manual del proceso de emisión de aval presupuestario

Transcripción

MANUAL DEL PROCESO
DE EMISIÓN DE AVAL
PRESUPUESTARIO
CA-CGPGE-01-P02
Versión 1.0
23/05/2014
DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL
MANUAL DEL PROCESO DE EMISIÓN DE
AVAL PRESUPUESTARIO
Versión: 1.0
Página: Página 1 de 11
Contenido
1.
INFORMACIÓN BÁSICA ................................................................................................................ 2
2.
LINEAMIENTOS DEL PROCESO..................................................................................................... 3
3.
GLOSARIO DE TÉRMINOS ............................................................................................................ 4
4.
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DE EMISIÓN DE AVAL PRESUPUESTARIO.......................... 5
5. PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE EMISIÓN DE AVAL PRESUPUESTARIO ............................ 6
5.1. PROPÓSITO ........................................................................................................................... 6
5.2. ALCANCE ............................................................................................................................... 6
5.3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ............................................................................................ 6
6.
INDICADORES .............................................................................................................................. 9
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AVAL PRESUPUESTARIO
Versión: 1.0
1. INFORMACIÓN BÁSICA
Proceso
AVAL PRESUPUESTARIO
Código
CA-CGPGE-01-P02
Descripción
PROPÓSITO
Garantizar la disponibilidad de recursos a través de la
emisión de Aval Presupuestario.
DISPARADOR
Necesidades justificadas de recursos económicos para
adquisiciones o contrataciones.
ENTRADAS
Solicitud de aval presupuestario en el cual se detalle:
 Nombre del proceso a contratarse o a adquirirse
(Corresponde a la información que se detalla en el
PAC)
 Monto del contrato incluido el IVA desagregado por
partidas presupuestarias
 Nombre del Proyecto de inversión
 Detallar si la actividad es nueva o de arrastre.
 Especificar si los recursos están contemplados en el
Plan Anual de Compras (PAC) y el Plan Anual
operativo (POA).
 Ubicación geográfica: Provincia y cantón
 Plazo de ejecución
 Fuente de financiamiento (procedencia de recursos)
Documentos habilitantes está clasificada de acuerdo a su
aplicación:
 Administrativo, contrataciones en el portal de
compras públicas.
- Términos de referencia
 Administrativo, contrataciones de personal.
Distributivo de personal
 Administrativo, otras aplicaciones.
- Ninguna documentación
 Adquisiciones de predios.
- Cronograma valorado
- Avalúo municipal
 Consultorías y estudios.
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AVAL PRESUPUESTARIO
Versión: 1.0
 Fiscalizaciones.
 Obras.
 Convalidaciones de certificaciones.
- Certificaciones del año anterior
- Contrato en caso de aplicar
ACTIVIDADES PRINCIPALES
 Análisis presupuestario
 Reforma presupuestaria
 Inclusión de actividades en un proyecto de inversión
 Emitir aval presupuestario
 Seguimiento a la ejecución presupuestaria de los
proyectos de inversión
Productos/Servicios
del Proceso
Aval Presupuestario
Responsable del
Proceso
Coordinador (a) General de Planificación y Gestión
Estratégica
Tipo del cliente
Cliente Interno



Controles





Constitución de la República del Ecuador
Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas
Reglamento Orgánico por Procesos de la Secretaria
Nacional de Planificación y Desarrollo
Normas Técnicas de Presupuesto
Normas de Control Interno de la Contraloría General
del Estado
Guía Metodológica de Planificación Institucional
Resolución Nro. INMOBILIAR-DSI-2014-0010
INMOBILIAR-CGP-2013-0001-C
2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO
El proceso de Emisión de Aval Presupuestario requiere considerar los siguientes puntos:

El marco legal vigente, directrices y metodologías establecidas por SENPLADES, Ministerio
de Finanzas, reglamentos, acuerdos, resoluciones así como directrices e instrumentos
internos.
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AVAL PRESUPUESTARIO




Versión: 1.0
El Aval Presupuestario garantiza únicamente la disponibilidad de recursos de inversión,
más no de gasto corriente.
No se dará trámite a ninguna solicitud de aval que no cuente con la información y la
documentación completa, adjunta al memorando de solicitud, conforme a las directrices
que emita la Coordinación General de Planificación y Gestión Estratégica.
Una vez emitido el aval, las unidades requirentes tienen un término máximo de 15 días
calendario para solicitar la certificación presupuestaria correspondiente a la Dirección
Financiera.
El término para la emisión del aval es de hasta 3 días laborables contados a partir de la
recepción de la solicitud de aval con su respectiva documentación de soporte.
3. GLOSARIO DE TÉRMINOS
Aval presupuestario.-Documento emitido por la Coordinación General de Planificación, con el cual
se garantiza la disponibilidad de recursos de inversión.
Certificación presupuestaria.- Es garantizar la disponibilidad de recursos, para comprometer un
gasto con cargo al presupuesto institucional autorizado para el año fiscal respectivo, previo
cumplimiento de las disposiciones legales vigentes que regulen el objeto materia del compromiso.
Dicha certificación implica la reserva del crédito presupuestario, hasta el perfeccionamiento del
compromiso y la realización del correspondiente registro presupuestario.
E-sigef.- Sistema de Gestión Financiera.
Modificación presupuestaria.- Consiste en la reasignación de recursos, con el fin de garantizar la
disponibilidad de los mismos.
PAC.- Plan Anual de Contrataciones.
POA.- Plan Operativo Anual.
Proyecto.- Un proyecto de inversión pública constituye un conjunto de actividades organizadas y
estructuradas dentro de una misma lógica secuencial, afinidad y complementariedad, agrupadas
para cumplir un propósito específico y contribuir a la solución de un problema, tiene un código
único de proyecto-CUP- y es aprobado por SENPLADES
Sistema de Emisión de Avales y Certificaciones.-El Sistema sintetiza el proceso de emisión de
avales y certificaciones presupuestarias a través de varios formularios, los cuales deben ser
completados por las unidades para posteriormente adjuntarse al memorando de solicitud con la
demás documentación requerida.
TDR´s.-Términos de referencia: Documento que contiene las especificaciones técnicas, objetivos,
estructura y presupuesto para ejecutar un determinado estudio, trabajo, proyecto, servicio,
construcción, conferencia, negociación, etc.
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AVAL PRESUPUESTARIO
Versión: 1.0
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DE EMISIÓN DE AVAL PRESUPUESTARIO
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AVAL PRESUPUESTARIO
Versión: 1.0
5. PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE EMISIÓN DE AVAL PRESUPUESTARIO
5.1. PROPÓSITO
Garantizar la disponibilidad de recursos a través de la emisión de Aval Presupuestario.
5.2. ALCANCE
El proceso contempla desde el envió de la solicitud por parte de la unidad requirente hasta la
emisión del aval presupuestario, y en el caso de ser necesario la emisión de directrices para
realizar modificaciones presupuestarias pertinentes para la asignación de los recursos.
5.3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
ACTIVIDAD
ROL
Solicitar Aval
Unidad
Presupuestario Requirente
DESCRIPCIÓN
DOCUMENTO Y/O
REGISTRO
La unidad requirente solicita aval Memorando de
presupuestario de acuerdo a las Requerimiento
necesidades planificadas que constan en
su POA, con el fin de dar cumplimiento a
sus proyectos o procesos a cargo.
Para lo cual, el usuario ingresa al Sistema
de Emisión de Avales y Certificaciones
Presupuestarias, completa la información
de la solicitud de aval, al momento de
enviar la solicitud se genera un
documento en PDF, el cual debe ser
anexado al memorando de solicitud de
aval presupuestario.
Se procede a elaborar el memorando de
solicitud, al cual debe adjuntar el
documento en PDF generado en el
sistemas y los documentos habilitantes
de acuerdo a su aplicación:



Administrativo, contrataciones en
el portal de compras públicas.
Términos de referencia
Administrativo, contrataciones de
personal.
Detalle de personal
Administrativo, otras aplicaciones.
Ninguna documentación
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AVAL PRESUPUESTARIO





Receptar y
reasignar
requerimiento
Receptar,
analizar y
reasignar
requerimiento
Versión: 1.0
Adquisiciones de predios.
Cronograma valorado
Avalúo municipal
Consultorías y estudios.
Cronograma valorado
Fiscalizaciones.
Cronograma valorado
Obras.
Cronograma valorado
Convalidaciones de certificaciones.
Certificaciones del año
anterior
Contrato en caso de aplicar
Cabe indicar que la solicitud de aval
presupuestario debe estar validado por el
Subdirector
Técnico
del
área
correspondiente y en los casos que
corresponda por la Subdirectora General.
En este sentido, al momento de generar
el memorando de solicitud este debe ser
dirigido al Coordinador General de
Planificación y Gestión Estratégica con
copia al Subdirector Técnico del área y en
los casos que proceda al Subdirector
General de INMOBILIAR.
Coordinador La Coordinación General de Planificación
General de y Gestión Estratégica recibe el
Planificación requerimiento de aval de las unidades
requirentes vía Quipux. Se procede con la
reasignación del requerimiento al
Director de Planificación e Inversión
Director/a
Una vez ingresado el requerimiento a la
de
Dirección de Planificación e Inversión,
Planificación este es receptado y reasignado por el
e inversión
director al analista de planificación para
proceder con el análisis de la solicitud.
Memorando de
requerimiento
Memorando de
requerimiento
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AVAL PRESUPUESTARIO
Versión: 1.0
Analizar
solicitud
Analista de El analista de planificación analiza la Memorando de
Planificación información de la solicitud y de la requerimiento
documentación habilitante, constatando
que la información esté completa, que
sea consistente y que corresponda a
gasto de inversión (los requerimientos de
gasto corriente no se tramitan con aval
emitido por la Coordinación General de
Planificación y Gestión Estratégica), de no
cumplir
con
las
características
mencionadas, el requerimiento será
rechazado en el sistema y notificado
mediante Quipux a la unidad requirente.
Verificar
disponibilidad
de recursos
Analista de Si el requerimiento es procedente, el
Planificación analista verifica la disponibilidad de
recursos mediante un reporte de saldos
disponibles que se obtiene del sistema Esigef. En los casos de no haber
disponibilidad de recursos se analiza los
saldos disponibles en otras partidas para
realizar una modificación.
Analista de En el caso de que se deba ejecutar una
Planificación modificación, el analista deberá plantear
la modificación. Cabe indicar que la
modificación es ejecutada por la
Dirección Financiera en el Sistema E-sigef
de acuerdo a las directrices emitidas por
la Coordinación General de Planificación
y Gestión Estratégica
Analista de De existir recursos en las partidas
Planificación correspondientes el analista ingresa al
sistema de emisión de avales y
certificaciones presupuestarias para
atender la solicitud y emitir el aval
presupuestario.
En el caso de requerir modificación
presupuestaria, de igual manera el
analista debe ingresar la información al
Sistema de Avales y Certificaciones para
emitir el aval presupuestario con las
directrices para la ejecución de la
modificación.
Plantear
modificación
presupuestaria
Registrar
información
en el sistema
en atención al
requerimiento
N/A
Borrador
de
Presupuestario
Aval
Aval presupuestario (PDF)/
Aval presupuestario con
modificación (PDF)
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AVAL PRESUPUESTARIO
Versión: 1.0
Generar
documento de
respuesta
Analista de El analista genera el borrador de Borrador Documento
Planificación documento de respuesta mediante Respuesta
Quipux al cual se debe adjuntar el aval
presupuestario
(Documento
PDF
generado en el sistema) y en los casos
que aplique las directrices para la
modificación presupuestaria.
Revisar y
reasignar
Director de
Planificación
e inversión
Coordinador
General de
Planificación
Revisar, firmar
y emitir
documento de
respuesta
Notificar a la
Dirección
Financiera
Receptar
documento de
respuesta
Se procede a revisar el borrador de Borrador
de
documento de respuesta.
Presupuestario
Una vez revisado el borrador de
respuesta, se procede a enviar el
documento oficial de respuesta en el que
se informa a la unidad requirente el aval
presupuestario o el rechazo de la
solicitud.
Coordinador En el caso de que el aval emitido requiera
General de una modificación presupuestaria se
Planificación deberá enviar a la Dirección Financiera el
documento de respuesta (memorando)
con el documento PDF generado del
Sistema
emisión
de
avales
y
certificaciones, con el fin de que sea
ejecutada la modificación en el E-sigef.
Cabe señalar que una vez ejecutada la
modificación presupuestaria, la unidad
requirente es notificada a través del
Sistema de emisión de avales y
certificaciones presupuestarias.
Unidad
Recepción de respuesta para proseguir
Requirente
con la solicitud de certificación.
Documento de
(Memorando)
de
Aval
respuesta
Documento de respuesta
recibido (Memorando)
Documento de
(Memorando)
respuesta
6. INDICADORES
N°
Indicador
Fórmula de Cálculo
1
Porcentaje de
avales
presupuestarios
atendidos
Número de avales
presupuestarios
atendidos / total de
requerimientos
Unidad de
Medida
Responsable de
Medición
Frecuencia de
Medición
Porcentaje
Director de
Planificación e
Inversión
Mensual
9
AVAL PRESUPUESTARIO
Versión: 1.0
FIRMAS DE REVISÓN Y APROBACIÓN
Acciones
Elaborado
Por:
Verificado
Por:
Aprobado
por:
Nombre
Lcda. Paola González
Eco. Evelyn Madero
Eco. Paulina Alvear
Cargo
Directora de Procesos y
Cultura Organizacional (E)
Directora de Planificación
e Inversión
Coordinador General de
Planificación y Gestión
Estratégica
Firma
Fecha
CONTROL DE HISTORIAL DE CAMBIOS
Versión
Versión 1.0
Descripción del Cambio
Emisión Inicial
Fecha de Actualización
23/05/2014
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