El desafío de un nuevo rol: Ser encargado

El desafío de un nuevo rol: Ser encargado

Nro. 12 - Octubre 2014
Centro de Capacitación DUCSA
El desafío de
un nuevo rol:
Ser encargado
Revista de uso exclusivo interno para el personal de las Estaciones de Servicio ANCAP.
Carta al Lector
Estimados lectores;
En la presente edición brindaremos algunas sugerencias
y herramientas importantes que deben ser consideradas
cuando se asume el rol de encargado.
Sin dudas esta persona enfrentará nuevos desafíos que
deberá asumir, y posiblemente trabajará en un papel
diferente al que estaba acostumbrado. Los invitamos a
repasar y a compartir algunos tópicos en estos temas.
Son importantes vuestras opiniones, sugerencias y todo
aquello que consideren debe estar presente. Para ello queda
abierto un espacio de intercambio y comunicación en la
dirección de correo electrónico que figura al pie de esta nota
o telefónicamente llamando al 2908 1163.
Con el gusto de siempre, quedando a sus gratas órdenes,
los saluda muy Atte.;
Lic. Elena W. Nakle
[email protected]
El desafío de un nuevo rol dentro de la
organización
Al iniciar algo nuevo los seres humanos
nos mostramos inquietos, atentos y posiblemente algo nerviosos. Esta mezcla
de sensaciones y de ánimo a la hora de
emprender un rol diferente dentro del
equipo de trabajo es muy normal, implica estar consciente de la transición a un
puesto de gestión y requiere flexibilidad, paciencia y buena comunicación.
Pero también experiencia, conocimiento y apego al trabajo.
expectativas que puedan surgir de los
diversos actores (clientes, personal y
hasta los propios responsables finales
de la organización).
Profundicemos en estos requisitos:
• Flexibilidad: Para adaptarse a las
responsabilidades y exigencias que
requiere el puesto.
El encargado deberá también trabajar a través de otros liderando, por lo
cual es importante focalizarse en las
personas y los procesos motivando
el cumplimiento, observando y corrigiendo, verificando el desempeño y
los recursos necesarios para los óptimos resultados de la gestión.
• Paciencia: Para superar obstáculos,
comprender al equipo y escuchar o
transmitir ideas de modo que sean
comprendidas por todos.
• Buena comunicación: Para saber
cómo recibir instrucciones y a su vez
delegar tareas.
El trato con las personas es fundamental y está ligado a las habilidades de
comunicación, empatía y liderazgo.
Si el encargado conoce el negocio y es
• Experiencia y conocimiento: Para
ser consistente y confiable en lo que
se transmite. Tener dominio de los
temas que implican una responsabilidad mayor tanto hacia los resultados
que se esperan obtener en la gestión
de personas como en los servicios que
se brindan.
Es decir que existen una serie de habilidades nuevas a cultivar ya sea liderando equipos como equilibrando las
un trabajador confiable seguramente
tendrá mucho poder de influencia en
su equipo. Deberá, por ejemplo: compartir conocimientos e información
con los nuevos asistentes de pista,
ofrecer ayuda o asesoría, reconocer y
aceptar opiniones o esfuerzos de los
mismos, controlar y delegar tareas y
seguir con las pautas o normativa de
la organización.
La experiencia en la práctica le brindará confianza en sí mismo en la medida
que comience a desempeñarse en su
nuevo papel. Es fundamental aprender de los errores para mejorar el desempeño y descubrir cómo mejorar el
del equipo.
¿Cuál es su estilo?
Los estilos personales pueden variar.
Analice lo que hizo bien y lo que pue-
de mejorar. La autocrítica positiva le
brindará mayor confianza en sí mismo. Sea flexible para no posicionarse
en una única idea y descubrir nuevas
opciones para resolver conflictos o
problemas que se puedan presentar.
Identifique el impacto de su estilo de
gestión. Solicite que opinen o retroalimentación de su trabajo, no sólo de
lo que hizo sino también de lo que
no hizo. Esto le permitirá evaluar sus
fortalezas y debilidades en el nuevo
puesto y le dará información importante de los recursos que necesita para
superarse, afianzando sus relaciones y
resultados.
Equilibrar las propias expectativas
sobre su rol, con las de los jefes, pares
y otros empleados puede llevarle a
preguntas sobre cuál es el sentido real
de lo que está haciendo, inquietándolo o no, sabiendo cómo responder
a cada uno.
Trabajar con redes y establecer relaciones, además de los desafíos que se
puedan presentar en cada circunstancia será una parte muy significativa de
la tarea que desempeña.
Muchos encargados nuevos se concentran en las tareas más que en orquestar el desempeño de su grupo,
y suelen aferrarse al papel de “hacedores” que desempeñaban muy
bien como asistentes de pista, pero
recuerde que organizar y dirigir los
objetivos diarios y estratégicos y la
forma en como lo haga es lo que hace
la diferencia entre el anterior puesto y
el actual.
Deberá rendir cuentas, motivar a sus
subordinados directos para que apoyen las metas que se propongan, medir los pro y los contra de las decisiones que se tomen y considerar incluso
algunas operaciones de contingencia
dentro de los movimientos que deben
darse dentro de la Estación, siendo
precavido y sabiendo que decisiones
están dentro de su área y cuáles no.
Reconocer interdependencias y dependencias mutuas, no solo lo que
Usted necesita sino también lo que
los demás esperan de Usted.
Las expectativas que todos los participantes o grupo humano tenían sobre
Usted y viceversa, con el tiempo se
ajustaran dentro de los límites de su
poder y control, dándole una práctica
y experiencia valiosa para la gestión.
Recuerde que lo fundamental es construir relaciones productivas en forma
positiva.
unos con otros sobre lo que resulta
mejor o peor, escuchar sugerencias
y compartir en forma colaborativa el
conocimiento.
Para planificar las actividades, los
responsables deben conocer a los
miembros del equipo, su potencial,
habilidades y capacidades, incluso su
disposición o grado de aceptación sobre las directivas o instrucciones que
se les solicite.
El rol de encargado implica aceptar
que las prioridades que Usted tenga
muchas veces pueden no ser compartidas por sus subordinados a menos
que Usted les comunique el propósito, razón y necesidad de hacerlo.
Las personas necesitan que las guíen
y expliquen las razones para poder
desempeñarse lo mejor posible en su
tarea.
Se recomienda planificar o disponer
de tiempo tanto con los superiores
como con los pares y asistentes de pista para conversar sobre los diferentes
desafíos que deben superar, sobre sus
necesidades e incluso de las mutuas
experiencias, de manera de aprender
Cuando ingresa personal nuevo a
pista, se debe instruir a la persona.
Entréguele instrucciones y exigencias
claras. Confirme que ha comprendido.
Es bueno que cuente con alguien de
experiencia en forma cercana hasta
que obtenga las competencias y habilidades necesarias para el desarrollo
de sus tareas. Solicite al Centro de Capacitación el apoyo que crea necesario.
Hay tres aspectos que los encargados deben tener muy presentes:
• Relaciones: Verifica como el asistente de pista interactúa con el público o
cliente. Construye relaciones.
• Procesos: de que forma la persona
hace su trabajo. Verifica el cumplimiento.
• Resultados: Evalúa como se desempeña la persona en relación a la tareas
asignadas y a las expectativas que se
establecieron previamente.
Ejercicio propuesto
Como encargado:
si
no
Superviso empleados
Evalúo desempeño
Delego tareas
Explico procedimientos y los pongo en práctica
Transmito y verifico el cumplimiento de las normas dentro de la Estación
Me comunico con todas las partes en forma abierta
Soluciono problemas que se encuentran dentro de mi área de competencias
Planifico y gestiono el tiempo de las operaciones que se realizan
Adapto mi estilo personal a los requerimientos de las circunstancias
para lograr mayor empatía y comprensión de los temas
Establezco prioridades en coordinación con los superiores
Conozco mis fortalezas y limitaciones, haciendo una autocrítica
realista y positiva enfocado en mi superación personal
Tengo experiencia en construir y liderar equipos
Disfruto de la colaboración
Cumplo con los requisitos de seguridad y los hago cumplir
Verifico el cumplimiento de los pasos en la atención al cliente
Motivo y desarrollo actitudes positivas y espíritu de equipo
en las personas que tengo a cargo
Sea sincero con Usted mismo. En aquellos puntos en
los cuales la respuesta fue “No”, tiene allí algo en lo
que reflexionar. Es una muy buena oportunidad para
trabajar en su propia superación, ¡aprovéchela!
Quedamos a sus órdenes ante cualquier consulta. Esperamos con agrado sus comentarios.
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