POS Data Parte 1

POS Data: Disminuye
inventarios y asegura
disponibilidad en anaquel.
(Parte I )
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Si bien una ejecución perfecta
abarca aspectos que van desde la
disponibilidad de producto hasta la
correcta y oportuna implementación
de estrategias de shopper
marketing, la disponibilidad en piso
de venta e inventarios sanos son sin
duda la base para una ejecución
perfecta en punto de venta.
Las nuevas tecnologías, la tendencia
del retailer a compartir información de
venta e inventarios y las poderosas
herramientas de análisis de big data
hacen que la disponibilidad en
anaquel, un portafolio ideal y
mantener inventarios sanos en cada
tienda sea posible.
Dichas herramientas permiten
implementar procesos de
armonización de datos para analizar
inventarios a nivel tienda y producto.
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POS Data: Disminuye inventarios y asegura disponibilidad. | Storecheck
De acuerdo con el estudio “Lessons from Latin America’s leading
consumer-goods companies” publicado en junio 2016 por McKinsey &
Company”, los fabricantes latinoamericanos que han logrado incrementar
sus ventas por arriba del 7% respecto a sus similares —aún en las adversas
condiciones económicas en las que se encuentran estos países— atribuyen
estos resultados a un seguimiento estricto de su ejecución en punto de venta
en general, y en particular, a aspectos clave como mantener agotamientos y
niveles de inventario al más bajo nivel (producto y tienda) y realizar análisis de
precios con mayor frecuencia y con mayor detalle.
Este documento forma parte de
una serie a través de los cuales
te guiaremos para entender
cómo obtener el POS Data
(Point of Sale Data) e
información de inventarios y
armonizarlas en una sola base
de datos expresada en los
mismo terminos para que todo el
equipo pueda analizarla en un
mismo idioma y esta valiosa
información se convierta en
acciones de ejecución preventiva
en tienda para asegurar los
objetivos de venta.
equipo trabajar con una sola fuente
de información y empezar a trabajar
de manera armonizada en toda la
empresa.
El objetivo de esta primera parte
es explicar cómo obtener el
POS Data y expresarlo en un
solo idioma que permita a todo el
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¿Qué es el POS Data?
Los datos de sell out o POS Data son los datos que se generan
al momento de la venta en las tiendas del retailer.
Sus sistemas de gestión registran cada transacción realizada de
cada artículo vendido en cada una de sus tiendas. A este registro
por pieza, precio de venta, fecha, tienda y producto se le conoce
como POS Data. Adicionalmente se puede considerar la
información de pedidos e inventarios o bien, tomarse como una
fuente de información adicional. Para efectos prácticos, en esta
serie de documentos nos referiremos a ambos datos (ventas e
inventario) como POS Data.
El registro de las transacciones de venta en las tiendas
de retail se realiza a través del algún sistema de
cómputo, que puede ser una máquina personal para el
caso de una tienda de canal tradicional o bien, un centro
de datos completo para controlar, almacenar y analizar
la información de una cadena multinacional de
autoservicio. Sin duda alguna, el detalle de las
transacciones de venta es información que cualquier
retailer que se considere serio tiene en sus manos y que
puede usar para analizar y definir estrategias más allá
de los fines contables y fiscales que la ley exige.
Ahora bien, el POS Data es una fuente de datos
propiedad de cada retailer y hasta hace poco, su
disponibilidad estaba limitada a uso interno.
Afortunadamente, esto ha cambiado y la práctica de
compartir esta información con proveedores se extiende
rápidamente, creando un virtuoso proceso de
colaboración que genera ventajas para ambas partes.
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Ventajas de compartir
el POS Data.
Retailer
a) Pronóstico preciso de la demanda.
b) Disminución del inventario de seguridad.
c) Mejora la disponibilidad.
d) Mejora el proceso de introducción de nuevos
productos.
Proveedor
a) Pronósticos de venta más precisos.
b) Reducción de inventarios y niveles de seguridad.
c) Mejora la disponibilidad en tienda y piso de venta.
d) Sensibilidad respecto a la aceptación de sus lanzamientos.
e) Mayor rentabilidad de la inversión en personal de campo.
f) Precios alineados a la estrategia comercial.
g) Mejor administración de sus reportes.
h) Mejor análisis de la demanda.
i) Mejor diseño de promociones.
j) Identificación oportuna de inventario fantasma.
Todos los beneficios hasta ahora
mencionados son posibles si se
cuenta con el tiempo y la habilidad
para obtener y analizar el POS Data.
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El entorno de colaboración
entre proveedores y retailers
a través del POS Data.
El primer paso para lograr este ambiente
colaborativo es que el detallista abra las puertas
de su POS Data pues negarse a compartir estos
datos no es eficiente (ni en dinero ni en tiempo)
para los retailers, porque implica tener
proveedores y empleados siguiendo distintos
procesos para un mismo fin.
¿De cuántos minoristas estás
recibiendo información
diariamente?
21%
Si bien aún quedan pocos detallistas que aún
venden esta información o que no la comparten en
lo absoluto, la tendencia a compartir esta
información va en aumento a nivel mundial
debido a las indudables ventajas que ofrece a
ambas partes.
De acuerdo con un estudio publicado en 2015 por
Consumer Goods Technologies (CGT) del 100%
de fabricantes estadounidenses entrevistados,
todos reciben el POS Data de al menos un retailer.
Mejor aún, más del 48% respondió que la reciben
de más de 5.
27%
27%
24%
El beneficio mutuo resultado de la colaboración
puede demostrarse a través de indicadores tales
como incremento en ventas, disminución de
inventario en bodega e inventarios de seguridad
más efectivos.
El mismo estudio muestra que el 79% de los
fabricantes encuestados reciben el POS Data de
forma diaria y el 82% recibe la información de
inventarios de forma semanal.
El siguiente paso, luego de tener acceso al POS
Data del detallista, es implementar un proceso de
extracción y análisis de la información.
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Dentro de poco, esta práctica será el estándar
de la industria por lo que adoptarla ahora
puede ser una ventaja que pronto será
indispensable.
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¿Cómo obtener el
POS Data?
Los retailers que han optado por compartir esta
información deciden cómo entregarla a sus
proveedores: en qué formato, con qué frecuencia,
con qué nivel de detalle, etc. La información
contenida dentro del archivo compartido es
decisión de quien lo provee, pero por lo general,
contiene información de las ventas por día en piezas
y en valor monetario y suele incluir también
información de pedidos, inventario en tránsito, en
bodega y en tienda. Los mecanismos para obtener
esta información varían dependiendo del retailer,
pero normalmente es a través de servicios web,
portales en Internet, envío vía FTP (File Transfer
Protocol) o bien, envíos manuales vía correo
electrónico.
El hecho de que estos datos estén disponibles no
implica que exista la experiencia, el tiempo o la
infraestructura necesarios para poderla obtener y
aprovechar. Probablemente estás pensando:
“Efectivamente, mi cliente cuenta con una plataforma
para compartir el POS Data, pero yo no tengo ni el
tiempo, ni la tecnología, ni la experiencia en
administración de datos para explotar todo su
potencial”.
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A pesar de que puedas creer que en tu empresa no
existe forma de hacerlo, seguramente ya hay alguien
que obtiene el POS Data descargando manualmente
la información de su interés de forma regular y ha ido
construyendo localmente una gran base de datos
con esta información para su análisis. Sin embargo
esta es una manera muy compleja de obtener y
analizar estos datos. ¡La buena noticia es que este
proceso que se lleva cabo de forma manual se
puede automatizar!
Si nadie lo hace en tu empresa, tendrás que
investigar con tu retailer cómo acceder a ella, pues
cada uno tiene sus sistemas y reglas para hacer
disponible la información. Confía en esto: no serás el
primero en solicitarla, incluso, muy probablemente ya
lo hacen con otros proveedores. Una vez que tengas
acceso a la información, comienza a descargarla
diariamente. Automatizar el proceso es factible y
simple, ya sea con un proceso desarrollado de forma
local o bien a través de algún proveedor.
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POS Data: Disminuye inventarios y asegura disponibilidad. | Storecheck
¿Cómo obtener el POS Data?
Una sola fuente de información para toda la organización.
El siguiente paso para contar con
un sistema de información basado
en el POS Data es consolidar en
un solo lugar todos estos datos
junto con información adicional de
otras fuentes relacionadas, como
por ejemplo, datos de sell in,
cuotas de venta, entre otros.
Generar esta fuente de
información única no es cuestión
de copiar y pegar las columnas de
una fuente con otra. Cada retailer
tiene un sistema, un método y un
formato distinto para generar y
compartir la información y esto
hace incompatibles las variables
de una fuente con cualquier otra.
Cada fuente tiene un nivel de
detalle diferente y expresa los
valores en unidades y con claves
distintas entre sí.
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Así, habrá quienes reporten las
ventas en unidades de compra y
quienes en unidades de venta, en
un código de producto interno o
con el código de barras con o sin
digito verificador. Habrá quienes
compartan la información al
máximo detalle posible (día, tienda
y producto) y otros que la
compartan semanalmente o
quizás sí reporten las ventas de
forma diaria, pero los inventarios
únicamente al cierre semanal.
Armonizar es el siguiente paso
para crear lo que llamamos una
sola fuente de verdad, que sirve
como fuente única de información
para todos los procesos y
decisiones que se deban llevar a
cabo a partir de las ventas y los
inventarios en tienda. Dicha fuente
permite analizar de forma
integral la situación ofreciendo la
posibilidad de hacer análisis
multi-cadena, comparativos entre
sell in y sell out, entre otros.
Es por estas y otras situaciones
que para poder contar con una
sola fuente de información que
permita analizar las ventas como
un todo, es necesario armonizar
estas islas de información para
homologar todas las variables al
lenguaje corporativo.
Otro beneficio de contar con una
fuente de datos armonizada es
disponer de un repositorio oficial
a nivel corporativo que asegure
que todos los involucrados tienen
la misma información para su
toma de decisiones.
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POS Data: Disminuye inventarios y asegura disponibilidad. | Storecheck
¿Cómo obtener el POS Data?
El proceso de armonización de datos.
Si bien todas las fuentes de sell out se refieren a la venta
en piezas y en dinero, no se pueden consolidar en una
sola tabla sin antes asegurar que las descripciones de
cada producto y sus respectivos atributos están
unificados. Dentro de la organización existe un catálogo
“oficial” de sus productos y el proceso de armonización
debe llevar todos los datos de venta a este único catálogo
que permita hablar el mismo lenguaje entre todas las
fuentes de información y las áreas que la utilizan. La
armonización de datos es un proceso que convierte cada
dato recibido a ese lenguaje corporativo.
Es un proceso que llevado a cabo de forma manual suele
distraer la atención de analistas y/o expertos en datos
durante varias horas al día o, peor aún, suele no llevarse a
cabo por falta de tiempo.
La armonización automática es un proceso que evita la
administración manual de datos y crea una fuente de
información confiable y ágil permitiendo enfocar el talento
humano en el análisis y no en tareas rutinarias de
administración de archivos y datos en hojas de Excel.
Este proceso de data management no sólo convertirá las
ventas a un lenguaje corporativo, sino que aplicará reglas
de negocio específicas que permitan hacer la base de
datos homogénea, íntegra y lista para aplicarle análisis
robustos. Algunas reglas de negocio y buenas prácticas a
aplicar durante la armonización serían el arrastre de
inventarios, la cuenta de días consecutivos en agotamiento
o pre agotamiento, el cálculo de venta diaria promedio y
días de inventario, por ejemplo. Al aplicar reglas de
estandarización a cada renglón recibido en el archivo
proporcionado por el retailer, nos aseguramos de
documentar el criterio a aplicar cuando no se recibe el
inventario un día, cuando no se recibe un producto, cuando
no se recibe una tienda, etc.
Estos son sólo los primeros pasos para poder transformar
los datos de venta en una ejecución preventiva en tienda
puesto que obtener el POS Data y crear una fuente única
de información es sólo la fase inicial. En la siguiente parte
hablaremos sobre cómo analizar esta información y cómo
tomar acciones basándonos en ella.
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POS Data: Disminuye inventarios
y asegura disponibilidad en
anaquel. (Parte I)
Disminuye inventarios sin arriesgar
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Acerca del autor:
Héctor Ramírez Chief Technology Officer
Co-Fundador Storecheck
Ingeniero Electrónico por la Universidad Autónoma Metropolitana y
Diploma en Alta Dirección en Innovación y Tecnología por el IPADE.
Previo a la fundación de Storecheck, trabajó más de 6 años liderando
proyectos de tecnología para GE, Banamex, Gobierno de México,
entre otros.
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