INFORME DEFINITIVO DE AUDITORÍA MODALIDAD REGULAR

Transcripción

INFORME DEFINITIVO DE AUDITORÍA
MODALIDAD REGULAR
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS “EMCOPEY” ESP MUNICIPIO DEL
COPEY - CESAR
VIGENCIA 2014
CONTRALORÍA TERRITORIAL DEL DEPARTAMENTO DEL CESAR
Valledupar, Noviembre de 2015
¡CUIDAMOS LOS RECURSOS DE NUESTRO DEPARTAMENTO!
Calle 16 No. 12-120 - Edificio Alfonso López Michelsen - Gobernación del Cesar
Tel: 5806642 - 5707012 - email: [email protected]
1
EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS – EMCOPEY ESP DEL MUNICIPIO DEL
COPEY - CESAR
Contralor
Gustavo Aguilar Valle
Contralor Auxiliar
Edwar Orozco Oñate
Directora Control Fiscal Municipal
Yomaira Bohórquez Araujo
Líder de la Auditoría
Auditor
Carlos Cassiani Niño
Antonia Maquilon Oliva
2
TABLA DE CONTENIDO
Pág.
1. DICTÁMEN INTEGRAL
5
1.1. CONCEPTO SOBRE FENECIMIENTO
6
1.1.1 Control de Gestión
7
1.1.2 Control de Resultados
9
1.1.3 Control Financiero y Presupuestal
10
1.1.3.1. Opinión sobre los Estados Contables
11
2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA
13
2.1 CONTROL DE GESTIÓN
13
2.1.1 Factores Evaluados
13
2.1.1.1 Ejecución Contractual
13
2.1.1.2 Resultado Evaluación Rendición de la Cuenta
18
2.1.1.3 Legalidad
20
2.1.1.4 Gestión Ambiental
22
2.1.1.5 Tecnologías de las Comunicaciones y la Información TICS
25
2.1.1.6 Resultado Seguimiento Plan de Mejoramiento
28
2.1.1.7 Control Fiscal Interno
29
2.2. CONTROL DE RESULTADOS
30
2.3. CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL
32
2.3.1. Estados Contables
32
2.3.1.1 Concepto de Control Interno Contable
33
2.3.2 Gestión Presupuestal
35
3
2.3.3 Gestión Financiera
37
3. OTRAS ACTUACIONES
39
3.1 ATENCIÓN DE QUEJAS
39
3.2 BENEFICIOS DEL PROCESO AUDITOR
39
4. CUADRO DE HALLAZGOS
40
5. ANEXOS
4
1. DICTAMEN INTEGRAL
Doctor
FABIO ZABALA GOMEZ
Gerente Empresa de Servicios Públicos del Copey -Cesar
Ciudad
Asunto: Dictamen integral, Auditoría Regular, año 2014
La Contraloría Territorial del Departamento del Cesar con fundamento en las
facultades otorgadas por los Artículos 267 y 272 de la Constitución Política,
practicó Auditoría Modalidad Regular al ente que usted representa, a través de la
evaluación de los principios de eficiencia, eficacia y equidad con que se
administraron los recursos puestos a disposición y los resultados de la gestión, el
examen del Balance General y el Estado de Actividad Financiera, Económica y
Social a 31 de diciembre de 2014, la comprobación de que las operaciones
financieras, administrativas y económicas se realizaron conforme a las normas
legales, estatutarias y de procedimientos aplicables.
Es responsabilidad de la Administración el contenido de la información
suministrada por la Entidad y analizada por la Contraloría Territorial del
Departamento del Cesar, que a su vez tiene la responsabilidad de producir un
informe integral que contenga el concepto sobre la gestión adelantada por la
Empresa de Servicios Públicos del Copey - Cesar, que incluya pronunciamientos
sobre el acatamiento a las disposiciones legales, y la opinión sobre la
razonabilidad de los Estados Contables.
El informe contiene la evaluación de los aspectos: financieros, de legalidad, de
gestión, de resultados y de control interno, las falencias encontradas durante el
proceso por la comisión de auditoría, si es el caso deberán corregirse por la
Entidad, lo cual contribuye a su mejoramiento continuo y por consiguiente en la
eficiente y efectiva producción y/o prestación de bienes y/o servicios en beneficio
de la ciudadanía, fin último del control.
5
La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas, políticas y procedimientos
de auditoría prescritos por la Contraloría Territorial del Departamento del Cesar,
compatibles con las de general aceptación; por tanto, requirió acorde con ellas, de
planeación y ejecución del trabajo, de manera que el examen proporcione una
base razonable para fundamentar los conceptos y la opinión expresada en el
informe integral. El control incluyó examen sobre la base de pruebas selectivas,
evidencias y documentos que soportan la gestión de la Entidad, las cifras y
presentación de los Estados Contables y el cumplimiento de las disposiciones
legales.
1.1 CONCEPTO SOBRE FENECIMIENTO.
Con base en la calificación total de 92.7 puntos, sobre la Evaluación de Gestión
Fiscal, la Contraloría Territorial fenece la cuenta de la entidad para el período
objeto de la evaluación; la opinión y el concepto emitido tienen su fundamento en
que la calificación obtenida por la empresa fue consistente con el deber de
cumplir los parámetros que le imponen los componentes objeto de la evaluación
fiscal correspondiente.
6
MATRIZ DE EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN FISCAL
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS D EL MUNICIPIO DEL COPEY
VIGENCIA 2014
Calificación Parcial
Ponderación
1. Control de Gestión
96.2
0.5
C alificación
Total
48.1
2. Control de Resultados
96.4
0.3
28.9
3. Control Financiero
78.6
Componente
Calificación total
Fenecimiento
0.2
15.7
1.00
92.7
FENECE
Concepto de la Gestión Fiscal
FAVORABLE
RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL FENECIMIENTO
Concepto
Rango
FENECE
80 o más puntos
NO FENECE
Menos de 80 puntos
RANGO DE CALIFIC AC IÓN PARA EL CONCEPTO DE LA GESTIÓN FISCAL
Concepto
Rango
FAVORABLE
80 o más puntos
Menos de 80 puntos
DESFAVORABLE
Fuente: matriz de calificación
Elaboró: Equipo Auditor
Los fundamentos de este pronunciamiento se presentan a continuación con los
criterios tenidos en cuenta para pronunciarse sobre los componentes que
determinan la calificación:
1.1.1 Control de Gestión
La empresa “EMCOPEY E.S.P”, Administradora Pública Cooperativa Empresa
Solidaria del Copey – Cesar, es un ente de carácter cooperativo que administra los
servicios públicos de Alcantarillado, Acueducto y Aseo, pertenece al régimen
común. Entidades autorizadas de manera específica por la Ley 142 de 1994 y sus
decretos reglamentarios para prestar únicamente los servicios domiciliarios antes
referidos bajo los principios rectores de calidad, continuidad y cobertura.
7
La gestión de la administración se hizo orientada a mejorar la parte administrativa,
el sistema de acueducto, de alcantarillado y aseo, además de la parte financiera.
A través de la evaluación de este componente se pudo medir la eficiencia y
eficacia de la entidad en cuanto a la administración de los recursos públicos
determinada mediante la evaluación de sus procesos administrativos, la utilización
de indicadores de rentabilidad pública y desempeño, así como los beneficiarios de
su actividad, igualmente se estimo la capacidad de la administración para acceder
a recursos que permitieron mejorar la condición de la empresa, particularmente las
transferencia para los subsidios de los estratos 1 y 2, así como convenios para
acceder a inversiones diversas. Por lo anterior, la Contraloría General del
Departamento del Cesar como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa
que el Control de Gestión, favorable, basados en la calificación obtenida de 96.2
de calificación atribuida, resultante de ponderar los factores que se relacionan a
continuación, y que como se muestra en la Tabla 1, la administración fue
consistente en su aplicación y desarrollo, afirmación que es sustentada con los
registros de la tabla antes citada.
TABLA 1
CONTROL DE GESTIÓN
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DEL MUNICIPIO DEL COPEY
VIGENCIA 2014
Factores
Ponderación
Calificación
Total
100.0
0.65
65.0
2. Rendición y Revisión de la Cuenta
81.4
0.02
1.6
3. Legalidad
86.0
0.05
4.3
4. Gestión Ambiental
90.0
0.05
4.5
5. Tecn. de la comunica. y la inform. (TICS)
80.3
0.03
2.4
6. Plan de Mejoramiento
100.0
0.10
10.0
7. Control Fiscal Interno
83.4
0.10
8.3
1.00
96.2
1. Gestión Contractual
Calific ación total
Concepto de Gestión a emitir
Favorable
RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE GESTIÓN
Concepto
Rango
Favorable
80 o más puntos
Desfavorable
Menos de 80 puntos
8
1.1.2 Control de Resultados
El concepto de resultados incluye un examen, no sólo del pasado sino del
presente y de la proyección en el futuro. Esto implica que si bien es cierto, se debe
evaluar el logro de los objetivos en un período determinado, también debe
evaluase la gestión actual y su impacto hacia el futuro de forma tal que la entidad
pueda tomar correctivos oportunamente, generando valor agregado en el proceso
auditor.
Verificada la información suministrada por e la Empresa de Servicios Públicos –
EMCOPEY ESP del Municipio del Copey -Cesar, y sus componentes para
determinar su misión, el grupo auditor, considera que con los elementos
disponibles son suficientes para verificar el cumplimiento de los diferentes
propósitos y actividades programadas con los dineros entregados por el municipio
para su administración e inversión.
Lo antes anotado, y verificado durante el trabajo de campo con la información
disponible en los planes, programas y proyectos propuestos y ejecutados, permite
al equipo auditor determinar la calificación para el presente factor el cual se
califica como favorable, con un cálculo de 96.4 de valoración total.
TABLA 2
CONTROL DE RESULTADOS
EMPRESA DE SERICIOS PUBLICOS DEL MUNICIPIO DEL COPEY
VIGENCIA 2014
Factores minimos
1. Cumplimiento Planes Programas y Proyectos
Ponderación
96.4
1.00
96.4
1.00
96.4
Calific ación total
Concepto de Gestión de Resultados
Favorable
RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE RESULTADOS
Concepto
Rango
80 o más puntos
Favorable
Menos de 80 puntos
Desfavorable
9
Calificación
Total
1.1.3 Control Financiero y Presupuestal
El control financiero es el examen que se realiza, con base en las normas de
auditoría de aceptación general, para establecer si los estados financieros de la
Entidad auditada reflejan razonablemente el resultado de sus operaciones y los
cambios en su situación financiera, comprobando que en la elaboración de los
mismos y en las transacciones y operaciones que los originaron, se observaron y
cumplieron las normas prescritas por las autoridades competentes y los principios
de contabilidad universalmente aceptados o prescritos por el Contador General.
El análisis practicado se efectuó sobre el resultado de la ejecución presupuestal
de ingresos y egresos. Para el estudio y análisis del informe, se tomó como base
la Información presupuestal suministrada por la secretaria de la entidad y demás
documentos solicitados al respecto en dicha división. El Presupuesto de Rentas,
Recursos de Capital y Apropiaciones de la Empresa de Servicios Públicos del
Copey para la vigencia fiscal 2014, se aprobó a través del Acuerdo 002 de
Noviembre 18 de 2013, expedido por la Junta Directiva de La Empresa de
Servicios Públicos del Copey, por valor de $ 839500,000. En el transcurso de la
vigencia fiscal no se produjeron adiciones. Sin embargo, del total estimado se
obtienen recaudos por $ 791,431.997 millones, que corresponde al 94% del
presupuesto definitivo lo cual indica que los recaudos son acertados.
Dentro del presupuesto de la vigencia auditada, los Ingresos Operacionales son el
32% de los recaudos obtenidos, y los recursos de capital son el 68% de los
ingresos definitivos recaudados.
La Contraloría del Departamento del Cesar como resultado de la auditoría
adelantada, conceptúa que el Control Financiero y Presupuestal de la entidad
denominada Empresa de Servicios Públicos del Municipio del Copey - Cesar es
desfavorable, como consecuencia de la calificación de 78.6, resultante de
ponderar los factores que se relacionan a continuación, y que se registran en la
Tabla 3
10
TABLA 3
CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL
EMNPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DEL MUNICIPIO DEL COPEY
VIGENCIA 2014
Factores minimos
Ponderación
Calificación
Total
100.0
0.70
70.0
85.7
0.10
8.6
0.0
0.20
0.0
1.00
78.6
1. Estados Contables
2. Gestión presupuestal
3. Gestión financiera
Calificación total
Desfavorable
Concepto de Gestión Financiero y Pptal
RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO FINANCIERO
Rango
Concepto
Favorable
80 o más puntos
Desfavorable
Menos de 80 puntos
Fuente: Matriz de Calificación
1.1.1.3. Opinión Estados Contables
En nuestra opinión los Estados Contables fueron fielmente tomados de los libros
oficiales, al 31 de diciembre de 2014, así como el resultado del Estado de la
Actividad Financiera Económica y Social y los Cambios en el Patrimonio por el año
que terminó en esta fecha, de conformidad con los principios y normas de
contabilidad generalmente aceptados en Colombia y demás normas emitidas por
la Contaduría General de la Nación.
La empresa de Servicios Públicos reconoce en sus estados financieros, evidencia
un total de activos por valor de $ 2,239,248 miles de pesos, donde los Deudores
son el 87%, de los activos totales, las propiedades planta y equipo con valor de
$145.792 miles de pesos, y porcentaje del 7%, mientras que otros activos con $
85,523 miles de pesos, registran un porcentaje del 4% dentro del balance, y
finalmente un efectivo con $ 56,628 miles de pesos, con porcentaje del 3% dentro
de los activos del balance general.
Los Pasivos del balance nos reflejan un valor total de $624.980 miles de pesos. La
composición porcentual de los rubros es; Cuentas por Pagar con un valor de
$450.761 miles de pesos, y un porcentaje del 72% dentro de los pasivos, Otros
Pasivo con un valor de $131.605 miles de pesos, con un porcentaje del 21% con
11
respecto a los pasivos totales, y Obligaciones Laborales con $ 39,834 miles de
pesos, con un porcentaje del 6%.
El Patrimonio con un valor de $ 1,614 miles de pesos, y dentro del patrimonio mas
el pasivo, evidencia un 72%, dentro del total.
PLAN DE MEJORAMIENTO
Analizado el plan de mejoramiento suscrito con la Contraloría Departamental del
Cesar, la Empresa de Servicios Públicos, suscribió seis (06) acciones correctivas
las cuales cumplieron con el objeto final en un 100%.
Atentamente,
GUSTAVO AGUILAR VALLE
Contralor Departamento del Cesar
12
2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA
2.1 CONTROL DE GESTIÓN
Como resultado de la auditoría adelantada, el concepto sobre el Control de
Gestión es Favorable, como consecuencia de la apreciación de los siguientes
Factores mediante los cuales, una vez evaluadas las variables que lo integran
arrojó el resultado que se muestra:
2.1.1. Factores Evaluados
2.1.1.1.
Ejecución Contractual
Para conceptuar sobre los contratos suscritos durante la vigencia 2014, por la
Empresa de Servicios Públicos del, Cesar, “EMCOPEY E.S.P.”, la comisión
auditora determinó inicialmente hacer un estudio de la calidad del sujeto auditable,
para determinar las normas aplicables dentro del proceso auditor.
Es importante conocer el marco jurídico que constituye esta entidad, en atención a
que el mismo nos ayuda a determinar el régimen de contratación en que se
enmarcan los contratos que suscribe la empresa prestadora de servicios públicos.
La empresa cuenta con un Manual de Contratación documento que sirve de
soporte para los procesos contractuales, las carpetas no son alimentadas con la
totalidad de la documentación que hace integral de los contratos.
TOTAL CONTRATOS CELEBRADOS
VALOR CONTRATADO
90
597,892,031.00
Fuente; relación de contratos de la empresa de servicios públicos EMCOPEY 2014
En cuanto a la distribución o clase de contratos se repartieron de la siguiente
manera:
TIPOLOGIA
CANTIDAD
VALOR $
%
0%
Obra Pública
13
$
0%
Prestación
Servicios
de
43
Suministros
17
Consultoría u Otros
30
291,771,140.00
159,385,603.00
146,735,288.00
597,892,031.00
TOTAL
90
Fuente: Relación aportada por la entidad, relación de contratos 2014
48%
19%
33%
100%
49%
27%
25%
100%
Los datos incluidos en la tabla indican que de los 90 contratos suscritos por la
entidad pública, en de cantidad $597.892.031, la prestación de servicios ocupa el
49% de la contratación en cantidad de $291.771.140, representados en diferentes
tipos de servicios, tanto técnicos como profesionales, que sirven para que la
empresa preste un mejor servicio a sus usuarios.
Mientras que suministros suscribió (17) contratos por $ 159,386 miles, y su
representación fue del 27%, representados en combustibles, elementos varios de
ferretería, papelería, repuestos varios, hipoclorito de sodio para potabilizar el agua,
elementos varios para la planta de tratamiento, entre otros.
Finalmente consultoría y otros, con el 33%, su valor contratado fue de
$146.735.288.
TIPO DE GASTO
VALOR
% PARTICIPACIÓN
597,892,031.00
0
597,892,031.00
Funcionamiento
Inversión
Totales
100%
0%
100%
Las inversiones en infraestructura para acueducto y alcantarillado son realizadas
directamente por la alcaldía del municipio.
MODALIDAD
CONTRATACIÓN
CANTIDAD.
CONTRATOS
VALOR TOTAL
%
$
Directa
90
597,892,031.00
100%
100%
Totales
90
597,892,031.00
100%
100%
14
Con relación a la modalidad de contratación, el 100% se hizo en forma Directa,
situación ésta amparada en el Manual de Contratación vigente en la empresa,
respetando los principios de la función administrativa y contractual.
Para cumplir con lo determinado en el Plan de Trabajo, se definió la muestra de
auditoría de la siguiente manera:
CLASE CONTRATOS
CANTIDAD
NÚMEROS
Suministros
9
1,2,3,6,7,8,14,17,18
Prestación Servicios
5
10,12,14,31,37
VALOR CONTRATOS
74,985,603.00
51,200,000.00
Consultorías u Otros
TOTAL
% PARTIC
59%
41%
0%
14
126,185,603.00
100%
La muestra obtenida de manera libre y aleatoria, de un valor total de la
contratación de $597.892.031, se tomaron 14 contratos; 9 de suministros, y 5 de
prestación de servicios para un valor de $126.185.603, corresponde al 21% del
total de la contratación de la empresa de servicios públicos del Copey. Los
contratos tomados en forma aleatoria corresponden al 16% del total de contratos
suscritos que fueron de 90.
15
TABLA 1-1
GESTIÓN CONTRACTUAL
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS EMCOPEY 2014
VIGENCIA 2014
CALIFICACIONES EXPRESADAS POR LOS AUDITORES
Prestación
Servicios
Contratos
Suministros
Q
Contratos
Consultoría y
Otros
Q
Contrato
s Obra
Pública
Ponderación
Q
Punta je
Atribuido
Cumplimiento de las esp ecificaciones técnicas
100
5
100
9
0
0
0
0.50
50.0
Cumplimiento deduccion es de ley
100
5
100
9
0
0
0
0.05
5.0
Cumplimiento del objeto contractual
100
5
100
9
0
0
0
0.20
20.0
Labores de Interventoría y seguimiento
100
5
100
9
0
0
0
0.20
20.0
Liquidación de los contratos
100
5
100
9
0
0
0
0.05
5.0
1.00
100.0
VARIABLES A EVALUAR
CUMPLIMIENTO EN GESTIÓN CONTRACTUAL
Calificación
Eficiente
Con deficiencias
Ineficiente
2
1
0
Eficiente
Fuente: Matriz de Calificación
La calificación que registra la tabla confirma lo publicado en el informe, la
administración estuvo de manera enfocada en los procedimientos establecidos en
el manual interno de contratación.
2.1.1.1.1.
Obra Pública
La empresa no reporta contratos de obras en el formato respectivo.
2.1.1.1.2.
Prestación de Servicios
La muestra corresponde al 21% de la contratación total del ente público, y la
representación de prestación de servicios de $ 51.200 miles, equivalen al 41% dentro de
la muestra obtenida con 5 contratos auditados, y esta muestra dentro de la contratación
total registra un porcentaje del 9%, los cuales se evaluaron en concordancia con el
reglamento descrito en el Estatuto de Contratación vigente para la empresa, no
encontrando hechos de fondo que contravengan la normatividad aplicable a esta clase de
procesos y los criterios definidos; así mismo, se deja constancia de la revisión en los
papeles de trabajo que hacen parte del presente informe.
16
2.1.1.1.3.
Suministros:
La muestra por suministros corresponde al 59% del ejemplo tomado por valor de $ 74.986
miles, con una cantidad de 9 contratos suscritos, y que representa dentro de la
contratación total un porcentaje del 13%, los cuales se evaluaron en concordancia con el
reglamento descrito en el Estatuto de Contratación vigente para la empresa, no
encontrando hechos de fondo que contravengan la normatividad aplicable a esta clase de
procesos y los criterios definidos; así mismo, se deja constancia de la revisión en los
papeles de trabajo que hacen parte del presente informe.
2.1.1.1.4.
Consultoría u otros Contratos
La empresa no reporta contratos de consultoría y otros en el formato respectivo.
De lo anterior el grupo auditor concluye, que se evaluaron todos los aspectos y
criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión, como
cumplimiento de especificaciones técnicas, cumplimiento de deducciones de ley,
cumplimiento del objeto contractual, labores de interventoría y seguimiento, y
liquidación de los contratos.
Observaciones a la contratación
Hallazgo: No. 01
Condición: La contratación suscrita por la entidad durante la vigencia auditada no
se encuentra debidamente organizada, las carpetas no son alimentadas con la
totalidad de la documentación que hacen parte integral de los contratos, lo cual no
permite realizar una revisión cómoda y acorde con las exigencias de los
procedimientos establecidos.
Criterios: Deber de archivar la documentación que hace parte integral de los
contratos en carpetas individuales
17
Causas: Debilidades en el control que no permiten advertir omisiones como la
enunciada.
Efectos: El no archivo de los contratos en carpetas individuales imposibilita la
revisión de los mismos y el acceso de manera expedita a la información requerida.
A la observación se le da un alcance administrativo.
2.1.1.2.
Resultado Evaluación Rendición de Cuentas
El resultado que se muestra puede definirse como eficiente con 81.4 producto de
la evaluación, calificación y el puntaje atribuido a las variables que lo integran; tal y
como muestra la tabla, la información aportada fue consistente en las tres
variables que integran el factor, lo anterior derivado del compromiso que ha
asumido la administración al momento de rendir la cuenta conforme a los
lineamiento que le impone el reglamento.
TABLA 1-2
RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA
Puntaje
Atribuido
Ponderación
Oportunidad en la rendición de la cuenta
80.0
0.10
8.0
Suficien cia (diligenciamiento total de formatos y
anexos)
82.0
0.30
24.6
Calidad (veracidad)
81.3
0.60
48.8
1.00
81.4
VARIABLES A EVALUAR
SUB TOTAL CUMPLIMIENT O EN RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA
Calificación
Eficiente
Con deficiencias
Ineficiente
2
1
0
Eficiente
Fuente: Matriz de calificación
El examen y revisión de cada uno de los formatos que están establecidos, y que
fueron aportados por la entidad arrojaron unos resultados satisfactorios, ya que se
enviaron los formatos requeridos por el ente auditor.
Formato 201413 f01; se encuentran en plataforma SIA, descargados en estos
formatos, el balance general, estados de la actividad económica y social, estado
de cambio en el patrimonio, y las notas al balance general.
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Formato 201413 f03; las conciliaciones bancarias realizadas durante la vigencia
auditada al ente público.
Formato 201413 f03; evidencian las diferentes pólizas suscritas por el hospital del
copey, la cual es aseguradora solidaria Colombia.
Formato 201413 f05; formato de adquisiciones del centro hospitalario. No
registraron compras.
Formato 201413 f06; corresponde a presupuesto inicial y los recaudos de la
vigencia.
Formato 201413 f07; corresponde a los rubros presupuestales, con su
correspondiente RP, el valor y beneficiario del pago. Incumbe sobre todo para la
identificación del rubro.
Formato 201413 f08; corresponde a los actos administrativos, identificando el
rubro con su respectiva adición o reducción.
Formato 201413 f09; corresponde al PAC rendido.
Formato 201413 f11; corresponde a las cuentas por pagar constituidas.
Formato 201413 f12; corresponde a nombre de proyectos durante la vigencia.
Formato 201413 f14; corresponde a denominación de los cargos, con planta
ocupada, y planta autorizada, entre otros.
Formato 201413 f15a; corresponde a los procesos jurídicos del ente publico.
Formato 201413 f16b; corresponde a los proyectos evaluados.
Formato 201413 f19a; corresponde al SIAU.
Formato 201413 f19b; corresponde a convenio suscrito y la participación
ciudadana.
Formato 201413 f201a; corresponde a la contratación del ente público.
Formato 201413 f201b; corresponde a contratos adicionados.
Formato 201413 f201c; corresponde a consorcios/uniones temporales.
Formato 201413 f20; corresponde a los procesados que registran la entidad
(sistemas).
Los formatos anteriores se encuentran en la plataforma SIA, de la Contraloría
Departamental del Cesar, los cuales fueron visualizados para la rendición de la
cuenta correspondiente a la vigencia 2014, y contienen la información de la
Empresa de Servicios del Municipio del Copey “EMCOPEY”, que para la auditoria
de campo resulta de ayuda inconmensurable.
19
2.1.1.3.
Legalidad
La presente variable tuvo un puntaje atribuido de 86.3, lo que permite calificarla
como eficiente, lo anterior se nota en la consistencia de los puntajes dado a los
criterios que componen las variables y el factor; lo aquí expresado se plasma en la
respectiva tabla.
El comportamiento de cada uno de los componentes que integran la variable
evaluada, en lo que respecta a su condición fue el siguiente:
Variable Financiera: Se le asignó una calificación parcial de 82.1, lo cual dio
como puntaje atribuido 32.9 puntos, producto de la evaluación del cumplimiento de
los criterios contables, presupuestales y tributarios.
Variable de Gestión: Consta de cuatro (4) criterios que permiten conocer, una
vez evaluados en su conjunto el compromiso de la empresa en los temas
determinantes que coadyuvan al cumplimiento de la misión de la empresa; la
evaluación final alcanzada fue de 89.00, para un puntaje atribuido de 53.4 puntos,
conforme a los siguientes parciales individuales:
·
·
·
·
Gestión Contractual, 100
Gestión Ambiental, 80.0
Gestión Administrativa, 84.6
Gestión de las TIC’s 80.6
El puntaje total atribuido indica que la administración ha estado comprometida con
cumplir la normatividad aplicable a cada uno de los actos propios del accionar de
la empresa, situación que como hemos venido afirmando se ve reflejada en los
conceptos que se emiten, reforzados por la revisión solidaria realizada.
20
TABLA 1 - 3
LEGALIDAD
Puntaje
Atribuido
32,9
Ponderación
Financiera
82,1
0,40
De Gestión
89,0
0,60
53,4
1,00
86,3
VARIABLES A EVALUAR
CUMPLIMIENTO LEGALIDAD
Calificación
Eficiente
2
Con deficiencias
1
Ineficiente
0
Eficiente
Elaboró: Comisión de auditoría
Recurso Humano:
La empresa cumple con el pago de la seguridad social de los empleados, así
como lo correspondiente a los parafiscales.
De conformidad con el Plan de Cargos y las Asignaciones Civiles aprobadas para
el año 2014, la empresa contó con quince (15) empleados de planta, para un costo
anual de $ 26,811 miles sin incluir los gastos inherentes a la nómina.
La Información es suministrada por la administración en el Formato F-14-A1
denominado funcionarios por Nivel que correspondió a quince (15), igual cifra se
registra en la columna de planta ocupada.
· División Administrativo: diez (10) cargo, con un valor anual de $
17,481miles.
· División Operativa: cinco (05) cargo, con un valor anual de 9,330 miles.
El proceso para la cancelación de las nóminas se lleva a cabo cumpliendo con las
normas presupuestales, y de otros ordenes legales, a cada funcionario se le
consigan el salario en la cuenta bancaria que para el efecto tiene establecida. La
revisión tuvo un resultado satisfactorio ya que, en lo que respecta a los valores
descontados, esos no exceden los límites permitidos, por lo demás se hacen los
descuentos que exige la ley para los diferentes conceptos que debe aportar el
funcionario.
21
Las hojas de vida se encuentran correctamente archivadas, las mismas son
alimentadas con la documentación que con ocasión de las actividades del
empleado van ocurriendo; respecto de las garantías que amparan el manejo de los
recursos de la empresa, la entidad aportó las respectivas pólizas.
Con relación al sistema de cesantías, informa que catorce (14) pertenecen al
régimen actual, y una retroactiva. Esta cantidad concuerda con la informada en las
nóminas y las asignaciones civiles.
Pasivo Pensional: La empresa no tiene pasivo pensional
Controversias Judiciales: De conformidad con la información encontrada en el
Formato F-15ª, durante la vigencia objeto de la revisión la empresa no tuvo
procesos jurídicos de ninguna naturaleza.
Participación Ciudadana: Este proceso en la empresa es llevado en forma
sistematizada, en la empresa está asociada a las Peticiones, Quejas y Recursos
hechas por los usuarios en formatos que para el efecto tiene establecida la
administración y que en su totalidad se refieren a la prestación de los servicios,
tales como alcantarillado tapado, fuga de agua, deficiencia de agua, instalación de
alcantarillado entre otros. Durante el año las diferentes reclamaciones y peticiones
fueron atendidas por los funcionarios competentes observándose diligencia y
compromiso con los usuarios de los servicios.
2.1.1.4.
Gestión Ambiental
22
TABLA 1-4
GESTIÓN AMBIENTAL
VARIABLES A EVALUAR
Ponderación
Puntaje
Atribuido
Cumplimiento de pla nes, programas y proyectos
ambientales.
83.3
0.60
50.0
Inversión Ambiental
100.0
0.40
40.0
1.00
90.0
CUMPLIMIENTO GESTIÓN AMBIENTAL
Calificación
Eficiente
Con deficiencias
2
1
Ineficiente
0
Eficiente
La gestión ambiental es un proceso que está orientado a resolver, mitigar y/o
prevenir los problemas de carácter ambiental, con el propósito de lograr un
desarrollo sostenible, entendido éste como aquel que le permite al hombre el
desenvolvimiento de sus potencialidades y su patrimonio biofísico y cultural y,
garantizando su permanencia en el tiempo y en el espacio.
Entendemos a estas entidades en auditoria de campo, sobre las acciones que
deben establecer ellas, para implementar los proyectos, planes o programas sobre
el medio ambiente y elaborar medidas correctivas, compensatorias y protectoras
de los potenciales efectos adversos, pero con estos recursos que contienen no es
fácil su labor, para también es importante que adviertan que al manejar recursos
públicos deben cumplir con lineamientos establecidos en la reglamentación que
los regula.
Es así como observamos y evidenciamos que en la mayoría de las entidades de
esta misma naturalidad, la misión desde el punto de vista de la empresa de
servicios, como es la recolección de residuos sólidos, el Programa de Uso
Eficiente y Ahorro del Agua- PUEAA, hacen seguimiento y se ejecuta el PUEAA.
La empresa de servicios realiza inversiones para mitigar
contaminación, especialmente con la recolección de
mantenimiento en las redes, mantenimiento y operación
tratamiento de agua potable, mantenimiento y operación
tratamiento de agua residual. Cuando las inversiones son
las amenazas de
residuos sólidos,
de la planta de
de la planta de
de construcciones
23
mayores, la empresa en unión o convenio con el municipio, se dan las
transferencias de los recursos mencionados.
La evaluación y calificación anotada en la variable correspondiente a la tabla 1-4
denominada Gestión Ambiental, evidencia una calificación de 90.0,
2.1.1.5 Tecnologías de las Comunicaciones y la Información. (TICS)
TABLA 1-5
TECNOLOGÍAS DE LA COMUNICACIÓN E INFORMACIÓN
Puntaje
Atribuido
80.3
VARIABLES A EVALUAR
Cumplimiento aspectos sistemas de informaci ón
CUMPLIMIENTO TECNOLOGIAS DE LA COMUNICACIÓN E INFORMACIÓN
80.3
Calificación
Eficiente
Con deficiencias
Ineficiente
2
1
0
Eficiente
La empresa de servicios públicos, es una pequeña entidad que cuenta con quince
cargos (15), los cuales cinco son operarios (asistenciales), situación que como es
natural no permite implementar algunos o muchos procesos tecnológicos de las
comunicaciones y la información, debido a los altos costos que se mantienen en el
mercado para la adquisición de equipos y software para una empresa de escasos
recursos.
A pesar de la falta de recursos económicos, la administración de la empresa se ha
preocupado por mantener una comunicación ajustada a las necesidades que su
rol le impone, ya que se cuenta con servicio de internet, el sistema de cómputo es
satisfactorio, observándose un permanente intercambio de información entre el
usuario y el ordenador, esta característica permite obtener en forma directa los
mayores beneficios y resultados entre el usuario y la empresa.
2.1.1.5. Tecnologías de las Comunicaciones y la Información. (TICS)
Evaluaremos la suficiencia, estado de conservación y funcionamiento de los equipos de
cómputo, uso y protección, sistemas de custodia y seguridad de la información,
24
licenciamiento de software, mantenimiento de equipos, aseguramiento de equipos contra
robos, pérdidas, destrucción, herramientas de interconexión y actividades de capacitación
en el tema de sistemas y tecnología, entre otros.
2.1.1.5.1. Equipos de cómputo e impresión
Propios
Comodato
Préstamo
Otro
Sub Total
DE ESCRITORIO
4
0
0
0
4
PORTÁTILES
0
0
0
0
0
SERVIDORES
1
0
0
0
1
TOTAL
5
0
0
0
5
Fuente: Formato inventario de equipos Anexo
CANTIDAD
TIPO
ESTADO GENERAL (Bueno,
Regular, Malo)
3
1
0
LASER
INYECCION DE TINTA
MATRIZ DE PUNTO
Bueno
Bueno
Bueno
0
Se realizó una revisión técnica a los equipos de cómputo, se verificó el uso y buen estado
de conservación.
2.1.1.5.2 Servicio de internet:
CONMUTADO
(KB)
BANDA
ANCHA
(KB)
BANDA
ANCHA
DEDICADO
(KB)
0
0
0
INTERNET MICROONDAS
MOVIL
(SATELITE)
(KB)
(KB)
0
OTRO (KB)
0
0
ü La entidad cuenta con un servicio de internet muy regular a través de
modem, esto hace que los procesos de rendición de cuentas sean muy
lentos y pesados.
25
2.1.1.5.3. Software de gestión administrativa y Financiera
NOMBRE Y DESCRIPCIÓN
ORIGEN
FUNCIONA DOCUMENTADO LICENCIADO
DEL
(SI/NO)
(SI/NO)
(SI/NO)
PROGRAMA
SIASOFT
(PRESUPUESTO,
FACTURACION
Y COMPRA
CONTABILIDAD)
SI
NO
SI
La ESP del Copey – Cesar, cuenta con el software integrado SIASOFT que incluye los
módulos de Facturación, Presupuesto y Contabilidad; este programa fue adquirido a
través de un contrato en la vigencia 2013 para el fortalecimiento de la gestión de la
entidad; al momento de la visita se encuentra instalado y trabajando correctamente,
además cuenta licencia de uso.
2.1.1.5.4. Tipo de seguridad con que cuentan las oficinas:
VIGILANCIA
CERRAMIENTO
CAMARAS DE
SEGURIDAD
ALARMAS
OTRO
X
2.1.1.5.5. Mantenimiento de equipos de cómputo
Se observa que la Entidad, cumplió con la falencia de la vigencia
anterior, del cual se observa el mantenimiento de los diferentes
cómputos.
2.1.1.5.6. Seguridad de la información oficial y de equipos:
ü Encontramos una seguridad acorde a la entidad, evidenciando claves de
acceso asignadas a los programas SIASOFT y SYAARCH.
ü Se realizan copias de seguridad de las bases de datos en discos, y unas
políticas de seguridad de TI acorde a la institución, garantizando la
protección de los equipos de cómputo y de la información institucional.
2.1.1.5.7. Encuesta de evaluación tecnológica
Aspecto a Evaluar
26
Si
No
X
¿Existe plan de estratégico de Sistemas
X
¿Existe plan de contingencia contra daños?
X
¿Existen diseñadas políticas para la seguridad de la información?
X
¿Se cuenta con plan de mantenimiento de los equipos informáticos?
X
¿Se cuenta con página web?
X
¿Se cuenta con polo a tierra en todas las oficinas?
¿Se cuenta con aire acondicionado en las oficinas donde hay computadores?
X
2.1.1.5.8. Análisis sobre los criterios evaluados en la matriz de TI
Con respecto al análisis de la Matriz de Tecnologías de la Comunicación, la ESP
del Copey presenta una calificación de 80.3, lo que indica que se encuentra con
Eficiente en esta área (Ver tabla 1-5).
Actualmente los gerentes de estas entidades (pequeñas) se enfrentan a desafíos,
es necesario desarrollar estrategias que les permitan ir creciendo y gestionando
para lograrlo. Por eso están importante que tengan en cuenta la innovación de los
procesos que pueden mejorar y aplicar; he aquí la importancia de tener una
mentalidad prospectiva visionando el futuro, ya que esta fase de las TICs en las
entidades como las empresas de servicios necesitan también del compromiso y
esfuerzo para crecerlas, y la tecnología les permite lo que desean en el
crecimiento diario, en general Inversión para las empresas publicas de servicios
del Copey, es lo que se requiere.
2.1.1.6
Resultado Seguimiento Plan de Mejoramiento
El grado de cumplimiento al plan de mejoramiento, una vez evaluadas las
acciones propuestas por la entidad se califica como Cumple, tanto en el
desempeño como en la efectividad de sus acciones, conforme a cada una de las
variables examinadas dándole cumplimiento a lo dispuesto en la Resolución No.
27
000375 de 2010 que implementa y regula la presentación de los citados planes
por parte de los sujetos de control.
TABLA 1- 6
VARIABLES A EVALUAR
Cumplimiento del Plan de Mejoramiento
Efectividad de las acciones
Ponderación
100.0
100.0
0.20
0.80
1.00
CUMPLIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO
Puntaje
Atribuido
20.0
80.0
100.0
Calificación
Cumple
Cumple Parcialmente
No Cumple
2
1
0
Cumple
Revisado el plan de mejoramiento suscrito entre la Contraloría Departamental, y
la empresa de servicios públicos, las acciones cumplidas y reflejadas en las
acciones correctivas, al igual que la efectividad, alcanzando un puntaje del 100.0,
hecho este que permite calificarla como cumple.
Indicadores de Cumplimiento al Plan de Mejoramiento
OBSERVACIÓN
INDICADORES DE CUMPLIMIENTO
No. Acciones cumplidas: 6 X 100 = 100
Total Acciones Suscritas: 6
Este indicador señala que de las 6 acciones
evaluadas, la Entidad dio cumplimiento a 6, lo
que corresponde al 100.0%.
Fuente: Seguimiento al plan de mejoramiento
Elaboró: Comisión de Auditoría
2.1.1.7
Control Fiscal Interno
De conformidad con los hechos verificados en los diferentes procesos y
procedimientos que se desarrollaron en la empresa durante la vigencia, se pudo
concretar que las funciones de Control Interno las viene desarrollando el gerente y
los funcionarios ejercen el autocontrol, por lo cual recibe un puntaje de 83.4
28
La empresa de servicios no tiene procesos judiciales vigentes, está conformado el
comité de control interno disciplinario mediante, cumple con él envió de la
información en los tiempos establecidos por las normas y leyes vigentes el
informe ejecutivo fue remitido.
TABLA 1-7
CONTROL FISCAL INTERNO
VARIABLES A EVALUAR
Ponderación
Puntaje
Atribuido
81.8
0.30
24.5
84.1
0.70
58.9
1.00
83.4
Evaluación de controles (Primera Calificación del
CFI)
Efectividad de los controles (Segunda Calificaci ón
del CFI)
T OTAL
Calificación
Eficiente
2
Con deficiencias
1
Ineficiente
0
Eficiente
El ente público del Municipio del Copey, tiene claramente definida su misión como
es la prestar los servicios públicos de acueducto, alcantarillado y aseo, basado en
principios de calidad, eficiencia, oportunidad, y austeridad con responsabilidad
social y ambiental para satisfacer las necesidades y expectativas de la población
usuaria.
A pesar de la situación que económica del ente público, no es menos cierto que se
observa una disposición a mejorar por parte de los empleados, quienes con las
limitaciones financieras de la entidad procuran ejercer el autocontrol y evaluar sus
actuaciones.
El ente público mantiene el objetivo planteado por el cual se reglamenta el artículo
26 de la Ley 1508 de 2012, donde dictan normas de austeridad en
el gasto público, realizan seguimiento en lo relacionado con el aprovechamiento
de los recursos con que cuenta la institución, teniendo en cuenta los gastos
innecesarios y haciendo buen uso de lo conseguido.
2.2. CONTROL DE RESULTADOS
29
Como resultado de la auditoría adelantada, El concepto sobre el Control de
Resultados cumple ya que obtuvo una calificación del 96.4, como consecuencia
de la evaluación de las siguientes Variables donde la entidad tiene que hacer un
esfuerzo en el factor de efectividad y eficiencia, como lo es en los planes para
reducir el alto índice de agua no contabilizada y no facturada, reducir cartera
moroso y establecer una cultura de pago, controlar las fugas perceptible y no
perceptibles que afectan la operación del sistema de acueducto; muy a pesar de
las practicadas inadecuadas y no cultura de pago de la comunidad, la entidad
viene cumpliendo con los programas y planes propuestos:
TABLA 2-1
CONTROL DE RESULTADOS
FACTORES MINIMOS
Ponderación
Eficacia
Eficiencia
Efectividad
coherenci a
Cumplimiento Planes Programas y Proyectos
100.0
100.0
91.0
100.0
0.20
0.30
0.40
0.10
Calificación
Total
20.0
30.0
36.4
10.0
1.00
96.4
Calificación
Cumple
2
Cumple Parcialmente
1
No Cumple
0
Cumple
El fundamento tenido en cuenta para evaluar los factores de la variable fueron los
tres (3) proyectos por valor de $87.138 miles tomados como muestra e informados
por la administración, y que sirvieron para mejorar el servicio prestado a los
usuarios del servicio.
La gestión administrativa de la administración estuvo orientada a cumplir con las
obligaciones derivadas de su misión, para lo cual gestionó ante el municipio
recursos que le han permitido mantener buenos niveles en los servicios que le
oferta sus usuarios. Así mismo se viene haciendo el cobro a usuarios morosos a
través de conciliaciones, mantenimiento preventivo y correctivo.
30
La administración dio cumplimiento a la ley 373 de de 1997, por la cual se
establece el programa para el uso eficiente y ahorro del agua, teniendo en cuenta
sus objetivos principales como son, sensibilizar a la población sobre el control de
fugas y facturación, fomentar actitudes positivas para un uso eficiente y un manejo
adecuado del recurso hídrico, conocer los derechos y deberes como usuarios de
los servicios públicos y generar acciones que garanticen su ejercicio.
La acertada gestión de la administración durante la vigencia objeto de la auditoría
se vio reflejada en la entrega a los usuarios de agua de mejor calidad, ceñida a los
parámetros fisicoquímicos y microbiológicos establecidos, tal como lo muestran los
diferentes análisis que de manera periódicas se le hizo al líquido.
De manera detallada se relaciona la gestión que tuvo resultaos que, como antes
expresamos contribuyeron al mejoramiento de la empresa:
Gestión:
1. A la gestión en el soporte técnico y la implementación del catastro de usuario en
el sistema de facturación.
2. Recolección y retiro de residuos sólidos de orillas de bocatoma ubicada en el rio
ariguanicito para la protección y conservación ambiental de la fuente
3. Laborares de mantenimiento correctivo y preventivo que se presenten en las
redes primaria y secundaria del sistema de alcantarillado. (Incluye manjoles y
emisario final).
4. Mantenimiento preventivo y correctivo del sistema de acueducto y alcantarillado.
5. Elaboración y formulación del proyecto para la implementación de un programa
de micro medición para control de pérdida de aguas.
31
En la parte financiero se dio inicio al establecimiento de las Normas
Internacionales de Información Financiera – NIIF, en concordancia con lo
dispuesto por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios – SSPD.
La empresa viene cumpliendo de manera apropiada con aportar la información al
sistema –SUI, así como se hacen los registros al Registro Único de Prestadores
de Servicios – RUPS.
2.3. CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL
2.3.1. Estados Contables
La opinión emitida por el profesional de apoyo fue sin salvedades, ya que los
estados financieros de la empresa presentan razonablemente su situación en
todos los aspectos importantes de la situación financiera a diciembre 31 de 2014.
TABLA 3-1
ESTADOS CONTABLES
VARIABLES A EVALUAR
Puntaje Atribuido
T otal inconsistencias $ (millones)
0.0
Indice de inconsistencias (%)
0.0%
100.0
CALIFICACIÒN ESTADOS CONTABLES
Calificación
Sin salvedad o limpia
<=2%
Con salvedad
>2%<=10%
Adversa o negativa
Abstención
Sin salvedad o
limpia
>10%
-
La auditoria se efectuó empleando un muestreo de los grupos de cuentas más
representativas del balance. Los grupos correspondieron a efectivo, deudores,
inventarios, propiedad planta y equipo, cuentas por pagar, obligaciones laborales,
entre otros, además, del Sistema de Control Interno Contable.
Se elaboraron los respectivos informes, los cuales contienen los resultados
obtenidos en el desarrollo de la auditoria, utilizando como referente normativo el
Régimen de Contabilidad Pública y por medio de pruebas sustantivas, entrevistas
a los responsables del proceso contable y el cruce de información entre distintas
32
fuentes, permitió al grupo de auditores, emitir un dictamen individual sobre los
estados contables de la entidad.
Estos informes se encuentran debidamente archivados y reposan en el archivo
general de este órgano de control fiscal.
Aspectos significativos del Balance General:
Los Deudores (Servicios Públicos) , registran los valores que corresponden a la
venta de los diferentes servicios que oferta la empresa a sus usuarios, así como
subsidios que el municipio tiene pendiente por transferir, y que alcanzan un valor
de $ 2,092,052 miles, menos la provisión para deudores $424.795 miles.
En cuanto a los pasivos, ascendieron a $ 624,980 miles, representados por las
Cuentas por Pagar con un valor de $ 450,761 miles como las de mayor valor
El patrimonio de la entidad ascendió a $ 1,614.268 miles, representados por el
Patrimonio Fiscal con $ 844,042, resultado del ejercicio $ 85,330 miles, superávit
por valoración con $ 51,083 miles, y $ 633,813 miles.
Como quiera que del análisis y revisión realizado no se encontró sobrestimación,
subestimación ni incertidumbre en las cifras del balance, la calificación que se le
otorga a la variable es de 100.0%, que permite emitir un concepto de razonable y
sin salvedades o limpia.
2.3.1.1.
Concepto Control Interno Contable
El resultado obtenido de la Empresa de Servicios del Copey, luego de evaluar las
etapas de Reconocimiento con una calificación de 52.20, etapa de Revelación con
una calificación de 24.30, y Otros Elementos de Control con 3.80, que como
resultado final fue de 80.30
33
Item
1
1.1
1.1.1
1.1.2
1.1.3
1.2
1.2.1
1.2.2
1.3
1.3.1
Evaluacion del Control Interno
Control Interno Contable
Etap a de Reconocimiento
Identificacion
Clasificacion
Registro y Ajustes
Etap a de Revelacion
Elaboracion de Estados Contables y Elaboracion de Estados
Contables y demas informes
Analisis, Interpretacion, y comunicación de la Informacion
Otros Elementos de Control
Analisis, Interpretacion, y comunicación de la Informacion
Puntaje Obtenido
80.30
52.20
18.00
17.50
16.70
24.30
Interpretacion
Adecuado
Adecuado
Adecuado
Adecuado
Adecuado
Adecuado
15.30
Adecuado
9.00
3.80
3.80
Adecuado
Adecuado
Adecuado
La etapa de Reconocimiento establecido en el cuadro de evaluación del control
interno contable, nos refleja el siguiente análisis:
Identificación, identifican los productos del proceso contable, los hechos
financieros, económicos, sociales y ambientales realizados por la entidad contable
pública son de fácil y confiable medición monetaria, las cifras existentes en los
estados, informes y reportes contables se encuentran soportadas con el
documento idóneo correspondiente, entre otros, y las deficiencias que a juicio del
grupo auditor se presentan son la inexistencia de una política mediante la cual las
transacciones, hechos y operaciones realizados en cualquier dependencia del
ente público, no son debidamente informados al área contable a través de los
documentos fuente.
En la Etapa de Clasificación, los hechos financieros, económicos, sociales y
ambientales llevados a cabo en los procesos proveedores de la entidad han sido
incluidos en el proceso contable, son adecuadas las cuentas y subcuentas
utilizadas para la clasificación de las transacciones, hechos u operaciones
realizadas, se elaboran y revisan oportunamente las conciliaciones bancarias para
establecer los valores objeto de clasificación, registro y control del efectivo, entre
otros,
En la etapa de Registros y Ajustes, Las cuentas y subcuentas utilizadas revelan
adecuadamente los hechos, transacciones u operaciones registradas, se efectúan
los registros contables en forma cronológica y guardando el consecutivo de los
34
hechos, transacciones u operaciones realizadas, cuando a este último haya lugar,
los libros de contabilidad se encuentran debidamente soportados en
comprobantes de contabilidad, entre otros.
2.3.2. Gestión Presupuestal
Conforme a la evaluación responsable, y verificados los procedimientos
presupuestales establecidos, la empresa cumplió de manera rigurosa con los
trámites para la presentación, aprobación y ejecución del presupuesto, igual que
las modificaciones que hubo necesidad de llevar a cabo, de lo anterior se
desprende la evaluación eficiente que se deriva de haber obtenido el 85.7%
TABLA 3- 2
GESTIÓN PRESUPUESTAL
VARIABLES A EVALUAR
Evaluación presupuestal
T OTAL GESTION PRESUPUESTAL
Puntaje Atribuido
85.7
85.7
Con deficiencias
Eficiente
Con deficiencias
Ineficiente
2
1
0
Eficiente
El proyecto de Acuerdo No.002 de Noviembre 18 de 2013, estableció el
presupuesto rentas ingresos y gastos de la empresa de servicios públicos del
Municipio del Copey; el presupuesto fue aprobado por el Consejo de
Administración conforme a lo establecido en las normas presupuestales; el valor
inicial ascendió a la suma de $839.500 miles.
Se lleva el libro de control presupuestal de ingresos y gastos conforme a la
rigurosidad que impone las normas presupuestales, Decretos 111 y 115 de 1996 y
Resolución No. 036 de 1998
Se aportaron las ejecuciones de ingresos y gastos conforme a la normatividad que
regula el procedimiento.
La estructura de las rentas determinados fue la siguiente:
· Disponibilidad Inicial: $500 miles
35
· Venta Servicios Públicos: $413.200 miles
· Otros Recursos Capital: $421.300 miles
· Otros Ingresos: $1.800 miles
Presupuesto de Ingresos y Gastos
El presupuesto definitivo de ingresos y gastos de la empresa liquidado para las
vigencia 2014, se desagrega de la siguiente manera:
Ejecución Presupuestal de Ingresos:
Concepto
VENTA DE SERVICIOS PUBLICOS
SERVICIO DE ACUEDUCTO
Tarifa cargo fijo Residencial
Tarifa cargo fijo comercial
consumo oficial
Venta de agua en Bloque
Recargo Por mora
SERVICIO DE ALCANTARILLADO
Cargo fijo Residencial
Cargo fijo Comercial
Cargo fijo oficial
Cargo fijo Industrial
Recargo Por mora
OTROS INGRESOS
Multas, reconexiones y Sanciones
Otros Servicios (Derechos de conexión)
RECURSOS DE CAPITAL
Pres. Definitivo
Pres. Recaudado % Recaudo
413,200,000
253,145,255
61%
311,200,000
184,364,834
59%
166,000,000
107,241,939
65%
40,000,000
9,465,148
24%
43,000,000
46,830,151
109%
60,000,000
20,827,596
35%
2,200,000
0%
102,000,000
68,780,421
67%
66,400,000
44,381,254
67%
16,000,000
4,056,493
25%
17,200,000
20,070,066
117%
1,200,000
272,608
23%
1,200,000
0%
5,000,000
0%
3,000,000
0%
2,000,000
0%
421,300,000
538,286,742
128%
Fuente: Ejecución de Ingresos a diciembre 31 de 2014
Los registros de la tabla permiten inferir que las ventas de servicios (acueducto,
alcantarillado y aseo) son el 49% del presupuesto, y que de estos, según la
ejecución acumulada de ingresos, los de acueducto con $311.200 miles, tienen la
mayor participación, con el 37%, situación que obliga a la administración a
36
implementar con mayor rigor los mecanismos de cobro que la norma le permite,
sería su responsabilidad aquellos servicios que por el tiempo prescribieran su
recaudo.
Los gastos en que incurrió la empresa durante el año 2014 se muestran en la
siguiente tabla desagregada en sus componentes principales:
CONCEPTO
INICIAL
PRES.DEFINIT
.
PRES,
EJECUT.
%
EJECUCION
GASTOS FUNCIONAMIENTO
837,590,000
839,500,000
738,301,620
88%
GASTOS DE PERSONAL
489,390,000
495,379,000
447,750,389
90%
GASTOS GENERALES
IMP, TASAS, TRANSF. Y
CONTRIBUC.
260,500,000
263,943,000
224,851,478
85%
87,700,000
80,178,000
65,699,753
82%
Fuente: Ejecución gastos a diciembre 31 de 2014
Los gastos de funcionamiento estuvieron orientados a mantener la parte
administrativa y operativa de la empresa, involucra conceptos como sueldos del
personal, gastos inherentes a la nómina, servicios personales indirectos, gastos
generales (adquisición de bienes y servicios) para cumplir con la operación de los
servicios de acueducto y alcantarillado
Las cuentas por pagar fueron constituidas mediante la resolución No. 002 fechada
el 05 de enero de 2015 por valor de $16.593.932 millones.
2.3.3. Gestión Financiera
Ante la calificación emitida, la opinión es ineficiente ya que la empresa no cuenta
con los indicadores que permitan medir las situaciones derivadas de actuaciones
inherentes a su función, y que además permita tomar las decisiones más
convenientes en el manejo financiero.
37
TABLA 3- 3
GESTIÓN FINANCIERA
VARIABLES A EVALUAR
Puntaje Atribuido
0.0
Evaluación Indicadores
0.0
T OTAL GESTIÓN FINANCIERA
Con deficiencias
Eficiente
2
Con deficiencias
1
Ineficiente
0
Ineficiente
La empresa de servicios públicos del Copey, no presentan los indicadores
financieros, estos permiten medir la estabilidad, la capacidad de endeudamiento,
el rendimiento y las utilidades de las entidades. De ahí la calificación eficiente que
genera la matriz gestión financiera y una total gestión financiera.
Hallazgo: No. 02
Condición: La entidad pública no evidencia registro de indicadores financieros en
la vigencia 2014.
Criterio: Decreto 2649 de 1993 y demás normas concordantes.
Causa: Deficiente Control Interno Contable.
Efecto: La entidad pública que no registra indicadores financieros en sus
respectivos análisis, muestran debilidades para conocer realmente el estado de la
empresa para la toma de decisiones. Por lo anterior se denota una
responsabilidad administrativa.
38
3.
OTRAS ACTUACIONES
3.1 ATENCIÓN DE QUEJAS: No hubo quejas para atender durante el período
auditado
3.2 BENEFICIOS DEL PROCESO AUDITOR
Dentro de los beneficios del control ocurridos durante el presente procesos, y
siguiendo la clasificación de los mismos tenemos que se dieron de la siguiente
manera:
3.2.1
Cuantitativos: No hubo este tipo de beneficio
3.2.2 Beneficios Cualitativos:
Los indicadores deben siempre ser elaborados y no dejar pasar un periodo y el
siguiente elaborarlo, siempre deben anexarlos, para la mejor toma de
decisiones del ente, sobre todo en manos de la dirección, gestionar la mayor
inversión posible para la aplicación en la tecnología de la empresa.
CUADRO DE CONTRADICCIONES INFORME DEFINITIVO.
No.
OBSERVACIÓN DE LA CGDC
RESPUESTA ENTIDAD
1 Condición: La contratación suscrita por la
La Entidad no
entidad durante la vigencia auditada no se
presento
encuentra debidamente organizada, las
contradicciones, por
carpetas no son alimentadas con la
lo que las
totalidad de la documentación que hacen observaciones quedan
parte integral de los contratos, lo cual no
en firmes.
permite realizar una revisión cómoda y
acorde con las exigencias de los
procedimientos establecidos.
CONCLUSIONES
Se Mantiene la
Observación, la
entidad no presento
las contradicciones
39
2
Condición: La entidad pública no
evidencia registro de indicadores
financieros en la vigencia 2014
La Entidad no
presento
contradicciones, por
lo que las
observaciones quedan
en firmes.
Se Mantiene la
Observación, la
entidad no presento
las contradicciones
4. CUADRO DE HALLAZGOS:
TIPO DE OBSERVACIÓN
1. ADMINISTRATIVOS
2. DISCIPLINARIOS
3. PENALES
4. FISCALES
·
Obras Públicas
· Prestación de Servicios
· Suministros
· Consultorías u Otros
· Gestión Ambiental
· Estados Financieros
TOTALES (1, 2, )
CANTIDAD
VALOR ( en
pesos)
02
0
0
0
0
N/A
N/A
N/A
0.00
0.00
0
0.00
0
0
0.00
0.00
0
0.00
0
02
0.00
0.00
5. ANEXOS
5.1.
40

INFORME DEFINITIVO DE AUDITORÍA MODALIDAD REGULAR

Transcripción

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