Recepción - Pagos en caja

Transcripción

Manual Gran Hotel
Recepción - Pagos en caja
Desde esta pantalla se introducen todos los pagos y cobros que se realicen en
la gestión y se controla la emisión de las facturas y los cobros en efectivo que
se han realizado en el momento de su emisión.
Se presentan una serie de botones que hacen referencia a la acción que se va
a realizar. Los de color rojo hacen referencia a las salidas de dinero de las
cuentas del hotel y los de color verde a los ingresos.
Al pulsar sobre cualquiera de los botones, debajo se indicará cuál es la acción
que vamos a realizar, y se ven las casillas que debemos completar para
completar ese movimiento.
1. Movimientos efectuados
A medida que realicemos movimientos, en la parte inferior de la pantalla se
verán en el listado, en el que se informa de:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Id: número identificador del movimiento, que el programa pone de forma
automática
Fecha: en la que se realiza el movimiento
Hora: en la que se realiza el movimiento
NºDoc: número de documento incluido
Concepto: introducido por el usuario o por el programa
Tipo: de movimiento
Importe: que supone
NºRes/Fac: si el movimiento hace referencia a una reserva concreta, el
número de la misma, y si hace referencia a una factura, su número
Usuario: que ha realizado el movimiento.
Cada vez que se haga <clic> en cualquiera de las líneas de esta listado se
activará el botón de Imprimir y se preguntará si se desea volver a imprimir el
recibo.
Debajo del listado aparecerá el periodo de fechas en el que están
comprendidos todos los apuntes incluidos en el listado, y el importe total
acumulado de todos los movimientos.
Es posible también localizar todos los apuntes que hacen referencia a una
reserva. Para ello, basta con introducir el número de la reserva en la casilla y
pulsar sobre el botón de Buscar que está a su derecha.
Por defecto, el programa muestra los movimientos efectuados en el día. Con
los botones de las flechas laterales, se modifican o amplía el periodo a
visualizar.
Pza. Honduras,29 y 46022 valencia y 963554654 y 96355.46.54 y [email protected] y - 1 -
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2. Acciones
Las diferentes acciones que se pueden realizar son:
2.1. Botones Realizar Pago y Cobro
A través de estas acciones, cobramos (Botón Cobro) o pagamos (Botón
Realizar Pago) alguna cantidad de dinero, en efectivo, desde caja.
Los datos que debemos completar son:
•
Documento: debemos incluir un número de documento que nos ayude
posteriormente a identificarlo.
•
Concepto: Por defecto el programa pondrá Cobro en Caja o Pago en caja,
aunque permite cambiarlo, completarlo o modificarlo para que nos ayude
también a una identificación posterior.
•
Cargo: Si se quiere que el importe se sume a la producción de algún cargo,
debemos seleccionarlo en el desplegable. Si se trata únicamente de un
cobro o pago extra, podemos dejarlo son cargo.
•
Importe: del cobro o pago.
Una vez completadas las casillas, aceptamos el movimiento pulsando sobre el
botón de Confirmar.
Por tanto, los pagos realizados en caja:
•
•
•
Contabilizan en la producción con signo negativo (restando)
En el cargo variable que se indique
No afecta para nada a la facturación ni por tanto al IVA
Cuando de confirma un movimiento se activa el botón de Imprimir. Al pulsar
sobre él se creará un recibo impreso con los datos introducidos para este
movimiento. Además, en pantalla aparecerá un mensaje en el que se nos da la
posibilidad de añadir un comentario u observaciones en el recibo.
2.2. Botones Devolver Depósito y Cobrar Depósito
A través de estas acciones, cobramos (Botón Cobrar Depósito) o devolvemos
(Botón Devolver Depósito) los depósitos entregados por los clientes.
Al hacer <clic> sobre cualquiera de los dos botones, en la parte derecha de la
pantalla aparece un listado con las reservas que actualmente están activas,
indicando de cada una de ellas:
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•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Número de reserva
Nombre del cliente
Desde: fecha prevista de llegada
Hasta: día de salida
Agencia
Número de adultos
Número de niños
Importe entregado A cuenta
Importe entregado como depósito
Importe total de la reserva
El procedimiento a seguir para realizar un cobro o pago de depósito es el
siguiente:
•
Nos aseguramos de que la reserva a localizar está en el listado. Si la
reserva no está incluida entre las fechas señaladas ampliamos o
modificamos las casillas desde y hasta.
•
Se selecciona en este listado la reserva, y se hace <clic> sobre ella. En ese
momento se completarán algunos de los datos de las casillas que debemos
rellenar.
•
posteriormente a identificarlo. Normalmente, para no contar con una
codificación diferente, este número de documento puede ser el del número
de la reserva.
•
Concepto: Por defecto el programa pondrá Cobro de Depósito o Pago de
Depósito, aunque permite cambiarlo, completarlo o modificarlo para que nos
ayude también a una identificación posterior.
•
Reserva: por defecto el programa habrá marcado en esta casilla el número
de la reserva que hemos seleccionado
•
botón de Confirmar. Se abre entonces una nueva ventana desde la que
concretaremos la forma del pago. Por defecto, aparece el importe introducido
en la casilla correspondiente al cobro por Caja.
En la línea de abajo, se ofrece Otras posibilidades de cobro.
Si se pulsa sobre una de las flecha (Å) el importe cambiará a la línea
correspondiente. De cualquier forma, la cantidad total puede dividirse entre las
dos líneas, dejando una cantidad en caja y el resto en Otras.
A la derecha de la flecha de la segunda línea hay un desplegable en la que
aparece la lista completa de las tarjetas de crédito definidas más las tres otras
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opciones que se han añadido como transferencia, online, … (Ver Tarjetas de
Crédito en el menú de Instalación). Se debe seleccionar la opción de cobro
deseada.
Si se han marcado dos formas posibles de cobro o devolución, en el listado
inferior aparecen dos líneas, una por cada uno de las formas de pago.
Una vez completado, basta pulsar sobre el botón de Confirmar, para
confirmar el cobro o la devolución del depósito.
Cuando se exporte una factura, el programa se encargará de realizar el
desglose entre cada una de las formas de pago seleccionadas.
Cuando de confirma un movimiento y se ha realizado el cobro, se activa el
botón de Imprimir. Al pulsar sobre él se creará un recibo impreso con los
datos introducidos para este movimiento. Además, en pantalla aparecerá un
mensaje en el que se nos da la posibilidad de añadir un comentario u
observaciones en el recibo.
2.3. Botones Devolver A cuenta y Cobrar A cuenta
A través de estas acciones, cobramos (Botón Cobro A cuenta) o devolvemos
(Botón Devolver A cuenta) las entregas a cuenta realizadas por los clientes.
Al hacer <clic> sobre cualquiera de los dos botones, en la parte derecha de la
pantalla aparece un listado con las reservas que actualmente están activas,
indicando de cada una de ellas:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Número de reserva
Nombre del cliente
Desde: fecha prevista de llegada
Hasta: día de salida
Agencia
Número de adultos
Número de niños
Importe entregado A cuenta
Importe entregado como depósito
Importe total de la reserva
El procedimiento a seguir para realizar un cobro o pago de depósito es el
siguiente:
•
Nos aseguramos de que la reserva a localizar está en el listado. Si la
reserva no está incluida entre las fechas señaladas ampliamos o
modificamos las casillas desde y hasta.
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•
Se selecciona en este listado la reserva, y se hace <clic> sobre ella. En ese
momento se completarán algunos de los datos de las casillas que debemos
rellenar.
•
posteriormente a identificarlo. Normalmente, para no contar con una
codificación diferente, este número de documento puede ser el del número
de la reserva.
•
Concepto: Por defecto el programa pondrá Devolución de entrega a cuenta
o Cobro entrega a cuenta, aunque permite cambiarlo, completarlo o
modificarlo para que nos ayude también a una identificación posterior.
•
Reserva: por defecto el programa habrá marcado en esta casilla el número
de la reserva que hemos seleccionado
•
botón de Confirmar. Se abre entonces una nueva ventana desde la que
concretaremos la forma del pago. Por defecto, aparece el importe introducido
en la casilla correspondiente al cobro por Caja.
En la línea de abajo, se ofrece Otras posibilidades de cobro.
Si se pulsa sobre una de las flecha (Å) el importe cambiará a la línea
correspondiente. De cualquier forma, la cantidad total puede dividirse entre las
dos líneas, dejando una cantidad en caja y el resto en Otras.
A la derecha de la flecha de la segunda línea hay un desplegable en la que
aparece la lista completa de las tarjetas de crédito definidas más las tres otras
opciones que se han añadido como transferencia, online, … (Ver Tarjetas de
Crédito en el menú de Instalación). Se debe seleccionar la opción de cobro
deseada.
Si se han marcado dos formas posibles de cobro o devolución, en el listado
inferior aparecen dos líneas, una por cada uno de las formas de pago.
Una vez completado, basta pulsar sobre el botón de Confirmar, para
confirmar el cobro o la devolución del depósito.
Cuando se exporte una factura, el programa se encargará de realizar el
desglose entre cada una de las formas de pago seleccionadas.
Cuando de confirma un movimiento y se ha realizado el cobro, se activa el
botón de Imprimir. Al pulsar sobre él se creará un recibo impreso con los
datos introducidos para este movimiento. Además, en pantalla aparecerá un
mensaje en el que se nos da la posibilidad de añadir un comentario u
observaciones en el recibo.
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2.4. Botones de cobros de pendientes
Existen tres botones que nos llevan directamente a las tres pantallas dedicadas
a los cobros de pendientes:
•
Botón de Cobro Pendiente nos lleva a la pantalla de cobros de pendientes
de clientes privados
•
Botón de Pendiente Tarjeta nos lleva a la pantalla de cobros de
pendientes de tarjetas de crédito
•
Botón de Pendiente Agencia nos lleva a la pantalla de cobros de
pendientes de agencias
2.5. Botón salida a bancos
Esta acción se utiliza para señalar los movimientos de salida de dinero, desde
caja a banco.
Los datos que hay que completar son:
•
•
Concepto: Por defecto el programa pondrá Salida a bancos, aunque
permite cambiarlo, completarlo o modificarlo para que nos ayude también a
una identificación posterior.
•
Importe: a llevar al banco.
Cuando de confirma un movimiento, se activa el botón de Imprimir. Al pulsar
2.6. Botón saldo inicial
Esta acción se utiliza para marcar el saldo inicial de caja con el que
comenzamos la gestión.
Los datos que hay que completar son:
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•
•
Concepto: Por defecto el programa pondrá Saldo Inicial, aunque permite
cambiarlo, completarlo o modificarlo para que nos ayude también a una
identificación posterior.
•
Importe: o saldo inicial
Cuando de confirma un movimiento, se activa el botón de Imprimir. Al pulsar
3. Descuadres – Botón Ver descuadrados
En la parte derecha hay un botón de Ver descuadrados. Al pulsar sobre él se
accede a una nueva pantalla de Descuadres.
Esta pantalla consta de un listado de todos los apuntes que pueden estar
descuadrados en cuanto a los depósitos y entregas a cuenta se refiere, para
un periodo determinado. Para cada movimiento se dan los datos siguientes:
•
•
•
•
•
•
•
•
Número identificador del movimiento
Nombre del cliente
Número de reserva
Importe del depósito o de la entrega A cuenta
Fecha de movimiento
Hora del movimiento
Número de documento
Usuario que ha efectuado el movimiento
Los apuntes con importes negativos están marcados con un color de fondo
diferente.
Por defecto, al entrar en Descuadres se muestra el listado de descuadres
referidos a las Entregas A Cuenta. El botón inferior nos lleva al listado de
Descuadres en los depósitos.
El periodo a estudiar puede modificarse, marcando en las casillas las fechas
deseadas.
Se trata de una pantalla de consulta.

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