, Manuales y Formatos CDC01: Caracterización Proceso Docencia Procedimientos Formatos Manual Guías PDC01 Creación y extensión de programas académicos PDC02 Modificación y Actualización de programas académicos PDC03 Formación integral de los estudiantes PDC04 Planeación de la actividad académica PDC05 Autoevaluación de los programas académicos FDC 001 Asistencia a la consejería grupal FDC002 Consejería Individual FDC003 Informe semestral FDC004 Consejería Grupal FDC005 Solicitud de práctica FDC006 Solicitud de práctica especial FDC007 Evaluación de práctica FDC008 Informe Núcleo Temático FDC009 Informe horas no lectivas Docentes OTC, OMT. FDC010 Informe horas no lectivas Docente contratación a 11 meses. FDC011 Informe a Paz y salvo. FDC012 Ponderación y clasificación de factores y características de autoevaluación. FDC013 Ponderación de factores y características. FDC014 Plan de Mejoramiento FTH004 Asignación Académica (Interacción Proceso Gestión del Talento Humano). MDC001 Manual practicas extramurales. GDC001 Conformación del equipo de trabajo de creación y extensión de programas GDC002 Guía para el diseño de la propuesta creación y extensión de programas GDC003 Guía para preparación y coordinación de la visita de pares. GDC004 Guía para la conformación equipo responsable de la propuesta modificación y actualización de programas. GDC005 Guía para la elaboración de la propuesta modificación y actualización programas académicos. GDC006 Guía metodológica consejería estudiantil. GDC007 Guía para el diligenciamiento del formato y evaluación prácticas extramurales. GDC008 Guía para el diligenciamiento de la solicitud de las prácticas extramurales. GDC009 Guía metodológica cierre periodo académico. GDC010 Guía para la elaboración del informe final de autoevaluación programas académicos. GDC011 Guía para inscripción, citación y obtención de resultados prueba ECAES. Formatos Generales Levantamiento de Riesgos del Proceso Docencia Análisis Riesgos Proceso Docencia F00 Plan de Calidad Procesos Misionales Fuente Documental: Manual de Codificación, Oficina de Calidad UDEC, 2009. Tabla 5. Proceso Gestión Docencia, Procedimientos y Número de Instrumentos N Procedimiento Creación extensión programas académicos Objetivo Ofertar programas académicos que respondan a las necesidades del contexto y al marco legal vigente, mediante su creación o extensión, con el fin de responder efectivamente a los requerimientos del desarrollo socioeconómico y cultural de la 1 sociedad. Extensión de Programas: Ofrecimiento y desarrollo de programas de educación superior en dos o más municipios desde su creación o durante su funcionamiento. Ley 1188/08, Decreto 1295/10 Modificación de Actualizar científica y tecnológicamente los programas programas académicos vigentes mediante un conjunto de acciones académicos académicas, administrativas y de acuerdo al marco legal vigente, de tal forma que respondan a las necesidades cambiantes del entorno. Modificaciones de Programas: Son aquellas que deberán informarse al Ministerio de Educación Nacional y no requieren 2 autorización expresa para su aplicación siempre y cuando no alteren la naturaleza del programa. Modificaciones Sustanciales de Programas: Son aquellas que afectan directamente la estructura del programa académico, las condiciones en que fue otorgado el registro y aquellas en que se ofreció a los usuarios del servicio. Ley 1188/08, Decreto 1295/10 Planeación de la Determinar el curso de acción de las funciones docencia, actividad investigación, proyección social y académico-administrativo; así académica como el talento humano y los requerimientos físicos, materiales, científicos, tecnológicos y financieros necesarios para cumplir con los objetivos de los programas académicos y el mejoramiento continuo de la actividad académica. 4 Formación Formar integralmente a los estudiantes según áreas del integral de los conocimiento mediante las actividades académicas y de estudiantes desarrollo humano con el fin de satisfacer los requerimientos de la sociedad a través del acompañamiento docente. 5 Procedimiento Autoevaluación: Actividades de evaluación de los procesos autoevaluación académicos que realiza cada uno de los programas a nivel de la de programas Universidad, con el propósito fundamental de identificar académicos fortalezas, debilidades y plantear planes de mejoramiento que tengan como finalidad mejorar la calidad del programa académico según CNA: Consejo Nacional de Acreditación. Total Procedimientos: 5 Fuente Documental: Proceso Docencia Versión 1, UDEC. Según NTCGP 1000:2004, 2008-2009. No. Formatos No. Manuales y de No. Guías 3 2 7 1 3 4 1 3 2 14 1 11 EL MEJORAMIENTO COMO PUNTO DE CONTROL. Siguiendo la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009, se toman como referentes las definiciones de Eficacia, Eficiencia y Efectividad, con la finalidad de medir los indicadores del proceso gestión docencia, según formato. Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificaos, como una medición de resultados del proceso. Eficiencia: Relación entre el resultados alcanzado y los resultados utilizados en el proceso. Efectividad: Medida de impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles en el proceso. El seguimiento al proceso requiere de auditorías internas, externas y evaluación continua, como mecanismo de control de los riegos identificados, analizados y valorados, además permite realizar acciones correctivas y preventivas. La revisión de las actividades realizadas y proyectas en el programa de gestión docencia conllevan a la construcción e implementar del plan de mejoramiento. Tabla 6. Medición del Proceso Gestión Docencia Es importante medir los resultados planificados y utilizados con relación a los alcanzados, además de analizar la gestión del proceso y el impacto social. MEDICION PUNTOS DE CONTROL TIPO EFICACIA, EFICIENCIA Y EFECTIVIDAD REQUISITOS A CUMPLIR INDICADOR NTCGP 1000:2009 - MECI Procedimientos de autoevaluación y autorregulación según factores CNA: Misión y Proyecto Institucional; Estudiantes; Profesores; Procesos Académicos; Bienestar Institucional; Organización, Administración y Gestión; Egresados e Impacto en el Medio; Recursos Físicos y Financieros. Satisfacción de los beneficiarios en los servicios docencia, investigación y extensión universitaria. Documentos; Registros; Indicadores Eficacia Eficiencia Efectividad Total programas con registro calificado / Total de programas ofertados. Total de recursos utilizados para la actividad académica /Total recursos planeados para la actividad académica. Total graduados II/2009 vinculados laboralmente/ Total de graduados II/2009 CLIENTE/USUARIO: Aspirantes, estudiantes, docentes, egresados, graduados, comunidadessociedad, organizaciones, entre otros. LEGALES: Ver Normograma Constitución Política Colombiana Ley 30 de 1992 Ley 1188 de 2008 Ley 1324 de 2009 Decreto 1295 de 2010 MEN Acuerdo 008 de 2003 Créditos y flexibilidad curricular. Acuerdo 010 de 2006 Reglamento Estudiantil Acuerdo 024 de 2007 Estatuto Docente Acuerdo 001 de 2008 Consejerías Estudiantiles Acuerdo 003 de 2008 Extensión Universitaria Acuerdo 002 de 2008 Investigación. Acuerdo 003 de 2009 Horas de acompañamiento (Modifica el Artículo 3 del Acuerdo 008 de 2003). INTERNOS: Normatividad de la institución. Circular 037 de 2009. Fuente Documental: Archivo Vicerrectoría Académica, ver portal UDEC, 2010. Líder del Proceso Gestión Docencia: Vicerrector Académico Rogelio Rigual Collado Equipo Facilitador Proceso Gestión Docencia Néstor Díaz Garzón Cecilia Nelly Carvajal Roa Martha Zapata Rodríguez