(Nº 12 CODIGO ETICO castellano todo color negro)

(Nº 12 CODIGO ETICO castellano todo color negro)

CAPITULO III
CODIGO ÉTICO
DE LA COMPAÑIA
Nº 12 CÓDIGO ETICO DE LA COMPAÑÍA
PRÓLOGO
Con este Código ético, el Consejo de dirección de Menarini Diagnósticos, S.A., España y la Dirección
general del Grupo pretenden recordar los valores éticos fundamentales en los que se basa el Grupo
Menarini y que los trabajadores y colaboradores externos (consultores, agentes, proveedores de
servicios) deben cumplir al llevar a cabo los deberes y las funciones encomendados.
Los principios éticos del presente Código afectan, sin distinción de ubicación, a todas las filiales y
divisiones de negocio del Grupo Menarini y a todos los trabajadores y colaboradores externos de dichas
unidades de la organización.
Menarini encabeza un grupo industrial internacional que opera principalmente en los sectores
farmacéuticos y de diagnóstico, y tiene una importante función social para la comunidad gracias a su
dimensión, diferentes sedes y una especial importancia en el sector en el que opera.
La multiplicidad de los intereses socioeconómicos con los que interactúa la compañía y el tipo de
organización del Grupo, que también opera a través de estructuras descentralizadas, requiere el
compromiso de todos sus miembros para garantizar que la actividad de la compañía se realiza conforme
a la ley, en un marco de competencia leal, con honestidad, integridad, un comportamiento correcto y de
buena fe, respeto por los intereses legítimos de los clientes, trabajadores, socios comerciales y
financieros y por el contexto social en el que trabaja la compañía.
En efecto, el desarrollo de la actividad de la compañía, requerirá tanto de sus trabajadores y
colaboradores externos como de los productos comercializados por la compañía, la más estricta
observancia a los principios mencionados más arriba y, en concreto, a los principios de transparencia,
honestidad y legalidad.
Por lo tanto, es oportuno recordar a todos los que trabajan en la compañía o que contribuyen a alcanzar
los objetivos de la compañía, sin distinción ni excepción alguna, la importancia de cumplir estos principios
y asegurarse de que se siguen dentro de los confines de las funciones y responsabilidades individuales
específicas.
La convicción de actuar en beneficio de la compañía de ningún modo puede justificar un comportamiento
que contradiga estos principios.
El cumplimiento de las normas del Código, debe considerarse una parte esencial de las obligaciones
contraídas por los trabajadores y los colaboradores externos, de acuerdo con la ley.
En referencia a los párrafos anteriores y siguientes, “Menarini”, “Grupo” o simplemente “compañía” debe
entenderse como A. Menarini I.F.R. S.r.l. y sus compañías asociadas.
Menarini Diagnósticos, S.A., como Empresa miembro de Fenin, tiene la obligación de asumir y hacer
cumplir el código de buenas prácticas de esta asociación. Por ello en el presente código Ético, se han
incorporado todos aquellos supuestos que resultan de aplicación. Por tanto y como consecuencia de la
adhesión de menarini diagnósticos al mencionado código de buenas prácticas, todos los empleados y
colaboradores de la empresa, están obligados a cumplir con el código de buenas prácticas de Fenin
vigente.
1. PRINCIPIOS GENERALES
1.1.
La Dirección de la compañía debe seguir el contenido del Código al proponer y poner en práctica
las estrategias, acciones e inversiones útiles para aumentar el valor económico a largo plazo de
la empresa y el bienestar de sus trabajadores, clientes y proveedores y de toda la comunidad.
1.2.
El primer deber y el más importante de los directivos son promover los valores y principios que
contiene el Código, llevando la carga de las responsabilidades hacia la misma compañía y hacia
el exterior reforzando la confianza, cohesión y el espíritu de grupo.
1.3.
Todos los trabajadores de la compañía deben comprometerse a respetar las leyes y las
normativas vigentes actualmente en los países en los que la compañía opera. Los trabajadores
deben conocer las leyes y actuar en consecuencia. Si los trabajadores tienen alguna duda sobre
cómo proceder, deben notificarlo a la compañía, que debería informar de forma adecuada a sus
trabajadores.
1.4
Cada trabajador tiene el deber de conocer el Código, contribuir activamente a su aplicación y
notificar a la compañía sobre cualquier deficiencia y violación de dicho Código. La compañía se
compromete a facilitar y promover el conocimiento del Código entre sus trabajadores.
1.5
La compañía supervisará cuidadosamente la aplicación del Código proporcionando medios de
información, prevención y control adecuados, para asegurar la transparencia de las operaciones
y las acciones llevadas a cabo y, si procede, intervendrá con medidas correctoras.
1.6
El trabajador tiene la obligación de informar inmediatamente al Órgano de Cumplimiento OC –(véase la sección 19) acerca de cualquier información referente a la violación de las normas del
Código.
1.7
El OC tiene encomendadas las funciones la prevención, mitigación y represión de los riesgos
penales y de cualquier orden legal sancionador que pudieran tener lugar en el seno de la
compañía, así como velar por el cumplimiento del presente Código.
1.8
La compañía, en aplicación del presente Código y de las políticas que rigen la compañía, actuará
en todo momento basándose en el principio de “tolerancia cero” hacia la comisión de actos
ilícitos, fraudulentos, irregulares y cualesquiera otras actuaciones no éticas, a fin de combatir la
corrupción en todas sus formas.
2. APLICACIÓN DEL CÓDIGO A TERCERAS PARTES
2.1.
2.2.
En referencia a terceras partes, todos los trabajadores de la compañía, de acuerdo con sus
obligaciones profesionales, deben:
2.1.1.
Informarles adecuadamente de los compromisos y obligaciones que estipula el Código.
2.1.2.
Solicitar el cumplimiento de las obligaciones que afectan directamente a su actividad.
2.1.3.
Adoptar cualquier iniciativa interna y, si está dentro de su ámbito de responsabilidad,
externa oportunas en caso de que terceras partes no cumplan las normas del Código.
A los colaboradores externos que no son trabajadores (consultores, agentes, proveedores de
servicios) también se les exige a cumplir con los principios que contiene el presente Código.
El incumplimiento de dichos principios puede constituir no sólo una infracción del mismo, sino,
llegado el caso, constituir un posible delito de cohecho activo a funcionarios públicos o de
corrupción de particulares, según el caso, delitos que desde el 23 de junio de 2010 son
susceptibles de provocar la responsabilidad penal no sólo del trabajador, sino también de
Menarini Diagnósticos, S.A., y que en el caso del delito de corrupción de particulares, abarca
entre sus posibles sujetos comitentes a los “colaboradores” de la empresa.
2.3
Para garantizar que los colaboradores externos también respeten escrupulosamente las normas
del Código, los trabajadores deben, dentro de sus áreas específicas de responsabilidad:
2.3.1.
Tener en cuenta, durante el proceso de selección, las calificaciones y buena reputación
de los colaboradores externos
2.3.2.
Incluir la obligación de cumplir con los principios del Código en cualquier contrato de
colaboración externa
2.3.3.
Informar inmediatamente sobre cualquier violación real o potencial cometida por los
colaboradores externos al OC.
3. OBLIGACIONES DE LA COMPAÑÍA
3.1.
La compañía garantiza lo siguiente:
3.1.1.
Máxima difusión del Código entre los trabajadores y colaboradores externos.
3.1.2.
Disponibilidad para proporcionar cualquier aclaración referente a la interpretación y
aplicación de las normas que contiene el Código y en los procedimientos de la
compañía.
3.1.3.
Investigación de cualquier notificación de violación de las normas del Código, que será
canalizada a través de la figura del OC, mencionada anteriormente.
3.1.4.
Evaluación cuidadosa de los hechos y correspondiente aplicación de sanciones
adecuadas en el caso de cualquier violación demostrada.
3.1.5.
La indemnidad y ausencia de represalias a los empleados que reporten potenciales
incumplimientos del Código Ético y de la leyes aplicables.
4. OBLIGACIONES DE LOS TRABAJADORES
4.1.
4.2.
Los trabajadores de la compañía deben:
4.1.1.
Abstenerse de cualquier comportamiento que vaya en contra de las normas que dicta el
Código ético
4.1.2.
Notificar de inmediato al OC mediante el empleo de los canales de comunicación
dispuestos por la compañía y el Grupo Menarini cualquier información referente a
posibles violaciones.
Se les recuerda especialmente que:
4.2.1.
Todas las acciones, operaciones y el comportamiento general de los trabajadores de la
compañía durante su trabajo, deben basarse en la máxima transparencia, corrección y
legitimidad
4.2.2.
Todas las actividades dentro de la compañía deben realizarse con un sentido de
compromiso y rigor profesional.
4.2.3.
Cada trabajador debe llevar a cabo las responsabilidades asignadas de una forma
profesional adecuada, y debe actuar a fin de proteger el prestigio y el buen nombre de
la compañía
4.2.4.
Las relaciones entre los trabajadores a todos los niveles deben basarse en criterios y
comportamientos correctos, en un espíritu de colaboración, lealtad y respeto mutuo.
Quedan expresamente prohibidas cualquier conducta discriminatoria, en cualquiera de
sus modalidades (raza, sexo, religión, orientación sexual, edad, discapacidad, etc.),
coacciones o actos vejatorios lesivos de la integridad de las personas.
4.2.5.
Cada trabajador de la compañía tiene la responsabilidad de conocer las leyes y normas
relacionadas con sus tareas, de modo que pueda identificar los riesgos potenciales y
saber cuándo debe solicitar asesoramiento legal al Departamento jurídico de la
compañía.
4.2.6.
El hecho de que determinadas prohibiciones legales no se respeten comúnmente en la
práctica o que su violación no se considere incorrecta, nunca justifica actuar contra la
ley. Los trabajadores deben consultar al OC cualquier duda sobre este tema.
4.2.7.
Cada trabajador tiene la obligación de dirigirse directamente al OC, mediante el empleo
de los canales de comunicación dispuestos por la compañía y el Grupo Menarini para
notificar situaciones o comportamientos contrarios al presente Código.
4.2.8.
Cualquier trabajador que considere que su superior desea inducirlo a comportarse o
actuar de forma no ética o ilegal debe notificarlo inmediatamente al OC mediante el
empleo de los canales de comunicación dispuestos por la compañía y el Grupo
Menarini.
4.2.9.
Las denuncias o informaciones proporcionadas con mala fe o al servicio de un interés
personal serán objeto de sanción por parte de la compañía.
5. OBLIGACIONES ESPECÍFICAS DE LOS JEFES DE FUNCIONES DE LA COMPAÑÍA
5.1.
Cada jefe de una Función o Unidad de la compañía tiene la obligación de:
5.1.1.
Dar ejemplo a los trabajadores de su unidad o función con su propio comportamiento
5.1.2.
Fomentar que los trabajadores cumplan el Código
5.1.3.
Hacer todo lo posible para que los trabajadores entiendan que el respeto de las normas
del Código es una parte esencial de la calidad y del rendimiento de trabajo
5.1.4.
Dentro de su área de responsabilidad, seleccionar cuidadosamente a los trabajadores y
colaboradores externos para evitar que el trabajo lo realicen personas que no
garantizan total confianza a la hora de cumplir las normas del Código
5.1.5.
Informar inmediatamente al OC mediante el empleo de los canales de comunicación
dispuestos por la compañía y el Grupo Menarini de cualquier información facilitada por
trabajadores o de la información que obtenga, incluso dudas, referente a una posible
violación de las normas.
5.1.6.
Velar para que los trabajadores que hayan podido reportar algún tipo de incidencia,
duda o información relativa al incumplimiento de las normas del Código Ético por
terceras personas no sufran algún tipo de represalia.
5.1.7.
Acudir al OC para cualquier aclaración, explicación y detalles sobre situaciones y
disposiciones controvertidas.
6. USO DE MEDIOS E INSTRUMENTOS DE LA COMPAÑÍA
6.1.
Los trabajadores deben garantizar el máximo respeto a todas las infraestructuras, medios,
instrumentos y materiales de la compañía, y deben informar de inmediato al OC de cualquier uso
poco ortodoxo que crea que se ha hecho de ellos.
6.2.
Por ejemplo, los siguientes elementos pertenecen a esta categoría:
6.2.1.
Edificios, decoración y mobiliario
6.2.2.
Maquinaria y equipos de trabajo, tales como: coches de empresa, herramientas,
ordenadores, impresoras, calculadoras, máquinas de escribir, etc.
6.2.3.
Maquinaria para fotocopias, reproducción, impresión, encuadernación y clasificación
6.3.
6.2.4.
Instrumentos de comunicación, como teléfonos, faxes o sistemas de correo electrónico
6.2.5.
Efectos de escritorio, papel, artículos de oficina, etc.
6.2.6.
Funciones inherentes al sistema informático de la compañía, como por ejemplo,
procedimientos de procesamiento, software, acceso a Internet, bancos de datos, etc.
6.2.7.
Libros, periódicos, revistas y publicaciones en general.
El trabajador debe utilizar los equipos de la compañía exclusivamente para realizar sus
obligaciones profesionales asignadas. Por consiguiente, está completamente prohibido que los
trabajadores utilicen los equipos de la compañía (equipos informáticos, técnicos o de cualquier
otro equipo) para propósitos o intereses personales o de forma competitiva con las actividades
de la compañía.
En ese sentido, es preciso recordar que tanto la difusión, revelación o cesión de secretos de
empresa como el acceso ilícito a datos y programas informáticos de particulares, así como dañar
programas informáticos ajenos son todas ellas conductas que no sólo van contra el Código Ético
de la compañía, sino que también pueden ser constitutivos de delitos previstos en el Código
Penal, susceptibles de generar responsabilidad penal, dependiendo de las circunstancias, no
solo del trabajador sino también de Menarini Diagnósticos, S.A.
6.4.
El trabajador puede utilizar el equipo o material de la compañía fuera de las instalaciones de la
misma en caso de que lo requiera la compañía, como por ejemplo, actividades en otros centros
de la compañía distintos de los habituales, trabajos en una situación de traslado temporal, etc.
En todos los demás casos, es necesaria la autorización expresa del superior.
7. CONFLICTO DE INTERESES
Se entiende por conflicto de intereses aquellas situaciones en las que un interés personal
interfiere o tiene la apariencia de poder interferir con los intereses de la compañía.
7.1.
7.2.
Para evitar conflictos de intereses:
7.1.1.
Cada operación y actividad deben realizarse única y exclusivamente según los intereses
de la compañía y de un modo legal, transparente y correcto
7.1.2.
Los trabajadores deben evitar situaciones y actividades en las que pueda surgir un
conflicto con los intereses de la compañía y que pueda interferir en su capacidad de
tomar decisiones imparciales en beneficio de la empresa, siempre cumpliendo las
normas del presente Código
7.1.3.
Todos los trabajadores deben evitar conflictos de interés entre actividades económicas
personales y familiares y sus obligaciones profesionales dentro de la estructura a la que
pertenecen
7.1.4.
Cualquier situación que pueda representar o causar un conflicto de intereses debe
comunicarse de inmediato mediante el empleo del canal de comunicación interna al OC.
A continuación, se incluyen algunos ejemplos no exhaustivos de situaciones que provocan una
situación de conflicto:
7.2.1.
Intereses económicos y financieros de trabajadores o familiares que hagan la
competencia o sean opuestos a los de la compañía.
7.2.2.
Cualquier tipo de trabajo para clientes o proveedores que formen parte de la
competencia de la compañía.
7.2.3.
Aceptación de dinero, favores o beneficios de personas o compañías que tengan o
pretendan tener relaciones comerciales con Menarini Diagnósticos, S.A.
7.3.
Teniendo en cuenta la gran variedad de situaciones que se pueden producir, en caso de duda
ante la existencia de un conflicto de intereses, se aconseja a los trabajadores que se dirijan al
OC para discutir casos específicos.
8. CONFIDENCIALIDAD
8.1.
Los trabajadores deben mantener una estricta y absoluta confidencialidad de toda la información
relativa a la compañía o a sus trabajadores a la que tienen acceso debido a su cargo en la
compañía. Con esto se pretende evitar la difusión de información reservada sobre la
organización, los métodos de producción y cualquier otra información cuya difusión podría
perjudicar a la compañía.
8.2.
Además, los trabajadores están totalmente obligados a informar a sus superiores de cualquier
solicitud de información relacionada con la compañía o con sus trabajadores que puedan recibir
en el ejercicio de sus tareas profesionales, y deben esperar la autorización específica en este
sentido antes de dar respuesta a dicha solicitud.
8.3.
Cualquier información , dato o documento que llegue al conocimiento de los trabajadores en el
ejercicio de su trabajo es propiedad exclusiva de Menarini Diagnósticos, S.A. Por lo tanto, a
modo de ejemplo no exhaustivo, cada idea, fórmula, técnica, intervención, plan , estrategia de
negocio, estrategia de marketing y ventas e información similar constituyen información
confidencial y son propiedad exclusiva de la compañía.
Por consiguiente, se prohíbe revelar dicha información fuera de la compañía sin autorización
expresa o utilizarla en beneficio propio.
8.4.
Sin perjuicio de que el hecho de difundir información relativa a los métodos de producción y
organización de la compañía o utilizarlos de modo que pueda perjudicar a la compañía está
completamente prohibido, cada trabajador debe:
8.4.1.
Obtener y utilizar sólo la información que sea necesaria y adecuada para los objetivos
directamente inherentes a sus obligaciones profesionales específicas
8.4.2.
Obtener y utilizar la información mencionada sólo dentro de los procedimientos
específicos
8.4.3.
Guardar la información mencionada de modo que se evite que personas no autorizadas
puedan acceder a ella
8.4.4.
Comunicar la información mencionada con procedimientos previamente establecidos o
con la autorización específica de su superior
8.4.5.
Asegurarse de que no existen restricciones absolutas o relativas para difundir la
información referente a terceras partes vinculadas a la compañía por cualquier tipo de
relación y, cuando sea necesario, solicitar su consentimiento.
9. RELACIONES CON LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN.
9.1.
La compañía y todos sus trabajadores y colaboradores, incluidos los externos, deben asegurarse
de que la imagen de Menarini Diagnósticos, S.A. refleja el prestigio y la importancia de la función
que la compañía tiene en el sector farmacéutico y de diagnóstico a nivel nacional e internacional.
9.2.
Las relaciones con los órganos de información deben gestionarlas exclusivamente los cargos de
funciones y responsabilidades de la compañía especialmente delegados a este fin y deben
acordarse previamente con éstos.
9.3.
Los trabajadores no deben proporcionar información u opiniones ni hacer declaraciones en
nombre de la compañía a los representantes de órganos de información (como prensa,
televisión, radio, etc.) ni acordar hacer dichas declaraciones sin la previa autorización de las
personas a cargo de las relaciones con los órganos de información.
9.4.
Los trabajadores no deben ofrecer de ningún modo dinero, regalos ni otros beneficios con el fin
de influir en las actividades profesionales de los empleados de los órganos de información.
10. RELACIONES CON CLIENTES
10.1.
Todas las relaciones comerciales de la compañía se basan en los principios de lealtad,
corrección, cumplimiento con la normativa vigente transparencia, eficacia y libre competencia de
mercado.
10.2.
Los trabajadores y colaboradores de la compañía, incluidos los externos, cuyas acciones puedan
estar relacionadas, incluso de forma indirecta, con Menarini Diagnósticos, S.A., deben tener un
comportamiento correcto en las actividades y relaciones comerciales con el funcionariado del
Estado o Administración Pública, independientemente de la competitividad del mercado y la
importancia del negocio en cuestión.
10.3.
No debe ofrecerse dinero ni regalos a los directores, funcionarios o trabajadores de la
Administración Pública ni a sus familiares, ya sean italianos o de otras nacionalidades, a menos
que se traten de regalos o beneficios de valor insignificante. Del mismo modo, no estará
permitida la entrega de regalos de mayor valor o de naturaleza distinta a la científico-técnica.
10.3.1. Se entenderá que son de "valor insignificante" aquellos objetos de poco valor material
de papelería o para uso profesional que en ningún caso podrá exceder los 30 euros. Sin
perjuicio de lo anterior, dicho valor podrá superarse en casos excepcionales, siempre y
cuando se cumpla estrictamente con lo establecido en los procedimientos internos de la
compañía y de las consideraciones incluidas en el presente documento.
10.3.2. En este sentido, se exceptúa del límite establecido en el apartado anterior aquellos
regalos que consistan en objetos tales como libros, publicaciones o material en soporte
óptico, magnético, electrónico o similar, de naturaleza estrictamente profesional,
siempre que cumplan los requisitos legales establecidos, y la financiación de servicios
que contribuyan a mejorar la formación de los profesionales del sector sanitario.
10.3.3. En cualquier caso, el tipo de gasto relacionado con el punto anterior debe ser autorizado
específicamente según los procedimientos de la compañía. Estos gastos se deben documentar
detalladamente, identificar en el departamento de contabilidad y gestionarse de forma adecuada
en lo referente a las obligaciones fiscales y controles internos.
10.4.
Excepto para lo que se establece específicamente en las normas de información científica, no se
deben dar, ofrecer, prometer ni negociar regalos a los funcionarios de la Administración Pública
que trabajan en el servicio público y que ejercen un servicio de necesidad pública, ni a ninguna
persona con algún cargo político o público. Se considera una excepción si, con motivo de
aniversarios, se ofrecen regalos reconocidos universalmente sin ningún fin ilícito, siempre que
estén sujetos a la aprobación de la dirección de la compañía.
La infracción de lo establecido en los dos apartados anteriores puede suponer, además de una
infracción de lo previsto en el Código Ético de la compañía, en los casos más graves, un delito
de cohecho activo previsto y penado en el art. 424 del Código Penal, que podría llegar a suponer
la responsabilidad penal no sólo del trabajador, sino también de Menarini Diagnósticos,S.A a
resultas de las reformas del Código Penal de 23 de junio de 2010 y de 31 de marzo de 2015 .
10.5.
Respecto a las invitaciones a eventos a terceros, tales como funcionarios de la Administración u
otros profesionales del sector sanitario, la compañía o de sus trabajadores deberán abstenerse
de realizarlas, a excepción de aquellos eventos académicos, de formación y cualesquiera otros
de naturaleza científica o promocional, organizados o no por Menarini Diagnósticos, S.A..
Asimismo, la compañía y sus trabajadores mantendrán siempre un nivel razonable de
hospitalidad ofrecida en estos eventos y ser siempre secundaria en relación con la actividad
principal de carácter científico, médico o promocional.
10.6.
Exceptuando lo que se establece en el siguiente párrafo de este artículo, el trabajador al que se
le ofrezca o que reciba dinero en concepto de regalo u otros regalos de terceras partes que no
puedan atribuirse a actos normales de cortesía comercial, debe informar inmediatamente a su
superior. En el caso de regalos de Navidad o regalos de cualquier otro tipo a trabajadores
puntuales de los departamentos de Compras o de Marketing Médico que se encargan de la
elección de aparatos, dichos regalos deben notificarse al OC, quien decidirá si es adecuado
aceptar estos regalos.
La aceptación por parte del trabajador de regalos que excedan de los actos normales de cortesía
comercial, amén de resultar una infracción del Código Ético de la compañía, pudiera ser
constitutiva, en los supuestos más graves, de un delito de corrupción de particulares en su
modalidad pasiva, que castiga al empleado que reciba o acepte beneficios de naturaleza no
justificada con la finalidad de favorecer frente a terceros a quien le otorga el beneficio. Dicho
delito, vigente desde el 23 de diciembre de 2010, es susceptible de provocar la responsabilidad
penal no sólo del trabajador, sino también de Menarini Diagnósticos, S.A., por lo que se
recomienda extremar el celo en relación con este punto.
10.7.
Los trabajadores de la compañía están obligados a:
10.7.1. Respetar los procedimientos internos relativos al establecimiento de las relaciones con
los clientes
10.7.2. Proporcionar información amplia y exhaustiva sobre productos y servicios, de modo que
el cliente pueda tomar decisiones informadas
10.7.3. Decir la verdad en cualquier publicidad u otras comunicaciones.
El incumplimiento de estas normas no sólo supondrá una infracción del presente Manual de
Normas Internas, sino que puede suponer en los casos más graves un delito de corrupción de
particulares introducido en el Código Penal a raíz de la reforma de 23 de diciembre de 2010, un
delito de publicidad engañosa o un delito de cohecho de funcionarios públicos, delitos todos ellos
que pueden suponer responsabilidad penal no sólo para el trabajador sino también para Menarini
Diagnósticos, S.A..
11. RESPETO DE LAS NORMAS DE LIBRE COMPETENCIA
11.1.
Sin perjuicio del respeto de las normas de defensa de la competencia, la compañía y todos sus
trabajadores deben actuar de modo que puedan alcanzar los mejores resultados en lo que se
refiere a la competencia en los mercados en los que opera.
11.2.
Todos los empleados que intervienen en actividades de determinación de precios, compras,
ventas, participación en concursos públicos, o que traten con competidores, mayoristas,
farmacéuticos o asociaciones, están directamente involucrados en actividades que, deberán
velar por el cumplimiento de la normativa de defensa de la competencia a la hora de llevar a
cabo sus funciones. En caso de desarrollar sus actividades de una manera que no cumpla con
las disposiciones de dichas normas, corren el riesgo de activar procedimientos sancionadores
por la realización de conductas anticompetitivas que exponen a la compañía a la imposición de
sanciones.
11.3.
Es contrario a la política de la compañía mantener discusiones, comunicaciones e intercambios
de información, de carácter sensible, suscribir acuerdos o alianzas con cualquier competidor en
referencia a precios, políticas de precios, estrategia competitiva, descuentos, promociones,
condiciones de ventas, valores del mercado o costes de producción, cuyo fin pueda ser el de
restringir o falsear la competencia existente en el mercado de acuerdo con la normativa vigente.
11.4.
Asimismo, también se prohíbe establecer cualquier forma directa o indirecta de acuerdo creado o
realizado con los competidores con el objetivo de modificar o alterar la evolución de los
concursos públicos, procedimientos de compra pública u otros procedimientos relativos a la
compra de productos o servicios por parte de cuerpos de la Administración Pública.
11.5
Se solicita a cada trabajador o jefe de función involucrado en actividades comerciales que
impliquen normas antimonopolio, y en los casos mencionados anteriormente, que informe al OC
sobre cualquier duda o iniciativa que pueda incluirse en las situaciones punibles por ley, de modo
que permita un cumplimiento rápido y transparente de las normas.
12. RELACIÓN CON LOS PROVEEDORES
12.1.
En las relaciones referentes a concursos, provisiones y, en general, suministro de productos o
servicios los trabajadores deben:
12.1.1. Cumplir los procedimientos internos para la selección y gestión de relaciones con los
proveedores
12.1.2. No excluir a ningún proveedor que reúna los requisitos exigidos de la posibilidad de
competir para ganar un contrato de suministro con la compañía, por lo que deben
adoptarse unos criterios de evaluación objetivos en la selección siguiendo
procedimientos transparentes y declarados
12.1.3. Obtener la colaboración de los proveedores para garantizar constantemente el
cumplimiento de las demandas de los clientes de la compañía, en términos de calidad,
costes y fechas de entrega
12.1.4. Utilizar siempre que sea posible, productos y servicios suministrados por compañías
asociadas al Grupo, de conformidad con la normativa vigente
12.1.5. Respetar las condiciones establecidas en contratos y asegurarse de que se respetan
12.1.6. Mantener un diálogo franco y abierto con los proveedores, de acuerdo con un uso
comercial correcto
12.1.7. Informar al responsable de Compras de la compañía de cualquier problema que surja
con un proveedor para evaluar las consecuencias.
El incumplimiento de estas normas no sólo supondrá una infracción del presente Manual de
Normas Internas, sino que puede suponer un delito de corrupción de particulares introducido en
el Código Penal a raíz de la reforma de 23 de junio de 2010, delito que puede suponer
responsabilidad penal no sólo para el trabajador sino también para Menarini Diagnósticos,S.A.
13. CALIDAD DEL PRODUCTO
13.1.
A fin de mantener los estándares de calidad y principios que se recogen en el presente
documento, el Menarini Diagnósticos, S.A. se asegurará de que los productos comercializados,
sin perjuicio de la normativa que le sea de aplicación, tienen un contenido tecnológico y de
calidad tal que los hace válidos y útiles para el uso al cual están destinados, Del mismo modo, la
compañía y sus trabajadores se asegurarán de que todas las actividades y materiales de
publicidad y promoción empleados, sin excepción, sean precisas, equilibradas, equitativas,
objetivas e inequívocas, y estén justificadas con las evidencias adecuadas y que no puedan
inducir a error a los clientes.
14. RELACIONES CON LAS AUTORIDADES PÚBLICAS
14.1.
Las relaciones con las autoridades públicas deben gestionarse exclusivamente las personas con
funciones y responsabilidades específicamente delegadas para este fin.
14.2.
Ningún trabajador está autorizado a realizar pagos directos o indirectos a funcionarios públicos ni
administraciones públicas en general que no estén relacionados con el suministro de servicios o
el cumplimiento de contratos autorizados regularmente por cargos de la compañía especialmente
delegados para la gestión de estos servicios.
14.3.
Se prohíbe estrictamente cualquier comportamiento dirigido de algún modo a prometer u ofrecer
dinero o cualquier otro beneficio a un funcionario público o trabajador de la Administración
Pública con el objetivo de inducirlo a realizar un acto oficial y, en consecuencia, obtener un
beneficio propio o para la compañía.
14.4.
En relación con las personas públicas (representantes de Autoridades Públicas o funcionarios o
trabajadores de la Administración Pública), debe recordarse que sólo se permiten regalos o actos
de cortesía y hospitalidad cuando son de valor insignificante y, en cualquier caso, no deben
perjudicar la integridad o reputación de una de las partes ni dejar que se interpreten por un
observador imparcial como si tuvieran el objetivo de ganar ventajas impropias. En cualquier
caso, este tipo de gasto debe ser autorizado por personas específicamente indicadas en los
procedimientos de la compañía y deben documentarse de forma adecuada.
14.5
En las relaciones con las Autoridades Públicas, los trabajadores responsables, de acuerdo con
sus obligaciones asignadas dentro de la compañía, de solicitar, gestionar o administrar las
contribuciones, subvenciones o financiaciones procedentes del Estado o de otro organismo
público deben asegurarse, dentro de los límites de sus responsabilidades profesionales, que
dichos importes se utilizan realmente para los propósitos para los que se solicitaron, y en todos
los casos deben documentar de forma detallada cada operación, lo que garantizará la máxima
transparencia y claridad de los movimientos monetarios.
El incumplimiento de estas normas no sólo supondrá una infracción del presente Manual de
Normas Internas, sino que puede suponer en los casos más graves un delito de cohecho de
funcionarios públicos o de fraude de subvenciones, delitos todos ellos que pueden suponer
responsabilidad penal no sólo para el trabajador sino también para Menarini Diagnósticos,S.A,
de conformidad con la reforma del régimen de responsabilidad penal de las personas jurídicas
que entró en vigor el 23 de diciembre de 2010.
14.6
La compañía tiene como objetivo actuar con la mayor corrección e integridad posible en sus
relaciones con las Autoridades Públicas. Por este motivo, la compañía y sus empleados llevarán
a cabo todas las actuaciones que se estimen convenientes a fin de colaborar con las
Autoridades Públicas en sus investigaciones, visitas y/o requerimientos de información.
Cualquier conducta de la compañía o de los empleados que pudiera interferir con una
investigación o requerimiento de información de las Autoridades Públicas, de acuerdo con la
legislación vigente, está estrictamente prohibido.
15. CONTROL INTERNO
15.1.
La política de la compañía no sólo debe difundir a todos los niveles una cultura que enfatice la
necesidad e importancia de los controles, sino también transmitir una mentalidad que fomente la
práctica efectiva de estos controles.
15.2.
Con este sistema interno de controles, Menarini Diagnósticos, S.A. pretende alcanzar los
objetivos generales de efectividad y eficiencia de sus operaciones, de la protección de los bienes
y recursos de la compañía, del cumplimiento de las leyes y normativas aplicables a los
procedimientos internos y de la fiabilidad de los datos financieros y contables.
15.3.
Por lo tanto, cada nivel de la organización y cada cargo de la compañía tiene la responsabilidad
precisa de crear, mantener y controlar el correcto funcionamiento y eficacia del sistema de
control interno. La persona encargada de la Auditoría de la compañía, en su actividad de
supervisar los controles internos y de asesorar a la dirección, tendrá un acceso totalmente libre a
los datos y documentos de la compañía.
15.4.
Las facultades de control interno de Menarini Diagnósticos, S.A., encomendadas al OC, serán
desempeñadas en todo caso de conformidad con la normativa nacional y/o comunitaria que le
sea de aplicación y, todo ello, con especial observancia a los derechos laborales de los
trabajadores de la compañía.
16. TRANSPARENCIA DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD
16.1.
Cada operación y transacción debe registrarse y autorizarse correctamente y debe ser
verificable, coherente y congruente. Todas las acciones y operaciones deben registrarse de
forma adecuada y debe poderse comprobar el proceso de decisión, autorización y realización.
16.2.
La transparencia del sistema contable se fundamenta en la exactitud, totalidad y autorización de
la información en la que se basan los registros de contabilidad relativos. Cada trabajador está
obligado a colaborar para que los datos sobre el funcionamiento de la compañía se registren de
forma correcta y a tiempo en los registros contables.
16.3.
Para cada operación debe conservarse una documentación de soporte adecuada de la actividad
realizada, de modo que permita:
16.3.1. Un registro contable fácil
16.3.2. La identificación de los diversos niveles de responsabilidad.
16.3.3. Una reconstrucción precisa de la operación, que también permite reducir la probabilidad
de errores interpretación.
16.4.
Cada registro debe reflejar exactamente lo que se demuestra en la documentación de soporte.
Es responsabilidad de cada trabajador asegurarse de que la documentación puede localizarse
fácilmente y que se archiva siguiendo criterios lógicos.
16.5.
Cualquier pago que deba efectuar la compañía debe estar documentado y ser conforme a los
servicios y las condiciones estipuladas en el contrato/pedido/presupuesto y no pueden realizarse
a ninguna otra parte que no sea la que se especifica en el contrato.
16.6.
Se prohíbe totalmente el uso de fondos de la compañía para fines ilegales o deshonestos. No
deben realizarse bajo ningún concepto pagos que no se basen en transacciones de la compañía
autorizadas adecuadamente, ni formas ilegales de remuneración.
16.7.
Cualquier negligencia, omisión o falsificación que llegue al conocimiento del trabajador, debe
comunicarse inmediatamente al OC y al responsable de la Auditoria de la compañía.
16.8.
Se considerará documentos de la compañía, sin carácter limitativo: información contable y
financiera, registro de entradas y salidas de los empleados, documentos que acrediten gastos,
información, en cualquier tipo de soporte de proveedores y cliente, facturas y cualquier otra
información que se considere esencial para la compañía.
17. DONACIONES
17.1
Cualquier actividad de mecenazgo y/o donaciones que pretenda llevar a cabo la compañía, o los
trabajadores en el desempeño de sus funciones, deberá favorecer expresamente la formación de
profesionales sanitarios, promover la investigación y facilitar la asistencia social, sanitaria y/o
humanitaria.
17.2.
Por tanto, quedarán expresamente prohibidas las siguientes donaciones:
17.2.1. Todas aquellas que no tengan por objeto la formación de profesionales sanitarios,
promover la investigación y facilitar la asistencia social, sanitaria y/o humanitaria.
17.2.2. Todas aquellas que estén condicionadas, implícita o explícitamente, a alguna obligación
relacionada con el uso o adquisición, pasada o futura, de ningún producto o servicio.
17.2.3. No será admisible la entrega de donaciones a profesionales sanitarios a título individual
y/o personal.
17.2.4. A cualquier institución pública, movimiento o partido político así como sindicatos de
trabajadores o asociación de empresas del sector
17.3.
Todas aquellas donaciones o actividades de mecenazgo que pudiera realizar la compañía, o los
trabajadores en el desempeño de sus funciones, deberán ser aceptados oficialmente por la
institución y en todo caso deberán formalizarse documentalmente.
17.4.
Sin perjuicio de lo establecido en esta sección , la compañía y sus trabajadores deberán guiarse
en todo caso por lo establecido en la política especifica elaborada por Menarini Diagnósticos,
S.A. al respecto.
18. PATROCINIO Y ORGANIZACIÓN DE CONGRESOS, REUNIONES Y EVENTOS CIENTÍFICOS
18.1
Menarini Diagnósticos, S.A. únicamente patrocinará o subvencionará la asistencia de
profesionales del sector sanitario a los eventos científicos organizados por organismos
reconocidos y certificados como de interés científico, mediante el pago de la tasa de inscripción
correspondiente y de todos aquellos gastos de desplazamiento, el alojamiento y manutención
que se produzcan durante el periodo de duración del evento.
18.2.
Por tanto, quedará expresamente prohibido:
18.2.1. Patrocinar ningún tipo de actividad lúdica que tenga lugar antes, durante o después del
evento científico.
18.2.2. Asumir aquellos gastos que no se produzcan dentro del periodo de duración del evento
en cuestión y siempre que se trate de una hospitalidad razonable. Dicha hospitalidad no
podrá extenderse a los acompañantes de los destinatarios por lo que el Menarini
Diagnósticos, S.A. no asumirá en caso alguno sus gastos.
18.2.3. Cualesquiera aportaciones que se destinen a este tipo de eventos que no se utilicen con
un fin científico y que en ningún caso podrán ser disfrutadas a título personal por los
administradores, directores o facultativos de las instituciones sanitarias.
18.2.4 Patrocinar o contribuir en cualquier de sus formas a conferencias y eventos que tienen
por objeto propaganda política.
18.2.5. Cualquier patrocinio condicionado, implícita o explícitamente, a ninguna obligación
relacionada con el uso o adquisición, pasada o futura, de ningún producto o servicio que
comercialice el Menarini Diagnósticos, S.A.
18.2.6. Realizar cualquier invitación que no respete la normativa aplicable y deben estar
basadas en una necesidad médica, educativa y/o científica.
18.3.
La compañía priorizará la celebración de estos eventos en la ubicación geográfica que englobe a
la mayoría de los asistentes.
18.4.
Sin perjuicio de lo establecido en esta sección, la compañía y sus trabajadores deberán guiarse
en todo caso por lo establecido en la política específica elaborada por el Menarini Diagnósticos,
S.A. al respecto.
19. ÓRGANO DE CUMPLIMIENTO
19.1
El OC de Menarini Diagnósticos, S.A. estará compuesto por tres miembros -el Director de
auditoría interna, el Chief Ethics & Compliance Officer (CECO) y un experto independiente- y
tendrá como funciones la prevención y mitigación de riesgos penales así como la corrección de
conductas irregulares que tengan trascendencia en el orden penal o en cualquier orden legal
sancionador.
19.2
Todos los directores y empleados de Menarini Diagnósticos, S.A. tienen la obligación de reportar
cualquier actividad de un departamento o empleado de la compañía que pueda ser constitutivo,
entre otros, de:
19.2.1. Un fraude corporativo;
19.2.2. Una conducta comercial poco ética o inadecuada;
19.2.3. Malas prácticas financieras, contables y de auditoría. Incorrecciones deliberadas en las
áreas señaladas.
19.2.4. Violación de las leyes o normas de seguridad aplicables; o
19.2.5. Incumplimiento de los controles internos;
19.2.6. Corrupción, soborno o chantaje;
19.2.7. Infracciones penales,
19.2.8. Incumplimiento del Código Ético u otras políticas de la Compañía;
19.2.9. Peligros para la salud y seguridad de cualquier persona o grupo de personas;
19.2.10. Abusos o acoso (incluido el acoso sexual, físico o racial);
19.2.11. Daños al medio ambiente;
19.2.12. Ocultamiento o encubrimiento de cualquiera de los puntos anteriores.
19.2.13. Violación de cualesquiera otras leyes y normas aplicables.
19.3.
Todos los empleados deberán ejercer su obligación de reporte al OC siguiendo la metodología
que se detalla en la política que regula el Canal de Comunicación Interno de Denuncias de
Irregularidades.
19.4.
Los trabajadores trasladarán al OC cualquier preocupación legítima sobre posibles
irregularidades que han sido descritas en el apartado 19.2 a la mayor brevedad posible y con
absoluta discreción. Asimismo, deberán demostrar su total predisposición para colaborar en las
investigaciones o actos de comprobación que pudieran ser llevadas a cabo.
19.5.
Los trabajadores, en su interacción con el OC, actuarán en todo caso de buena fe y con sentido
de la responsabilidad y lealtad tanto hacia la compañía como al resto de los compañeros.
19.6.
La compañía no tolerará ni las conductas obstruccionistas de aquellas personas cuya
participación sea requerida en los actos de comprobación o investigación, ni el uso de mala fe
del canal de comunicación. Por este motivo, todas aquellas informaciones que se revelen como
falsas o torticeras serán objeto de la correspondiente sanción.
20. VIOLACIÓN DEL CÓDIGO ÉTICO
20.1
El Grupo Menarini ha destacado hasta la fecha por una larga tradición de respeto de las
normativas vigentes que regulan cada sector específico de interés y, especialmente, las de
naturaleza deontológica. En nuestro país, la creación de una cultura deontológica adecuada es
aún más importante en el campo farmacéutico y de diagnóstico, puesto que permite a los
trabajadores sanitarios, así como a las instituciones y a todos los ciudadanos, apreciar el
progreso y desarrollo de la investigación médica y científica realizada por las compañías del
sector.
Por consiguiente, la credibilidad de estas compañías desempeña un papel básico en su
desarrollo y crecimiento, y evita que estos resultados puedan verse afectados por
acontecimientos o situaciones que provoquen una pérdida de la imagen y reputación de la
compañía. El comportamiento no ético o ilícito perjudica la confianza depositada en la compañía,
a causa del daño causado por este tipo de comportamiento a la imagen, reputación y credibilidad
de la compañía y el Grupo.
Asimismo, la violación del Código Ético, en sus casos más extremos (algunos de los cuales
vienen expresados a lo largo del texto del presente Manual con carácter enunciativo y no
limitativo) pueden llegar a suponer la responsabilidad penal del empleado que cometa la
violación, así como la de la compañía.
20.2.
Los trabajadores y colaboradores externos deben respetar todos los aspectos del presente
Código de conducta, así como las políticas elaboradas y divulgadas por la compañía que
complementan y desarrollan las obligaciones recogidas en el presente documento.
20.3
El cumplimiento y observancia del presente código ético forma parte de las obligaciones
laborales de los empleados. Con independencia de otras posibles tipificaciones aplicables en
función de las circunstancias concurrentes su incumplimiento constituirá una falta de disciplina y
desobediencia.
El incumplimiento del presente código ético dará lugar a la imposición de sanciones disciplinarias
previstas en la legislación vigente.
20.4
El cumplimiento y observancia del Código Ético será un factor a valorar en la promoción de los
empleados en su carrera profesional así como para la determinación de gratificaciones o
incentivos que fueren aprobados conforme a las políticas de la compañía.
20.5.
El presente Código se aplicará a todos los trabajadores de la compañía.