PROCEDIMIENTO DE VIAJES, HOTELES Y GASTOS DEL

PROCEDIMIENTO DE VIAJES, HOTELES Y GASTOS DEL

Gerencia de
Administración y
Finanzas
N° Revisión: 01
Parques de Chile
REF: PR-VIAJES
PROCEDIMIENTO DE VIAJES, HOTELES Y GASTOS DEL
PERSONAL EN TERRENO
PROCEDIMIENTO DE VIAJES, HOTELES
Y GASTOS DEL PERSONAL EN TERRENO
Departamento de Contabilidad
06/02/2015
Pág. 1 de 11
Parques de Chile
Gerencia de
Administración y
Finanzas
N° Revisión: 01
06/02/2015
REF: PR-VIAJES
PROCEDIMIENTO DE VIAJES, HOTELES Y GASTOS DEL
PERSONAL EN TERRENO
Pág. 2 de 11
Contenido
OBJETIVO ......................................................................................................................... 3
ALCANCE ......................................................................................................................... 3
RESPONSABILIDADES .................................................................................................... 3
DOCUMENTOS APLICABLES .......................................................................................... 3
POLITICA ASOCIADA AL PROCEDIMIENTO ................................................................... 4
VIAJES VIA TERRESTRE: ARRIENDO DE VEHICULO.................................................... 9
ANEXOS ......................................................................................................................... 11
Autorizaciones y Entrada en Vigencia:
Entrada en Vigencia: 2015
Realizado
Área de Contabilidad
Revisado
Aprobado
Leonardo Pino
Juan Carlos Guerra
(Gerente de Administración y
Finanzas)
(Gerente General)
Parques de Chile
Gerencia de
Administración y
Finanzas
N° Revisión: 01
REF: PR-VIAJES
PROCEDIMIENTO DE VIAJES, HOTELES Y GASTOS DEL
PERSONAL EN TERRENO
06/02/2015
Pág. 3 de 11
OBJETIVO
El objetivo es establecer las normativas que respectan al uso de los recursos
asociados a viajes, estadías y gastos del personal en terreno.
Para tal efecto, la Compañía pone a disposición diversos medios de transporte,
siendo responsabilidad de los Gerentes de cada área o Subgerentes de estas
(cuando el área no cuente con Gerente) buscar las combinaciones óptimas de
medios de transporte.
Para el eficiente uso de estos recursos, es conveniente procurar que cada viaje
que se realice comprenda la visita a varias sucursales y no a una sola en
particular, a menos de que se trate de un trámite puntual, acotado y justificado.
El presente documento contiene políticas y procedimientos sobre viajes,
alojamiento, comidas, gastos de representación, arriendo de vehículos, y gastos
relacionados a viajes aplicables a todo el personal de la Compañía.
ALCANCE
El siguiente procedimiento es aplicable para todos los empleados de la
empresa.
RESPONSABILIDADES
El presente procedimiento debe ser cumplido por todo el personal de la
Compañía que por motivos laborales deba realizar un viaje y realizar gastos
asociados.
DOCUMENTOS APLICABLES

Solicitud de reservas

Cotizaciones de pasajes y hoteles

Rendiciones fondo
Gerencia de
Administración y
Finanzas
N° Revisión: 01
Parques de Chile
REF: PR-VIAJES
PROCEDIMIENTO DE VIAJES, HOTELES Y GASTOS DEL
PERSONAL EN TERRENO
06/02/2015
Pág. 4 de 11
POLITICA ASOCIADA AL PROCEDIMIENTO
Todos los usuarios que deban realizar un viaje deben contar con la aprobación
del Gerente del área respectiva.
Para el caso de viajes de Gerentes o Sub Gerentes deben ser aprobados por la
Gerencia General.
Respecto de Medios de Transporte se definen los siguientes:
-
Arriendo de Autos y Camionetas: Para viajes de Gerentes y Subgerentes de
Área por sobre 300 km ida y vuelta. Solicitud de reserva de 2 días hábiles
previos al inicio del viaje.
Adicionalmente, esta opción de transporte es válida:
i) Para viajes a más de una Sucursal, sin considerar el límite de 300 km
antes indicado.
ii) Para viajes a más de una Sucursal con varios ocupantes empleados de
la Compañía.
El caso de camionetas arrendadas es válido única y exclusivamente cuando
se requiera transportar implementos que lo ameriten y el flete de los
mismos no esté incluido en el precio del producto. (Más información sobre
el arriendo de vehículos en el punto 6)
-
Vehículos Particulares: Esta opción es válida para Gerentes de cada área o
Subgerentes de estas (cuando el área no cuente con Gerente), caso en el
cual la Compañía reembolsará un monto equivalente a $175 por kilómetro
recorrido. El monto antes mencionado será ajustado anualmente por la
compañía o cuando lo estime conveniente si los precios de los
combustibles sufren variaciones significativas.
-
Bus: Medio de transporte para todo el personal a una Sucursal o Sucursales
específicas. La solicitud de compra de pasajes debe hacerse con una
anticipación de 2 días hábiles al inicio del viaje.
Parques de Chile
Gerencia de
Administración y
Finanzas
N° Revisión: 01
REF: PR-VIAJES
PROCEDIMIENTO DE VIAJES, HOTELES Y GASTOS DEL
PERSONAL EN TERRENO
06/02/2015
Pág. 5 de 11
-
Tren: Medio de transporte para todo el personal a una Sucursal o
Sucursales específicas. Se debe utilizar preferentemente cuando se trate
de viajar a Sucursales en las que pare el tren. (San Fernando, Rengo, San
Carlos, Chillán, Parral). La solicitud de compra de pasajes debe hacerse
con una anticipación de 2 días hábiles al inicio del viaje.
-
Avión: Los viajes en avión están reservados para Gerentes y Subgerentes,
cuando las circunstancias lo ameriten. Independientemente de lo anterior
debe procurarse que los viajes en este medio de transporte sean por el día.
Asimismo, los viajes en avión no pueden ser utilizados como medios de
transporte para atender requerimientos de una sola Sucursal (Se exceptúa
el caso Calama).
En todos los casos, la reserva debe ser solicitada con al menos 10 días de
anticipación.
Cualquier excepción a la normativa anterior, debe contar con la aprobación del
Gerente General.
Lo anterior, también rige para el caso de situaciones de emergencia que
puedan requerir utilizar medios de transportes distintos a los señalados.
1.1 Solicitud de reservas
Cómo Hacer las Reservas: Todo viaje dentro y fuera del país debe ser
solicitado a la Jefatura de Administración, la cual utilizará los convenios
establecidos para este fin, procediendo con las cotizaciones pertinentes y
efectuando las reservas, cuando estas cumplan los requisitos ya señalados.
Aprobación Previa al Viaje: Toda persona (solicitante) que necesite realizar un
viaje, deberá enviar el formulario de solicitud con toda la información requerida
y con la firma de la jefatura directa.
Clase de Pasaje: Todo viaje nacional debe ser realizado en clase Económica,
tanto aéreo como terrestre y considerando la anticipación mínima ya señalada.
Entrega de Pasajes: En el caso de pasajes aéreos o terrestres se enviará Ticket
vía correo electrónico al usuario.
Parques de Chile
Gerencia de
Administración y
Finanzas
N° Revisión: 01
REF: PR-VIAJES
PROCEDIMIENTO DE VIAJES, HOTELES Y GASTOS DEL
PERSONAL EN TERRENO
06/02/2015
Pág. 6 de 11
1.1.1 Cambios en programa de viajes
Todo cambio que se precise realizar de fechas y horarios en los vuelos,
alojamiento y arriendo de vehículos puede ser realizado por el pasajero a través
de la secretaria de Gerencia o la Jefatura de Administración y Adquisiciones,
previa aprobación de la gerencia respectiva.
1.1.2 Cancelación de Pasajes
Cuando se cancela un viaje, el solicitante debe notificar a la secretaria Gerencia
o a la Jefatura de Administración y Adquisiciones, para gestionar los créditos y
reembolsos que el tipo de pasaje permita. Los pasajes aéreos y terrestres
(Bus/Tren) sin utilizar, no deben ser desechados ya que dichos documentos
pueden tener un valor monetario.
1.2 Alojamiento
1.2.1 Política de alojamiento
En el caso de ciudades y destinos de viaje, Parques de Chile tiene convenios
corporativos con variados hoteles, donde se ha evaluado cercanía, comodidad y
precio. Todo alojamiento debe reservarse mediante la Secretaria de Gerencia o
la Jefatura de Administración y Adquisiciones, previamente informado en
formulario de solicitud de pasajes y debidamente autorizadas. Se destaca
además que pese a los convenios siempre quedamos sujetos a disponibilidad,
por ello la importancia que se le debe dar a la anticipación con la cual se pidan
las solicitudes de reservas.
Gerencia de
Administración y
Finanzas
N° Revisión: 01
Parques de Chile
REF: PR-VIAJES
PROCEDIMIENTO DE VIAJES, HOTELES Y GASTOS DEL
PERSONAL EN TERRENO
06/02/2015
Pág. 7 de 11
1.2.2 Cómo hacer reservas de hotel
Las reservas de hotel se realizarán a través del Área de Adquisiciones por
medio de una Orden de Compra. No se deben hacer reservas directamente con
el hotel.
Como norma general para cargos de Jefaturas, Sub Gerencias y otros similares
si existe la opción de reservar habitación doble se debe hacer.
1.2.3 Procedimientos para cancelación de reservas de hotel
Los hoteles exigen un mínimo de 24 horas de aviso en caso de cancelación de
reservas de hotel. De lo contrario el hotel realizara cobros de NO SHOW (NO
PRESENTACIÓN) equivalentes al valor de la reserva.
La empresa es responsable de la cancelación de reservas de habitación
siempre y cuando exista la orden de compra debidamente firmada y factura
correspondiente (condición de pago 30 días).
Sólo el área de Administración y Adquisiciones puede anular reservas si se
cumple con los puntos antes mencionados, esto debido a que también se debe
anular la Orden de Compra respectiva. La solicitud debe ser coordinada con
Secretaria de Gerencia al igual que la reserva.
1.2.4 Procedimientos de pago de hotel
La empresa se hará cargo solo de los gastos de alojamiento, todos los cargos
de hotel deben ser facturados directamente a la empresa. Se exige el uso de
Orden de Compra como forma de respaldo para el posterior pago con factura,
debido a que esta forma de pago hace posible una administración integral de
gastos de hotel y hace que el procesamiento sea más eficiente.
Los gastos asociados a lavandería, frigo bar, etc. serán de cargo del trabajador.
Parques de Chile
Gerencia de
Administración y
Finanzas
N° Revisión: 01
1.3
REF: PR-VIAJES
PROCEDIMIENTO DE VIAJES, HOTELES Y GASTOS DEL
PERSONAL EN TERRENO
06/02/2015
Pág. 8 de 11
Gastos del Personal en Terreno
Se entenderán por gastos de terreno aquellos en donde el trabajador incurre
por estar fuera de la ciudad de residencia y no tenga acceso normal a sus
puntos de colación.
En general las normativas son:
1. El alojamiento en hoteles será realizado por la empresa en forma directa,
por lo que el trabajador no deberá pagar directamente este gasto, solo en
caso de fuerza mayor deberá utilizar su fondo por rendir.
2. No se reembolsarán gastos que incluyan consumo de alcohol.
3. Los servicios especiales de los hoteles (lavado de ropa, frigo bar, insumos
de aseo) deberán ser cancelados directamente por el pasajero ya que no
constituyen reembolsos aceptados por la Compañía.
4. Los gastos de teléfonos en el hotel serán de cargo del trabajador.
5. En caso de viaje internacional, los gastos de roaming serán previamente
acordados con la jefatura.
6. Los gastos realizados en carretera deben ser cargados a su fondo por
rendir, siempre y cuando sean considerados como gastos reembolsables
relacionados con el negocio (peajes, comida y combustible).
7. Los montos estimados para gastos de alimentación son los siguientes:

Desayuno = $ 3,000 (En caso que el hotel no entregue)

Almuerzo y Cena = $ 8,000 (Monto total único)
Montos superiores a estos deberán ser de cargo del responsable de la
rendición.
Gerencia de
Administración y
Finanzas
N° Revisión: 01
Parques de Chile
REF: PR-VIAJES
PROCEDIMIENTO DE VIAJES, HOTELES Y GASTOS DEL
PERSONAL EN TERRENO
06/02/2015
Pág. 9 de 11
En todos los casos de pago de cenas y almuerzo debe ser considerado al
momento de solicitar el fondo ya que estos deben ser cancelados en efectivo,
estos no deben ser cargados a cuenta empresa.
VIAJES VIA TERRESTRE: ARRIENDO DE VEHICULO
 Cada vez que se realice un viaje vía terrestre se debe solicitar el arriendo
de un vehículo. En caso de que el trabajador decida viajar en auto propio,
la empresa no se hará cargo del gasto de kilometraje del vehículo ni de
seguros/reembolsos, en caso de accidentes durante el viaje.
 La solicitud de vehículo debe realizarse a través del formulario de solicitud
de reserva indicando claramente tanto el día y hora de entrega y retiro del
mismo.
 Tener presente que las reservas son por “Categoría” de Vehículo, y no por
marcas o modelos específicos, dado la Compañía de Arriendo, sólo al
momento previo a la entrega del vehículo, puede saber la marca y modelo,
no antes.
 Sólo pueden hacer uso de este servicio los mayores de 21 años.
 Los vehículos pueden ser retirados directamente en la sucursal de arriendo
del Proveedor (Compañía de Leasing Tattersall S.A Av. Francisco Bilbao
#1439) o estos pueden ser llevados directamente al domicilio comercial de
nuestra Matriz, con un cargo adicional de $10.068.
 Una vez que el vehículo se encuentre en las instalaciones será
recepcionado por el área de Administración y Adquisiciones, quienes
realizaran el listado de detalles presentes en el auto (rallones, daños,
estatus de combustible, etc.) para luego entregar al conductor.
 El proveedor realiza despacho desde las 9:00 hrs hasta las 18:30 hrs.
Gerencia de
Administración y
Finanzas
N° Revisión: 01
Parques de Chile
REF: PR-VIAJES
PROCEDIMIENTO DE VIAJES, HOTELES Y GASTOS DEL
PERSONAL EN TERRENO
06/02/2015
Pág. 10 de 11
 Si el conductor no pudiera hacer entrega del vehículo según el horario
pactado inicialmente el proveedor entrega un plazo de 3 horas de gracia en
las que el conductor debe entregar directamente en la sucursal (Av.
Francisco Bilbao #1439).
 IMPORTANTE: Todo vehículo debe ser entregado con su respectiva carga
de combustible (estanque lleno), en caso contrario el proveedor realizará un
cobro de $42.000 más IVA por concepto de combustible.
Parques de Chile
Gerencia de
Administración y
Finanzas
06/02/2015
REF: PR-VIAJES
PROCEDIMIENTO DE VIAJES, HOTELES Y GASTOS DEL
PERSONAL EN TERRENO
N° Revisión: 01
ANEXOS
7.1 Formato Único de Rendición de Fondos:
FORMULARIO ÚNICO DE RENDICIÓN DE FONDOS
DATOS
NOMBRE :
PARQUES DE CHILE S.A. RUT: 76.335.600-0
CARGO :
CENTRO DE NEGOCIOS
ADMINISTRACION Y
FINANZAS
CORREO ELECTRONICO :
TELEFONO :
FIRMA :
CONCEPTO DE GASTO
FECHA RECEPCION
CONTABILIDAD
EMPRESA
DETALLE DE GASTO
OFICINA O PARQUE
SUCURSAL
OFICINA
MATRIZ
PERIODO RENDICIÓN
FECHA DE
RENDICIÓN
TIPO DE FONDO
01-01-2015 / 15-01-2015
17-01-2015
NAVIDAD
DOCUMENTO
NUMERO TIPO
FECHA
1.VALIJA
100
500
200
200
600
200
100
800
200
2.900
100
600
$
$
700
100
TOTAL MANTENCIÓN $
$
1.500
100
$
100
TOTAL PAGO DE CUENTAS $
$
$
$
200
100
400
100
2.MOVILIZACIÓN
3.COMBUSTIBLE Y LUBRICANTES
TOTAL TRASLADOS Y ENVIOS
4.MANTENCIÓN PARQUE
5.MANTENCIÓN Y REP. MUEBELS
Y OFICINA
6.PAGO CUENTAS
7.GASTOS LEGALES
V°B° JEFATURA
V°B GERENCIA
MONTO
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
V°B° CONTABILIDAD
TOTAL GASTOS LEGALES $
600
TOTAL A RENDIR $
FONDO ASIGNADO $
SALDO POSITIVO $
5.200
50.000
44.800
FOLIO
Pág. 11 de 11